1. HUỲNH BÁ HỌC huynhbahoc@gmail.com 1/4 CÂU HỎI ÔN TẬP THI KẾT THÚC MÔN QTVP
CÂU HỎI ÔN TẬP THI KẾT THÚC MÔN QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
I. LÝ THUYẾT NỘI DUNG
CÂU 1. ĐỊNH NGHĨA, CHỨC NĂNG VĂN PHÒNG? - Xây dựng chƣơng trình công tác thƣờng kỳ của cơ quan;
1.1. ĐỊNH NGHĨA - Xây dựng chƣơng trình công tác thƣờng kỳ của VP;
Văn phòng là: - Hoạch định các cuộc hội họp, hội thảo của CQ và của
- Bộ máy của cơ quan, tổ chức; lãnh đạo CQ;
- Có trách nhiệm: - Hoạch định các chuyến đi công tác của LĐCQ;
+ Thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự - HĐ tài chính, kinh phí đảm bảo cho cơ quan hoạt động...
điều hành của lãnh đạo; CÂU 4. HOẠCH ĐỊNH HỘI HỌP VÀ TỔ CHỨC CHUYẾN
+ Giúp các nhà quản lý điều hành công việc; ĐI CÔNG TÁC CHO LÃNH ĐẠO?
+ Đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động HỘI HỌP
chung của toàn cơ quan, đơn vị đó. 1. LẬP KẾ HOẠCH
1.2. CHỨC NĂNG: Đảm bảo phải có các thành phần sau:
- THAM MƢU, TỔNG HỢP: - Tên hội nghị;
+ Văn phòng vừa là nơi thực hiện công tác tham mƣu vừa - Mục tiêu, yêu cầu, nội dung HN;
là nơi thu thập, tiếp nhận, tổng hợp ý kiến từ các bộ phận - Đối tƣợng, thành phần tham dự;
khác cung cấp cho nhà quản lý. - Địa điểm;
+ Tham mƣu là hoạt động hỗ trợ nhằm giúp tìm kiếm - Thời gian;
những quyết định tối ƣu cho quá trình quản lý để đạt kết quả - Các công việc cần chuẩn bị cho hội nghị;
cao nhất. - Kinh phí;
+ Tổng hợp các thông tin bên trong và bên ngoài sau đó - Phân công chịu trách nhiệm từng hội nghị.
phân tích, quản lý, sử dụng các thông tin đó theo những Gửi kế hoạch này đến với nhiều bộ phận, cá nhân có trách
nguyên tắc, trình tự nhất định. Văn phòng là đầu mối tiếp nhận nhiệm thực thi.
các phƣơng án tham mƣu từ các bộ phận chuyên môn, 2. CÔNG TÁC CHUẨN BỊ:
nghiệp vụ tập hợp thành hệ thống thống nhất trình hoặc đề - Xác định mục đích, nội dung, chủ đề của HN để xác định
xuất với lãnh đạo những phƣơng án hành động tổng hợp. thành phần của HN;
- GIÚP VIỆC ĐIỀU HÀNH - Ấn định thời gian cụ thể;
Thông qua các công việc cụ thể nhƣ: - Xây dựng chƣơng trình;
+ Xây dựng và tổ chức triển khai thực hiện các chƣơng - Phân công công việc cụ thể;
trình, kế hoạch công tác quý, tháng, tuần, ngày... - Chuẩn bị công văn, giấy mời, tài liệu cần thiết;
+ Thực hiện các hoạt động lễ tân; - Các trang thiết bị phục vụ cuộc họp;
+ Tổ chức các hội nghị; - Chuẩn bị hội trƣờng.
+ Tổ chức chuyến đi công tác; - Kinh phí HN;
+ Tƣ vấn cho lãnh đạo về công tác soạn thảo văn bản... - Công tác khác: chuẩn bị phù hiệu, chuẩn bị nơi ăn chốn
- HẬU CẦN ở, phƣơng tiện đi lại cho đại biểu, khách mời ở xa,...
+ VP tổ chức việc quản lý, sử dụng kinh phí của cơ quan. 3. TỔ CHỨC ĐIỀU HÀNH HỘI NGHỊ
+ VP cung cấp, bố trí, quản lý các phƣơng tiện thiết bị - Tổ chức tiếp đón khách, đại biểu: Tùy vào quy mô, tính
dụng cụ, vật chất để bảo đảm sử dụng có hiệu quả. chất, đặc điểm của Hội nghị sẽ có nhiều cách tiếp đón nhƣ:
- ĐẠI DIỆN tiếp đón từ xa, tiếp đón trực tiếp tại hội trƣờng,...
+ VP là trung tâm, đầu mối giao tiếp của cơ quan, tổ chức. - Điểm danh để nắm đƣợc bộ phận, cá nhân vắng mặt, cá
CÂU 2. ĐỊNH NGHĨA QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN nhân, bộ phận cử đại diện dự thay;
PHÒNG, CHỨC NĂNG CỦA QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN - Điều hành hội nghị: Tuyên bố lý do, giới thiệu các thành
PHÒNG? phần, đơn vị tham gia HN,...
2.1 ĐỊNH NGHĨA - Ghi biên bản HN: Thƣ ký ghi rõ diễn biến HN nhƣ: ngƣời
Quản trị hành chánh văn phòng là việc hoạch định, tổ điều hành, tên và nội dung ý kiến tranh luận, ý kiến đại biểu, ý
chức, phối hợp, tiêu chuẩn hóa và kiểm soát các hoạt động xử kiến kết luận của hội nghị.
lý thông tin trong văn phòng để có đƣợc mục tiêu đã đề ra. - Phục vụ HN: Phân công đơn vị có trách nhiệm phục vụ
2.2 CHỨC NĂNG các khâu nhƣ: điện, nƣớc, đồ uống, thức ăn...
Quản trị hành chính văn phòng có 5 chức năng sau đây: - Tổng kết HN.
+ HOẠCH ĐỊNH: đề ra các mục tiêu, chiến lƣợc, soạn 4. CÁC CÔNG VIỆC SAU HỘI NGHỊ
thảo và quy định việc lựa chọn các kế hoạch tối ƣu để có - Biên tập lại biên bản, văn bản có liên quan đến HN;
đƣợc mục tiêu đã đề ra. - Theo dõi, đôn đốc các quyết định của hội nghị.
+ TỔ CHỨC: Tuyển chọn, huấn luyện, sắp xếp và điều - Giải quyết các vấn đề hậu cần.
hành nhân sự theo một cơ cấu sao cho thích hợp. - Lập HS hội nghị.
+ LÃNH ĐẠO: Lãnh đạo nhân viên bằng cách phân công - Biên tập kỷ yếu.
nhiệm vụ cụ thể. - Rút kinh nghiệm việc tổ chức hội nghị.
+ KIỂM TRA: Thƣờng xuyên kiểm tra để kịp thời uốn nắn - Thông báo kết quả HN và triển khai thực hiện các quyết
các sai trái, lệch lạc so với mục tiêu đã đề ra. định.
+ Cung cấp dịch vụ hành chính văn phòng. TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC
CÂU 3. ĐỊNH NGHĨA HOẠCH ĐỊNH HÀNH CHÍNH VĂN 1. LẬP KẾ HOẠCH
PHÒNG. NÊU NỘI DUNG CỦA HOẠCH ĐỊNH HÀNH CHÍNH - Mục tiêu của chuyến đi.
VĂN PHÒNG? - Nội dung công tác.
ĐỊNH NGHĨA - Thời gian công tác.
Hoạch định là xác định ra mục tiêu và đề ra các biện pháp - Cán bộ đi cùng.
thích hợp để hoàn thành các mục tiêu đó. Kết quả của Hoạch - Phƣơng tiện giao thông.
định là một bảng kế hoạch xác định rõ các chuỗi hoạt động - Các tài liệu cần thiết.
mà công ty, tổ chức sẽ thực hiện. - Kinh phí.

2. HUỲNH BÁ HỌC huynhbahoc@gmail.com 2/4 CÂU HỎI ÔN TẬP THI KẾT THÚC MÔN QTVP
2. CHUẨN BỊ CỤ THỂ + Quản lý công tác tiếp nhận, xử lý bảo quản, chuyển giao
Bao gồm những công việc sau: văn bản trong và ngoài CQ;
- Liên hệ với nơi công tác; + Tổ chức công tác lễ tân;
- Chuẩn bị nội dung, tài liệu nghiên cứu, tham khảo; + Khánh tiết bảo mật, quản lý sử dụng hiệu quả các trang
- Chuẩn bị giấy tờ và các phƣơng tiện vật chất nhƣ: thiết bị kỹ thuật phục vụ cho hoạt động của văn thƣ.
+ Giấy giới thiệu; - Bộ phận tổng hợp.
+ Giấy đi đƣờng; + Gồm có các chuyên viên có trình độ có nhiệm vụ nghiên
+ Vé, hộ chiếu, giấy phép xuất nhập cảnh và các giấy tờ cứu các chủ trƣơng, chính sách của cấp trên;
khác... + Tƣ vấn cho thủ trƣởng trong công tác lãnh đạo, điều
+ Kinh phí chuyến đi. hành hoạt động;
- Chuẩn bị phƣơng tiện giao thông. + Theo dõi tổng hợp tình hình hoạt động của cơ quan để
- Lên kế hoạch đảm nhiệm trách nhiệm trách nhiệm ở nhà, báo cáo kịp thời cho thủ trƣởng và đề xuất các phƣơng án giải
thông báo thời gian thủ trƣởng đi vắng, sắp xếp lại các công quyết.
việc, có thể điều chỉnh hoặc hủy các chƣơng trình trong thời - Bộ phận quản trị.
gian thủ trƣởng vắng mặt. + Cung cấp kịp thời đầy đủ các phƣơng tiện, điều kiện vật
- Kiểm tra chuyến đi phút chót: cần phải checklist để kiểm chất cho hoạt động của CQ;
tra toàn bộ công việc chuẩn bị cho chuyến công tác. + Quản lý sửa chữa theo dõi sử dụng các phƣơng tiện vật
3. SAU CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC chất nhằm sử dụng tiết kiệm có hiệu quả.
- Báo cáo với LĐ những công việc ở nhà (công việc đã - Bộ phận lưu trữ
hoặc chƣa giải quyết) và bàn giao giấy tờ, tài liệu. + Sƣu tầm những tài liệu có liên quan đến hoạt động của
- Thông báo lịch làm việc và tiếp khách của lãnh đạo CQ;
- Lập hồ sơ, kiểm tra, hệ thống các hoá đơn, chứng từ để + Phân loại, đánh giá, chỉnh lý tài liệu;
thanh toán kinh phí tạm ứng. + Lƣu trữ các tài liệu theo quy định của ngành và yêu cầu
- Biên tập, soạn thảo các văn bản liên quan đến chuyến của CQ, TC;
CT (Báo cáo, Hợp đồng, Thƣ cảm ơn…). + TC hƣớng dẫn công tác lƣu trữ, khai thác sử dụng tài
CÂU 5. LÊN LỊCH LÀM VIỆC CHO LÃNH ĐẠO (MỘT liệu lƣu trữ cho các bộ phận của CQ, TC.
NGÀY)? - Bộ phận tài vụ
- Chánh văn phòng, phó chánh văn phòng phải điều hành + Dự trù kinh phí cho hoạt động của CQ, TC;
ngày làm việc từ bắt đầu đến kết thúc ngày làm việc sao cho + Tổ chức thực hiện việc cấp phát và theo dõi sử dụng
trôi chảy, hiệu quả. kinh phí của các bộ phận khác.
- Quản trị viên văn phòng phải đến đúng giờ. - Bộ phận tổ chức nhân sự
- Thƣ ký Giám đốc phải đến sớm nhất để mở cửa phòng, Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện các hoạt động
kiểm tra các trang thiết bị để phục vụ công việc. nhƣ:
- Nhân viên thƣ ký, văn thƣ phải kiểm tra lại các giấy tờ, + Tuyển dụng, bố trí sử dụng, đào tạo, bồi dƣỡng, theo
công văn còn đọng lại của ngày hôm trƣớc. dõi, đánh giá lao động;
- Thống nhất các loại lịch để tránh chồng chéo nhau. + Tổ chức công tác khen thƣởng, kỷ luật, quản lý HS nhân
- Tổ chức soạn thảo các văn bản quản lý. sự.
- Sắp xếp, thực hiện các công việc ƣu tiên, công việc đột - Bộ phận bảo vệ, lái xe, tạp vụ
xuất. + Tổ chức công tác bảo vệ trật tự an ninh cho hoạt động
- Sắp xếp quản lý HS tài liệu. của CQ;
- Xử lý các tình huống đột xuất. + Tổ chức lái xe, đƣa đón lãnh đạo và các bộ phận khác đi
- Kết thúc ngày làm việc: Dự kiến công việc ngày hôm sau, công tác;
kiểm tra lại công văn, giấy tờ đã xử lý, kiểm tra lại các trang + Đảm bảo công tác môi trƣờng, cảnh quan của đơn vị;
thiết bị trong phòng trƣớc khi ra về. CÂU 8. TRÌNH BÀY CÁCH BỐ TRÍ VĂN PHÒNG. CÁC
CÂU 6. NỘI DUNG TỔ CHỨC TRONG QUẢN TRỊ VĂN BƯỚC BỐ TRÍ VĂN PHÒNG, ƯU VÀ KHUYẾT ĐIỂM CỦA
PHÒNG? TỪNG CÁCH BỐ TRÍ?
- Thành lập đơn vị làm công tác VP cho cơ quan, tổ chức. CÁC CÁCH BỐ TRÍ VĂN PHÒNG
Sau đó tiến hành thiết kế bộ máy VP. Căn cứ vào sự liên kết về không gian giữa các bộ phận, ta
- Xác định nhiệm vụ, chức năng, quyền hạn và phạm vi có các cách sau:
hoạt động của các đơn vị làm công tác VP. VĂN PHÒNG BỐ TRÍ MỞ
- Xác định nhân lực làm công tác văn phòng. - Khái niệm:
- Phân bố lao động về các đơn vị. Toàn VP là một khoảng không gian rộng lớn đƣợc ngăn
CÂU 7. NÊU CƠ CẤU TỔ CHỨC VĂN PHÒNG? cách bởi từng ô, từng khoang.
- CCTC VP là tổng hợp các bộ phận khác nhau của VP - Ưu điểm:
đƣợc bố trí để đảm nhận những nhiệm vụ của công tác văn + Dễ dàng giám sát, kiểm tra;
phòng. + Thuận lợi cho việc giao tiếp giữa các nhân viên;
- Phụ trách văn phòng là Chánh văn phòng. Chánh văn + Công việc đƣợc thực hiện một cách nhanh chóng;
phòng chịu trách nhiệm trƣớc thủ trƣởng CQ về quá trình điều + Chi phí bảo dƣỡng ít tốn kém;
hành và kết quả hoạt động của VP. + Sử dụng triệt để khoảng không gian;
- Giúp việc cho chánh VP là phó văn phòng chịu trách + Mặt bằng dễ dàng thay đổi một cách nhanh chóng.
nhiệm trƣớc Chánh VP về những việc đƣợc phân công và giải - Nhược điểm:
quyết một số công việc khi đƣợc sự ủy nhiệm của Chánh VP. + Vì không có vách ngăn nên tiếng ồn dễ dàng thoát ra
- Mỗi bộ phận sẽ có một ngƣời phụ trách và chịu trách ngoài dẫn đến mất tập trung;
nhiệm trƣớc Chánh VP. + An ninh không cao;
- Các bộ phận chủ yếu trong CCTC VP của một cơ quan + Môi trƣờng làm việc ít mang tính cá nhận;
thƣơng bao gồm: + Khó có thể đáp ứng đƣợc tất cả các yêu cầu cho tất cả
- Bộ phận hành chính văn thư. mọi ngƣời về môi trƣờng làm việc.
VĂN PHÒNG BỐ TRÍ KÍN

3. HUỲNH BÁ HỌC huynhbahoc@gmail.com 3/4 CÂU HỎI ÔN TẬP THI KẾT THÚC MÔN QTVP
- Khái niệm: 1. TỔ CHỨC MỘT NGÀY LÀM VIỆC KHOA HỌC BẰNG
Là kiểu văn phòng có vách ngăn cố định, đây là kiểu văn CÁC CÔNG CỤ HOẠCH ĐỊNH THỜI GIAN BIỂU
phòng truyền thống, có cách bố trí tách bạch ngăn cách thành Lịch thời gian biểu công tác hằng ngày. Đây là phƣơng
từng phòng, bộ phận. tiện lập kế hoạch cá nhân quản trị hoặc của từng nhân viên
- Ưu điểm: trong từng ngày làm việc.
+ Đảm bảo sự độc lập giữa các bộ phận; - Thời gian lập kế hoạch: lịch đƣợc lên vào cuối ngày hôm
+ Không gây ồn ào, mất trật tự; trƣớc, muộn nhất vào đầu giờ sáng hôm sau để có sự chủ
+ Đáp ứng đƣợc yêu cầu bí mật thông tin. động.
- Nhược điểm: - Xác định đƣợc công việc trong tầm, cần ƣu tiên công
+ Tốn diện tích sử dụng mặt bằng; việc phụ để vận dụng hợp lý, dùng bút màu để đánh dấu
+ Thiếu năng động; những việc có độ quan trọng khác nhau.
+ Chi phí lắp đặt lớn; - Lịch nên đƣa theo kiểu bảng biểu có các tiêu chí phân
+ Tốn thời gian di chuyển giữa các bộ phận của VP; chia cụ thể để tiện theo dõi.
+ Khó kiểm soát đƣợc hoạt động của nhân viên. - Các hoạt động hằng ngày cần đƣa cụ thể, không để thời
VĂN PHÒNG BỐ TRÍ HỖN HỢP gian bị gián đoạn.
- Khái niệm: - Lịch đã đƣa lên cần phải tuân thủ một cách chặt chẽ.
Là kiểu VP có cả kiểu bố trí kín và kiểu bố trí mở. 1.2 Sổ tay, nhật ký hoặc bỏ túi hay loại bỏ trên bàn để ghi
- Ưu điểm: Khắc phục đƣợc ƣu, nhƣợc điểm của hai kiểu lại những suy nghĩ hoặc những thông tin quan trọng từng
bố trí kín và mở. ngày.
- Nhược điểm: Khó thiết kế. - Lợi ích: Ghi chép đƣợc nhiều và lƣu giữ đƣợc nhanh
chóng và lâu dài. Tiết kiệm thời gian khi cần tìm lại những
Căn cứ vào trình độ tập trung hóa công tác văn thông tin cần thiết.
phòng: Yêu cầu:
VĂN PHÒNG BỐ TRÍ THEO KIỂU PHÂN TÁN - Phân loại tất cả các công việc thuộc mức độ, thêm vào
- Khái niệm: thời gian thực hiện nó.
Tất cả các bộ phận của văn phòng đều bố trí nhân viên, - Bất cứ khi nào có một suy nghĩ bất chợt hay điều gì cần
trang thiết bị để thực hiện các dịch vụ nhƣ: đánh máy, phô tô chú ý phải ghi vào sổ ngay lập tức để công việc khỏi bị gián
tài liệu, xử lý văn bản, lƣu trữ văn bản... đoạn.
- Ưu điểm: - Phải cập nhật hóa kế hoạch làm việc của mình bổ sung,
+ Nâng cao tính chủ động cho các bộ phận; điều chỉnh.
+ Đảm bảo phục vụ kịp thời; - Xếp những vấn đề quan trọng nhất lên hàng đầu đánh số
+ Tiết kiệm thời gian chờ đợi; theo thứ tự thời gian thực hiện nó tốt nhất.
- Khuyết điểm: Gạch bỏ những công việc đã giải quyết.
+ Không sử dụng hết công suất của thiết bị; 1.3 Thẻ HS nhật ký
+ Chi phí văn phòng lớn; Là loại công cụ để ghi chép những việc cần làm từng ngày
+ Không phát huy hết công suất làm việc nhân viên; trong tháng.
VĂN PHÒNG BỐ TRÍ THEO KIỂU TẬP TRUNG Quy trình:
- Khái niệm: - Công việc đƣợc ghi chép một cách vắn tắt trong phiếu
Các dịch vụ đƣợc bố trí cho một bộ phận chuyên trách nhỏ.
nhƣ bộ phận văn thƣ lƣu trữ, đánh máy, phô tô tài liệu. - Bỏ phiếu trong một hộp HS thẻ nhật ký.
- Ưu điểm: - Các HS giải quyết theo từng ngày trogn tháng đƣợc
+ Nâng cao hệ số sử dụng công suất thiết bị; dựng trong các bìa có ghi từng ngày cụ thể trong tháng.
+ Sử dụng tối đa năng lực của nhân viên; Yêu cầu:
+ Giảm chi phí văn phòng. - Không đƣợc sử dụng nó nhƣ một quyển sổ ghi các cuộc
- Nhược điểm: hẹn.
+ Công việc quá tải; - Nó là HS công việc đang tiến hành.
+ Công gián đoạn; - Sử dụng thẻ HS nhật ký phƣơng tiện nhắc nhở kỳ hạn
+ Xử lý không kịp thời. sắp tới.
VĂN PHÒNG TẬP TRUNG THEO ĐỊA BÀN 2. TỔ CHỨC CÔNG VIỆC MỘT CÁCH KHOA HỌC
- Khái niệm: Nhà quản trị hành chính giao mọi công việc - Sắp xếp phòng/ bàn làm việc khoa học, thẩm mỹ.
hành chính cho các bộ phận khác nhau cùng thực hiện nhiệm - Xác định ƣu tiên trong công việc: Công việc thƣờng nhật
vụ. (15%), Dự án đang hoạt động(25%), Hoạch định và phát triển
- Ưu điểm: (60%).
+ Dễ bố trí, sắp xếp nhân sự; - Biết rõ khi nào mình làm việc hiệu quả nhất.
+ Dễ kiểm tra, dễ chung trang thiết bị và đơn giản thủ tục. - Tập hợp những công việc nhỏ lại để giải quyết một lúc.
- Nhược điểm: - Chia nhỏ các công việc lớn để làm từng phần từng giai
+ Khó chuyên môn hoá; đoạn để giải phóng áp lực.
+ Công việc thiếu chính xác. - Giảm bớt công việc giấy tờ.
VĂN PHÒNG TẬP TRUNG THEO CHỨC NĂNG - Tránh ôm đồm công việc, nhất là việc không phải của
- Khái niệm: Các hoạt động hành chính vẫn đặt tại địa mình.
điểm của các bộ phận chuyên môn của nó nhƣng phải đƣợc 3. TIẾT KIỆM THỜI GIAN KHI ĐỌC VĂN BẢN, TIẾP
đặt dƣới quyền phối hợp, tiêu chuẩn hoá và giám sát của nhà NHẬN VÀ TRUYỀN ĐẠT THÔNG TIN
quản trị hành chính. - Sử dụng máy ghi âm để đọc và nghe.
- Ưu điểm: Có sự tham gia của nhiều chuyên viên vào - Truyền đạt qua hệ thống thông tin nội bộ nhanh gọn, dễ
công tác quản lý. dàng.
- Nhược điểm: Dễ vi phạm chế độ một thủ trƣởng nghĩa - Rèn luyện kỹ năng đọc nhanh.
là lấn quyền các cấp quản trị chuyên môn. - Khi đọc không lắc đầu.
CÂU 9. CÁC BIỆN PHÁP QUẢN TRỊ THỜI GIAN? - Mở rộng vùng đọc bao quát một vùng chữ.

4. HUỲNH BÁ HỌC huynhbahoc@gmail.com 4/4 CÂU HỎI ÔN TẬP THI KẾT THÚC MÔN QTVP
- Đọc bằng mắt, không xƣớng âm. lập kế hoạch, tập hợp, tạo mới, tổ chức, kiểm soát và loại bỏ
- Tập trung tối đa. những thông không cần thiết... và sử dụng thông tin có hiệu
- Đã đọc qua không quay lại trƣớc. quả cao.
- Đọc lƣớt ý chính. QUY TRÌNH QUẢN TRỊ THÔNG TIN
4. TIẾT KIỆM THỜI GIAN TRONG TIẾP KHÁCH 1. Xác định nhu cầu thông tin trong cơ quan, đơn vị.
- Tức là làm chủ trong các cuộc tiếp khách. + Mục đích thu thập TT.
- Lọc bớt đối tƣợng tiếp khách. + Xác định số lƣợng, loại thông tin nào cần thu thập.
- Định giờ tiếp khách. + Tác dụng?
- Hạn định trƣớc thời gian tiếp khách. 2. Xây dựng và tổ chức nguồn thông tin.
- Đến chỗ làm việc của nhân viên cấp dƣới. - Cần xác định đƣợc các nguồn tin:
- Nhờ thƣ ký, đồng nghiệp kiểm soát thời gian. + Nguồn thông tin: sơ cấp, thông tin thứ cấp.
- Đừng cho gián đoạn công tác. + Thông tin cá nhân, đơn vị, cơ quan.
- Tiếp xúc tại phòng ăn. + Thông tin chính thống và không chính thống.
- Đóng cửa hạn chế tiếp xúc. + Thông tin nội bộ, thông tin bên ngoài.
5. TIẾT KIỆM THỜI GIAN TRONG GIAO TIẾP ĐT - Dẫn nguồn thông tin một cách rõ ràng có xuất xứ có
- NC điện thoại không quá 3 phút. nguồn gốc.
- Lên danh sách cuộc gọi cần trong ngày. - Tạo nguồn thông tin phong phú – đa dạng.
- Viết tin nhắn qua email ngắn gọn. - Các cá nhân làm công tác văn phòng phải chú ý lập danh
- Tránh gọi điện cho ngƣời thích nói nhiều, tốt nhất là liên sách các nguồn thông tin.
lạc bằng email. 3. Thu thập thông tin
- Thực hiện các cuộc gọi điện thoại vào buổi sáng sớm - TTTT bằng cách:
hay chiều muộn vì yên tĩnh. + Ghi chép thông tin.
- Tiếp và trả lời điện thoại qua hệ thống tự động thƣ thoại. + Sao chép tài liệu.
- Nhờ cấp dƣới tiếp thay những vấn đề họ tự giải đáp + Nghe báo cáo.
đƣợc. ...
- Gọi lại. - Vai trò của VP trong việc TTTT:
- Chặn cuộc gọi. + Xác định rõ trách nhiệm, nhiệm vụ cho từng bộ phận, cá
- Không nhận điện thoại. nhận.
- Sử dụng ĐH kèm điện thoại. + VP phải phối hợp các loại hình thông tin để TT, xử lý,
- Học cách kết thúc cuộc NC. phối hợp.
6. TIẾT KIỆM THỜI GIAN TRONG HỘI HỌP 4. Xử lý thông tin
- Tránh các cuộc họp vô ích, không cần thiết - Ngƣời quản trị viên cần sử dụng sự hiểu biết của mình
- Lên kế hoạch, chuẩn bị nội dung trong khi tổ chức các để phân tích, đánh giá nguồn thông tin đã thu thập để sản
cuộc họp. xuất thông tin đầu ra để cung cấp cho lãnh đạo.
- Hãy ghi ra trƣớc những vấn đề của mỗi cuộc họp. - Yêu cầu: Ngƣời quản trị cần kiểm tra tính chính xác, hợp
- Sắp xếp các cuộc họp diễn ra ngay sau bữa ăn trƣa lý của tài liệu, có trách nhiệm với thông tin mà mình cung cấp.
hoặc trƣớc khi kết thúc ngày làm việc. - Một số nguyên tắc khi xử lý thông tin:
- Tuân thủ giờ giấc hội họp. + Tƣ duy tốt và nhạy bén, trả lời ngay.
- Tổ chức cuộc họp ngắn gọn. + Quản lý thông tin đầu vào, đảm bảo ngƣời nhận đã nhận
- Tổ chức các HT họp không trực tiếp. thông tin.
7. TIẾT KIỆM CỬ ĐỘNG 5. Cung cấp phổ biến thông tin
7.1 Quy tắc cố gắng tối thiểu Chia sẻ và bảo mật thông tin là hai khía cạnh không thể
- Để vật dụng trong phạm vi hình vòng cung sao cho dễ tách rời.
dàng lấy nhất. 6. Lưu trữ và bảo quản thông tin
- Có vòng cung tối đa và tối thiểu cho vật trên mặt bàn. + Xác định chia sẻ thông tin và phân loại thông tin.
- Để vật dụng theo khu vực thẳng đứng trƣớc mặt. + Xác định thời điểm chia sẻ thông tin
- Giảm bớt sự di chuyển và gián đoạn công tác di chuển + Truyền tin
gia VB, HS bằng cách sử dụng băng chuyền và mạng nội bộ. + Tiếp nhận sự phản hồi.
- Di chuyển theo thao tác lƣớt hay trƣợt... - Có những thông tin cần chia sẻ nhƣng cũng có thông tin
- Chuyên môn hóa từng công đoạn. phải bảo mật.
- Sử dụng các máy móc trang thiết bị và phần mềm thay - Bảo mật thông tin:
cho sức ngƣời. + Đảm bảo thông tin có đối tƣợng đƣợc xem mới đƣợc
7.2 Quy tắc đối xứng và nhịp nhàng xem.
- Thực hiện công việc một lúc bằng hai tay. + Đảm bảo tính trọn vẹn.
- Hạn chế cử động thân thể đến mức tối thiểu. + Tính sẵn sàng.
- Động tác xoay chuyển nhẹ nhàng và liên tục.
7.3 Quy tắc sử dụng khoảng trống và dụng cụ II. BÀI TẬP
- Để vật dụng theo thứ tự từng chuỗi thao tác. HOẠCH ĐỊNH
- Để dụng cụ HS trong phạm vi gần và phối hợp sao cho
tiện dụng. (Đây là tài liệu do sinh viên tổng hợp từ nhiều nguồn khác
7.4 Đơn giản hóa và và kiểm soát biểu mẫu nhau. Vì trình độ có hạn nên tôi không chắc chắn nội dung đã
- Soạn thảo sẵn mẫu và sử dụng mẫu. chính xác hoàn toàn. Nếu ai đó đọc tài liệu này, làm ơn hãy
8. DANH THỜI GIAN ĐỂ NGHỈ NGƠI, THƢ GIẢN báo cho tôi biết theo địa chỉ email: huynhbahoc@gmail.com
CÂU 10. KHÁI NIỆM QUẢN TRỊ THÔNG TIN VÀ QUY nếu phát hiện có sai sót xảy ra).
TRÌNH QUẢN TRỊ THÔNG TIN?
QUẢN TRỊ THÔNG TIN
Là một chuỗi các hoạt động quản lý, khai thác – xử lý
thông tin đã thu thập đƣợc và sử dụng các phƣơng thức nhƣ: