Dokumen tersebut membahas organisasi dan personil pengelolaan instalasi komputer. Beberapa poin utama yang diangkat adalah konsep organisasi unit pengolahan data, tujuan unit pengolahan data, dan faktor lingkungan yang mempengaruhi organisasi unit pengolahan data seperti jumlah dan ukuran user, jenis pekerjaan, serta posisi organisasi pengolahan data dalam suatu perusahaan.

1. PENGELOLAAN
INSTALASI KOMPUTER
(PIK)
By : Djaya Achmad

2. Organisasi dan Personil
1. Konsep Khusus Untuk Kegiatan Pengolahan Data
 Kegiatan pengolahan data mempunyai pelayanan yang
khusus untuk bagian lain organisasi. Seringkali pelayanan
pengolahan data menyeberang batas-batas kegiatan unit
organisasi yang lain, hingga menimbulkan masalah. Oleh
karena itu, dalam kegiatannya perlu diperhatikan hal-hal
berikut :
 Unit pengolahan data perlu diletakkan sedemikian rupa
sehingga dapat melayani bagian-bagian lain dengan sebaikbaiknya.
 Hubungan yang efektif dengan user harus dikembangkan.
Tim pengolah data harus terus-menerus menambah
pengetahuan bagaimana melayani user dengan baik.
 Dengan tekhnologi yang terus berubah dan berkembang,
maka keinginan untuk mengembangkan pengetahuan
tekhnik dan pengalaman dari para staf harus didorong.

3.  Struktur organisasi harus ditata sedemikian rupa
sehingga mampu mengikuti perkembangan tekhnologi
yang ada.
 Struktur organisasi harus memberi peran penting untuk
perencanaan, skedul dan fungsi control, agar 2 tujuan
ganda dari kegiatan pengolahan data tercapai.
 Dalam organisasi pengolahan data seringkali terdapat
masalah antara pengembangan dan operasi. Agar
keduanya dapat dikombinasikan dengan baik, maka
diperlukan keahlian tersendiri untuk melihat situasi dan
kondisi.
 Fungsi dan tanggung jawab proses pengolahan data
harus diorganisir sedemikian rupa, sehingga tak satupun
individu atau unit kecil yang mempunyai pengawasan
total atas suatu informasi. Oleh karena itu organisasi
harus diatur sedemikian rupa sehingga unit-unit akan
saling melakukan control atau cek seiring dengan
berjalannya alur pemrosesan data.

4.  Struktur organisasi harus ditata sedemikian rupa
sehingga mampu mengikuti perkembangan tekhnologi
yang ada.
 Struktur organisasi harus memberi peran penting untuk
perencanaan, skedul dan fungsi control, agar 2 tujuan
ganda dari kegiatan pengolahan data tercapai.
 Dalam organisasi pengolahan data seringkali terdapat
masalah antara pengembangan dan operasi. Agar
keduanya dapat dikombinasikan dengan baik, maka
diperlukan keahlian tersendiri untuk melihat situasi dan
kondisi.
 Fungsi dan tanggung jawab proses pengolahan data
harus diorganisir sedemikian rupa, sehingga tak satupun
individu atau unit kecil yang mempunyai pengawasan
total atas suatu informasi. Oleh karena itu organisasi
harus diatur sedemikian rupa sehingga unit-unit akan
saling melakukan control atau cek seiring dengan
berjalannya alur pemrosesan data.

5. 2. Tujuan Unit Pengolahan Data
 Tujuan unit pengolah data ada 4, yaitu :
 Dukungan terhadap pengembangan suatu proyek
(contoh : rancang bangun pesawat, konstruksi
jembatan-jembatan, penelitian reactor nuklir,
software dan perkembangannya).
 Dukungan untuk kegiatan operasi (contoh :
pelayanan tiket pesawat terbang, pengawasan
manufaktur, permintaan pinjaman uang,
pengendalian, dan control).
 Dukungan untuk manajer (contoh : manajemen
sistem informasi, manajemen keuangan,
anggaran, dan pengawasan biaya).
 Penyediaan fasilitas computer untuk semua user
yang memerlukan.

6. 3. Faktor-Faktor Lingkungan Yang Mempengaruhi Unit
Pengolahan Data
 Lingkungan tempat kegiatan pengolahan data berfungsi
adalah sangat penting untuk dapat mengorganisasi fungsi
kegiatan unit pengolahan data. Karena itu ada beberapa
faktor lingkungan yang mempengaruhi unit pengolahan data,
antara lain :
 Jumlah dan ukuran user; apakah mereka semua sama kecil,
agak besar, atau ada yang kecil, dan ada yang agak besar?
 Bagaimana saluran beban kerja mereka?
 Ketergantungan manajer terhadap pengolahan data. Apakah
manajer sangat memerlukan informasi dari unit pengolahan
data dengan cepat?
 Ketergantngan user pada operasi pengolahan data. Apakah
pengolahan data bagian integral dari pekerjaan user?
 Jenis kerja pengolahan data. Apakah data berorientasi pada
pengolahan bisnis, ataukah pada pengolahan sains dan
teknik?

7.  Derajad kerja user; apakah user membuat sendiri
perancangan sistem maupun pemrogramannya?
Ataukah unit bertindak sebagai biro jasa
pelayanan lengkap?
 Apakah proporsi pekerjaannya banyak yang
bersifat mengembangkan program atau sistem
baru, ataukah banyak yang bersifat membeli
sistem atau program yang ada sehingga tinggal
masalah pemeliharaan saja?
 Jenis input pengolahan data On-line, ataukah
transaksion oriented data yang siap pakai,
ataukah data yang masih harus dikonversi?

8. 4. Tipe-Tipe Lingkungan
 Ada berbagai cara pengaturan unit pengolahan data.
Empat contoh diberikan untuk menggambarkan profil
lingkungan. Dari keempat contoh lingkungan ini dijelaskan
pengaruhnya pada model organisasi.
 Pertama :
Dukungan manajemen dan administrasi (dukungan
pelayanan pengolahan data) biasanya berukuran dari kecil
kemenengah yang memberikan jasa penggajian,
pembelian, rekening, pengawasan informasi keuangan,
sampai persediaan. File-file di-update dan output dibuat
pada skedul yang biasa teratur, input dipersiapkan oleh
unit pengolahan data. Hampir seluruh sistem sudah
berjalan, modifikasi hanya sedikit.

9.  Kedua :
Dukungan pengembangan proyek. Disini permintaan user
untuk pengembangan sistem dan program sangat tinggi.
Beban kerja cukup berat dan tidak mudah diperkirakan.
Beberapa user kadang minta diprioritaskan. Komputer
yang digunakan adalah skala menengah atau besar, juga
computer paralel.
 Ketiga :
Penyediaan fasilitas. Tujuan umumnya adalah untuk
menyediakan pelayanan jasa computer bagi para user.
Jenis user bervariasi. Beban kerja dapat diperkirakan.
User melakukan sendiri semua sistem perancangan dan
programming.
 Keempat :
Dukungan kegiatan operasi. Database adalah penting
karena merupakan bagian integral dari operasi organisasi.
Data-data yang ada diperbaharui oleh remote terminal
input. Beban kerja dapat diperkirakan. Seringkali modul
baru ditambahkan ke sistem.

10. 5. Posisi Organisasi Pengolahan Data
 Posisi unit pengolahan data dalam organisasi besar adalah
hal yang penting. Ada 3 dasar pendekatan yang berfungsi
sebagai model umum dan dalam prakteknya kesesuaian
terhadap lingkungan merupakan factor yang menentukan,
yaitu :
1. Lokasi Operasi
Kelebihan :
 Departemen mempunyai pengontrolan langsung terhadap
fasilitas operasi pengolahan data.
 Setiap fasilitas pengolahan data hanya memerlukan
peralatan yang minimum sesuai kebutuhan
departemennya. Jumlah biaya pengolahan data dengan
sistem ini kemungkinan akan lebih kecil daripada bila unit
pengolahan datanya hanya satu dan harus memenuhi
semua departemen.
 Pertanggung jawaban sebagai posisi pusat laba
ditekankan, sehingga user dapat lebih efisien dalam
pemakaian sumber daya perusahaan.

11. Kerugian :
 Mungkin terjadi pemborosan dalam sumber
daya manusia dan peralatan.
 Fungsi integrasi pengolahan, pengembangan
database, dan koordinasi perencanaan
menjadi lebih sulit.
 Standarisasi kebijaksanan maupun praktek
perusahaan menjadi lebih sulit.
 Tindakan-tindakan khusus diperlukan untuk
mengontrol aplikasi pengolahan data oleh
departemen, karena departemen mempunyai
control penuh atas semua tahap pengolahan.

12. 2. Lokasi Dalam Group Servis
Keuntungan :
 Semua departemen memberikan perhatian yang
sama terhadap departemen pengolahan data.
 Kekuatan computer yang unggul dapat
menyediakan semua tipe dan ukuran bagi user.
Pemakaian ini baik bila dibuat dengan peralatan.
 Perencanaan sistem informasi dan pengembangan
bisa terpusat dan terintegrasi dengan baik.
 Pengontrolan TOP manajer terhadap pengolahan
data dan pemakaiannya menjadi lebih mudah.
 Nomor manajer dan supervisor banyak diperlukan
untuk kegiatan total pengolahan data, biasanya
tidak sebanyak bila untuk unit-unit yang terpisah.
 Syarat-syarat ekspansi dari user yang ada,
biasanya lebih mudah ditampung dalam kapasitas
modul tambahan.

13. 



Kerugian :
Diperlukan pemusatan staf mulai dari perancangan sistem
pengolahan data sampai pemrograman. Dalam operasi
organisasi, diperlukan pelatihan secara teratur dan mahal
biayanya.
Jika tidak ada chargeback untuk servis, para user mungkin
banyak menghabiskan tempat pada pusat departemen.
Membuat prioritas di antara para user adalah masalah yang
sulit dan sensitive. Persaingan serius dalam bekerja untuk
mendapatkan sumber-sumber merupakan kerugian yang
dialami oleh para user. Frekuensi masalah permintaan dan
keuntungan ekonomi yang dipecahkan oleh bagian staf
atau instansi pusat, jelas merupakan kerugian.
Kalau para user departemen pengolahan data diberitahu
kelanjutannya dengan sangat baik dan waktu yang
diharapkan jarak permintaannya panjang, maka sumbersumber perencanaan dalam departemen pengolahan data
menjadi tidak efektif.

14. 3. Posisi Bebas
 Pada akhir pendekatan ini, departemen pengolahan
data ditempatkan supaya hubungan laporannya
langsung kepada pemimpin organisasi. Pendekatan
ini penting, karena manajer memiliki kebebasan dan
perhatian yang sama dalam menjalankan prinsip
operasi dan fungsi staf. Pada perancangan,
pendekatan dari beberapa variasi ada yang sama
untuk pendekatan sebelumnya, yang kegiatan
pengolahan data diletakkan dalam group dukungan
manajer.
 Perhatian utama pada bagian ini sangat diperlukan
bila pengolahan data menjadi dasar penyelesaian
sasaran atau tujuan organisasi, yaitu pengolahan
data untuk metode produksi. Contohnya ada dalam
Bank-Bank komersial, perusahaan asuransi,
penerbangan, dan tentu saja servis untuk kantorkantor.

15. Terima Kasih