Organisasi perkantoran adalah suatu sistem interaksi antara orang-orang untuk mencapai tujuan bersama. Dokumen ini membahas struktur organisasi dan jabatan di bidang administrasi, termasuk pengertian organisasi, struktur organisasi, bentuk-bentuk organisasi, jabatan, dan analisis jabatan. Tujuannya adalah agar siswa memahami konsep-konsep tersebut dalam konteks administrasi kantor.

1. SMKN 2 SUMEDANG
Tahun Ajaran 2017/2018
STRUKTUR ORGANISASI DAN JABATAN DI BIDANG
ADMINISTRASI
X-AKL 3
Guru Mata Pelajaran :
Kokom Komariah

2. 1
2
3
4
5
Memahami pengertian organisasi kantor
Memahami prinsip-prinsip organisasi kantor
Mengidentifikasi bentuk-bentuk organisasi
kantor
Membuat struktur organisasi kantor
Mengomunikasikan hasil observasi tentang
organisasi dan struktur organisasi kantor
TUJUAN PEMBELAJARAN
ADMINISTRASI UMUM-STRUKTUR ORGANISASI DAN JABATAN DI BIDANG ADMINISTRASI

3. ORGANISASI
KANTOR Pengertian Organisasi
Istilah organisasi berasal dari bahasa Yunani,
yaitu ‘organon’ atau dalam bahasa Latin
‘organum’ yang berarti alat, bagian, anggota,
atau badan.
ADMINISTRASI UMUM-STRUKTUR ORGANISASI DAN JABATAN DI BIDANG ADMINISTRASI

4. ORGANISASI
KANTOR Pengertian Organisasi
Organisasi adalah kesatuan (susunan) yang
terdiri atas bagian-bagian (orang) dalam
perkumpulan untuk mencapai tujuan tertentu;
kelompok kerja sama antara orang-orang yang
diadakan untuk mencapai tujuan bersama.
~Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI)
ADMINISTRASI UMUM-STRUKTUR ORGANISASI DAN JABATAN DI BIDANG ADMINISTRASI

5. ORGANISASI
KANTOR Pengertian Organisasi
Organisasi adalah setiap bentuk perserikatan manusia
untuk mencapai suatu tujuan bersama.
~James D. Mooney
Organisasi adalah suatu sistem mengenai usaha-usaha
kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.
~Chester I. Bernard
Organisasi adalah suatu penggabungan dari orang-orang,
benda-benda, alat-alat perlengkapan, ruang kerja dan
segala sesuatu yang bertalian dengannya, yang dihimpun
dalam hubungan yang teratur dan efektif untuk mencapai
suatu tujuan yang diinginkan.
~J. William Schulze
ADMINISTRASI UMUM-STRUKTUR ORGANISASI DAN JABATAN DI BIDANG ADMINISTRASI

6. 1. Setiap organisasi perkantoran pasti mencakup sumber daya manusia yang
terlibat dalam interaksi sosial, baik disebabkan oleh struktur formal
maupun informal.
2. Interkasi dalam sistem sosial itu tersusun dalam sebuah struktur yang
menjamin perintah dan laporan, baik berhubungan dengan arus pekerjaan
maupun arus informasi.
3. Sebagai suatu sistem terbuka, setiap organisasi perkantoran mempunyai
hubungan timbal balik, baik dalam organisasi internal maupun eksternal.
4. Setiap orang dalam organisasi perkantoran memiliki tujuan individu yang
menjadi alasan dari tindakannya. Mereka berharap organisasi dapat
membantu mencapai tujuannya.
5. Interaksi sosial yang terjadi dalam manajemen perkantoran juga dapat
membantu pencapaian tujuan bersama.
Lima Fakta dalam Organisasi
ADMINISTRASI UMUM-STRUKTUR ORGANISASI DAN JABATAN DI BIDANG ADMINISTRASI

7. 1. Organisasi perkantoran adalah suatu proses interaksi antara orang-orang
di dalam kantor untuk mencapai tujuan kantor.
2. Organisasi perkantoran adalah suatu rangka dasar yang menjadi tempat
orang-orang melangsungkan kegiatannya untuk menerima, menyimpan,
mengolah, menyajikan informasi, dan merawat aset perusahaan.
3. Organisasi perkantoran mencakup susunan staf, alokasi tugas, dan
tanggung jawab dalam mengolah data dan informasi untuk membuat
keputusan serta merawat aset perusahaan.
Berdasarkan Lima Fakta
dikemukakan
ADMINISTRASI UMUM-STRUKTUR ORGANISASI DAN JABATAN DI BIDANG ADMINISTRASI

8. Prinsip – Prinsip Organisasi
Kantor
M. Manullan
g
Prinsip Perumusan Tujuan
Hal pertama yang harus jelas adalah tujuan apa yang ingin dicapai perusahaan
tersebut. Bagi sebuah perusahaan, tujuan tersebut dapat berperan sebagai
berikut.
a. Pedoman arah organisasi itu akan dibawa.
b. Landasan organisasi
c. Menentukan jenis kegiatan yang akan dilakukan.
d. Menentukan program, prosedur, koordinasi, integrasi, simplikasi, sinkronisasi,
dan mekanisasi.Prinsip Pembagian Kerja
Dengan pembagian tugas pekerjaan, susunan organisasi (struktur organisasi),
tugas dan fungsi masing-masing unit dalam organisasi, hubungan-hubungan,
serta wewenang tiap unit organisasi dapat ditetapkan sekaligus. Pembagian
tugas tidak hanya dilihat dari manfaat yang diperoleh dari penerapan prinsip
pembagian kerja, tetapi juga dalam rangka mewujudkan penempatan orang
yang tepat pada jabatan yang tepat dan pula (the right man on the right place)
ADMINISTRASI UMUM-STRUKTUR ORGANISASI DAN JABATAN DI BIDANG ADMINISTRASI

9. Prinsip – Prinsip Organisasi
Kantor
M.
Manullang
Prinsip Pendelegasian Kekuasaan/Wewenang
Delegasi kekuasaan adalah salah satu jalan utama bagi pemimpin untuk
membuktikan bahwa ia layak untuk dipercaya. Wewenang atau kekuasaan itu
mempunyai aspek, antara lain dalam hal mengambil keputusan, menggunakan
peralatan, memerintah, dan pemakaian waktu tertentu.
Rentang Manajemen
Prinsip ini seringkali disebut dengan istilah berbeda-beda, seperti span of
authority, span of control, span of management atau span of managerial
responsibilities. Dalam bahasa Indonesia dipakai istilah lain seperti jenjang
pengawasan, jenjang kekuasaan, dan rentang manajemen.
Melalui prinsip ini, dapat diketahui jumlah orang yang tepat, dalam arti memiliki
kemampuan dan keahlian yang sesuai dengan bidangnya untuk menjadi
bawahan seseorang pemimpin sehingga pemimpin itu dapat memimpin,
membimbing, dan mengawasi dengan berhasil dan berdaya guna.
ADMINISTRASI UMUM-STRUKTUR ORGANISASI DAN JABATAN DI BIDANG ADMINISTRASI

10. Prinsip – Prinsip Organisasi
Kantor
M. Manullan
g
Tingkat Pengawasan
Berdasarkan prinsip ini, tingkat pengawasan atau tingkat pemimpin
hendaknya diusahakan sedini mungkin. Di dalam suatu organisasi,
diusahakan agar organisasi dibuat sesederhana mungkin. Selain
memudahkan komunikasi, hal ini juga bertujuan agar ada motivasi bagi
setiap orang di dalam organisasi untuk mencapai tingkat-tingkat tertinggi
didalam struktur organisasi.Kesatuan Perintah dan Tanggung Jawab
Seorang bawahan hanya mempunyai seorang atasan. Dengan kata
lain, tidak seorang pun dapat melayani dua atasan sekaligus.
Koordinasi
Prinsip koordinasi adalah usaha mengarahkan kegiatan seluruh unit-
unit organisasi agar tertuju pada pencapaian tujuan organisasi secara
keseluruhan. ADMINISTRASI UMUM-STRUKTUR ORGANISASI DAN JABATAN DI BIDANG ADMINISTRASI

11. STRUKTUR
ORGANISASI Pengertian Struktur Organisasi
Struktur organisasi sebagai pembagian dan
pengelompokkan pekerjaan secara formal.
~Robbins (2007)
Struktur organisasi sebagai proses penetuan
keputusan untuk memilih alternatif kerangka
kerja jabatan, proyek pekerjaan, dan departemen.
~Ivancevich (2008)
ADMINISTRASI UMUM-STRUKTUR ORGANISASI DAN JABATAN DI BIDANG ADMINISTRASI

12. STRUKTUR
ORGANISASI Pengertian Struktur Organisasi
Struktur organisasi adalah pola formal kegiatan
dan hubungan di antara berbagai sub-subunit
dalam sebuah organisasi.
~Gibson
Struktur organisasi sebagai pekerjaan dan
tanggung jawab, aturan kerja, dan hubungan,
serta jalur komunikasi.
~Mullins (1993)
ADMINISTRASI UMUM-STRUKTUR ORGANISASI DAN JABATAN DI BIDANG ADMINISTRASI

13. Fungsi Struktur dalam
Organisasi
Menjelaskan kedudukan seseorang
Menguraikan pembagian kerja
Menunjukkan hubungan antarbagian
Memeberikan gambaran tanggung jawab
ADMINISTRASI UMUM-STRUKTUR ORGANISASI DAN JABATAN DI BIDANG ADMINISTRASI

14. BENTUK-BENTUK ORGANISASI
Organisasi Garis/Lini
Dalam organisasi lini, lalu lintas
wewenang dan tanggung
jawab berjalan secara lurus
dan vertikal.
Kelebihan :
1. Kesatuan perintah lebih terjamin
2. Proses pengambilan keputusan dapat berjalan lebih cepat
3. Rasa kesetiakawanan antarpegawai lebih tinggi
Kekurangan :
1. Seluruh organisasi sangat bergantung pada satu orang
2. Biasanya pemimpin cenderung otoriter
3. Pegawai lebih sulit untuk berkembang
ADMINISTRASI UMUM-STRUKTUR ORGANISASI DAN JABATAN DI BIDANG ADMINISTRASI

15. BENTUK-BENTUK ORGANISASI
Organisasi Garis dan Staf
Prinsip “The Right Man on The
Right Place” lebih mudah
diterapkan dalam organisasi
garis dan staf.
Kelebihan :
1. Memudahkan untuk pengambilan keputusan yang tepat
2. Cocok digunakan untuk organisasi besar yang memiliki tugas dan tujuan
yang jelas
Kekurangan :
1. Kesetiakawanan antarpegawai sulit dibina
2. Koordinasi sulit dilakukan
ADMINISTRASI UMUM-STRUKTUR ORGANISASI DAN JABATAN DI BIDANG ADMINISTRASI

16. BENTUK-BENTUK ORGANISASI
Organisasi Fungsional
Dalam organisasi fungsional,
seorang pimpinan tidak
mempunyai bawahan yang
jelas.
Kelebihan :
1. Pembagian tugas-tugas menjadi lebih jelas
2. Spesialisasi pegawai lebih dapat dikembangkan
3. Spesialisasi pegawai dapat dimanfaatkan lebih maksimal
Kekurangan :
1. Sulit untuk melakukan tour of duty
2. Para pegawai lebih mementingkan spesialisasinya
3. Tidak ada kesatuan perintah
ADMINISTRASI UMUM-STRUKTUR ORGANISASI DAN JABATAN DI BIDANG ADMINISTRASI

17. JABATAN
Pengertian Jabatan
“Jabatan atau occupation adalah kedudukan
pegawai/pegawai yang ada dalam struktur
organisasi dan mempunyai kemampuan pengetahuan,
ketermpilan dan sikap yang bertanggung jawab
dengan fungsi yang spesifik”
ADMINISTRASI UMUM-STRUKTUR ORGANISASI DAN JABATAN DI BIDANG ADMINISTRASI

18. Kepala Kantor
Manajerial
Staf atau Pembantu Ahli
Kepala Personalia
Kepala Tata Usaha
Jenis Jabatan
ADMINISTRASI UMUM-STRUKTUR ORGANISASI DAN JABATAN DI BIDANG ADMINISTRASI

19. ANALISIS
JABATAN Pengertian Analisis Jabatan
“Job Analysis atau Analisis Jabatan merupakan
suatu proses untuk membuat uraian sedemikian
rupa, sehingga dari uraian tersebut diperoleh
keterangan-keterangan yang perlu untuk menilai
kebutuhan akan jabatan tersebut.”
~Drs. M Manullang
ADMINISTRASI UMUM-STRUKTUR ORGANISASI DAN JABATAN DI BIDANG ADMINISTRASI

20. Hasil analisis jabatan berguna untuk
memberikan informasi, yaitu :
 Deskripsi Pekerjaan (job description), yaitu suatu daftar yang
menggambarkan bagaimana tugas pekerjaan, wewenang, dan
tanggung jawab .
 Spesifikasi pekerjaan (job specification), yaitu suatu daftar yang
berisi tentang pengetahuan, kemampuan, dan keterampilan.
 Desain pekerjaan (job design), yaitu suatuproses rancangan
pekerjaan dengan penentuan tugas-tugas dan metode.
ADMINISTRASI UMUM-STRUKTUR ORGANISASI DAN JABATAN DI BIDANG ADMINISTRASI

21. Kuesioner/daftar pertanyaan
Pengamatan (observation)
Wawancara (interview)
Menulis laporan singkat
Metode Analisis Jabatan
ADMINISTRASI UMUM-STRUKTUR ORGANISASI DAN JABATAN DI BIDANG ADMINISTRASI

22. Thank You