Выступление Натальи Храмцовской об общих проблемах внедрения системы документооборота в отечественном бизнесе на международной практической конференции «Электронный документооборот в управлении бизнес-процессами», октябрь 2004 Dr Natasha Khramtsovsky's presentation "General EDRMS implementation issues in Russian commercial sector" at the Records Managements Guild' conference, Moscow, October 2004.

1. 1919 октябряоктября 20042004 ""ЭлектронныйЭлектронный документооборотдокументооборот вв управленииуправлении бизнесбизнес--процессамипроцессами""
ВтораяВторая международнаямеждународная практическаяпрактическая конференцияконференция
11
ОбщиеОбщие проблемыпроблемы внедрениявнедрения системсистем
электронногоэлектронного документооборотадокументооборота вв
отечественномотечественном бизнесебизнесе
ХрамцовскаяХрамцовская НатальяНаталья АлександровнаАлександровна
НачальникНачальник отделаотдела
обработкиобработки ии архивногоархивного храненияхранения документовдокументов ««АПРАПР--БАНКБАНК»» ОАООАО,,
членчлен ГильдииГильдии УправляющихУправляющих ДокументациейДокументацией ии ARMA InternationalARMA International

2. 1919 октябряоктября 20042004 ""ЭлектронныйЭлектронный документооборотдокументооборот вв управленииуправлении бизнесбизнес--процессамипроцессами""
ВтораяВторая международнаямеждународная практическаяпрактическая конференцияконференция
22
МыМы живёмживём вв эпохуэпоху революционныхреволюционных переменперемен вв
такойтакой консервативнойконсервативной отраслиотрасли,, каккак делопроизводстводелопроизводство
ии документооборотдокументооборот.. ВозникаютВозникают нене толькотолько новыеновые
трудноститрудности,, ноно ии новыеновые возможностивозможности –– жальжаль,, чточто оченьочень
немногиенемногие специалистыспециалисты ДОУДОУ этоэто понимаютпонимают..
ПроблемПроблем припри внедрениивнедрении электронногоэлектронного докумендокумен--
тооборотатооборота вв РоссииРоссии огромноеогромное множествомножество –– ноно темтем ии
интереснейинтересней длядля энтузиастовэнтузиастов своегосвоего деладела..

3. 1919 октябряоктября 20042004 ""ЭлектронныйЭлектронный документооборотдокументооборот вв управленииуправлении бизнесбизнес--процессамипроцессами""
ВтораяВторая международнаямеждународная практическаяпрактическая конференцияконференция
33
ОсновныеОсновные проблемыпроблемы внедрениявнедрения СЭДСЭД
ГосударствоГосударство слабослабо заинтересованозаинтересовано вово внедрениивнедрении СЭДСЭД..
ПокаПока государствогосударство ии судысуды нене признаютпризнают электронныеэлектронные
документыдокументы,, бизнесбизнес можетможет использоватьиспользовать СЭДСЭД толькотолько длядля
поддержкиподдержки оперативнойоперативной деятельностидеятельности..
ОтсутствуетОтсутствует нормативнаянормативная базабаза длядля полноценногополноценного
использованияиспользования электронныхэлектронных документовдокументов,,
ОтсутствиеОтсутствие взаимопониманиявзаимопонимания междумежду службамислужбами ИТИТ ии
ДОУДОУ,,
ПроблемаПроблема подготовкиподготовки ии переподготовкипереподготовки персоналаперсонала,,
ПлохоПлохо налаженналажен ««бумажныйбумажный»» документооборотдокументооборот вово
многихмногих коммерческихкоммерческих организацияхорганизациях..

4. 1919 октябряоктября 20042004 ""ЭлектронныйЭлектронный документооборотдокументооборот вв управленииуправлении бизнесбизнес--процессамипроцессами""
ВтораяВторая международнаямеждународная практическаяпрактическая конференцияконференция
44
НедостаточнаяНедостаточная поддержкаподдержка
внедрениявнедрения СЭДСЭД государствомгосударством
НетНет объективнойобъективной потребностипотребности вв СЭДСЭД –– покапока ещёещё
можноможно ((дада ии дешевледешевле!)!) управлятьуправлять ««попо старинкестаринке»»..
ПоложительныеПоложительные примерыпримеры –– БанкБанк РоссииРоссии,, налоговаяналоговая
службаслужба..
СЭДСЭД вв масштабахмасштабах государствагосударства стоитстоит огромныхогромных денегденег..
ОсобенноОсобенно дорогодорого обходятсяобходятся квалифицированныеквалифицированные
специалистыспециалисты,, аа нене техникатехника ии программыпрограммы..
ГлавныеГлавные мотивымотивы внедрениявнедрения СЭДСЭД -- политическиеполитические::
–– ««БытьБыть нене хужехуже другихдругих»» ((СШАСША,, ЗападнойЗападной ЕвропыЕвропы ии тт..дд.).)
–– ТребованияТребования длядля вступлениявступления вв ВТОВТО ии тт..пп..
БезБез ««царскогоцарского указауказа»» делодело сс местаместа нене сдвинетсясдвинется..

5. 1919 октябряоктября 20042004 ""ЭлектронныйЭлектронный документооборотдокументооборот вв управленииуправлении бизнесбизнес--процессамипроцессами""
ВтораяВторая международнаямеждународная практическаяпрактическая конференцияконференция
55
СлабостьСлабость программыпрограммы
««ЭлектроннаяЭлектронная РоссияРоссия»»
СоздателиСоздатели ««ЭлектроннойЭлектронной РоссииРоссии»» нене понимаютпонимают,, чточто
государственнаягосударственная ии экономическаяэкономическая деятельностьдеятельность
ведётсяведётся нана основеоснове документовдокументов,, аа нене нана основеоснове однойодной
лишьлишь информацииинформации,, вв нихних содержащейсясодержащейся
КакКак следствиеследствие,, ««ЭлектроннаяЭлектронная РоссияРоссия»» -- этоэто
программапрограмма частичнойчастичной автоматизацииавтоматизации бумажногобумажного
государственногогосударственного документооборотадокументооборота

6. 1919 октябряоктября 20042004 ""ЭлектронныйЭлектронный документооборотдокументооборот вв управленииуправлении бизнесбизнес--процессамипроцессами""
ВтораяВторая международнаямеждународная практическаяпрактическая конференцияконференция
66
ОтсутствиеОтсутствие единойединой техническойтехнической
политикиполитики вв отношенииотношении СЭДСЭД
ОтсутствуетОтсутствует единаяединая техническаятехническая политикаполитика вв
отношенииотношении СЭДСЭД,, используемыхиспользуемых вв РоссииРоссии..
НациональныеНациональные требованиятребования кк СЭДСЭД заставилизаставили быбы
разработчиковразработчиков программногопрограммного обеспеченияобеспечения ((вв томтом
числечисле –– зарубежныезарубежные компаниикомпании),), заза ихих счетсчет сделатьсделать
программныепрограммные продуктыпродукты болееболее подходящимиподходящими длядля
отечественногоотечественного документооборотадокументооборота..
ПримерыПримеры:: ВеликобританияВеликобритания -- стандартстандарт PROPRO
ГерманияГермания -- ««КонцепцияКонцепция DOMEADOMEA»»

7. 1919 октябряоктября 20042004 ""ЭлектронныйЭлектронный документооборотдокументооборот вв управленииуправлении бизнесбизнес--процессамипроцессами""
ВтораяВторая международнаямеждународная практическаяпрактическая конференцияконференция
77
ПроблемаПроблема использованияиспользования ЭЦПЭЦП
ЭЦПЭЦП –– лишьлишь одинодин изиз способовспособов обеспеченияобеспечения
аутентичностиаутентичности документадокумента::
–– ДалекоДалеко нене самыйсамый популярныйпопулярный вв деловомделовом миремире,,
–– РедкоРедко используемыйиспользуемый вв ««защищённыхзащищённых»» СЭДСЭД,,
–– НеподходящийНеподходящий длядля документовдокументов длительногодлительного срокасрока храненияхранения,,
–– ПолезенПолезен припри передачепередаче информацииинформации попо открытымоткрытым каналамканалам..
ЧтобыЧтобы технологиятехнология ЭЦПЭЦП заработалазаработала вв РоссииРоссии,,
необходиманеобходима единаяединая системасистема государственныхгосударственных
удостоверяющихудостоверяющих центровцентров,, услугиуслуги которыхкоторых должныдолжны
бытьбыть бесплатнымибесплатными длядля физическихфизических лицлиц..

8. 1919 октябряоктября 20042004 ""ЭлектронныйЭлектронный документооборотдокументооборот вв управленииуправлении бизнесбизнес--процессамипроцессами""
ВтораяВторая международнаямеждународная практическаяпрактическая конференцияконференция
88
ОтсутствиеОтсутствие законодательнойзаконодательной ии нормативнойнормативной
базыбазы длядля полноценногополноценного использованияиспользования
электронныхэлектронных документовдокументов вв бизнесебизнесе
НеНе установленустановлен порядокпорядок признанияпризнания юридическойюридической силысилы
электронныхэлектронных документовдокументов государственнымигосударственными органамиорганами
ии судамисудами,,
ОтсутствуетОтсутствует признаваемыйпризнаваемый государствомгосударством ии судебнымисудебными
органамиорганами стандартстандарт работыработы сс электроннымиэлектронными
документамидокументами,, обеспечивающийобеспечивающий признаниепризнание ихих
юридическойюридической силысилы,, аутентичностиаутентичности ии тт..дд..

9. 1919 октябряоктября 20042004 ""ЭлектронныйЭлектронный документооборотдокументооборот вв управленииуправлении бизнесбизнес--процессамипроцессами""
ВтораяВторая международнаямеждународная практическаяпрактическая конференцияконференция
99
СтандартыСтандарты управленияуправления электроннымиэлектронными
документамидокументами вв целяхцелях сохранениясохранения ихих
аутентичностиаутентичности ии юридическойюридической силысилы
BIP 0008:2004BIP 0008:2004 ««Code of practice for legal admissibility andCode of practice for legal admissibility and
evidential weight of information stored electronicallyevidential weight of information stored electronically»»
((ВеликобританияВеликобритания,, опубликованопубликован 2323 декабрядекабря 20032003 годагода))
HBHB--171171 ««Guidelines for the Management of IT EvidenceGuidelines for the Management of IT Evidence»»
((АвстралияАвстралия,, опубликованопубликован 1212 августаавгуста 20032003 годагода))
NF Z 42NF Z 42--013013 ««SpSpéécifications relativescifications relatives àà la conception etla conception et àà
l'exploitation de systl'exploitation de systèèmes informatiques en vue d'assurer lames informatiques en vue d'assurer la
conservation et l'intconservation et l'intéégritgritéé des documents stockdes documents stockéés dans cess dans ces
systsystèèmesmes»» ((ФранцияФранция,, опубликованопубликован 2020 декабрядекабря 20012001 годагода))
CAN/CGSBCAN/CGSB--72.3472.34 ««Electronic Records as Documentary EvidenceElectronic Records as Documentary Evidence»»
((КанадаКанада, 2004, 2004 годгод))

10. 1919 октябряоктября 20042004 ""ЭлектронныйЭлектронный документооборотдокументооборот вв управленииуправлении бизнесбизнес--процессамипроцессами""
ВтораяВторая международнаямеждународная практическаяпрактическая конференцияконференция
1010
ОпределениеОпределение понятияпонятия ««документдокумент»»
««ДокументДокумент –– информацияинформация посланнаяпосланная,, полученнаяполученная,,
ии сохраняемаясохраняемая организациейорганизацией илиили физическимфизическим
лицомлицом вв качествекачестве свидетельствасвидетельства ии сведенийсведений,, вово
исполнениеисполнение правовыхправовых обязательствобязательств илиили вв ходеходе
деловойделовой деятельностидеятельности»»
МеждународныйМеждународный стандартстандарт попо делопроизводствуделопроизводству ии
документооборотудокументообороту ИСОИСО 1548915489 пп. 3.15. 3.15
««ДокументДокумент,, документированнаядокументированная информацияинформация::
ЗафиксированнаяЗафиксированная нана материальномматериальном носителеносителе
информацияинформация сс реквизитамиреквизитами,, позволяющимипозволяющими ееее
идентифицироватьидентифицировать»»
ГОСТГОСТ РР 5114151141--9898 разделраздел 2.12.1 пп.3.3

11. 1919 октябряоктября 20042004 ""ЭлектронныйЭлектронный документооборотдокументооборот вв управленииуправлении бизнесбизнес--процессамипроцессами""
ВтораяВторая международнаямеждународная практическаяпрактическая конференцияконференция
1111
ОтсутствиеОтсутствие нормативнойнормативной базыбазы
((продолжениепродолжение))
ОтсутствуетОтсутствует методикиметодики экспертизыэкспертизы ценностиценности
электронныхэлектронных документовдокументов,, передачипередачи ихих нана архивноеархивное
хранениехранение,, уничтоженияуничтожения электронныхэлектронных документовдокументов,,
работыработы сс грифованнымигрифованными электроннымиэлектронными документамидокументами,,
......
НетНет нормативныхнормативных актовактов,, разрешающихразрешающих переводитьпереводить
неоперативныенеоперативные документыдокументы,, додо истеченияистечения срокасрока ихих
храненияхранения,, нана аналоговыеаналоговые ии//илиили электронныеэлектронные
носителиносители,, одновременноодновременно уничтожаяуничтожая бумажныебумажные
оригиналыоригиналы..

12. 1919 октябряоктября 20042004 ""ЭлектронныйЭлектронный документооборотдокументооборот вв управленииуправлении бизнесбизнес--процессамипроцессами""
ВтораяВторая международнаямеждународная практическаяпрактическая конференцияконференция
1212
ПоследниеПоследние ««достижениядостижения»»
СовершенноСовершенно нене учитываютсяучитываются существованиесуществование
электронныхэлектронных документовдокументов вв составесоставе АрхивногоАрхивного фондафонда
РФРФ,, ии особенностиособенности работыработы сс ниминими.. ПримерыПримеры::
ГлГл.5.5 стст.22.22 –– ««СрокиСроки временноговременного храненияхранения документовдокументов
АрхивногоАрхивного фондафонда РоссийскойРоссийской ФедерацииФедерации додо ихих передачипередачи нана
постоянноепостоянное хранениехранение»»
–– ВидеоВидео--,, фонофоно--,, кинокино-- ии фотодокументыфотодокументы –– отот 33 додо 55 летлет
–– ПрочиеПрочие ((включаявключая электронныеэлектронные?!)?!) –– отот 55 додо 100100 летлет
ГлГл.8.8 стст.29.29 пп.1.1 ««ВывозВывоз ии ввозввоз архивныхархивных документовдокументов»»
ВывозВывоз запрещаетсязапрещается –– каккак насчётнасчёт пересылкипересылки попо каналамканалам связисвязи??
Закон «Об архивном деле в Российской Федерации»
(Принят Государственной Думой в третьем чтении 01.10.2004)

13. 1919 октябряоктября 20042004 ""ЭлектронныйЭлектронный документооборотдокументооборот вв управленииуправлении бизнесбизнес--процессамипроцессами""
ВтораяВторая международнаямеждународная практическаяпрактическая конференцияконференция
1313
ИТИТ –– ««белаябелая костькость»»,, ДОУДОУ –– ««чёрнаячёрная костькость»»
СотрудникиСотрудники ИТИТ нене знаютзнают основоснов документооборотадокументооборота,,
необходимыхнеобходимых длядля внедрениявнедрения ии поддержанияподдержания СЭДСЭД,,
такихтаких каккак::
–– ПонятиеПонятие жизненногожизненного циклацикла документовдокументов,,
–– НазначениеНазначение срокасрока храненияхранения документовдокументов,, исходяисходя изиз
законодательныхзаконодательных,, нормативныхнормативных ии юридическихюридических требованийтребований,,
–– ЭкспертизаЭкспертиза ценностиценности документовдокументов,, отборотбор ии регулярноерегулярное ии
своевременноесвоевременное уничтожениеуничтожение документовдокументов сс истекшимиистекшими
срокамисроками храненияхранения,,
–– ии многоемногое другоедругое!!
СотрудникиСотрудники ДОУДОУ нене знакомызнакомы сс ИТИТ--технологиямитехнологиями
ПерспективаПерспектива:: переходпереход ДОУДОУ вв подчинениеподчинение ИТИТ
ПроблемаПроблема взаимоотношенийвзаимоотношений
междумежду службамислужбами ИТИТ ии ДОУДОУ

14. 1919 октябряоктября 20042004 ""ЭлектронныйЭлектронный документооборотдокументооборот вв управленииуправлении бизнесбизнес--процессамипроцессами""
ВтораяВторая международнаямеждународная практическаяпрактическая конференцияконференция
1414
ПроблемаПроблема подготовкиподготовки ии регулярногорегулярного
повышенияповышения квалификацииквалификации персоналаперсонала
ПлохоеПлохое знакомствознакомство сс ИТИТ--технологиямитехнологиями сотрудниковсотрудников
деловыхделовых подразделенийподразделений ии службыслужбы ДОУДОУ,,
««ИнформационныйИнформационный голодголод»» -- нене покупаютсяпокупаются ии нене
переводятсяпереводятся международныемеждународные стандартыстандарты ии другиедругие
материалыматериалы,,
УходУход квалифицированныквалифицированны специалистовспециалистов ДОУДОУ нана болееболее
престижнуюпрестижную ии высокооплачиваемуювысокооплачиваемую работуработу,,
УжесточениеУжесточение законодательствазаконодательства ии нормативныхнормативных
требованийтребований кк работеработе внутреннеговнутреннего контроляконтроля,, вв сфересфере
противодействияпротиводействия отмываниюотмыванию доходовдоходов ии дрдр.. требуюттребуют::
–– АктивногоАктивного использованияиспользования ИТИТ--технологийтехнологий,,
–– ПостояннойПостоянной переподготовкипереподготовки персоналаперсонала..

15. 1919 октябряоктября 20042004 ""ЭлектронныйЭлектронный документооборотдокументооборот вв управленииуправлении бизнесбизнес--процессамипроцессами""
ВтораяВторая международнаямеждународная практическаяпрактическая конференцияконференция
1515
ПлохоПлохо налаженныйналаженный ««бумажныйбумажный»»
документооборотдокументооборот вв коммерческихкоммерческих
организацияхорганизациях мешаетмешает внедрениювнедрению СЭДСЭД
ОпытОпыт показываетпоказывает,, чточто любыелюбые попыткипопытки внедрениявнедрения
СЭДСЭД обреченыобречены,, еслиесли предварительнопредварительно нене приведёнприведён вв
порядокпорядок ««бумажныйбумажный»» документооборотдокументооборот,,
СЭДСЭД должныдолжны использоватьсяиспользоваться длядля управленияуправления
документамидокументами нана всехвсех видахвидах носителейносителей..
ГлавнаяГлавная причинапричина:: юридическуююридическую силусилу имеютимеют
толькотолько бумажныебумажные документыдокументы,, ии кардинальныхкардинальных
измененийизменений покапока нене предвидитсяпредвидится..

16. 1919 октябряоктября 20042004 ""ЭлектронныйЭлектронный документооборотдокументооборот вв управленииуправлении бизнесбизнес--процессамипроцессами""
ВтораяВторая международнаямеждународная практическаяпрактическая конференцияконференция
1616
ЧтоЧто можноможно делатьделать сегоднясегодня
специалистамспециалистам ДОУДОУ??
СпециалистыСпециалисты ДОУДОУ должныдолжны объединитьсяобъединиться ии сказатьсказать
своёсвоё словослово –– правительствуправительству,, руководителямруководителям ИТИТ,,
поставщикампоставщикам СЭДСЭД..
ВступайтеВступайте вв ГильдиюГильдию УправляющихУправляющих ДокументациейДокументацией!!
НужноНужно постояннопостоянно повышатьповышать своюсвою квалификациюквалификацию,,
осваиватьосваивать новыеновые технологиитехнологии,, научитьсянаучиться считатьсчитать
деньгиденьги,, найтинайти общийобщий языкязык сосо специалистамиспециалистами ИТИТ..
НадоНадо начинатьначинать братьбрать нана учётучёт электронныеэлектронные
документыдокументы вв организацииорганизации

17. 1919 октябряоктября 20042004 ""ЭлектронныйЭлектронный документооборотдокументооборот вв управленииуправлении бизнесбизнес--процессамипроцессами""
ВтораяВторая международнаямеждународная практическаяпрактическая конференцияконференция
1717
ЛитератураЛитература
««ЧтоЧто такоетакое ««документдокумент»»??»»,,
№№7,7, июльиюль 20042004 гг..
««СостояниеСостояние электронногоэлектронного документооборотадокументооборота
вв СШАСША:: результатырезультаты опросаопроса»»,,
№№8,8, августавгуст 20042004 гг..
««МеждународныеМеждународные стандартыстандарты
делопроизводстваделопроизводства ии документооборотадокументооборота»»,,
№№8,8, августавгуст 20042004
http://delohttp://delo--press.ru/print_documents200401/standert.htmlpress.ru/print_documents200401/standert.html
««НациональныеНациональные стандартыстандарты вв областиобласти
электронногоэлектронного документооборотадокументооборота»»,, №№9,9,
сентябрьсентябрь 20042004 гг..

18. 1919 октябряоктября 20042004 ""ЭлектронныйЭлектронный документооборотдокументооборот вв управленииуправлении бизнесбизнес--процессамипроцессами""
ВтораяВторая международнаямеждународная практическаяпрактическая конференцияконференция
1818
Вопросы?