Tổ chức và điều hành họp tại công ty công nghệ savis, thành phố Hà Nội.doc

Dịch vụ viết thuê đề tài – KB Zalo/Tele 0917.193.864 – luanvantrust.com
Kham thảo miễn phí – Kết bạn Zalo/Tele mình 0917.193.864
BỘ NỘI VỤ
TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH HỌP TẠI CÔNG
TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ SAVIS, THÀNH
PHỐ HÀ NỘI
Khóa luận tốt nghiệp ngành
Người hướng dẫn
Sinh viên thực hiện
Mã SV
Khóa
Lớp
: QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
: NCS - THS. HOÀNG VĂN THANH
: NGUYỄN THU TRANG
: 1605QTVB060
: 2016 – 2020
: ĐH QTVP 16B
HÀ NỘI -

LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan khoá luận tốt nghiệp với đề tài: “Tổ chức và điều
hành họp tại Công ty Cổ phần Công nghệ Savis, thành phố Hà Nội” là công
trình nghiên cứu của cá nhân em. Các thông tin và số liệu được đưa ra trong
bài được em thu thập và xử lý tại Công ty CP Công nghệ Savis, không sao
chép tại bất cứ nguồn nào.
Em xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về lời cam đoan này.
Hà Nội, ngày 23 tháng 4 năm 2020
Ngƣời cam đoan
Nguyễn Thu Trang

LỜI CẢM ƠN
Trong thời gian thực tế và hoàn thành khoá luận tốt nghiệp với đề tài
“Tổ chức và điều hành họp tại Công ty Cổ phần Công nghệ Savis, thành phố
Hà Nội”, ngoài sự nỗ lực của bản thân em còn nhận được sự giúp đỡ, chỉ bảo
nhiệt tình của các tập thể và cá nhân khác.
Trước hết, em xin gửi tới toàn thể các thầy, cô giáo trong Khoa Quản trị
văn phòng, cùng thầy cô trong trường Đại học Nội vụ Hà Nội lời cảm ơn chân
thành nhất. Đặc biệt, em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới NCS – ThS.
Hoàng Văn Thanh, người đã tận tâm hưóng dẫn em trong suốt quá trình hoàn
thiện đề tài.
Ngoài ra, em còn nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình từ tập thể cán bộ
công nhân viên trong Công ty CP Công nghệ Savis, đặc biệt là Trưởng phòng
Hành chính – Nhân sự chị Nguyễn Thị Huyền đã trực tiếp hướng dẫn em. Qua
đây, em xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo và toàn thể cán bộ công nhân
viên trong Công ty đã tạo mọi điều kiện thuận lợi có được những kiến thức
thực tế cần thiết.
Cuối cùng em kính chúc quý thầy, cô dồi dào sức khỏe và thành công
trong sự nghiệp cao quý. Đồng kính chúc các cô, chú, anh, chị trong Công ty
luôn dồi dào sức khỏe, đạt được nhiều thành công tốt đẹp trong công việc.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 23 tháng 4 năm 2020
Sinh viên thực hiện
Nguyễn Thu Trang

MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN ..............................................................................................
LỜI CẢM ƠN....................................................................................................
BẢNG KÊ VIẾT TẮT ......................................................................................
MỞ ĐẦU .......................................................................................................... 1
1. Tính cấp thiết của đề tài ............................................................................ 1
2. Lịch sử nghiên cứu .................................................................................... 2
3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài ........... 4
4. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu ............................................................. 4
5. Các phương pháp nghiên cứu được sử dụng ............................................. 5
6. Giả thuyết khoa học .................................................................................. 6
7. Ý nghĩa lí luận và thực tiễn của đề tài ...................................................... 6
8. Cấu trúc của đề tài ..................................................................................... 6
Chƣơng 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC VẦ ĐIỀU HÀNH HỌP .... 8
1.1. Các khái niệm........................................................................................ 8
1.1.1. Khái niệm họp ................................................................................. 8
1.1.2. Khái niệm tổ chức ........................................................................... 9
1.1.3. Khái niệm điều hành ..................................................................... 10
1.1.4. Khái niệm tổ chức và điều hành họp ............................................ 10
1.2. Vai trò, ý nghĩa của tổ chức và điều hành họp ................................... 11
1.3. Phân loại các cuộc họp ........................................................................ 12
1.4. Tổ chức cuộc họp ................................................................................ 13
1.4.1. Nguyên tắc tổ chức họp ................................................................ 14
1.4.2. Trước cuộc họp ............................................................................. 14
1.4.3. Trong cuộc họp ............................................................................. 17
1.4.4. Kết thúc họp .................................................................................. 18
1.5. Điều hành cuộc họp ............................................................................ 19
1.5.1. Các nguyên tắc điều hành họp ...................................................... 19
1.5.2. Kỹ năng cần thiết trong quá trình điều hành cuộc họp ................ 19

1.5.3. Các công việc được thực hiện trong điều hành cuộc họp.............21
1.6. Trách nhiệm của các thành viên tham gia họp....................................23
1.6.1. Trách nhiệm của người chủ trì cuộc họp......................................23
1.6.2. Trách nhiệm của người tham ra hội họp ......................................23
1.6.3. Trách nhiệm của người ghi biên bản ............................................24
* Tiểu kết........................................................................................................24
Chƣơng 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH HỌP TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ SAVIS ............................................26
2.1. Giới thiệu khái quát về Công ty CP Công nghệ Savis........................26
2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty CP Công nghệ Savis
26
2.1.2. Cơ cấu tổ chức và các lĩnh vực lĩnh doanh của Công ty CP Công
nghệ Savis................................................................................................28
2.1.3. Khái quát về chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của phòng
Hành chính – Nhân sự tại Công ty CP Công nghệ Savis........................31
2.1.4. Vai trò của Phòng Hành chính – Nhân sự trong việc tổ chức và
điều hành họp tại Công ty CP Công nghệ Savis.....................................36
2.2. Công tác tổ chức và điều hành họp tại Công ty CP Công nghệ Savis 38
2.2.1. Các loại hình họp tại Công ty CP Công nghệ Savis.....................38
2.2.2. Công tác tổ chức các cuộc họp tại Công ty CP Công nghệ Savis 43
2.2.3. Công tác điều hành họp tại Công ty CP Công nghệ Savis ...........51
2.2.4. Tổ chức công tác kết thúc cuộc họp tại Công ty CP Công nghệ
Savis.........................................................................................................55
2.2.5. Nhận xét.........................................................................................56
*Tiểu kết.........................................................................................................59
Chƣơng 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG TỔ
CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH HỌP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ
SAVIS .............................................................................................................60
3.1. Xây dựng các văn bản quy định, hướng dẫn công tác tổ chức và điều
hành họp tại Công ty ...................................................................................60

3.2. Nâng cao trình độ của đội ngũ lãnh đạo cơ quan................................61
3.3. Đào tạo, nâng cao trình độ cán bộ, nhân viên trong cơ quan, đặc biệt là
đội ngũ cán bộ văn phòng ...........................................................................62
3.4. Nâng cao ý thức, trách nhiệm của người tham dự cuộc họp...............62
3.5. Làm tốt công tác chuẩn bị, đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị để tổ
chức các cuộc họp .......................................................................................63
3.6. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác tổ chức các
cuộc họp ......................................................................................................64
3.7. Chú trọng đến công tác truyền thông của Công ty..............................65
3.8. Xây dựng văn hoá họp ........................................................................67
3.9. Một số biện pháp khác ........................................................................68
* Tiểu kết........................................................................................................69
KẾT LUẬN ....................................................................................................70
TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................71
PHỤ LỤC...........................................................................................................

BẢNG KÊ VIẾT TẮT
STT Tên viết tắt Tên viết đầy đủ
1 BGĐ Ban giám đốc
2 CP Cổ phần
3 CNTT Công nghệ thông tin
4 HC-NS Hành chính – Nhân sự
5 NXB Nhà xuất bản
6 PGS.TS Phó Giáo sư.Tiến sĩ
7 QĐ Quyết định
8 TGĐ Tổng Giám đốc

MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Văn phòng là một bộ máy quan trọng không thể thiếu trong hoạt động
của các cơ quan, tổ chức. Văn phòng không chỉ thực hiện chức năng hậu cần,
đảm bảo cơ sở vật chất cho hoạt động của cơ quan mà văn phòng còn thực
hiện cả chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc cho Thủ trưởng cơ quan
trong quá trình chỉ đạo, điều hành hoạt động của tổ chức.
Quản trị Văn phòng là một công việc quan trọng, nó ảnh hưởng đến
mọi mặt của hoạt động trong quá trình vận hành của cơ quan. Nếu công tác
này được thực hiện tốt sẽ góp phần thúc đẩy tổ chức phát triển, ngược lại nếu
hoạt động kém hiệu quả sẽ kìm hãm sự phát triển đó. Một trong những nhiệm
vụ hàng đầu của công tác văn phòng chính là tổ chức và điều hành các cuộc
họp.
Trong quá trình hoạt động, để thực hiện chức năng, nhiệm vụ, các cơ
quan, tổ chức phải thường xuyên tổ chức các cuộc họp. Các cuộc họp giúp
cho nhà Lãnh đạo triển khai giải quyết công việc, nhất là những công việc cần
có sự tham mưu, góp ý của đội ngũ cán bộ, nhân viên. Thông qua các cuộc
họp, Ban lãnh đạo cùng với đội ngũ nhân sự sẽ có cơ hội để trao đổi kinh
nghiệm, thảo luận và phối hợp giải quyết công việc. Đồng thời, không ít
những vấn đề vướng mắc, chưa rõ ràng, thậm chí là “trái chiều” đã được giải
quyết triệt để trong các cuộc họp.
Tuy nhiên, không phải việc tổ chức các cuộc họp nào cũng đem lại hiệu
quả, trái lại có một số cuộc họp chưa xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung
đã gây ra tình trạng lãng phí, tốn thời gian mà không mang lại hiệu quả. Chính
vì vậy, các nhà quản lý cần đưa ra các giải pháp, phương pháp để việc tổ chức
các cuộc họp mang lại kết quả cao.
Trong quá trình thực em nhận thấy, công tác tổ chức và điều hành các
1

cuộc họp là một hoạt động không thể thiếu, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt
động của Công ty. Tuy nhiên, trong quá trình tổ chức các cuộc họp, Công ty
CP Công nghệ Savis bên cạnh những kết quả đã đạt được thì vẫn tồn tại
những hạn chế cần phải khắc phục. Chính vì vậy, nhận thức được tầm quan
trọng của việc tổ chức các cuộc họp, với những kiến thức chuyên môn khi
được học tập, rèn luyện tại Khoa Quản trị Văn phòng của Trường Đại học Nội
vụ Hà Nội cùng những trải nghiệm tìm hiểu về họp hành trong quá trình thực
tế tại công ty, em quyết định chọn “Công tác tổ chức và điều hành họp tại
Công ty Cổ phần Công nghệ Savis, thành phố Hà Nội” làm đề tài cho khoá
luận tốt nghiệp của mình.
2. Lịch sử nghiên cứu
Hiện nay, đề tài nghiên cứu về công tác tổ chức và điều hành họp
không phải là một đề tài mới, trước đó, đã có nhiều tác giả nghiên cứu về đề
tài này. Các đề tài này đã đề cập đến công tác tổ chức và điều hành các cuộc
họp ở các phạm vi và mức độ khác nhau. Đây sẽ là nguồn tài liệu tham khảo
quan trọng, cung cấp cho em những kiến thức lý luận khi triển khai đề tài này.
Khoá luận tốt nghiệp của em sử dụng nguồn tài liệu chính từ các loại
sách, giáo trình như:
- Nguyễn Hữu Thân (2010), Quản trị Hành chính văn phòng, NXB
Thống kê, Hà Nội, cuốn sách này trang bị cho bạn đọc những kiến thức cần
thiết trong quá trình quản trị hoạt động hành chính trong văn phòng, nhấn
mạnh đến hành chính trong các doanh nghiệp (hành chính kinh doanh) và
những kỹ năng cơ bản trong hoạt động nghiệp vụ văn phòng.
Tác giả Vương Hoàng Tuấn (2000), Nghiệp vụ hành chính văn phòng,
Nxb Trẻ đã đề cập đến kỹ năng và nghiệp vụ trong công tác hành chính văn
phòng.
Trong cuốn luận và phương pháp công tác văn phòng, NXB Đại học
Quốc gia Hà Nội đã đề cập về cơ sở khái niệm, lý luận và thực tiễn của công
2

tác văn phòng trong các cơ quan, tổ chức.
Nguồn tài liệu thứ 2 mà em sử dụng đó là nguồn thông tin từ các bài
Khóa luận, Tiểu luận:
- Khoá luận tốt nghiệp: “Công tác tổ chức các cuộc hội họp tại Văn
phòng Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng hạ tầng và Giao thông” của sinh
viên Nguyễn Văn Long, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, năm 2017. Tại khoá
luận này, tác giả đã chỉ ra được cơ sở lý luận về việc tổ chức các cuộc hội
họp, từ đó đối chiếu với thực trạng tổ chức các cuộc hội họp tại Văn phòng
công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông. Đồng thời rút ra
được những nhận xét chủ quan của mình về thực trạng đó, rồi đưa ra những
giải pháp làm nguồn tư liệu tham khảo cho Công ty CP Đầu tư Xây dựng Hạ
tầng và Giao thông nói chung và các công ty khác nói riêng.
- Khoá luận tốt nghiệp:“ Công tác tổ chức hội họp của văn phòng công
ty Điện lực Hai Bà Trưng” của sinh viên Vũ Thị Giang, Trường Đại học Nội
vụ Hà Nội, năm 2017. Tác giả Vũ Thị Giang đã khái quát từ khái niệm hội
họp, vai trò, quy trình hội họp đến thực trạng tổ chức hội họp của Văn phòng
công ty Điện lực Hai Bà Trưng. Tác giả nêu ra tại Văn phòng công ty đó có
những loại hội họp nào và được tổ chức ra sao.
- Báo cáo thực tập: “Khảo sát, đánh giá về công tác tổ chức, điều hành
các cuộc hội họp của Huyện uỷ Hữu ũng, tỉnh ạng Sơn” của sinh viên Nguyễn
Thị Bích Hảo, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, năm 2019. Trong báo cáo thực
tập, tác giả nêu lên được những trải nghiệm và tìm hiểu thực tế về công tác tổ
chức, điều hành các cuộc hội họp của Huyện uỷ Hữu Lũng.
Nguồn tài liệu thứ ba mà em tham khảo để phục vụ cho khoá luận là
Quyết định số 45/2018/QĐ-TTg ngày 19 thánh 11 năm 2018 của Thủ Tướng
chính phủ quy định chế độ họp trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ
quan thuộc hệ thống hành chính nhà nước. Quyết định nêu rõ những quy định
cụ thể về họp: về những quy định chung; quy trình tổ chức cuộc họp; cuộc
3

họp của Bộ trưởng,Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ; cuộc họp của Chủ tịch
UBND các cấp và Cơ quan chuyên môn cấp Tỉnh, Huyện; trách nhiệm thi
hành; điều khoản thi hành.
Những công trình nghiên cứu như đã liệt kê ở trên đều đề cập và đều
lấy hội họp làm đối tượng nghiên cứu. Dù có chung đối tượng nghiên cứu
nhưng các đề tài trên đã khai thác nó ở nhiều góc độ, ở không gian và thời
gian khác nhau. Theo tìm hiểu của em thì đề tài “Tổ chức và điều hành họp
tại Công ty Cổ phần Công nghệ Savis, thành phố Hà Nội” chưa có bài viết
nào nghiên cứu, nắm bắt được tình hình thực tế và điều kiện được trải nghiệm
ở Công ty CP Công nghệ Savis em quyết định chọn đề tài này làm khoá luận
tốt nghiệp cho mình.
3. Đối tƣợng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài
- Đối tượng nghiên cứu: Khoá luận tốt nghiệp tập trung nghiên cứu hai
vấn đề đó là: Tổ chức và điều hành họp.
- Phạm vi nghiên cứu:
Không gian: Khoá luận tập trung nghiên cứu vấn đề tổ chức và điều
hành họp tại Công ty CP Công nghệ Savis.
Thời gian: Khoá luận tập trung nghiên cứu vấn đề tổ chức và điều hành
họp tại Công ty CP Công nghệ Savis trong giai đoạn: 2017 – 2019.
4. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
- Mục tiêu:
Nghiên cứu, đánh giá thực trạng công tác tổ chức và điều hành họp của
Công ty CP Công nghệ Savis, qua đó đưa ra những giải pháp để nâng cao
hiệu quả công tác tổ chức và điều hành họp của Công ty.
- Nhiệm vụ:
Để thực hiện mục tiêu trên, đề tài phải thực hiện 4 nhiệm vụ:
Thứ nhất, tập hợp, phân tích, tổng hợp các kiến thức lý luận chung về
cồng tác tổ chức và điều hành họp qua các cuốn sách, giáo trình, bài báo, tạp
4

chí và các tài liệu liên quan khác.
Thứ hai, tìm hiểu khái quát Công ty CP Công nghệ Savis, phòng Hành
chính – Nhân sự tại Công ty để hiểu rõ lịch sử hình thành, quá trình phát triển,
chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Công ty và phòng Hành chính –
Nhân sự.
Thứ ba, khảo sát, tìm hiểu về công tác tổ chức và điều hành họp tại
Công ty, qua đó đưa ra các nhận xét, đánh giá về công tác này.
Thứ tư, từ thực trạng công tác này đã được tìm hiểu, đề xuất một số giải
pháp mang tính thực tế, phù hợp, góp phần nâng cao chất lượng công tác tổ
chức và điều hành họp tại Công ty.
5. Các phƣơng pháp nghiên cứu đƣợc sử dụng
Em đã sử dụng các phương pháp sau để phục vụ cho quá trình hoàn
thiện đề tài:
Phương pháp khảo sát thực địa: Em áp dụng phương pháp này trong
quá trình thực tế tại Công ty CP Công nghệ Savis thông qua việc tiếp cận trực
tiếp đối tượng nghiên cứu, thực hiện công việc tìm hiểu, quan sát tại văn
phòng làm việc. Đây là phương pháp quan trọng để tiến hành nghiên cứu
nhằm góp phần cho kết quả bài khoá luận mang tính xác thực.
Phương pháp phỏng vấn: Được em áp dụng bằng cách phỏng vấn trực
tiếp các anh chị trong văn phòng, đặc biệt là phòng Hành chính – Nhân sự tại
Công ty CP Công nghệ Savis. Việc phỏng vấn này giúp em nắm bắt được
cách tổ chức điều hành họp tại phòng Hành chính – Nhân sự, đồng thời biết
được những suy nghĩ, cảm nhận của đội ngũ nhân sự khi tham dự các cuộc
họp tại Công ty này.
Phương pháp so sánh, đối chiếu: Từ những tìm hiểu về thực tiễn, lý
luận và các văn bản quy định của Nhà nước về tổ chức và điều hành họp, em
đối chiếu so sánh chúng với việc triển khai thực tế trong công tác tổ chức,
điều hành họp tại Công ty CP Công nghệ Savis. Trên cơ sở đó giúp em nhận
5

xét được mức độ thực hiện theo quy định của nhà nước về vấn đề họp của
Công ty.
Phương pháp phân tích tổng hợp: Từ những tài liệu thu thập được, kết
hợp với kết quả khảo sát thực địa và từ các nguồn thông tin khác, em tiến
hành xử lý theo từng bước nhỏ, phân tích đưa ra ưu điểm, hạn chế và có căn
cứ để đề xuất các giải pháp thiết thực.
6. Giả thuyết khoa học
Những cuộc họp đóng vai trò rất quan trọng, vì đó là nơi tổng hợp các
kết quả đạt được, đưa ra những phương hướng, nhiệm vụ mới trong những
giai đoạn phát triển mới của một tổ chức. Đồng thời, nó cũng là nơi mà bầu
không khí và văn hoá của tổ chức được duy trì. Nếu tổ chức và điều hành họp
không thống nhất với nhau sẽ gây ra tình trạng các công việc sẽ chồng chéo
lên nhau mất thời gian, sức người, sức của, thậm chí còn làm mất hình ảnh, uy
tín của tổ chức trong mắt các vị khách được mời đến tham dự. Vì vậy, việc
khảo sát tổ chức và điều hành họp tại Công ty CP Công nghệ Savis sẽ góp
phần đưa ra những biện pháp nhằm nâng cao chất lượng tổ chức và điều hành
các cuộc họp của Công ty nói riêng và là nguồn tham khảo cho các tổ chức
nói chung.
7. Ý nghĩa lí luận và thực tiễn của đề tài
Qua việc tìm hiểu về các công tác tổ chức các cuộc họp của Công ty.
Em đã giới thiệu một cách hệ thống về vai trò của văn phòng trong công tác tổ
chức các cuộc họp.
Nêu ra những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong việc xây dựng
nâng cao hiệu quả các cuộc họp.
Đề tài là nguồn tham khảo cho sinh viên Khoa Quản trị văn phòng và
các ngành khác.
8. Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần mở đầu và kết luận, tài liệu tham khảo, phụ lục. Nội dung
6

của đề tài có cấu trúc làm 3 chương:
Chương 1. luận chung về tổ chức và điều hành họp
Chương này trình bày khái quát lý luận chung về công tác tổ chức và
điều hành họp bao gồm các nội dung về: khái niệm, vai trò, ý nghĩa và phân
loại cuộc họp; khai thác những bước tiến hành công tác tổ chức và điều hành
họp và trách nhiệm của người chủ trì, người tham gia và người ghi biên bản
cuộc họp. Đây là căn cứ để em nghiên cứu thực trạng công tác tổ chức và điều
hành họp tại Công ty CP Công nghệ Savis.
Chương 2. Thực trạng tổ chức và điều hành họp tại Công ty Cổ phần
Công nghệ Savis
Mở đầu chương này, em đưa ra những giới thiệu khái quát về Công ty
CP Công nghệ Savis, đồng thời trình bày thực trạng công tác tổ chức và điều
hành họp tại Công ty này. Dựa trên những nghiên cứu thực tế đó, bản thân em
đưa ra những đánh giá chủ quan của mình về ưu điểm, hạn chế của Công ty
trong quá trình tổ chức và điều hành các cuộc họp. Dựa vào đó làm tiền đề
cho việc đề xuất các giải pháp tại chương 3.
Chương 3. Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng tổ chức và điều
hành họp tại Công ty Cổ phần Công nghệ Savis
Trên cơ sở lý luận tại chương 1 và thực tiễn khảo sát thực trạng công
tác tổ chức và điều hành tại Công ty CP Công nghệ Savis ở chương 2, em xin
đề xuất một số giải pháp góp phần làm cho công tác tổ chức và điều hành họp
ngày càng hoàn thiện, thúc đẩy hiệu quả làm việc của Công ty.
7

Chƣơng 1
LÝ LUẬN CHUNG
VỀ TỔ CHỨC VẦ ĐIỀU HÀNH HỌP
1.1. Các khái niệm
1.1.1. Khái niệm họp
Theo Quyết định số 45/2018/QĐ-TTg ngày 19 thánh 11 năm 2018 của
Thủ Tướng chính phủ quy định chế độ họp trong hoạt động quản lý, điều hành
của cơ quan thuộc hệ thống hành chính nhà nước nêu rõ: “Họp là một hình
thức của hoạt động quản lý nhà nước, một cách thức giải quyết công việc,
thông qua đó Thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước trực tiếp thực hiện sự
lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động trong việc giải quyết các công việc
thuộc chức năng, thẩm quyền của cơ quan mình theo quy định của pháp luật”
Theo nghĩa chung nhất, họp là sự tập hợp nhiều người một cách có tổ
chức, theo những nguyên tắc nhất định, tại một địa điểm, thời gian cụ thể để
thực hiện các công việc như: truyền đạt, trao đổi, thảo luận các thông tin, tổng
kết các hoạt động hoặc tìm các biện pháp giải quyết các vấn đề, các nhiệm vụ
mà những người dự họp đều quan tâm.
Họp là một hoạt động không thể thiếu trong hoạt động của mỗi cơ quan,
tổ chức. Là hình thức cơ bản để phát huy và thực hiện quyền dân chủ, tạo điều
kiện để mọi người lao động tham gia vào hoạt động quản lý của cơ quan, tổ
chức. Đồng thời, đây cũng là hình thức nhằm thông báo, trao đổi, bàn bạc và
thảo luận để tạo ra sự thống nhất, phối hợp hành động để giải quyết một hoặc
một số vấn đề mà mọi người cùng quan tâm.
Như vậy, có thể suy ra khái niệm họp được hiểu theo cách đơn giản đó
là hình thức sinh hoạt tập thể nhằm bàn bạc, trao đổi, đánh giá, hoặc cung cấp
thông tin về một vấn đề nào đó vấn đề này có thể được thống nhất hoặc không
thống nhất sau mỗi lần họp.
8

1.1.2. Khái niệm tổ chức
“Tổ chức” là đối tượng nghiên cứu của nhiều ngành khoa học khác
nhau trong đó có khoa học tổ chức các cuộc họp. Do được nhiều ngành
nghiên cứu nên đã có không ít những định nghĩa. “Tổ chức” có thể là danh từ
hoặc động từ tuỳ theo cách đặt “tổ chức” vào các trường hợp khác nhau. Đối
với đề tài của khoá luận, “tổ chức” được bản thân em khai thác dưới góc độ
của động từ.
Xét dưới góc độ “tổ chức” là danh từ, Triết học định nghĩa “Tổ chức,
nói rộng là cơ cấu tồn tại của sự vật. Sự vật không thể tồn tại mà không có
một hình thức liên kết nhất định các yếu tố thuộc nội dung. Tổ chức vì vậy là
thuộc tính của bản thân các sự vật”1
.Tổ chức là thuộc tính của sự vật, nói cách
khác sự vật luôn tồn tại dưới dạng tổ chức nhất định.
Dưới góc độ động từ thì “tổ chức” lại mang một màu sắc khác:
Tổ chức theo từ gốc Hy Lạp „Organon‟ nghĩa là „hài hòa‟, từ tổ chức
nói lên một quan điểm rất tổng quát “đó là cái đem lại bản chất thích nghi với
sự sống”
Theo Chester I. Barnard: “Tổ chức là một hệ thống những hoạt động
hay nỗ lực của hai hay nhiều người được kết hợp với nhau một cách có ý
thức”
Theo Harold Koontz, Cyril Odonnell và Heinz Weihrich: “Công tác tổ
chức là việc nhóm gộp các hoạt động cần thiết để đạt được các mục tiêu, là
việc giao phó mỗi nhóm cho một người quản lý với quyền hạn cần thiết để
giám sát nó, và là việc tạo điều kiện cho sự liên kết ngang và dọc trong cơ cấu
của doanh nghiệp”.
Điều quan trọng là vấn đề chúng ta cần xem xét bản chất của chức năng
tổ chức từ góc độ của khoa học quản trị. Tổng hợp từ những khái niệm khác
nhau về chức năng tổ chức, chúng ta có thể hiểu bản chất của chức năng tổ
1
Mấy vấn đề về cán bộ và về tổ chức trong cách mạng xã hội chủ nghĩa, Nxb Sự thật, Hà Nội, 1973, tr 28
9

chức là thiết kế một cấu trúc tổ chức hiệu quả nhằm đảm bảo cho các hoạt
động quản trị đạt được mục tiêu của nó.
Nói cách khác, tổ chức bao gồm các công việc liên quan đến xác định
và phân chia công việc phải làm, những người hoặc nhóm người nào sẽ làm
việc gì, ai chịu trách nhiệm về những kết quả nào, các công việc sẽ được phối
hợp với nhau như thế nào, ai sẽ báo cáo cho ai và những quyết định được làm
ra ở cấp nào hay bộ phận nào.
1.1.3. Khái niệm điều hành
Điều hành là một loại hoạt động được thực hiện trong các cáo quan, tổ
chức mà mục đích là làm cho hoạt động của các cá nhân, bộ phận hài hòa với
nhau hướng tới mục tiêu chung.
Điều hành bao gồm những hoạt động như: phân công công việc; điều
hòa, phối hợp, chỉ đạo hoạt động…nhằm kết nối, phối hợp hoạt động giữa các
cá nhân các phòng, ban, các tổ chức, đơn vị trực thuộc để tạo ra sự kết nối,
liên tục trong hoạt động của công sở đạt mục tiêu chung là hoàn thành nhiệm
vụ, quyền hạn của công sở đó.
Tóm lại, điều hành là những hoạt động điều hòa phối hợp giữa các cá
nhân, tổ chức, đơn vị trong một cơ quan, tổ chức để hướng đến thực hiện
nhiệm vụ chung hoặc giải quyết một hoạt động cụ thể.
1.1.4. Khái niệm tổ chức và điều hành họp
Từ những định nghĩa về “Họp”, “Tổ chức” và “Điều hành” như đã nêu
ra ở trên ta có khái niệm về “tổ chức và điều hành họp” như sau:
Tổ chức và điều hành họp là việc xác định và phân chia các công việc
liên quan họp, những người hoặc nhóm người nào sẽ làm việc gì, ai chịu trách
nhiệm về những kết quả nào, các công việc sẽ được phối hợp với nhau như
thế nào, ai sẽ báo cáo cho ai và những quyết định được làm ra ở cấp nào hay
bộ phận nào. Các hoạt động đó được phối hợp giữa các các nhân, đơn vị,
phòng ban dưới sự chỉ đạo của người có thẩm quyền để hướng đến nhiệm vụ
10

chung mà cấp trên đề ra.
1.2. Vai trò, ý nghĩa của tổ chức và điều hành họp
- Các cuộc họp là nơi phát kiến nhiều tưởng mới lạ
“Nhân vô thập toàn” là kinh nghiệm được ông cha ta đúc rút từ xa xưa.
Dù có giỏi đến đâu thì chúng ta cũng không thể biết hết 10/10 những điều cần
thiết khi làm việc trong một tổ chức nhất định, không thể thành công viên mãn
nếu làm việc đơn lẻ một mình. Khi được tham gia vào 1 cuộc họp, chúng ta có
cộng sự cùng làm việc chung, dù người đó không nổi trội thì việc bổ khuyết
lẫn nhau những điểm còn yếu, còn thiếu sót sẽ là thế mạnh rất lớn cho thành
công cho Công ty. Mỗi người một ý tưởng gom góp lại, cuối cùng tổng hợp ra
được ý tưởng mới, lạ, độc, tạo chỗ đứng vững chắc trên thương trường cạnh
tranh khốc liệt.
- Họp giúp mọi người cải thiện kỹ năng giao tiếp hiệu quả
Để có thể có những phát kiến hay, những ý tưởng mới lạ, cả nhóm sẽ
cần phải có những buổi họp, thảo luận, đưa ra ý kiến, chất vấn, bảo vệ ý kiến,
và cuối cùng đi đến tổng hợp, chọn lọc, đưa ra quyết định.
Qua những buổi thảo luận như thế khả năng giao tiếp cũng như các kỹ
năng chất vấn, thảo luận, lắng nghe của từng người sẽ được cải thiện và nâng
cao lên từng ngày.
- Thông qua các cuộc họp mọi người có được những quyết định đúng
đắn
Trong quá trình họp hành, mọi người cần làm là thảo luận đưa ra các ý
tưởng, sau đó là thảo luận so sánh tính khả thi giữa các ý tưởng, rồi chọn lọc ý
tưởng tốt có thể dùng làm đòn bẩy chiến lược cho dự án.
Khi được tham gia một cuộc họp đủ mạnh thì việc đưa ra ý tưởng, xác
định tính khả thi và quyết định cuối cùng cũng sẽ dễ dàng và chuẩn xác hơn.
Mọi người sẽ không phải quá lo lắng với một quyết định sai lầm, bởi ý cac
công việc đã được đánh giá qua nhiều góc nhìn khác nhau để đi đến quyết
11

định có thực hiện công việc đó hay không.
Do đó có thể nói các cuộc họp có thể giúp các chúng ta có được những
quyết định đúng đắn nhất.
- Các cuộc họp là nơi phổ biến các quan điểm, tư tưởng mới, tháo gỡ
khúc mắc, sửa chữa sai lầm
Thông thường khi làm việc chúng ta có thể sẽ có nhiều áp lực trút
xuống khiến chúng ta không thể tập trung vào một công việc cụ thể nào, dẫn
đến việc dự án không hoàn thành đúng tiến độ, hoặc phá sản do thiếu kỷ luật
trong công việc. Khi một cuộc họp diễn ra, mọi người sẽ cùng nhau ngồi lại,
chỉ ra những lỗi sai trong từng khâu để kịp thời điều chỉnh.
1.3. Phân loại các cuộc họp
Theo Quyết định số 45/2018/QĐ-TTg ngày 19 thánh 11 năm 2018 của
Thủ Tướng chính phủ quy định chế độ họp trong hoạt động quản lý, điều hành
của cơ quan thuộc hệ thống hành chính nhà nước có nêu rõ: Các cuộc họp
được chia thành:
Họp tham mưu, tư vấn là cuộc họp để thủ trưởng cơ quan hành chính nhà
nước nghe, trao đổi các ý kiến, đề xuất và kiến nghị của thủ trưởng các cơ quan,
đơn vị cấp dưới, của các chuyên gia, nhà khoa học nhằm có đủ thông tin, thêm
các cơ sở, căn cứ trước khi ra quyết định theo chức năng, thẩm quyền.
Họp giải quyết công việc là cuộc họp của thủ trưởng cơ quan thuộc hệ
thống hành chính cấp trên với thủ trưởng cơ quan, đơn vị cấp dưới hoặc với
cán bộ, công chức của cơ quan để giải quyết công việc thường xuyên hoặc
bàn giải quyết những vướng mắc trong hoạt động quản lý, điều hành; thống
nhất ý kiến chỉ đạo giải quyết những công việc có tính chất quan trọng, phức
tạp, liên quan đến nhiệm vụ của nhiều cấp, nhiều ngành; xử lý những nội
dung còn có ý kiến khác nhau trước khi ban hành quyết định, những nội dung
vượt quá thẩm quyền của cấp dưới hoặc để đánh giá tại chỗ về tình hình thực
hiện các nhiệm vụ công tác của cấp dưới.
12

Họp chuyên môn là cuộc họp để trao đổi, thảo luận những vấn đề thuộc
về chuyên môn kỹ thuật, nghiệp vụ, chương trình, kế hoạch, báo cáo.
Họp giao ban là cuộc họp của lãnh đạo cơ quan, tổ chức hành chính nhà
nước để nắm tình hình triển khai thực hiện nhiệm vụ công tác; trao đổi ý kiến
và thực hiện chỉ đạo giải quyết các công việc thường xuyên.
Họp điều phối xử lý công việc là cuộc họp do người được thủ trưởng cơ
quan hành chính nhà nước ủy nhiệm chủ trì họp với các cơ quan liên quan để
trao đổi những vấn đề còn có ý kiến khác nhau, thống nhất ý kiến trình cơ
quan có thẩm quyền xem xét, quyết định công việc.
Họp tập huấn, triển khai (hội nghị tập huấn, triển khai) là cuộc họp để
quán triệt, thống nhất nhận thức và hành động về nội dung và tinh thần các
chủ trương, chính sách lớn, quan trọng của Đảng và Nhà nước trong cơ quan,
đơn vị hoặc trong từng ngành, địa phương.
Họp sơ kết, tổng kết (hội nghị sơ kết, tổng kết) là cuộc họp để kiểm điểm,
đánh giá tình hình và kết quả thực hiện nhiệm vụ công tác sáu tháng, hàng năm
hoặc một giai đoạn và bàn phương hướng nhiệm vụ công tác cho sáu tháng, năm
tới hoặc một giai đoạn của cơ quan, đơn vị, của ngành, địa phương.
Họp chuyên đề là cuộc họp để bàn, triển khai hoặc sơ kết, tổng kết việc
thực hiện một chủ trương, chính sách quan trọng trên phạm vi toàn quốc, một
số địa phương hoặc một số ngành, lĩnh vực nhất định.
1.4. Tổ chức cuộc họp
Để có một cuộc họp thành công thì công tác tổ chức cuộc họp đóng vai
trò rất quan trọng. Khi công tác tổ chức các cuộc họp được làm tốt, nó sẽ hạn
chế được những rủi ro làm ảnh hưởng đến hiệu quả cuộc họp. Tổ chức các
cuộc họp thì phải đảm bảo các yếu tố sau.
13

1.4.1. Nguyên tắc tổ chức họp
Giải quyết công việc đúng thẩm quyền, tự chủ, tự chịu trách nhiệm
trong việc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn được giao, cấp trên không can thiệp
và giải quyết công việc thuộc thẩm quyền của cấp dưới và cấp dưới không
chuyển công việc thuộc thẩm quyền lên cho cấp trên giải quyết.
Tuân thủ pháp luật, tập trung dân chủ; công khai, minh bạch và bảo
đảm bí mật nhà nước theo quy định của pháp luật.
Tổ chức cuộc họp theo kế hoạch công tác hoặc khi thực sự cần thiết
phù hợp với tính chất, yêu cầu và nội dung của vấn đề, công việc cần giải
quyết; với tính chất và đặc điểm về tổ chức và hoạt động của từng loại cơ
quan, đơn vị.
Xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự; đề cao
và thực hiện nghiêm túc trách nhiệm cá nhân trong chỉ đạo, chủ trì, tham dự
cuộc họp, trách nhiệm của các cơ quan bảo đảm, phục vụ cuộc họp.
Lồng ghép, kết hợp các loại cuộc họp có nội dung liên quan với nhau
hợp lý; đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong việc tổ chức họp; cải
tiến, đơn giản hoá thủ tục trong tổ chức cuộc họp; bảo đảm chất lượng, hiệu
quả, thiết thực, tiết kiệm, không phô trương, hình thức.
Không làm ảnh hưởng đến các hoạt động công vụ khác của cơ quan, tổ
chức, người có thẩm quyền, việc tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính
cho công dân và tổ chức theo quy định của pháp luật.
1.4.2. Trước cuộc họp
Đây là giai đoạn nhằm đảm bảo các điều kiện cần thiết để các cuộc họp
được diễn ra thuận lợi. Giai đoạn này bao gồm các công việc sau
- Xác định mục tiêu, tính chất và nội dung của cuộc họp
Mục tiêu họp cần xác định rõ ràng và cần được diễn đạt chính xác, ngắn
gọn. Xác định mục tiêu cuộc họp phụ thuộc vào nhiều yếu tố. Nhà quản lý cần
xác định những nội dung sẽ được đem ra thảo luận trong cuộc họp. Các nội
14

dung này cần được vạch ra thậm chí cần nghiên cứu, phổ biến trước hội họp
để các cá nhân tham dự nắm bắt và chuẩn bị thông tin kỹ lưỡng để cuộc họp
diễn ra đạt kết quả cao.
Tính chất và hình thức: Căn cứ vào mục đích cũng như các nội dung sẽ
được đem ra thảo luận trong cuộc họp, bộ phận trực tiếp tổ chức sẽ tham mưu
cho lãnh đạo cơ quan hoặc lãnh đạo phòng ban, đơn vị xác định tính chất cũng
như hình thức của cuộc họp. Quá trình xác định hình thức của cuộc họp là một
công quan trọng, quyết định tính hợp lý, trang trọng, lịch sự, tiết kiệm của
cuộc họp.
Đối với những cuộc họp có quy mô lớn, quyết định những vấn đề quan
trọng và mang tính chất định hướng cho hoạt động của cơ quan thì cuộc họp
đó sẽ được tổ chức dưới hình thức của Đại hội.
Các cuộc họp được tổ chức, để bàn bạc, thảo luận, quyết định một hoặc
một số vấn đề cụ thể, quan trọng nhằm thực hiện các nội dung cơ bản, có ý
nghĩa lớn đối với hoạt động của cơ quan hoặc để quán triệt tư tưởng, phổ biến
nội dung và cách thức hành động chung để giải quyết một hoặc một số vấn đề
quan trọng của tổ chức; để sơ kết, tổng kết các hoạt động trong năm thì cuộc
họp đó sẽ được tổ chức dưới dạng Hội nghị.
Ngoài ra, tùy theo các hoạt động, mục đích, các đơn vị có thể lựa chọn
các loại hình hội họp sau: Họp giao ban, Họp triển khai công việc, Hội thảo,
Họp chuyên môn,....
- Xác định thời gian của cuộc họp
Xác định thời gian dự kiến cuộc họp: bao gồm xác định ngày cuộc họp
được tổ chức, thời gian bắt đầu đón tiếp đại biểu, ngày, giờ khai mạc cuộc
họp, thời gian tiến hành, thời gian kết thúc, thời gian đón, tiễn đại biểu. Thời
gian họp phải được thông báo trước, đảm bảo có khoảng thời gian cần thiết
cho các đại biểu và thành viên dự họp chuẩn bị kế hoạch cá nhân. Việc xác
định thời gian họp cần theo kế hoạch thống nhất đã được phê duyệt.
15

- Xác định địa điểm của cuộc họp
Căn cứ vào mục đích, tính chất của cuộc họp và số lượng thành phần
tham dự mà lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp. Địa điểm có thể là phòng làm
việc của các đơn vi, phòng họp của cơ quan hoặc bên ngoài cơ quan (đối với
những cuộc hội họp lớn cần không gian rộng).
- Xác định thành phần tham dự cuộc họp
Thành phần tham gia cuộc họp được xác định trên cơ sở loại hình cuộc
họp và mục đích cuộc họp. Đối với các loại hình hội họp khác nhau, đối tượng
tham dự có thể bao gồm: những người có thẩm quyền và trách nhiệm ra quyết
định những vấn đề liên quan đến chủ đề cuộc họp, những người có năng lực để
đóng góp ý kiến trong quá trình cuộc họp, những người có trách nhiệm thực hiện
các nội dung do hoạt động cuộc họp đề ra, những người chịu ảnh hưởng bởi các
quyết định của hoạt động cuộc họp, những người cần thông tin được trình bày
trong hoạt động họp để có thể thực hiện phần công việc của mình có hiệu quả
hơn, các đối tượng khác mà mục đích cuộc hội họp hướng tới.
- Xác định đơn vị tổ chức và phối hợp thực hiện
Xác định đơn vị tổ chức và phối hợp thực hiện tức là xác định đơn vị
chính sẽ tổ chức họp, đảm bảo các điều kiện cần thiết để cuộc họp diễn ra.
Đơn vị phối hợp là những đơn vị hỗ trợ trong các khâu khác nhau nhằm đảm
bảo cuộc họp được diễn ra thành công nhất.
- Xây dựng chương trình hội họp
Chương trình hội họp cần phải:
Dự kiến được diễn biến và trình tự của cuộc họp.
Dự kiến các cá nhân sẽ tham ra phát biểu trong cuộc họp.
Dự kiến thời gian cho các phần trong chương trình.
Xác định vấn đề trọng tâm của cuộc họp.
Xác định vấn đề cần biểu quyết và hình thức cần biểu quyết....
Sau khi xác định các vấn đề được thực hiện trong cuộc họp, đơn vị tổ
16

chức sẽ tiến hành sắp xếp hoàn thiện các phần nội dung và phân bổ thời gian
hợp lý cho từng phần.
- Các công việc khác
Xác định thư ký của cuộc họp: Tất cả các cuộc họp đều phải ghi biên
bản và người được giao nhiệm vụ ghi biên bản là thư ký cuộc họp. Người thư
ký này phải được dự kiến trước. Thư ký cuộc họp phải là người có năng lực
chuyên môn nhất định, phù hợp với nội dung cuộc họp, đặc biệt là các cuộc
họp có tính chuyên môn cao. Đồng thời người thư ký phải được bồi dưỡng
những kiến thức cơ bản về hành chính văn phòng. Thư ký cuộc họp cần nắm
vững chương trình của cuộc họp và hiểu biết nhất định về chuyên môn mà
cuộc họp bàn đến.
Chuẩn bị giấy tờ, quà tặng (nếu cần): thư ký của cuộc họp sẽ chuẩn bị
các giấy tờ, tài liệu cần thiết để cuộc họp được diễn ra thuận lợi.
Đảm bảo công tác hậu cần cho cuộc họp: Chuẩn bị địa điểm diễn ra,
chuẩn bị cơ sở vật chất; sắp xếp bố trí chỗ ngồi phù hợp; đảm bảo âm thanh,
ánh sáng, máy chiếu,... trong phòng họp; chuẩn bị chỗ ăn, chỗ nghỉ cho các vị
đại biểu; chuẩn bị văn nghệ.
1.4.3. Trong cuộc họp
Trong khi cuộc họp diễn ra, các công việc được tổ chức và điều hành
bao gồm các công việc sau
1.4.3.1. Đón tiếp các vị đại biểu
Đây là công việc được thực hiện đầu tiên khi cuộc họp diễn ra. Công việc
này được áp dụng đối với những cuộc họp có quy mô và tính chất quan trọng.
Công tác đón tiếp khách mời sẽ do ban lễ tân của đơn vị tổ chức chịu trách
nhiệm. Các vị khách sẽ được bố trí chỗ ngồi theo sơ đồ chỗ ngồi đã được thiết
kế. Việc đón tiếp khách mời sẽ được diễn ra trước khi cuộc họp bắt đầu.
17

1.4.3.2. Dẫn chương trình hội họp
Trong các cuộc họp sẽ có 1 MC hoặc 1 người chủ trì đứng ra điều hành
cuộc họp. Người chủ trì này trong các cơ quan thường bao gồm Ban giám
đốc, Trưởng, phó các đơn vị, phòng ban; Trưởng của các dự án;...sẽ là người
đứng ra điều hành cuộc họp.
1.4.3.3. Ghi biên bản của cuộc họp
Thư ký cuộc họp là người phụ trách ghi lại đầy đủ tiên trình trong cuộc
họp và tổng hợp lại thành biên bản cuộc họp. Biên bản phải được ghi đầy đủ,
trung thực, ngắn gọn, súc tích, không bỏ sót ý kiến. Biên bản có thể phải trình
ngay sau khi kết thúc cuộc họp hoặc người chủ trì nêu ý kiến tổng kết, kết
luận và giao thư ký cuộc họp thể hiện vào biên bản. Trong điều kiện cho phép
có thể tiến hành hoàn thiện ngay các văn kiện có liên quan. Trong trường hợp
cuộc họp có những vấn đề chưa nhất trí cao, người chủ trì cần làm sáng tỏ
mức độ đã thống nhất và chưa thống nhất để người ghi biên bản có thể ghi
chép chính xác, trung thực tinh thần của cuộc họp.
1.4.4. Kết thúc họp
Sau khi cuộc họp kết thúc, đơn vị tổ chức họp phải thực hiện các công
việc sau:
Hoàn thiện các nội dung đã được thảo luận trong cuộc họp và thông báo
quyết định hội họp đến các thành viên chịu trách nhiệm thi hành và có liên
quan trong thời gian sớm nhất.
Hoàn thiện Biên bản cuộc họp và trình người chủ trì ký duyệt.
Quyết toán toàn bộ kinh phí liên quan đến hội họp.
Họp bàn rút kinh nghiệm cho những cuộc họp tiếp theo (đối với các
cuộc họp lớn và quan trọng)
Thu thập, hoàn thiện các tài liệu để lập hồ sơ. Đối với các cuộc họp nhỏ
thông thường chỉ cần lưu giữ Biên bản của cuộc họp. Tuy nhiên với các cuộc
họp lớn, có tính chất quan trọng thì bắt buộc phải lập Hồ sơ hội nghị. Hồ sơ
18

này thông thường bao gồm các tài liệu như: Kế hoạch tổ chức; Chương trình
hội họp; giấy mời; Danh sách đại biểu tham dự; Các bài phát biểu, tham luận
trong hội nghị; Quyết định khen thưởng; Bản quyết toán kinh phí,...
1.5. Điều hành cuộc họp
1.5.1. Các nguyên tắc điều hành họp
Mỗi cuộc họp có thể kết hợp giải quyết nhiều nội dung, sử dụng nhiều
hình thức và cách thức tiến hành phù hợp với tính chất, yêu cầu của từng vấn
đề và điều kiện hoàn cảnh cụ thể do người có thẩm quyền tổ chức cuộc họp
quyết định để tiết kiệm thời gian, bảo đảm chất lượng và hiệu quả giải quyết
công việc.
Người chủ trì hoặc người được phân công chỉ trình bày tóm tắt nội
dung của đề án, dự án, vấn đề được đưa ra cuộc họp hoặc chỉ nêu những vấn
đề còn ý kiến khác nhau, không đọc toàn văn tài liệu, văn bản của cuộc họp,
không trình bày toàn bộ nội dung chi tiết vấn đề cần xử lý tại cuộc họp.
Việc phát biểu, trao đổi ý kiến tại cuộc họp phải tập trung vào nội dung
của cuộc họp, những vấn đề đang còn những ý kiến khác nhau để đề xuất
những biện pháp xử lý.
Ý kiến kết luận của người chủ trì cuộc họp phải rõ ràng và cụ thể, thể
hiện được đầy đủ tính chất, nội dung và yêu cầu của cuộc họp.
1.5.2. Kỹ năng cần thiết trong quá trình điều hành cuộc họp
Người điều hành chính là người chịu trách nhiệm về nội dung và kết
quả của cuộc họp. Trước hết, phải tuân thủ chính xác về thời gian. Người chủ
trì cũng phải giám sát quá trình tranh luận chặt chẽ và khéo léo điều khiển để
tránh nảy sinh mâu thuẫn và cãi lộn.
Cuộc họp là nơi để trao đổi và bàn bạc vì vậy thường có không khí
trang trọng. Nếu cuộc họp không được chuẩn bị chu đáo sẽ trở nên kém hiệu
quả và mất thời gian. Do vậy người điều hành cuộc họp cần có những kỹ năng
cơ bản nhất về cách thức để tổ chức một cuộc họp thành công.
19

Trong cuộc họp đa số các sự trao đổi đều mang tính tự phát. Quá trình
cuộc họp diễn ra không hoàn toàn được định trước mà nó chỉ theo một đề
cương cơ bản. Ngoài ra kết quả của cuộc họp không dễ mà được thống nhất
nhanh chóng. Bởi vậy hai điều quan trọng nhất trong công tác chuẩn bị một
cuộc họp là: Đặt ra mục đích rõ ràng, thực tế và chuẩn bị những vấn đề cần
bàn bạc một cách cụ thể.
Khi một cuộc họp được tiến hành thì cần nhìn ra ngay mục tiêu cốt lõi của
nó. Đôi khi các vấn đề có thể được giải quyết mà không cần đến một cuộc họp
do vậy trước hết bạn hãy quyết định tính chất cần thiết phải có một cuộc họp.
Thông thường chúng ta cần đến một cuộc họp khi các vấn đề cần giải quyết bằng
tư duy, khi cập nhật thông tin mới hoặc khi cần tổng hợp thông tin.
Vấn đề cần bàn bạc chính là cốt lõi của cuộc họp. Người điều hành chủ
yếu dựa vào yếu tố này để xây dựng đề cương cho cuộc họp. Cần phân chia
thời gian hợp lý cho từng vấn đề và chú thích thời gian trong đề cương cuộc
họp gửi đến các thành viên để họ định hướng thời gian bàn bạc cho từng vấn
đề cụ thể.
- Thể hiện vai trò của người điều hành một cách hiệu quả
Người điều hành chính là người chịu trách nhiệm về nội dung và kết
quả của cuộc họp.
- Trước hết người điều hành phải tuân thủ chính xác về thời gian
Người điều hành cũng phải giám sát quá trình tranh luận chặt chẽ và
khéo léo điều khiển để tránh nảy sinh mâu thuẫn và cãi lộn.
- Cần quan sát các thành viên và ghi nhớ thái độ, ý kiến của họ trong
cuộc họp
Nếu có thể người điều hành hãy tạo điều kiện cho các thành viên có cơ
hội được chào hỏi xã giao trước cuộc họp, điều này sẽ phần nào giúp hạn chế
tranh cãi gay gắt hay gây gổ trong cuộc họp căng thẳng.
- Tổng hợp cuộc họp là bước rất quan trọng
20

Trước khi kết thúc cuộc họp, người điều hành tổng kết lại những vấn đề
cốt lõi đã được giải quyết hay còn tồn đọng và giao việc cụ thể cho từng thành
viên.
Nhắc nhở những thành viên về nhiệm vụ của họ được giao sau cuộc
họp.
Nhận xét của những thành viên tham gia về cuộc họp.
1.5.3. Các công việc được thực hiện trong điều hành cuộc họp
Họp hành là một trong những phần quan trọng nhất trong hoạt động của
các tổ chức, là một người lãnh đạo, năng lực điều hành một cuộc họp hiệu quả
là năng lực không thể thiếu. Ngoài ra, họp hành còn được xem là cỗ máy nuốt
thời gian nhiều nhất của mọi tổ chức.
- Chuẩn bị trước và có mục đích rõ ràng và nghiêm khắc về thời gian
Việc chuẩn trước cuộc họp tuy rất ngắn nhưng lại mang lại hiệu quả và
tiết kiệm thời gian gấp nhiều lần. Trong khoảng thời gian này, các cơ quan, tổ
chức xác định mục đích, thời gian của cuộc họp, những công cụ hỗ trợ (máy
chiếu, tài liệu...) và đặc biệt là xem xét lại thành phần tham dự họp.
Một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất để có thể họp hành hiệu quả
chính là xác định mục đích của cuộc họp. Mục đích cuộc họp này phải được
viết ra giấy và được nêu ra ngay khi bắt đầu cuộc họp. Việc xác định cuộc họp
giúp xác định được trọng tâm, không lạc đề và có thể điều chỉnh các thành
viên dự họp nếu có ai đó muốn câu hoặc kéo thời gian mà chuyển đề tài sang
chuyện khác.
- Bắt đầu cuộc họp cần nêu các nội
dung Mục đích cuộc họp.
Thành phần tham dự.
Thời gian buổi họp.
Các nội dung chi tiết.
Tại các doanh nghiệp, tình trạng chờ đợi họp xảy ra phổ biến. Là người
21

quản lý nên bắt đầu đúng giờ, và từ chối nêu lại những nội dung đã trình bày
khi có người khác đến trễ, cũng có thể chốt cửa sau khoảng 5 phút để bắt đầu
cuộc họp. Những người vào trễ không có lý do sẽ không được tham dự.
- Khuyến khích mọi người thảo luận và ra quyết định
Có nhiều cuộc họp đặc biệt ở các cơ quan nhà nước thường theo kiểu
sếp nói nhân viên nghe mà không có sự trao đổi hai chiều. Điều này rất nguy
hiểm, vì nó vừa mất thời gian vừa không hiệu quả. Nếu theo kiểu một chiều
như vậy, tốt nhất là phát tài liệu để ở nhà đọc.
Bản chất của các cuộc họp là thảo luận và tìm ra vấn đề để gia tăng
năng lực quyết định hoặc định hướng, do đó, việc để mọi người nêu ý kiến
của mình sẽ giúp cuộc họp hiệu quả hơn. Để khuyến khích mọi người thảo
luận, người lãnh đạo cần thực hiện:
+ Nêu rõ nội dung cần thảo luận
+ Mời mọi người cho ý kiến với sự dẫn dắt, cũng có thể chỉ định nếu
thấy có ai đó rụt rè trong đám đông và muốn nghe ý kiến của họ.
+ Ghi nhận lại và đặt lại câu hỏi để xác định ý kiến của ai đó là đúng
như vậy.
+ Để mọi người cho ý kiến về điều mà thành viên trong cuộc họp nêu ra
trong trường hợp ý kiến của họ là hợp lý nhưng người lãnh đạo chưa đủ thông
tin để ra quyết định.
+ Ra quyết định để rút lại vấn đề. Khi đã có các ý kiến, cần thể hiện
năng lực lãnh đạo và ra quyết định. Các quyết định phải được ghi vào biên
bản cuộc họp.
- Kết thúc cuộc họp
Đến giai đoạn này đã có đủ thông tin, bắt đầu giai đoạn kết thúc cuộc
họp. Kết thúc cuộc họp cần thực hiện:
+ Xác định lại những vấn đề đã xem xét.
+ Nêu lại những quyết định trong buổi họp.
22

+ Không quên hỏi thư ký đã ghi nhận đấy đủ hay chưa.
+ Kết thúc cuộc họp và cảm ơn.
- Sau buổi họp
Chuyển biên bản họp cho các thành viên họp và những người liên quan.
Ghi nhận lại những kế hoạch hoặc quan điểm đã thống nhất làm cơ sở để thực
hiện.
1.6. Trách nhiệm của các thành viên tham gia họp
Trong một cuộc họp, trách nhiệm của các thành viên trong các cơ quan
nhà nước, doanh nghiệp là khác nhau. Mỗi thành viên phải hiểu được trách
nhiệm của mình để thực hiện đúng và đủ các công việc được phân công.
1.6.1. Trách nhiệm của người chủ trì cuộc họp
Người chủ trì phải quán triệt mục đích, nội dung, yêu cầu của cuộc họp
đến các thành viên tham dự; xác định thời gian tối đa cho các thành viên tham
dự cuộc họp được phát biểu, đóng góp ý kiến.
Phải điều hành cuộc họp theo đúng chương trình đã đề ra và rèn luyện
các kỹ năng của người điều phối, hướng dẫn, dẫn dắt mọi người vào trọng tâm
vấn đề cần thảo luận và giải quyết và phải lắng nghe, tôn trọng ý kiến phát
biểu của các thành viên.
1.6.2. Trách nhiệm của người tham ra hội họp
Nghiên cứu tài liệu, văn bản của cuộc họp nhận được trước khi đến dự
cuộc họp và chuẩn bị trước ý kiến phát biểu tại cuộc họp.
Phải đi dự họp đúng thành phần, đến họp đúng giờ và tham dự hết thời
gian của cuộc họp. Trường hợp vì những lý do đột xuất và được sự đồng ý của
người chủ trì thì người tham dự được rời cuộc họp trước khi cuộc họp kết
thúc.
Chấp hành đúng các quy định bảo đảm an ninh, trật tự, an toàn và văn
hóa công sở. Trong quá trình họp không làm việc riêng không liên quan đến
nội dung họp.
23

Chỉ được phát biểu ý kiến khi người chủ trì cuộc họp cho phép; trình
bày ý kiến tham gia hoặc tranh luận tại cuộc họp phải ngắn gọn, đúng chủ đề
và không vượt quá thời gian mà người chủ trì cuộc họp cho phép.
Trong trường hợp được cử đi họp thay, ý kiến của người dự họp là ý
kiến chính thức của cơ quan, đơn vị và phải báo cáo kết quả cuộc họp cho thủ
trưởng cơ quan, đơn vị đã cử mình đi họp.
Không cung cấp thông tin, nội dung cuộc họp, tài liệu cho các cơ quan,
đơn vị, cá nhân không có thẩm quyền hoặc không trực tiếp thực hiện công
việc liên quan đến cuộc họp.
1.6.3. Trách nhiệm của người ghi biên bản
Thư ký của cuộc họp có trách nhiệm ghi chép đầy đủ, chính xác tiến
trình của cuộc họp, các nội dung được đem ra thảo luận trong cuộc họp,
những quyết định của cuộc họp cùng với những biểu quyết đã được thông
qua,...
Đối với những cuộc họp quan trọng, thư ký cần đọc thông qua những
nội dung đã được ghi trong biên bản cuộc họp.
* Tiểu kết
Trên đây em đã trình bày cơ sở lý luận về tổ chức và điều hành họp. Có
thể thấy công tác tổ chức và điều hành hội họp có ý nghĩa vô cùng quan trọng
trong công tác tổ chức quản trị, trong hoạt động và hình ảnh của tổ chức. Cách
tổ chức và điều hành họp là toàn bộ các giá trị văn hóa được gây dựng nên
trong suốt quá trình tồn tại và phát triển của một tổ chức, trở thành các giá trị,
các quan niệm và tập quán, truyền thống ăn sâu vào hoạt động công sở ấy và
chi phối tình cảm, nếp suy nghĩ và hành vi của các thành viên trong công sở.
Vai trò, phẩm chất, năng lực của người lãnh đạo là yếu tố quan trọng trong
việc xây dựng, duy trì và phát huy văn hoá họp. Bên cạnh đó là vai trò, sức
mạnh của chuẩn mực, các giá trị, sự nỗ lực, đồng thuận của toàn thể nhân
24

viên trong quá trình này.
Nội dung chương 1 mang tính bao hàm, tiền đề, đóng vai trò nền tảng
cho những nội dung tiếp theo. Đây sẽ là căn cứ để em, tiến hành khảo sát thực
trạng tổ chức và điều hành họp tại Công ty CP Công nghệ Savis.
25

Chƣơng 2
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH HỌP
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ SAVIS
2.1. Giới thiệu khái quát về Công ty CP Công nghệ Savis
2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty CP Công nghệ
Savis
Tên công ty : Công ty Cổ phần Công nghệ Savis, tên công ty viết bằng
tiếng Anh: SAVIS TECHNOLOGY GROUP
Tên viết tắt: SAVIS GROUP
Mã số thuế: 0101569603
Địa chỉ: Văn phòng tại Hà Nội: Tầng 9, Tòa nhà Việt Á, số 9 phố Duy
Tân, phường Dịch Vọng Hậu, quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội, Việt Nam
Văn phòng tại TP Hồ Chí Minh: Số 21K Nguyễn Văn Trỗi, Phường 12,
Quận Phú Nhuận, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
Người đại diện: Hoàng Nguyên Vân
Điện thoại: 024. 3782 2345 Fax: 024. 3782 3939
Logo Công ty: [Xem phụ lục 01]
Công ty CP Công nghệ Savis Việt Nam là Công ty tích hợp hệ thống
CNTT và Phát triển phần mềm hàng đầu ở Việt Nam. Thành lập năm 2004,
bởi những người tài năng, giàu kinh nghiệm, đam mê công nghệ trong lĩnh
vực CNTT.
Một số hình ảnh về Công ty CP Công nghệ
Savis [Xem phụ lục 02]
Trong suốt quá trình phát triển, Công ty CP Công nghệ Savis luôn chú
trọng xây dựng đội ngũ, tập trung đầu tư R&D nhiều lĩnh vực công nghệ, phát
triển quan hệ với khách hàng và các đối tác công nghệ hàng đầu trên thế giới;
Savis tự hào khi là đối tác công nghệ hàng đầu của các hãng cung cấp giải
26

pháp CNTT như: Cisco, IBM, Oracle, Microsoft, Symantec, Checkpoint,
McAfee, Fortinet, HP, Netapp, Hitachi, Fujitsu. Công ty cũng tự hào là đơn vị
đầu tiên tại Việt Nam gia nhập các tổ chức công nghệ hàng đầu trên thế giới
AMWA, FIMS trong lĩnh vực Truyền hình cùng các hãng sản xuất lớn như
BBC, CNN, SONY, FOX, Dalet, Avid.
Năm 2004, Công ty CP Công nghệ Savis được thành lập. Năm 2011,
Công ty lần đầu tái cấu trúc và thực hiện cổ phần hóa. Công ty đã thành lập
Trung tâm phần mềm, Trung tâm công nghệ và Trung tâm nghiên cứu phát
triển R & D, định hướng trở thành doanh nghiệp đứng đầu trong lĩnh vực
CNTT. Năm 2012, Công ty CP Công nghệ Savis trở thành đối tác cao cấp của
hàng loạt các Công ty công nghệ hàng đầu trên thế giới với vai trò là nhà tích
hợp, đối tác triển khai, phát triển dịch vụ và hỗ trợ kỹ thuật cao cấp. Năm
2014, Công ty ký kết thỏa thuận trở thành đối tác thương mại của 2 tập đoàn
truyền hình: Frogbywyplay và Wtvision. Đây là bước đi chiến lược của Công
ty với mục tiêu từng bước tiếp cận và phát triển mảng dịch vụ truyền hình số
tại thị trường Việt Nam. Năm 2015, Công ty CP Công nghệ Savis cán mốc
doanh thu 130 tỷ đồng cho các lĩnh vực phần mềm, tích hợp hệ thống và dịch
vụ. Năm 2016, Công ty lọt vào danh sách 50 doanh nghiệp CNTT hàng đầu
Việt Nam, do Hiệp hội Phần mềm và Dịch vụ Công nghệ thông tin Việt Nam
(VINASA) bình chọn. Năm 2017, Công ty tự hào là một trong 6 đơn vị duy
nhất tại Việt Nam được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp Giấy phép kinh
doanh sản phẩm và dịch vụ an toàn thông tin.
Trong suốt quá trình hình thành và phát triển, Công ty không ngừng
nghiên cứu và phát triển sản phẩm, dịch vụ theo các xu hướng công nghệ mới
nhất và đã đạt được những thành tựu đáng kể. Tham dự Giải thưởng Công
nghệ số Việt Nam ngày 19 tháng 11 năm 2018, “Hệ thống quản lý quốc gia về
đăng ký, cấp phép và hành nghề y” của Công ty được tôn vinh là Ứng dụng
công nghệ số xuất sắc trong lĩnh vực Y tế.
27

Ngày 18 tháng 9 năm 2018, Công ty CP Công nghệ Savis năm thứ ba
liên tiếp lọt TOP “50 doanh nghiệp CNTT hàng đầu Việt Nam. Sau đó, Công
ty tiếp tục khẳng định vị thế là một trong những công ty công nghệ hàng đầu
Việt Nam khi 2 năm liên tiếp giành danh hiệu Sao Khuê uy tín từ Hiệp hội
Phần mềm và Dịch vụ CNTT Việt Nam (VINASA). Đây là năm thứ 16 Danh
hiệu Sao Khuê được tổ chức đồng thời cũng là năm đầu tiên có sự kết nối với
Giải thưởng CNTT và Truyền thông khu vực Châu Á – Thái Bình Dương
(APICTA). Công ty đã tham dự Danh hiệu Sao Khuê 2019 với sản phẩm “Hệ
thống quản lý và lập kế hoạch sản xuất tài nguyên truyền hình số” và vinh dự
được xướng tên ở hạng mục sản phẩm tiêu biểu ngành phần mềm, dịch vụ
CNTT.
Hình ảnh ãnh đạo Công ty CP Công nghệ Savis lên nhận giải thưởng
Sao Khuê 2019
[Xem phụ lục 03]
2.1.2. Cơ cấu tổ chức và các lĩnh vực lĩnh doanh của Công ty CP
Công nghệ Savis
2.1.2.1. Cơ cấu tổ chức, mục tiêu, phạm vi hoạt động và các lĩnh vực
kinh doanh của Công ty CP Công nghệ Savis
Hiện nay, Công ty CP Công nghệ Savis là công ty có quy mô vừa với 1
Giám đốc kiêm CTHĐQT, 2 Phó tổng GĐ, 2 Giám đốc bộ phận và 136 nhân
viên.
Trong đó:
- Có 82 nhân sự tốt nghiệp có trình độ Đại học trở lên (chiếm 60% tổng
số nhân viên)
- Có 41 nhân sự tốt có trình độ Cao đẳng, Trung cấp (chiếm 30% tổng
số nhân viên)
- Có 13 nhân sự hiện đang trong thời gian chờ bằng tốt nghiệp (chiếm
10% tổng số nhân viên)
28

Cơ cấu tổ chức của công ty bao gồm các bộ phận:
- Ban giám đốc gồm:
Tổng Giám đốc: Hoàng Nguyên Vân là người trực tiếp điều hành và
quản lý Công ty, chịu trách nhiệm trước Công ty và Nhà nước về pháp luật.
Phó Tổng Giám đốc: bao gồm ông Tô Văn Hà và Vũ Quốc Huy
- Khối các phòng chức năng gồm có:
Phòng Kinh doanh: thực hiện quản trị các hợp đồng, các dự án, là bộ
phận tham mưu cho TGĐ về các loại dịch vụ kinh doanh của công ty, thực
hiện báo cáo nội bộ theo quy định của Công ty, đề xuất chính sách cho khách
hàng nhóm khách hàng trình lên TGĐ,…
Phòng Tư vấn: tham mưa cho phòng về các dự án, triển khai dự án.
Tham mưu cho lãnh đạo và các phòng liên quan đến các dự án, hợp đồng
Phòng Quản lý dự án thầu và pháp chế: quản lý dự án, tư vấn và triển
khai các gói thầu
- Khối tích hợp: Được chia làm 2 phòng: Phòng kỹ thuật triển khai,
phòng công nghệ.
Phòng Kỹ thuật triển khai: chịu trách nhiệm hỗ trợ các công việc liên
quan đến mạng nội bộ
Phòng Công nghệ: tham mưu và tổ chức, triển khai thực hiện quản lý
toàn bộ hệ thống công nghệ thông tin thuộc Công ty.
Phòng Triển khai và Phát triển phần mềm: Là bộ phận trực tiếp sản
xuất, thiết kế sản phẩm dựa trên sự đóng góp ý tưởng từ cấp trên và khảo sát
nhu cầu thị trường, Là bộ phận triển khai, cài đặt hệ thống phần mềm.
Phòng Nghiệp vụ và Kiểm thử: Là bộ phận chịu trách nhiệm đảm bảo
chất lượng của một sản phẩm phần mềm trước khi phát hành đến khách hàng.
- Khối BO (Back office) được chia làm 3 phòng:
Phòng Hành chính – Nhân sự: Là bộ phận kiểm tra, phỏng vấn, tuyển
dụng nhân viên mới. Là nơi chăm lo đời sống, cùng với người quản lý đưa ra
29

quyết định thăng tiến hay cắt giảm nhân viên.
Phòng Marketing: Là bộ phận thực hiện giới thiệu, quảng cáo các sản
phẩm, dịch vụ của Công ty.
Phòng Tài chính – Kế toán: Là bộ phận quản lý các công việc liên quan
đến thu chi hàng tháng, quý, năm.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty CP Công nghệ Savis
2.1.2.2. Các lĩnh vực kinh doanh, mục tiêu, sứ mệnh, giá trị cốt lõi của
Công ty CP Công nghệ Savis
- Công ty CP Công nghệ Savis với hơn 10 năm kinh nghiệm quy tụ
hàng trăm chuyên gia trong các lĩnh vực tích hợp hệ thống, chuyên gia phần
mềm ứng dụng từ các tập đoàn CNTT lớn trong nước và thế giới; Công ty
chuyên cung cấp các giải pháp tích hợp hệ thống CNTT, giải pháp phần mềm
ứng dụng, dịch vụ trong lĩnh vực CNTT cho nhiều khách hàng khối tài chính
ngân hàng, viễn thông , chính phủ, y tế, giáo dục, truyền hình, và các doanh
nghiệp khác.
An ninh mạng: dịch vụ khôi phục dữ liệu, phòng ngừa chống tấn công
mạng. Tư vấn, giám sát và ứng cứu sự cố an toàn thông tin mạng.
Dịch vụ hạ tầng mạng, tư vấn, thiết kế, cải tạo trung tâm dữ liệu. Dịch
vụ truyền thông hợp nhất, dịch vụ tích hợp, tối ưu mạng và các dịch vụ bảo
hành hỗ trợ kĩ thuật.
- Mục tiêu: Mong muốn trở thành Công ty Công nghệ uy tín hàng đầu
trong khu vực với năng lực, kinh nghiệm, uy tín và chất lượng dịch vụ chuyên
nghiệp đạt đẳng cấp quốc tế. Với mục tiêu trở thành một thương hiệu quốc tế,
Công ty CP Công nghệ Savis luôn tuân thủ quy trình chất lượng theo tiêu
chuẩn quốc tế. Năm 2017, Công ty được cấp chứng nhận ISO 9001:2015, đảm
bảo sẽ kiểm soát ổn định chất lượng và tiến tới nâng cao chất lượng sản phẩm
và dịch vụ cung cấp.
30

- Sứ mệnh
+ Xây dựng môi trường làm việc năng động, chuyên nghiệp với cơ hội
phát triển cho từng cá nhân đồng hành với phát triển nguồn nhân lực trẻ, sáng
tạo và năng động.
+ Phát triển thịnh vượng và bền vững, nâng cao chất lượng cuộc sống
vật chất và tinh thần cho nhân viên trong Công ty.
+ Nghiên cứu, phát triển, cung cấp các giải pháp và dịch vụ CNTT tiên
tiến nhất nhằm đáp ứng các yêu cầu khắt khe và mang lại sự hài lòng cao nhất
cho quý khách hàng.
+ Mang lại lợi ích tối đa cho cổ đông, đối tác. Đồng thời, đóng góp cho
cộng đồng và xã hội.
- Giá trị cốt lõi
+ Có trách nhiệm với xã hội và cộng đồng.
+ Coi trọng đạo đức nghề nghiệp và tài năng.
+ Không ngừng sáng tạo và thay đổi theo nhịp sống công nghệ.
+ Bản lĩnh kiên trì bên cạnh sự nhạy bén và mối quan hệ tốt.
2.1.3. Khái quát về chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của
phòng Hành chính – Nhân sự tại Công ty CP Công nghệ Savis
2.1.3.1. Chức năng
Thực hiện công tác tuyển dụng nhân sự đảm bảo chất lượng theo yêu
cầu, chiến lược của Công ty.
Tổ chức và phối hợp với các đơn vị khác thực hiện quản lý nhân sự, đào
tạo và tái đào tạo.
Tổ chức việc quản lý nhân sự toàn Công ty.
Xây dựng quy chế lương thưởng, các biện pháp khuyến khích – kích
thích người lao động làm việc , thực hiện các chế độ cho người lao động.
Chấp hành và tổ chức thực hiện các chủ trương, quy định, chỉ thị của
Ban Giám đốc.
31

Nghiên cứu, soạn thảo và trình duyệt các quy định áp dụng trong Công
ty, xây dựng cơ cấu tổ chức của Công ty – các bộ phận và tổ chức thực hiện.
Phục vụ các công tác hành chính để BGĐ thuận tiện trong chỉ đạo –
điều hành, phục vụ hành chính để các bộ phận khác có điều kiện hoạt động.
Quản lý việc sử dụng và bảo vệ các loại tài sản Công ty, đảm bảo an
ninh trật tự, an toàn lao động, vệ sinh lao động và phòng chống cháy nổ trong
Công ty.
Tham mưu đề xuất cho BGĐ để xử lý các vấn đề thuộc lĩnh vực Tổ
chức Hành chính – Nhân sự.
Hỗ trợ bộ phận khác trong việc quản lý nhân sự và là cầu nối giữa BGĐ
và đội ngũ nhân sự trong Công ty.
2.1.3.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
Lập kế hoạch tuyển dụng hàng năm, hàng tháng theo yêu cầu của Công
ty và các bộ phận liên quan.
Lên chương trình tuyển dụng cho mỗi đợt tuyển dụng và tổ chức thực
hiện.
Tổ chức tuyển dụng theo chương trình đã được phê duyệt.
Tổ chức kí hợp đồng lao động thử việc cho người lao động.
Quản lý hồ sơ, lý lịch của công nhân viên toàn Công ty.
Thực hiện công tác tuyển dụng, điều động nhân sự, theo dõi số lượng
công nhân viên Công ty nghỉ việc.
Đánh giá, phân tích tình hình chất lượng, số lượng đội ngũ công nhân
viên lập các báo cáo định kỳ đột xuất theo yêu cầu cụ thể của Ban Giám đốc.
Làm cầu nối giữa lãnh đạo Công ty và người lao động.
Lập chương trình đào tạo định kỳ tháng, năm.
Tổ chức thực hiện việc đào tạo trong Công ty.
Đánh giá kết quả đào tạo.
Trực tiếp tổ chức, tham gia việc huấn luyện cho người lao động mới 32

vào Công ty về lịch sử hình thành, chính sách, nội quy lao động…
Xây dựng chương trình phát triển nghề nghiệp cho nhân viên Công ty.
Điều động nhân sự theo yêu cầu kinh doanh.
Lập quyết định bổ nhiệm, bãi nhiệm cán bộ quản lý điều hành.
Quản lý nghỉ việc riêng, nghỉ phép, nghỉ việc của nhân viên.
Xây dựng chính sách thăng tiến và thay thế nhân sự.
Lập ngân sách nhân sự, hoạch định nguồn nhân lực nhằm phục tốt cho
sản xuất kinh doanh và chiến lược kinh doanh của Công ty.
Giải quyết khiếu nại của nhân viên Công ty.
Xây dựng các hệ thống, các quy chế, quy trình, quy định cho Công ty
và giám sát việc chấp hành các nội quy.
Tổ chức các cuộc họp theo yêu cầu của Công ty.
Phục vụ hành chính, phục vụ một số mặt hậu cần cho sản xuất kinh
doanh.
Tổ chức lễ tân, tiếp khách hàng, đối tác trong và ngoài nước, xây dựng
phong cách làm việc chuyên nghiệp, từng bước xây dựng văn hóa riêng cho
công ty.
Tiếp nhận các loại công văn vào sổ công văn đi và đến.
Phân loại và phân phối các loại công văn cho các bộ phận, tra cứu, cung
cấp tài liệu hồ sơ theo yêu cầu.
Chuyển giao công văn, tài liệu, báo chí, báo cáo đến các bộ phận liên
quan.
Đánh máy, photocopy các văn bản, công văn giấy tờ thuộc phần việc
được giao.
Sắp xếp hồ sơ, giấy tờ, tài liệu để lưu trữ vào sổ sách, theo dõi luân
chuyển hồ sơ.
Giữ bí mật nội dung các công văn, giấy tờ tài liệu…
Tham mưu cho BGĐ về xây dựng cơ cấu tổ chức và điều hành Công ty
33

Tham mưu cho BGĐ về công tác hành chính của công ty.
Quản lý hồ sơ các loại tài liệu cho công ty.
Hỗ trợ các bộ phận liên quan về công tác hành chính.
2.1.3.3. Cơ cấu tổ chức
Số lượng nhân sự hiện có của Phòng Hành chính – Nhân sự là 6 người,
gồm 1 trưởng phòng, 1 phó phòng và 4 nhân viên.
Nhiệm vụ của các cán bộ, nhân viên trong Công ty:
- Chị Nguyễn Thị Huyền - Trưởng phòng
+ Phụ trách chung, trực tiếp theo dõi công tác tổ chức cán bộ tham mưu
giúp lãnh đạo Chi cục xây dựng quy hoạch bố trí cán bộ, tuyển dụng, đề bạt,
bổ nhiệm, miễn nhiệm, nâng lương, khen thưởng, kỷ luật và các chính sách,
chế độ khác có liên quan đến nhân viên và người lao động trong Công ty. Xây
dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ, nhân viên
và người lao động trong Công ty.
+ Quản lý hồ sơ, tài liệu về công tác tổ chức và hồ sơ cán bộ, nhân viên
và người lao động trong Công ty.
+ Thực hiện công tác thanh tra, kiểm tra về công tác tổ chức cán bộ và
xây dựng Công ty theo quy định.
+ Tiếp nhận và đề xuất lãnh đạo giải quyết các đơn thư khiếu có liên
quan đến cán bộ, nhân viên của Công ty.
+ Quản lý tài sản được giao theo quy định.
+ Thực hiện nhiệm vụ khác do lãnh đạo phân công.
- Chị Đinh Thị Huệ – Phó phòng
Giúp trưởng phòng khi trưởng phòng đi vắng và trực tiếp đảm nhận
một số nhiệm vụ sau:
+ Xây dựng một số chương trình, kế hoạch công tác tháng, quý, năm
của phòng.
+ Đôn đốc các đơn vị trực thuộc thực hiện nhiệm vụ, chương trình công
34

tác đã được lãnh đạo thông qua.
+ Tổng hợp kết quả công tác tháng, quý, năm của các đơn vị phòng,
ban, hạt, đội viết báo cáo tháng, quý, năm trình lãnh đạo Công ty và lên cấp
trên theo quy định.
+ Xây dựng phương án bảo đảm vật chất, kỹ thuật, phương tiện làm
việc của cơ quan. Đảm nhận công việc kế toán Công ty và theo dõi thu, chi tài
chính của Công ty đúng quy định pháp luật.
+ Duy trì chế độ nội vụ, nội quy, vệ sinh và trật tự trị an trong Công ty.
+ Quản lý tài sản của cơ quan giao cho theo quy định của pháp luật.
+ Tham gia một số công việc khác do trưởng phòng phân công.
- Chị Đinh Hồng Hoa – Nhân viên hành chính
+ Theo dõi, quản lý tài sản, mua sắm, sửa chữa tài sản phục vụ cho
+ Theo dõi và làm công tác bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm
thất nghiệp.
+ Trực tiếp làm kế toán theo dõi thu chi quỹ chống tham nhũng của
toàn Công ty; quản lý tài sản được cơ quan giao theo quy định.
+ Tham gia một số công việc khác khi được trưởng phòng phân công
- Chị Thái Thị Hoàng Hải – Nhân viên Lễ tân
+ Đảm nhiệm công việc văn thư lưu trữ, theo dõi công văn đi, đến,
quản lý con dấu theo đúng quy định của pháp luật.
+ Làm công tác thủ quỹ, quản lý tài sản giao theo quy định.
+ Tham gia một số công việc khác khi được trưởng phòng phân công.
- Anh Lưu Danh Trường– nhân viên Lái xe.
+ Tiến hành kiểm tra hàng ngày tất cả xe được phân công khi bắt đầu
ca làm việc.
+ Thu thập các lệnh vận chuyển người (nhân viên công ty) hoặc đồ đạc
đến địa điểm khác và đảm bảo thực hiện công việc chính xác.
35

+ Hỗ trợ hành khách lên xuống xe và bảo đảm an toàn.
+ Nhận đồ và tài liệu cần vận chuyển, bảo đảm tài liệu được chuyển an
toàn đến điểm đích.
+ Tuân theo các quy tắc và quy định lái xe an toàn khi điều khiển
phương tiện được phân công.
+ Thực hiện công việc đưa đón khác khi có yêu cầu.
+ Giữ liên lạc với thành viên trong nhóm để đảm bảo họ nắm được tình
hình vận chuyển.
+ Thực hiện bảo dưỡng định kỳ phương tiện được phân công.
- Bà Nguyễn Thị Thuý Nga – nhân viên Vệ sinh
+ Dọn dẹp, làm sạch các khu vực được phân công.
+ Giải quyết các yêu cầu của khách, đảm bảo khách cảm thấy hài lòng
về mức độ sạch sẽ của Công ty.
+ Giữ gìn, bảo quản các vật dụng, trang thiết bị.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức phòng Hành chính – Nhân sự của Công ty CP
Công nghệ Savis
2.1.4. Vai trò của Phòng Hành chính – Nhân sự trong việc tổ chức và
điều hành họp tại Công ty CP Công nghệ Savis
Phòng Hành chính – Nhân sự là đơn vị chuyên môn đảm nhiệm nhiều
chức năng, nhiệm vụ khác nhau. Một trong những nhiệm vụ quan trọng của
văn phòng là tổ chức các cuộc họp. Đây là hoạt động điều hành trong quá
trình hoạt động văn phòng. Nó là một hình thức sinh hoạt nhằm giải quyết vấn
đề mà Công ty đang phụ trách qua đó để phân công công việc, trách nhiệm,
hoặc bố trí nhân sự; để phổ biến truyền đạt thông tin tới cán bộ nhân viên
trong cơ quan; biểu quyết đường lối chủ trương phát triển của Công ty CP
Công nghệ Savis đồng thời nó còn thực hiện vai trò lãnh đạo của nhà quản trị
và hoạt động kiểm tra, giám sát trong quá trình thực hiện công việc.
36

Đối với công tác tổ chức và điều hành họp, Phòng Hành chính – Nhân
sự có một vai trò nhất định và xuyên suốt, có thể nói sự thành công ở khâu
chuẩn bị tổ chức họp sẽ quyết định đến các giai đoạn tiếp theo của cuộc họp.
Sự thành công đó dựa vào sự nỗ lực hơn ai hết của đội ngũ nhân sự thuộc
phòng HC- NS tại Công ty Savis. Cụ thể, phòng HC – NS phải thực hiện các
công việc sau đối với việc tổ chức và điều hành họp:
- Phòng HC – NS là nơi lưu giữ các tài liệu, giấy tờ được hình thành
trong quá trình hoạt động của Công ty, trong đó có các loại kế hoạch hoạt
động tháng, quý, năm. Dựa vào những thông tin trong bản kế hoạch hoặc tình
hình hoạt động của Công ty trong các giai đoạn cụ thể mà phòng HC – NS lập
bản kế hoạch tổ chức các cuộc họp.
- Phòng HC – NS là nơi chuẩn bị các công việc hậu cần cho cuộc họp
như cơ sở vật chất, kinh phí, các phương tiện nghe nhìn, phương tiện đi
lại….bố trí, sắp xếp các cuộc họp diễn ra hợp lý so với tình hình hoạt động
của Công ty. Bên cạnh đó, phòng HC – NS có trách nhiệm giúp ban lãnh đạo
theo dõi, đôn đốc các đơn vị thực hiện tốt các công việc được phân công để
cuộc họp diễn ra theo đúng kế hoạch đã thiết lập, tránh lãng phí thời gian và
sự ỷ lại của nhân viên.
- Tiếp nhận các chỉ đạo từ ban lãnh đạo Công ty về việc gửi thông báo,
giấy mời, công văn mời họp, chương trình tới các đơn vị, cá nhân có liên
quan đến cuộc họp. Việc gửi giấy mời, công văn nhìn chung tương đối đầy đủ
nội dung, thành phần, nhanh chóng, chính xác và kịp thời.
- Phòng HC – NS còn có trách nhiệm cử các ban lễ tân đến các sảnh
đón khách để đón khách mời, đồng thời ban lễ tân này được phân công ghi
danh sách đại biểu, phát tài liệu, hỗ trỡ các công tác hậu cần theo sự chỉ đạo
của Trưởng phòng.
- Trưởng phòng sẽ theo dõi diễn biến cuộc họp, dẫn dắt các công việc
cần thiết để cuộc họp diễn ra theo đúng tiến độ. Ngoài ra, phòng HC – NS cần
37

phải đưa ra được những phương án giải quyết các sự cố xảy ra khi tiến hành
cuộc họp.
- Phòng HC – NS còn thực hiện các công việc sau khi cuộc họp kết
thúc:
+ Tổng hợp lại các vấn đề đã nêu ra, các ý kiến được thống nhất trong
quá trình họp và những ý kiến khác để trình lên ban lãnh đạo xem xét, phê
duyệt.
+ Ghi biên bản họp.
+ Thông báo bằng văn bản kết quả của các cuộc họp.
+ Kiểm tra, đôn đốc các đơn vị, cá nhân thực hiện ý kiến kết luận của
cuộc họp.
+ Thu thập các loại hồ sơ, tài liệu họp đối với các công việc thuộc chức
năng của phòng HC – NS, nhắc nhở các đơn vị khác hoàn thành hồ sơ nếu
công việc thuộc trách nhiệm của các đơn vị đó.
2.2. Công tác tổ chức và điều hành họp tại Công ty CP Công nghệ
Savis

Tổ chức và điều hành họp tại công ty công nghệ savis, thành phố Hà Nội.doc

Recommended

Recommended

More Related Content

What's hot

What's hot (20)

Similar to Tổ chức và điều hành họp tại công ty công nghệ savis, thành phố Hà Nội.doc

Similar to Tổ chức và điều hành họp tại công ty công nghệ savis, thành phố Hà Nội.doc (20)

More from Dịch vụ viết thuê đề tài trọn gói ☎☎☎ Liên hệ ZALO/TELE: 0973.287.149 👍👍

More from Dịch vụ viết thuê đề tài trọn gói ☎☎☎ Liên hệ ZALO/TELE: 0973.287.149 👍👍 (20)

Recently uploaded

Recently uploaded (10)

Tổ chức và điều hành họp tại công ty công nghệ savis, thành phố Hà Nội.doc