Toplum mühendisliği sonrası şimdi de "Zaman Mühendisliği"

1. Yaşar YİĞİT
ZAMAN
MÜHENDİSLİĞİ

2. Benjamin Franklin

3. Zamanı verimli
kullanmak uygarlığın
ölçüsüdür.
Milli Prodüktivite Merkezi

4. • Hiç zamanım yok
• Çok yoğunum
• İşim başımdan aşkın
• Başımı kaşıyacak vaktim yok
• Nefes alacak vaktim yok
• Koşuşturmaktan kendime vakit ayıramıyorum
• Bu adam bu kadar enerjiyi nereden buluyor?
BAHANELER

5. Zaman,herkes için “eşit”tir.
1 yıl herkes için 365 gündür.
1 gün herkes için 24 saattir.
1 saat herkes için 60 dakikadır.
1 dakika herkes için 60 saniyedir.

6. Olayların geçmişten bugüne gelip
geleceğe doğru birbirini izlediği
kesintisiz süreç . . .
İş yapabilmek için gereksinim duyulan
süre . . .
Zaman Nedir ?

7. Zamanın Kendine Özgü Yönleri
Zaman herkese eşit
dağıtılmış, kıt bir
kaynaktır.
Zaman geri
döndürülemez.
Zaman biriktirilemez.
Zaman alınıp satılan
bir meta değildir.
Zaman çoğaltılamaz.
Zaman yönetimi
karar ve planlama ile
ilgilidir.

8. TEMEL GÖREVLER/İHTİYAÇLAR
KİŞİSEL
GELİŞİM
EV/AİLEDİNLENME
UYKU
KİŞİSEL
BAKIM
EĞLENCE
SOSYAL
FAALİYETLER
İŞ
İÇ HUZUR

9. Ortalama bir insan ömrü aşağı yukarı iki yüz
bin (200.000) planlanabilir saatle sınırlıdır.
İktisadi olarak yapılan araştırmalara göre, bir
insan toplam iş görebilme gücünün ancak
% 30-40' ını kullanabilmektedir.
Yaşamımızdakibirsaatlikzamanındeğeri
acabanedir?

10. Peki geriyekalan % 60 civarındaki iş
görebilmegücü nereye gidiyor?
Planlamada yapılan hatalar,
Netleşmemiş hedefler,
Önceliklere gerekli önemi verememe,
Sürekli erteleme,
Öze inememe,
Detayla fazla uğraşma.

11. Zaman Yönetimi Yaklaşımları
Düzen Yaklaşımı
Zamana Sahip Çıkma Yaklaşımı
Başarı (Hedef) Yaklaşımı
ABC Yaklaşımı
Covey’in Zaman Yönetimi Yaklaşımı
Teknoloji (Sihirli Araç) Yaklaşımı
Beceri Yaklaşımı
İyileştirme (Özbilinç) Yaklaşımı

12. Zaman Tuzakları
Plansızlık
Öncelikleri belirleyememek ve sıralayamamak
Ertelemek
Kendini gereğinden fazla işe adamak
Acelecilik
Kırtasiyecilik ve verimsiz okuma

13. “İki nimet vardır ki insanlar bunların
değerini bilmezler:
Sağlık ve boş vakit”
(Hadis-i Şerif; Buharî, Rikak: 1)

14. Zamanı Boşa Harcamak
 İlk defada unuttuğunuz bir iş için aynı yere ikinci,
üçüncü kez gidiyor musunuz?
 Akşam yapmanız gerekenlerin yarısını yaptığınızı
gördüğünüzde . . .
 Zaman nasıl gelip geçti dediğinizde . . .
 “Bekleyen işler” kutunuz dolup taşıyorsa? ...
 Gerektiğinde önemli evrakı bulabiliyor musunuz
?... Bulamazsanız ?...
 Koyduğunuz yeri unuttuğunuz için bir şeyi başka
yerde arıyorsanız

15. ZAMANIN ÖNEMİ !!!
BİR SENE’nin değerini anlayabilmek için sınıfta kalan bir
öğrenciye sorun.
BİR AY’ın değerini anlayabilmek için, prematüre bir
bebek dünyaya getiren bir anneye sorun.
BİR HAFTA’nın değerini anlayabilmek için haftalık bir
derginin editörüne sorun.
BİR SANİYE’nin değerini anlayabilmek için, bir kazayı
kılpayı atlatan bir adama sorun.
BİR MİLİSANİYE’nin değerini anlamak için, olimpiyatlarda
gümüş madalya alan sporculara sorun.

16. ZAMAN ZAMAN
Zamanın ancak yüzde 60’ına hükmedilebilmekte
yüzde 40’lık bir kısmı kontrol dışı gelişen olaylara
ayrılmaktadır. Zamanını yönetmek isteyen kişi,
yaşamına ve işine ilişkin amaçlarını belirlemelidir.
Zamanın nerelere harcandığı belirlenmelidir.
Zaman; yıllık, aylık, haftalık ve günlük şeklinde
mutlaka yazılı olarak planlanmalıdır.

17. Zamanı etkili ve verimli kullanmak
için ne yapmalı?
 Güne erken başlayın! Güne erken başlayan başarıyor.
 Kahvaltı ve banyoyu en kısa sürede bitirin.
 Ceplerinizi ve çantanızı düzenleyin.
 Yapılacakları, hedeflerle karşılaştırın.
 Yapılacaklar listesini önceliklere göre sıralayın.
 En önemli işleri en üretken saatlerde yapmaya çalışın.
 İşyerinize uyum sağlamaya çalışın.
 Verimliliğinizin tepe noktasını ‘en iyi’ biçimde kullanın.
 Hoşlanmadığınız işleri önce yapın.
 Ertelenmesi olası işleri parçalara ayırın.
 Kendinize bir bitim zamanı belirleyin.
 İşi bitirince kendinizi ödüllendirin.
 ÜŞENMEYİN, GECİKMEYİN, ERTELEMEYİN !
Önceliklerinizi belirleyin

18. UNUTMAYIN!!
Her yerde olmaya çalışan, hiçbir
yerde olamaz.
Dikkatini ve enerjisini birçok iş
arasında dağıtan, hiçbir işi zamanında
tamamlayamaz.

19. Başarı zamanı değerlendirmeye bağlıdır.
Seneca

20. A. İş Zamanını Etkin Kullanma Yöntemleri
B. Bireysel Zamanı Etkin Kullanma Yöntemleri
Zamanı Planlama ve Yönetme Teknikleri

21. A. İş Zamanını Etkin Kullanma Yöntemleri
Bir işi doğru yapmak için zamanınız yoksa,
düzeltmek için de zaman olmayacaktır.
Bir işi doğru yapmakla, doğru işi yapmak
arasındaki seçim, yöneticiyi verimli ve etkin
kılan en önemli yetenektir.
Zamanları olmadığı gerekçesiyle planlamaya
karşı çıkan yöneticiler, uzun vadede
kazanacakları zamanı ve elde edecekleri
yüksek verimi görememektedirler.

22. A. İş Zamanını Etkin Kullanma Yöntemleri
İletişim Araçlarının Etkin Kullanımı
Sekretarya Hizmetlerinin Etkin Kullanımı
Önceliklerin Belirlenmesi
Acil ve Önemli İşleri Ayırt Edilmesi

23. B. BireyselZamanıEtkin Kullanma Yöntemleri
Zaman Akışının Farkında Olun
 Zaman algısının ve zaman akışının farkında
olabilmek için zamanın;
 Getirisi en yüksek, ancak ikamesi olmayan tek
sermaye olduğunun bilincinde olunmalı,
 Bireysel ve örgütsel verimliliğin ve etkinliğin,
zamanın etkin yönetiminin bir sonucu olduğu
bilinmeli,
 Kişisel amaçlar için harcanan zaman, kişinin daha
verimli zaman kullanmasına katkıda bulunmalıdır.

24. B. BireyselZamanıEtkin Kullanma Yöntemleri
Ertelemekten Kaçının
 Erteleme kişinin kendisinin yarattığı en sık görülen zaman
tuzağıdır.
 Ertelemeciliğin 2 çeşidi vardır: Ertelenenlerin farkında
olunduğu “bilinçli erteleme” ve farkında olunmadan yapılan
“bilinçsiz erteleme”.
 Bilinçli erteleme, tanınması ve belirli önlemler alınması en
kolay ertelemedir. Bilinçsiz erteleme ise biraz daha zorludur;
çünkü kendimizi onu yaparken yakalamamız gerekir.
 Ertelemenin iki şeklinin de fırsat maliyeti yüksektir.
 Erteleme alışkanlığını yenmek için her bir iş için son tarih
saptamak, en tatsız işi en önce yapmak, işi oyun haline
getirmek gerekir. Bir ödül saptamak da işi kısa sürede bitirmeye
teşvik edebilir.

25. Ertelemekten Kaçının
Ertelemenin Önüne Geçmeye İlişkin Yöntemler
 Salam veya Dilimleme Tekniği: Önemli ve büyük işlerin daha
küçük parçalara bölünmesi, her bir parçanın tek tek ele alınarak
sonuçlandırılması.
 Bilanço Tekniği: Bütün lehte ve aleyhteki noktaları ortaya koyup
onlardan güç alarak hareket etmeyi gerektirir. Özellikle karar
alma durumunda, karara destek olacak bilgileri toplamada bu
yöntem çok yararlıdır.
 Erteleme Çekmecesi Tekniği: Zor gelen işlerinize ait evrakların
tümünü bir çekmeceye koyup, işlerin zamanı geçinceye kadar
orada bırakmayı gerektirir.
 Ödül Tekniği: İşi tam ve duyarlı biçimde yerine getirdiğinizde,
kendi kendinize bir ödül vaat etmenizi gerektirir.
 Komite Tekniği: Önemli kararları ve işleri başkalarıyla birlikte
almayı gerektirir. Böylece kişi ağır sorumluluk duygusundan ve
onun yarattığı stresten kurtularak erteleme nedenlerini geride
bırakır.

26. B. BireyselZamanı Etkin Kullanma Yöntemleri
Kendi Kendinize Söz Verin
Analiz Yapın

27. B. BireyselZamanı Etkin Kullanma Yöntemleri
Planlama Yapın
• Önceliklerin planlanması aşağıdaki gibi yapılabilir:
• Önceliklerin belirlenmesi
• Etkinliklerin planlanması
• Yapılan planın uygulanması
• Çalışma sırasında kesintilerin önlenmesi
• Zamanın doğru etkinliklere yönlendirilmesi
• Zamanın günlük programlanması
• Uygun bitiş süreleri belirleyin.

28. ÖNEM ve ACİLİYET
ACİL
Ö
N
E
M
Lİ
ÖNEMLİ
2
ACİL DEĞİL
ÖNEMLİ
1
ACİL
ÖNEMSİZ
4
ACİL DEĞİL
ÖNEMSİZ
3
ACİL

29. Önemli işler,
önemsizlerin insafına bırakılamaz.
Goethe

30. MİMAR KOCA SİNAN
• 84 cami
• 52 mescit
• 57 medrese
• 7 okul ve darülkurra
• 22 türbe
• 17 imaret
• 3 darüşşifa
• 7 su yolu kemeri
• 8 köprü
• 20 kervansaray
• 35 köşk ve saray
• 6 ambar ve mahzen
• 48 hamam
olmak üzere toplam 350’ye yakın yapıyı
inşa etmiştir.
’’ 99 yaşında, 1588 yılında vefat etmiştir.’’

31. B. BireyselZamanıEtkin KullanmaYöntemleri
Etkin ve Hızlı Okuma Teknikleri Geliştirin
Enerji Periyodlarına Uyun

32. Kişinin Gün Boyunca SahipOlduğu İş
GörmeGücü
• Her insanın kendine özgü yaşam alışkanIıkIarı vardır;
beslenme sosyal iIişkiIer, uyku düzeni, çaIışma koşulları vs.
gibi.Bütün bu bireysel farklara rağmen her insanın doğal
yaşam ritminde ortak olan teme! özellikler vardır. Bu
özelliklerden biride bilim adamlarınca yapılan
araştırmalara göre, bir insanın 24 saat boyunca iş görme
güçlerinin yani randımanlarının ortak bir ortalama grafiğe
sahip olmalarıdır.

33. GÜNLÜK PERFORMANS
0
öğle
arası
resmî
mesai
sonu
mesai sonrasısabah saatleri
Performans
öğleden
sonra

34. B. BireyselZamanı Etkin Kullanma Yöntemleri
Aceleci Olmayın
• İşleri zamanında yapıp acele etmemek için
alınması gereken tedbirler:
• Ana işleri önce yapın,
• Planlama ve değerlendirme için kendinize günlük
düşünme zamanı ayırın,
• İşin nasıl yapılacağına karar vermeden önce, ne elde
etmek istediğinizi başlangıçta açık olarak ortaya koyun,
• İş sırasında küçük çalışma boşlukları bulduğunuz
herhangi bir anda, şahsi takviminiz üzerinde çalışın,
• Uyarı ve heyecan kotanızı olumlu şekilde doldurun,
• İşlerin son saati yerine, işleri uygun zaman dilimlerine
bölün ve her bir dilimi kendi saatinde bitirin.

35. B. BireyselZamanı Etkin Kullanma Yöntemleri
Mükemmelci Olmayın
Büyük İşleri Uygun Dilimlere Bölün

36. B. BireyselZamanı Etkin Kullanma Yöntemleri
Bir İş Üzerinde Durun ve Tamamen Bitirin
• Bir günün başarılı geçmesi için uyulması gereken
altın kurallar:
• Önce ana ve zorunlu işleri yapın,
• Birbiriyle ilgili faaliyetleri gruplandırın,
• Büyük işleri elverişli dilimlere bölün,
• Bir zaman tablosu kullanın,
• Bir anda bir tek iş üzerinde durun,
• İşi tamamıyla bitirin,
• İşi şimdi yapın.

37. Zaman yönetiminin temel ilkelerinden biri de işlere zaman
sınırı koymaktır.
Çünkü;
“Ölçmezseniz yönetemezsiniz”
Peter Drucker

38. B. BireyselZamanı Etkin Kullanma Yöntemleri
Yaratıcı Düşünme İçin “Özel Bir Mekan”
Ayırın
“Hayır”da Hayır Vardır
Dakikalardan Oluşan Hedefler Edinin
Zaman Çizelgesi Kullanın
Yapılacak İşlerin Listesini Çıkarın

39. Zamanı iyi kullanmanın üç yolu:
1.Düşük öncelikli işleri veya faaliyetleri
bırakmak.
2.Yaptığınız işte daha etkin olmak.
3.Bazı işleri devredeceğiniz bir insan
daha bulmak.

40. Zamanı iyi değerlendirmenin bize
kazandıracakları
•Kariyer planlaması
•Okumak
•İletişim
•Dinlenme
•Düşünme

41. “Boş kaldın mı, hemen (başka) işe koyul”
(İnşirah Suresi, 7)

42. PARETO KANUNU
80:20 olarak bilinen bu teori yalnız rasyonel zaman
yönetimi için değil, değişik bilimsel alanlarda da
geçerlidir. Bu teoriye göre, örneğin ;
Ciromuzun % 80' nini müşterilerimizin % 20' si sağlar.
% 20 üretim hatası % 80 kayba neden olur.
Gazetenin % 20 'si haberlerin % 80' nini oIuşturur.
Toplantı zamanının % 20 'si kararların % 80' nini
doğrudan etkiler.
Masa üstü çaIışmanın % 20' si işteki başarının % 80 '
nini sağlar.
80:20 kuralı ilk defa İtalyan ekonomist ViIfredo Pareto
tarafından 19. Y.Y da ortaya atılmıştır. Burada önemli olan
mesleki ve özeI alanda hedefleri tespit edip bunlara
uIaşabiImek için bu kuralı göz önünde tutarak gerekli
çabayı sarf etmektir.

43. Yeniden görüşmek dileğiyle