Crisis and media trained and still embarrassed - a speech at tne network Close 29th of March

1. Kris- och medietränad
och ändå bortgjord?
29 mars

2. Först
Fantasi
Familjär
Pia Jansäter

3. Utvärdering Åtgärder/aktiviteter Uppföljning
PR, reklam, webb,
annonser, event, sociala
medier
Positionering av Profilering av
företaget Vision
varumärket
Företagskultur Affärsidé
Implementering av Kärnvärden Varumärkes
värdegrund byggande
Uppföljning Utvärdering
Värderingar
Krisberedskap Implementering
& Värdegrund av varumärket
Förhållningssätt internt
Utvärdering Uppföljning
Kriskommunikation

4. Exempel på
referenser
Malmö

5. Dagens medieverklighet
Magasin och fackpress
Gratistidningar
Dagstidningar
Kvällstidningar
Podcasts Radiokanaler
Radio/TV
via internet
Internet
TV-
kanaler
Linkedin Internetnyheter
Sociala medier Twitter
Facebook Bloggar

6. Media är beroende av
externt nyhetsflöde
• Samhällsuppdraget
”medverka till att förstärka och fördjupa den
svenska demokratin”
• Informera
• Kommentera
• Granska
• Roa

7. Medborgarjournalistik
Samhälle Marknad
myndigheter Kunder
politiker Medier Leverantörer
opinionsbildare Konkurrenter
m fl branschorg.
m fl
Ledningens:
Visioner
Personal Mål Ägare/finansiärer
anställda Värderingar Banker
pot. medarbetare Strategier Investerare
studenter Policies Analytiker
Facket m fl
m fl mm
Medier

9. Varannan börs-vd uppger att det finns risk för att en kris
ska uppstå i den egna organisationen

11. Kris? Inte! Eller kanske ändå?
• Den gyllene timmen
• En snabb insats gör stor skillnad

12. Vad är det värsta som skulle kunna
hända i Din organisation eller på
Din arbetsplats?
… och vad har Du för planering för
detta och vad säger du?

13. Definition av kris
• En händelse som avviker från det normala
och som skadar förtroendet för
organisationen och därmed utgör ett hot att
nå uppsatta mål.

14. Definition av kriskommunikation
• Det utbyte av information som sker inom och
mellan intressenter, individer och grupper
före, under och efter en svår påfrestning i
företaget.
2012-04-04

15. Bilden i
medierna

16. överraskning Utförstrappan
otillräcklig information
dåliga förberedelser
extern osäkerhet
rykten
upptrappning av skeendet
förlust av kontroll
Intensiv bevakning
kundoro
panik - info stryps
drevet går
arbete under affekt
KRIS!

17. Vad är ditt varumärke värt?
• Allt kan förloras på några sekunder
• Skadat rykte och förlorade affärer

18. Kriskommunikation
• En ledarskapsfråga
• Engagemang och förståelse
• Strategiskt verktyg
• Styra konsekvenserna av en kris
• Förebygga för att nå resultat
• Kris- och medietränad 2.0
• Krismedvetenhet
• Mer konkurrenskraftig

19. Mediakontakter Sociala medier Prissättning
Ägarstyrning Köpt mediautrymme
Reception
Sponsring Logotyp
Förpackning av Nätplatser Profilprodukter
produkter
Utbildning Allt vi säger Växel
Telefon
och allt vi gör! Reklam
Konsulttjänster
Brev Anbud
E-post
Utbetalningar Placeringar
Uppfyllande av
produktlöften
Informationsträffar
på arbetsplatsen Kundbesök hos
arbetsgivare
Mässor

20. Vid en kris
• Dra sig tillbaka
• Tar oftast känslorna över
• Förnuftet försvinner
• Rädsla
• Försvar
• Taggarna utåt
• Skyller ifrån sig
• Tunnelseende

21. Bygga krisberedskap
Yttre hot Självvald samhällsroll
Vision
Affärsidé
Taktiska
Mål
beslut
Strategier
Värderingar Förhållningssätt
Samhällets normer
Inre hot
och etik

22. Att möta media och samtidigt vara en
del av medieverkligheten

23. Medias spelplan och regler
Vi hanterar två sidor
• Händelsen - det som reellt inträffat
• Bilden av händelsen – uppfattningen av
organisationen, produkterna och
människorna

24. Andra definierar din kris
Om det är förnuftet
som formar människan,
så är det känslan
som leder henne.”
Rousseau

25. I en katastrof gäller
• Stor empati
• Försöka göra det bästa möjliga
• Få fram resurser så att situationen blir hanterlig.

26. En tröst
Du eller ditt företag/organisation bedöms
oftast inte efter den uppkomna krisen
utan efter hur du/ni hanterar den!

27. Kommunikation i kritiska lägen
Grundregel
• Skyll aldrig ifrån dig
• Var alltid ärlig
• Agera snabbt och resolut
Marcus Tullius Cicero 106-43 f kr

28. Två företag inom bostadsförvaltning
Företag A Företag B
• Pensionsförsäkringar på flera • Registrering av ”otrevliga”
miljoner kunder
• Vidlyftig representation • Läcka med uthängning i media
• Fyra anställda startade • Vinstbaserat bonussystem till de
konkurrerande bolag anställda läckte ut
• IT-chefens upphandling sattes • Köregler – vissa fick gå före
under lupp
• Journalister ringde upp fd
• Personalchefen - privatköp för medarbetare och erbjöd
flera 100 000-tals kronor ersättning och anonymitet om
de kunde avslöja något

29. Företag A
Vad har ni gjort för att förbättra
medierelationerna och förebygga?
1. Ta hjälp utifrån direkt
2. Lägg alla korten på bordet direkt, dölj inget, annars upprepas allt
3. Presentera rakt fram om internarbetet
4. Var alltid lätt att nå!
5. Ta ett steg till – förbered vilka svar ni vill ge istället för att svara på
frågor
6. Var offensiv och proaktiv
– Leta efter det positiva
– Dammsug verksamheten och gör nyheter
– Tänk som en journalist
– Gör företaget transparent ”Det man ser är det vi gör och det vi
gör det ser man!”
– Bombardera med releaser och bjud in till pressmöten

30. Företag A
Vad har ni gjort för att förbättra …forts…
7. Gör det till en rutin att stanna upp och tänk efter före
8. Använd många informationskanaler
9. Var alltid tillgänglig
10. Älska dina antagonister
11. Se det som har hänt som en möjlighet istället för ett hot.
12. Fortsätt att vara den granskande journalistens försvarare.

31. Företag B
Vad har ni gjort för att förbättra
medierelationerna och förebygga? forts…
1. ”Regler” för öppenhet
– Kontakta journalister
– Ställ upp på intervjuer
– Skicka ut pressmeddelanden
– Använd internet och försök vara transparanta
2. Alltid vara tillgängligför alla
3. Var alltid vänlig och trevlig
4. Behandla alla journalister lika, ingen favör.
– Undvik exklusivitet och personliga relationer
5. Internt arbete – översyn av policy
6. Ska anlita PR-byrå för långsiktigt PR-arbete

32. Att möta media och samtidigt vara
en del av medieverkligheten
Aktiv intervjuperson eller
passivt intervjuoffer

33. Är du rätt person?
• vem är bäst lämpad att svara
• kan du inte svara, be att få återkomma
• kom överens om när – håll tiden
• rådgör med ansvarig
• skaffa kunskap om mediet/reportern du ska
träffa eller kontakta

34. Fråga även du
• namn på reportern
• tidning, radio/TV-program, redaktion
• hur och när materialet ska användas
• när är deadline
• behöver reportern mer hjälp
• ge service

35. När du svarar
• Svara inte på hypotetiska frågor
• Låt dig inte provoceras
• Visa medkänsla och ansvar
• Vinn tid, du har rätt till betänketid
• Bestäm ditt budskap - håll fast vid det
• Tänk ut vilka frågor som troligen dyker upp,
förbered svaren och öva högt
• Träna extra på värsta tänkbara frågan

36. Enkelt – rakt – ärligt – personligt
70% 20% 10%

37. Faktorer som avgör trovärdigheten
• Kommunikativ förmåga
• Självkontroll
• Kunskap
• Social kompetens
• Karaktär
• Konsekvens
• Prestige
• Identifikation
Hedqvist (2002)

39. Det finns inget ”off the record”
• säg inget som du inte kan stå
• din roll som intervjuperson börjar i samma
stund du lyfter luren eller möter journalisten
• var vänlig men inte inställsam
• var mycket försiktig med skämt/ironi

40. Det finns inget ”off the record”
• säg inget som du inte kan stå för
• din roll som intervjuperson börjar i samma
stund du lyfter luren eller möter journalisten
• var vänlig men inte inställsam
• var mycket försiktig med skämt/ironi

41. Kriskommunikation
i det digitala samhället
• Nya snabba informationsflöden
• Splittrade digitala medievanor
• Förändrade ansvarsstrukturer
• Rädsla för att drabbas och misslyckas
• Behov av ökad interaktivitet

42. Kris- och medietränad 2.0
• Håll koll på din omvärld
• Var närvarande där dina målgrupper är
• För dialog - ta reda på vad de anser
• Tänk på att dina kollegor, framtida chefer och
potentiella kunder finns i de sociala kanalerna
• Inget är hemligt, privat eller omöjligt att sprida
• Agera professionellt i all kommunikation
• Alla har full åsiktsfrihet – bemöt kritiken sakligt &
korrekt, gärna med glimten i ögat

43. Kris- och medietränad 2.0
Om du gör bort dig eller råkar illa ut
• Var snabb att erkänna att du gjort fel
• Stå för att det var du och ingen annan
• Visa att du tar problemet på allvar
• Ha personlig kontakt med den/dem som drabbats
• Förklara krisen ur aktörens/individens perspektiv
• Gottgör om någon råkat illa ut
• Klargör varför svårigheten uppkommit och se till att
det inte upprepas

44. Hur du hantera negativ kritik
enligt Isabella Löwengrip
1. Undvik att kritisera och baktala människor
2. Inse att du kommer att begå misstag
3. Bestäm dig för hur vill uppfattas av andra människor.
4. Se till att aktivt styra bilden av dig själv
5. Skydda ditt hjärta och din självkänsla genom att inte
ta människors tyckande personligt.

45. Jansäters tre steg med sju nycklar
STEG 1 – Att göra en åtgärdsplan
1. Scenarier och riskidentifiering
2. Analys och målsättning
3. Krisplan och krishandbok Kontakta oss för
STEG 2 – Att ta fram rätt verktyg en offert!
info@jansater.se
4. Krisboken som mobil webb med
framtagning av struktur och innehåll
5. Produktion av mobil kriswebb
STEG 3 – Att implementera och öva
6. Förankring av krisplan
7. Medieträning med journalister

46. ” Vi har fått hjälp med en krishandbok.
Jansäter har också lagt över vår
kriskommunikation på en kriswebb för
att alltid snabbt och effektivt ha
tillgång till krisplanen, mallar och
checklistor. "
Agneta Weimarsson,
PR and Internal
Communication
Manager, Bona AB

47. Krisberedskap – bara ett klick bort

48. Kriskommunikation som webb/app
Appen är
• en helt generell
krisinstruktion
Du står
• bättre rustad inför
krisen
Du får
• strukturerad input till
strategiarbetet
Går även att
• anpassa helt efter
era egna behov, för
mer info kontakta
Info@jansater.se

49. Jansäters krisbok som app
Innehåll i version 1
• Akut (instruktioner och mallar)
• Krisgrupp (instruktioner och mallar)
• Media (instruktioner och mallar)
• Eftervård (= återhämtning med
uppföljning)
• More
• Förebyggande + Förberedande
• Om krisboken
Server med generellt
innehåll

50. Krisboken som app kan du få genom
att kontakta Google Play eller
Appstore Se nästa sida!

51. http://itunes.apple.com/se/app/krisb
oken/id435063057?mt=8

52. https://play.google.com/store/apps/
details?id=com.sigma.jansater&featur
e=search_result

53. Sammanfattning
• Håll koll på din omvärld + sociala medier
• Ha en åtgärdsplan
• Planera hur du ska tilltala både höger och vänster
hjärnhalva
• Städa i förväg bort ”liken i garderoben”, Q&A
• Gå igenom checklistor, mallar och adresslistor
• Skaffa verktyg för snabb enkel och lättillgänglig
information som går lätt att uppdatera
• Öva, öva, öva…

54. ”En lyckad improvisation
kräver noggranna
förberedelser.”
Victor Borge
TACK!
Pia Jansäter
0709-83 77 80
Jansäter
Kommunikation
kriskommunikaiton.nu
pia@jansater.se