Vrijwilligers werven, een koud kunstje? (Nathalie Winters) - studiedag 'Vrijwilligers begeleiden' van Socius & De Ambrassade (28 april 2016)

1. 1
Werven van vrijwilligers
Vorm, Wees, Draag
Samen de vrijwilligersorganisatie
Nathalie Winters

2. 2
www.kwadraet.be
vorming, training, opleiding en
procesbegeleiding op maat
voor verenigingen, organisaties, besturen en bedrijven

3. 3
Al dan niet toewijzen
aan taak of functie
onthalen
Actie
opstellen
wervingsplan
begeleiden
motiveren
waarderen
evalueren
bijsturen
beëindigen
Nathalie Winters

4. 4
● Werven vraagt permanente aandacht &
doorsijpelingstijd !!!
● Maak een actieplan met meerdere
aantrekkingstechnieken en communicatiekanalen
● Het werven van nieuwe vrijwilligers begint bij het
motiveren van de huidige vrijwilligers.
Succes verzekerd

5. 5
Werven van vrijwilligers…
…een koud kunstje?
Nathalie Winters

6. 6
Wat doen we vandaag?
Als deelnemer
Leer je stapsgewijs een wervingsplan opstellen
Sta je stil bij de sterktes en kansen van je
organisatie
Verwerf je een kader rond het opstellen van
taakomschrijvingen en profielen
Krijg je ideeën over het werven van potentiële
vrijwilligers

7. 7
● Wat zorgt er voor dat jullie er in slagen
vrijwilligers aan te trekken en/of te
behouden?
● Wat zorgt er voor dat jullie er soms niet
in slagen vrijwilligers aan te trekken
en/of te behouden?
To do…

8. 8
Hoe kan je ze strikken?
wervingsplan?
9-stappenplan
● Wat
● Richtvragen/opdrachten
● Tips

9. 9
identiteit
Hoe ziet de
organisatie
eruit?
beeld of
imago
omgeving
verleden
Bron: Basisboek vrijwilligersmanagement, 2009
Stap 1: analyseer

10. 10
Identiteit
10
Bron: VCOV - Vlaamse Confederatie van Ouders en Ouderverenigingen-studiedag Socius 2001

11. 11
Imago
● Kennen de mensen je organisatie in
jouw buurt of dorp?
Welk beeld hebben ze van je organisatie
Hoe denken ze over je werking?
● In welke mate is je organisatie
goed – te weinig – of foutief gekend?
● Hoe kan je dit te weten komen?

12. 12
12
Wat leren we hieruit?
Sterktes [Strenghts] Zwaktes [Weaknesses]
Kansen [Opportunities] Bedreigingen [Treaths]
Sterkte- kansen analyse
Basis beleidsvisie en -plan
interne en externe bevraging/stakeholders

13. 13
"bouw voort op uw sterke
punten, verbeter uw zwakke
punten, grijp uw kansen en
vermijd bedreigingen"
[Henry Mintzberg]

14. 14
Tips
●Onbekend maakt onbemind.
Kom naar buiten en laat je
zien. Bereid je wervingsterrein
voor.
●Vertel wat je onderscheidt van
de grijze massa
●Achterhaal de ware rede van
iemands vertrekNathalie Winters

15. 15
Nathalie Winters
Een doel dat de moeite waard is,
overbrugt de afstand
tussen jong en oud, tussen denker en
doener
“Daar doen we het voor”

16. 16
Stap 2: doel Bepalen
Nathalie Winters
“Daar doen we het voor”

17. 17
richtvragen
● Voor welke activiteiten, taken en/of
functies zoeken we vrijwilligers?
● Hoeveel vrijwilligers zoeken we?
helpende handen voor een piekmoment
beperkt aantal mensen hele jaar door
beschikbaar?
● Binnen welke termijn zoek je nieuwe
vrijwilligers?
● Hoe lang moeten ze van de partij zijn?
Nathalie Winters

18. 18
Aan de slag…
● Bedenk voor eigen organisatie een
antwoord op de richtvragen
● Benoem binnen je groep één functie
waarvoor een collega-organisatie een
geknipte vrijwilliger zoekt.
● Inventariseer de ta(a)k(en) binnen deze
functie
Nathalie Winters

19. 19
Tips
‘Schudden/delen/geven’
●Splits algemene taken op in
deeltaken
●Bied flexibele engagementen
●Las een beurtrol in voor taken
die niemand graag doet
Nathalie Winters

20. 20
Stap 3: Doelgroep bepalen
Nathalie Winters

21. 21
Richtvragen
Wie zoeken we eigenlijk?
Welke minimale en gewenste vaardigheden?
Welke persoonskenmerken en houdingen vind je
belangrijk?
Over welke kennisinhouden beschikt de VW best?
Verwachtingen inzake motivatie en tijdsbesteding

22. 22
Aan de slag…
Stel een vrijwilligersprofiel op
Aan de hand van je taakomschrijving stel
je, stap voor stap, criteria op waaraan de
kandidaat-vrijwilliger best voldoet
Nathalie Winters

23. 23
Tips
● ‘Kandidaat-vrijwilligersbril’
● Leg de lat niet te hoog maar ook niet te
laag: kennis kan je bijfietsen,
vaardigheden verfijnen en talenten
ontwikkelen
● Maak je taken en activiteiten divers, zo
spreek je verschillende mensen aan. Je
vindt ze op verschillende plaatsen.Nathalie Winters

24. 24
doelgroepen
Inwijkelingen – sociale netwerken
Studenten
Jonge gezinnen: beleid!
Senioren
Tijd
Kennis
Ervaring
Maatschappelijk achtergestelde groepen
Jongeren – CV
Kleine organisaties:
wijk –en doelgroepgerichte werking
Nathalie Winters

25. 25
Help, we need somebody,
Help, not just anybody,
Help, you know we need someone, help!!!
(Originele Lyrics: Help! The Beatles)
Popkoor zoekt helpende handen
Iets voor jou?
helpendehanden@vocalicious.be

26. 26
Stap 4: boodschap formuleren
Nathalie Winters

27. 27
Nathalie Winters
Een verstaanbare oproep naar
nieuwe vrijwilligers is belangrijker
dan de verpakking van deze
boodschap
http://www.saveyourdarlings.be/nl/detail?id=31

28. 28
Richtvragen
De 6 W’s
● Wie zoek je?
● Wat zijn de taken?
● Wie kan je meer informatie geven en
via welk nummer kan je hem of haar
bereiken?
● Waarom zoekt de organisatie
vrijwilligers?
● Waarom zou een vrijwilliger dit werk
doen?
Nathalie Winters

29. 29
Aan de slag…
Beoordeel & verzin zelf
‘Wanted’-affiches
Nathalie Winters

30. 30
Tips
● Trek de aandacht en val op. Kies een
leuk beeld, een sprekende en
aantrekkelijke boodschap
● Vorm en inhoud van de boodschap zijn
even belangrijk
● Speel je troeven uit en vermeld wat jij te
bieden hebt aan potentiële vrijwilligers
Nathalie Winters

31. 31
Stap 5: Verkondig je boodschap
Nathalie Winters

32. 32
richtvragen
Welke aantrekkingstechnieken en
communicatiekanalen gebruik je ?
Zijn deze communicatiekanalen
toegankelijk ?
Zijn ze aantrekkelijk ?
Hebben ze effect ?
Opdracht

33. 33
Aan de slag
● Zoemsessie in groep - 3 succesvolste
aantrekkingstechnieken
● plenum
Nathalie Winters

34. 34
Communicatiekanalen
MONDELING:
Persoonlijk
In groep
Via tussenpersonen
Eigen publicaties:
Communicatiedragers: affiches met taakomschrijving,
folders, strooibriefjes, artikel in nieuwsbrief
Beeldmateriaal: videomontage over laatste activiteiten
E-communicatie
Media:
weekblad, vakblad, TV, radio internet websites, ...
•http://www.youtube.com/watch?v=lFZ0z5FmNg

35. 35
Inzichten
Juist communicatiebuikgevoel:
26 april 2016
3
5
Nieuwsbrief
centraal!
Site
Facebook
Bevraging

36. 36
Aantrekkingstechnieken
o Eenvoudige technieken: voorstellingsrondes
o Het oog wil ook wat technieken
o Kom naar buiten technieken
o Toekomsttechnieken: netwerken opbouwen
o Koppeltechnieken
o Ludieke technieken
o Piektechnieken
o We trekken er op uit technieken
o Projectmatige technieken
Brochure ‘Vrijwilligers aantrekken is een kunst’
Downloads: http://hetpunt.vgc.be/publicaties/index.asp

37. 37
Tips
● Gebruik 7 aantrekkingstechnieken en
communicatiekanalen tegelijk
● Houd rekening met leeftijdspecifieke
voorkeuren. Leeftijdsgenoten trekken
elkaar aan, facebook prikkelt eerder
jongeren
● +2 methode
Nathalie Winters

38. 38
…met de +2 methode
Vrijwilligers
aantrekken
Yves Larock
Stichting Lodewijk de Raet

39. 39
Wil je binnen drie maanden meer
bestuursleden?
● gebruik de « +2 methode »
● een kwestie van het gewoon te doen
● eerste stap:
vraag de andere bestuursleden of ze nieuwe vrijwilligers
willen
indien ‘ja’, leg je de « +2 methode » uit
● 95 % kans op succes

40. 40
De « +2 methode »
bedoeling
Binnen de drie maanden telt de bestuursvergadering
met de hulp van alle vrijwilligers
minstens 2 nieuwe vrijwilligers

41. 41
De « +2 methode »
3 grote stappen
1. namen zoeken en afspraken maken
2. iedere VW spreekt minstens 2 mensen aan uit de brede
kennissenkring
3. nieuwe mensen verwelkomen
elke stap duurt ongeveer 30 minuten

42. 42
De « +2 methode »
stap 1: namen en afspraken
tijdens een bestuursvergadering
a. beantwoord de vraag ‘Zoeken we mensen voor welbepaalde taken? Zo
ja, voor welke?’
• Als het voor jullie onbelangrijk is welke taken de nieuwe bestuursleden zullen
moeten opnemen, dan is dat ook goed.
b. iedereen noemt 2 tot 5 namen uit kennissenkring
• gepensioneerde kruidenier, loodgieter, loketbediende, familielid,
buurvrouw, dokter, lid sportclub, enz. …
• nooit zeggen ‘die gaat dat toch niet willen doen’
c. afspraken noteren op blad papier met titel « +2 »
• wie spreekt wie aan? tegen wanneer?
• dit blad aan alle bestuursleden bezorgen

43. 43
De « +2 methode »
stap 2: kennissen aanspreken
● Ieder bestuurslid spreekt de afgesproken personen aan
● Tips:
kies een goed moment
vertel dat je op zoek bent naar extra bestuursleden
leg uit wat je afdeling allemaal doet
vertel waarom jij je engageert
zeg dat het absoluut niet moeilijk is om zich te engageren
vraag ‘Wil je het eens voor een half jaar proberen?’
beloof een goede verwelkoming

44. 44
De « +2 methode »
stap 3: verwelkoming
tijdens bestuursvergadering de nieuwelingen…
a. zeer hartelijk verwelkomen
b. vragen te zeggen wie ze zijn (naam, interesses…)
c. vertellen wie de andere bestuursleden zijn
d. kort vertellen wat de afdeling het komende half jaar zoal van plan is
e. documentatie en eventueel een bloemetje geven
direct na de eerste twee à drie bijeenkomsten
a. individueel vragen ‘Hoe vind je het?
b. ingaan op hun antwoord

45. 45
Stap 6: Stel plan van aanpak op
Nathalie Winters

46. 46
Richtvragen
● Waar en wanneer wervingsacties
doen? (regelmatig, occasioneel,
vaste
momenten in een werkjaar of
zodra de gelegenheid zich
voordoet)
● Wie neemt welke taak voor z’n
rekening?
● Hoeveel gaat het ons kosten?
● Wie bepaalt het wervingsbudgetNathalie Winters

47. 47
Tips
● Eindverantwoordelijke schrijft actieplan
en coördineert de actie in praktijk
● Vraag naar wervingsmateriaal bij je
koepelorganisatie
● Reserveer een deel van je
opbrengstactiviteiten voor het
wervingsbudget (€ 0,10/per € winst)Nathalie Winters

48. 48
Stap 7: wie doet wat wanneer
Actie Datu
m
Wie Materiaa
l
Budget
Actie 1: +2 methode
•Taak 1:
namen noemen
•Taak 2:
2 mensen aanspreken
•Taak 3:
Nieuwe VW verwelkomen
•…
Wanneer
jij kan
elke
VW
flyer/’wanted
affiche’/
uitnodiging
Drukkost
flyer
Actie 2: ‘marktkraam’
•Taak 1:
•Taak 2:
•Taak 3:
•…
•Actie3: oproep ‘kerk

49. 49
Tips
● Noteer de verschillende taken per actie
● Verdeel de taken over meerdere
personen. Zo geef je elke betrokkene
de kans om zijn of haar
verantwoordelijkheid op te nemen èn
zich belangrijk te voelen
● Vermeld bij elke actie een tijdsraming.
Herplan indien nodig.
Nathalie Winters

50. 50
Stap 8: Actie
Nathalie Winters

51. 51
Tips
● Sterke schouders dragen zware lasten!
Ga met z’n allen de straat op als het
kan. Je straalt een energieke sfeer uit
en dat werkt prikkelend voor
kandidaat-vrijwilligers
● Ga met een collega-vrijwilliger op pad;
gezellig en veiliger
Nathalie Winters

52. 52
Stap 9: Evalueren
Nathalie Winters

53. 53
Voorbereiding
Aankondiging
Werving
Evaluatie
Formuleren van
actiepunten
Waren er
voldoende
financiële
middelen?
Hield iedereen zich aan de voorgeschreven taken?
Aantal vrijwilligers aangeworven
Aantal sollicitaties ontvangen
Evaluatie
Evaluatie
Evaluatie
Werd de timing gerespecteerd?
Aantal keer
dat
vacature
werd
bekeken
(webstat)
Indicatoren
Zelfevaluatie
Bevragen
sollicitanten
EVALUATIE VAN HET GEHEEL

54. 54
Tips
● Maak tijd vrij. Formuleer actiepunten en
verfijn je wervingsplan met het oog op
een volgende cyclus
● Maak er een sfeervolle en tegelijk
constructieve bijeenkomst van. Hou het
plezant! Elke vrijwilliger zal gemotiveerd
zijn om opnieuw mee te doen.
● Elk einde betekent een nieuw begin.
Kandidaat vrijwilligers kloppen aan.
Geef ze een warm onthaal zodat ze
zich welkom voelen.
Nathalie Winters

55. 55
Voorbereiding
Aankondiging
Werving
Evaluatie
Formuleren van
actiepunten
Doel
Doelgroep
Organisatie : draaiboek
Communicatie
kanalen
Boodschap
Onthaal
Gesprekken
Kwantitatief
Kwalitatief
Budget