1. ‫סדנה לצוות המקצועי בקרנות‬
‫מרץ 3102‬
‫דר' גילה מלך‬

2. ‫ניתוח תפקיד מנהל קרן בישראל‬
‫מצבי עבודה‬
‫4‬ ‫2‬ ‫1‬
‫שותפות בקהילה‬ ‫ניהול מענקים:‬ ‫פיתוח אסטרטגי:‬
‫הפילנתרופית:‬
‫עבודה מול הארגונים מקבלי‬ ‫הובלה של תהליכי גיבוש‬
‫שיתוף בידע‬ ‫המענקים: איתור, מיון, מעקב‬ ‫ופיתוח אסטרטגיות ההשקעה‬
‫והניסיון שהצטברו‬ ‫והכוונה מקצועית‬
‫בקרן לטובת קידום‬
‫ופיתוח התחום‬
‫הפילנתרופיה‬
‫3‬
‫ניהול כללי‬
‫ניהול שוטף של התהליכים הארגוניים בקרן: אדמיניסטרציה, כספים‬
‫ומשאבי אנוש‬
‫יעוד מנהלת הקרן‬
‫הובלת תהליכי קבלת החלטות ומימושן על בסיס מדיניות אסטרטגיות ותחומי‬
‫פעולה מוגדרים כך שיביאו למימוש חזון הקרן להשפעה על החברה‬
‫יעוד מנהלת תכניות בקרן‬
‫מיקסום החזר על השקעות הקרן ברמת הפרוייקט וברמת הארגון כחלק מקידום‬
‫מטרות חברתיות‬

3. ‫ניתוח תפקיד מנהל קרן בישראל‬
‫מצבי עבודה‬
‫4‬ ‫2‬ ‫1‬
‫ניהול מענקים:‬
‫עבודה מול הארגונים מקבלי‬
‫המענקים: איתור, מיון,‬
‫מעקב והכוונה מקצועית‬
‫3‬

4. ‫מטרות הסדנה‬
‫חשיפה והנגשה של ארגז הכלים למנהל קרן‬
‫היכרות עומק עם 3-2 כלים מרכזיים‬
‫רצון של המשתתפים לעשות שימוש בכלים מהארגז‬
‫היכרות בין אנשי מקצוע כבסיס לשיתופי פעולה ועבודה‬
‫עתידית בנושא חלוקת מענקים‬

5. ‫סדר יום‬
‫רציונל לארגז הכלים‬
‫היכרות עם כלי: בדיקת עומק לארגון ולפרוייקט‬
‫היכרות עם כלי: דרוג רוחבי של פרוייקטים‬
‫הפסקה‬
‫היכרות עם כלי: דיווח התקדמות לפרוייקט‬
‫סיכום‬

6. ‫ארגז הכלים כמענה לשלבי קבלת החלטות בניהול מענקים‬

7. ‫מהו ארגז הכלים לניהול מענקים?‬
‫‪http://www.sheatufim.org.il/philanthropy.aspx‬‬ ‫1.‬
‫3.‬ ‫מסמך רקע (2 עמודים) צורך ושימושים,‬ ‫2.‬
‫הגדרות, הנחיות שימוש בכלי‬
‫טפסים, תבניות, פורמטים, כלי דרוג והערכה,‬ ‫תמציתיות‬
‫הגדרות‬ ‫קישוריות‬
‫דוגמאות‬
‫קישור לכלי קול קורא‬
‫4.‬ ‫רציפות התהליך‬
‫עקביות להקשר הארגוני‬
‫מודולאריות‬
‫גנריות‬

8. ‫למי מיועד הארגז?‬
‫מנהל/ת קרן או מנהל/ת פרוייקטים בקרן העוסקים בניהול‬
‫מענקים, בתנאי שלקרן יש:‬
‫•חזון ומדיניות השקעה ברורים‬
‫•מערכת ממוחשבת כלשהי לאגירת המידע אודות המענקים ומעקב אחריהם (אקסל..‬
‫"קרן"... ‪)Microsoft project‬‬
‫מנהלי עמותות המעוניינים להכיר את הדרך בה פועלים מנהלי‬
‫הקרנות אליהם הם פונים, ולהתמקצע‬

9. ‫מקורות הידע עליהם ביססנו את הכלים‬
‫המחקר: "מה קרנות רוצות"‬ ‫•‬
‫מודל קבלת החלטות לחלוקת מענקים‬ ‫•‬
‫ניתוח תפקיד מנהל קרן‬ ‫•‬
‫• עשרות דוגמאות לכלים שאספנו מקרנות‬
‫ישראליות ואחרות‬
‫• הידע שנצבר ב"שיתופים", וידע לגבי תהליכי‬
‫קבלת החלטות‬
‫• התייעצות עם מנהלי קרנות ותיקוף הארגז‬
‫• סקירת אתרים וספרות בינלאומית‬

10. ‫הכלים בהם נתמקד היום‬
‫לקראת סבב‬ ‫ניהול הקשר‬ ‫קבלת ההחלטה‬ ‫לקראת החלטה‬
‫המענקים הבא‬ ‫(בקרה, מעקב‬
‫והערכה)‬
‫• טופס דרוג‬ ‫• טופס דרוג‬ ‫• קול קורא‬
‫רוחבי של‬ ‫רוחבי של‬ ‫להגשת בקשה‬
‫פרויקטים‬ ‫פרויקטים‬ ‫למענק‬
‫ותיקים‬ ‫• קובץ מעקב‬ ‫• מכתבים-‬ ‫• טופס בקשה‬
‫ארגונים‬ ‫המשך תהליך‬ ‫ראשוני‬
‫• דיווח‬ ‫או סיום‬ ‫• מכתבים-‬
‫התקדמות‬ ‫• חוזה‬ ‫המשך או סיום‬
‫לפרוייקט‬ ‫התקשרות עם‬
‫(דוח ביניים)‬ ‫• בדיקת עומק‬
‫הקרן‬ ‫• לארגון‬
‫• דיווח מסכם‬
‫לפרוייקט‬ ‫• לפרוייקט‬
‫• (כולל‬
‫כרטיס‬
‫פרוייקט)‬
‫יש מידע והערכות‬ ‫ריכוז פרוייקטים‬
‫רשימת פרוייקטים‬ ‫תקציב המענקים‬
‫תוצר‬
‫אודות ביצועי‬ ‫וארגונים מדורגים‬
‫מתאימים למענק‬ ‫מחולק בין‬
‫הפרוייקטים השונים‬ ‫לפי קריטריונים של‬
‫המשך של הקרן‬ ‫הפרוייקטים השונים‬
‫והישגיהם‬ ‫בדיקת העומק‬

11. ‫כלי: בדיקת עומק לארגון ולפרויקט‬
‫לקראת החלטה‬
‫• קול קורא להגשת‬
‫בקשה למענק‬
‫• טופס בקשה ראשוני‬
‫• מכתבים- המשך או‬
‫סיום‬
‫• בדיקת עומק‬
‫• לארגון‬
‫• לפרוייקט‬
‫פרוייקטים וארגונים‬
‫תוצר‬
‫מתוארים לפי‬
‫קריטריונים של‬
‫בדיקת העומק‬

12. ‫שלבים בבדיקת עומק‬
‫• כרטיס פרוייקט‬
‫סקירת‬
‫• רשימת מסמכים ואישורים שיש לקבל מכל מועמד להשקעה‬ ‫חומרים‬
‫כתובים‬
‫• היערכות לביקור בארגון‬
‫• ראיונות: מנכ"ל, יו"ר ועד מנהל, איש צוות מקצועי, מנהל הפרוייקט‬ ‫ביקור‬
‫• תצפית בסביבת הארגון‬ ‫בארגון‬
‫• קבלת חוות דעת מגורמים חיצוניים‬ ‫חוות דעת‬
‫גורמים‬
‫חיצוניים‬
‫• הפיכת הנתונים שנאספו לידע, שיפוט והערכות על פי מימדים מוגדרים מראש,‬ ‫סיכום‬
‫שבסופם המלצה לגבי השקעה באמצעות הכלי: דרוג רוחבי של פרוייקטים‬ ‫והערכה‬
‫תיעוד‬ ‫תנאים שווים‬ ‫גיוון מקורות מידע‬

13. ‫תבנית מבוארת של כרטיס פרוייקט‬
‫כרטיס פרוייקט- דוגמה‬
‫•רקע וצרכים‬
‫•רציונל להקמת הפרויקט‬
‫•אוכלוסיית יעד‬
‫•מטרות‬
‫•יעדים מדידים‬
‫•תכנית פעולה ואבני דרך‬
‫•היקף הפעילות‬
‫•מקום הפעילות‬
‫•תקופת הפעילות‬
‫•קשיים צפויים ואופן ההתמודדות‬
‫•שיתופי פעולה‬
‫•תקציב‬

14. ‫ביקור בארגון‬
‫קישור למתווה ביקור בארגון‬ ‫•‬

15. ‫קבלת חוות דעת מגורמים חיצוניים‬
‫קישור לקבלת חוות דעת גורמים חיצוניים‬ ‫•‬

16. ‫דרוג רוחבי של ארגונים ופרוייקטים‬
‫קבלת ההחלטה‬
‫• טופס דרוג רוחבי‬
‫של פרויקטים‬
‫• מכתבים- המשך‬
‫תהליך או סיום‬
‫• חוזה התקשרות עם‬
‫הקרן‬
‫תקציב המענקים‬
‫מחולק בין‬
‫הפרוייקטים השונים‬

17. ‫דרוג רוחבי של ארגונים ופרוייקטים‬
‫בדיקת ארגון ופרוייקט- מתומצת‬
‫מימדים להערכת הפרוייקט‬ ‫מימדים להערכת הארגון‬
‫משקל המימד‬ ‫משקל המימד‬
‫רציונל ומהות‬ ‫03‬ ‫אנשים‬ ‫52‬
‫רלוונטיות‬ ‫01‬ ‫מאפייני הארגון‬ ‫01‬
‫בהירות ועקביות‬ ‫01‬ ‫אוכלוסיות היעד‬ ‫01‬
‫תקציב‬ ‫01‬ ‫התאמה לסביבה‬ ‫01‬
‫יכולת להציג תוצאות‬ ‫03‬ ‫תוצאות‬ ‫53‬
‫שיקולים נוספים של הקרן‬ ‫01‬ ‫מערכות ותשתיות‬ ‫01‬
‫תקציב‬ ‫01‬
‫סיכום הערכת הפרוייקט‬ ‫001‬
‫מימדים אחידים וקבועים מראש, המשמשים לשיפוט מידע שנאסף בצורה סדורה,‬
‫ושקלול המימדים עד להגעה לציון סופי לכל פרוייקט שיאפשר השוואה בין הפרוייקטים‬

18. ‫דרוג רוחבי של ארגונים ופרוייקטים‬
‫מהמלצות לגבי כל פרוייקט בנפרד, לדרוג רוחבי של פרוייקטים‬
‫דרוג ארגונים ופרוייקטים- רחב‬
‫דרוג ארגונים ופרוייקטים- מתומצת‬
‫ציון‬
‫ציון‬
‫ציון‬ ‫ציון סופי‬
‫ציון סופי‬ ‫ציון סופי‬
‫ציון סופי‬
‫מסכם‬ ‫דרוג‬
‫דרוג סופי‬
‫סופי‬
‫מסכם‬
‫מסכם‬
‫מסכם‬ ‫ציוןלארגון‬
‫לארגון‬
‫ציון סופי‬
‫דרוגלפרוייקט‬
‫סופי‬
‫לפרוייקט‬
‫למועמד‬
‫למועמד‬
‫לארגון‬
‫+לארגון‬ ‫לפרוייקט‬
‫לפרוייקט‬
‫למועמד‬
‫למועמד‬ ‫הערכה‬
‫מילולית‬ ‫+הערכה מילולית‬
‫+המלצה‬

19. ‫תמצית הערכת פרוייקטים מועמדים המוגשת‬
‫להנהלת הקרן‬
‫תמצית דרוג רוחבי של ארגונים ופרוייקטים‬ ‫•‬

20. ‫סיכום: דרוג רוחבי של ארגונים ופרוייקטים‬
‫מסכם וממצה את עבודת הצוות המקצועי של הקרן בתהליך איתור, בדיקה‬
‫והערכה של מועמדים להשקעה‬
‫שיטה סדורה לעיבוד מידע‬
‫התייחסות בתנאים אחידים לכל המועמדים‬
‫צמצום טעויות והטיות (מעלות וחסרונות של כל פרוייקט מופיעים בצורה‬
‫ברורה ומפורשת)‬
‫דרגות חופש רבות לקרן בקביעת המימדים והמשקלות, מידת ההעמקה‬
‫ושיקולים‬

21. ‫תרגול‬
‫• על סמך החומרים שהבאתם, נסו להשלים את טבלת "תמצית‬
‫בדיקת ארגון ופרוייקט" עבור שני ארגונים + פרוייקטים עימם‬
‫עבדתם‬
‫• עשו שימוש בהגדרות המימדים שהצגנו להערכת פרויקט וארגון‬
‫• אילו משקלות הייתם מציעים לתת לכל אחד מהמימדים בקרן‬
‫שלכם?‬

22. ‫דיווח התקדמות לפרוייקט‬
‫ליווי מעקב ובקרה אחר‬
‫פרויקטים‬
‫•פורמט מכתב מלווה למנהל הפרוייקט‬
‫•פורמט טופס דיווח‬ ‫• קובץ מעקב‬
‫•רשימת תיוג למנהל הקרן‬ ‫ארגונים‬
‫• דיווח‬
‫התקדמות‬
‫לפרוייקט (דוח‬
‫ביניים)‬
‫• דיווח מסכם‬
‫לפרוייקט‬
‫יש מידע והערכות‬
‫אודות ביצועי‬
‫הפרוייקטים השונים‬
‫והישגיהם‬

23. ‫סיכום‬
‫מה מזה רלוונטי לקרן שלי? גורמים מקדמים? מגבלות?‬
‫מה רוצים לעשות בהמשך?‬
‫מה אפשר לעשות ביחד, כדי לקדם שימוש יעיל לקרנות ומיטיב עם‬
‫הארגונים?‬
‫ועל הסדנה עצמה?‬

24. ‫תודות‬
‫לצורך פיתוח הארגז קיבלנו מקרנות ישראליות עשרות‬
‫דוגמאות של כלים וטפסים, עליהם התבססנו בפיתוח‬
‫הכלים בארגז. אנו מודים לכל מנהלי הקרנות שתרמו‬
‫חומרים אלה. תודה מיוחדת למנהלי/ות הקרנות אשר‬
‫לקחו חלק פעיל בתיקוף הכלים שפותחו עבור הארגז :‬
‫אורנה אלשייך מקרן גלנקור, ססיל בליליוס מקרן‬
‫שארפה, חיה ג'משי מקרן אורן, ורד לבנה מקרן קהאן,‬
‫ד"ר רונית עמית מקרן גנדיר, ברוך ליפנר מקרן תמורה,‬
‫ביני שלו מקרן ראסל בארי דיויד רוט מקרן יורינו, גלי‬
‫סמבירא משיתופים ויפית מולכו מים-פתרונות.‬
‫תודה ענקית לעתר רזי-אורן משיתופים‬