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kintone AWARD 2020 信幸プロテック株式会社 村松 直子 氏
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kintone AWARD 2020 北海道・東北地区代表:信幸プロテック株式会社 村松 直子 氏
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(C)Copyright Shinkoprotec All
Rights Reserved. 会 社 名 信幸プロテック 株式会社 設⽴年⽉⽇ 昭和62年 5⽉1⽇ 代 表 者 代表取締役 村松 守 資 本 ⾦ 1,000万円 所 在 地 岩⼿県紫波郡⽮⼱町広宮沢 社 員 数 39名(2020年11⽉現在) 会 社 概 要
3.
(C)Copyright Shinkoprotec All
Rights Reserved. 事業の特徴 1.⼯場・オフィス・商業施設向け 空調(エアコン)・排⽔/給⽔・排気/吸 気・⽣産設備機器 ⼯事・点検・修理 2.⼀般住宅向け エアコン・トイレ・ボイラー・ストーブなど 取付・修理 3.環境関連 フロン・吸収液回収/処分 4.sumururu ⽔性塗料の販売とワークショップ・ 店舗リノベ⽀援など 業務範囲︓岩⼿県内全域
4.
⾃⼰紹介 • 双⼦姉妹です • 幼い頃から⽗が創業した会社に出⼊り して育つ •
「旦那さんを連れて戻る」宣⾔し上京 • ⼤学卒業後 通信会社に5年勤務 • 16年前 寿⼊社 • パソコンは経理1台だけ→1⼈1台に 村松 直⼦(むらまつ なおこ)
5.
• 4年前から専務取締役 • 総務/⼈事/ITサポート/経理 なんでもやります。主にIT⽤務員です •
管理部 直属部下6名 • 新しいことの導⼊・仕組づくりが使命 たまに⼼が折れます • 11歳、野球命の息⼦がいます。 絶賛スポ少⺟&楽天ファンです ⾃⼰紹介
6.
こんな会社です
7.
会社前で そり遊び この後 かまくらが 崩れて遭難 この後 かまくらが 崩れて埋まる 会社の 駐⾞場で 野球+⽝ 近所の⼈の 集会場!
8.
そして現在
9.
夏と冬とに 豚⾁⼀頭分を みんなで分け合う夏と冬には 豚⾁ ⼀頭分を みんなで分ける お中元とお歳暮も みんなでわける近所の農家さんが よく野菜を持って きてくれる
10.
(C)Copyright Shinkoprotec All
Rights Reserved. 1.経営指針勉強会・発表 経営課題を共有し、部⾨の年間計画を話合う経営指針勉強会を毎年2〜4⽉ 実施 全社員が⼈⽣計画や10年ビジョン・⾃⼰啓発計画を発表 2.⼊社後に学ぶ仕組みづくり【資格取得費全額補助、資格⼿当】 成⻑するための環境づくり、全社員がお互いに関⼼を持ちあう社⾵ 経営のこだわり
11.
(C)Copyright Shinkoprotec All
Rights Reserved. 2017年 岩⼿県働き⽅改⾰モデル企業に選定 2018年 岩⼿県働き⽅改⾰アワード個別プロジェクト賞受賞 ルールや時短ありきでなく、スタッフが主体で続ける効率化の取組 働き⽅改⾰への取組
12.
今回のテーマ スタッフの要望を聞いて 細やかにシステムを作り込んだら 会社がどんどん変わった︕
13.
今回のテーマ スタッフの要望を聞いて 細やかにシステムを作り込んだら 会社がどんどん変わった︕ ・・・という話ではありません
14.
今⽇の話をおおまかに 最⾼益 凹む 働き⽅改⾰ kintone活⽤ 気付く いつもの 毎⽇
15.
kintoneとの出会い • 顧客登録4,000件、機器情報10,000件を超えたころから 既存ソフト・⾃社サーバに限界。 • 外出先ともスムーズに情報共有したいニーズ •
Salesforceを考えるも、「そのまま使う」が合わず、 途中で挫折 • 先⾏していた同業者さんからkintoneを教えていただく • 2018年9⽉から本格稼働
16.
(C)Copyright Shinkoprotec All
Rights Reserved. 2. 現場同⾏ 3.スキルアップ勉強会 4.プロ宣⾔ 5.ライフビジョンシート 6.がんばるタイム 1. スキルマップ ⼿順書作成 重複業務の⾒える化・削除 「当たり前⽔準」向上 スキルアップ、サービスマンの抱 える問題の拾い出し 知識/スキル向上が必要な内容就 業時間内に勉強会実施 部⾨⻑・社⻑との⾯談を通じて 各スタッフの専⾨領域の明確化 「そもそも何のためにライフ時間 確保を⽬指すのか」の明確化 2時間単位で宣⾔ 集中できる時間確保 2017年(初年度) 働き⽅改⾰の取組
17.
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Rights Reserved. 2. 現場同⾏ 3.スキルアップ勉強会 4.プロ宣⾔ 5.ライフビジョンシート 6.がんばるタイム 1. スキルマップ ⼿順書作成 重複業務の⾒える化・削除 「当たり前⽔準」向上 スキルアップ、サービスマンの抱 える問題の拾い出し 知識/スキル向上が必要な内容就 業時間内に勉強会実施 部⾨⻑・社⻑との⾯談を通じて 各スタッフの専⾨領域の明確化 「そもそも何のためにライフ時間 確保を⽬指すのか」の明確化 2時間単位で宣⾔ 集中できる時間確保 2017年(初年度) 働き⽅改⾰の取組 1.スキルマップ ⼿順書作成 重複業務の⾒える化・削除 「当たり前⽔準」向上
18.
(C)Copyright Shinkoprotec All
Rights Reserved. ・受付処理 ・⾒積書/請求書登録 ・経理伝票⼊⼒ 「減らしたい業務」に 最も時間を使っていた ⾚字オレンジ網掛けの項⽬に対策を打てば、 ⼤きな効果が得られる ここからkintoneを導⼊ 業務の棚卸結果
19.
作成したシステム紹介 • 物件情報(⾚) • 受付登録(⻘) •
進捗・履歴アプリ(⻩) • 機器管理アプリ(緑) 基本の4アプリが連携
20.
物件情報 履歴⼀覧 設備機器⼀覧
21.
物件情報 履歴⼀覧 設備機器⼀覧 受付登録 スマートフォンに通知 ここまで30秒 改善前︓①顧客管理ソフト登録→②地図リンク⽣成→③メール作成/送信→④電話で回答 処理時間1/5に
22.
受付⽅法 所要時間 削減時間
年間受付件数 年間所要時間 年間削減時間 kintone 30秒 2分 5,325件 44時間 -177時間 (約1/5) 221時間 従来の受付 (⾃社サーバ ・メール併⽤) 2分30秒 導⼊効果まとめ
23.
受付⽅法 所要時間 削減時間
年間受付件数 年間所要時間 年間削減時間 kintone 30秒 2分 5,325件 44時間 -177時間 (約1/5) 221時間 従来の受付 (⾃社サーバ ・メール併⽤) 2分30秒 ■依頼受付業務の効率化 → 80%削減 ■⾒積書・請求書登録作業 → 93%削減 ■受付〜⼊⾦確認までの作業時間 累計で…27⽇/年 時間削減 導⼊効果まとめ
24.
第2のボトルネック発⽣ 依頼〜訪問まではスムーズになり、訪問件数増 ⾒積作成・提出に時間がかかる 「⼀週間たっても⾒積が来ない」のクレーム <原因> →サービスマン各⾃のノウハウが共有されていない →問合せ/注⽂帳票の送受信に時間がかかる
25.
作成したシステム • 仕⼊外注先アプリ • 問い合わせアプリ •
FAX受信アプリ作成
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結果・改善後 問合せ・注⽂履歴 特記事項・注意点 FAX返答履歴
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結果・改善後 問合せ・注⽂履歴 特記事項・注意点 FAX返答履歴 • サービスマンのノウハ ウを1アプリに集中 • メールに転送していた FAXがドラックと簡単 な⼊⼒で完了
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0.00 5.00 10.00 15.00 20.00 25.00 時間外労働(H) 2016年 2017年 2018年
2019年 2016 2017 2018 2019 売上 利益 時間外労働の推移(同時期⽐較) まとめ(3年間の取組成果状況)※同時期⽐較 時間外労働は22%減少し、依頼件数・売上・利益ともに ⽬⽴った伸びがあった。特に利益が8倍に 取組前⽐ 22%減 取組前⽐1.4倍 取組前⽐ 8倍 売上・営業利益の推移(同時期⽐較) 取組開始 取組開始
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「療養中も働きたい」強い気持ちに寄り添う 脳腫瘍で⾃宅療養の社員にリモートワーク環境を︕ 初期)設備機器データ整備 できる範囲でルックアップ更新 ↓ 後期)「OK」をクリックするだけ それでも 最後まで気持ちに応えられたのはkintoneがあったから。 仕事をする場所がある、ということは強いパワーになる
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やった︕kintoneが定着したと思ったら 「前のシステムの⽅が全然いい」 「どうしたらいいのかわからない けど使いにくことだけはわかる」 → 何が起きているのかわからない。 ものすごく凹む。
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会社が⼤好き kintoneが ⼤好き × そんな⾃分が⼀番の仕組みを作れるはず
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しかし実際は・・・ ここを⾒るだけでいいから ほしい機能があったら教えてね︕ サービスマンが使いやすいものに したいの 拒否られる ⼼の準備はできていた・・ (きっと関⼼ないんだろうけど) (どうせ⾊々教えても やらないでしょう︖) (どんなの作っても⽂句 ⾔うんだよね・・)
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⾃分の思い込みに気付く 外回りからの帰社後、遅くまで教えなかった部分も使いこな そうとしていた︕ 履歴や機械の記録をアップデートして 管理したいと思っていた →使う⼈の思いに気付き、応えることができていなかった 「難しいことは覚えたくないだろう」「⾒るだけだろう」 →また新しいことはまず拒否でしょ・・・というあきらめ ところが
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在庫管理アプリ をMさんに作成 依頼 住宅設備部のYくん 周りを⾒渡すと・・・ 私の右腕、信頼するMさん 「パソコンとお友達になるところから始めたい」 と⾔って⼊社した超初⼼者のFさん 名刺管理アプリ改善 与信管理アプリ作成 スペースを活⽤ 委員会活動履歴やチャット 社内レク申請 どんどん作成・活⽤が進んでいた
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⼩さな花が咲くように • 「kintoneそのものや プラグインの知識がないと 作成できない」との思い込み • 「私が作るべき」の思い込み にしばられていた •
私を⾒ていつのまにか「こう すればいいんだ」と動き出し ていた。 • 私より現場に合う、⽬的に 沿ったアプリが作られだして いた
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主要アプリ⼀覧 物件情報 受付登録 進捗履歴
機器情報 仕⼊外注 注⽂問合 FAX転送 社員台帳 議 事 録 受注契約 ⼿ 順 書 WEB事例 連絡掲⽰ヘルプデスク 外注依頼 保険管理 ⾯談記録 買掛管理 書類作成 資格管理 メーカー受付 請求発⾏ 名刺登録 与信調査 在庫管理 レク申請 イベント管理 産廃処理 受験受付 2,100レコード 4,255レコード 1,102レコード 168レコード 料⾦表 フロン処理 1,606レコード
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会社が⼤好き kintoneが ⼤好き × そんな⾃分が⼀番の仕組みを作れるはず
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それぞれが 改善・成⻑ × 働き⽅改⾰で耕された⼟壌で ⾃社の良さとkintoneの良さが出会っていた
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⾃社にとってのkintoneの良さは それぞれが改善をつづけられる 仕事を⾃分の⼿で変えられる実感がある ノウハウをみんなで共有できる 働き⽅改⾰で得た学びそのものだった いろんな視点の⼩さな改善がある
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× × 損益集計 スケジュール連携 アプリ間の⾃動情報登録 写真・図⾯等管理 問合せフォームの取り込み データ⼀括編集
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今後の展開 ◎kintone請求データ×マネーフォワード クラウド請求書/会計 ⽉次決算まで⼀気通貫に ◎ARスマートグラス 現場作業効率化と教育素材づくり kintone/boxを使って動画素材蓄積 × × × ◎⽇々の業務にフィットするものはそれぞれが作成 →アクセス権/セキュリティチェック
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ご清聴ありがとうございました