Administrasi kelembagaan adalah materi untuk organjsasi

1. Anisa Pratiwi
Rabu, 23
November 2016
Kampus B FKIP

2. ?
?

3. Suatu aturan dan tugas yang dibutuhkan untuk
mengawasi (mengontrol) terhadap sebuah rencana atau
organisasi.

4. ORGANISASI

5. ADMINISTRASI
KELEMBAGAAN
SURAT-
MENYURAT
PROPOSAL
LPK

6. • Surat pada hakekatnya adalah bentuk
penuangan ide atau kehendak seseorang
dalam bentuk tulisan.
• Surat harus sesuai dengan tujuan. Disusun
secara singkat dan padat tetapi jelas dan
tegas.

7. BAGIAN-BAGIAN SURAT
Kepala Surat
Tanggal Surat
Nomor Surat
Lampiran Surat
Perihal Surat
Alamat Surat
Permulaan Surat
Isi Surat
Penutup Surat
Kaki Surat

8. Kepala surat atau kop surat sebagai identitas dan alamat dari
pembuat surat

9. Untuk jenis surat undangan atau pemberitahuan atau
permohonan dicantumkan pada kanan atas. Tanggal
surat diawali dengan lokasi dikeluarkannya surat,
kemudian disambung tanggal/bulan/tahun Masehi lalu
dibawahnya di cantumkan penanggalan Hijriyyah.
Selain surat diatas Tanggal surat terletak dikanan
bawah surat sebelah kalimat penutup dengan jarak 2
spasi.
Contoh :
Jakarta, 1 Oktober 2016 M
29 Dzulhizah 1438 H

10. Terdiri dari 5 (lima) bagian, yaitu:
Nomor Urut/Kode Surat/Pembuat/Bulan/Tahun
Nomor : 012/A-5/DPM FKIP UHAMKA/X/2016
Lampiran : -
Perihal : Permohonan Pencairan Dana

11. Keterangan:
Nomor Urut
Nomor surat untuk surat-surat keputusan dan
surat-surat ketetapan dimulai dengan nomor
001 sampai dengan tak terbatas dan
diperbaharui kembali dengan nomor 001 setiap
periode pergantian kepengurusan.

12. KODE SURAT
Terdiri dari 4 (empat) bagian, antara lain:
 Kode Struktur Lembaga
 Kode Jenis Surat
 Jenis Surat Khusus
 Kode Tambahan

13. Kode struktur lembaga, antara lain:
A = BPH
B = Komisi I/Bidang I
C = Komisi II/Bidang II
D = Komisi III/Bidang III
E = Komisi IV/Bidang IV
F = Komisi V/Bidang V
G = dan seterusnya

14. Kode jenis surat, antara lain:
1 = Surat ketetapan/keputusan
2 = Surat mandat/tugas/delegasi/instruksi
3 = Surat keterangan/sertifikat
4 = Surat undangan/pemberitahuan/edaran/himbauan
5 = Surat permohonan
6 = Surat memorandum/peringatan
7 = Surat pengantar
8 = Dan lain-lain

15. Jenis Surat Khusus
1. TAP = Surat Ketetapan
2. KEP = Surat Keputusan
3. KET = Surat Keterangan
4. ST = Surat Penghargaan/Sertifikat
5. INS = Surat Instruksi/tugas/mandat/delegasi

16. Kode Tambahan, antara lain:
Kode . (titik) untuk surat ke dalam lembaga kemahasiswaan
(KM UHAMKA)
Contoh: Surat untuk HIMA, BEM, dan DPM
Kode - (strip) untuk surat ke luar lembaga kemahasiswaan
(Luar KM UHAMKA)
Contoh: Surat untuk Pimpinan Fakultas, IMM.

17. PEMBUAT ATAU PENGIRIM
Pembuat atau pengirim surat adalah lembaga kemahasiswaan.
Contoh : HIMA PGSD dan PANPEL
BULAN
Bulan yang berada pada nomor surat ditulis menggunakan dengan angka
romawi seperti:
I = Januari VII = Juli
II = Februari VIII = Agustus
III = Maret IX = September
IV = April X = Oktober
V = Mei XI = November
VI = Juni XII = Desember
TAHUN
Tahun yang berada pada nomor surat ditulis menggunakan tahun masehi
seperti 2016, 2017 ……….. dan seterusnya.

18. 007/A-5/DPM FKIP/X/2016
Keterangan:
a. Bagian Pertama
007= Nomor urut surat
b. Bagian Kedua
A = BPH DPM FKIP
- = Surat ditujukan ke luar KM
UHAMKA
5 = Surat Permohonan
c. Bagian Ketiga
DPM FKIP = Nama lengkap
pengirim surat
d. Bagian Keempat
X = Bulan Pembuatan Surat
(Oktober)
e. Bagian Kelima
2016 = Tahun Pembuatan Surat
012/B.4/PANPEL LKTD/XI/2016
Keterangan:
a. Bagian Pertama
012 = Nomor urut surat
b. Bagian Kedua
B = Pelaksana Kegiatan (Bidang I
Organisasi)
. = Surat ditujukan ke dalam KM
UHAMKA
4 = Surat Undangan,
pemberitahuan
c. Bagian Ketiga
PANPEL LKTD = Nama Panitia
Pengirim
d. Bagian Keempat
XI = Bulan Pembuatan Surat
(November)
e. Bagian Kelima = Tahun Pembuatan
Surat

19. 012/A-4/DPM FKIP/X/2016
001/C.4/PANPEL LKTD/V/2016
003/E.5/BEM FKIP/XI/2016
030/D.3/ST/HIMATIKA/II/2016

20. 001/A.1/KEP/HIMAFI/VII/2016
005/D-5/HIMA PGSD/IX/2016
009/B-7/HIMA BIO/XII/2016
015/A-5/HIMA PBSI/II/2016

21. Merupakan kelengkapan surat berupa penyertaan dokumen
dan mengenai lampiran dituliskan kuantiasnya, namun
tidak perlu di tulis secara jelas apa yang dilampirkan cukup
hanya kuantitasnya.
Contoh:
Satu Lembar = Jika Lampiran 1 Lembar
Dua Lembar = Jika Lampiran 2 Lembar
Satu Berkas = Jika Lampiran lebih dari 3 Lembar
Satu Bundel = Jika Lampiran adalah Proposal dan LPK

22. Ringkas tapi jelas, pendek tetapi padat, dan
dapat diketahui secara jelas apa maksud,
tujuan dan isi surat dengan dipertebal (Bold).
Contoh:
Perihal : Pemberitahuan Kegiatan

23. Alamat surat terletak di bawah, segaris lurus di bawah isi nomor surat,
lampiran, dan perihal dengan jarak satu spasi. Dengan menggunakan “Yang
Terhomat” dalam pengiriman surat sebagai bentuk menghormati orang yang dikirim
surat. Untuk alamat surat tulisan dipertebal (Bold).
Contoh:
Perihal : Pemberitahuan Kegiatan Perihal : Undangan
Yang terhomat Kepada
Dekan FKIP UHAMKA DPM FKIP UHAMKA
Dr. Desvian Bandarsyah, M.Pd. Di Jakarta
Di Jakarta

24. Bagi KM UHAMKA penggunaan kalimat salam itu
perlu, minimal dengan kata Assalamualaikum
Warahmatullahi Wabarakatuh dengan gaya tulisan. Di setiap
tulisan yang berbahasa asing harus ditulis dengan gaya
italic, tidak perlu di-bold.
Contoh:
Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh,

25. Terdiri dari 3 (tiga) bagian, antara lain:
Paragraf Pembuka
Isi
Paragraf Penutup

26. PARAGRAF PEMBUKA
Dalam pembuatan surat harus jelas pada tujuan dan tidak
banyak membuang kata agar lebih efektif. surat itu semestinya
memakai kata pendahuluan.
Contoh:
“Ba’da salam, terhatur rasa syukur kehadirat Allah SWT.,
karena rahmat dan hidayahNya kita dapat melaksanakan aktivitas
sehari-hari dengan baik, Amin.

27. ISI
Maksud, sasaran atau tujuan isi surat haruslah jelas serta harus
dapat dipertanggungjawabkan. Untuk itu hal-hal yang harus
diperhatikan adalah:
• Menggunakan kalimat yang singkat, padat, dan jelas. Jarak
antar alinea dan spasi dalam satu alinea 1 ( satu) spasi;
• Dalam satu surat, sebaiknya hanya mempersoalkan satu jenis
perkara atau permasalahan. Sebab penggabungan permasalahan
dalam satu surat akan menimbulkan kesulitan untuk dimengerti,
selain itu cantumkan secara jelas maksud surat yang sesuai
dengan perihal pada kepala surat;
• Hendaknya menggunakan kalimat yang sopan dan wajar, tidak
berlebih-lebihan, kecuali yang sudah lazim digunakan.

28. PARAGRAF PENUTUP
Untuk kalimat penutup dilihat kembali pada tujuan
surat, dan kesopanan dalam melaksanakan suatu
korespondesi, perlu adanya kalimat-kalimat penutup
seperti:
Contoh:
“Demikian surat undangan ini kami buat. Atas
perhatian Saudara, kami mengucapkan terima kasih”.

29. Sama dengan pembuka surat, penutup surat juga
menggunakan salam dan gaya penulisan miring (italic).
Contoh:
Wabillahittaufiq Walhidayah,
Wassalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh.

30. Kaki surat meliputi tembusan,
penandatanganan, dan cap.

31. Rencana kerja yang ditulis secara sistematis,
terperinci, dan formal mengenai rancangan suatu
kerja atau kegiatan. Proposal juga merupakan suatu
bentuk pengajuan atau permohonan, penawaran baik
berupa ide, gagasan, pemikiran, maupun rencana
kepada pihak lain untuk mendapatkan dukungan izin,
persetujuan, dana, dan lain sebagainya.

32. SISTEMATIKA PENULISAN PROPOSAL
COVER
KATA PENGANTAR
DAFTAR ISI
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Kegiatan
B. Landasan Kegiatan
C. Tujuan Kegiatan
BAB II DESKRIPSI KEGIATAN
A. Nama dan Tema Kegiatan
B. Waktu dan Tempat Kegiatan
C. Bentuk Kegiatan
D. Sasaran Kegiatan
E. Susunan Panitia
F. Susunan Kegiatan
BAB III RENCANAANGGARAN
BAB IV PENUTUP
LEMBAR PENGESAHAN

33. Pengarsipan Proposal Kelengkapan Surat
Setiap kegiatan proposal
dirangkap menjadi 4
buah untuk diserahkan
kepada:
• Pimpinan Dekanat
• Biro Keuangan
• DPM
• Arsip Lembaga
• Surat Audiensi
• Surat Pengantar proposal
ke DPM
• Surat Pengantar proposal
ke Dekanat
• Surat Pencairan Dana

34. LEMBAGA DPM
WADEK III
BIRO
UMUM
BAUK
1. SURAT
PERMOHONAN
AUDIENSI
2. SURAT
PENCAIRAN
DANA
3. PENGANTAR
PROPOSAL KE
DPM DAN
WADEK III

35. SISTEMATIKA PENULISAN LKA
COVER
KATA PENGANTAR
DAFTAR ISI
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Kegiatan
B. Landasan Kegiatan
C. Tujuan Kegiatan
BAB II REALISASI KEGIATAN
A. Nama dan Tema Kegiatan
B. Waktu dan Tempat Kegiatan
C. Bentuk Kegiatan
D. Realisasi Acara
E. Peserta Kegiatan
F. Susunan Panitia
BAB III REALISASI ANGGARAN
BAB IV EVALUASI KEGIATAN
A. Kritik dan Saran
B. Rekomendasi
C. Tindak Lanjut
BAB V PENUTUP
LEMBAR PENGESAHAN
LAMPIRAN-LAMPIRAN

36. Pengarsipan LPK Kelengkapan Surat
Setiap laporan kegiatan
acara dirangkap menjadi
4 buah untuk diserahkan
kepada:
• Pimpinan Dekanat
• Biro Keuangan
• DPM
• Arsip Lembaga
• Surat Audiensi LPK
• Surat Pengantar LPK ke
DPM
• Surat Pengantar LPK ke
Dekanat

37. LEMBAGA DPM
WADEK III
BIRO
UMUM
BAUK
1. SURAT
AUDIENSI
LPK KE DPM
2. SURAT
PENGANTAR
LPK KE DPM
3. SURAT
PENGANTAR
LPK KE
WADEK III

38. Sekretaris Umum
Sekretaris Bidang
Sekretaris Pelaksana
Kesekretariatan