Управление документами как ключевой элемент «электронного правительства» в России: Состояние, перспективы, международный опыт

1. 2626 ноябряноября 20092009 гг.. КонференцияКонференция ""ДокументацияДокументация вв информационноминформационном обществеобществе"" 11 УправлениеУправление документамидокументами каккак ключевойключевой элементэлемент ««электронногоэлектронного правительстваправительства»» вв РоссииРоссии:: состояниесостояние,, перспективыперспективы,, международныймеждународный опытопыт Храмцовская Наталья Александровна ведущий эксперт по управлению документацией компании «Электронные Офисные Системы», член “Гильдии Управляющих Документацией” и ARMA International

2. 2626 ноябряноября 20092009 гг.. КонференцияКонференция ""ДокументацияДокументация вв информационноминформационном обществеобществе"" 22 ОсобенностиОсобенности внедрениявнедрения ««электронногоэлектронного правительстваправительства»» вв РоссииРоссии ПовышениеПовышение эффективностиэффективности работыработы государственнойгосударственной машинымашины,, снятиеснятие помехпомех развитиюразвитию экономикиэкономики,, связанныхсвязанных сс устаревшимустаревшим стилемстилем делопроизводстваделопроизводства вв государственномгосударственном управленииуправлении ВнедрениеВнедрение современныхсовременных технологийтехнологий вово внутреннюювнутреннюю деятельностьдеятельность министерствминистерств ии ведомствведомств,, налаживаниеналаживание межведомственногомежведомственного электронногоэлектронного взаимодействиявзаимодействия

3. 2626 ноябряноября 20092009 гг.. КонференцияКонференция ""ДокументацияДокументация вв информационноминформационном обществеобществе"" 33 ОказаниеОказание электронныхэлектронных госуслуггосуслуг ии готовностьготовность населениянаселения, 2009, 2009 годгод ПоПо даннымданным организацииорганизации экономическогоэкономического сотрудничествасотрудничества ии развитияразвития ((OrganisationOrganisation forfor EconomicEconomic CoCo--operationoperation andand DevelopmentDevelopment, OECD), OECD) –– ВВ большинствебольшинстве странстран ЕвропыЕвропы,, несмотрянесмотря нана наличиеналичие развитыхразвитых электронныхэлектронных государственныхгосударственных услугуслуг,, ихих реальнореально используетиспользует менееменее половиныполовины населениянаселения –– ВВ ГрецииГреции,, ИталииИталии ии ПортугалииПортугалии этотэтот показательпоказатель нижениже 20%20% ДокладДоклад OECDOECD ««ПересматриваяПересматривая подходподход кк электроннымэлектронным государственнымгосударственным услугамуслугам»» http://browse.oecdbookshop.org/oecd/pdfs/browseit/4209091E.PDFhttp://browse.oecdbookshop.org/oecd/pdfs/browseit/4209091E.PDF

4. 2626 ноябряноября 20092009 гг.. КонференцияКонференция ""ДокументацияДокументация вв информационноминформационном обществеобществе"" 44 ОсобенностиОсобенности РоссииРоссии,, которыекоторые можноможно ии нужнонужно использоватьиспользовать СильнаяСильная центральнаяцентральная властьвласть ПониманиеПонимание тоготого,, чточто интересыинтересы группыгруппы ии обществаобщества всевсе жеже важнееважнее интересовинтересов отдельногоотдельного индивидуумаиндивидуума ИспользованиеИспользование нене толькотолько убежденияубеждения,, ноно ии принужденияпринуждения ((естественноестественно,, вв соответствиисоответствии сс действующимдействующим законодательствомзаконодательством))

5. 2626 ноябряноября 20092009 гг.. КонференцияКонференция ""ДокументацияДокументация вв информационноминформационном обществеобществе"" 55 ««ЭлектронноеЭлектронное правительствоправительство»» -- этоэто электронныеэлектронные документыдокументы ВВ своейсвоей практическойпрактической реализацииреализации ««электронноеэлектронное правительствоправительство»» -- этоэто нана 95%95% электронныйэлектронный документооборотдокументооборот ПраваПрава государствагосударства,, гражданграждан ии организацийорганизаций должныдолжны документироватьсядокументироваться вв электронномэлектронном видевиде нене менееменее надежнонадежно,, чемчем нана бумагебумаге РешениеРешение правовыхправовых ии организационныхорганизационных проблемпроблем нене должнодолжно отставатьотставать отот решениярешения техническихтехнических проблемпроблем

6. 2626 ноябряноября 20092009 гг.. КонференцияКонференция ""ДокументацияДокументация вв информационноминформационном обществеобществе"" 66 КлючевыеКлючевые проблемыпроблемы использованияиспользования электронныхэлектронных документовдокументов вв РоссииРоссии ОбщееОбщее совершенствованиесовершенствование законодательнозаконодательно-- нормативнойнормативной ии методическойметодической базыбазы ОрганизацияОрганизация электронногоэлектронного межведомственногомежведомственного взаимодействиявзаимодействия ОбеспечениеОбеспечение долговременнойдолговременной сохранностисохранности электронныхэлектронных документовдокументов,, созданиесоздание государственныхгосударственных электронныхэлектронных архивовархивов

7. 2626 ноябряноября 20092009 гг.. КонференцияКонференция ""ДокументацияДокументация вв информационноминформационном обществеобществе"" 77 ОО чемчем нана самомсамом деледеле идетидет речьречь?? НеНе ставитсяставится задачазадача заменитьзаменить нана электронныеэлектронные всевсе видывиды бумажныхбумажных документовдокументов МногиеМногие важнейшиеважнейшие документыдокументы длительногодлительного срокасрока храненияхранения предпочтительнопредпочтительно создаватьсоздавать нана бумагебумаге ХотелосьХотелось быбы перевестиперевести вв электронныйэлектронный видвид массовыемассовые документыдокументы временноговременного срокасрока храненияхранения ОсновныеОсновные проблемыпроблемы –– организационныеорганизационные ии правовыеправовые

8. 2626 ноябряноября 20092009 гг.. КонференцияКонференция ""ДокументацияДокументация вв информационноминформационном обществеобществе"" 88 БурнаяБурная осеньосень 20092009 годагода ВедетсяВедется разработкаразработка новогонового законазакона обоб электроннойэлектронной подписиподписи ((проектпроект ужеуже обсуждаетсяобсуждается вв недрахнедрах МинкомсвязиМинкомсвязи)) ВВ ГосударственнуюГосударственную ДумуДуму внесенывнесены законопроектызаконопроекты оо веденииведении первичныхпервичных бухгалтерскихбухгалтерских документовдокументов ии счетовсчетов-- фактурфактур вв электронномэлектронном видевиде,, оо государственныхгосударственных услугахуслугах НачатоНачато нормативноенормативное регулированиерегулирование межведомственногомежведомственного электронногоэлектронного документооборотадокументооборота ВопросВопрос созданиясоздания государственныхгосударственных электронныхэлектронных архивовархивов покапока дажедаже нене рассматриваетсярассматривается

9. 2626 ноябряноября 20092009 гг.. КонференцияКонференция ""ДокументацияДокументация вв информационноминформационном обществеобществе"" 99 НачатоНачато созданиесоздание общегосударственнойобщегосударственной нормативнойнормативной базыбазы использованияиспользования ии храненияхранения ЭДЭД УказаниеУказание БанкаБанка РоссииРоссии ""ОО внесениевнесение измененийизменений вв ПоложениеПоложение БанкаБанка РоссииРоссии отот 2626 мартамарта 20072007 годагода №№ 302302--ПП ««ОО правилахправилах веденияведения бухгалтерскогобухгалтерского учетаучета вв кредитныхкредитных организацияхорганизациях,, расположенныхрасположенных нана территориитерритории РоссийскойРоссийской ФедерацииФедерации»» -- допускаетдопускает широкоеширокое использованиеиспользование ЭДЭД УказаниеУказание БанкаБанка РоссииРоссии ««ОО хранениихранении вв кредитнойкредитной организацииорганизации вв электронномэлектронном видевиде отдельныхотдельных документовдокументов,, связанныхсвязанных сс оформлениемоформлением бухгалтерскихбухгалтерских,, расчетныхрасчетных ии кассовыхкассовых операцийопераций припри организацииорганизации работработ попо ведениюведению бухгалтерскогобухгалтерского учетаучета»» -- хранениехранение нана съемныхсъемных носителяхносителях

10. 2626 ноябряноября 20092009 гг.. КонференцияКонференция ""ДокументацияДокументация вв информационноминформационном обществеобществе"" 1010 НеобходимыеНеобходимые измененияизменения вв законодательствезаконодательстве ДекларацияДекларация оо равноправииравноправии электронныхэлектронных ии бумажныхбумажных документовдокументов,, припри условииусловии,, чточто –– ЗаконодательствоЗаконодательство нене требуеттребует,, чтобычтобы документдокумент былбыл изготовленизготовлен илиили представленпредставлен вв определеннойопределенной ((бумажнойбумажной//электроннойэлектронной)) формеформе –– ПолучательПолучатель имеетимеет возможностьвозможность ии согласенсогласен принятьпринять документдокумент вв электронномэлектронном видевиде –– ВыполненыВыполнены установленныеустановленные законодательствомзаконодательством техническиетехнические требованиятребования

11. 2626 ноябряноября 20092009 гг.. КонференцияКонференция ""ДокументацияДокументация вв информационноминформационном обществеобществе"" 1111 НуженНужен новыйновый законзакон обоб электроннойэлектронной подписиподписи НеобходимостьНеобходимость этогоэтого ужеуже осознанаосознана правительствомправительством ОсновныеОсновные причиныпричины:: –– ЭЦПЭЦП покапока нене оправдалаоправдала возложенныхвозложенных нана неёнеё надежднадежд:: общегосударственнойобщегосударственной инфраструктурыинфраструктуры открытыхоткрытых ключейключей нетнет ии покапока нене ожидаетсяожидается –– ГармонизацияГармонизация российскогороссийского законодательствазаконодательства сс законодательствомзаконодательством СШАСША ии ЕвропыЕвропы –– нескольконесколько видоввидов электронныхэлектронных подписейподписей –– УчетУчет российскойроссийской судебнойсудебной практикипрактики.. СудыСуды вв планеплане работыработы сс электроннымиэлектронными документамидокументами опережаютопережают исполнительнуюисполнительную властьвласть

12. 2626 ноябряноября 20092009 гг.. КонференцияКонференция ""ДокументацияДокументация вв информационноминформационном обществеобществе"" 1212 ЧтоЧто намнам подсказываетподсказывает международныймеждународный опытопыт,, ии каккак егоего можноможно использоватьиспользовать?? ДляДля преодоленияпреодоления разрываразрыва сс передовымипередовыми странамистранами необходимонеобходимо активноактивно использоватьиспользовать ужеуже накопленныенакопленные опытопыт ии знаниязнания,, сформулированныесформулированные вв законахзаконах,, нормативныхнормативных актахактах,, стандартахстандартах ии методическихметодических разработкахразработках зарубежныхзарубежных странстран.. ЭтоЭто позволитпозволит:: –– ускоритьускорить разработкуразработку законодательнозаконодательно--нормативнойнормативной базыбазы –– отсечьотсечь тупиковыетупиковые,, нене оправдавшиеоправдавшие надежднадежд путипути развитияразвития

13. 2626 ноябряноября 20092009 гг.. КонференцияКонференция ""ДокументацияДокументация вв информационноминформационном обществеобществе"" 1313

14. 2626 ноябряноября 20092009 гг.. КонференцияКонференция ""ДокументацияДокументация вв информационноминформационном обществеобществе"" 1414 ОписанОписан опытопыт 99 странстран мирамира РаботаРабота попо сборусбору,, изучениюизучению ии анализуанализу материаловматериалов продолжаетсяпродолжается

15. 2626 ноябряноября 20092009 гг.. КонференцияКонференция ""ДокументацияДокументация вв информационноминформационном обществеобществе"" 1515 ЧтоЧто говоритговорит международныймеждународный опытопыт:: СтандартизацияСтандартизация работыработы сс электроннымиэлектронными документамидокументами,, каккак минимумминимум,, вв государственномгосударственном секторесекторе УчастиеУчастие специалистовспециалистов ДОУДОУ ии архивногоархивного деладела ужеуже нана стадиистадии проектированияпроектирования информационныхинформационных системсистем ПодготовкаПодготовка документовдокументов вв видевиде,, пригодномпригодном кк передачепередаче нана архивноеархивное хранениехранение:: ведомствамиведомствами;; попо возможностивозможности,, сразусразу припри ихих созданиисоздании

16. 2626 ноябряноября 20092009 гг.. КонференцияКонференция ""ДокументацияДокументация вв информационноминформационном обществеобществе"" 1616 ПроблемыПроблемы архивногоархивного храненияхранения электронныхэлектронных документовдокументов КакКак толькотолько мымы допускаемдопускаем широкоеширокое использованиеиспользование ЭДЭД,, необходимонеобходимо обеспечитьобеспечить хранениехранение ЭДЭД вв течениетечение установленныхустановленных сроковсроков,, вв тт..чч.. длительноедлительное ии постоянноепостоянное хранениехранение рядаряда документовдокументов ДлительноеДлительное хранениехранение документовдокументов сс возможностьювозможностью перепроверкиперепроверки ЭЦПЭЦП –– нерешеннаянерешенная ((ии,, возможновозможно,, нерешаемаянерешаемая)) проблемапроблема МеждународнаяМеждународная практикапрактика:: вместовместо упораупора нана сохранениесохранение подлинниковподлинников,, основнойосновной акцентакцент делаетсяделается нана сохранениисохранении заверенныхзаверенных копийкопий

17. 2626 ноябряноября 20092009 гг.. КонференцияКонференция ""ДокументацияДокументация вв информационноминформационном обществеобществе"" 1717 ЧислоЧисло файловфайлов,, передаваемыхпередаваемых нана хранениехранение вв NARA (NARA (СШАСША)) Из презентации К.Тибодё (Ken Thibodeau) 17.04.2009

18. 2626 ноябряноября 20092009 гг.. КонференцияКонференция ""ДокументацияДокументация вв информационноминформационном обществеобществе"" 1818 Вопросы?