Surat Menyurat Penyiar Sholawat Wahidiyah. Disampaikan pada Asrama Wahidiyah Romadlon 1433 H. Rabu, 25 Juli 2012 di MTs Ihsanniat, Rejoagung, Ngoro, Jombang

1. ADMINISTRASI SURAT MENYURAT
PENYIAR SHOLAWAT WAHIDIYAH
Tinjauan tentang rincian surat-menyurat
bagi para Pengurus PSW,
dimaksudkan sebagai pedoman administrasi
dalam melaksanakan tugas-tugas
Perjuangan Wahidiyah.
Disampaikan pada :
Asrama Wahidiyah Romadlon 1433 H
Rabo, 25 Juli 2012
Di MTs Ihsanniat, Rejoagung, Ngoro – Jombang

2. Suatu bentuk pernyataan kehendak/gambaran
suatu peristiwa yang dituangkan dalam tulisan.
Dengan demikian surat merupakan jembatan
pengertian dan alat komunikasi bagi seseorang
dengan orang lain.
Karena sifatnya yang demikian, maka surat-surat
harus disusun secara singkat dan padat tetapi jelas
dan tegas. Bahasa yang dipakai harus mudah
dimengerti,sederhana,dan teratur.

3.  Fungsi surat
1. Sebagai alat komunikasi.
2. Sebagai dokumentasi PSW.
3. Sebagai tanda bukti (alat pembuktian/persaksian).
 Ciri Utama Surat
1. Bersifat pelayanan.
2. Bersifat menetes keseluruh bagian PSW.
3. Dilaksanakan oleh semua pihak dalam PSW.

4. Surat Dinas PSW menggunakan bentuk
lurus (block style) atau bentuk lurus
penuh (full block style).
Surat Dinas PSW ditulis mulai dari
margin kiri yang sama yaitu berjarak
37 (tiga puluh tujuh) milimeter dari
tepi kiri kertas. Jika mungkin, margin
kanan juga dibuat sama berjarak 21
(dua puluh satu) milimeter dari tepi
kanan kertas. Alinea yang satu
dengan yang lain berjarak satu baris
atau 2 (dua) spasi.

5. Isi bagian-bagian surat :
1. kop surat;
2. tanggal surat;
3. nomor surat;
4. lampiran;
5. hal atau perihal;
6. alamat atau tujuan surat;
7. salam pembuka (basmalah &
salam),
8. khusus surat kepada instansi
Pemerintah atau lembaga lain
dapat ditambah kata Dengan
hormat, dibawah salam);
9. pembuka surat
10. isi surat atau inti surat;
11. penutup surat;
12. salam penutup;
13. nama PSW atau BADAN atau
MAJELIS TAHKIM; (diatasnya boleh
ditambah kalimat “Hormat kami”;
14. Ketua dan Sekretaris;
15. tanda tangan dan stempel;
16. nama Ketua dan nama
Sekretaris,
menggunakan huruf besar
(kapital) semua;
17. tembusan (kalau ada).

6. JENIS SURAT
SURAT MASUK
semua jenis surat yang diterima dari
Organisasi/ Instansi maupun
perorangan, baik yang diterima
melalui pos (kantor pos) maupun
yang diterima dari kurir (pengirim
surat) dengan mempergunakan
buku pengiriman (ekspedisi)
 SURAT KELIUAR
surat yang sudah lengkap
(bertanggal,bernomor,berstem
pel,dan telah ditandatangani
oleh yang berwenang) yang
dibuat oleh PSW yang
ditujukan/dikirim kepada
Organisasi/Instansi/lembaga
atau perorangan yang lain.

7. SIRKULASI SURAT
Surat Masuk dan proses tindaklanjutnya.
• Diberi lembar disposisi dan diagendakan.
• Didisposisi ketua / yang berwenang.
• Diteruskan kepada yang berkompeten.
• Bila perlu dijawab dilimpahkan pada konseptor, dalam
hal ini kembali pada sekretaris, dikirim pada yang
berkompeten untuk mendapatkan respon dan perbaikan
dimana perlu.
• Konsep jawaban surat diketik dan diagendakan terlebih
dahulu.
• Kemudian diserahkan kepada Ketua (yang berkompeten)
untuk mendapatkan koreksi, setelah disetujui kemudian
dibubuhkan paraf.
• Diketik ulang bila ada koreksi, kemudian dimintakan
tanda tangan, dan membubuhkan stempel.

8. SIRKULASI SURAT
 Surat Keluar dan proses pembuatannya.
 Ketua memberikan garis besar isi pokok surat keluar.
 Sekretaris membuat konsep surat keluar secara lengkap.
 Konsep dikirim kembali pada ketua, untuk mendapatkan
disposisi.
 Diagendakan.
 Diketik dengan rapi.
 Kembali kepada ketua untuk mendapat persetujuan dan
pemarapan.
 Sekretaris dan Ketua membubuhan tandatangannya.


9. Selamat Berjuang!
Terima Kasih