Korespondensi Bahasa Indonesia

1. KORESPONDENSI
BAHASA INDONESIA
(PRAKTEK MENULIS SURAT
ELEKTRONIK DAN NON ELEKTRONIK)
Muhammad Aziz, M.I.Kom
Pertemuan 16

2. SURAT ?
Komunikasi Bisnis
Memberikan keterangan
Memberikan kuasa
Bukti otentik
Arsip

3. CIRI SURAT YANG BAIK
Singkat
Ramah
Komunikatif
Jelas
Sopan
Menarik
Bijaksana

4. Bahasa Indonesia
• Kepala Surat
• Tanggal Surat
• Nomor Surat
• Lampiran
• Perihal Surat
• Alamat Dalam
• Salam Pembuka
• Isi Surat
• Salam Penutup
• Status / Jabatan, tanda tangan
• Nama Jelas
• Inisial
• Tembusan
Bahasa Inggris
• Letter Head
• Date of the letter / Letter’s date
• Number of the lettetr / Letter’s date
• Number
• Enclouser
• Subject
• Addressee
• Salutation
• The message
• Complimentary clousure
• Signature, etc
• Copy carbon / CC

5. LAY OUT

6. 6
Keterangan:
1. Kepala Surat
2. Tanggal Surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran
5. Hal atau Perihal Surat
6. Alamat Surat
7. Salam Pembuka
8. Isi
9. Salam Penutup
10.Status/Jabatan, Tanda
Tangan, Nama Jelas
11.Tembusan
12.Inisial
1
3
2
4
5
6
8
7
9
11
10
12

7. 7
A. BENTUK LURUS PENUH/
FULL BLOCK STYLE
B. BENTUK LURUS/
BLOCK STYLE
1
3
4
5
2
6
8
7
9
11
10
12
--/--
1
3
4
5
2
6
8
7
9
11
10
12
--/--

8. 8
1
2 3
4
5
6
8
7
9
11
10
12
1
3
4
5
6
8
7
9
11
10
12
--/--
2
C. BENTUK SETENGAH LURUS/
SEMI BLOCK STYLE
D. BENTUK LEKUK/
INDENTED STYLE
--/--

9. 9
1
3
4
5
6
8
7
9
11
10
12
--/--
2
E. BENTUK ALINEA MENGGANTUNG/
HANGING PARAGRAPH
1
3 2
4
5
6
8
7
9
11
10
12
--/--
F. BENTUK RESMI/
OFFICIAL STYLE

10. 10
36
1
3
4
5
6
8
7
9
11
10
12
-- / --
2
1
3 2
4
5
6
8
7
9
11
10
12
-- / --
H. BENTUK RESMI
INDONESIA LAMA
G. BENTUK RESMI
INDONESIA BARU

11. POLA MELIPAT SURAT
 Lipatan
Akordion
11

12. PENJELASAN BAGIAN – BAGIAN
SURAT
Kepala Surat / Kop Surat : Terletak dibagian atas
surat, biasanya memuat beberapa keterangan
penting seperti : nama perusahaan, alamat, logo
perusahaan, dll
Nomor Surat
Berisikan :
Nomor urut surat
Kode surat
Angka bulan
Angka tahun
Contoh : 045/MP-OTK/V/2011
Fungsi Nomor Surat :
Pengarsipan
Mengetahui jumlah surat keluar
Bahan rujukan dalam surat menyurat tahap selanjutnya

13. PENJELASAN BAGIAN – BAGIAN
SURAT
Tanggal Surat :
Nama kota tidak perlu lagi dituliskan bila sudah terdapat
pada kop surat
Tanggal, bulan dan tahun ditulis lengkap
Contoh : 27 Juni 2011
Lampiran :
Sebagai penunjuk bagi penerima tentang adanya
keterangan tambahan
Bila tidak ada lampiran, sebaiknya tidak dicantumkan
LAMPIRAN
Pencantuman jumlah lampiran dengan HURUF atau ANGKA
Contoh : - satu berkas
- 1 berkas

14. PENJELASAN BAGIAN – BAGIAN SURAT
Perihal Surat Alamat Surat
Soal yang dibicarakan dalam
surat tersebut
tertulis singkat, jelas, menarik
berwujud kata, bukan kalimat
panjang
huruf pertama pada setiap
kata ditulis dengan huruf
KAPITAL
Contoh :
Undangan Rapat Panitia 17
Agustus 2011
Alamat dalam :
Ditulis pada surat sebagai
pengontrol bagi penerima dan
pengirim
Alamat luar :
Ditulis pada amplop dengan jelas
dan lengkap
Contoh : Yth Bapak Mahardika
Manajer Pemasaran
PT Otsuka Mandiri
Jl. Fatmawati No.11
Jakarta 12095

15. PENJELASAN BAGIAN – BAGIAN SURAT
Salam Pembuka : Sebagai penghormatan pada pihak yang dituju
Contoh : Dengan hormat,
Isi Surat
-Alinea pembuka : Sebagai pengantar surat
Contoh : Membalas surat Saudara tanggal……
Menanggapi surat Saudara nomor ……
-Alinea Isi : Merupakan bagian surat yang menerangkan
maksud penulisan surat
Ketentuannya :
 urutan sistematis
 setiap alinea mewakili gagasan utama
 bahasa sopan dan menarik
 perhatikan penulisan ejaan
 hindari pemakaian akronim/singkatan yang belum lazim
-Alinea Penutup : Berupa kesimpulan, harapan, terima kasih
Contoh : Atas bantuan Saudara, kami ucapkan terima kasih
Contoh SALAH : Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih

16. PENJELASAN BAGIAN – BAGIAN SURAT
Salam Penutup :
Huruf awal ditulis dengan huruf kapital
Diakhiri tanda koma ( , )
Contoh : Hormat kami,
Pengirim Surat :
Pihak yang bertanggung jawab atas pengiriman surat
Sebutkan indentitas diri : jabatan, nomor induk pegawai, stempel
perusahaan
Nama pengirim tidak diberi garis bawah dan tanda kurung
Contoh :
Hormat kami,
Ttd
Achmad Solihin
Manajer Pemasaran

17. PENJELASAN BAGIAN – BAGIAN SURAT
Tembusan Surat :
Dibuat jika isi surat perlu diketahui pihak lain
Disusun berdasarkan urutan tingkat/hierarki(dari paling tinggi jabatan)
Kata arsip tidak perlu dicantumkan
Contoh :
Tembusan :
1. Direktur Jenderal Deperindag
2. Kepala Bagian Perizinan Impor dan Ekspor
Inisial
Singkatan dari nama konseptor surat dan pengetik surat
Berguna untuk mengetahui siapa konseptor dan pengetik surat
tersebut
Contoh :
LD/Ai
LD  Listia Dewi(Konseptor)
Ai  Aida (Pengetik)

18. 18