Báo cáo thực tập tốt nghiệp tại Bộ Nội vụ

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp
MỤC LỤC
1. Chức năng.........................................................................................................6
3. Cơ cấu tổ chức bộ máy......................................................................................7
1.5 Nhận xét, đánh giá tình hình triển khai và thực hiện văn hóa công sở của
cơ quan............................................................................................................21
Sinh viên: Vũ Thị Chinh - Lớp: QTVPK6C 1

LỜI MỞ ĐẦU:
Như chúng ta đã biết, trong bất kì một cơ quan nào cũng đều cần có văn
phòng. Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lí và
tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo. Văn phòng có vai trò quan trọng trong cơ
quan, tổ chức. Công tác văn phòng thực hiện tốt sẽ là động lực thúc đẩy sự phát
triển, tạo mọi điều kiện thuận lợi cho các hoạt động củ cơ quan, đơn vị. Ngược lại
công tác văn phòng thực hiện không tốt sẽ dẫn đến rất nhiều khó khăn và hiệu quả
đạt được không như mong muốn. Bởi vậy mà công tác văn phòng không chỉ có
những đóng góp lớn cho cơ quan tổ chức mà còn nó còn góp phần vào sự thúc đẩy
phát triển công cuộc xây dựng đất nước.
Là một sinh viên trường Đại học Nội Vụ Hà Nội với chuyên ngành Quản trị
văn phòng, em đã được thầy cô giảng dạy đồng thời qua tìm hiểu phần nào đã biết
được những đặc điểm, hoạt động của văn phòng, hiểu được thế nào là quản trị văn
phòng. Nhằm trang bị cho sinh viên nhưng kiến thức và kĩ năng trong quá trình tổ
chức và thực hiện những hoạt động, quản lí, điều hành của cơ quan tổ chức, trường
Đại học Nội Vụ Hà Nội đã tổ chức một đợt kiến tập, đặc biệt là đợt thực tập cho
sinh viên khoa Quản trị văn phòng tại các cơ quan, đơn vị nhằm nâng cao trình độ
hiểu biết cũng như giúp sinh viên đi gần hơn với thực tế, rèn luyện thêm ý thức
làm việc đúng với phương châm mà nhà trường đã đề ra: “Học thật đi đôi với Làm
thật” và “ Học đi đôi với Hành”.
Được sự đồng ý của Lãnh đạo Vụ Công chức - Viên chức - Bộ Nội vụ, em
được tiếp nhận về Phòng Quản lý công tác hồ sơ cán bộ, công chức để giúp cán bộ
văn thư của Vụ những nghiệp vụ về công tác Văn thư - Lưu trữ, thực hiện các
nghiệp vụ chuyên môn khác mà mình được đào tạo và một số công việc khác dưới
sự hướng dẫn của cán bộ chuyên viên trong Vụ. Đây là môi trường thuận lợi cho
em tiếp cận với thực tiễn, giúp em hiểu rõ hơn về nghiệp vụ công tác Hành chính
văn phòng, Văn thư - Lưu trữ. Với kiến thức lý luận được trang bị, tích lũy trong
thời gian học tập tại trường, cùng với quá trình tự học và trực tiếp thực hiện các
công việc thực tế ở cơ quan nơi thực tập, tôi nhận thức và nắm rõ về vai trò, nhiệm

vụ của công tác văn phòng, nâng cao năng lực làm việc cũng như sự năng động,
nhiệt tình và lòng say mê nghề nghiệp của một cán bộ văn phòng.
Trong thời gian thực tập gần 2 tháng (từ ngày 10/3 đến ngày 02/5/2014) tại
Vụ Công chức - Viên chức - Bộ Nội vụ, em đã nhận được sự hướng dẫn của các
cán bộ, công chức trong Vụ và đặc biệt là sự chỉ bảo tận tình của chuyên viên trực
tiếp hướng dẫn thực tập đã tạo điều kiện giúp em hoàn thành đợt thực tập này.
Do thời gian, trình độ và vốn kiến thức còn có những hạn chế nhất định, vì
vậy báo cáo của em không tránh khỏi có những thiếu sót, mang tính chủ quan trong
nhận định, đánh giá cũng như đề xuất giải pháp. Chính vì vậy, để báo cáo được
hoàn thiện hơn, em rất mong nhận được sự thông cảm và những ý kiến đóng góp
quý báu của các cán bộ, công chức trong Vụ Công chức - Viên chức; các thầy, cô
trong Khoa Quản trị văn phòng để bài Báo cáo của em được hoàn thiện tốt hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!

Phần I:
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA BỘ NỘI VỤ
Vài nét về sự hình thành và quá trình phát triển của Bộ Nội vụ.
Lịch sử hình thành và phát triển của Bộ Nội vụ gắn liền với sự ra đời
và phát triển của Nhà nước cách mạng, với quá trình đấu tranh giải phóng
dân tộc và xây dựng đất nước Việt Nam qua các giai đoạn lịch sử.
Ngày 28 tháng 8 năm 1945, theo đề nghị của Chủ tịch Hồ Chí Minh,
Uỷ ban dân tộc giải phóng Việt Nam do Quốc dân Đại hội Tân Trào bầu ra
đã được cải tổ thành Chính phủ lâm thời nước Việt Nam Dân chủ cộng hoà.
Theo Quyết định số 40/CP ngày 26/2/1970 của Hội đồng Chính phủ, các
chức năng, nhiệm vụ quản lý công tác tổ chức nhà nước chuyển từ Bộ Nội
vụ về Phủ Thủ tướng. Bộ Nội vụ lúc này chỉ thực hiện một số nhiệm vụ xã
hội. Ngày 6/6/1975, tại kỳ họp thứ nhất, Quốc hội khoá V đã quyết định hợp
nhất Bộ Công an và Bộ Nội vụ thành một Bộ lấy tên là Bộ Nội vụ với chức
năng bảo vệ an ninh quốc gia và trật tự an toàn xã hội.
Ngày 20/2/1973 Hội đồng Chính phủ bàn hành Nghị định số 29/NĐ-
CP lập Ban Tổ chức của Chính phủ để thực hiện nhiệm vụ giúp Chính phủ
quản lý công tác tổ chức theo chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách,
pháp luật của Nhà nước, xây dựng, kiện toàn bộ máy nhà nước trong điều
kiện tình hình, nhiệm vụ mới.
Hội đồng Bộ trưởng đã ban hành Nghị định số 135/HĐBT ngày
7/5/1990 quy định tên gọi, vị trí, chức năng, nhiệm vụ của Ban Tổ chức -
Cán bộ Chính phủ.
Ngày 30/9/1992 tại kỳ họp thứ nhất Quốc hội khoá IX, Ban Tổ chức
cán bộ Chính phủ được xác định là cơ quan ngang Bộ, ngày 9/11/1994

Chính phủ ban hành Nghị định số 181/CP quy định chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ban Tổ chức – Cán bộ Chính phủ.
Để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ về công tác xây dựng bộ máy và đội ngũ
cán bộ, công chức trong tình hình mới, ngày 5/8/2002 Quốc hội khoá XI
quyết định đổi tên Ban Tổ chức – Cán bộ Chính phủ thành Bộ Nội vụ.
Tên, địa chỉ, số điện thoại của Bộ Nội vụ.
- Tên cơ quan: Bộ Nội vụ
- Địa chỉ cơ quan: Số 8, đường Tôn Thất Thuyết , Quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội.
- Số điện thoại: 04. 62820404 Fax: 04. 62820408 – 04.62820398

1. Chức năng.
Bộ Nội vụ là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năng quản lý nhà nước
về các ngành, lĩnh vực: tổ chức hành chính, sự nghiệp nhà nước; chính quyền địa
phương, địa giới hành chính; cán bộ, công chức, viên chức nhà nước; tổ chức hội,
tổ chức phi Chính phủ; thi đua khen thưởng; tôn giáo; cơ yếu; văn thư lưu trữ nhà
nước và quản lý nhà nước đối với các dịch vụ công thuộc lĩnh vực quản lý của Bộ
theo quy định của pháp luật.
2. Nhiệm vụ và quyền hạn.
Bộ Nội vụ thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định tại Nghị định số
36/2012/NĐ-CP ngày 18/4/2012 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ quan ngang Bộ và những nhiệm vụ, quyền
hạn cụ thể sau:
- Trình Chính phủ dự án Luật, dự thảo nghị quyết của Quốc hội, dự án Pháp
lệnh, dự thảo Nghị quyết của Uỷ ban Thường vụ Quốc hội, dự thảo Nghị quyết,
Nghị định của Chính phủ theo chương trình, kế hoạch xây dựng Pháp luật hàng
năm của Bộ đã được phê duyệt và các dự án, đề án theo sự phân công của Chính
phủ, Thủ tướng Chính phủ.
- Trình Thủ tướng Chính phủ chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển dài
hạn, năm năm, hàng năm, các dự án, công trình quan trọng quốc gia và các dự thảo
quyết định, chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ thuộc phạm vi quản lý nhà nước của
Bộ.
- Ban hành các Quyết định, Chỉ thị, Thông tư thuộc phạm vi quản lý nhà
nước của Bộ.
- Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện các
văn bản quy phạm pháp luật, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch đã được ban hành
hoặc phê duyệt thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ; thông tin, tuyên truyền,
phổ biến, giáo dục pháp luật thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ.

- Ngoài ra Bộ Nội vụ còn có nhiều nhiệm vụ khác liên quan đến các vấn đề
như sau: về tổ chức hành chính, sự nghiệp nhà nước; chính quyền địa phương; địa
giới hành chính và phân loại đơn vị hành chính; quản lý biên chế; cán bộ công
chức, viên chức nhà nước; công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ công chức, nhà
nước; chính sách tiền lương; tổ chức hội và các tổ chức phi chính phủ; thi đua khen
thưởng; công tác tôn giáo; công tác cơ yếu; công tác văn thư, lưu trữ nhà nước; cải
cách hành chính nhà nước; thực hiện Quy chế dân chủ ở cơ sở; hợp tác quốc tế;
quản lý nhà nước về công tác thanh niên; thực hiện các dịch vụ công trong lĩnh vực
quản lý nhà nước của Bộ theo quy định của pháp luật; thanh tra, kiểm tra giải quyết
khiếu nại, tố cáo, phòng, chống tham nhũng, tiêu cực và xử lý các hành vi vi phạm
pháp luật trong các ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ; chủ
trì, phối hợp với các Bộ, ngành giải quyết kiến nghị của các cơ quan nhà nước, tổ
chức chính trị - xã hội theo phân công của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ;
hướng dẫn, kiểm tra việc cho phép các cơ quan, tổ chức được sử dụng con dấu và
việc quản lý, sử dụng con dấu theo quy định của pháp luật; tổ chức và chỉ đạo thực
hiện kế hoạch nghiên cứu khoa học và ứng dụng nghiên cứu khoa học trong các
lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ; quản lý về tổ chức bộ máy, biên chế; quản lý tài
chính, tài sản được giao và tổ chức thực hiện ngân sách được phân bổ theo quy
định của pháp luật; thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do Chính phủ, Thủ
tướng Chính phủ giao và theo quy định của pháp luật.
3. Cơ cấu tổ chức bộ máy
- Vụ Tổ chức – Biên chế.
- Vụ Chính quyền địa phương.
- Vụ Công chức - Viên chức.
- Vụ Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức.
- Vụ Tiền lương.
- Vụ Tổ chức phi Chính phủ.
- Vụ Cải cách hành chính.

- Vụ Hợp tác quốc tế.
- Vụ Pháp chế.
- Vụ Kế hoạch – Tài chính.
- Vụ Tổng hợp.
- Vụ Tổ chức cán bộ.
- Thanh tra Bộ.
- Văn phòng Bộ.
- Ban Thi đua – Khen thưởng Trung ương.
- Ban Tôn giáo Chính phủ.
- Ban Cơ yếu Chính phủ.
- Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
- Cơ quan đại diện của Bộ tại thành phố Hồ Chí Minh.
- Cơ quan đại diện của Bộ tại thành phố Đà Nẵng.
- Viện Khoa học tổ chức nhà nước.
- Tạp chí Tổ chức nhà nước.
- Trung tâm Thông tin.
- Trung Tâm Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức.
- Sơ đồ tổ chức bộ máy Bộ Nội vụ (Xem phụ lục 1)
II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC
CỦA VỤ CÔNG CHỨC – VIÊN CHỨC
1.Vị trí, chức năng.
Vụ Công chức – Viên chức là tổ chức của Bộ Nội vụ, có chức năng tham
mưu giúp Bộ trưởng thực hiện quản lý nhà nước về đội ngũ cán bộ, công chức,
viên chức nhà nước.

2. Nhiệm vụ, quyền hạn.
- Giúp Bộ trưởng xây dựng các dự án Luật, dự thảo nghị quyết của Quốc hội,
dự án pháp lệnh, dự thảo nghị quyết của Uỷ ban Thường vụ Quốc hội, dự thảo
nghị quyết, nghị định của Chính phủ về cán bộ, công chức, viên chức nhà nước,
công chức dự bị theo chương trình, kế hoạch xây dựng pháp luật hàng năm của Bộ
đã được phê duyệt và các dự án, đề án theo sự phân công của Chính phủ, Thủ
tướng Chính phủ.
- Giúp Bộ trưởng xây dựng dự thảo chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát
triển dài hạn, năm năm, hàng năm, các dự án và các dự thảo Quyết định, Chỉ thị
của Thủ tướng Chính phủ thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ về cán bộ, công
chức, viên chức nhà nước, công chức dự bị.
- Xây dựng trình Bộ trưởng ban hành các văn bản quy phạm pháp luật phạm
vi quản lý nhà nước của Bộ về cán bộ, công chức, viên chức nhà nước, công chức
dự bị.
- Giúp Bộ trưởng chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và chịu trách nhiệm tổ chức
thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch đã
được ban hành hoặc phê duyệt thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ về cán bộ,
công chức, viên chức nhà nước, công chức dự bị.
- Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện quy hoạch cán bộ lãnh đạo, quản lý của
các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; tổng hợp, báo cáo Thủ
tướng Chính phủ về quy hoạch cán bộ thuộc thẩm quyền của Thủ tướng Chính
phủ; hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện quy hoạch, kế hoạch, chương trình xây
dựng đội ngũ cán bộ, công chức.
- Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy định của Chính phủ, Thủ tướng
Chính phủ về : tuyển dụng, sử dụng, nâng ngạch, bổ nhiệm ngạch, chuyển ngạch,
chuyển loại, đánh giá, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, điều động, luân chuyển, từ chức,
miễn nhiệm, biệt phái, kỷ luật, thôi việc, nghỉ hưu và các chế độ, chính sách khác
đối với cán bộ, công chức, viên chức theo quy định của pháp luật.

- Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy định của Chính phủ về chức
danh, tiêu chuẩn, số lượng cán bộ, lãnh đạo, quản lý từ cấp Phòng và tương đương
đến Thứ trưởng và tương đương của Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính
phủ, từ cấp Phòng và tương đương thuộc Uỷ ban nhân dân cấp Huyện đến Giám
đốc Sở và tương đương thuộc Uỷ ban nhân dân cấp Tỉnh.
- Xây dựng trình Bộ trưởng ban hành các quy định ngạch và mã ngạch; ban
hành và hướng dẫn kiểm tra thực hiện tiêu chuẩn các ngạch công chức, cơ cấu
ngạch công chức, cơ cấu vị trí việc làm, quy chế tuyển dụng viên chức, quy chế
nâng ngạch viên chức, quy định việc xét nâng ngạch viên chức đối với ngành nghề
đặc biệt. Thẩm định các dự thảo văn bản quy phạm pháp luật để Bộ trưởng, Thủ
trưởng cơ quan ngang bộ quản lý ngạch viên chức chuyên ngành ban hành về: quy
định tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ của các ngạch viên chức; cơ cấu ngạch
viên chức; đánh giá viên chức; nội dung, hình thức thi tuyển, xét tuyển viên chức;
nội dung, hình thức thi nâng ngạch viên chức chuyên ngành.
- Hướng dẫn về điều kiện đảm bảo thực hiện phân cấp tổ chức thi nâng ngạch
công chức chuyên ngành. Thẩm định trình Bộ trưởng phê duyệt đề án tổ chức kỳ
thi nâng ngạch công chức, danh sách người đủ tiêu chuẩn, điều kiện dự thi nâng
ngạch công chức từ ngạch chuyên viên và tương đương lên ngạch chuyên viên
chính và tương đương; từ ngạch chuyên viên chính và tương đương lên ngạch
chuyên viên cao cấp và tương đương. Phối hợp với các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ
quan thuộc Chính phủ xây dựng ngân hàng đề thi nâng ngạch công chức hành
chính, công chức chuyên ngành. Giám sát, kiểm tra, việc tổ chức thi nâng ngạch
công chức hành chính. Thẩm định, trình Bộ trưởng quyết định phê chuẩn kết quả
kỳ thi nâng ngạch công chức hành chính.
- Thẩm định trình Bộ trưởng phê duyệt đề án tổ chức kỳ thi nâng ngạch viên
chức, danh sách người đủ tiêu chuẩn, điều kiện dự thi nâng ngạch viên chức từ
ngạch viên chức tương đương chuyên viên lên ngạch viên chức tương đương
chuyên viên chính, từ ngạch viên chức tương đương chuyên viên chính lên ngạch
viên chức tương đương chuyên viên cao cấp; phối hợp với cán bộ quản lý ngạch

viên chức tổ chức thi nâng ngạch viên chức tương đương chuyên viên chính lên
ngạch viên chức tương đương chuyên viên cao cấp, giám sát, kiểm tra việc tổ chức
thi nâng ngạch viên chức.
- Thẩm định về nhân sự đối với các chức danh cán bộ lãnh đạo, quản lý thuộc
thẩm quyền quyết định bổ nhiệm, phê chuẩn của Thủ tướng Chính phủ. Thẩm
định, trình Bộ trưởng quyết định bổ nhiệm ngạch chuyên viên cao cấp và tương
đương, ngạch giáo sư và ngạch phó giáo sư theo thẩm quyền.
- Xây dựng trình Bộ trưởng ban hành các Quy định về công tác quản lý hồ sơ
cán bộ, công chức, viên chức; số hiệu, thẻ đối với cán bộ, công chức. Xây dựng,
hướng dẫn và quản lý dữ liệu hồ sơ điện tử của cán bộ, công chức, viên chức nhà
nước, cán bộ, công chức cấp xã và cán bộ thuộc thẩm quyền quyết định của Thủ
tướng Chính phủ. Tổ chức quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức theo phân
cấp.
- Tổng hợp, thống kê đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức nhà nước, công
chức dự bị.
- Tổ chức thực hiện chính sách đối với cán bộ cao cấp theo phân công và
phân cấp.
- Chủ trì hoặc phối hợp giải quyết các kiến nghị liên quan về cán bộ, công
chức, viên chức nhà nước, công chức dự bị theo phân công của Bộ trưởng. Thông
tin, tuyên truyền phổ biến, giáo dục pháp luật thuộc phạm vi quản lý nhà nước của
Bộ về cán bộ, công chức, viên chức nhà nước, công chức dự bị.
- Xây dựng, trình các đề án thí điểm thuộc lĩnh vực phụ trách và tổ chức thực
hiện sau khi được phê duyệt.
- Chủ trì hoặc tham gia nghiên cứu các đề tài khoa học, bồi dưỡng nghiệp vụ
chuyên môn về cán bộ, công chức, viên chức. Tổ chức và tham gia các hội nghị,
hội thảo trong nước và quốc tế về cán bộ, công chức, viên chức theo sự chỉ đạo
của Bộ trưởng.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Bộ trưởng giao.

3. Cơ cấu tổ chức.
3.1. Về tổ chức phòng, ban:
- Trong Vụ có 3 nhóm công tác, thực hiện 3 mảng công việc chính:
+ Về nhân sự;
+ Về xây dựng đội ngũ;
+ Về hồ sơ cán bộ.
- Việc thành lập các phòng nghiệp vụ do Bộ trưởng quyết định theo đề nghị
của Vụ trưởng Vụ Công chức - Viên chức.
3.2. Về nhân sự.
- Vụ gồm có 01 Vụ trưởng, 03 phó Vụ trưởng và 16 công chức
- Vụ trưởng chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng về tổ chức thực hiện các nhiệm
vụ được quy định tại Điều 2 của Quyết định này và các nhiệm vụ, quyền hạn cụ
thể sau:
+ Tổ chức, chỉ đạo thực hiện nhiệm vụ của Vụ và chịu trách nhiệm trước Bộ
trưởng về mọi mặt công tác của Vụ.
+ Phân công nhiệm vụ, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ
của Phó Vụ trưởng, Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng và công chức trong vụ.
+ Ký thừa lệnh Bộ trưởng để trả lời, giải đáp, hướng dẫn nghiệp vụ và yêu
cầu việc cung cấp thông tin đối với các tổ chức và cá nhân về công tác quản lý đội
ngũ cán bộ, công chức, viên chức nhà nước và công chức dự bị.
+ Phối hợp với các tổ chức trong Bộ, các cơ quan liên quan trong việc giải
quyết những vấn đề liên quan đến chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Vụ.
+ Thực hiện công tác thông tin cho công chức trong Vụ theo quy chế làm
việc của Bộ.
+ Quyết định các nội dung báo cáo, sơ kết, tổng kết, kiến nghị với Bộ trưởng
các chủ trương, giải pháp trong việc thực hiện các nhiệm vụ của Vụ.

+ Tổ chức thực hiện các quy chế của Bộ; quản lý công chức và tài sản được
giao theo phân cấp của Bộ.
- Phó Vụ trưởng thực hiện nhiệm vụ chuyên môn và giúp Vụ trưởng phụ
trách một số công tác theo phân công của Vụ trưởng và chịu trách nhiệm trước Vụ
trưởng về nhiệm vụ được phân công. Trong trường hợp lãnh đạo Bộ làm việc trực
tiếp với Phó Vụ trưởng thì Phó Vụ trưởng thi hành ý kiến của lãnh đạo Bộ và sau
đó báo cáo với Vụ trưởng.
- Nhiệm vụ cụ thể của Trưởng phòng do Vụ trưởng phân công. Trưởng phòng
được phân công phụ trách công tác theo chức năng nhiệm vụ của phòng và thực
hiện một số nhiệm vụ chuyên môn theo sự phân công của Vụ trưởng, chịu trách
nhiệm trước Vụ trưởng về nhiệm vụ được phân công.
- Công chức thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn do Vụ trưởng phân công và
chịu trách nhiệm trước Vụ trưởng, Phó Vụ trưởng về thực hiện những nhiệm vụ
đó. Trong trường hợp Lãnh đạo Bộ làm việc trực tiếp với chuyên viên thì chuyên
viên có trách nhiệm thi hành và sau đó báo cáo với Vụ trưởng, Phó Vụ trưởng
được phân công phụ trách.
4. Chế độ làm việc.
- Vụ làm việc theo chế độ chuyên viên kết hợp với chế độ Thủ trưởng; trong
trường hợp Lãnh đạo Bộ làm việc trực tiếp với Phó Vụ trưởng, chuyên viên thì
Phó Vụ trưởng, Các chuyên viên có trách nhiệm thi hành ý kiến của Lãnh đạo Bộ
và sau đó báo cáo kịp thời với Vụ trưởng.
- Các chuyên viên chịu trách nhiệm trước Vụ trưởng về công việc được giao.
III. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG
CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA BỘ NỘI VỤ.
1. Tổ chức quản lý và hoạt động của văn phòng.
1.1. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng:

- Văn phòng Bộ là tổ chức của Bội Nội vụ có chức năng tham mưu giúp Bộ
trưởng tổng hợp thông tin quản lý phục vụ chỉ đạo điều hành, điều phối chương
trình làm việc của Lãnh đạo Bộ, các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ theo chương trình,
kế hoạch công tác và theo chỉ đạo của Bộ trưởng; quản lý thực hiện công tác thi
đua khen thưởng, văn thư - lưu trữ, cung cấp thông tin cho báo chí, ngân sách, tài
chính - kế toán, tài sản quản trị công sở của cơ quan Bộ Nội vụ.
- Tham mưu giúp Bộ trưởng công tác điều hành các hoạt động của Bộ; điều
hoà, tổ chức phối hợp công tác giữa các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ; là đầu mối liên
hệ giao dịch với các Bộ, ngành, địa phương. Thực hiện, đôn đốc và kiểm tra các cơ
quan, đơn vị trực thuộc Bộ thực hiện Quy chế làm việc của Bộ.
- Chủ trì phối hợp với các đơn vị xây dựng trương trình công tác của Bộ
trình Bộ trưởng ban hành; giúp Bộ trưởng theo dõi đôn đốc việc thực hiện trương
trình công tác của Bộ.
- Chủ trì phối hợp với các đơn vị xây dựng các báo cáo định kỳ về công tác
chỉ đạo, điều hành và tình hình thực hiện kế hoach công tác của Bộ; xây dựng và
tham gia xây dựng, góp ý vào các đề án, văn bản theo phân công của Bộ trưởng.
- Giúp Bộ trưởng thực hiện chế độ thông tin báo cáo và các nhiệm vụ khác
của thành viên Chính phủ theo quy định của Luật Tổ chức Chính phủ và quy chế
làm việc của Chính phủ.
- Thực hiện các nhiệm vụ thư ký giúp việc cho Lãnh đạo Bộ:
+ Xây dựng chương trình, lịch làm việc hàng ngày, hàng tuần của Lãnh đạo
Bộ.
+ Kiểm tra, xử lý hồ sơ, văn bản trình Lãnh đạo Bộ; thực hiện chức trách
theo quy trình ISO đã được Bộ trưởng ban hành.
+ Phối hợp chuẩn bị nội dung, chương trình, ghi biên bản các cộc họp giao
ban, buổi làm việc của Lãnh đạo Bộ.

+Phối hợp chuẩn bị các bài viết, trả lời phỏng vấn của báo chí, đài, tạp chí,
trả lời chất vấn của Đại biểu Quốc hội, kiến nghị của cử chi về những vấn đề thuộc
lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ theo chỉ đạo của Bộ trưởng.
+ Đề xuất và báo cáo lãnh đạo Bộ những vấn đề cần xử lý qua phản ánh của
báo chí, dư luận xã hội liên quan đến Bộ, ngành.
- Chủ trì phối hợp với Vụ Tổ chức cán bộ làm thường trực Hội đồng thi đua
khen thưởng của Bộ. Tham mưu cho Lãnh đạo Bộ và Hội đồng thi đua khen
thưởng để cụ thể hoá chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước.
Xây dựng chương trình, kế hoạch, nội dung phát động các phong trào thi đua trong
các cơ quan đơn vị thuộc Bộ, ngành. Giúp Bộ trưởng quản lý thống nhất công tác
thi đua khen thưởng của cơ quan Bộ, ngành. Xây dựng và quản lý quỹ Thi đua,
Khen thưởng theo quy định của pháp luật.
- Thực hiện các nhiệm vụ Văn thư - Lưu trữ:
+ Tiếp nhận, đăng ký, phân loại, phân phối, xử lý và theo dõi việc sử lý văn
bản đến; kiểm tra thể thức, thủ tục ban hành văn bản đi của Bộ.
+ Chuyển các văn bản quy phạm pháp luật do Bộ ban hành đến các cơ quan
liên quan và cơ quan Công báo.
+ Thống kê, phân loại về văn thư và lưu trữ theo quy định của pháp luật.
+ Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác Văn
thư - Lưu trữ, bảo mật đối với các đơn vị thuộc và trực thuộc Bộ.
+ Sao chụp văn bản tài liệu phục vụ công tác chung của Bộ; cung cấp báo,
tạp chí, bản tin phục vụ công tác của Lãnh đạo Bộ và các đơn vị cơ quan Bộ; chủ
trì biên tập và phát hành danh bạ điện thoại của Bộ, ngành Nội vụ.
+ Quản lý, sử dụng con dấu của Bộ và của Văn phòng Bộ theo quy định của
pháp luật và quy chế làm việc của Bộ.

+ Tổ chức thực hiện lưu trữ, bảo mật các hồ sơ tài liệu, văn bản đi, văn bản
đến; quản lý và bảo quản an toàn kho lưu trữ của cơ quan Bộ theo đúng quy định
của pháp luật.
+ Tổ chức biên tập xuất bản hàng năm các văn bản do Bộ ban hành phục vụ
quản lý điều hành của Bộ, ngành.
- Thực hiện công tác kế toán tài vụ của cơ quan Bộ; đơn vị dự toán cấp III
của Bộ:
+ Hướng dẫn các đơn vị trong cơ quan Bộ xây dựng dự toán thu chi các
nhiệm vụ đặc thù, các dự án, đề án, chương trình mục tiêu, đoàn ra, đoàn vào,...
của cơ quan Bộ theo quy định hiện hành.
+ Lập dự toán và tổng hợp dự toán thu chi ngân sách hàng năm của cơ quan
Bộ; quản lý thu chi nguồn kinh phí thường xuyên, không thường xuyên theo quy
định hiện hành của nhà nước và của Bộ.
+ Quản lý các dự án đầu tư xây dựng cơ bản, sửa chữa, cải tạo trụ sở cơ
quan Bộ được Bộ trưởng giao theo quy định của pháp luật.
+ Thực hiện quản lý chung trụ sở và tài sản của cơ quan Bộ. Giám sát, kiểm
tra việc : mua sắm, tiếp nhận, cải tạo, duy trì, bảo dưỡng, mua mới, thay thế, sửa
chữa lớn và sửa chữa thường xuyên tài sản, phương tiện, trang thiết bị phục vụ
hoạt động của cơ quan Bộ.
+ Tổ chức thực hiện kiểm kê tài sản theo định kỳ hàng năm, lập báo cáo
kiểm kê theo quy định, gửi các cơ quan có liên quan. Tổ chức việc thanh lý,
nhượng bán, điều chuyển tài sản, dụng cụ theo quy định của Nhà nước và của Bộ.
+ Tổ chức công tác kế toán theo quy định của Luật Kế toán và các văn bản
của Nhà nước.
+ Lập báo cáo quyết toán quý, năm theo chế độ quy định của Nhà nước gửi
các cơ quan có liên quan.

+ Điều chỉnh sổ sách kế toán kịp thời sau khi có quyết định phê duyệt của
Bộ trưởng.
+ Thực hiện chế độ thông tin báo cáo theo quy định của Pháp luật.
+ Bảo quản, lưu giữ hồ sơ tài liệu, báo cáo, sổ sách, chứng từ kế toán theo
quy định hiện hành của Nhà nước.
- Thực hiện chức trách chủ đầu tư theo quy định của pháp luật đối với những
công trình được Bộ trưởng giao.
- Thực hiện các nhiệm vụ quản trị công sở:
+ Trình Lãnh đạo Bộ quyết định chủ trương, biên pháp hiện đại hoá công sở;
tổ chức quản trị công sở, đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật, trang thiết bị văn
phòng; tổ chức cải tạo, sửa chữa, bảo dưỡng, bảo trì trụ sở cơ quan Bộ.
+ Đảm bảo phương tiện đi công tác và các điều kiện làm việc của cán bộ,
công chức, viên chức và cá nhân trong cơ quan Bộ theo quy định của pháp luật.
+ Chủ trì hoặc phối hợp với các cơ quan, đơn vị có liên quan bảo đảm cơ sở
vật chất kỹ thuật, lễ tân phục vụ các cuộc họp, hội nghị của Bộ.
+ Thực hiện công tác y tế, vệ sinh, môi trường cơ quan.
+ Phối hợp với Công đoàn cơ quan Bộ tổ chức ăn trưa cho cán bộ, công
chức trong cơ quan Bộ theo Nghị Quyết của Hội nghị cán bộ công chức, viên chức
của Bộ.
+ Làm nhiệm vụ thường trực, tổ chức thực hiện công tác bảo vệ, thực hiện
các biện pháp phòng chống cháy nổ, thiên tai, đảm bảo trật tự, an toàn cơ quan.
- Giúp Bộ trưởng trong việc tổ chức xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến hệ
thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001; ứng dụng công nghệ
thông tin trong công tác văn phòng.
- Chủ trì hoặc tham gia nghiên cứu khoa học và tham gia bồi dưỡng nghiệp
vụ chuyên môn về các lĩnh vực thực hiện chức năng nhiệm vụ của văn phòng, của
Bộ.

- Quản lý công chức và người lao động của Văn phòng Bộ theo quy định của
pháp luật và phân cấp của Bộ trưởng.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Bộ trưởng giao.
1.2. Quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch công tác thường kỳ của
Bộ Nội vụ :
Chương trình, kế hoạch công tác thường kỳ là những nhiệm vụ của một cơ quan
phải thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định. Công việc đó do Văn phòng thực
hiện trình tự xây dựng chương trình, kế hoạch công tác được thực hiện qua các bước:
- Yêu cầu các đơn vị đăng ký những việc ở đơn vị thuộc thẩm quyền giải
quyết của Thủ trưởng cơ quan.
- Dựa vào các căn cứ lập chương trình, trên cơ sở các thông tin thu nhận
được, Văn phòng trực tiếp dự thảo chương trình công tác của Bộ.
- Sau khi dự thảo xong, Văn phòng gửi bản thảo đến các đơn vị để lấy ý kiến
đóng góp.
- Sau khi có ý kiến đóng góp của các đơn vị, Văn phòng hoàn chỉnh dự thảo
lần cuối và trình Bộ trưởng phê duyệt, ban hành.
- Sơ đồ quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch công tác thường kỳ
của Bộ Nội vụ (Xem phụ lục 2).
1.3. Công tác tổ chức Hội nghị của Bộ Nội vụ:
Tổ chức hội nghị là công việc cần có nhiều thời gian để chuẩn bị, đòi hỏi sự
phối hợp của các đơn vị có liên quan cùng tham gia tổ chức vì các Hội nghị thường
có quy mô lớn, đông người dự, có nhiều nội dung cần chuẩn bị. Mục đích nhằm tổ
chức thực hiện chương trình công tác hoặc tổng kết đánh giá những kết quả của
việc thực hiện một công việc, một nhiệm vụ cụ thể thuộc chức năng, nhiệm vụ và
phạm vi hoạt động của cơ quan.
- Chuẩn bị Hội nghị:

Đơn vị chủ trì Hội nghị phải lập kế hoạch tổ chức hội nghị. Căn cứ vào kế
hoạch, Văn phòng có trách nhiệm giúp Bộ trưởng theo dõi, đôn đốc các đơn vị
chuẩn bị công việc được phân công, đúng tiến độ thời gian.
Trong Hội nghị thường có các văn bản như báo cáo, tờ trình, đề án, dự thảo
văn bản quy phạm pháp luật, tài liệu tham khảo… Văn phòng đề xuất với lãnh đạo
phân công đơn vị chuẩn bị các văn bản đó.
Lãnh đạo Văn phòng có trách nhiệm kiến nghị với thủ trưởng về chương
trình làm việc, thành phần đại biểu mời dự và chuyển đến đại biểu những giấy tờ,
tài liệu như: công văn triệu tập hội nghị, chương trình hội nghị, báo cáo chính, báo
cáo tham luận, giấy mời và văn bản khác (nếu có).
Thuộc trách nhiệm của mình, Văn phòng phải chuẩn bị đầy đủ, tốt nhất cơ
sở vật chất đảm bảo cho hội nghị thành công.
- Trong quá trình Hội nghị làm việc:
Lãnh đạo văn phòng chủ trì và phối hợp với đơn vị đăng cai hội nghị tổ chức
đón tiếp đại biểu. Văn phòng cung cấp kịp thời tình hình đại biểu dự hội nghị để
phục vụ việc khai mạc, điều hành, bế mạc và thông báo kết quả hội nghị.
Văn phòng chủ trì theo dõi diễn biến hội nghị, cử người làm công tác thường
trực Hội nghị để giải quyết việc đột xuất sảy ra trong quá trình hội nghị làm việc.
Cùng với đơn vị chủ trì, Văn phòng cử cán bộ ghi biên bản hội nghị. Tổng
hợp các ý kiến để phục vụ cho tổng kết hội nghị.
- Sau khi Hội nghị bế mạc:
Văn phòng đề xuất với thủ trưởng nội dung và hình thức thông báo kết quả
hội nghị.
Văn phòng đôn đốc, nhắc nhở đơn vị chủ trì tổ chức hội nghị đó hoàn thành
hồ sơ theo quy định.
Căn cứ vào kết luận hội nghị, lãnh đạo Văn phòng tổ chức bổ sung những
công việc hội nghị đề ra vào chương trình công tác của cơ quan.

Văn phòng đảm nhiệm việc thanh quyết toán kinh phí hội nghị.
- Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị của Bộ Nội vụ ( phụ lục 3)
1.4. Quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo Bộ:
Hoạt động của văn phòng trong việc tổ chức chuyến đi công tác của lãnh
đạo Bộ bao gồm các công việc chính dưới đây:
- Trong việc lập kế hoạch chuyến đi công tác:
Trước mỗi chuyến đi, đơn vị chủ trì phải lập kế hoạch chuyến đi, Phải xác
định rõ mục đích, nội dung công việc, thời gian, địa điểm đến, thành phần, phương
tiện giao thông và kinh phí.
- Trong việc chuẩn bị trước chuyến đi:
Sau khi kế hoạch được duyệt, nếu được Thủ trưởng giao, văn phòng thông
báo cho cơ quan, đơn vị đoàn sẽ đến công tác: Tên đoàn công tác, trưởng đoàn và
các thành viên; nội dung và lịch làm việc; thời gian đoàn đi từ cơ quan.
- Trong việc chuẩn bị nội dung công tác:
Nội dung công tác căn cứ vào mục đích, nội dung chuyến đi, lãnh đạo sẽ
phân công đơn vị chuẩn bị. Biết sự phân công của Lãnh đạo, văn phòng đôn đốc
các đơn vị được phân công chuẩn bị đảm bảo yêu cầu nội dung và đúng tiến độ.Tổ
chức đánh máy, nhân bản văn bản phục vụ chuyến đi công tác.
- Trong việc chuẩn bị phương tiện giao thông, kinh phí:
Chuẩn bị phương tiện giao thông và kinh phí phù hợp với nội dung và tính
chất của chuyến đi, vừa đảm bảo đáp ứng nhu cầu công tác và tiết kiệm.
- Chuẩn bị những nội dung khác có liên quan:
Trong trường hợp Lãnh đạo Bộ đi công tác dài ngày thì văn phòng phải tổ chức
tốt các việc sau:
- Trước ngày lãnh đạo đi công tác, văn phòng đôn đốc, nhắc nhở các đơn vị
chuẩn bị hoàn tất và trình dự thảo văn bản thuộc thẩm quyền ký của lãnh đạo.

- Nếu lãnh đạo thấy cần thiết, văn phòng tổ chức thông báo để các đơn vị
biết thời gian và sự phân công trong thời gian lãnh đạo đi công tác.
- Sau khi lãnh đạo đi công tác về, văn phòng báo cáo tóm tắt công tác của cơ
quan trong thời gian lãnh đạo đi công tác.
- Trên cơ sở kết quả chuyến đi công tác, văn phòng bổ sung những việc công
phát sinh vào chương trình công tác của cơ quan.
- Sơ đồ quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến đi công tác cho Lãnh đạo Bộ
(Xem phụ lục 4).
1.5 Nhận xét, đánh giá tình hình triển khai và thực hiện văn hóa công sở
của cơ quan.
Văn hoá công sở giống như bất cứ loại hình văn hoá nào khác, là một loạt hành
vi và quy ước mà con người dựa vào đó để điều khiển các mối quan hệ tương tác
của mình với những người khác.
Văn hóa công sở:
Trước hết cần tìm hiểu công sở là gì?
Công sở là một tổ chức đặt dưới sự quản lý trực tiếp của nhà nước để tiến
hành một công việc chuyên ngành của nhà nước. Công sở là một tổ chức thực hiện
cơ chế điều hành, kiểm soát công việc hành chính, là nơi soạn thảo văn bản để thực

hiện công vụ, đảm bảo thông tin cho hoạt động của bộ máy quản lý nhà nước, nơi
phối hợp hoạt động thực hiện một nhiệm vụ được nhà nước giao. Do đó, công sở là
một bộ phận hợp thành tất yếu của thiết chế bộ máy quản lý Nhà nước.
Văn hoá là toàn bộ những hoat động sáng tạo và giá trị của nhân dân một
nước, một dân tộc về mặt sản xuất vật chất và tinh thần trong sự nghiệp dựng nước
và giữ nước. Văn hoá là tất cả những gì làm cho dân tộc này khác với dân tộc khác,
từ những sản phẩm tinh vi hiện đại nhất cho đến tín ngưỡng, phong tục tập quán…
Từ đó có thể hiểu: Văn hoá tổ chức là hệ thống những giá trị niềm tin, sự
mong đợi của các thành viên trong tổ chức, tác động qua lại với các cơ cấu chính
thức và tạo nên những chuẩn mực hành động như những giả thiết không bị chất
vấn về truyền thống và cách thức là việc của tổ chức mà mọi người trong đó đều
tuân theo khi làm việc. Văn hoá tổ chức công sở là một hệ thống được hình thành
trong quá trình hoạt động của công sở, tạo nên niềm tin giá trị về thái độ của các
nhân viên làm việc trong công sở, ảnh hưởng đến cách làm việc trong công sở.
Xây dựng văn hoá công sở là xây dựng một nề nếp làm việc khoa học, có kỉ
cương và dân chủ. Nó đòi hỏi các nhà lãnh đạo, quản lý cũng như các thành viên
của cơ quan phải quan tâm đến hiệu quả hoạt động chung của cơ quan mình. Muốn
như thế cán bộ phải tôn trọng kỉ luật cơ quan, phải chú ý đến danh dự của cơ quan
trong cư xử với một người, đoàn kết và hợp tác trên những nguyên tắc chung.
Bộ Nội vụ đã thực hiện quy chế văn hóa công sở theo Quyết định số
129/QĐ-TTg của Thủ tướng chính phủ: Ban hành Quy chế văn hoá công sở tại các
cơ quan hành chính nhà nước.
Ưu điểm:
Bộ Nội vụ đã thực hiện đúng theo Quy chế Văn hóa công sở của Thủ tướng
Chính phủ ban hành như về trang phục, đeo thẻ làm việc, giao tiếp ứng xử, bài trí
công sở…Tất cả các đơn vị thuộc Bộ đều thực hiện nghiêm túc Quy chế;

Một số đơn vị thuộc Bộ Ban hành Quy chế Văn hóa công sở riêng dựa trên
Quyết định 129/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ để triển khai thực hiện trong
cán bộ, công chức, viên chức cơ quan và được niêm yết công khai tại trụ sở cơ
quan, tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả để cán bộ, công chức,viên chức và nhân
dân biết thực hiện và giám sát. Thực hiện quy chế văn hoá công sở đã trở thành
tiêu chí trong nội dung thi đua của mỗi tập thể và cá nhân cán bộ, công chức, viên
chức từng cơ quan đơn vị trong thời gian qua;
Về trang phục: Bộ đã thực hiện tốt, đảm bảo sự gọn gàng, lịch sự; các ngày
Lễ cán bộ công chức, viên chức mặc lễ phục theo đúng quy định;
Việc đeo thẻ của cán bộ công chức, viên chức đã dần đi vào nề nếp, đeo thẻ
khi thực hiện nhiệm vụ;
Giao tiếp và ứng xử của cán bộ, công chức, viên chức khi thi hành công vụ
gần đây được Bộ, Lãnh đạo các đơn vị và bản thân cán bộ, công chức, viên chức
quan tâm hơn và trở thành một trong những nội dung tiêu chuẩn rất quan trọng
trong rèn luyện của người cán bộ, công chức, viên chức hiện nay; đại bộ phận cán
bộ, công chức, viên chức có giao tiếp, ứng xử đúng mực với nhân dân khi giao
dịch hành chính, với đồng nghiệp khi trao đổi, hợp tác làm việc, văn hoá giao tiếp
khi sử dụng điện thoại có chuyển biến tích cực;
Việc treo Quốc huy và Quốc kì của Bộ thực hiện đúng theo quy định;
Việc bài trí khuôn viên công sở như gắn biển tên cơ quan, biển tên phòng
làm việc; biển tên, chức danh cán bộ, công chức, viên chức tại phòng làm việc của
từng cá nhân, đơn vị thuộc Bộ được bài trí khá gọn gàng, hợp lý. Nơi để phương
tiện giao thông của Bộ được quy định cụ thể và có biển chỉ dẫn cho khách đến liên
hệ công tác; Bộ có tầng hầm để xe của Cán bộ, công chức và có chỗ để xe riêng
cho khách, Có bảo vệ trông coi đảm bảo an toan khi đến liên hệ công tác tại cơ
quan.
Nhược điểm:

Còn một số ít cán bộ, công chức còn chưa thực hiện đúng quy chế như:
vẫn còn tình trạng hút thuốc, hay vẫn còn tình trạng nấu ăn trong phòng
làm việc. Đây là những việc làm cần phải quán triệt để đảm bảo văn hóa
công sở trong cơ quan.
1.6 Ưu điểm, nhược điểm mô hình tổ chức bộ máy của Vụ Công chức -
Viên chức.
Sơ đồ tổ chức bộ máy Vụ Công chức – Viên chức:
Ưu điểm:
- Vụ Công chức – Viên chức làm việc theo chế độ thủ trưởng, lãnh đạo,
thống nhất. Quyền lực cao nhất là Vụ trưởng, giúp Việc cho Vụ trưởng là các Phó
Vụ tưởng, giúp việc cho các Phó Vụ trưởng là các chuyên viên. Việc phân công
này rất hợp lý, giúp cho hoạt động công việc được hoạt động một cách nhịp nhàng,
khoa học;
- Việc sắp xếp việc làm trong Vụ cũng rất khoa học thuận tiện trong xử lí,
trao đổi công việc;
Sinh viên: Vũ Thị Chinh - Lớp: QTVPK6C
Vụ trưởng
Phó Vụ trưởng Phó Vụ trưởng Phó Vụ trưởng
Nhóm Chuyên viên Nhóm Chuyên viên Nhóm Chuyên viên
Phòng Quản lý công tác hồ sơ
cán bộ, công chức
24

- Việc chỉ đạo và làm việc thống nhất, đạt hiệu quả cao trong công việc;
- Cấp trên và cấp dưới có mối quan hệ qua lại mật thiết với nhau. Khi Lãnh
đạo điều hành công việc thì cấp dưới chấp hành nghiêm chỉnh. Đây là điều cần
thiết trong quan hệ công việc;
Nhược điểm:
Trong Vụ Công chức - Viên chức có Phòng Quản lý công tác hồ sơ cán bộ,
công chức, chế độ làm việc của Vụ và Phòng là chế độ chuyên viên kết hợp với
chế độ thủ trưởng. Vụ quản lý về chuyên môn và hành chính trên cơ sở chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn và kế hoạch công tác hàng năm được Bộ trưởng giao và kế
hoạch công tác hàng năm của Vụ đối với từng công chức trong Vụ. Phòng quản lý
trực tiếp về chuyên môn và hành chính đối với các công chức trong Phòng; Trưởng
phòng có ý kiến đối với các văn bản soạn thảo trước khi công chức trình Vụ
trưởng. Tuy nhiên, trong thực tế giải quyết công việc đôi khi có sự không hoàn
toàn thống nhất về sự chỉ đạo giữa Lãnh đạo Vụ và Lãnh đạo Phòng. Bởi vì có
những công việc Lãnh đạo Vụ đã phân công trực tiếp cho chuyên viên của Phòng
được thể hiện cụ thể trong Bảng phân công nhiệm vụ. Vì vậy, những phần công
việc này chuyên viên không phải báo cáo qua Lãnh đạo Phòng. Đây được coi là
một bất cập trong quá trình hoạt động của đơn vị.
2. Về công tác văn thư.
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ cho
lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của cơ quan. Công tác văn thư bao
gồm các nội dung sau: Soạn thảo và ban hành văn bản; quản lý và giải quyết văn
bản; quản lý và sử dụng con dấu.
2.1 Tổ chức công tác văn thư.
Hệ thống văn thư tại Văn phòng Bộ được tổ chức theo mô hình văn thư
thống nhất để phù hợp với điều kiện thực tế, Bộ Nội vụ có phòng Hành chính -
Văn thư lưu trữ thuộc Văn phòng Bộ thực hiện các công việc có liên quan đến
công tác văn thư do Chánh văn phòng giao. Các đơn vị trực thuộc Bộ có bộ phận

văn thư và tuỳ theo khả năng biên chế, các đơn vị bố trí cán bộ làm công tác Văn
thư chuyên trách hoặc kiêm nhiệm.
2.2. Soạn thảo và ban hành văn bản.
2.2.1. Các quy định của cơ quan về soạn thảo và ban hành văn bản.
Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Bộ được thực hiện theo Thông
tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
2.2.2. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của Bộ Nội vụ:
Bước Tên công việc Nội dung Thực hiện
1 Đặt tên loại văn bản - Xác định mục đích, ý nghĩa
và nội dung của VB;
- Đối tượng của VB.
Cán bộ soạn thảo
2 Soạn đề cương và
thảo VB
- Xác định các ý chính;
- Thu thập thông tin.
3 Trình duyệt nội
dung và tổ chức lấy
ý kiến
- Trao đổi với các đơn vị liên
quan;
- Xin ý kiến của bộ phận pháp
chế.
Trưởng các đơn vị
được giao nhiệm
vụ soạn văn bản
4 Tổng hợp ý kiến và
hoàn chỉnh bản thảo
phân loại nhóm ý kiến:
- Nhóm ý kiến về pháp chế;
- Nhóm ý kiến chuyên môn;
- Bổ sung hoàn chỉnh.
văn bản
5 Kiểm tra và hoàn
chỉnh văn bản
- Kiểm tra văn phong, chính
tả;
- Kiểm tra các yêu cầu về thể
thức;
- Sửa chữa và hoàn chỉnh.
Trưởng các đơn vị
được giao nhiệm
vụ soạn văn bản

6 Trình ký văn bản - Hoàn chỉnh cả nội dung và
hình thức văn bản;
- Trưởng các đơn
vị được giao
nhiệm vụ soạn
văn bản
- Lãnh đạo Bộ ký
văn bản
7 Đóng dấu - Đóng dấu và ghi ngày,
tháng, năm; Số và ký hiệu
văn bản;
- Nơi nhận;
- Đăng ký vào sổ.
Văn thư của Bộ
8 Phát hành và lưu
văn bản
- Gửi bằng văn bản cho đối
tượng trực tiếp thực hiện;
- Gửi qua trang Web;
- Lưu tại đơn vị soạn thảo và
văn thư của Bộ.
- Văn thư của Bộ
- Viên chức phụ
trách văn thư của
đơn vị soạn thảo
2.2.3. Nhận xét ưu, nhược điểm về các nội dung:
Thẩm quyền ban hành văn bản; thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; quy
trình soạn thảo văn bản; kỹ thuật soạn thảo văn bản.
- Về thẩm quyền ban hành: Văn bản do Bộ Nội vụ và các đơn vị thuộc, trực
thuộc bộ được ban hành đúng thẩm quyền cả về mặt hình thức và nội dung. Bộ Nội
vụ ban hành 2 hình thức văn bản: VBQPPL và VBHC có tên loại. Nội dung văn
bản có liên quan đến giải quyết các công việc, để thực hiện chức năng nhiệm vụ
được quy định.
- Về thể thức và kĩ thuật trình bày:

+ Ưu điểm: Các văn bản được ban hành theo đúng thể thức và kỹ thuật trình
bày được quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 15/01/2011 của Bộ Nội
vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
+ Nhược điểm: Vẫn còn 1 số ít cá nhân, đơn vị khi soạn thảo văn bản chưa
tuân theo đúng quy định. Có văn bản còn sai về thể thức như yếu tố tên cơ quan
ban hành văn bản, thể thức đề ký văn bản, trình bày chưa đẹp.
- Về quy trình soạn thảo văn bản:
+ Ưu điểm: Thực hiện theo quy trình 07 bước trong soạn thảo văn bản: xác
định mục đích, nội dung vấn đề cần ra văn bản; xác định tên loại văn bản;
thu thập và xử lý thông tin; xây dựng đề cương và viết bản thảo; duyệt bản
thảo; nhân bản văn bản; làm thủ tục phát hành.
+ Nhược điểm: Đôi khi còn bỏ một trong các bước quy trình.
- Về kĩ thuật soạn thảo văn bản: Được thực hiện tốt khi soạn thảo đảm bảo
cho văn bản khi ban hành có đầy đủ mục đích, trình bày rõ ràng, ngắn gọn
và dễ hiểu. Đặc biệt, đó là những văn bản ban hành đúng thẩm quyền, hợp
hiến, hợp pháp.
2.3. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của Văn phòng Bộ:
Tất cả văn bản đi, văn bản đến của Bộ hay các đơn vị đều được quản lý tập
trung, thống nhất tại văn thư Bộ hay văn thư các đơn vị. Việc quản lý văn bản tại
Bộ và đơn vị được thực hiện theo quy định tại Công văn số 425/VTLTNN-NVTW
của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, ngày 18 tháng 7 năm 2005 về Hướng dẫn
quản lý văn bản đi, văn bản đến.
2.3.1. Sơ đồ quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi của văn
phòng Bộ; nhận xét ưu, nhược điểm.
Văn bản do Bộ (hoặc các đơn vị thuộc Bộ) ban hành được đăng ký tại Bộ phận
văn thư của Bộ (hoặc các đơn vị thuộc Bộ) gọi tắt là công văn "Đi".

+ Sơ đồ quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi của văn phòng Bộ
- Nhận xét ưu, nhược điểm:
+ Ưu điểm:
Văn bản đi của Bộ Nội vụ được quản lý đúng quy định. Những văn bản trình
lãnh đạo Bộ ký do phòng Tổng hợp kiểm soát về thể thức. Đối với công văn "Đi":
Văn thư có nhiệm vụ kiểm tra thể thức văn bản, đăng ký vào sổ công văn đi, đóng
dấu và lưu một bản chính cùng các phụ lục kèm theo (nếu có), gửi công văn theo
địa chỉ đăng ký. Ngoài một bản lưu tại bộ phận văn thư, đơn vị soạn thảo phải lưu
một bản chính ở hồ sơ công việc. Công văn "Đi" được chuyển kịp thời trong ngày.
Số "Đi" của công văn được đánh liên tục theo thứ tự từ số 01 cho công văn
đầu tiên của ngày làm việc đầu năm và kết thúc bằng số của công văn cuối cùng
của ngày làm việc cuối năm. Hệ thống sổ sách để đăng ký công văn "Đi" được
dùng thống nhất theo mẫu sổ đăng ký công văn "Đi" của Cục Lưu trữ nhà nước đã
ban hành.
Tất cả văn bản đi được hoàn thành thủ tục văn thư và chuyển phát ngay
trong ngày, chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo. Việc chuyển phát văn bản do bộ
phận văn thư trực tiếp thực hiện. Đối với cơ quan ở xa gửi theo đường bưu điện.
Trong trường hợp khẩn cấp, cần phải chuyển phát trực tiếp, Văn phòng Bộ bố trí
xe ô tô, bộ phận văn thư phối hợp với đơn vị soạn thảo văn bản cùng giải quyết.
Những văn bản có độ mật hoặc có yếu tố mật đều được tuân thủ theo đúng quy
định là không được Fax hay gửi qua mạng.
Ngoài sổ đăng ký công văn đi thông thường còn có các loại sổ: Sổ Quyết
định văn bản QPPL của Bộ và Văn phòng ban hành, Sổ sao y bản chính.

+ Nhược điểm:
Việc tổ chức quản lý và giải quyết công văn đi tại Bộ Nội vụ được thực hiện
tốt nên gần như không sảy ra sai sót, công văn được giải quyết kịp thời, đảm bảo
chất lượng công việc.
2.3.2. Sơ đồ hoá quy trình tổ chức và giải quyết văn bản đến; nhận xét
ưu, nhược điểm.
+ Sơ đồ hoá quy trình tổ chức và giải quyết văn bản đến (Xem phụ lục 6)
+ Ưu điểm:
Văn bản do Bộ (hoặc các đơn vị thuộc Bộ) nhận được từ các nơi khác
gửi đến qua đường văn thư gọi tắt là công văn đến. Quản lý văn bản đến của cơ
quan là một trong những khâu nghiệp vụ quan trọng trong công tác văn thư, quản
lý và giải quyết văn bản tốt đảm bảo cho việc thực hiện công việc một cách nhanh
chóng, kịp thời, hiệu quả. Việc chuyển giao văn bản đến ở Bộ đảm bảo được
nguyên tắc: Nhanh chóng, chính xác, kịp thời, thống nhất.
Công văn đến của Bộ Nội vụ được tổ chức quản lý và giải quyết như sau:
a) Tiếp nhận:
Văn bản đến từ nhiều nguồn khác nhau. Cán bộ văn thư có trách nhiệm tiếp
nhận tất cả các loại văn bản, báo chí, tạp chí, bưu phẩm gửi đến Bộ, ký nhận với
nhân viên bưu điện, trả lại những văn bản gửi không đúng địa chỉ và ký nhận. Tiếp
nhận những văn bản chuyển qua máy Fax.
b) Kiểm tra, phân loại, bóc bì, đóng dấu đến:
Sau khi tiếp nhận văn bản văn thư Bộ đã kiểm tra số lượng văn bản và phân
loại thành hai loại: Loại bóc bì và loại không bóc bì.
- Loại bóc bì: Những văn bản gửi đến Bộ và các đơn vị thuộc Bộ.

- Loại không bóc bì (chuyển trực tiếp) là những văn bản gửi đích danh,
những văn bản có dấu chỉ mức độ mật (A-B-C); văn bản gửi cho Ban cán sự,
Thanh tra, Đảng uỷ, Công đoàn, Đoàn thanh niên.
c) Đóng dấu đến:
Sau khi đã tiếp nhận, phân loại, bóc bì văn bản thì văn thư thực hiện việc
đóng dấu đến: ghi những thông tin trên dấu đến (số đến, ngày đến), với những văn
bản có nội dung thông báo (chữ ký, con dấu của cơ quan) văn thư chỉ ghi ngày
tháng văn bản mà không ghi số đến văn bản.
d) Đăng ký văn bản đến vào sổ:
Được thực hiện một cách thống nhất chặt chẽ khoa học theo đúng quy định.
Văn bản đến được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đến đối với tất cả các loại văn
bản được bóc bì. Không chỉ vào sổ văn bản đến, văn bản đi theo cách truyền thống
mà bộ phận văn thư thuộc Văn phòng bộ còn áp dụng chương trình quản lý văn
bản đến và văn bản đi ở trên máy vi tính thuận tiện cho việc quản lý và tra tìm văn
bản rất hiệu quả.
Với những văn bản mật vào hệ thống sổ riêng “Sổ đăng ký văn bản Mật”.
e) Trình văn bản đến:
- Bộ phận Văn thư chuyên trách trực tiếp trình văn bản đến cho Chánh văn
phòng (CVP) Bộ để xin ý kiến phân phối văn bản.
- Việc trình được thực hiện nghiêm túc và nhanh chóng, đảm bảo hiệu quả
công việc.
f) Chuyển giao văn bản:
- Chuyển giao văn bản ở cơ quan Bộ đã thực hiện được nguyên tắc: Nhanh
chóng, chính xác, đúng đối tượng, chặt chẽ, thống nhất;
- Sau khi có ý kiến của CVP, văn thư có trách nhiệm ghi ý kiến xử lý vào “Sổ
đăng ký văn bản đến” để quản lý thống nhất theo quy trình.

- Chuyển giao văn bản: Có sổ chuyển giao văn bản, và khi các đơn vị hoặc
cá nhân nhận văn bản, đều phải ký nhận vào sổ này nhằm đảm bảo tính liên tục khi
theo dõi, xử lý văn bản đến.
g) Theo dõi, đôn đốc, giải quyết văn bản đến:
Việc giải quyết văn bản được thực hiện nghiêm túc, công việc đạt chất lượng
cao. Trường hợp văn bản đến cần sự phối hợp giải quyết của nhiều đơn vị, lãnh
đạo cho ý kiến vào “Phiếu giải quyết văn bản đến” để các đơn vị có liên quan phối
hợp giải quyết, theo nguyên tắc: Đơn vị nào ghi trước là đơn vị chủ trì. Đơn vị nào
ghi sau là đơn vị phối hợp.
2.3.3. Sơ đồ quy trình lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ
cơ quan; nhận xét ưu, nhược điểm.
Lập hồ sơ là việc tập hợp và sắp xếp văn bản tài liệu hình thành trong quá
trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương
pháp nhất định. Sau khi hồ sơ đã được lập, hết thời hạn bảo quản, lưu giữ tại đơn vị
thì được nộp vào lưu trữ cơ quan theo quy định.
+ Sơ đồ quy trình lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan
+ Ưu điểm:
Công tác lập hồ sơ công việc của Bộ và các đơn vị trực thuộc được lãnh đạo
Bộ quan tâm. Bộ đã tổ chức các lớp bồi dưỡng, đào tạo về công tác lập hồ sơ công
việc cho cán bộ, chuyên viên trong Bộ. Vì vậy, có đơn vị đã tổ chức thực hiện tốt
chế độ lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Khối
lượng tài liệu đã được lập hồ sơ nộp vào lưu trữ cơ quan tăng lên hàng năm. Ngoài
ra, công tác lập hồ sơ của Bộ và các đơn vị thuộc Bộ còn có những ưu điểm sau:
- Việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan được thực
hiện theo quy định tại Quy chế “Công tác văn thư và lưu trữ”.

- Trong quá trình lập hồ sơ, tuân thủ trình tự các bước trong quy trình.
- Khi công việc kết thúc, sau khi hoàn thiện hồ sơ, người lập nộp cho cán bộ
văn thư chuyên trách và được thống nhất quản lý. Sau 1 năm, kể từ khi công việc
kết thúc, cán bộ văn thư thống kê hồ sơ đã hết thời hạn để tại đơn vị và nộp vào
kho lưu trữ theo quy định.
- Bộ đã triển khai lập hồ sơ công việc trên môi trường mạng và bước đầu thu
được những kết quả tốt.
+ Nhược điểm:
Tình trạng phổ biến hiện nay là cán bộ công chức các đơn vị chưa lập hồ sơ
công việc, để tài liệu rời lẻ ở dạng bó gói giao nộp vào lưu trữ, thậm chí cất giữ
trong tủ tài liệu nhiều năm không giao nộp. Điều này gây khó khăn cho việc chỉnh
lý, sắp xếp lại hồ sơ, tài liệu và xác định giá trị tài liệu. Do đó, đã gây không ít khó
khăn trở ngại cho hoạt động quản lý công tác lưu trữ của cơ quan. Đây chính là hạn
chế lớn trong công tác văn thư của Bộ Nội vụ.
2.4. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu.
Qua thực tế, việc quản lý và sử dụng con dấu tại văn thư Bộ được thực hiện
tốt và tuân theo quy định tại Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm
2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu và Nghị định số 31/2009/NĐ-
CP ngày 01 tháng4 năm 2009 về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số
58/2001/NĐ-CPngày 24/8/2001.
2.4.1. Quản lý con dấu.
- Văn phòng Bộ có trách nhiệm quản lý con dấu của Bộ và dấu của Văn
phòng Bộ. Con dấu của các đơn vị thuộc Bộ, đơn vị trực tiếp quản lý.
- Thủ trưởng đơn vị và cán bộ văn thư được giao quản lý con dấu chịu trách
nhiệm trước pháp luật việc quản lý và sử dụng con dấu.
2.4.2. Sử dụng con dấu.

- Cán bộ văn thư thực hiện nghiêm túc việc bảo quản và sử dụng con dấu,
dấu chỉ được đóng dấu khi văn bản đúng thể thức và có chữ ký đúng thẩm quyền
của người ký văn bản.
- Việc đóng dấu được tuân theo đúng quy định của pháp luật; chưa xảy ra
trường hợp nào đóng dấu nhầm, đóng dấu sai quy định. Kể cả đóng dấu các phụ
lục, dấu giáp lai.
- Khi đóng dấu những văn bản, tài liệu không bảo quản bản lưu ở văn thư
(trường hợp đóng dấu các hợp đồng, các loại biên bản nghiệm thu và các loại giấy
chứng nhận...) thì cán bộ văn thư có sổ theo dõi riêng.
- Không có trường hợp nào đóng dấu khống chỉ.
Cán bộ văn thư Bộ được đào tạo, có tinh thần trách nhiệm với công việc,
cùng với kinh nghiệm công tác nên thực hiện việc đóng dấu đúng các quy định của
pháp luật. Dấu được giữ gìn và thường xuyên được vệ sinh đảm bảo sạch sẽ, không
bị nhoè khi đóng dấu.
3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ.
3.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ.
- Ưu điểm:
Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ vào phông lưu trữ Bộ Nội vụ được
thực hiện tốt. Thành phần tài liệu thu thập được rất đa dạng và phong phú, ngoài
tài liệu hành chính còn có tài liệu khoa học và kỹ thuật, tài liệu nghe nhìn.
- Nhược điểm:
Tài liệu thu về trong tình trạng bó gói và sau đó Văn phòng Bộ đã tổ chức
chỉnh lý, có lựa chọn, thống kê. Tuy nhiên, công tác này vẫn còn tồn tại là chưa thu
được dứt điểm toàn bộ tài liệu đã đến hạn giao nộp từ các nguồn nộp lưu.
3.2. Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ.
- Ưu điểm:

Sau khi đã tiến hành thu thập tài liệu, cán bộ lưu trữ đã tiến hành chỉnh lý
tài liệu theo đúng quy trình nghiệp vụ lưu trữ. Nghiệp vụ chỉnh lý được thực hiện
theo hướng dẫn tại Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004
của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
Trong quá trình chỉnh lý tài liệu, đã tuân theo đầy đủ những nguyên tắc
chỉnh lý. Tài liệu của từng đơn vị được chỉnh lý và sắp xếp riêng biệt; khi phân loại
và lập hồ sơ phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải quyết
công việc; tài liệu sau khi chỉnh lý phản ánh được hoạt động của đơn vị hình thành
tài liệu.
Lưu trữ Bộ đã ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác chỉnh lý tài liệu,
đó là chương trình “Quản lý và chỉnh lý tài liệu lưu trữ trên máy tính. Chương trình
này được xây dựng và có sự bổ sung, nâng cấp qua các năm để dần hoàn thiện hơn.
So với việc chỉnh lý theo phương pháp truyền thống thì chỉnh lý tài liệu có sự trợ
giúp của máy tính đã đem lại rất nhiều lợi ích: Không những giảm bớt một số khâu
trong quy trình mà việc chỉnh lý tài liệu cũng nhanh hơn, giảm thời gian, công sức
cho cán bộ; không bỏ sót tài liệu; giúp in được tiêu đề và mục lục hồ sơ luôn; tiết
kiệm được kho tàng, phương tiện cần thiết cho việc chỉnh lý; dựa trên cơ sở dữ liệu
giúp cán bộ lưu trữ và bạn đọc tra tìm tài liệu được dễ dàng, nhanh chóng.
- Nhược điểm:
Chỉnh lý tài liệu trong các lưu trữ hiện hành là một hoạt động nghiệp vụ
thường xuyên của cán bộ lưu trữ. Tuy nhiên, hoạt động nghiệp vụ này ngày càng
trở nên khó khăn hơn do khối lượng tài liệu nộp vào lưu trữ hàng năm ngày càng
tăng, đặc biệt là những tài liệu rời lẻ chưa lập hồ sơ được giao nộp vào lưu trữ hiện
hành dưới dạng tài liệu bó gói. Văn phòng Bộ đã phải đầu tư không ít kinh phí,
mỗi năm chi hàng trăm triệu đồng cho công tác khôi phục hồ sơ và chỉnh lý tài
liệu. Đây chính là một trong những khó khăn trong công tác lưu trữ của Bộ Nội vụ.
3.3. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ.
- Ưu điểm:

Sau khi tài liệu đã được chỉnh lý, lập thành hồ sơ vào đưa vào kho lưu trữ thì
công tác bảo quản tài liệu cũng là vấn đề đáng quan tâm trong lưu trữ bởi nó quyết
định sự an toàn, giá trị tài liệu phục vụ cho khai thác và sử dụng. Công tác bảo
quản tài liệu lưu trữ được thực hiện nghiêm chỉnh theo quy định của pháp luật về
lưu trữ. Tài liệu lưu trữ được bảo vệ và bảo quản an toàn trong các kho lưu trữ.
Kho lưu trữ của Bộ được đặt nơi cao ráo, thông thoáng. Thực hiện tốt các biện
pháp phòng chống cháy nổ, bảo mật đối với tài liệu lưu trữ.
Các đơn vị thuộc và trực thuộc Bộ đã quan tâm đến việc cải tạo sửa chữa kho
tàng và đầu tư trang thiết bị cho công tác bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu. Các trang
thiết bị cần thiết cho công tác bảo quản như: máy hút bụi, hút ẩm, máy điều hoà, quạt
thông gió, giá, cặp, hộp được trang bị đầy đủ. Hàng tháng, cán bộ lưu trữ thực hiện
nghiêm túc các chế độ kiểm kê, thống kê tài liệu theo hướng dẫn của Cục Văn
thư và Lưu trữ Nhà nước. Ngoài ra, chế độ vệ sinh kho tàng và tài liệu ở Bộ và các
đơn vị trực thuộc Bộ cũng được thực hiện thường xuyên.
- Nhược điểm:
Tài liệu đã chỉnh lý hàng năm lên tới hàng trăm mét giá nhưng do điều kiện
Trụ sở cơ quan chật hẹp nên diện tích kho lưu trữ của lưu trữ cơ quan Bộ còn
khiêm tốn. Tình trạng này dẫn đến tài liệu sắp xếp chưa chuẩn (khoảng cách giá
kệ, số lượng hộp). Phòng đọc nhỏ, phòng làm việc của cán bộ, chuyên viên làm
công tác lưu trữ cũng phải tận dụng để chứa một khối tài liệu lớn được tra cứu
thường xuyên.
3.4. Công tác sử dụng tài liệu lưu trữ.
- Ưu điểm:
Trong những năm gần đây, Lưu trữ Bộ và lưu trữ các đơn vị trực thuộc đã
phục vụ kịp thời, có hiệu quả cho hoạt động của cơ quan cũng như yêu cầu khai
thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trong xã hội. Số lượng người khai thác tài liệu và số

lượng hồ sơ, tài liệu đưa ra phục vụ ngày càng tăng, hình thức sử dụng tài liệu ngày
càng đa dạng, phong phú. Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu như: Phòng đọc
phục vụ tại chỗ, cho mượn về phòng làm việc, sử dụng tài liệu lưu trữ viết bài cho
các cơ quan thông tin đại chúng.
- Nhược điểm:
Hạn chế hiện nay trong công tác sử dụng tài liệu lưu trữ là phần lớn tài liệu
lưu trữ ở các đơn vị trực thuộc chưa được lập cơ sở dữ liệu để quản lý và tra tìm,
công cụ tra cứu chủ yếu vẫn là mục lục hồ sơ. Nguồn tài liệu lưu trữ phong phú
vẫn chưa được khai thác triệt để, chưa phát huy hết giá trị, vai trò và tầm quan
trong của tài liệu lưu trữ đối với cơ quan, tổ chức cũng như toàn xã hội.
PHẦN II
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ
QUAN
1. Xác định hệ thống văn bản và mẫu hóa một số văn bản hành chính
thuộc thẩm quyền ban hành của Bộ Nội vụ:
1.1 Văn bản do Bộ Nội vụ ban hành bao gồm các loại văn bản sau:
- Thông tư; - Quy hoạch; - Giấy đi đường;
- Thông tư liên tịch; - Điều lệ; - Giấy chứng nhận;
- Quyết định; - Quy chế; - Công điện;
- Công văn; - Quy định; - Phiếu gửi;
- Thông báo; - Đề án; - Chương trình;
- Báo cáo; - Thông cáo; - Giấy ủy quyền;
- Biên bản; - Hợp đồng; - Giấy nghỉ phép.
- Tờ trình; - Giấy giới thiệu;
- Kế hoạch; -Giấy mời;

1.2 Mẫu hóa một số văn bản hành chính thuộc thẩm quyền ban hành
của Bộ Nội vụ:
STT Tên loại Phụ lục Ghi
chú
1 Thông tư hướng dẫn thực hiện chế độ nâng bậc
lương thường xuyên và nâng bậc lương trước
thời hạn đối với cán bộ, công chức, viên chức và
người lao động
Mẫu 1 phụ lục 8
2 Quyết định bổ nhiệm ngạch CVCC Mẫu 2 phụ lục 8
3 Quyết định cử cán bộ đi học ở nước ngoài Mẫu 3 phụ lục 8
4 Công văn v/v chỉnh trang đô thị phục vụ kỷ
niệm 1000 năm Thăng Long - Hà Nội
5 Thông báo kết luận giao ban công tác tuần cơ
quan Bộ
6 Báo cáo công tác tuần Mẫu 6 phụ lục 8
7 Biên bản bàn giao tài sản của Bộ Nội vụ Mẫu 7 phụ lục 8
8 Tờ trình về việc bố trí, sử dụng và chính sách
đối với cán bộ lãnh đạo trong doanh nghiệp nhà
nước khi thực hiện cổ phần hoákhông được cử
làm đại diện phần vốn nhà nước ở công ty cổ
phần
9 Kế hoạch tổ chức thi nâng ngạch công chức năm
2011
10 Quy chế làm việc của vụ công chức, viên chức Mẫu 10 phụ lục 8
11 Hợp đồng thuê xe Mẫu 11 phụ lục 8
12 Giấy mời Mẫu 12 phụ lục 8

PHẦN III
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ
I. ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
TẠI VĂN PHÒNG BỘ NỘI VỤ.
1. Ưu điểm.
Qua quá trình thực tập, tôi nhận thấy công tác hành chính của Bộ Nội vụ
được thực hiện hiệu quả và được thể hiện rõ ở các yếu tố:
Công tác quản trị văn phòng đã hoàn thành được cơ bản chức năng của mình
là tham mưu tổng hợp và phục vụ hậu cần cho hoạt động của cơ quan. Văn phòng
đã thực hiện tốt công tác lập kế hoạch. Trong quá trình lập kế hoạch đã có sự phối
hợp giữa các cán bộ văn phòng và lãnh đạo văn phòng, có sự xem xét, theo dõi,
kiểm tra thường xuyên của lãnh đạo văn phòng, giúp cho việc xây dựng kế hoạch
được chính xác, đảm bảo đúng đường lối, chủ trương của cơ quan.Công tác lập kế
hoạch được thực hiện chặt chẽ từ kế hoạch dài hạn, kế hoạch ngắn hạn với kế
hoạch năm, quý, tháng. Chương trình công tác tuần giúp cho các đơn vị chủ động
trong công việc. Các chương trình, kế hoạch đươcj thông báo rộng rãi giúp cho
lãnh đạo và các đơn vị nắm bắt được thông tin nhanh chong, chủ động điều chỉnh
được công việc.
Trong công tác chỉ đạo, điều hành công việc, Lãnh đạo văn phòng cũng đã
bám sát chức năng, nhiệm vụ khi chỉ đạo công việc, lựa chọn những chương trình
trọng tâm và đảm bảo triển khai đồng bộ các chương trình công tác.
Các lãnh đạo văn phòng cũng chú ý tới công tác kiểm tra, kiểm soát công
việc văn phòng để kịp thời phát hiện ra sai sót, đề xuất các biện pháp điều chỉnh,
bổ sung. Lãnh đạo văn phòng cũng phối hợp với lãnh đạo cấp trên để ban hành các
quy chế trong cơ quan, của công tác quản lý vào nề nếp.
Công tác quản trị thông tin được quan tâm đúng mức. Các hoạt động tiếp
nhận, xử lý thông tin văn bản, soạn thảo văn bản theo đúng quy định của Nhà
nước.

Trang thiết bị văn phòng được bổ sung, mua sắm mới dần thay thế những
trang thiết bị đã cũ qua sử dụng nhiều năm và hiện đại hoá phù hợp sự với phát triển
của khoa học kỹ thuật và công nghệ.Các máy móc, phương tiện kĩ thuật được áp
dụng trong công tác văn phòng ngày càng đa dạng như: máy vi tính, máy fax, máy
photocopy…Ngay cả bàn, ghế làm việc cũng đã và đang được cải iến rõ nét: từ ghế
cố định nay đã xuất hiện nhiều ghế xoay, từ bàn cố định nhiều nơi đã trang bị bàn di
động. Chính việc đổi mới và tăng cường các phương tiện thiết bị hiện đại phù hợp
với công việc đã góp phần quan trọng nâng cao năng suất và chất lượng công tác
văn phòng của cơ quan.
Cán bộ làm công tác Văn phòng là nhân tố trung tâm, là chủ thể của Văn
phòng..Văn phòng cũng đã tạo điều kiện, quan tâm tới việc xây dựng, đào tạo đội
ngũ cán bộ có trình độ chuyên môn, có phẩm chất chính trị tốt và tác phòng nghiêm
túc, năng động, nhanh nhẹn, cởi mở và có tinh thần trách nhiệm cao.
Các nghiệp vụ Hành chính văn phòng được cải thiện và đã ứng dụng công
nghệ thông tin và khoa học kỹ thuật vào các khâu, các quy trình của nghiệp vụ
nhằm đáp ứng yêu cầu công việc:
+ Tại văn phòng Bộ Nội vụ nói riêng và các cơ quan hành chính nhà nước
nói chung đều đã áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO
9001:2008. Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008
được tiến hành thông qua việc xây dựng và thực hiện hệ thống quy trình xử lý công
việc hợp lý, phù hợp với quy định của pháp luật nhằm tạo điều kiện để người đứng
đầu cơ quan hành chính nhà nước kiểm soát được quá trình giải quyết công việc
trong nội bộ của cơ quan, thông qua đó từng bước nâng cao chất lượng và hiệu quả
của công tác quản lý và cung cấp dịch vụ công.
+ Được sự quan tâm của Lãnh đạo Bộ và sự chỉ đạo của Văn phòng mà công
tác Hành chính văn phòng ở đây đã không ngừng phát triển. Nhờ những văn bản
hướng dẫn, chỉ đạo của Bộ về thực hiện nghiệp vụ văn thư mà các khâu trong công
tác văn thư đều được tiến hành nhanh chóng, thống nhất, chính xác và hiệu
quả.Việc lưu trữ hồ sơ tài liệu cũng được thực hiện đúng quy trình, sắp xếp ngăn

nắp theo vần chữ cái hoặc hồ sơ công việc, rất dễ tìm kiếm, thuận tiện cho việc tra
tìm tài liệu.
+ Cán bộ văn phòng thường xuyên được cử đi đào tạo, bồi dưỡng để nâng
cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ; được tham gia vào các chuyến đi thực tế ở
nước ngoài để học hỏi, tham khảo công tác hành chính của nước bạn.
+ Công tác chăm lo đời sống vật chất tinh thần cho cán bộ, chuyên viên văn
phòng cũng được Bộ quan tâm tạo điều kiện giúp họ yên tâm công tác, hoàn thành
tốt nhiệm vụ được giao.
+ Cán bộ, chuyên viên văn phòng luôn nêu cao tinh thần trách nhiệm của
mình để hoàn thành nhiệm vụ khi được phân công công việc.
2. Nhược điểm
Bên cạnh những thành tích đã đạt được, công tác hành chính văn phòng tại
Văn phòng Bộ vẫn còn một số những hạn chế, cần khắc phục. Đó là đội ngũ cán bộ
làm công tác Văn thư, Lưu trữ theo hệ thống văn thư, lưu trữ ở một số đơn vị còn
chưa được đào tạo.
Trang thiết bị của đơn vị thực tập chính: Vụ Công chức – Viên chức vẫn còn
hạn chế như máy photo chưa đáp ứng được về chất lượng, khi phô tô giấy vẫn còn
bị đen.

Hồ sơ, tài liệu được phân công giao cho các cá nhân quản lí để nhiều năm
mới giao nộp cho phòng
II. NHỮNG GIẢI PHÁP ĐỂ PHÁT HUY ƯU ĐIỂM, KHẮC PHỤC
NHƯỢC ĐIỂM .
1. Các quy trình nghiệp vụ.
Các nghiệp vụ hành chính văn phòng của Văn phòng Bộ Nội vụ được thực
hiện tốt từ việc giúp Bộ xây dựng chương trình công tác thường kỳ; xây dựng, ban
các nội quy, quy chế của cơ quan nói chung và của Văn phòng, tổ chức việc thực
hiện quy chế đến việc thực hiện nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ, thông tin phục
vụ lãnh đạo… Tuy nhiên, để việc thực hiện các nghiệp vụ hành chính được hiệu quả
hơn, thì Văn phòng cần phối hợp chặt chẽ với các đơn vị thuộc Bộ chủ động giúp
Chánh văn phòng chỉ đạo, điều hành công tác hành chính văn phòng. Đồng thời,
nghiên cứu các đề án ứng dụng công nghệ thông tin liên quan đến xây dựng hệ
thống và quản lý các cơ sở dữ liệu như việc xây dựng hệ thống quản lý văn bản trên
máy tính, lưu trữ trên máy tính hay việc nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin
trong chỉnh lý tài liệu tại các lưu trữ hiện hành.
2. Hiện đại hoá văn phòng của cơ quan.
Cấu trúc của Văn phòng gồm 3 nội dung cơ bản là trang thiết bị kỹ thuật văn
phòng, cán bộ làm văn phòng và các nghiệp vụ hành chính văn phòng. Ba nội dung
kể trên có mối quan hệ chặt chẽ, tác động qua lại với nhau trong quá trình thực
hiện chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng. Bởi vậy, nói đến việc hiện đại hoá công
tác Văn phòng là nói đến việc hiện đại hoá trên tổng thể cả 3 nội dung của cấu trúc
văn phòng.
2.1. Về trang thiết bị kỹ thuật.
Trang thiết bị văn phòng đóng vai trò quan trọng, là trợ thủ đắc lực của cán bộ,
nhân viên văn phòng, giúp nâng cao năng suất, chất lượng công việc, hiệu quả hoạt
động của văn phòng. Trang thiết bị văn phòng là thành phần dễ đưa vào văn phòng
nhất vì ngày càng được cải tiến với nhiều chủng loại phong phú, đa dạng. Giá thành

các trang thiết bị cũng khá hợp lý. Tuy nhiên, việc lựa chọn các trang thiết bị văn
phòng cho cơ quan, đơn vị cần dựa trên một vài tiêu chí cơ bản sau:
+ Phù hợp với yêu cầu công việc chuyên môn của từng cán bộ, nhân viên
Văn phòng. Làm công việc gì thì phải có trang thiết bị phù hợp với công việc
chuyên môn đó.
+ Kinh tế:
- Trên thị trường có rất nhiều loại trang thiết bị, nhiều hãng sản xuất. Việc
lựa chọn các trang thiết bị đó phải phù hợp với kinh tế và nguồn kính phí được cấp
của cơ quan, đơn vị mình.
- Để việc sử dụng các trang thiết bị được kinh tế và hiệu quả, khi mua cần
phải lựa chọn xem xét và có sự tham khảo trước. Không nên mua các thiết bị đời
cũ, chạy quá chậm, không hiệu quả, kinh tế.
+ Thuận tiện và dễ sử dụng: các trang thiết bị phải đảm bảo yếu tố thuận tiện
trong công việc cũng như dễ sử dụng trong cách dùng.
+ Bảo mật: một số thiết bị có chức năng bảo mật thông tin như máy vi tính
có chức năng đặt mật khẩu.
+ Hiện đại: nên lựa chọn và tư vấn với lãnh đạo khi mua các loại trang thiết
bị có nhiều chức năng để phục vụ tốt công tác văn phòng.
Cùng với việc hiện đại hóa trang thiết bị văn phòng nhiều mô hình văn
phòng hiện đại cũng đã xuất hiện phù hợp với sự phát triển của kinh tế, khoa học
kỹ thuật và công nghệ thông tin. Mỗi cơ quan, tổ chức tuỳ thuộc vào quy mô diện
tích, khả năng kinh tế và tính chất công việc có thể tham khảo một số mô hình văn
phòng hiện đại như: Văn phòng mặt bằng mở, văn phòng di động, văn phòng điện
tử, văn phòng không giấy tờ…
+ Thay mới máy photo để phục vụ việc photo tài liệu của Vụ được tốt hơn.
2.2. Cán bộ, chuyên viên làm công tác văn phòng.

Con người làm việc trong Văn phòng là nhân vật trung tâm, là chủ thể của
Văn phòng. Trong Văn phòng hiện đại, nhân tố con người được coi trọng hơn bao
giờ hết. Lao động trong Văn phòng được coi là lao động thông tin với tính sáng tạo
và trí tuệ. Do đó, người lao động Văn phòng được đào tạo đạt đến trình độ cao,
theo hướng đa năng, toàn diện về nghiệp vụ, kỹ thuật, về kỹ năng giao tiếp - ứng
xử để đáp ứng những yêu cầu cao hơn, phù hợp với những đòi hỏi ngày càng cao
của thị trường sức lao động. Để có thể hoàn thiện và nâng cao năng lực, trình độ
người làm công tác văn phòng cần:
- Lựa chọn, tuyển dụng cán bộ đủ trình độ, năng lực làm công tác Văn phòng.
- Tăng cường hoạt động bồi dưỡng, đào tạo nghiệp vụ chuyên môn cho cán
bộ làm công tác Văn phòng của các đơn vị, kết hợp với việc tham quan học tập
trao đổi kinh nghiệm với các đơn vị trong và ngoài nước.
- Tuyển chọn và đào tạo thêm nhân lực, nhân viên Văn phòng có trình độ
chuyên môn nghiệp vụ tốt, đạo đức, tác phong nhanh nhẹn, nhiệt tình, thích ứng
với môi trường làm việc, với mọi công việc để hoàn thành tốt công việc được giao
góp phần vào sự thành công chung trong hoạt động của cơ quan, tổ chức.
- Lãnh đạo, người làm quản lý cần quan tâm, động viên, chăm lo đời sống
vật chất tinh thần cho cán bộ nhân viên để họ yên tâm công tác và cống hiến trí tuệ,
năng lực cho tổ chức.
- Các nhóm ngành khoa học giao tiếp - ứng xử như tâm lý học, xã hội học,
dân tộc học… giúp người lao động có khả năng khẳng định mình trong cộng đồng
từ đó tạo ra động cơ, ý chí vươn lên và xây dựng hoài bão nghề nghiệp.
2.3. Các nghiệp vụ hành chính văn phòng.
Việc thực hiện tốt các nghiệp vụ Hành chính văn phòng góp phần nâng cao
hiệu quả hoạt động của cơ quan. Bởi vậy, mỗi cơ quan, đơn vị cần phải xây dựng
và ban hành các quy trình, quy chuẩn xử lý, giải quyết công việc thống nhất bằng
văn bản để việc thực hiện các nghiệp vụ thật sự có nề nếp và đem lại hiệu quả.

Mỗi công việc văn phòng như xây dựng và ban hành văn bản, xây dựng
chương trình công tác tổ chức một hội nghị, một chuyến đi công tác… đều phải
đưa ra những nghiệp vụ, những quy trình tổ chức thực hiện hợp lý.
Các nghiệp vụ Hành chính văn phòng có vai trò kết nối các trang thiết bị kỹ
thuật với con người làm văn phòng, làm cho cấu trúc ba mặt cơ bản của văn phòng
trở nên hài hoà. Để công tác văn phòng hoạt động có hiệu quả đề nghị Văn phòng
có kế hoạch hỗ trợ, phân công cán bộ trực tiếp theo dõi đơn vị, có các văn bản chỉ
đạo hướng dẫn cụ thể về công tác tổ chức và nghiệp vụ; tổ chức các lớp bồi dưỡng
các khâu nghiệp vụ của công tác văn phòng theo đặc thù, nhiệm vụ của từng nhóm
đơn vị, chỉ đạo giúp đỡ việc triển khai các nghiệp vụ hành chính, các công việc cụ
thể.
2.4. Chế độ chính sách:
Để tạo điều kiện cho sinh viên các khóa sau thực tập tốt hơn, Bộ nên cho sinh viên
thực tập được tìm hiểu và làm nhiều công việc quan trọng, đúng chuyên môn ngành học
hơn nữa nhằm nâng cao tính trách nhiệm của bản thân, sinh viên ra trường có kiến thức
chuyên môn thực tế đúng ngành nghề, trợ giúp cho công việc thực tế sau này; có chế độ
chính sách bồi dưỡng thích hợp nhằm động viên, khuyến khích tinh thần học hỏi, cần
mẫn của sinh viên đối với công việc.

III. KẾT LUẬN:
Trong thời gian thực tập tại Bộ Nội vụ, làm một thực tập sinh, được
sự hướng dẫn và giúp đỡ tận tình của Lãnh đạo, chuyên viên Vụ Công chức - Viên
chức và Lãnh đạo, cán bộ phòng Hành chính - Văn thư lưu trữ của Văn phòng Bộ,
em đã tiếp thu được những kinh nghiệm và bài học rút ra từ thực tế.
Sau gần 02 tháng tiến hành khảo sát, thực tập về công tác hành chính văn
phòng và công tác văn thư, lưu trữ tại Vụ công chức - Viên chức, Bộ Nội vụ đã
giúp em có cái nhìn rõ nét hơn về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ
chức của cơ quan Bộ.
Qua quá trình thực tập, em nhận thức rõ hơn và đầy đủ hơn về tầm quan
trọng, vị trí của Văn phòng đối với mỗi cơ quan, tổ chức. Văn phòng đóng vai trò
quan trọng trong hoạt động của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào. Vị trí của Văn phòng
là cầu nối giữa các bộ phận, phòng ban, đơn vị trong cơ quan; là trung tâm xử lý,
cung cấp thông tin tổng hợp phục vụ cho lãnh đạo, quản lý, giúp thủ trưởng cơ
quan có những quyết định đúng đắn góp phần vào sự phát triển chung của cơ quan.
Cùng với sự phát triển của Khoa học - Công nghệ, đặc biệt đối với các thành tựu
về tin học, máy tính điện tử, kỹ thuật viễn thông và sự mở rộng quan hệ kinh tế hội
nhập với cộng đồng quốc tế thì vấn đề hiện đại hoá Văn phòng càng trở thành một
yêu cầu bức thiết không chỉ riêng của cơ quan, tổ chức để có thể hội nhập và khẳng
định vị trí của mình.
Thực tập tại Vụ Công chức – Viên chức em đã được các cô, chú, anh chị là
Lãnh đạo vụ, chuyên viên giúp đỡ, hướng dẫn tận tình. Đặc biệt là được sự hướng
dẫn trực tiếp của cô Tạ Thị Hoài – Chuyên viên, em đã được hiểu rõ hơn về công
tác lập hồ sơ, chỉnh lí tài liệu, giúp em có thêm nhiều kinh nghiệm hơn trong hoạt
động làm việc của mình sau này về công tác hành chính văn phòng. Đây được coi
là một bài học quý báu, là cơ hội cho em rèn luyện thêm kĩ năng làm việc, chuẩn bị
hành trang khi sắp ra trường.

Báo cáo thực tập tốt nghiệp tại Bộ Nội vụ

Báo cáo thực tập tốt nghiệp tại Bộ Nội vụ

Recommended

Recommended

More Related Content

What's hot

What's hot (20)

Viewers also liked

Viewers also liked (20)

Similar to Báo cáo thực tập tốt nghiệp tại Bộ Nội vụ

Similar to Báo cáo thực tập tốt nghiệp tại Bộ Nội vụ (20)

Recently uploaded

Recently uploaded (11)

Báo cáo thực tập tốt nghiệp tại Bộ Nội vụ