Dokumen tersebut memberikan penjelasan mengenai bagian-bagian penting dalam surat administrasi, meliputi: kepala surat, tanggal, nomor surat, lampiran, perihal, alamat, salam pembuka dan penutup, nama jabatan, tanda tangan, dan tembusan. Bagian-bagian ini diperlukan untuk menyusun surat secara terstruktur dan profesional.

1. MELAKUKAN PROSEDUR
ADMINISTRASI
Bagian-bagian Surat
Oleh:
Mukhlas Nazarudin

2. 1. Kepala Surat
2. Tanggal Surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran
5. Perihal
6. Alamat yang dituju
7. Salam Pembuka
8. Isi Surat
9. Salam Penutup
10. Nama Jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang menandatanganui
13. Tembusan
14. Inisial
Bagian – bagian surat

3. 1. Kepala Surat
Berfungsi :
a. Memberikan informasi perusahaan.
> disusun dengan jelas
b. Sebagai alat promosi
> disusun dengan menarik

4. PT . INDO KARYA
Jalan karya abadi nomor 78, sukoharjo 57561
Telp. (0271) 876789 Fax (0271) 876780
Email: www.indokarya.co.id
Website: indokarya.co.id

5. 2. Tanggal Surat
Apabila suatu surat dilengkapi
dengan kepala surat, maka pada
saat penulisan tanggal tidak disertai
nama kota.

6.  Kecuali jika tempat surat dibuat pada kota
yang berbeda dengan kop surat. (nama
kota harus diumumkan)
PT . INDO KARYA
Jalan karya abadi nomor 78, sukoharjo 57561
Telp. (0271) 876789 Fax (0271) 876780
Email: www.indokarya.co.id
Website: indokarya.co.id
Yogyakarta, 12 November 2015

7. 3. Nomor Surat
Penomoran surat sangat penting
karena untuk:
a. Memudahkan dalam penyimpanan
dan penemuan kembali dokumen
yang diperlukan (dalam arsip)
b. Mengetahui jumlah surat yang
sudah dikeluarkan dan diterima
oleh suatu organisasi atau
perusahaan
c. Memudahkan dalam mengetahui
waktu saat melakukan hubungan
surat-menyurat

8. 001 = nomor urut surat
BE = Kode surat
III = bulan pembuatan surat
2015 = tahun pembuatan surat

9. 4. Lampiran
Lampiran adalah sesuatu atau
dokumen yang disertakan ke dalam
surat.

10. 5. Perihal
Perihal berfungsi untuk
memberikan petunjuk kepada
pembaca mengenai isi pokok surat.
Penulisan perihal mengikuti tata
cara penulisan judul dalam sebuah
karangan.

12. 6. Alamat
Dalam penulisan alamat terdapat dua
cara, yaitu:
 Alamat Luar : alamat yang ditulis
pada sampul surat
 Alamat Dalam : alamat yang ditulis
di dalam kertas surat
Penulisan alamat dalam harus jelas
karena merupakan petunjuk langsung
bagi si penerima surat.
Kata “Kepada” tidak wajib dituliskan.
Penulisannya langsung “Yth.”

14. 7. Salam Pembuka
Salam pembuka diberikan untuk
menunjukkan rasa hormat kepada
penerima surat dan agar surat
terkesan tidak kaku.

15. Contoh Salam Pembuka:
 Dengan hormat,
 (biasanya pada Surat Dinas dan Surat Niaga)
 Assalamu’alaikum wr. wb.
 Salam sejahtera,
 (biasanya pada surat Pribadi)

16. 8. Isi Surat
Dalam isi surat terdiri atas:
a. Alinea pembuka
b. Alinea isi
c. Alinea penutup

17.  Alinea Pembuka
Alinea pembuka merupakan pengantar
bagi pembaca untuk mengetahui pokok
surat.
Bahasa yang digunakan dalam alinea
pembuka harus disesuaikan tujuan
surat.

18. Contoh alinea pembuka pada surat
yang bersifat pemberitahuan atau
pertanyaan:
 Kami beritahukan bahwa......
Contoh alinea pembuka pada jawaban
surat:
 Sehubungan dengan surat Saudara
tanggal...nomor...tentang...
Contoh alinea pembuka berdasarkan
informasi dari iklan:
 Berdasarkan iklan Saudara dalam
harian....terbitan tanggal...

19.  Alinea Isi
Alinea isi memuat informasi yang akan
disampaikan kepada penerima surat.
Isi surat harus disusun secara ringkas,
lengkap, jelas dan sopan.

20.  Alinea Penutup
Alinea penutup merupakan kesimpulan
dari isi surat.
Pada bagian ini, penulis dapat
mengemukakan penegasan sesuatu,
harapan atau imbauan dan ucapan
terima kasih. Alinea penutup ini harus
disusun secara singkat, tegas.

21. Contoh alinea penutup:
 Atas perhatian Saudara, kami ucapkan
terima kasih.
 Sambil menuggu pesanan Saudara,
kami ucapkan terima kasih.
 Demikian laporan ini kami sampaikan,
semoga mendapat perhatian Saudara.
 Harapan kami, semoga kerja sama yang
telah kita bina dapat ditingkatkan.

22. 9. Salam Penutup
Penulisan bagian salam penutup
ditempatkan setelah isi surat yang
berfungsi untuk menunjukkan rasa
hormat terhadap penerima surat.

23. Contoh salam penutup:
 Hormat kami (surat dinas/niaga)
 Wassalam (surat pribadi)
 Salam hormat (surat pribadi)
 Salam sejahtera (surat pribadi)

24. 10. Nama Organisasi/Perusahaan
atau Jabatan
Dalam surat niaga, umumnya nama
penulisan atau jabatan diletakkan di
bawah nama penanggung jawab surat
karena surat niaga jarang
mencamtumkan nomor pokok
anggota.
Contoh:
Hormat kami,
PT Bryanna Electronic
Anis Tria
Direktur

25. Dalam surat dinas pemerintah, nama
jabatan diletakkan di bawah salam
penutup di atas tanda tangan karena
surat dinas pemerintah mencamtukan
nomor induk pegawai dari
penanggung jawab surat.
Contoh:
Hormat kami,
Kabag. Kemahasiswaan
Drs. Reno Aji
NIP.......................

26. 11. Penanggung Jawab Surat
orang yang namanya tercantum
dalam surat tersebut, yakni orang
yang bertanggung jawab atas
organisasi atau kegiatan yang
dilaksanakannya, baik atas nama
organisasi secara keseluruhan
maupun atas nama unit organisasi
yang bersangkutan.

27. 12. Tembusan
Tembusan dicantumkan pada surat
apabila surat diberikan kepada
pihak lain yang ada kaitannya
dengan isi surat.
Penulisannya diletakkan di kiri
bawah.

29. 13. Inisial
Inisial adalah singkatan dari nama
pengonsep surat dan pengetik
surat.
Pengonsep => huruf kapital
Pengetik => Huruf kecil