SOP Kesekretariatan KOPHI memberikan pedoman standar administrasi dokumentasi dan surat-menyurat organisasi. Terdiri dari jenis dokumen seperti kalender, notulensi, surat masuk-keluar, dan laporan. Juga mengatur standar penulisan, penomoran surat, dan format kop surat sesuai prinsip ramah lingkungan. Bertujuan memudahkan dokumentasi secara sistematis dan memastikan keteraturan administrasi KOPHI.

1. 1
bu
Standard Operational Procedure (SOP)
Kesekretariatan
2015
Makassar, INDONESIA

2. 2
PENDAHULUAN
Koalisi Pemuda Hijau Indonesia (KOPHI) berdiri untuk menjadi wadah koalisi bagi berbagai komunitas pemuda yang
peduli dan ingin menjadi bagian dari solusi masalah perubahan iklim dan lingkungan hidup untuk dapat bergerak bersama,
melakukan sebuah tindakan secara kolektif dan berkelanjutan demi terciptanya lingkungan Indonesia yang lestari. Demi
mewujudkan cita-cita tersebut, KOPHI mengajak para pemuda dari seluruh provinsi yang ada di Indonesia untuk
berhimpun dan bergerak bersama menjawab permasalah lingkungan yang ada di daerahnya masing-masing.
Menimbang pentingnya tertib administratif dalam mendukung operasional kegiatan KOPHI selama masa periode
kepengurusannya serta mengingat ART KOPHI bab IV pasal 27 ayat 2 mengenai prosedur standar operasional untuk
memperjelas keputusan Kongres Nasional, Rapat Kerja, dan/atau AD-ART KOPHI, maka disusunlah suatu standar
prosedur operasional administratif yang kemudian disebut “Standard Operational Procedure (SOP) Kesekretariatan”.
Diharapkan SOP Kesekretariatan ini dapat menjadi pedoman segala kegiatan dan dokumentasi kegiatan administratif
kegiatan KOPHI baik pusat maupun daerah.
Makassar, 15 November 2015
Koalisi Pemuda Hijau Indonesia

3. 3
1. PRINSIP DASAR DOKUMENTASI ADMINISTRATIF
Sejalan dengan visi dan misi KOPHI dalam melestarikan lingkungan hidup, maka kegiatan kesekretariatan KOPHI
didasarkan pada beberapa prinsip dasar, yaitu sebagai berikut:
1.1. Digitalisasi
Sebisa mungkin, seluruh dokumentasi kegiatan administratif KOPHI dilakukan dalam bentuk digital, ketimbang
dalam bentuk material cetak.
1.2. Diet Kertas
Penggunaan meterial cetak harus dilakukan seminim mungkin dan dapat dimaklumi bilamana dilakukan dengan
pertimbangan formalitas atas tujuan surat maupun kemudahan fungsional kegiatan.
1.3. Ramah Cetak
Sejalan dengan prinsip diet kertas, penulisan segala dokumentasi administratif harus menerapkan usaha untuk
menekan jumlah dokumentasi yang diproduksi dengan tetap memperhatikan teknis dan estetika administratif.
Hal ini dapat dilakukan dapat dilakukan di antaranya (namun tidak terbatas pada) mengurangi ukuran font dan
mengurangi batas margin kertas.
2. JENIS DOKUMEN ADMINISTRATIF
2.1. Kalender Program Kerja
 Merupakan rekapitulasi kalender program kerja sebagaimana menjadi hasil dari Rapat Program Kerja di awal
periode kepengurusan.
 Diisi secara urut menurut per divisi penanggung jawab program kerja yang bersangkutan dan menurut tanggal
pelaksanaan. Urutan divisi dimulai dari: Ketua Umum, Sekretaris Umum, Bendahara Umum, Media dan
Komunikasi, Pengembangan SDM, dan Riset dan Pengembangan.
 Lebih detail, dapat dilihat pada paduan pengisian terlampir.
2.2. Notulensi Rapat
 Merupakan dokumentasi berjalannya rapat.
 Isi: judul rapat, hari/tanggal, lokasi, peserta, agenda, serta badan notulensi (ditulis per agenda rapat).
 Untuk rapat internal pengurus KOPHI, notulensi tidak perlu disertai dengan “Formulir Absensi” atas
pertimbangan prinsip Diet Kertas, sedangkan untuk rapat yang dihadiri pihak di luar pengurus KOPHI (yang
mana pesertanya banyak yang belum dikenal) notulensi rapat perlu disertai dengan “Formulir Absensi”.
2.3. Surat
 Merupakan seluruh surat yang sekiranya diperlukan dalam operasional kegiatan.
 Seluruh surat masuk dan surat keluar harus direkapitulasi dengan tertib (format terlampir).
Untuk surat masuk, penulisan dibuat sesuai nomor surat yang masuk dari pengirim secara berurut menurut
tanggal penerimaan surat.
Untuk surat keluar, disediakan formulir Rekapitulasi Surat Keluar terpisah per divisi, di mana penomoran surat
di-restart pada setiap pergantian periode kepengurusan.
 Terdapat beberapa jenis surat:
a) Surat Operasional
Dibuat untuk mendukung bermacam keperluan operasional, termasuk kegiatan program kerja per divisi.
b) Surat Keputusan
Dibuat apabila terdapat hal-hal yang perlu ditulis lebih lanjut untuk mendukung keputusan-keputusan
keputusan Kongres Nasional, Rapat Kerja, dan/atau AD-ART KOPHI, misalnya penunjukan pengurus, dan
sebagainya.Dikeluarkan hanya oleh Ketua Umum Pusat.
c) Surat Keterangan
Dibuat apabila terdapat hal yang membutuhkan surat keterangan. Termasuk di dalamnya adalah surat
rekomendasi, surat tugas, dan sebagainya.
d) Surat Peringatan
Dibuat sebagai peringatan tertulis pertama, kedua dan ketiga, diberikan kepada pengurus bilamana
melakukan pelanggaran. Surat peringatan pertama dikeluarkan oleh penanggung jawab satu tingkat di atas
yang bersangkutan (oleh Ketua Divisi untuk BP divisi, dan oleh Ketua Umum Pusat/Daerah untuk BPH).
Surat peringatan kedua dikeluarkan oleh Ketua Umum Pusat/Daerah. Peringatan ketiga dikeluarkan oleh
Ketua Umum Pusat/Daerah dan untuk daerah dilengkapi dengan mengetahui Ketua Umum Pusat.
Sebagai catatan, yang dimaksud dengan BP (Badan Pengurus) adalah tim di bawah Ketua Divisi,
sedangkan yang dimaksud dengan BPH (Badan Pengurus Harian) adalah Ketua Umum, Wakil Ketua
Umum, Sekretaris Umum, Bendahara Umum, dan Ketua Divisi.
2.4. Laporan Pertanggungjawaban Kepengurusan
 Merupakan pelaporan pertanggungjawaban seluruh kegiatan yang dilakukan oleh kepengurusan terkait selama
masa periodenya.

4. 4
 Dibuat sebagai evaluasi di akhir masa kepengurusan, untuk kemudian dipertanggungjawabkan pada rapat
evaluasi pleno.
 Sekretaris Umum seluruh KOPHI Daerah wajib mengkompilasi seluruh laporan pertanggungjawaban dari
KOPHI Daerah yang bersangkutan, untuk kemudian dilaporkan kepada Sekretaris Umum KOPHI Pusat dan
dikompilasi.
 Format laporan pertanggungjawaban kepengurusan KOPHI Daerah terlampir.
3. STANDAR PENULISAN
Menimbang prinsip dasar dokumentasi administratif, maka standar penulisan dibedakan kembali menurut beberapa
jenis utama dokumen administratif, yaitu notulensi dan surat.
3.1. Kalender Program Kerja
3.1.1. Ukuran Kertas (paper size)
Ukuran kertas standar yang digunakan adalah A4.
3.1.2. Jenis dan Ukuran Tulisan (font dan font size)
Mengikuti format terlampir dalam bentuk tabel.
3.1.3. Batas Tepi Kertas (margins)
Mengikuti format terlampir dalam bentuk tabel.
3.1.4. Spasi antar Barisan (line spacing)
Mengikuti format terlampir dalam bentuk tabel.
3.1.5. Pencetakan (print)
Kalender Program Kerja yang akan dicetak sebaiknya dicetak secara bolak-balik (both sides print),
namun tetap satu halaman pada satu kertas (1-page-per-sheet)..
3.2. Notulensi
3.2.1. Ukuran Kertas (paper size)
Ukuran kertas standar yang digunakan adalah A4.
3.2.2. Jenis dan Ukuran Tulisan (font dan font size)
Jenis tulisan standar yang digunakan adalah Times New Romans, sedangkan ukuran tulisan standar untuk
badan notulen adalah 11 poin. Untuk penekanan tertentu (judul, sub-judul, dll) dapat menyesuaikan.
3.2.3. Batas Tepi Kertas (margins)
Batas tepi kertas standar yang digunakan adalah 1 cm untuk masing-masing tepi: kiri, kanan, atas, bawah.
3.2.4. Spasi antar Barisan (line spacing)
Spasi antar barisan standar adalah 1 spasi, dengan spasi sebelum (space before) dan sesudah (space after)
senilai 0. Penganturan spasi antar agenda dan sebagainya diatur secara manual (merubah ukuran tulisan).
3.2.5. Pencetakan (print)
Notulensi yang akan dicetak sebaiknya dicetak secara bolak-balik (both sides print) dan dua halaman
pada satu kertas (2-pages-per-sheet).
3.3. Surat
3.3.1. Ukuran Kertas (paper size)
Ukuran kertas standar yang digunakan adalah A4.
3.3.2. Jenis dan Ukuran Tulisan (font dan font size)
Jenis tulisan standar yang digunakan adalah Times New Romans, sedangkan ukuran tulisan standar untuk
badan notulen adalah 11 poin. Untuk penekanan tertentu (hal penting, dll) dapat menyesuaikan.
3.3.3. Batas Tepi Kertas (margins)
Batas tepi kertas standar yang digunakan adalah kurang lebih 2 cm untuk masing-masing tepi: kiri, kanan,
atas, bawah. Disebutkan “kurang lebih” karena pertimbangan utama lebih kepada: (1) sebisa mungkin
surat jadi satu halaman dan (2) bagian pengesahan/ tanda tangan tidak boleh terpisah dari badan surat.
3.3.4. Spasi antar Barisan (line spacing)
Spasi antar barisan standar adalah 1 spasi, dengan spasi sebelum (space before) dan sesudah (space after)
senilai 0. Penganturan spasi antar agenda dan sebagainya diatur secara manual (merubah ukuran tulisan).
3.3.5. Pencetakan (print)
Surat yang akan dicetak bila memungkinkan sebaiknya dicetak secara bolak-balik (both sides print),
namun tetap satu halaman pada satu kertas (1-page-per-sheet).
3.4. Rekapitulasi Surat
3.4.1. Ukuran Kertas (paper size)
Ukuran kertas standar yang digunakan adalah A4.
3.4.2. Jenis dan Ukuran Tulisan (font dan font size)
Mengikuti format terlampir dalam bentuk tabel.
3.4.3. Batas Tepi Kertas (margins)

5. 5
Mengikuti format terlampir dalam bentuk tabel.
3.4.4. Spasi antar Barisan (line spacing)
Mengikuti format terlampir dalam bentuk tabel.
3.4.5. Pencetakan (print)
Tidak perlu dicetak, namun perlu terus diperbaharui dengan surat masuk dan keluar terbaru agar
dokumentasi nomor surat tidak terlewatkan.
3.5. Laporan Pertanggungjawaban Kepengurusan
3.5.1. Ukuran Kertas (paper size)
Ukuran kertas standar yang digunakan adalah A4.
3.5.2. Jenis dan Ukuran Tulisan (font dan font size)
Jenis tulisan standar yang digunakan adalah Times New Romans, sedangkan ukuran tulisan standar untuk
badan notulen adalah 11 poin. Untuk lainnya, mengikuti format terlampir.
3.5.3. Batas Tepi Kertas (margins)
Batas tepi kertas standar yang digunakan adalah 1 cm untuk masing-masing tepi: kiri, kanan, atas, bawah.
3.5.4. Spasi antar Barisan (line spacing)
Spasi antar barisan standar adalah 1 spasi, dengan spasi sebelum (space before) dan sesudah (space after)
senilai 0. Penganturan spasi antar agenda dan sebagainya diatur secara manual (merubah ukuran tulisan).
3.5.5. Pencetakan (print)
LPJ yang akan dicetak sebaiknya dicetak secara bolak-balik (both sides print), namun tetap satu halaman
pada satu kertas (1-page-per-sheet).
4. STANDAR PENYURATAN
4.1. Kop Surat
Kop Surat diisi dengan:
 Logo KOPHI Daerah yang bersangkutan.
 Daerah KOPHI yang bersangkutan.
 Alamat sekretariat/ surat-menyurat KOPHI bersangkutan.
 Telpon sekretariat KOPHI bersangkutan yang mudah dihubungi.
 Email aktif sekretariat KOPHI bersangkutan yang mudah dihubungi.
 Alamat website KOPHI pusat.
Contoh format kop surat KOPHI (contoh menyeluruh terlampir):

4.2. Nomor Surat
4.2.1. Penomoran Surat
4.2.1.1. Surat Operasional
 Dikeluarkan oleh BPH :
No. Surat/Tujuan/Bidang/KOPHI/Angkatan/Bulan/Tahun
 Dikeluarkan oleh Kepanitiaan :
No. Surat/Tujuan/Panitia/Bidang/KOPHI/Angkatan/Bulan/Tahun
4.2.1.2. Surat Keputusan
Nomor Surat/SK/KOPHI/Angkatan/Bulan/Tahun
4.2.1.3. Surat Keterangan
Nomor Surat/ST/KOPHI/Angkatan/Bulan/Tahun
4.2.1.4. Surat Peringatan
Nomor Surat/SP/KOPHI/Angkatan/Bulan/Tahun
4.2.5. Keterangan penulisan penomoran surat
 No. Surat:
Dimulai dari angka satu pada setiap pergantian kepengurusan, ditulis dalam tiga digit (misal: 001).
 Tujuan:
- “INT” untuk internal (baik dalam kepengurusan KOPHI yang bersangkutan maupun antar KOPHI
daerah).
- “EXT” untuk eksternal.

6. 6
 Bidang:
- “BPH” bilamana ditandatangani oleh Ketua Umum, Sekretaris Umum, atau Bendahara Umum.
- “MC”/”HRD”/”RD” bilamana ditandatangani oleh Ketua Divisi yang bersangkutan.
 “MC” untuk divisi Media dan Komunikasi.
 “HRD” untuk divisi Pengembangan SDM.
 “RD” untuk divisi Riset dan Pengembangan.
- Untuk surat yang dikeluarkan oleh kepanitiaan, bidang yang dimaksud adalah divisi yang menaungi
kepanitiaan tersebut.
 Panitia:
Diisi dengan singkatan nama kepanitiaan yang bersangkutan.
 KOPHI
Cukup jelas. Diisi dengan “KOPHI”.
 Angkatan:
Diisi dengan angkatan periode kepengurusan, ditulis dengan huruf romawi.
Misal: Kepengurusan 2012-2013 ditulis “II”.
 Bulan:
Diisi dengan bulan dikeluarkannya surat, ditulis dengan huruf romawi.
 Tahun:
Diisi dengan tahun dikeluarkannya surat, ditulis dengan empat digit angka.
4.3. Lampiran
Digunakan apabila terdapat dokumen tambahan untuk mendukung isi surat tersebut. Diisi dengan jumlah berkas,
ditulis dalam format angka tertulis, dengan kapital di masing-masing awal kata.
Contoh format penulisan lampiran surat KOPHI:
 Lampiran: Dua Berkas
4.4. Hal
Diisi dengan dua hingga empat kata yang menggambarkan tujuan pengiriman surat.
4.5. Tempat dan Tanggal
Diisi dengan kota dan tanggal penulisan surat.
Contoh format penulisan tempat dan tanggal surat KOPHI:
 Jakarta, 01 Desember 2012
4.6. Obyek Penyuratan
Diisi dengan format sebagai berikut:
Yth.(tidak menggunakan “Kepada”)
(Nama yang dituju. Tidak perlu menggunakan sapaan “Bapak”/”Ibu” bila disertai gelar lengkap. Di-bold.)
(Jabatan dan Institusi yang dituju. Bila terlalu panjang dapat dipisah ke baris berikutnya. Di-bold.)
di tempat
Contoh format penulisan obyek penyuratan KOPHI:
 Yth.
Sdri. Lidwina Marcella
Ketua Umum KOPHI Pusat
di tempat
 Yth.
Lidwina Marcella, S.I.Kom.
Ketua Umum KOPHI Pusat
di tempat
4.7. Salam Pembuka Surat
Salam pembuka dibebaskan sesuai kearifan lokal masing-masing daerah. Ditulis dengan kapital di masing-
masing kata dan diakhiri dengan tanda koma.
Contoh penulisan salam pembuka surat KOPHI:
 Dengan Hormat,
4.8. Pendahuluan Surat
Bila diperlukan dalam hal komunikasi dengan pihak yang belum mengenal KOPHI sebelumnya, surat dapat
didahului dengan perkenalan singkat mengenai apa itu KOPHI dan KOPHI daerah yang bersangkutan dalam
satu alenia (empat sampai enam kalimat).
Contoh penulisan pendahuluan surat KOPHI:
 Dalam rangka menjadi wadah bagi kaum muda di Indonesia dalam menjawab tantangan perubahan iklim
melalui pergerakan bersama secara nyata, kolektif, dan berkelanjutan, KOPHI terus beraksi dan melakukan
gerakan penyadaran demi tercapainya Indonesia yang lestari. Salah satu wujud kontribusi kami dalam

7. 7
mengajak para pemuda, khususnya siswa-siswi SMA, untuk lebih peduli dan berpartisipasi dalam menjaga
lingkungan, kami bermaksud untuk mengadakan KOPHI Goes to School 2012.
4.8. Isi Surat
Tergantung pada perihal penulisan surat tersebut.
4.9. Penutupan Surat
Surat ditutup dengan harapan kerja sama, ajakan untuk berpartisipasi dalam memerangi perubahan iklim, dan
ucapan terima kasih.
Contoh penulisan penutup surat KOPHI:
 Besar harapan kami universitas Bapak/ Ibu dapat menjadi bagian dalam kegiatan ini, terlebih lagi dalam
Koalisi ini. Bersama kita bisa mengurangi dampak perubahan iklim. Atas perhatian dan kerja sama Bapak/
Ibu, kami mengucapkan terima kasih.
4.10.Salam Penutup Surat
Salam penutup diisi dengan salam yang menjadi karakteristik dari KOPHI, yaitu “Salam Lestari,”. Ditulis
dengan kapital di masing-masing kata dan diakhiri dengan tanda koma.
Contoh penulisan salam pembuka surat KOPHI:
 Salam Lestari,
4.11.Pengesahan Surat
Pada dasarnya, pengesahan surat dilakukan dengan urutan penempatan tanda tangan di mana semakin tinggi
jabatan penandatangan, semakin kiri dan semakin bawah.
4.11.1. Surat Operasional
 Dikeluarkan oleh BPH Ketua Umum
Ditandatangani oleh Sekretaris Umum di sebelah kanan (di bawah “Salam Lestari,”), dan Ketua
Umum di sebelah kiri. Stempel KOPHI dibubuhkan mengenai bagian kiri tanda tangan Sekretaris
Umum.
Contoh penulisan pengesahan surat yang dikeluarkan oleh BPH Ketua Umum:

 Dikeluarkan oleh BPH Ketua Divisi
Ditandatangani oleh Sekretaris Umum di sebelah kanan (di bawah “Salam Lestari,”), Ketua Divisi di
sebelah kiri, dan Ketua Umum di bagian bawah tengah sebagai yang mengetahui. Stempel KOPHI
dibubuhkan mengenai bagian kiri tanda tangan Sekretaris Umum.
Contoh penulisan pengesahan surat yang dikeluarkan oleh BPH Ketua Divisi:

 Dikeluarkan oleh Kepanitiaan
Ditandatangani oleh Sekretaris Kepanitiaan di sebelah kanan (di bawah “Salam Lestari,”), Ketua
Pelaksana Kepanitiaan di sebelah kiri, dan Ketua Divisi yang menaungi kepanitiaan yang
bersangkutan di bagian bawah tengah sebagai yang mengetahui. Stempel kegiatan (bila ada)
dibubuhkan di bagian kiri tanda tangan Sekretaris Kepanitiaan dan stempel KOPHI dibubuhkan
mengenai bagian kiri tanda tangan Ketua Divisi kepanitiaan yang bersangkutan.

8. 8
Contoh penulisan pengesahan surat yang dikeluarkan oleh Kepanitiaan:

4.11.2. Surat Keputusan
Ditandatangani oleh Ketua Umum KOPHI Pusat/ Daerah yang bersangkutan di bagian kanan surat dan
untuk SP 3 yang dikeluarkan daerah harus disertai mengetahui Ketua Umum KOPHI Pusat, dengan
mencantumkan detail tempat dan tanggal penetapan dan Nomor Induk Anggota (NIA) yang
bersangkutan. Stempel dibubuhkan mengenai bagian kiri tanda tangan Ketua Umum.
Contoh penulisan pengesahan Surat Keputusan:

4.11.3. Surat Keterangan
Ditandatangani oleh Ketua Umum KOPHI Pusat/ Daerah yang bersangkutan di bagian kanan surat.
Stempel dibubuhkan mengenai bagian kiri tanda tangan Ketua Umum.
Contoh penulisan pengesahan Surat Keterangan:

4.11.4. Surat Peringatan
Untuk surat peringatan pertama, ditandatangani penanggung jawab satu tingkat di atas yang
bersangkutan (oleh Ketua Divisi untuk BP divisi, dan oleh Ketua Umum Pusat/Daerah untuk BPH) di
bagian kanan surat, dengan mencantumkan detail tempat dan tanggal penetapan dan Nomor Induk
Anggota (NIA) yang bersangkutan. Stempel dibubuhkan mengenai bagian kiri tanda tangan Ketua
Umum.
Contoh penulisan pengesahan Surat Peringatan pertama:


9. 9
Untuk surat peringatan kedua, surat ditandatangani oleh penanggung jawab satu tingkat di atas yang
bersangkutan (oleh Ketua Divisi untuk BP divisi, dan oleh Ketua Umum Pusat/Daerah untuk BPH) dan
Ketua Umum di sebelah kiri.
Contoh penulisan pengesahan Surat Peringatan kedua:

Untuk surat peringatan ketiga, surat ditandatangani oleh Ketua Umum Pusat/Daerah dan untuk daerah
dilengkapi dengan mengetahui Ketua Umum Pusat.

4.12.Tembusan
 Termbusan ditentukan berdasarkan tingkat kepentingan surat yang dikeluarkan.
 Pada dasarnya seluruh surat ditembuskan ke arsip, jadi tembusan tidak perlu ditulis bila hanya untuk arsip.
4.13.Keterangan
 Penggunaan tanda tangan digital merupakan kewenangan Sekretaris Umum dan harus dapat
dipertanggungjawabkan.
 Seluruh dokumen administratif digital adminitratif yang akan didistribusikan harus dalam bentuk .pdf dan
lebih baik bila dipasang kode pengaman.
 Batas akhir pemberian surat undangan adalah satu hari sebelum tanggal kegiatan.
5. LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN KEPENGURUSAN
Laporan Pertanggungjawaban dibuat oleh seluruh BPH (Ketua Umum, Sekretaris Umum, Bendahara Umum, Ketua
Divisi) KOPHI Daerah, untuk kemudian dilaporkan kepada Sekretaris Umum KOPHI Pusat untuk dikompilasi.
Format laporan pertanggungjawaban kepengurusan diatur dalam lampiran terpisah.
6. NOMOR INDUK ANGGOTA (NIA)

10. 10
Dalam mendukung tertib administratif dalam pendataan kepengurusan KOPHI, maka dibuatlah Nomor Induk
Anggota (NIA) yang berlaku dengan ketentuan sebagai berikut:
6.1. Ketentuan Pemberian NIA
NIA diberikan kepada seluruh Anggota Utama KOPHI dengan nomor urut sesuai dengan ketentuan yang
berlaku berlandaskan Surat Keputusan yang dikeluarkan KOPHI Daerah, dengan rentang waktu penyerahan SK
kepada Sekretaris Umum KOPHI Pusat paling lambat enam (6) bulan setelah Kongres Nasional
Anggota kehilangan NIA apabila memenuhi kriteria kehilangan status keanggotaan sebagaimana tertulis pada
Anggaran Rumah Tangga Pasal 9.
6.2. Mutasi Kepengurusan
Untuk Anggota Utama yang berpindah domisili dan bergabung kepada kepengurusan KOPHI Daerah yang
berbeda darimana pertama kali terdaftar, maka NIA yang berlaku tetap merupakan NIA awal saat pertama
bergabung di KOPHI atau dengan kata lain tidak berubah (tetap menggunakan kode provinsi awal).
6.3. Penomoran
Format NIA diatur sebagai berikut:
Kode Provinsi.Tahun Bergabung.Angkatan.NIA
Contoh: 01.2011.02.00001
 Kode Provinsi
Diisi dengan dua digit angka dengan pengurutan provinsi dari Barat ke Timur, sebagai berikut:
01 - Aceh
02 - Sumatera Utara
03 - Sumatera Barat
04 - Bengkulu
05 - Riau
06 - Kepulauan Riau
07 - Jambi
08 - Sumatera Selatan
09 - Lampung
10 - Kepulauan Bangka Belitung
11 - DKI Jakarta
12 - Jawa Barat
13 - Banten
14 - Jawa Tengah
15 - D.I. Yogyakarta
16 - Jawa Timur
17 - Kalimantan Barat
18 - Kalimantan Utara
19 - Kalimantan Tengah
20 - Kalimantan Selatan
21 - Kalimantan Timur
22 - Bali
23 - Nusa Tenggara Barat
24 - Nusa Tenggara Timur
25 - Sulawesi Barat
26 - Sulawesi Utara
27 - Sulawesi Tengah
28 - Sulawesi Selatan
29 - Sulawesi Tenggara
30 - Gorontalo
31 - Maluku
32 - Maluku Utara
33 - Papua Barat
34 - Papua
 Tahun:
Diisi dengan tahun bergabung, ditulis dengan empat digit angka.
 Angkatan:
Diisi dengan angkatan periode kepengurusan pertama bergabung, ditulis dengan dua digit angka.
 NIA:
Diisi dengan nomor induk di mana yang bersangkutan bergabung, ditulis dalam lima digit angka.
6.4. Penggunan NIA

11. 11
NIA digunakan pada setiap penyebutan individu anggota KOPHI di setiap dokumen administratif, termasuk
namun tidak terbatas pada surat-menyurat.
7. ALUR PERMOHONAN PENELITIAN KEPADA KOPHI
8. ATURAN TAMBAHAN
Aturan dan ketentuan yang tidak tercantum di dalam SOP Kesekretariatan dapat diputuskan sesuai dengan
kesepakatan bersama.
Disahkan di:
KONGRES NASIONAL KOPHI 2015
BLKI, Makassar
Pada tanggal:
15 November 2015
Ya Tidak
Mulai
Keputusan
Surat Penolakan
Surat
Permohonan
Penelitian
Peninjauan
Ketua
KOPHI Pusat
Surat Penerimaan
Pengarsipan
oleh Sekum
Selesai
Jika memungkinkan disertai
dengan pelampiran BAB 1
dan II(minimal BAB I), agar
lebih mudah dikaji terlebih
dahulu