2. SISTEM KEARSIPAN
• Sistem Resolutiestelsel
• Sistem Agenda/Register
• Sistem Verbal
• Sistem Kaulbach
• Sistem Takah
• Sistem Kartu Kendali
• Sistem Pengelolaan Arsip Berbasis
Teknologi Informasi
3. SISTEM RESOLUTIESTELSEL
• Belanda datang di Indonesia th 1596
• Tahun 1602 Belanda mendirikan kantor
dagang dengan nama Vereenigde Oost
Indie Compagnie (VOC)
• Arsip yg tercipta pd waktu itu, terdiri dr
resolusi.
• Sistem penataan semacam ini sering
dikenal sbg Resolutiestelsel. Klasifikasi
berdasarkan jenis arsip
4. Misalnya :
resolusi,
missieven (surat dinas),
bijlagen (lampiran),
ingekomen stukken (surat masuk),
copyuitgaande (salinan surat keluar),
ordres (perintah),
dagregister (catatan buku harian),
rapporten (laporan),
memorie van overgave,
adviezen
5. SISTEM AGENDA
1602-1916
Sistem agenda dikenal juga dg nama
sistem register.
Dlm pelaksanaan pengurusan
suratnya menggunakan sarana
buku (buku agenda) utk pencatatan
surat & buku ekspedisi untuk
distribusinya.
6. • Sistem agenda mulai disosialisasikan
di Indonesia oleh Pemerintah Hindia
Belanda pd th 1602 sampai 1916.
• Karakteristik dr sistem ini dlm
penyimpanan surat masuk & keluar yg
saling terkait (jawab menjawab) tdk dlm
satu berkas.
• Surat masuk disimpan secara terpisah
dg copy (tindasan) surat keluarnya.
7. 1. Pengurusan Surat
a. Surat Masuk
• Surat masuk dicatat pd buku catatan/
daftar penerimaan
• Selanjutnya, surat & buku ekspedisi
dibawa ke tujuan & penerima surat
hrs memaraf pd buku ekspedisi.
8. • No. urut dlm 1 th dimulai dg nomor 1 periode
1 Januari s/d 31 Desember.
• Th berikutnya dimulai lagi dg nomor 1
kembali, dst.
Cont. Nomor 1 – 80 tahun 1890
Nomor 81 – 200 tahun 1890
Nomor 1 – 80 tahun 1891
Nomor 81 – 200 tahun 1891, dst.
9. Buku Agenda Surat Masuk
Tgl.
Terima
No.
Agen
da
Terima
Dari
Tgl dan
No Surat
Msk
Isi Surat Lam
Piran
Dite
rus
kan
Ket
7-3-1891
11 -4-
1891
1
2
Gouver
-nour
Gene-
raal
Gouv.
Gen
6-3-1891,
1/1891
10-4-
1891,
2/1891
Pemberita-
huan
Pemberita-
huan
-
-
Depar
temen
Finan-
cien
Alge-
meen
Secre
t arie
-
-
10. BUKU EKSPEDISI SURAT
MASUK
No. Urut Tgl.
Surat
No.
Surat
Dikirimkan
Kepada
Nama
Penerima
Paraf dan
Tgl terima
1
2
6-3-
1891
10-4-
1891
1/1891
2/1891
Dep.
Financien
Algemeen
Secretarie
Robert
Jimmy
8-3-1891
12-4-1891
11. b. Surat Keluar
Surat keluar adalah surat yg dikirimkan sebagai
jawaban atau tanggapan atas isi surat masuk
yg diterima dr suatu organisasi, agar terjalin
rangkaian hubungan timbal balik yg serasi &
menguntungkan kedua belah pihak.
• Jika surat keluar sdh disetujui, lalu
diregistrasikan (dicatat) untuk diberi
kode/nomor surat.
• Kode / nomor surat tsb diperoleh dr petugas
verbalis (petugas yg memberi nomor surat
keluar).
12. Cont. Buku Agenda Surat Keluar
Nomor
Surat
Tanggal Dikirim
Kepada
Isi Surat Lampiran Keterang-
an
10/DF/
1892
15 Okt.
1892
Gouv. Gen Pengirim-
an Barang
- -
11/AS/
1892
18 Okt.
1892
Gouv. Gen Perminta-
an Tenaga
- -
Dst.
13. Cont. Buku Ekspedisi Surat Keluar
Tanggal Nomor Dikirim
Kepada
Nomor Surat Paraf/tanda
tangan
15 Okt. 1892 1 Gouv. Gen 10/DF/1892 Robert
18 Okt. 1892 2 Gouv. Gen 11/AS/1892 Jimmy
Dst.
14. • Buku agenda, baik untuk surat masuk
maupun keluar apabila sudah terisi penuh
maka harus diganti dg buku yg baru.
• Penulisan nomor akn berlanjut dr buku yg
lama kpd buku yg baru, dst.
• Jika terjadi pergantian tahun, walaupun buku
yang lama belum terisi penuh tetap harus
diganti dengan buku yang baru dengan nomor
surat masuk maupun keluar dari nomor 1 lagi
dengan tahun yang berbeda.
15. Cont. Buku Agenda bila sudah dikumpulkan
1891 1891 1891
Nomor Urut: Nomor Urut: Nomor Urut
1 – 200 201- 400 401 - 600
17. Contoh
• Map bln Januari 1891, nomor 1 – 30;
• Map bln Februari 1891, no 31 - 60;
• Dst.
1981
Nomor Urut
1 - 200
1981
Nomor Urut
201 - 300
18. Penemuan Kembali
Penemuan kembali/jalan masuk yang
dipergunakan pada sistem agenda ini adalah :
1. Buku agenda : buku yg dipergunakan utk
mencatat surat masuk & keluar.
2. Buku ekspedisi : buku yg dipergunakan utk
mencatat surat yg baru diterima dr buku
agenda
3. File (deporen) : file yg sudah masuk dlm
sebuah map sesuai dg nomor urut, bulan &
tahun.
4. Indeks merupakan kode petunjuk dlm sebuah
surat.
19. • Sistem agenda/register pertamakali
dikembangkan oleh Inggris, sehingga sistem
ini merupakan yg tertua di dunia.
• Suatu penataan arsip yg disimpan dlm
pencatatan dua seri (surat masuk & keluar),
yg masing-masing diberi no. sesuai no.
arsipnya.
• No arsip berfungsi sbg indeks sekaligus alat
bantu untuk penemuan kembali.
• Penataan ini memunculkan istilah bundel.
20. Penyusutan Arsip
• Penyusutan arsip tidak tampak
dilakukan.
• Akibat dr sistem ini masih terasa
hingga kini, yakni terjadi
penumpukan arsip dlm kondisi yg
tdk teratur shg sering tdk
didayagunakan.
21. SISTEM VERBAAL
(1861 – 1924)
•Suatu sistem seri yang terdiri dari seri net
(minuten) surat keluar.
•Setiap net secara tersendiri digabungkan/ dihimpun surat
yg berkaitan.
•Setiap net surat keluar dituliskan pada lembaran ganda
•Ditengahnya diletakkan setiap net diberi nomor yg disebut
nomor verbaal.
• Nomor verbaal bkn nomor surat.
• Nomor verbaal tsb akan berlanjut terus dlm setiap
tahunnya sampai tidak terbatas.
• Setiap pergantian tahun dimulai dari nomor 1 lagi.
22. Contoh :
• V 1 – 100 ----- tahun 1914;
• V 100 – 200 ----- tahun 1914;
• V 201 – 300 ----- tahun 1914.
Nomor verbaal :
• Hanya nomor urut,
• tidak merupakan petunjuk urusan/subyek
• Pada setiap awal tahun, kembali ke nomor 1
(satu) lagi.
23. Instansi :
1. Departemen van Verkeer en
Waterstaat .
2. Departemen de Burgelijke
Openbare Werken.
(Departemen Pekerjaan Umum)
24. Penataan Berkas
Voorstukken / Retroacta
• Verbaal-verbaal yang berkaitan dan
sudah dihimpun/disatukan
Bundel Besar / Groote Bundel /
Dossier
• Pd pembungkus/bagian luar
biasanya ditempel etiket/label yang
bertuliskan mengenai isi bundel dan
nomor verbaal yang terakhir.
26. Jika suatu verbaal diambil dari suatu
bungkus/bundelnya & disatukan dg
verbaal lain, krn urutan persoalannya
sama atau berkaitan, mk dlm tempat
verbaal yg diambil diberi bon atau
kartu tunjuk silang yg disebut
verwisbon yang biasanya berukuran 10
x 15 cm.
28. Penemuan Kembali
Penemuan kembali sistem verbaal ini
dapat mempergunakan :
• Agenda : suatu daftar yg berisi
keluar-masuknya surat secara urut
nomor, ttp untuk penemuan kembali
arsip inaktif/statis tidak berfungsi.
• Indeks : suatu daftar, di mana pd lajur
bagian atas pd halaman atau folio
tertentu ditulis mengenai urusan
(subyek) yang telah ditentukan;
29. Klapper (indeks nama)
namenklapper merupakan catatan
secara alfabetis yg memuat nama-
nama orang yg terdapat/tercantum
di dlm surat yg diterima/dikirimkan.
Cont.
Sami V 20160 --- cari bundel nomor
20100 -20200 - 1922
30. Authoriteiten :
suatu daftar/catatan yg memuat
dr instansi mana suatu surat itu
dikirim, tanggal & nomor
berapa.
• Di sini nama-nama instansi
dituliskan secara alfabetis.
31. Kelebihan Sistem Verbaal :
• Proses penemuan kembali
arsip, baik pd saat aktif, inaktif,
& statis, memiliki derajat yg
sama.
• Adanya bundel menghindari
kerusakan & tercecernya arsip.
32. SISTEM KAULBACH
(1916 – 1942)
• Sistem pencatatan & pengaturan
arsip dng kartu.
• Pengelompokan arsipnya didasar
kan pd hoofdenlijst (klasifikasi).
• Pengurusan surat masuk & keluar
dilakukan dg kartu Kaulbach
berdasarkan masalahnya.
33. • Penemuan Kaulbach pd th 1916
diterapkan oleh Departemen Justitie .
Instansi :
• Departemen van Justitie
• Departemen Binnenlands Bestuur
• Departemen Financien
35. B. Personalia
Perihal :
1. Lamaran 7. Penghukuman
2. Pemeriksaan 8. Pembayaran kembali
3. Perjanjian 9. Uang Pensiunan
4. Pengangkatan 10. Kehadiran
5. Per. Uang muka gaji11. Kerja harian
6. Perkawinan 12. Libur hari raya
36. • Bahan DPR
• Surat Kabinet
• Surat Rahasia
• Surat Peringatan
• Pendidikan Pegawai
• Dokumentasi/Perpustakaan
37. Cara Pengisian
1.Surat masuk & keluar mempunyai kode yg
berlainan.Misalnya :
Surat mengenai pemeriksaan seorang pegawai
bernama Saliman
B2/1/1/1960
Ket. : B = Personil
2 = Perihal, pemeriksaan pegawai
1 = Kartu ke 1
1 = Surat ke 1
1960 = tahun
39. B
Perihal : Pemeriksaan Peg Kartu No. : 1 Tahun : 1960
Tgl.
Terim
a
No.
Urut
Surat Masuk Isi
Surat
Surat Keluar Pet.
Pen.
Surat
Tgl No Dari Tgl Kpd
- - - - - - 8 Ags
1960
Salim
an
-
Kartu Korespondensi Surat Keluar
40. B
Perihal : Pemeriksaan Peg Kartu No. : 2 Tahun : 1960
Tgl.
Terim
a
No.
Urut
Surat Masuk Isi
Surat
Surat Keluar Pet.
Pen.
Surat
Tgl No Dari Tgl Kpd
- - - - - - 3 Nov
1960
Samin
o
-
Kartu Korespondensi Surat Keluar
41. Perbandingan
• Cara 1 : isi singkat surat balasan.
dapat dibaca pada kartu tanpa
melihat arsipnya.
• Cara 2 : harus diambil surat/
arsipnya untuk mengetahui apa isi
balasannya.
42. PENATAAN BERKAS
Penataan berkas pd sistem ini adl :
1. Berdasarkan pd klasifikasi
2. Arsip dg urusan yg sama
dibungkus/dibundel jadi satu dlm
1 (satu) tahun.
43. 3. Pd setiap bungkus/bundel
diberi
label yg bertuliskan kode & tahun didalamnya.
Misalnya : E 1
1 – 5
1928
Keterangan :
E = Pokok urusan (irigasi)
E 1 = Urusan
1 – 5 = Nomor kartu
1928 = Tahun
44. Penemuan Kembali
Dapat mempergunakan :
• Hoofdenlijst : klasifikasi ini mem-
pergunakan kode huruf & angka.
Huruf menunjukkan pokok urusan,
angka menunjukkan urusannya;
• Kartu Korespondensi : kartu ini
merupakan catatan keluar-masuknya
surat secara kronologis menurut
urusannya;
45. Klapper : indeks nama
Digunakan untuk mencari arsip yg
berisi nama orang.
• Klapper Authoriteiten : klapper
instansi atau indeks .
Klapper ini di dlmnya memuat nama
instansi pengirim surat yg
ditunjukkan dg aneka hal
46. Authoriteiten :
daftar yg memuat dr instansi mana
suatu surat dikirim, tanggal berapa
& nomor berapa.
Kekurangan :
• Tidak efisien dalam layanan karena
yg diberikan dalam bentuk bundel.
• Terjadi banyak bundel.
47. SISTEM TAKAH
Kegiatan administrasi umum dalam
menciptakan, mengolah, memelihara,
mengendalikan dan menyajikan surat
secara kronologis di dalam suatu berkas
yang sama.
Dlm sistem ini, pengurusan surat masuk
& keluar dibedakan antara proses takah
(berkelanjutan) & proses non takah.
48. PENATAAN ARSIP
Memakai map takah dua sisi, yaitu
sisi kiri sebagai lembar catatan,
sedangkan sisi kanan sebagai
tempat naskah.
Instansi Pengguna al :
Kemhub, Kemhan, Lapan, Basarnas,
Kepolisian, TNI
49. KELEBIHAN
• Naskah yg disimpan datanya
lengkap
• Memudahkan penemuan kembali
• Memudahkan penyusutan arsip krn
sudah memberkas.
50. KEKURANGAN
• Banyak menggunakan sarana bantu,
sehingga berkesan rumit.
• Banyak menggunakan istilah singkatan,
seperti di kalangan militer.
Cont. di Basarnas. Dlm lembar catatan
disposisi, udk : untuk diketahui,
udl: untuk dilaksanakan
• Jika hilang, maka data hilang semua
• Perlu disiplin tinggi
51. SISTEM KARTU KENDALI, 1982
Sistem keseluruhan kegiatan (opera-
sional), tata kerja, personil, peralatan &
perlengkapan seluruh kegiatan
kearsipan agar berjalan, termasuk
asas-asas/petunjuk dlm
menyelenggarakan kegiatan kearsipan.
52. Pengurusan & Pengendalian
Surat
• Kegiatan mencatat surat masuk
atau keluar dlm kartu kendali
rangkap 3 (tiga) dg warna putih,
kuning & merah muda, atau
biru, sesuai keinginan asalkan
warna-warni. Jika instansi kecil
spt. Kecamatan, cukup pakai 2
warna.
53. • Kartu kendali hanya digunakan
untuk mencatat surat-surat
penting yang masuk dan
keluar;
• Surat-surat biasa atau rutin
dicatat pada lembar pengantar
surat biasa;
• Surat rahasia dicatat pada
lembar pengantar surat
rahasia.
54. Pelaksanaan
• Penerimaan surat masuk & keluar;
• Mencatat surat masuk dan keluar;
• Mengarahkan atau mengendalikan;
• Penyampaian ke Unit Pengolah;
• Penyimpanan dan penataan arsip.
55. KELEBIHAN :
• Pengendalian surat : rahasia, penting,
& biasa.
• Memudahkan pemberkasan &
penemuan kembali arsip.
• Memudahkan penyusutan arsip.
• Mengurangi penumpukan arsip krn yg
disimpan hanya yg bermanfaat bagi
organisasi.
56. KELEMAHAN :
• Biaya mahal krn hrs mencetak formulir
• Nasib akhir kartu saat inaktif tidak jelas
• Klasifikasi masih banyak berdasarkan
struktur & bukan fungsi
• Banyak instansi yg blm memiliki JRA
57. SISTEM KEARSIPAN
NASIONAL
adalah suatu sistem penyelenggaraan
kearsipan secara nasional yg melibatkan
unsur kelembagaan, sistem & prosedur,
sarana/prasarana serta SDM secara
komprehensif & terintegrasi dlm rangka
mencapai tujuan kearsipan dg berbasis kpd
teknologi informasi & komunikasi maupun
SDM yg berkualitas.
Sasaran SKN :
terkelolanya arsip dinamis & statis dg baik &
mudah untuk diakses.
