Tài liệu hướng dẫn về cách làm việc với dữ liệu và công thức trong Microsoft Excel 2007 bao gồm khái niệm về bảng tính, các kiểu dữ liệu, và cách sử dụng hàm. Nó đề cập đến cách tham chiếu ô, sử dụng công thức, tính năng autofill, cũng như các phương pháp sắp xếp và lọc dữ liệu. Cuối cùng, tài liệu cũng miêu tả cách tạo và thao tác với biểu đồ để trực quan hóa dữ liệu.

1. Bài 5
LÀM VIỆC VỚI DỮ LIỆU & CÔNG THỨC

2. HỆ THỐNG LẠI BÀI CŨ
 Khái niệm bảng tính
 Phần mềm Microsoft Excel 2007
 Các thao tác cơ bản
 Định dạng bảng tính
 Một số tính năng quan trọng
Slide 5 - Làm việc với dữ liệu & công thức 2

3. NỘI DUNG BÀI HỌC
Slide 5 - Làm việc với dữ liệu & công thức 3
Ô và địa chỉ tham chiếu
Các kiểu dữ liệu
Công thức
Chức năng AutoFill
Sắp xếp và lọc dữ liệu
Biểu đồ

4. Slide 5 - Làm việc với dữ liệu & công thức 4

5. Địa chỉ ô và cách thức tham chiếu
 Ô trong một worksheet của excel được phân biệt dựa trên
địa chỉ cột và hàng
 Các cột trong excel được đánh số theo A, B, …
 Các hàng trong excel được đánh số từ 0, 1, …
 Ví dụ: A13 là địa chỉ của ô tạo bởi cột A và hàng 13
 Địa chỉ ô: <Địa chỉ cột><Địa chỉ hàng>
 Địa chỉ hàng/cột tương đối: <Tên cột><Tên hàng>
• Ví dụ: A13
 Địa chỉ hàng/cột tuyệt đối: $<Tên cột>$<Tên hàng>
• Ví dụ: A$13 (tuyệt đối theo hàng 13), $A13 (tuyệt đối theo cột A), $A$13
(tuyệt đối theo cột A, hàng 13)
5Slide 5 - Làm việc với dữ liệu & công thức

6. Tham chiếu tương đối & tuyệt đối
 Trong Excel, nếu một công thức chứa các thành phần tham chiếu
tương đối, khi copy công thức đó sang các ô khác, Excel sẽ tự
động thay đổi ô tham chiếu tương ứng với ô copy.
 Ví dụ: C1 = A1 + B1. Khi copy ô C1 sang ô C2, Excel sẽ tự động
chuyển C2 = A2 + B2
 Tùy từng trường hợp mà người sử dụng sẽ quyết định dùng tham
chiếu tương đối hay tuyệt đối
Nhấn phím F4 để tự động chuyển đổi giữa các loại địa chỉ
6Slide 5 - Làm việc với dữ liệu & công thức

7. Miền các ô (cell range)
 Là tập hợp các ô trong một hình chữ nhật được giới hạn bởi 2
tham chiếu ô hoặc tập hợp các miền
 Cách viết:
 <Tham chiếu 1>:<Tham chiếu 2>
 <Tham chiếu đầu>..<Tham chiếu cuối>
 <Miền 1>; <Miền 2>; …
 Ví dụ:
 C2: D8
 B2..B8; E2..E8
 Miền có thể được đặt tên
7Slide 5 - Làm việc với dữ liệu & công thức

8. Slide 5 - Làm việc với dữ liệu & công thức 8

9. Các kiểu dữ liệu trong Excel
 Trong Excel, các ô có thể chứa được nhiều kiểu dữ liệu, phổ biến
nhất là kiểu số
 General: là loại định dạng tổng quát, không yêu cầu cụ thể
 Number: số, ví dụ: 1234.10
 Currency: tiền tệ, ví dụ: $ 100
 Date: ngày tháng, ví dụ: 3/14/2010
 Time: thời gian, ví dụ: 13:30
9Slide 5 - Làm việc với dữ liệu & công thức

10. Các kiểu dữ liệu trong Excel
 Percentage: phần trăm, ví dụ: 80%
 Fraction: phân số, ví dụ: 1/2
 Scientific: biểu diễn với số E, ví dụ: 5.00E-01
 Text: ký tự, ví dụ: abc
 Special: các loại ký tự đặc biệt như mã vùng, mã bưu điện
 Custom: do người dùng tự định dạng
10Slide 5 - Làm việc với dữ liệu & công thức
Nguyên tắc quan trọng trong Excel là nên đặt
đúng kiểu cho ô -> sẽ dễ dàng thao tác dữ liệu
sau này

11. Nhập các kiểu dữ liệu
Slide 5 - Làm việc với dữ liệu & công thức 11
Dữ liệu và các
loại định dạng
cho dữ liệu
Lưu ý:
• Nếu nhập các con số vào mà Excel hiển thị ##### là do chiều rộng cột
không đủ bạn phải tăng thêm chiều rộng cột.
• Mặc định Excel sẽ dùng dấu chấm (.) để phân cách phần số nguyên và
phần số thập phân.

12. Chèn các ký tự đặc biệt
 Là những kí tự không có trên bàn phím..
 B1. Muốn chèn ký tự đặc biệt vào, trước tiên chọn ô và đến nơi cần
chèn trong ô.
 B2. Chọn Insert -> nhóm Text -> chọn Symbol
 B3. Trong hộp thoại Symbol hãy chọn ký tự cần chèn, có thể đổi
kiểu Font tại hộp Font.
 B4. Nhấn nút Insert để chèn.
Slide 5 - Làm việc với dữ liệu & công thức 12

13. Nhập các ký tự đặc biệt
Slide 5 - Làm việc với dữ liệu & công thức 13

14. Slide 5 - Làm việc với dữ liệu & công thức 14

15. Công thức
 Công thức giúp bảng tính hữu ích hơn rất nhiều, nếu không
có các công thức thì bảng tính cũng giống như trình soạn
thảo văn bản.
 Chúng ta dùng công thức để:
 Tính toán từ các dữ liệu lưu trữ trên bảng tính
 Khi dữ liệu thay đổi các công thức này sẽ tự động cập nhật các
thay đổi và tính ra kết quả mới giúp chúng ta đỡ tốn công sức
tính lại nhiều lần.
Slide 5 - Làm việc với dữ liệu & công thức 15

16. Công thức trong Excel
 Công thức trong Excel là sự kết hợp của:
 Hằng số
 Địa chỉ tham chiếu (tương đối/tuyệt đối)
 Hàm số
 Các phép toán cơ bản
 Ví dụ:
• = (A$3 * 3) + B3
• = SUM(A3:A10)
Slide 5 - Làm việc với dữ liệu & công thức 16

17. Công thức
 Công thức trong Excel được bắt đầu bằng dấu = và sau đó là
sự kết hợp của các toán tử, các trị số, các địa chỉ tham
chiếu và các hàm.
Slide 5 - Làm việc với dữ liệu & công thức 17

18. Các toán tử trong công thức
Slide 5 - Làm việc với dữ liệu & công thức 18

19. Thứ tự ưu tiên của các toán tử
Slide 5 - Làm việc với dữ liệu & công thức 19

20. Slide 5 - Làm việc với dữ liệu & công thức 20

21. Sử dụng chức năng AutoFill
 Sử dụng công cụ này Excel sẽ giúp bạn điền tự động dữ liệu
theo các mẫu AutoFill có sẵn.
 Ngoài ra bạn còn có thể tạo thêm các mẫu phục vụ cho công
việc của mình.
Slide 5 - Làm việc với dữ liệu & công thức 21

22. Sử dụng chức năng AutoFill
 Các giá trị sau khi sử dụng chức năng Autofill
Slide 5 - Làm việc với dữ liệu & công thức 22

23. Sử dụng chức năng AutoFill
 Ví dụ bạn muốn điền các số lẻ trong khoảng từ 1 đến 25
vào cột A bạn làm như sau
 B1. Chọn ô đầu tiên A1 và nhập vào số 1
 B2. Chọn ô tiếp theo A2 nhập vào số 3 (bước nhảy bằng 3-1 =2, Excel
sẽ cộng số 2 vào ô chứa số lẻ trước đó để có được số lẻ kế tiếp).
 B3. Chọn hai ô A1:A2, di chuyển chuột xuống dấu vuông nhỏ màu
đen (Fill handle) ở góc dưới bên phải vùng chọn cho chuột biến thành
dấu cộng màu đen.
 B4. Giữ trái chuột kéo xuống phía dưới cho đến khi hiện số 25 thì dừng
lại.
Slide 5 - Làm việc với dữ liệu & công thức 23

24. Sử dụng chức năng AutoFill với hằng số
 Các thao tác trong khi sử dụng chức năng AutoFill
Slide 5 - Làm việc với dữ liệu & công thức 24

25. Sử dụng chức năng AutoFill với công thức
 Khi dùng chức năng AutoFill với công thức chứa các thành
phần tham chiếu tương đối, địa chỉ tham chiếu sẽ thay đổi khi
kéo.
Slide 5 - Làm việc với dữ liệu & công thức 25

26. Slide 5 - Làm việc với dữ liệu & công thức 26

27. Sắp xếp và lọc dữ liệu
 Là các thao tác rất quan trọng trong việc quản lý và thống kê dữ
liệu, giúp cho việc theo dõi và trình bày dữ liệu được hiệu quả và
khoa học hơn.
 Excel cho phép người dùng sắp xếp và sàng lọc dữ liệu dựa trên các
tiêu chí cho trước
 Sắp xếp dựa trên tiêu chí tăng/giảm của giá trị trong cột
 Lọc dựa trên danh sách các đối tượng mà người dùng muốn hiển thị
Slide 5 - Làm việc với dữ liệu & công thức 27

28. Sắp xếp
 2 loại sắp xếp:
 Sắp xếp dựa trên dữ liệu của 1 cột
 Sắp xếp dựa trên dữ liệu của
nhiều cột theo thứ tự ưu tiên
 Các bước sắp xếp:
 Lựa chọn vùng dữ liệu cần được sắp xếp
 Lựa chọn tiêu chí sắp xếp: tăng/giảm/thứ tự ưu tiên
Slide 5 - Làm việc với dữ liệu & công thức 28

29. Sắp xếp theo nhiều cột
 Để sắp xếp theo nhiều cột, trước hết hãy chọn tất cả vùng dữ
liệu > Chọn Custom Sort… > thêm các cột sắp xếp theo thứ
tự.
Slide 5 - Làm việc với dữ liệu & công thức 29

30. Lọc dữ liệu
 Là chức năng cho phép người dùng hiển thị một phần dữ
liệu của danh sách mà không làm ảnh hưởng tới danh
sách gốc.
 2 loại:
 Lọc tự động (Autofilter): dựa trên
các giá trị có sẵn ở từng cột của một danh sách
 Lọc nâng cao: người dùng tự động thiết lập điều kiện lọc thông
qua các biểu thức
Slide 5 - Làm việc với dữ liệu & công thức 30

31. Lọc dữ liệu
 Nhấn vào mũi tên xuống ở ô tiêu đề để hiện ra danh sách lọc
Slide 5 - Làm việc với dữ liệu & công thức 31

32. Validation
 Chức năng cho phép người dùng:
 Tạo danh sách đầu vào cho trước
 Thiết lập các ràng buộc về mặt dữ liệu đầu vào
 Hiển thị thông báo cho người nhập
 Hiển thị thông báo lỗi
 Quy định hành vi khi có lỗi
 Demo
Slide 5 - Làm việc với dữ liệu & công thức 32

33. Slide 5 - Làm việc với dữ liệu & công thức 33

34. Biểu đồ trong Excel
 biểu đồ giúp trình bày các số liệu khô khan bằng việc thành các
hình ảnh trực quan, dễ hiểu.
 biểu đồ được liên kết i dữ liệu của nó trong bảng tính, do đó khi
thay đổi dữ liệu của nó trong bảng tính thì lập tức thay đổi
tương ứng theo
 Excel cung cấp rất nhiều các loại biểu đồ/biểu đồ khác nhau
Slide 6 – Hàm, biểu đồ và In ấn 34

35. Các loại biểu đồ
 Column: dạng cột dọc.
 Bar: dạng thanh ngang.
 Line: dạng đường.
 Pie: bánh tròn.
 XY: Đường, trục X là số.
 Area: dạng vùng.
 Doughtnut: băng tròn.
 Radar: Toạ độ cực.
 Surface: dạng bề mặt.
 …
Slide 6 – Hàm, biểu đồ và In ấn 35

36. Thao tác với biểu đồ
 Chọn vùng dữ liệu để sinh biểu đồ
Slide 6 – Hàm, biểu đồ và In ấn 36

37. Thao tác với biểu đồ
 Chọn kiểu biểu đồ
Slide 6 – Hàm, biểu đồ và In ấn 37

38. Thao tác với biểu đồ
 Chúng ta có thể đổi cách bố trí các thành phần trên biểu đồ
 Đảo các chuỗi số liệu từ dòng thành cột và ngược lại
 Đổi kiểu biểu đồ cho đẹp hơn
 Thay đổi tông màu của đồ thì sao cho đẹp hơn và theo sở thích
Slide 6 – Hàm, biểu đồ và In ấn 38
biểu đồ 3D

39. Thao tác với biểu đồ
 n thành n trên
 Di chuyển
 Thay đổi kích c
 Sao chép
 Xóa
 Thêm các thành n của
 Sắp xếp và xóa các thành n của
 In
Slide 6 – Hàm, biểu đồ và In ấn 39

40. TỔNG KẾT BÀI HỌC
 Để tạo tham chiếu tuyệt đối, thêm $ trước số hiệu cột hoặc
hàng
 Khi dùng chức năng AutoFill, các địa chỉ tương đối sẽ thay đổi
40Slide 5 - Làm việc với dữ liệu & công thức