Inkoop workshop 20 11-2014

1. Ricoh
Inkoop
Workshop
Mike Hermes
Principal Business Consultant P2P
20 November 2013
20/11/2013
”Inkopen, eruit halen
wat erin zit”
1

2. Introducties
2

3. 20/11/2013
Jullie verkopen toch
printers ?
Klopt, maar ook…
HR Oplossingen
IT Services
Outsourcing
Scan, Capture & Archive Oplossingen
Procurement Oplossingen
E&I-Invoicing
Advocatuur oplossingen
Over Ricoh
3

4. Over Basware
20/11/2013
Shared Service Center
Factuurautomatisering
Reiskosten & Declaratie beheer
E-Facturen
Purchase 2 Pay
E-Procurement
Ricoh partner
4

5. Doel van de Workshop
•
•
•
•
20/11/2013
Kennis maken met Ricoh & Basware
Bespreken ontwikkelingen en trends
Nieuwe kontakten leggen
Tools aanreiken tot groei
5

6. “True or False”
•
•
•
•
•
•
•
•
20/11/2013
Kwaliteit is altijd belangrijker dan prijs…..
Sneller is beter…
In onze organisatie koopt alleen de inkoopafdeling in…
Procurement en purchasing, dat is hetzelfde…
Een inkoper is een adviseur…
“Early involvement” is een must….
Speculatief inkopen moet je nastreven…
Digitaliseren is de oplossing….
6

7. Conclusie
Iedere organisatie en iedere inkoopafdeling is anders maar
er vallen gemeenschappelijke doelen te herkennen
Elimineren van “waste”
Kwaliteit borgen en verbeteren
Compliancy borgen
Kosten verlagen
Doorlooptijden verkorten
20/11/2013
7

8. Proces vs produkt
Resultaat
Tijd
20/11/2013
8

9. Tools
Procurement Maturity Scan model.
Best Value Procurement ( prestatie inkoop )
20/11/2013
9

10. Business Maturity scan
Door middel van een Business Maturity scan in de bedrijfskritieke
gebieden zijn we in staat de vinger te leggen op gebieden waar
verbetering haalbaar is.
Onbewust
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Spreadsheets
Geen BI users
One Off
rapportages
Kosten hoger dan
in markt
Geen contract
management
Geen leveranciers
rationalisatie
Problemen
achteraf
addresseren
Afval in proces
Inaccurate data
Tactisch
•
•
•
•
•
•
•
•
•
20/11/2013
Spreadsheets
Een paar BI
gebruikers
One Off
rapportages
Kosten gelijk of
beter dan markt
Contract
management
minimaal
Minimale
leveranciers
rationalisatie
Periodieke
probleem oplos
sessies
Afval in proces
Inaccurate data
Focus
•
•
•
•
•
•
•
•
Simpele
rapportages
Een paar BI
gebruikers
Kosten beter dan
markt
Eenvoudige
contract
management
Periodieke
leveranciers
rationalisatie
Periodieke
probleem oplos
sessies
Minimale afval in
proces
Betrouwbaar maar
moeilijk bereikbare
data
Strategisch
•
•
•
•
•
•
•
•
Solide rapportage
Breed BI gebruik
Kosten structureel
beter dan markt
Actieve contract
management
Periodieke
leveranciers
rationalisatie
Structureel
geplande
probleem oplos
sessies
Minimale afval in
proces
Betrouwbare en
beschikbare data
Expert
•
•
•
•
•
•
•
•
Geavanceerde
rapportages
Bedrijfs breed BI
gebruik
Kosten zijn BIC
Strategische
contract
management
Professioneel
leveranciers
management
RCCA proces
geïmplementeerd
Zero defect
aanpak
Professionele data
management
systemen
10

11. Stap 1 Bepaal prioriteits indicatie
1
2
3
4
Contract
Management
Analytics
E-Facturering
P2P
Management
20/11/2013
11

12. Stap 2 Bepaal impact indicatie
1
3
P2P Management
Kontrakt
Management
2
Analytics
4
EFacturering
Het kan zijn dat een lagere prioriteit een hogere
impact heeft op uw organisatie, dit kan invloed
hebben op de prioriteiten.
20/11/2013
12

13. Stap 3 Plot “Current state”
Expert
Strategisch
4
E-Facturering
Focus
1
P2P Management
Tactisch
3
Contract Management
Onbewust
2
Analytics
Tijd
20/11/2013
13

14. Stap 4 Plot “Future state”
E-Facturering
Expert
4
P2P Management
Contract Management
Strategisch
4
Focus
1
Tactisch
3
Onbewust
2
1
3
Analytics
2
Tijd
20/11/2013
14

15. Stap 5 Uitvoeren volledige scan
Definieer scope, progressieplan en de te
verwachten uitkomsten vast per deelgebied
1
3
2
20/11/2013
Version: [###] Classification: Internal Owner: [Insert name]
4
15

16. Stap 6 Implementatie plan en uitvoering
Implementatie gebaseerd op project overeenkomst
1
3
2
20/11/2013
4
16

17. Best Value Procurement
BVP Ook wel bekend als Prestatie Inkoop of
PIPS ( Performance Information Procurement System. )
Traditioneel
BVP
- U bent de expert
- Veel communicatie
- Veel details
- Laag rendement leveranciers
- Verplaatsen van risico’s
- Verrast door verstoringen
- Leverancier vertrouwen
- Denken vanuit ik
- Management, inspectie en controle
- Technisch specificeren
- Vragen
- Leverancier is de expert
- Zo min mogelijk communicatie
- Op basis van dominante informatie
- Reëel rendement leveranciers
- Beheersen van risico’s
- Zoeken naar oplossingen voor verstoringen
- Bewijs dat ze het kunnen
- Denken vanuit wij
- Luisteren, observeren, stroomlijnen
- Functioneel specificeren
- Uitdagen
Referentie :Dean Kashiwagi, Professor Arizona State University
20/11/2013
17

18. Aanpak BVP
1. Voorbereidingsfase: Je kiest eerst een project en formuleert je
projectdoelstellingen, daarna ga je je projectteam trainen en stel je een
planning op.
2. Inschrijvings- en beoordelingsfase: Op basis van prestatie-onderbouwing,
risico- en kansendossier en interviews kies je voor de partij met de meest
voordelige inschrijving
3. Onderbouwingsfase: In detail onderbouwen en meetbaar maken van de
verlangde prestatie.
4. Uitvoeringsfase: Meting van de wederzijdse prestaties van opdrachtnemer
en opdrachtgever in een periodieke rapportage
20/11/2013
18

19. Gratis intake gesprek
Graag gaan wij met u, geheel vrijblijvend het
gesprek aan over uw inkooporganisatie.
Heeft u interesse ?
Laat het ons weten tijdens de borrel..
20/11/2013
19

20. Vragen
20/11/2013
20

21. Tijd voor een drankje !
20/11/2013
21

22. 20/11/2013
22