volletreers in museums

1. Vrijwilligers in het museum
Agnes Vugts

2. Mogelijk programma vandaag:
• Informatie over erfgoedveld en vrijwilligers
• Vrijwilligersbeleid:
• Het Binnenhalen
• Begeleiden
• Organisatiemodel (grote) vrijwilligersorganisaties
• Belonen
• Behouden
• Beëindigen van relaties met vrijwilligers
• Evenwicht tussen professionals en vrijwilligers
• Knelpunten en vraagstukken

7. Aantal vrijwilligers jonger dan 30 jaar groeit
Aantal vrijwilligers ouder dan 75 jaar groeit
Aantal vrijwilligers dat uitvoerend werk doet is gegroeid
Aantal vrijwilligers dat bestuurswerk doet is gedaald
Meeste vrijwilligers in de zorg, daarna de sport

10. Soort museum Aantal onbetaalde FTE’s Aantal betaalde FTE’s
Kunst 724 2240
Geschiedenis 2352 2216
Natuurhistorie 418 617
Techniek 473 488
Volkenkunde 58 180
Totaal 4025 5740
Museana 2013

11. • Groei van de organisatie
• Tekort aan vrijwilligers
• Onduidelijkheid over taken en
verantwoordelijkheden
• Gebrek aan heldere werving,
begeleiding en beloning van
vrijwilligers
Waarom vrijwilligersbeleid?

12. Vrijwilligersbeleid maken
1. Visie
2. Taken
3. Werving en selectie
4. Begeleiding
5. Randvoorwaarden
6. Waardering
7. Afscheid
NB De QuickScan Vinden en Binden helpt om te ontdekken wat al goed geregeld is en
wat nog niet

14. Vrijwilligers :
• Binnenhalen
• Begeleiden
• Belonen
• Behouden
• Beëindigen

15. Organisatiecultuur
De organisatiecultuur heeft te maken met:
• Gemeenschappelijke waarden en normen
• Leiderschapsstijl
• Regels en procedures
• Definitie van succes
• Taal en symbolen

16. • Vriendelijke, sociale omgeving
• Leidinggevenden stimuleren en ondersteunen
• Sterke verbondenheid door loyaliteit en traditie
• Samenwerking, participatie, inspraak
• Succes: als er goed voor de mensen wordt gezorgd en als klanten
tevreden zijn
Familiecultuur

17. Flexibiliteit en vrijheid
van handelen
Stabiliteit en
beheersbaarheid
Intern gericht Extern gericht
familie
marktHiërarchie
innovatie

19. Wervingscirkel

20. Breng de nieuwe doelgroep in beeld/ profielbeschrijving:
1. Is er een leeftijdsgrens vereist voor vrijwilligers? Zo ja,
welke en waarom
2. Hoe belangrijk is opleiding?
3. Is levens- of werkervaring belangrijk?
4. Welke groep beschikt over voldoende tijd?
5. Welke interesses heeft de nieuwe doelgroep? Waar
komen ze veel?
6. Hoe staat mijn organisatie bekend binnen die groep?
7. Waarom is het interessant voor mensen uit je doelgroep
om bij jouw
8. organisatie te komen werken?
9. Ken je sleutelfiguren die zicht hebben op je doelgroep?
Of is er iemand in je kennissenkring die sleutelfiguren
kent?

39. Opvang van nieuwe vrijwilligers
1. Taak- en functieomschrijving in contract
2. Ondertekening van huisregels
3. Afspraken over inzet op dagen en tijdsomvang
4. Inwerkperiode met één aanspreekpunt
5. Regelmatig vragen tevredenheid
6. Mogelijkheid tot het volgen van cursussen

40. Taken van een
vrijwilligerscoördinator
• Promotie van de instelling
• Werving
• Opvang/ inwerken nieuwe vrijwilligers
• Begeleiden/werkoverleg
• Organiseren uitjes
• Vaste contactpersoon
• Scholing/ deskundigheidsbevordering
• Regelen van persoonlijke attenties
• Contracten/ functieomschrijvingen
• Organiseren van vergoedingen

42. En dan maal 43…

43. Bestuur
Directeur
Educatie
Vrijwilligers
Educatie
Collectie (digitaal)
Vrijwilligers
Collectie
Vrijwilliger
coördinatie (Rooster
& Coaching)
Vrijwilligers Balie
Huisvesting
Vrijwilligers
huisvesting
Vrienden

45. Aandachtspunten:
• Vrijwilligers hebben vaak al een enorme staat van dienst achter de rug in hun ‘vorig’
werkzaam leven
• Vraag naar hun motivatie en energie
• Hun motivatie is anders dan dat van professional, maar niet beter of slechter,
onderzoek dus ook je eigen motivatie
• Onderzoek gezamenlijke waarden van waaruit je werkt
• Professional betekent niet automatisch: denker
• Vrijwilliger betekent niet automatisch: doener
• Hiërarchie in een relatie is anders omdat de vrijwilligers niets hoeft…. en altijd kan
zeggen, ik ga
• Macht in organisaties is een bepalende factor, ook in relatie met vrijwilligers.
Onderzoek het!
• En kom niet aan de familie…

48. Belonen
• Vaste vergoeding voor onkosten
• Vergoeding van werkelijk gemaakte kosten
• Dag/ aanwezigheidsvergoeding
• In natura, attentie bij verjaardagen
• Kerstpakket/ boekenbonnen

51. Behoud van vrijwilligers
• Ruimte voor flex-vrijwilligers
• Onkostenvergoeding en verzekering
• Sociale activiteiten
• Inspraak bij vaststellen taak
• Blijk van waardering
• Successen vieren
• Taakroulatie

52. Vier vraagstukken:
1. Als mensen eerder geneigd zijn om zich te verbinden aan open
netwerken dan aan organisaties met oude structuren, op welke
thema’s zijn zij dan komende jaren aan te spreken?
2. Blijven traditionele organisaties bestaan naast al die nieuwe
netwerken? Zullen ze krimpen als ze niet in staat zijn mee te
veranderen?
3. Hoe ver kun je gaan als overheid in je verwachtingen van organisaties
om al deze groepen vrijwilligers een plek te bieden? Hoe flexibel zijn
organisaties om gehoor te geven aan deze vraag aan complexe
diversiteit? Zal dit niet een onderscheid opleveren in volledig private
organisaties die meer op zichzelf gericht worden en organisaties die
gesubsidieerd worden door de overheid en van wie verwacht wordt
dat ze inclusief beleid voeren en alle soorten vrijwilligers een plek
bieden?
4. Is er een verschil tussen publieke en private organisaties in
diversiteit? Dat betekent: publieke organisaties worden ingezet om
op hiaten in te spelen en nog meer te focussen op die groepen die
binnen andere organisaties niet mee doen. Private organisaties zijn
minder bezig met diversiteit/inclusief beleid.

53. Hoe houdt je de balans in de relatie tussen
jezelf als professional en de vrijwilligers

54. Relatie professional /
vrijwilligers

58. Knelpunten:
• Ambitie versus beperkingen
• Relatie museum en de vriendenvereniging: samenwerking
en visie op vrijwillige inzet
• Verworven rechten van vrijwilligers en weinig flexibiliteit,
bemoeien met beleidsbeslissingen
• Continuïteit: meer jongere vrijwilligers
• Gevolgen hoge leeftijd
• Beleid versnipperd, niet op papier en persoonsgebonden
• Kwaliteitseisen stellen

59. Inspraak vormen
• Wandelgang
• Enquête
• Werkoverleg
• Referendum/ vrijwilligerspanel
• Vrijwilligersraad
• Vrijwilligersvertegenwoordiging in de OR
• Vrijwilligers OR

60. Feedback
• Zorg voor een gezamenlijk belang
• Creëer een sfeer van veiligheid
• Zorg dat de feedback actueel is
• Wees specifiek en concreet
• Geef ik-boodschappen

61. Beëindigen
• De vrijwilliger zit niet op zijn plek
• Niet langer geschikt voor de taak
– Benoemen van de problemen die geconstateerd zijn.
– Benoemen van het belang voor de organisatie van het correct uitvoeren van de betreffende
taak.
– Kijken of de taak aangepast kan worden of dat er een andere taak te vinden is.
– Concrete afspraken maken en een datum voor een vervolgafspraak prikken, waar wordt
gekeken
– of de nieuwe aanpak werkt
• Op staande voet ontslaan
• Exit gesprek/ nazorg