1.
ЗАКОНОДАТЕЛЬНАЯ И НОРМАТИВНАЯ
БАЗА, НЕОБХОДИМАЯ ДЛЯ
ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
Храмцовская Наталья Александровна
ведущий эксперт по управлению документацией
компании «Электронные Офисные Системы»,
член “Гильдии Управляющих Документацией” и ARMA International

2.
Наше время - время перемен
Новое время, новые
технологии требуют
постоянного
совершенствования
законодательной и
нормативной базы
делопроизводства и
документооборота

3.
Недостаточная поддержка
внедрения СЭД государством
• Нет объективной потребности в СЭД – пока ещё
можно (да и дешевле!) управлять «по старинке».
• Положительные примеры – Банк России,
налоговая служба.
• СЭД в масштабах государства стоит огромных
денег. Особенно дорого обходятся
квалифицированные специалисты, а не техника и
программы.
• Главные мотивы внедрения СЭД - политические:
– «Быть не хуже других» (США, Западной Европы и т.д.)
– Требования для вступления в ВТО и т.п.
• Без «царского указа» дело с места не сдвинется.

4.
Тенденции:
Министерства
«Предлагаем уже в 2005 году создать систему совместно с
аппаратом правительства, которая позволяла бы
обмениваться документами в электронном виде»
«Введение электронного документооборота повысит
эффективность при согласовании и принятии решений, а
также облегчит нагрузку на чиновников. После того как в
министерствах было оставлено только по два заместителя,
нагрузка на заместителей министров, например, в
Минэкономразвития возросла в пять раз.»
Герман Греф
"Коммерсантъ-Деньги" N 13(518), 4 апреля 2005 г.
http://www.kommersant.ru/k-money/get_page.asp?page_id=26072905.HTM

5.
Тенденции:
Государственная Дума
• Государственная Дума планирует в 2005-2006
годах объединить в специализированной сети
информационные ресурсы и документы
законодательных органов субъектов
Российской Федерации.
• Уже подключено 30 законодательных
собраний. К концу 2005 года планируется
подключить ещё 35.
Из выступления А.Н. Царегородцева на 3-й Всероссийской
практической конференции «Эффективный документооборот
в органах государственного управления: от традиционного к
электронному» 28 марта 2005 года

6.
Имеющаяся законодательная
база по делопроизводству и
документообороту
• Первая группа законов и нормативных документов
регулирует использование электронных документов
и информационных материалов в оперативной
деловой деятельности и в государственном
управлении.
• Вторая группа регулирует работу с документами в
длительной перспективе. Документы необходимо
сохранить, причем не только в качестве
свидетельства принятых решений, совершенных
действий и произошедших событий, но и для
фиксирования разного рода прав и обязательств
государства, организаций и частных лиц.

7.
Каких же законов
нам сегодня не хватает?
• Не установлен порядок признания юридической
силы электронных документов государственными
органами и судами.
• Отсутствуют законы, уравнивающие в правах
бумажные и электронные документы.
• Нет законодательных актов, разрешающих
переводить неоперативные документы, до
истечения срока их хранения, на аналоговые и/или
электронные носители, одновременно уничтожая
бумажные оригиналы.
• Нам бы не помешал и закон, требующий от
государственных ведомств сокращать бумажный
документооборот и активно использовать, где это
уместно, современные технологии.

8.
Электронные документы
в опасности
«В наш электронный век
мало шансов защитить
какие-либо электронные
документы, если архивист
будет ждать 25-30 лет или
более, прежде чем сможет
принять участие в заботе
о них.
из отчёта «Аутентичность
электронных документов» -,
подготовленного для
ЮНЕСКО и Международного
Совета Архивов (ICA Study 13-
2), январь 2004 г.

9.
• Не обеспечивается единый подход к
управлению всеми информационными и
документационными ресурсами организации
– Отсутствие внутренней нормативной базы
– Не налажен учет электронных документов
• Не обеспечивается должная информационная
безопасность организации (по ISO 17799):
– Установление сроков хранения
– Проведение экспертизы ценности
– Уничтожение документов с истекшими сроками
хранения
– Долговременное хранение документов
Последствия для организации

10.
Колоссальные проблемы с внедрением
систем электронного документооборота.
В США, по данным опросов,
поставленные цели достигаются только
в 20 % всех внедрений – главным
образом, из-за того, что не учитываются
потребности деловых подразделений и
требования законодательства к
документообороту.
Последствия для организации

11.
Законодательная база
Сами по себе законы могут лишь
помогать или мешать прогрессу. Одно
лишь принятие прекрасных законов
ничего не даст, если ни у государства,
ни у коммерческих организаций нет
заинтересованности во внедрении
современных технологий. И наоборот:
там, где есть реальная необходимость
в использовании СЭД, ничто не
остановит их внедрение.

12.
Значение стандартов
«...для того, чтобы обеспечить необходимую
заботу о документах, недостаточно просто
принять законы, особенно когда в дело
вовлечены современные технологии...
Внедрение стандартов практики должно идти
рука об руку с разработкой и внедрением
законодательства, чтобы добиться успеха в
управлении документами.»
Laura Millar «Аутентичность электронных документов: отчет
подготовленный для ЮНЕСКО и Международного Совета
Архивов», ICA Study, 13-2, January 2004.

13.
Трудности со стандартами
по делопроизводству и
документообороту
Стандарты крайне
необходимы всем, а вот
желания тратить на их
разработку время и
средства не наблюдается
ни у государственных
структур, ни у
коммерческих организаций.

14.
Проблемы стандартизации
• Отсутствует единая техническая политика в
отношении СЭД, используемых в России.
• Отсутствует официально признаваемая
методика (стандарт) работы с электронными
документами, обеспечивающая признание их
юридической силы государственными
органами и судами.
• Отсутствуют методики экспертизы ценности
электронных документов, передачи их на
архивное хранение, уничтожения электронных
документов, работы с конфиденциальными и
секретными электронными документами и т.д.

15.
Каких стандартов
нам сегодня не хватает?
• Международный стандарт ИСО 15489
по управление документацией.
• Стандарты, содержащие требования к
системам электронного
документооборота.
• Стандарты по обеспечению
долговременной сохранности
электронных документов.

16.
• Стандарты управления электронными
документами таким образом, чтобы они
могли быть приняты судами в качестве
доказательств.
• Стандарты управления отдельными
видами электронных документов,
такими как электронная почта, системы
мгновенных сообщений, базы данных,
интернет-страницы.
Каких стандартов
нам сегодня не хватает?

17.
Стандарты управления
электронными документами в целях
сохранения их аутентичности и
юридической силы
• BIP 0008:2004 «Code of practice for legal admissibility and evidential
weight of information stored electronically»
(Великобритания, опубликован 23 декабря 2003 года)
• ISO/TR 15801:2004, Electronic imaging - Information stored
electronically - Recommendations for trustworthiness and reliability
• HB-171 «Guidelines for the Management of IT Evidence»
(Австралия, опубликован 12 августа 2003 года)
• NF Z 42-013 «Spécifications relatives à la conception et à l'exploitation
de systèmes informatiques en vue d'assurer la conservation et
l'intégrité des documents stockés dans ces systèmes» (Франция,
опубликован 20 декабря 2001 года)
• CAN/CGSB-72.34 «Electronic Records as Documentary Evidence»
(Канада, 2004 год)

18.
Стандарты управления
отдельными видами электронных
документов
• ANSI/ARMA 9-2004 Requirements for
Managing Electronic Messages as Records
(американский национальный стандарт
"Требования по управлению
электронными сообщениями как
документами")
• NARA Guidance on Managing Web Records,
January 2005 (Руководство по управлению
web-документами)

19.
Стандарты управления
электронными документами с
ЭЦП
• NARA Records Management Guidance for
Agencies Implementing Electronic Signature
Technologies, October 18, 2000
("Рекомендации по управлению
документами для государственных агентств,
использующих электронные подписи")
• NARA Records Management Guidance For PKI
Digital Signature Authenticated and Secured
Transaction Records, March 11, 2005
("Руководство по управлению документами,
заверенными ЭЦП")

20.
Кто отвечает
за делопроизводство в России?
«Если архивистов не будут привлекать к заботе
даже о бумажных документах или к разработке
систем делопроизводства, сама бумажная
система может прийти в упадок. В такой
ситуации мало шансов, что государство сможет
разработать надежные электронные системы.
Нужно сильное и надежное законодательство,
чтобы документы на любых видах носителях
хорошо управлялись.»
Laura Millar «Аутентичность электронных документов: отчета
подготовленный для ЮНЕСКО и Международного Совета Архивов»,
ICA Study, 13-2, January 2004

21.
ЭЛЕКТРОННЫЕ ОФИСНЫЕ СИСТЕМЫ
WWW.EOS.RU
E-mail: hram@eos.ru
СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ!
107023 Москва, ул. Электрозаводская, д. 52
Телефон для контактов (они же для факсов):
(095) 580-75-15
Электронная почта:
Служба маркетинга: market@eos.ru
Служба поддержки: support@eos.ru