Aandacht voor zelfroostering

1. Het lijkt er in de praktijk vaak op dat
binnen quot;De Zorgquot; dit de enige roosters zijn
die we kennen.
Ondanks dat men veelal zegt het wel
belangrijk te vinden, is in de praktijk
niemand integraal verantwoordelijk
hiervoor.
Daar circa 70% van alle kosten
personeelskosten zijn, zou macro 1%
verbetering € 475 miljoen kunnen
betekenen.
(Lucien Engelen)

2. 1
Nummer 4, 2005
• Profcheck centralisten?
• Roosterplanning
• Lotus of fantoom?
• Nieuwe ambulances
• Conflictbemiddeling
www. beroepsverenigingambulancezorg.nl
Va k b l a d B e r o e p s Ve r e n i g i n g A m b u l a n c e z o r g , n u m m e r 4 d e c e m b e r 2 0 0 5

3. 24
Iedereen voert een (klein) onder-
Roosterlicht deel van de roosterplanning uit. Zij
worden daarin gesteund door het
softwarepakket RoosterWeb (door
Comprise ontwikkeld in nauwe
Een gezamenlijk probleem samenwerking met RAV Limburg
Noord). Belangrijk is dat de
verantwoordelijkheid ligt waar hij
als oplossing thuis hoort: bij de medewerker.
De uitvoering van de rooster-
planning van de RAV Limburg
Binnen de RAV Limburg Noord wordt vrijwel 75% van het beschikbare Noord kent de volgende stappen:
roosterplanning gezien als de kernkwaliteit budget gaat naar personeelskosten. 1. Voorgestelde rooster vervaardi-
De teamleiders zien de rooster- gen (door roosterassistenten en
van de RAV. De roosterplanning is het zo
planning ook als het realiseren van teamleiders).
doelmatig mogelijk omzetten van budget in de roosterwensen van het perso- 2. Publiceren van het rooster
de juiste zorgcapaciteit. Maar wat levert neel. Zij doen het goed als het (directie).
verbetering van de roosterplanning op? En personeel tevreden is. Teamleiders 3. Mutaties doorvoeren in het
willen roosterwensen honoreren en gepubliceerde rooster (team-
wanneer doe je de roosterplanning goed? Op
moeten doelmatig roosteren. leiders).
zoek naar de antwoorden werd de methode Wanneer doet een teamleider de 4. Het gerealiseerde rooster
Roosterlicht ontwikkeld. Dit artikel beschrijft roosterplanning in dit spannings- (teamleiders, achteraf coderen
de toepassing van en de eerste ervaringen veld goed? Om daar antwoord op van urenverantwoording).
te geven is door de auteurs de
met de methode.
methode Roosterlicht ontwikkeld Binnen de RAV Limburg Noord
en als pilot uitgevoerd. De me- wordt roosterplanning gezien als
Binnen de RAV Limburg Noord thode bevordert resultaatgerichte de kernkwaliteit van de RAV. De
wil de algemeen directeur meer roosterplanning door te starten met roosterplanning is het zo doelmatig
aandacht voor de beheersmatige een analyse van de samenwerkings- mogelijk omzetten van budget in
aspecten van de roosterplanning. relaties. de juiste zorgcapaciteit. De
Roosterplanning is het omzetten doelmatigheid van de rooster-
van budget in zoveel mogelijk Binnen de RAV Limburg Noord planning is binnen de RAV Lim-
paraatheid en continuïteit. Iedereen zijn het de roosterassistenten, burg Noord inzichtelijk via de
weet wat een infuuszak kost. Maar teamleiders, hoofden en directie rapportgenerator van RoosterWeb
wat levert één procent verbetering die de roosterplanning uitvoeren. (Databeacon). Er is veel informatie
van de roosterplanning op? Immers Er is geen centrale roosterplanner. beschikbaar. Maar wat betekent die
informatie voor de betrokken
medewerkers? Hoe kan die
informatie helpen om de doel-
matigheid van de roosterplanning,
als dat kan, te verbeteren? In deze
vragen lag de aanleiding om de
methode Roosterlicht te starten. Bij
de start was de kernvraag ”welke
gegevens hebben de teamleiders
nodig om een resultaatgerichte
roosterplanning te sturen?”
Methode Roosterlicht
De methode Roosterlicht kent een
systeemgeoriënteerde aanpak. De
Systematische weergave rooster-
proces RAVLN waarbij wekelijks
de match gemaakt wordt met het
voor personeel beschikbare
budget.
Va k b l a d B e r o e p s Ve r e n i g i n g A m b u l a n c e z o r g , n u m m e r 4 d e c e m b e r 2 0 0 5

4. 25
De auteurs spelen met de gedachte een • Ik moet meer verantwoordelijk is het uitwerken, monitoren en
heid nemen in de rooster- evalueren van de verbeteringen
workshop te organiseren op het gebied van
planning, maar als ik dat doe agendapunt geweest tijdens het
roosterplanning, om zodoende meer aan- vindt men dat ik het niet goed structurele overleg van de team-
dacht voor het bedrijfsmatig roosteren te heb gedaan. Dus hoe kan ik dan leiders. Met internet kon de extern
verantwoordelijkheid nemen in begeleider de roosterresultaten via
krijgen. Uw eventuele interesse hiervoor kunt
de roosterplanning? de rapportgenerator monitoren.
u bij hen kenbaar maken: lengelen@ravln.nl • Ik moet iets met cijfers doen Tijdens de scan is naast een
maar wat betekenen die getallen? analyse van de samenwerkings-
relaties ook een overzicht gemaakt
eerste stap van de methode is een Vanuit de interviews is een sessie van de roosterresultaten uit het
analyse van de samenwerking- uitgevoerd waarin de bovenstaande verleden. Daardoor kan tijdens de
relaties tussen alle functionarissen thema’s zijn bevraagd aan de evaluatie worden berekend welke
die betrokken zijn bij de rooster- teamleiders en hoofden van RAV doelmatigheidswinst er is gereali-
planning. De kernvraag is niet Limburg Noord. Het unieke van seerd.
gesteld en daarom komt er een die bevraging is dat de vraag over
beter antwoord. Hoe dat kan leest u jouw ‘probleem’ beantwoord wordt Resultaten
hierna. door iemand anders. Zo hoor je Uit de interviews kwamen irritaties
Het vertrekpunt van de methode wat anderen denken van jouw naar voren tussen de betrokkenen
Roosterlicht is dat wat zich afspeelt manier van doen. Dat zet mensen bij de roosterplanning. De meeste
tussen de betrokkenen tijdens de aan het denken. En vanuit die van die irritaties konden herleid
uitvoering van de roosterplanning. gedachten ontstaan in dezelfde worden tot de vraag: ‘Wanneer heb
Via individuele interviews is een bijeenkomst gewenste veranderin- ik de roosterplanning eigenlijk
analyse gemaakt van de gen om uit de geconstateerde goed uitgevoerd?’ Het antwoord
samenwerkingsrelaties. De onder- samenwerkingsproblematiek te daarop was volgens de betrokke-
staande thema’s komen uit die komen. nen een begrotingscyclus van de
inventarisatie naar voren: roosterplanning en het naleven van
• Eigen rooster eerst. Mijn Uitvoering de taken en verantwoordelijkheden
roosterprobleem komt voor De methode Roosterlicht kent drie in de uitvoering van de rooster-
anderen op de tweede plaats. fasen: Scan, Verbeterdoelen en planning. Het opstellen van een
• Y komt steeds met ad hoc Evaluatie. De methode heeft een urenbegroting voor 2006 bleek een
mutaties die ik uit moet voeren. vastgesteld begin en een vastge- vruchtbare aangelegenheid. De
• X bemoeit zich met mijn rooster stelde einddatum. Het tijdsbeslag roosteractiviteiten voor 2006 zijn
en richt zich op futiliteiten. X voor de deelnemers is het interview daardoor gekwantificeerd en
erkent mijn bekwaamheid in de en één dagdeel voor de scan en één begrensd. Nadat de
roosterplanning niet. X weet niet dagdeel voor de uitwerking van de verantwoordelijkheidstoedeling
waar ik nog aan denk! verbeterdoelen (heidag). Daarnaast was herschikt en de urenbegroting
Va k b l a d B e r o e p s Ve r e n i g i n g A m b u l a n c e z o r g , n u m m e r 4 d e c e m b e r 2 0 0 5

5. 26
voor 2006 definitief het licht zag kwam de volgende eis
van de betrokkenen: ‘We willen wel kunnen zien hoe we
gezamenlijk de begroting realiseren.’
In RoosterWeb is het mogelijk de diensten te coderen
conform de urenbegroting en zo de realisatie van de
begroting te volgen per categorie (zie de grafiek als
voorbeeld).
Bij de RAV Limburg Noord is exact en bovendien real-
time bekend hoeveel tijd er gaat zitten in de verschil-
lende overlegvormen, scholing, vakantie etc. Ook wat het
actuele ziekteverzuim is. Door dit te spiegelen aan de
gemaakte afspraken kun je op dagbasis bijsturen indien
blijkt dat een en ander uit de pas gaat lopen. De rapport-
module in Roosterweb (Databeacon) maakt dit mogelijk.
Het antwoord op de kernvraag ‘welke cijfers zijn nodig?’
bleek beantwoord te kunnen worden. Het antwoord is de
begrotingselementen die te volgen zijn in Roosterweb.
Wat is de winst van de methode?
In 2006 wil men conform de begroting maximaal 25%
niet-effectieve uren realiseren. Dat is 1,7% minder dan in
het referentiejaar van de scan 2005. Dit betekent voor de
RAV Limburg Noord overigens in financiële zin een
verschil van 1,7 x 80.000 euro zijnde 136.000 euro.
Door het herijken van verantwoordelijkheden ligt de
coördinatiefunctie over de roosters bij de hoofden. Bij
een goede coördinatie van de niet-effectieve uren voor
publicatie krijgen de teamleiders bovendien 27% minder
ad-hoc mutaties te verwerken. Dat scheelt hen een kwart
van de werklast in de roosterplanning.
Samenvatting
De methode Roosterlicht bevordert nieuwe inzichten en
verbetermogelijkheden door eerst de samenwerkings-
problemen te onderzoeken. Als je cijfers hebt en men
doet er niets mee, dan is het goed eerst het menselijke
aspect te beschouwen. Om later alsnog bij cijfers uit te
komen op basis van de ontwikkelde behoefte. Deze U-
bocht blijkt effectief. De methode Roosterlicht kent
relatief weinig tijdsbeslag en is eindig. De evaluatie-
datum staat vast. Daarnaast levert het geen huiswerk op
voor de deelnemers. Bij de RAV Limburg Noord is in
korte tijd een begrotingscyclus en een herverdeling van
taken en verantwoordelijkheden doorgevoerd. De
organisatie heeft hiermee een sprong gemaakt in de
organisatieontwikkeling (bijvoorbeeld conform het INK
denkbeeld). De urenbegroting maakt de roosterplanning
tot een gezamenlijk probleem.
En dat is hier de oplossing gebleken.
Dit artikel werd geschreven door:
Lucien Engelen (lengelen@ravln.nl), algemeen directeur
RAV Limburg Noord, heeft de methode Roosterlicht
mede ontwikkeld.
Eelco Rodenburg (rodenburgenpartners@planet.nl),
organisatieadviseur bij Rodenburg & Partners, voert de
methode Roosterlicht uit.
Va k b l a d B e r o e p s Ve r e n i g i n g A m b u l a n c e z o r g , n u m m e r 4 d e c e m b e r 2 0 0 5

6. Onze Zorg, dicht bij ú.

7. Roosterproces RAV Limburg Noord

8. Wat heeft het ons gebracht
• Bewuste roostering
• Afwezigheid roosteraars bij 160 fte
• Medewerkers worden proactief op roostercomponenten
• +/- uren
• Compensatie
• Verlof
• Per % € 80.000 verschil (bij pers budget van ca € 8000K)
• In drie kwart jaar investering er uit en in de plus
• Bijdrage aan doelstelling lage overhead (6,7% tov 15% in benchmark)
• Teamleiders hebben managementstool
• Per afdeling monitoren
• Scan gemaakt voor de sector op roosterproces

9. Omschrijving uren
Ingekochte uren 1872 (100%)
Vakantieuren 176
Ziekte 7% 131
Feestdagen 50
nascholing 51
Overige 59
Totaal 467
Over voor paraatheid 1405 (75%)

10. Roostereffectiviteit per afdeling (realtime)
80%
75%

11. Formatievulling per afdeling (realtime)

12. Bijzondere dienstsoorten (realtime)

13. UItgeplande uren (realtime)

14. Hou je roosters scherp in de gaten !!