Proposal ini memberikan panduan untuk menyusun proposal kegiatan dengan baik. Proposal harus memuat latar belakang, tujuan, rincian kegiatan, jadwal, lokasi, panitia, anggaran, dan penutup. Hal penting lainnya adalah menggunakan kerangka 5W+1H dan mendapatkan dukungan sponsor.
2. Proposal
Asal Kata : root verb (V)“Propose” yang
berarti mengusulkan dan Proposal(kata
benda) berarti usulan
Jadi proposal berarti suatu rencana
usulan akan suatu proyek atau kegiatan
3. Isi proposal Kegiatan
Secara garis besar isi proposal tidak lepas dari prinsip 5W + 1H
Why : Berhubungan dengan kenapa kegiatan/acara harus
dilaksanakan (di Latar belakang dan tujuan kegiatan/acara )
What : Apa jenis kegiatan dan temanya
Who : Berhubungan dengan sasaran kegiatan dan
penyelenggara kegiatan
When : Berhubungan dengan tanggal dan pelaksanaan
kegiatan
Where : Tempat pelaksanaan kegiatan
How : Berhubungan dengan bagaimana konsep dan bentuk
kegiatan, Bagaimana aturan – aturan untuk berpartisipasi
dalam kegiatan( atau bagaimana event tersebut dikelola,
(acara,dana,publikasi)
4. Format Proposal Kegiatan
Sebenarnya tidak ada yang baku,namun biasanya(atau
lebih tepatnya yang saya tahu) format proposal kegiatan
adalah sbb:
1.Halaman Sampul /Cover
2.Latar Belakang
3.Tujuan Kegiatan
4.Nama dan Tema Kegiatan
5.Bentuk Kegiatan
6.Peserta
7.Penyelenggara
8.Jadwal dan Lokasi Kegiatan
9.Susunan Acara
10.Susunan Panitia
11.Rencana Anggaran
12.Penutup
13.Penawaran Kerjasama (sponsorship)
5. Halaman Sampul/Judul/Cover
Berisi :
nama/judul kegiatan
lokasi dan waktu pelaksanaan kegiatan
penyelenggara yang bermaksud
mengadakan kegiatan
6. Latar Belakang
Secara umum esensi isi latar belakang
adalah kesenjangan antara fakta yang
ada dan apa yang seharusnya.
Biasanya penulisannya dari yang bersifat
umum ke khusus (general to spesific)
Terdiri dari 3 tahap pendahuluan – isi –
penutup
Prinsip “ Why”
7. Tujuan Kegiatan
Mengenai kenapa dan untuk apa kegiatan
tersebut direncanakan
Tujuan dapat terdiri hanya 1 tujuan
Atau kalo tujuan lebih dari satu urutkan dari
yang terpenting hingga yang kurang penting
Buatlah tujuan relevan dengan latar
belakang yang dikemukakan sebelumnya.
Prinsip “Why”
8. Bentuk Kegiatan
Buatlah relevan dengan tujuan kegiatan
Berisi tentang format kegiatan
Contoh : kegiatan/ acara isro’ mi’roj
Tema : misal: teladan rasulullah
Bentuk kegiatannya :
1. Kunjungan/Visitasi ke Panti Asuhan
2. Ceramah agama
3. Lomba kaligrafi
4. Dll
Prinsip” What”
9. Peserta/Sasaran
Berisi tentang siapa yang menjadi sasaran
dari kegiatan yang kita rencanakan
Kelompokkan sasaran ini kedalam
segmen2 yang sesuai dengan bentuk
kegiatan yang kita rencanakan
Buatlah relevan dengan tema dan
bentuk kegiatan
Prinsip “ Who ”
10. Penyelenggara
Berisi keterangan siapa yang menjadi
penyelenggara kegiatan.
Biasanya penyelenggara ini adalah suatu
kelompok organisasi atau komunitas yang
hendak melaksanakan kegiatan karena
alasan tertentu(mengacu pada latar
belakang)
Pada bagian penyelenggara ini perlu
pula ditampilkan nama dan nomor
kontak atau sekretariat yang dapat
dihubungi
Prinsip” Who”
11. Jadwal dan Lokasi Kegiatan
Berisi keterangan “kapan dan
dimana” kegiatan akan
dilaksanakan
Prinsip where dan When
12. Susunan Panitia
Isinya susunan panitia yang udah
dibentuk
Tujuannya agar pihak2 yang ditawari
untuk bekerja sama tahu dengan
siapa mereka bekerja sama
Susunan yang umum : Penanggung
Jawab, Panitia Pengarah ,Panitia
Pelaksana
Ketupel,Bendahara,Sekretaris dan
Seksi2
Prinsip “who”
13. Rencana Anggaran
Berisi rincian pemasukan( Cash In),
pengeluaran( Cash Out), dan jumlah kekurangan
dana
Dapat di breakdown dengan merancang
anggaran dana masing2 seksi kemudian ditotal
secara keseluruhan
Pake sistem penyusunan anggaran yang
sederhana aja asal rapi,jelas dan rinci
Biasanya di mark up antara jumlah dana
kebutuhan riil dengan dana kebutuhan yg
terlampir di proposal( mark upnya yang realistis)
14. Penutup
Isinya kalimat penutup yang menyatakan
harapan dan dukungan kepada semua
pihak agar tertarik untuk terlibat.
Ditandatangani oleh Ketua Pelaksana /
Ketua Panitia dan mengetahui
Penanggungjawab kegiatan
15. Penawaran Kerjasama
(sponsorship)
Berisi tentang bentuk-bentuk penawaran kerjasama
kepada pihak sponsor
Ada format perjanjiannya
Biasanya ada kategori sponsor utama/tunggal,
sponsor pendukung dan sponsor partisipatif/Mitra
Baisanya pihak sponsor mau berpartisipasi dalam
kegiatan jika :
Skala kegiatan besar, kegiatannya menarik dan
marketable
Diberi kesempatan untuk menjual/promo/publikasi
produknya (diberi stan,Spot Acara,pemasangan
media promo dsb)
Urusannya mudah dan tidak berbelit –belit
Panitianya/Humasnya bisa meyakinkan pihak
sponsor
sepadan dengan “Apa yang bisa ditawarkan /
dijual“ panitia kepada pihak sponsor
16. Catatan
Penyusunan proposal Kegiatan
yang baik disusun secara bersama
–sama melalui curah gagasan dari
seluruh panitia.
Prinsip 5w+1H merupakan kerangka
dasar dalam mengonsep proposal