2. • WHY WHY ANALYSIS (ANALISA KENAPA KENAPA)
ADALAH SUATU METODE YANG DIGUNAKAN DALAM
ROOT CAUSE ANALYSIS DALAM RANGKA UNTUK
PROBLEM SOLVING YAITU MENCARI AKAR SUATU
MASALAH ATAU PENYEBAB DARI DEFECT SUPAYA
SAMPAI KE AKAR PENYEBAB MASALAH
2
3. • ISTILAH LAIN DARI WHY WHY ANALYSIS ADALAH
5 WHYS ANALYSIS.
• METODA ROOT CAUSE ANALYSIS INI
DIKEMBANGKAN OLEH PENDIRI TOYOTA MOTOR
CORPORATION YAITU SAKICHI TOYODA YANG
MENGINGINKAN SETIAP INDIVIDU DALAM
ORGANISASI MULAI LEVEL TOP MANAGEMENT
SAMPAI SHOPFLOOR MEMILIKI SKILL PROBLEM
SOLVING DAN MAMPU MENJADI PROBLEM SOLVER
DI AREA MASING-MASING
3
4. 4
Root Cause Analysis (RCA)
Analisis Akar Masalah
• Root Cause Analysis
RCA adalah teknik analisis yang bertahap dan terfokus
pada penemuan akar penyebab suatu masalah, dan bukan
hanya melihat gejala-gejala dari suatu masalah.
• Tujuan RCA adalah untuk menemukan:
– Apa yang sebenarnya telah terjadi ?
– Mengapa masalah tersebut bisa terjadi ? Mengapa dan
Megapa ?
– Apa yang bisa dilakukan untuk menghindari masalah
tersebut supaya tidak terjadi lagi di masa depan?
5. TAHAPAN UMUM SAAT MELAKUKAN ROOT CAUSE
ANALYSIS DENGAN WHY WHY ANALYSIS
• MENENTUKAN MASALAHNYA DAN AREA
MASALAHNYA
• MENGUMPULKAN TEAM UNTUK BRAINSTORMING
SEHINGGA KITA BISA MEMILIKI BERBAGAI
PANDANGAN, PENGETAHUAN, PENGALAMAN, DAN
PENDEKATAN YANG BERBEDA TERHADAP MASALAH
• MELAKUKAN GEMBA (TURUN KE LAPANGAN) UNTUK
MELIHAT ACTUAL TEMPAT, ACTUAL OBJECT, DAN
ACTUAL DATA
5
6. • MULAI BERTANYA MENGGUNAKAN WHY WHY
• SETELAH SAMPAI PADA AKAR MASALAH, UJILAH SETIAP
JAWABAN DARI YANG TERBAWAH APAKAH JAWABAN
TERSEBUT AKAN BERDAMPAK PADA AKIBAT DI LEVEL
ATASNYA. CONTOH: APAKAH KALAU ADA JADWAL RUTIN
MAINTENANCE MAKA AKAN MUDAH BUAT
MAINTENANCE UNTUK MELAKUKAN PENGGANTIAN
KOMPONEN SECARA RUTIN. APAKAH HAL TERSEBUT
PALING MASUK AKAL DALAM MENYEBABKAN DAMPAK
DI LEVEL ATASNYA. APAKAH ADA ALTERNATIF
KEMUNGKINAN PENYEBAB LAINNYA?
6
7. • PADA UMUMNYA SOLUSI TIDAK MENGARAH PADA
MENYALAHKAN KE ORANG TAPI BAGAIMANA CARA
MELAKUKAN PERBAIKAN SISTEM ATAU PROSEDUR
• JIKA AKAR PENYEBAB SUDAH DIKETAHUI MAKA SEGERA
IMPLEMENTASIKAN SOLUSINYA
• MONITOR TERUS PERFORMANCENYA UNTUK
MEMASTIKAN BAHWA MASALAH TERSEBUT TIDAK
TERULANG LAGI.
7
8. MASALAH: AC DI KELAS TIDAK DINGIN
• MENGAPA? FREON HABIS
• MENGAPA HABIS ? JANGKA WAKTU PENGISIAN FREON
MISALNYA 3 BULAN
• MENGAPA TIDAK DIGANTI? TIDAK ADA YANG TAHU
• MENGAPA TIDAK ADA YANG TAHU? TIDAK ADA
JADWAL RUTIN MAINTENANCE
• MENGAPA TIDAK ADA JADWAL RUTIN? INILAH AKAR
MASALAHNYA
8
9. • TERKADANG UNTUK SAMPAI PADA AKAR MASALAH
BISA PADA PERTANYAAN KELIMA ATAU BAHKAN
BISA LEBIH ATAU JUGA BISA BAHKAN KURANG
TERGANTUNG DARI TIPE MASALAHNYA.
• METODA ROOT CAUSE ANALYSIS INI CUKUP MUDAH
DAN BISA SAMPAI PADA AKAR MASALAHNYA,
BUKAN HANYA DI PERMUKAAN SAJA. DAN
MENCEGAH MASALAH TERSEBUT TERULANG LAGI.
9
10. 10
• IPK baik
• Lama studi panjang
• Skripsi tepat waktu
Beban dosen meningkat
• Beban praktikum meningkat
• Kapasitas ruangan kurang memadai,
•dsb
Gejala
Penyebab
Akar Permasalahan
Contoh Root Cause Analysis (DIKTI, 2003)
Pengulangan Mata Kuliah, tinggi
Peraturan Akademik :
Nilai terbaik yang digunakan
dalam perhitungan IPK
Ubah peraturan akademik:
nilai terakhir yang digunakan
dalam perhitungan IPK
Solusi
Akibat
11. 11
Akibatnya:
Beban dosen meningkat
Beban praktikum meningkat
Kapasitas ruangan kurang memadai dsb.
CONTOH ROOT CAUSE ANALYSIS (DIKTI, 2003)
Pengulangan Mata Kuliah, tinggi
Gejala
IPK baik, lama studi
panjang, skripsi
tepat waktu
Penyebab
Peraturan Akadedmik:
Nilai terbaik yang digunakan
dalam perhitungan IPK
Akar Permasalahan
Solusi:
Ubah Peraturan akademik: nilai terakhir yang digunakan
dalam perhitungan IPK
12. 12
Tugas
lambat
Bolos
tinggi
Root-Cause Analysis
NEM
Rendah
Skripsi
Tepat
Waktu
IPK Baik/
Tinggi
Masa Studi
Lama
Bhs Inggris
Mhs Rendah
Kehadiran
Dosen
Rendah
Keketatan
Persaingan
Rendah
Waktu
Tunggu
Tinggi
Beban
Dosen
Tinggi
Ruang
Dosen
Luas
Ruang
dosen
Hadir
dosen
Beban
dosen
Bolos
Tugas
Bh.
Inggris
NEM
rendah
Jumlah % Jumlah % Jumlah %
1 2 3 4 5 6 7 8 9
1995/1996 15 40.54% 18 48.65% 4 10.81% 37 2.58
1996/1997 13 33.33% 20 51.28% 6 15.38% 39 2.67
1997/1998 14 28.57% 27 55.10% 8 16.33% 49 2.70
1998/1999 15 30.00% 26 52.00% 9 18.00% 50 2.70
1999/2000 17 25.37% 39 58.21% 11 16.42% 67 2.67
Total 74 30.58% 130 53.72% 38 15.70% 242 2.67
TahunLulus
IPKRata-
rata
Total
Lulusan
IPK<2.5 IPK2.5 -3.0 IPK>3.0
Masalah 1
Masalah 2
Masalah 3
---------
dan
lain-lain
Keke-
tatan
Skripsi
tepat
Waktu
tunggu
Masa
studi
IPK
baik
13. 13
Gejala masalah dan akar masalah yang
berhasil diidentifikasi dan isu-isu strategis
Rangkuman masalah2 yg
telah berhasil di identifikasi
dan Solusi dari masalah tsb
Gejala/fenomena/symptoms
XX XX XXX X
XXX
X
X XXX X XXX
X
XXX
Diisi dengan :
• XXX = sangat terkait
• XX = kurang terkait
• X = tidak terkait
14. 14
BENCHMARK DAN BENCHMARKING
(Baku Mutu dan Pembakuan Mutu)
Benchmark adalah suatu tingkat mutu kinerja yang diakui
sebagai standar kesempurnaan untuk suatu praktek usaha atau
program tertentu (termasuk pendidikan tinggi) yang merupakan
hasil kerja bermutu tinggi dan diperoleh melalui proses kinerja
yang sempurna (“the best practices”) serta menjadi suatu
rujukan pengukuran standar untuk perbandingan.
Benchmarking adalah suatu proses pembandingan, identifikasi,
dan belajar dari praktek yang paling baik di mana pun di seluruh
dunia sebagai cara untuk mencapai perbaikan institusi yang
berkelanjutan melalui proses pengukuran sistematik dan
berkelanjutan pula. Benchmarking digunakan pula untuk
memberikan arahan manajemen dalam pemanfaatan
sumberdaya manusia, sosial, dan teknis.
