Tata Keloa TI dan Contohnya dalam Pemerintah DKI Jakarta

1. Tata Kelola TI
IT Governance
Anugerahsurya Putrapradana Sutimin
16021106086

2. Apa itu Tata Kelola TI ?
Tata Kelola TI merupakan pengendalian manajemen terhadap sumber daya
teknologi informasi/sistem informasi sehingga bisa efisien dan efektif. Tata
Kelola TI ini mencangkup sumber daya komputer ( Software, braonware,
database dan sebagainya) hingga ke Teknologi Informasi dan jaringan
(LAN/Internet).

3. “Governance” merupakan turunan dari kata “governmnet”, artinya membuat
kebijakan yang sejalan atau selaras dengan keinginan masyarakat. Sedangkan
pengertian “governance” terhadap Teknologi Informasi (IT Governance)
adalah menerapkan Teknologi Informasi dalam organisasi atau pemerintahan
agar pemakai TI diarahkan dengan tujuan organisasi tersebut.

4. Menurut Sambamurthy and Zmud (1999), IT Governance dimaksudkan sebagai
pola dari otoritas/kebijakan terhadap aktivitas TI (IT Process).Pola ini
diantaranya adalah: membangun kebijakan dan pengelolaan IT Infrastructure,
penggunaan TI oleh end-user secara efisien, efektif dan aman, serta proses IT
Project Management yang efektif.

5. Standar COBIT dari lembaga ISACA di Amerika Serikat mendefinisikanIT
Govrnance “as a structure of relationships and processes to direct and control the
enterprise in order to achieve the entreprise’s goals by value while balancing risk versus return
over IT and its processes”. Artinya, Tata Kelola IT merupakan sebuah struktur
hubungan dan proses untuk merngarahkan dan mengontrol langsung sebuah
organisasi dengan tujuan mencapai tujuan dari organisasi dengan menghasilkan
nilai dengan menyeimbangkan resiko sehingga kembali ke awal prosesnya.
Setelah Tata Kelola IT mencapai tujuan dari sebuah organisasi atau perusahaan
atau pemerintahan, dia akan kembali ke awal prosesnya.

6. Tujuan
Menurut ITGI (2006), tata kelola TI pada dasarnya berfokus pada dua hal yaitu
bagaimana TI memberikan nilai tambah bagi bisnis dan penanganan risiko pada
implementasi TI. Tujuan tata kelola TI menurut ITGI adalah mengarahkan investasi TI
untuk menjamin performa TI memenuhi tujuan-tujuan berikut (Betz, 2007):
• Kesesuaian TI dengan organisasi dan realisasi keuntungan yang dijanjikan
• Penggunan TI memungkinkan organisasi memaksimalkan manfaat dan
memperbesar peluang
• Pertanggungjawaban dalam penggunanan sumber daya TI
• Manajemen yang sesuai dengan risiko-risiko yang berkaitan dengan TI

7. Manfaat
Manfaat penerapan Tata Kelola TIK di institusi-institusi pemerintahan dapat dilihat
dalam 3 perspektif: nasional, institusional, dan publik.
Nasional
• Untuk level nasional, berikut ini adalah manfaat yang akan dapat dirasakan:
a. Koordinasi dan integrasi Rencana TIK Nasional
b. Mendapatkan standar rujukan kualitas penyelenggaraan TIK di seluruh institusi
pemerintahan
c. Memudahkan monitoring dan evaluasi penyelenggaraan TIK di seluruh institusi
pemerintahan

8. Institusional
Setiap institusi pemerintahan akan:
• Mendapatkan batasan dan panduan sesuai best practice dalam penyelenggaraan
TIK-nya di lingkungan masing-masing
• Mengoptimalkan ketercapaian value dari penyelenggaraan TIK di lingkungan
kerjanya masing-masing: internal manajemen & pelayanan publik

9. Publik
Masyarakat diharapkan mendapat manfaat:
• Kualitas pelayanan publik yang lebih baik
• Transparansi kriteria batasan penyelenggaraan TIK oleh institusi pemerintah,
sehingga dapat melakukan fungsi social control

10. Contoh : Tata Kelola TI dan Organisasi
Pemerintah Provinsi DKI Jakarta
Tata Kelola dan Organisa Teknologi
Informasi dan Komunikasi Pemerintah
Provinsi DKI Jakarta memilki 4 (empat)
komponen yang saling berkait dalam
pelaksanaan dan manajemen, yaitu :
1. Information Technology Strategy Unit,
2. Information Technology Management
Unit,
3. Information Technology Program
Management Office,
4. Information Technology Audit.

11. 1. Information Technology Strategy Unit
Bertanggungjawab untuk
menentukan da menyetujui
prioritas dan anggaran
pengembangan teknologi
informasi dan komunikasi
berdasarkan arsitektur, enterprise,
arsitektur aplikasi, arsitektur
informasi, dan arsitektur
jaringan komunikasi yang telah
ditetapkan.

12. 2. Information Technology Management Unit
Mengelola dan memberikan arahan Standard dan Policy terutama tentang:
Infrastruktur
• Network (VoIP, Networking Monitoring, Internet)
• Security (Virus, Intruder, Spyware, Spamming, Theft, Disaster Recovery, Privacy)
• Client (Desktop, Laptop, PDA)
• Server (Teknologi, Load Balancing, Capacity Planning, Sizing)
• Mobile (WiFi, Voice, GPS)
• Operating System (Client/Desktop, Server PC, Mainframe)
• Data Center (Eenergy Efficiency, Space Management, Routers, Storage)

13. Aplikasi Bisnis
Menyangkut teknologi yang akan digunakan yaitu user-interface (web based), server (two-
tier atau three-tier), manajemen identitas, dan singel log-in.
Metodologi
Pengembangan dan implementasi Aplikasi, Infrastruktur, serta Manajemen Perubahan.

14. Outsourcing
Penggunaan teknologi informasi dan komunikasi memberikan kesempatan kepada pihak ketiga
untuk melaksanakan operasi teknologi informasi dan komunikasi
Beberapa area yang perlu ditinjau :
• Manajemen Insiden: mengembalikan pelayanan TI ke keondisi normal
• Manajemen Perubahan: mengatur secara efektif terhadap seua perubahan pada sistem
(aplikasi, infrastruktur, dan proses teknologi informasi).
• Manajemen Problem: mencegah terjadi kembali dan mengelolanya dengan baik.
• Manajemen Release: menguji, verifikasi, dan mengaplikasikan perubahan tersebut ke
lingkungan TI.

15. • Manajemen Release: melakukan pengujian, verifikasi, dan mengaplikasikan perubahan
tersebut ke lingkungan TI.
• Manajemen Konfigurasi: mengelola konfigurasi infrastruktur TI, baik secara fisik
maupun logika, serta pelayanan yang diberikan.
• Manajemen Unjuk-Kerja: mengelola aktivitas monitor harian.
• Kontinuitas Layanan: mengelola kepabiltas organisasi dalam memberikan tingat
layanan.
• Fungsi Dukungan Layanan: penghbung antara pengguna dan pihak TI.

16. 3. Information Technology Program
Management Office (PMO)
Tim inti yang mengelola perencanaan, memberikan konsultasi dan
monitoring/mengawasi perkembangan arsitektur teknologi informasi dan komunikasi.
Dokumentasi yang dihasilkan proyek pengembangan dan pembangunan teknologi
informasi dan komunikasi akan diverifikasi dan diriview oleh PMO sesuai standard dan
policy IT Pemerintah Provinsi DKI .

17. Proses pelaksanaan dan evaluasi kegiatan pengembangan teknologi informasi dan
komunikasi :

19. Dalam pelaksanaan pengembangan dan pendayagunaan teknologi informasi dan
komunikasi, PMO akan berinteraksi dan terlibat dengan beberapa tim:
Project Team
Tim yang terlibat dalam penegmbangan dan implementasi sistem informasi. Project Tim
dikelompokkan menjadi beberapa jenis tugasnya:
• Pilot Project Tam : bertugas melaknasakan perancangan pengembangan dna
implementasi suatu sistem ayng akan diaplikasikan atau digunakan di suatu lokasi.

20. • Roll-Out Team: bertugas melakukan pengulangan impelementasi di lokasi
lain berdasarkan implementasi yang telah berhasil dilakukan oleh Pilot
Project Team.
• Change Management Team: bertugas mengelola perubahan-perubahan
akibat implementasi sistem yang baru. Dengan batuan tim ini, diharapkan
proses pengembangan dan implementasi dapat berjalan lancar dan
mengantisipasi isu non teknis.

21. Operations
Tim operasi teknologi informasi dan komunikasi internal yang bertanggungjawab
mengelola penggunaan sumber daya infrastruktur yang dimiliki oleh Pemerintah
Provinsi DKI sehingga bisa digunakan oleh aparatur sesuai dengan proses bisnis
pemerintah.

22. Help-Desk
Tim yang akan memerikan bantuan atau dukungan terhadap pengguna jika mengalami
masalah dalam menggunakan sistem, baik sistem aplikasi, inftrastruktur, atau prosedur
proses bisnis. Help-Desk dilaksanakan dalam 2 tingkatan organisasi:
• Provinsi: memberikan dukungan Help-Desk untuk Aplikasi Bisnis (Lintas Sektrol dan
Unit), Hardware/Softwarre (Desktop), LAN (Kabel Switch), Komunikasi,
Software/Utilities,Server) dan Proses Bisnnis (Lintas Sektoral maupun spesifik suatu
unit).

23. • Kota/Kabupaten
Administrasi: hanya
memberikan dukungan
help-desk untuk
Desktop/Pripheral,
LAN(Kabel Switch) untuk
lokasi=lokasi di wilayah
masing-masing (kecamatan
dan kelurahan)

24. IT Center of Excellent
Dengan penggunaan Aplikasi Knowlage Management maka standard/policy,
dokumentasi, dan pengalaman pengembangan dan pembangunan teknologi
informasi dapat dikumpulkan dan dimasyarakakan ke seluruh lokasi dan unit-
unit Pemerintah Provinsi DKI.

25. 4. Information Technology Audit
Tim yang bertugas untuk melakukan audit fungsi-fungsi IT untuk mendukung proses
dan peraturan-peraturan yang berlaku di Pemerintah Provinsi DKI Jakarta.
Fungsi-fungsi teknologi informasi dan komunikasi yang bisa diaudit antara lain:
• Definisi organisasi IT dan tugas-tugasnya, serta nilai-nilai dan tujuannya
• Manajemen dan definisi resiko teknologi informasi dan komunikasi
• Definisi peran dan tanggung-jawab, termasuk struktur kepemimpinan dan organisasi
• Perencanaan strategis, monitor, dan perbaikan yang berlanjut

26. • Memperhatikan standard, policy, dan prosedur
• Memperhatikan dasar-dasar teknis, misalnya arsitektur proses, aplikasi, infrastruktur,
informasi, dan manajemen data.
• Manajemen aset, termasuk staf, sistem, media, jaringan, dan content
• Perencanaan sumberdaya teknologi
• Manajemen anggaran dan pembiayaan