Workshop betere zorg door betere planning congres vbvk[1]
1. Betere zorg door een betere
planning
Congres VBVK: De operationeel leidinggevende: regisseur en/of acteur?
29 november 2012
Sarah Middelbos
Déhora Consultancy Group
Agenda
• Deel 1: Goed begonnen is half gewonnen
Het roostervormgevingsproces
• Deel 2: Roostersystematieken
1
2. Wat zien we vandaag in de zorg?
• Noodzaak van verbetering rondom planning in zorginstellingen:
– Piek- en dalmomenten
– Overuren
– Vraag naar flexibiliteit
– Plannen= tijdsintensief
– Plannen binnen budget?
– Omgaan met arbeidswetgeving
– Ergonomisch roosteren
– Vragen rond verlofplanning
– Aantrekkelijkheid voor arbeidsmarkt
– Retentie van medewerkers
– Uniformiteit in planning
– …
Beleid - Het Spanningsveld
Organisatie
wensen
Klant Medewerkers
wensen wensen
2
3. Planning - Detailniveaus
Vraag Aanbod
Jarenplanning
l
tai
Capaciteitsplanning
nde
va
ate
em
Roosterplanning
am
en
To
Rooster-
beheer
Roostervormgevingsproces
Organisatie
Organisatie
1 Rooster- Rooster- Rooster
eenheid eenheid eenheid
2 Werkaanbod
Regelgeving
•Externe/markt criteria
3 Bezettingseisen
•Interne/bedrijfskundige criteria
4 Roostersleutel •Persoonsgebonden criteria
•Lichamelijke en sociale criteria
5 ROOSTER
3
4. Stap 1 - Roostereenheden
• Een roostereenheid is een verzameling mensen die in
enig logisch verband met elkaar in een (dienst)rooster
voorkomen.
• Binnen een roostereenheid is er sprake van één of
meer afhankelijkheden:
– Functionele afhankelijkheid
– Tijdafhankelijkheid
– Geografische afhankelijkheid
– …
Stap 1 - Roostereenheid
Mogelijkheid 1 Mogelijkheid 2
Afdeling A Afdeling A
Hoofdverpleegkundige Hoofdverpleegk.
Verpleegkundige 1 Verpleegkundige 1
Afdeling A
Verpleegkundige 2 Verpleegkundige 2
Logistiek
Verpleegkundige 3 Verpleegkundige 3 medewerker 1
Zorgkundige 1 Logistiek
Zorgkundige 2 Afdeling A medewerker 2
Zorgkundige 3 Zorgkundige 1
Zorgkundige 4 Zorgkundige 2
Logistiek medewerker 1 Zorgkundige 3
Logistiek medewerker 2 Zorgkundige 4
4
6. Werkaanbod en werkdruk
• Werklast = de hoeveelheid tijd die benodigd is (in uren
arbeidscapaciteit) om de activiteiten uit te kunnen voeren
• Werkdruk = de mate waarin een uitvoerder van een
taak de verhouding tussen de tijd die nodig is om een
arbeidsprestatie te leveren en de tijd die daarvoor staat,
als belastend ervaart
Typologieën patiëntenzorg
Capaciteitsgerichte Procesgerichte
zorg zorg
Focus op Focus op
capaciteitsbenutting zorgprocessen
Benutting capaciteit Procesverloop patiënt
Patiënt is buffer Capaciteit is buffer
Maximale benutting Optimaal prestatie
middelen is beste proces/keten is beste
resultaat resultaat
Vraag volgt aanbod Aanbod volgt vraag
6
8. Stap 3 - Bezettingseisen
Kernvraag:
Hoeveel mensen zijn er binnen de vast-
gestelde bedrijfskaders op elk
aanwijsbaar moment nodig om het
noodzakelijke werk te verrichten?
Stap 3: Bezettingsschema
8
9. Praktijkvoorbeeld:
ingevuld bezettingsschema WZC
Voorbeeld 2: Bezettingseis tussen 6 en
21 uur in ZK
9
11. Praktijkvoorbeeld: tijdgebonden werk
t.o.v. reële personeelsinzet
• Totale dekking:
• Onderbezetting avonden en weekend!
Sturen in het werk
• Sturen in de werkplanning:
– Reorganisatie spreiding taken:
– Vb. avondpiek: 16:30 – 19:30:
» aantal bewoners later op bed leggen
» Opruimen leefruimte nacht
– Vb. Ochtendpiek (met name 07:00-09:00)
» Aantal bewoners vroeger laten opstaan
– Meer afstemming tijdstippen over de units heen:
– Vb. middagmaal:
» eerst boven, dan beneden (deel personeel verplaatst zich)
– Efficiëntere organisatie tijdrovende taken:
– Vb. Ontbijtbuffet (rol log. Zorg)
– Wachten op maaltijdkar, met 5 vuilnis naar kelder brengen, …
• Niet-tijdgebonden activiteiten op andere ogenblikken plannen
– Vb. opruimen, medicatie klaarzetten, bestellingen
• Keuzes maken en prioriteiten stellen (rol HVK en evt. VPK !!!)
• ‘nee verkopen’
11
12. Sturen op Personeelsinzet
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23
A A
B B
C C
D D
E E
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23
A A
B B
C C
D D
E E
F F
G G
H H
I I
J J
K K
L L
M M
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23
Vaststellen Formatie- Beschikbare
diensten bepaling formatie
Netto roostersleutel vrijdag
Code Begin Eind m d w d v z z Totaal
V 6.30 15.30 9 4 36
O 8.30 17.30 9 1 9
L1 15.30 21.00 5,5 1 5,5
L2 15.30 22.30 7 1 7
LN 17.30 2.30^ 9 1 9
N 22.00 7.00 9 3 27
93,5
* Incl pauze ^nacht van vrijdag op zaterdag
12
13. Netto Roostersleutel voorbeeld
Code Begin Eind m d w d v z z Totaal
O 9.00 17.00 8 2 2 2 2 2 - - 80
V 7.00 15.00 8 2 2 2 2 2 2 2 112
L 15.00 23.00 8 2 2 2 2 2 2 2 112
N 23.00 7.00 8 2 2 2 2 2 2 2 112
416 u
Bruto roostersleutel: Proces van
formatiebepaling
Vaststellen
roostereenheid
Formatie is niet
Analyse Vaststellen toereikend
werkaanbod bezettingseisen
Vaststellen Formatie- Beschikbare
roosterdiensten bepaling formatie
Opstellen
rooster Formatie is
toereikend
13
14. Hoeveel medewerkers heb je nodig?
Hoeveel uren aan werk heb je?
Stap 1:
A) Bereken het aantal uren aan werk dat je hebt op basis van je
minimale roostersleutel
B) Bereken het aantal uren aan werk dat je hebt op basis van je
optimale roostersleutel
14
15. Hoeveel uren aan werk heb je?
Variant stap 1: Voor afdelingen waarbij het
werkaanbod verschillend is per periode:
A) Bereken het aantal uren aan werk dat je hebt op basis van je
roostersleutel tijdens rustige periodes
B) Bereken het aantal uren aan werk dat je hebt op basis van je
roostersleutel tijdens drukke periodes
Berekening hoeveelheid werk op basis
van roostersleutel
15
16. Benodigd aantal medewerkers
Stap 2: Benodigd aantal medewerkers?
=
= Benodigd aantal Netto Fulltime Equivalenten (FTE)
• Benodigd aantal Bruto Fulltime Equivalenten?
= Netto FTE * Bruto/Nettofactor (Gemiddeld: 1,24)
Afstemming werkaanbod en personele
beschikbaarheid
Stap 3:
• Hoe verhoudt je werkaanbod zich ten
opzichte van:
– Je huidig aantal FTE?
– Je kader?
16
17. Beschikbaar & Benodigd
Afstemmen
?
Werk
Werk Personeel
13,9 FTE 12,8 FTE
Randvoorwaarden
Beschikbare formatie
Bruto formatie
Benodigd voor
opvang: ziekte,
verlof, feestdagen
Netto formatie overleg, opleiding,
OR etc.
Bruto/netto
verhouding
Benodigd voor het
werk
(bezettingseis)
Vaststellen Formatie- Beschikbare
diensten bepaling formatie
17
18. Berekenen beschikbare netto
formatie (bruto/netto factor)
Bruto inzet
Bruto uren per jaar (52 x 36) 1.872 uur
Niet inzetbaar 1
Cursus …..
Bijzonder verlof …..
OR/vakbond …..
Niet inzetbaar 2
Bruto/netto
Ziekteverzuim …..
verhouding
Vakantie …..
(1,25 – 1,35)
Netto uren per jaar …..
Vaststellen Formatie- Beschikbare
diensten bepaling formatie
Bruto versus Netto inzet in een rooster
• Hoe wordt het verschil tussen Bruto- en Netto-inzet
vertaald naar een rooster?
– Optie 1: Bruto roosteren
• Reservediensten/ Extra diensten inplannen (minimum versus
maximum bezetting)
– Optie 2: Netto roosteren
• Afwezigheden worden opgevangen door Mobiele equipe/
interims/ …
– Optie 3: Tussenvariant
18
19. Bruto versus Netto inzet in een rooster
• Let op: Het is mogelijk dat je voldoende personeel
hebt volgens de berekeningen, maar in bepaalde
maanden toch niet rondkomt
capaciteitsplanning
• Aantal reservediensten in mijn rooster?
– Aantal reservediensten=
(aantal in te vullen dagen – aantal in te
plannen rustdagen – aantal in te plannen
diensten)
Roostervormgevingsproces
Organisatie
Organisatie
1 Rooster- Rooster- Rooster
eenheid eenheid eenheid
2 Werkaanbod
Regelgeving
•Externe/markt criteria
3 Bezettingseisen
•Interne/bedrijfskundige criteria
4 Roostersleutel •Persoonsgebonden criteria
•Lichamelijke en sociale criteria
5 ROOSTER
19
20. Randvoorwaarden planning:
De kunst van het balanceren
Gezondheid Wettelijke
Effic
iënt
ie ?
Sociale
Keuze roostersystematiek
Zoeken naar een beter evenwicht tussen:
Zekerheid/voorspelbaarheid
Flexibiliteit
20
21. Roostersystematiek: klassiek roosteren
Systematiek
Collectief Individueel
Cyclisch/
Uniek Repeterend Uniek
repeterend
Roostersystematieken:
Collectief Cyclisch rooster
Wk Ma Di Wo Do Vr Za Zo
1 O O O O O - A
2 A A A A - N N
3 N N N - - - O
4 O O O O - A A
5 A A A - N N N
6 N N - - - O O
7 O O O - A A A
8 - A A A A A -
9 N N N N N - -
10 - O O O O O -
11 A A A A A - N
12 N N N N - - -
Opmerking: indien er meerdere medewerkers tegelijk dezelfde diensten hebben
(zelfde roosterregel) ploegenrooster
21
23. Moderne roosterconcepten met
actieve invloed medewerker
Werkaanbod
Bezettingseisen
Flexibel
Diensten roosteren
Inschrijven Bieden Diensten
Rooster Rooster Rooster Rooster
Resultaat
Hoe werkt flexibel roosteren?
Management bepaalt bezettingseisen
Medewerkers geven hun wensen door
Door het aanpassen van diensten maken medewerkers het rooster kloppend
Alléén als de medewerkers er onderling niet uitkomen maakt de planner het af
23
