Module4 _Chuẩn kỹ năng sử dụng CNTT cơ bản: Xử lý bảng tính cơ bản (Excel)

1. CHUẨN KỸ NĂNG SỬ DỤNG
CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
PHẦN CƠ BẢN
Module 4 – Sử dụng bảng tính cơ bản
TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
TRUNG TÂM TIN HỌC

2. Nội dung
 Một số khái niệm cơ bản
 Làm việc với bảng tính
 Kiểu dữ liệu
 Chèn thêm ô, hàng, cột, bảng tính
 Xóa ô, hàng, cột, bảng tính
 Một số hàm cơ bản trong xử lý bảng tính
 Sắp xếp, lọc dữ liệu dữ liệu
 Tạo biểu đồ
 Định dạng và in nội dung bảng tính
2

3. N-Đ-T
Module 4
SỬ DỤNG BẢNG TÍNH CƠ BẢN
4. 1. Một số khái niệm cơ bản:
- Ô (Cell) : là giao điểm của một cột và hàng.
- Địa chỉ ô (Cell address): là vị trí hiện hành chứa con trỏ ô,
hiển thị trên hộp tên ô (Name box)
- Địa chỉ tương đối (Relative Address): là vị trí giao nhau
giữa cột và hàng, ký hiệu theo tên cột trước, tên hàng sau.
VD: A2B2
- Địa chỉ tuyệt đối (Absolute Address): là loại địa chỉ không
thay đổi khi sao chép công thức có chứa địa chỉ sang ô khác.
VD: $A$B2
- Địa chỉ hỗn hợp: là loại địa chỉ kết hợp giữa địa chỉ tương
đối và đại chỉ tuyệt đối.
3

4. N-Đ-T
- Cột (Columns): là tập hợp các ô trong bảng tính
theo chiều đứng. Độ rộng mặc định của cột là 9 ký
tự .
- Hàng (Rows): là tập hợp các ô trong bảng tính
theo chiều ngang.
- Vùng (Range): là tập hợp các ô xếp liền nhau
trong một vùng có dạng hình chữ nhật.
- Bảng tính (Worksheet): là ma trận hai chiều gồm
các hàng và các cột.
- Tập bảng tính (Workbook): là tập hợp các bảng
tính trong một cửa sổ.
*/ Một số phím tắt thông dụng (trang 49-50)
4

5. N-Đ-T
- Mở bảng tính mới:
+ Office Button |New hoặc Ctrl + N.
+ Customize Quick Access Toolbar New
- Mở bảng tính đã có trên đĩa:
+ Office Button |Open hoặc Ctrl + O.
+ Customize Quick Access Toolbar Open
- Ghi bảng tính lần đầu:
+ Office Button |Save hoặc Ctrl + S.
+ Customize Quick Access Toolbar Save
5
4.2. Làm việc với bảng tính

6. N-Đ-T
- Ghi bảng tính với một tên khác:
Office Button |Save As hoặc F12
- Đóng tệp bảng tính:
Office Button |Close hoặc Ctrl + F4
6

7. N-Đ-T
Hằng số (Constant Value)
- Công thức ( Formula Value)
- Một số toán tử trong một biểu thức
+ Toán tử số :
(+) cộng
(-) trừ
(*) nhân
(/) chia
+ Toán tử xâu ký tự: (Character)
&: nối xâu
7
4.3. Kiểu dữ liệu

8. N-Đ-T
- - Toán tử so sánh (Logic)
(>) : Lớn hơn
(<) : Lớn hơn
(=) : Bằng
(>=) : Lớn hơn hoặc bằng
(<=) : nhỏ hơn hoặc bằng
(<>) : khác
8

9. N-Đ-T
- Chèn thêm hàng (Row)
HomeInsertInsert Sheet Rows
- Chèn thêm cột (Column)
HomeInsertInsert Sheet Column
- Chèn thêm ô (Cell)
InsertCells
- Chèn thêm bảng tính (Sheet)
HomeInsertInsert Sheet hoặc InsertWork
Sheet
9
4.4. Chèn thêm hàng, cột,ô, bảng tính

10. N-Đ-T
- Xóa hàng (Row)
HomeDeleteDelete Sheet Rows
- Xóa cột (Column)
HomeDeleteDelete Sheet Column
- Xóa ô (Cell)
InsertDelete Cells
- Xóa bảng tính (Sheet)
HomeDeleteDelete Sheet hoặc
DeleteWorkSheet
10
4.5. Xóa hàng, cột,ô, bảng tính

11. N-Đ-T
11
Cú pháp hàm:= Tên hàm (các tham biến)
4.6.1. Các hàm thống kê (Statistical)
- Hàm SUM : tính tổng các giá trị của biến
Cú pháp := SUM (number1, number2,...number N )
Number : là các số, địa chỉ hoặc tên của các ô hoặc
vùng, công thức, hàm hoặc giá trị Logic. Biến tối đa 255 .
- Hàm AVERAGE: tính trung bình cộng của các giá trị
Cú pháp := AVERAGE (number1, number2,...number
N )
- Hàm MAX : tính giá trị lớn nhất
Cú pháp := MAX (number1, number2,...number N )
- Hàm MIN : tính giá trị nhỏ nhất
Cú pháp := MIN (number1, number2,...number N )
4.6. Hàm trong Microsoft Excel 2007

12. N-Đ-T
- Hàm COUNT: đếm số ô dữ liệu kiểu số trong vùng
tham chiếu
Cú pháp := COUNT (Value1, Value2,...)
Value: là các biến, tối đa 244
- Hàm RANK : trả về kết quả thứ hạng của một số
trong dãy số.
Cú pháp := RANK(Number, Reference,Order)
Number: là giá trị số nằm trong vùng dữ liệu sắp xếp
Reference: vùng chứa dữ liệu số cần sắp xếp thứ
hạng
Order: trật tự sắp xếp theo chiều tăng hoặc giảm
12

13. N-Đ-T
* Hàm Logic: trả về kết quả TRUE (đúng) hoặc FASLE
(sai)
- Hàm AND: cho kết quả là giá trị Và của các biểu thức
Logic, nhận giá trị đúng (True) khi tất cả các phần tử
thỏa mãn điều kiện.
Cú pháp:= AND (Logical1, Logical2,...)
- Hàm OR: cho kết quả là giá trị Hoặc của các biểu thức
Logic, nhận giá trị đúng (True) khi có một phần tử thỏa
mãn điều kiện.
Cú pháp:= OR (Logical1, Logical2,...)
Hàm NOT: cho kết quả là sai (phủ định) nếu phần tử đúng.
Cú pháp:= NOT (Logical)
13
4.6.2. Nhóm hàm Lôgic và điều kiện

14. N-Đ-T
* Hàm điều kiện:
- Hàm IF
Cú pháp:=IF(Logical _Test, Value _if_True,
Value _if_False)
Logical _Test : điều kiện cần kiểm tra.
Value if True: giá trị đúng
Value if False:giá trị sai
14

15. N-Đ-T
4.7. Sắp xếp dữ liệu (Sort)
DataSort , khai báo các tham số sau :
Sort by: chọn khóa chính
Then by: chọn khóa phụ
Add Lever: thêm khóa phụ
Delete Lever: xóa khóa phụ
Copy Lever: sao chép khóa phụ
My data range has: khai báo tựa đề
Order: chọn thứ tự sắp xếp.
15

16. N-Đ-T
4.8. Lọc dữ liệu tự động( Auto Filter)
Data Filter
4.9. Tạo đồ thị (Chart)
Insert Chartschọn kiểu đồ thị OK
4.10. Định dạng bảng tính
Home FormatFormat Cells, chọn thẻ :
Number: định dạng số
Alignment: định dạng lề
Font: định dạng phông chữ
Patterns: định dạng màu nền
Protection: bảo vệ dữ liệu
16

17. N-Đ-T
Page Layout Page Setup
- Định dạng trang (Page)
Page Layout Page Setup Page
Orientation: hướng in
Scaling: điều chỉn tỉ lệ
Pager size: thay đổi kích thước trang giấy
Print Quality: Chất lượng in
First Page Number: in cả chỉ số trang đầu
17
4.11. Định dạng trang (Page Setup)

18. N-Đ-T
- Định dạng kích thước lề (Margin)
Page Layout Page Setup Margin
Top: khoảng cách lề trên
Bottom: khoảng cách lề dưới
Left: khoảng cách lề trái
Right: khoảng cách lề phải
Header: tiêu đề trên
Footer: tiêu đề dưới
Center on page: căn bảng tính vào giữa
Print Preview: kiểm tra trước khi in
18

19. N-Đ-T
- Định dạng tiêu đề và đánh số trang (Header/
Footer)
Insert Header and Footer Customs Header
và Customs Footer
- Định dạng bảng tính (Sheet)
File Print Area
Print Area: Phân vùng dữ liệu cần in
Print Title: tiêu đề hàng, cột dữ liệu
Print: định dạng kiểu in
Page Order: thứ tự in
19

20. N-Đ-T
20
Office Button Print hoặc Ctrl + P
Printer: chọn máy in trong bảng danh mục
Name: chọn máy in tương thích
Print to file: dùng để in ra tệp
Properties :thiết lập các tham số cho máy in
4.12. In bảng tính (Print)