Issue terkini stabilisasi span

1. SUPPLIER DAN KONTRAK
Knowledge Sharing & Discussion

2. Pointer issue terkini
 Monitoring atas pendaftaran data Supplier
 Merge Supplier
 Data Supplier Penyetoran Dana Retur
 Supplier PPNPN
 Penonaktifan rekening supplier pegawai pindah
 Perubahan nomenklatur Satker
 Supplier Penerima Pengembalian Pendapatan
 Penggunaan Virtual Account
 Pendaftaran Supplier Retur
 Kegagalan Pencadangan Dana
 Pendaftaran Kontrak Multiyear

4. Monitoring atas Pendaftaran Data Supplier
 Monitoring atas proses pendaftaran data Supplier
dilakukan periodik di akhir hari
 Tidak boleh ada data supplier menggantung di akhir
hari
 Run report Daftar Ringkasan Pendaftaran Data
Supplier (status “Baru” dan “Dalam Proses”)
 Menu Commitment Supplier, dengan pencarian
parameter status “Baru” dan “Dalam Proses”

6. Penggabungan (Merge) Supplier
 Merge Supplier terdiri dari :
Merge Header Supplier
Merge Site Supplier
 Penggabungan dilakukan atas permintaan satuan kerja
yang disampaikan melalui KPPN ke Tim PDR SPAN
(melalui sarana email serv desk)
 Otomatis akan menggabungkan data kontrak dan data
pembayaran (invoice)
 Data supplier yang pernah dimintakan penggabungan
otomatis akan Non aktif oleh sistem dan tidak bisa
diaktifkan kembali

8. Supplier Retur
 Dasar Hukum ;
Perdirjen 44/PB/2015
S-1358/PB.8/2016
 Agar dibedakan :
Penyetoran dana retur dari rr BO I
Penyetoran dana retur dari RR BO I
 Perekaman Supplier
Dari rr BO I direkam oleh KPPN dengan NRS 89509
Dari RR BO I direkam oleh Dit SITP berdasarkan
permintaan dari KPPN (lampiran S-1358/PB.8/2016)

10. Supplier PPNPN
 Dasar Hukum :
Perdirjen 58/PB/2013
Perdirjen 31/PB/2016
S-7018/PB.8/2016
 Tipe Supplier yang digunakan adalah tipe 6
 Validasi tipe 3 dan 6 tidak bisa duplikasi
 Tipe Supplier Tidak bisa dilakukan perubahan

12. Penonaktifan Rekening Supplier
 Sesuai Perdirjen 58/2013, penonaktifan rekening supplier dapat
dilakukan karena adanya pegawai pindah atau karena sebab lain
yang dijelaskan oleh satker pada surat permintaan penonaktifan
data supplier
 Terjadi beberapa kasus kegagalan pendaftaran rekening supplier
di KPPN yang disebabkan karena rekening sudah pernah
terdaftar namun statusnya tidak aktif
 Hal ini disebakan karena kesalahan user dalam melakukan
penonaktifan rekening supplier tersebut
 Sebelum melakukan tindakan pada aplikasi untuk pertama kali
hendaknya user membaca buku panduan penggunaan aplikasi
SPAN

14. Perubahan Nomenklatur Satker (1)
 Perubahan nomenklatur satker menyebabkan nama satker
berubah namun kode satker tetap
 Untuk itu, satker harus memastikan nama satker pada
referensi dalam aplikasi SAS telah sesuai dengan nama yang
baru (cek referensi peraturan terkait struktur organisasi, dll)
 Referensi Satker pada SPAN akan secara otomatis ter-update
pada saat terjadi revisi DIPA, namun nama supplier untuk tipe
1 dan 3 yang telah terdaftar di SPAN tidak otomatis berubah
 Mekanisme perubahan nama supplier tipe 1 dan 3 yang telah
terdaftar sebelumnya satkter agar melakukan permintaan
perubahan data supplier dengan surat sesuai format lampiran
VII perdirjen 58/2013 dilampiri referensi/ketetapan yang
memuat nomenklatur yang baru ke KPPN

15. Perubahan Nomenklatur Satker (2)
 KPPN juga memastikan nama satker pada referensi satker
dalam aplikasi Konversi dan SP2D telah sesuai dengan
nama yang baru
 KPPN meneruskan surat permintaan tersebut diatas ke
DTP untuk diproses
 Satker mengajukan tagihan atas SPM yang ditujukan
kepada Bendahara/Pegawai (tipe 1 dan 3) setelah
memperoleh Laporan Informasi Supplier yang memuat
nama/nomenklatur yang baru dari KPPN

17. Tata cara penggunaan
 Sesuai surat Direktur Transformasi Perbendaharaan No S-103/PB.8/2014
tanggal 18 Februari 2014, untuk transaksi pengembalian pendapatan
dan/atau penerimaan di KPPN digunakan 1 (satu) informasi pokok supplier
untuk seluruh KPPN
 Informasi pokok supplier tersebut telah direkam oleh Kantor Pusat dengan
NRS 7047
 Pada saat akan melakukan pembayaran pengembalian pendapatan dan/atau
penerimaan, KPPN diminta untuk merekam informasi lokasi dan informasi
rekening menggunakan user Kepala Kantor dengan mengacu pada supplier
dengan NRS 7047
 Apabila pada saat proses perekaman informasi rekening gagal dilakukan
karena rekening tersebut sudah terdaftar di KPPN lain, KPPN bersangkutan
segera mengirimkan permintaan assignment rekening ke Tim Pengelola
Data Referensi melalui service desk dan command center (format
sebagaimana lampiran 1C Perdirjen 13/2014)
 KPPN tidak boleh menggunakan supplier selain NRS 7047 dalam rangka
pengembalian pendapatan dan/atau penerimaan

21. Tata cara pendaftaran
 Retur akibat kesalahan Nomor Rekening dan/atau Nama
Bank
• Satker membuat ADK SPM dummy yang memuat data
supplier dengan informasi nomor rekening dan/atau nama
bank yang sudah benar
• KPPN melakukan konversi atas ADK SPM dummy dari
satker
• KPPN HANYA mengupload data supplier (BCSR) hasil
konversi tersebut
• Data supplier disetujui sampai Kasi PD, sehingga akan
menambah site bank pada supplier berkenaan
• Terhadap data nomor rekening dan/atau nama bank yang
salah dilakukan penonaktifan sebagaimana prosedur dalam
Perdirjen 58/2013

22. Tata cara pendaftaran
 Retur akibat kesalahan Nama Pemilik Rekening
• Retur akibat kesalahan nama pemilik rekening terjadi untuk
transaksi yang dibayarkan melalui RTGS atau SKN (Kliring)
• Perubahan nama pemilik rekening sebagaimana diatur dalam S-
232/PB.8/2014 tanggal 13 Maret 2014 perihal penegasan tata cara
perubahan informasi rekening pada data SPAN
• Satker mengajukan Surat Permintaan Perubahan Data Supplier
ke KPPN sebagaimana lampiran Perdirjen 58/2013 disertai copy
rekening koran/buku tabungan/referensi bank
• User Kepala Kantor melakukan perubahan nama pemilik
rekening sebagaimana surat dari satker. Penulisan perbaikan
nama pemilik rekening dengan menggunakan HURUF
KAPITAL

24. Pencadangan Dana Kontrak
 Setiap tindakan mengelola dana baik di user FO Validasi
maupun di user Khusus KK (apabila perubahan data
kontrak di user KK) agar diperhatikan notifikasi hasilnya
 Apakah Tindakan Berhasil atau Tindakan Berhasil
dengan Pengecualian
 Apabila ada pengecualian berarti pencadangan gagal
dilakukan
 Pencadangan gagal bisa disebabkan oleh Dana yang tidak
cukup, sedang proses revisi atau terdapat blokir atas dana
dimaksud
 Kecukupan dana agar dilakukan pengecekan atas 2 digit
akun (inquiry fund 2 digit akun)

26. Pendaftaran Kontrak Multiyear
 S-7527/PB.8/2016
 Primary Key untuk pendaftaran kontrak adalah Nomor
Kontrak dan Mata uang;
 Dalam hal nomor kontrak sudah pernah didaftarkan, maka
nomor yang sama tidak dapat didaftarkan kembali (dengan
mata uang yang sama);
 Hasil inventaris data terdapat beberapa KPPN yang
mendaftarkan Kontrak MY yang sama ditahun anggaran
berbeda (contoh data excel)
 Bahan antisipasi :
 Cek tanggal mulai dan tanggal berakhir kontrak (cek
apabila tahun mulai sudah TAYL maka perlu dicek TAYL
sudah pernah didaftarkan atau belum)
 Pengecekan via report “Laporan Kontrak Tahun Jamak Yang
Belum Selesai”