SlideShare a Scribd company logo
‫סגור‬

                                                                       ‫פורמט להדפסה‬
                                                                      ‫0102/80/91 53:55:61‬
                                                                   ‫‪http://www.calltec.co.il‬‬

                               ‫‪Outsourcing the Helpdesk‬‬
                                        ‫היבטים שונים‬

                                                                   ‫מהו ‪ – Outsource‬הגדרה‬   ‫1.‬

   ‫מיקור חוץ )‪ (Outsourcing‬הוא שימוש אסטרטגי במשאבים חיצוניים לביצוע פעולות‬
  ‫שעד כה בוצעו על ידי עובדי הארגון ובמשאביו. הוא אסטרטגיה בה ארגון מתקשר חוזית‬
      ‫עם חברה המבצעת במקצוענות וביעילות את מתן השירותים הנדרשים, והופכת בכך‬
                                                         ‫לשותף עסקי של הארגון.‬

                                         ‫1.1.במה שונה ‪ O/S‬מצורות העסקה אחרות‬

‫ארגונים תמיד העסיקו כח אדם חיצוני לביצוע פעולות נדרשות אשר לא היה ביכולתם לבצע על ידי עובדי‬
    ‫הארגון, עקב ידע לא קיים, עומס בביצוע פעולות אחרות חשובות יותר, או פעילות עונתית לפרקי זמן‬
                                                                                     ‫מוגדרים.‬

     ‫העסקת כח אדם חיצוני לארגון בשיטת מיקור החוץ, משמעותה העברת האחריות והבעלות של אותה‬
‫פעילות לידי ספק חיצוני שזוהי התמחותו. הפעלת חוזה התקשרות ביניהם מבוצע באמצעות אמנת שירות,‬
              ‫המבטיחה יעילות, מקצוענות ועלויות נמוכות בדרך כלל יותר מאלה של הארגון המעסיק.‬

   ‫השותפות העסקית מבוססת על יכולת אותה מביא הספק, שזוהי פעילות הליבה שלו ועל כן היא יעילה‬
                                                                             ‫ומקצועית יותר.‬

                                                                     ‫מדוע ארגון מבצע ‪O/S‬‬   ‫2.‬

     ‫אף אחד לא יכול לעשות הכל טוב מאד כל הזמן. במאה ה-12 יעילות לבד כבר אינה מספיקה. הדרך‬
 ‫להתיעל, היא להעסיק צד ג’ לפעולות שבעבר בוצעו על ידי הארגון. חלק מעובדי הארגון עוברים להיות‬
                                             ‫עובדי הספק ומבטיחים בכך את שימור הידע הארגוני.‬

‫מיקור חוץ הינו יותר מהתקשרות ארוכת טווח של העסקת כח אדם על ידי ספק חיצוני ויותר מהעסקת כח‬
 ‫אדם המקל על עומסים תקופתיים, מיקור חוץ זוהי שותפות עסקית, הספק הופך להיות חלק מהביזנס של‬
                                                                                   ‫הארגון.‬

       ‫‪ O/S‬יכול לכלול סוגים שונים של פעילויות כמו: תחזוקת רשת, ניהול ‪ ,Helpdesk‬ניהול אתרים‬
 ‫מרוחקים, ניהול אפליקציה יעודית, הדרכות, יעוץ, ניהול והפעלת כל יחידת המחשב. בנוסף יכול ה-‪O/S‬‬
 ‫להתבצע בצורה מלאה או חלקית, בביצוע משימות תקופתיות כמו מעבר למערכת חדשה, שדרוג מערכת‬
                                        ‫הפעלה ועוד. מאמר זה מתיחס רק לפעילות ה-‪helpdesk‬‬

                                             ‫1.2.מדוע ארגון מוציא את פעילות ה-‪ HD‬ל- ‪?O/S‬‬

           ‫הסיבות בגללן ירצה ארגון להוציא את פעילות ה-‪ HD‬לספק חיצוני רבות ומגוונות וכוללות:‬

                                                              ‫•הוזלת עלויות והתייעלות‬
‫•העלאת רמת השירות הניתנת לעובדי הארגון‬
                                                 ‫•הקטנת כמות תקני כח אדם במצבת הארגון‬
                                    ‫•קריסה של מערך תמיכה קיים המבוסס על עובדי הארגון‬
             ‫•חוסר יכולת עובדי המוקד להתחדש ולהתאים את עצמם לשינויים שהשוק מכתיב‬
                                                               ‫•שחיקה גבוהה של עובדים‬
                                                    ‫•היעדר אופק קריירה של עבודת התמיכה‬
        ‫•ליבת הידע של הספק היא עבודת התמיכה. הוא מביא איתו שיטות ומתודולוגיות שאינן‬
                                                                         ‫מצויות בארגון.‬
    ‫•רצון של הארגון להוריד מעצמו את כאב הראש של תמיכה בלקוחות לטובת ניצול כח האדם‬
                            ‫לטיפול בנושאים שהם הליבה העסקית של הארגון בו הם עובדים‬
            ‫•סביבת העבודה של מערכות המחשוב בארגון היא סביבה המבוססת על מוצרי מדף‬
                      ‫סטנדרטיים והידע הנדרש לתמיכה, הוא ידע שאינו ייחודי ובשל כך זמין‬

                                ‫2.2.מהם הסימנים המאותתים לארגון שכדאי לשקול את דרך ה-‪O/S‬‬

      ‫•חלוקת זמן לא נכונה של אנשי הפיתוח, הגוזלת מהם זמן רב מדי לתמיכה על חשבון פיתוח‬
                                                          ‫הדור הבא של מערכות הארגון‬
    ‫•היעדר זמן וחוסר יכולת לשלוט ולנתח את התנהגות מערכת התמיכה הפנימית, המונע פתרון‬
         ‫בעיות מהשורש ומניעתן, יכולת קבלת החלטות כתוצאה מהבנת מגמות מערכת התמיכה‬
       ‫•צרכי התמיכה משתנים בתדירות גבוהה ו/או עונתיים, יכולת ההתגמשות והעבודה בשיטת‬
                                             ‫האקורדיון, טובה ומתאימה יותר לספק חיצוני‬
              ‫•חסרון קבוע בכח אדם מקצועי, תחלופה גבוהה וקשיים בגיוסים והכשרות שוטפים‬
      ‫•דרישות הארגון הם למתן שירות מסביב לשעון )7‪ (24X‬בעוד שאין ביכולתו לספק שירות‬
    ‫זה. כיסוי שעות פעילות בשעות שהן מעבר לשעות העבודה הרגילות, הם יתרונותיו של ספק‬
                                                                          ‫מיקור החוץ‬
        ‫•לקוחות הארגון שהם המממנים בפועל את מרכז התמיכה אינם שבעי רצון מרמה ואיכות‬
                                     ‫הישרות הניתן להם ותובעים החלפתו בכח אדם חיצוני‬
      ‫•מערכת יחסים בה אין הארגון מסוגל לשרת את עצמו בשל מערכות יחסים, היכרות ארוכת‬
        ‫שנים ופוליטיקות פנים ארגוניות, הם סיבות המניעות ארגונים למחשבה בכיוון של ‪O/S‬‬

                                     ‫3.2.נקודות הדורשות מודעות בהוצאת פעילות התמיכה ל- ‪OS‬‬

                                 ‫מספר נושאים הדורשים מחשבה ובחינה טרם קבלת החלטה בנושא:‬

 ‫אובדן שליטה – באם פעילות התמיכה בלקוחות הארגון הינה על המסלול הקריטי עסקי של הארגון, הוא‬
                                   ‫ירצה לבחון את המשמעות של העברת פעילות זו לגורם חיצוני.‬

     ‫הוצאה ראשונית גבוהה – לעיתים נדרש הארגון לבצע השקעות הן בטכנולוגיה והן בכח אדם כתנאי‬
‫ליכולתו להוציא את פעילות התמיכה החוצה, השקעות אלה לא תמיד זמינות ויכולות להשפיע על ההחלטה‬
                                                     ‫אם מוציאים פעילות זו לספק חיצוני או לא.‬

    ‫קשיים ב"העברת המקל" לספק חיצוני – לעיתים ההשקעה בהעברת הידע הנדרשת, קשה כיוון שאין‬
                               ‫תיעוד ואין ידע מובנה בארגון העשוי להקל על קליטת הספק החיצוני‬

‫אובדן הקשר עם לקוחות הארגון – ארגונים מסויימים מתקשים בניתוק קשר התמיכה עם הלקוחות, קשר‬
‫אשר משאיר אותם עם חיישנים טובים של תחושות השטח בכל נושאי סביבת המחשוב עליה הם עובדים.‬

  ‫מידע מסווג – ארגונים מסוימים חשים שאינם יכולים לתת גישה למאגרי המידע של הארגון גם לאנשים‬
                       ‫שאינם עובדי הארגון כיוון שמידע זה מסווג )בטחונית, רפואית, כלכלית וכד’(.‬

                                                                               ‫4.2.מדדי הצלחה‬
‫מה יחשב להצלחה בפעילות המוקד על ידי ספק חיצוני? מהם ה-‪ CSF‬המושגים על ידי מיקור החוץ?‬
                                          ‫מהם המדדים אותם מציב הארגון הנחשבים כהצלחה?‬
                                                                              ‫עמידה ביעדי השירות‬


    ‫העלאת רמה ואיכות השירות הניתנת לעובדי הארגון הם אחד מסממני הצלחת המשימה. שירות יעיל‬
                 ‫מאפשר לעובדי הארגון לבצע את פעילותם המקצועית ביתר יעילות ובפחות הפרעות.‬
                                                                                     ‫הוזלת עלויות‬


                                        ‫היכולת לתת שירות לעובדי הארגון בעלויות נמוכות יותר‬
                                                                               ‫שביעות רצון עובדים‬


 ‫העלאת שביעות רצון עובדי הארגון מרמת השירות הניתנות להם על ידי הספק, הינה מדד הצלחה, אשר‬
                                                       ‫מוביל לתפוקות גבוהות יותר בעבודתם.‬
                                                                            ‫תרבות ארגונית של הספק‬


   ‫תרבות ארגונית של הספק המתאימה לתרבות הארגונית של מקבל השירות, תיחשב גם היא להצלחה.‬

                                               ‫אמנת השירות )‪ (SLA‬כמרכיב בחוזה ההתקשרות‬        ‫3.‬

                              ‫מספר נקודות המחייבות תשומת לב בבניית אמנת השירות עם הספק:‬

                                                                     ‫•שים לב לפרטים‬
                                          ‫‪o‬כל ערפול מוליך לאי הבנות וויכוחים‬
                                                ‫•הגדר את מדדי האמנה בבהירות ובחדות‬
              ‫‪o‬המדדים אינם אוניברסליים אלא חייבים להבנות לתוך ארגון אותו הם‬
                                                                    ‫משרתים‬
                                                  ‫•הגדר פרק זמן של התארגנות למדידה‬
                                  ‫‪o‬המדידה חייבת להיות מדויקת ובלתי מתפשרת‬
                                                      ‫•הגדר במדויק את מחויבות הארגון‬

                                                             ‫ראה מאמר בנושא אמנת השירות.‬

                                                                 ‫מספר עצות לשלב המימוש‬        ‫4.‬

      ‫שירות איננו פרויקט רגיל עם תאריך התחלה, תאריך סיום ותוצרים מוחשיים, שירות הוא פרויקט‬
‫מתמשך אשר תוצריו מוגדרים ומותאמים לצרכי השירות ויכולים להתבטא בעליית שביעות רצון, בעליית‬
                       ‫תפוקות העובדים במקצוענות וביעילות. אלה צריכים להשתפר באופן הדרגתי.‬

‫שירות הוא נקודת התחלה בה אנו מציבים רף של יעדים ומעלים את הרף כל העת בהתאם לצרכי הארגון‬
      ‫ויכולתנו לספק צרכים אלה. מכאן שבניית מערך תמיכה פנימי מחייב התארגנות שונה מהתארגנות‬
                                                               ‫לפרויקט פיתוח תוכנה למשל.‬

                                                                 ‫טרם תחילת הפרויקט – בדוק‬

         ‫•הימצאותו של מסמך )חתום על ידי נציג הארגון( המגדיר במפורט את אחריות הספק‬
                                                                   ‫וגבולות הפרויקט‬
   ‫•הגדרות מדויקות של תוצרים בפרויקט, לוחות זמנים, מועדי תשלום, ביצוע פעולות מתקנות‬
                                                            ‫וכד’ של כל אחד מהצדדים‬
‫•תכנית עבודה מפורטת הן לתקופת המעבר והן לעלייה לאוויר של הפרויקט‬
                                      ‫•נקודות ניהול ובקרה של מנהל הפרויקט מצד הספק‬
            ‫•קיום פגישות מעקב במועדים קבועים ומחייבים של צוותי הפרויקט משני הצדדים‬
                                                                              ‫מיקום פיזי של המוקד‬


 ‫לכאורה, אנו עשויים לחשוב שמיקום המוקד אינו חשוב, כי הרי היום מקימים מרכזי שירות גם בהודו.‬
        ‫יחד עם זאת, אני סבורה שמרכז תמיכה של מערכות מידע אינו כמרכז שירות של חברה פלונית‬
‫ללקוחותיה החיצוניים, מן הבחינה שמרכז תמיכה הוא לב ליבה של יחידת ‪ IT‬בארגון, הזרוע התפעולית‬
                  ‫שירותית שלה, ובשל כך מחוייב להיות ממוקם בסמוך למקום בו יושבת הנהלת ‪.IT‬‬

                                                                                    ‫לסיכום:‬
 ‫ההחלטה על מעבר למיקור חוץ של מרכז התמיכה בארגון, אינה החלטה פשוטה, הנושא צריך להישקל‬
  ‫בכבוד ראש, יש לשים על המאזניים את הצרכים הרלוונטיים של אותו ארגון, את ההישגים והתועלות‬
‫העשויים להיות מושגים כאשר את השירות הפנימי ייתן ספק חיצוני שזוהי התמחותו העיקרית. מנגד, יש‬
‫לבחון את נקודות הכשל האפשריות, את הסיכונים ואת נקודות החולשה, ובעיקר את העובדה שצעד כזה‬
                                                                ‫הינו כמעט צעד של "אל-חזור".‬

More Related Content

Viewers also liked

Chap6
Chap6Chap6
Kinh Hòa Bình
Kinh Hòa BìnhKinh Hòa Bình
Kinh Hòa BìnhHoang
 
What's brewing in the eZ Systems extensions kitchen
What's brewing in the eZ Systems extensions kitchenWhat's brewing in the eZ Systems extensions kitchen
What's brewing in the eZ Systems extensions kitchen
Paul Borgermans
 
Trabajo de informatic
Trabajo de informaticTrabajo de informatic
Trabajo de informatic
josevalentinyepez
 
Rodriguez
RodriguezRodriguez
Wedding Order of Ceremony
Wedding Order of CeremonyWedding Order of Ceremony
Wedding Order of CeremonyCharlie Stone
 
Xây dựng đề án vb quy qui dinh luat cong chuc
Xây dựng đề án vb quy qui dinh luat cong chucXây dựng đề án vb quy qui dinh luat cong chuc
Xây dựng đề án vb quy qui dinh luat cong chucChính Hoàng Vũ
 
Slideshare test
Slideshare testSlideshare test
Slideshare test
Jason Kern
 
המדרס הביומכני נעלי ספורט ונעליים טיפוליות
המדרס הביומכני נעלי ספורט ונעליים טיפוליותהמדרס הביומכני נעלי ספורט ונעליים טיפוליות
המדרס הביומכני נעלי ספורט ונעליים טיפוליות
hayuta gross functional ortothics
 
Diapositiva contaduria eme
Diapositiva contaduria emeDiapositiva contaduria eme
Diapositiva contaduria eme
universidad de la costa
 
Early years of andre geim
Early years of andre geimEarly years of andre geim
Early years of andre geim
Rasick Abdul
 
49. jack tramiel
49. jack tramiel49. jack tramiel
49. jack tramiel
Tim Histalk
 

Viewers also liked (12)

Chap6
Chap6Chap6
Chap6
 
Kinh Hòa Bình
Kinh Hòa BìnhKinh Hòa Bình
Kinh Hòa Bình
 
What's brewing in the eZ Systems extensions kitchen
What's brewing in the eZ Systems extensions kitchenWhat's brewing in the eZ Systems extensions kitchen
What's brewing in the eZ Systems extensions kitchen
 
Trabajo de informatic
Trabajo de informaticTrabajo de informatic
Trabajo de informatic
 
Rodriguez
RodriguezRodriguez
Rodriguez
 
Wedding Order of Ceremony
Wedding Order of CeremonyWedding Order of Ceremony
Wedding Order of Ceremony
 
Xây dựng đề án vb quy qui dinh luat cong chuc
Xây dựng đề án vb quy qui dinh luat cong chucXây dựng đề án vb quy qui dinh luat cong chuc
Xây dựng đề án vb quy qui dinh luat cong chuc
 
Slideshare test
Slideshare testSlideshare test
Slideshare test
 
המדרס הביומכני נעלי ספורט ונעליים טיפוליות
המדרס הביומכני נעלי ספורט ונעליים טיפוליותהמדרס הביומכני נעלי ספורט ונעליים טיפוליות
המדרס הביומכני נעלי ספורט ונעליים טיפוליות
 
Diapositiva contaduria eme
Diapositiva contaduria emeDiapositiva contaduria eme
Diapositiva contaduria eme
 
Early years of andre geim
Early years of andre geimEarly years of andre geim
Early years of andre geim
 
49. jack tramiel
49. jack tramiel49. jack tramiel
49. jack tramiel
 

Similar to Outsourcing of helpdesk

Outsourcing the helpdesk
Outsourcing the helpdeskOutsourcing the helpdesk
Outsourcing the helpdeskamitgarnon
 
Building our team with great agile games
Building our team with great agile gamesBuilding our team with great agile games
Building our team with great agile games
Lior Israel
 
ילקוט כלים - ניהול ידע
ילקוט כלים - ניהול ידעילקוט כלים - ניהול ידע
ילקוט כלים - ניהול ידע
NOVA
 
10 הדיברות למנמר שרוצה להצליח.ppt v1
10 הדיברות למנמר שרוצה להצליח.ppt v110 הדיברות למנמר שרוצה להצליח.ppt v1
10 הדיברות למנמר שרוצה להצליח.ppt v1
Rami Margalit
 
10 הדיברות למנמר שרוצה להצליח.Ppt V1
10 הדיברות למנמר שרוצה להצליח.Ppt V110 הדיברות למנמר שרוצה להצליח.Ppt V1
10 הדיברות למנמר שרוצה להצליח.Ppt V1
Rami Margalit
 
201009 Regulation As Lever
201009 Regulation As Lever201009 Regulation As Lever
201009 Regulation As Lever
Ram Yonish
 
מצוינות תפעולי כללי
מצוינות תפעולי כללימצוינות תפעולי כללי
מצוינות תפעולי כללי
ESP
 
בחירת שיטת ההדרכה כנס ההדרכה יוני 2010
בחירת שיטת ההדרכה   כנס ההדרכה יוני 2010בחירת שיטת ההדרכה   כנס ההדרכה יוני 2010
בחירת שיטת ההדרכה כנס ההדרכה יוני 2010
nomim
 
CRM & Social CRM
CRM & Social CRMCRM & Social CRM
CRM & Social CRM
B-Pro
 
פרק ראשון
פרק ראשוןפרק ראשון
פרק ראשוןamitgarnon
 
פרק ראשון 2
פרק ראשון 2פרק ראשון 2
פרק ראשון 2amitgarnon
 
5 הצעדים לשיפור חווית לקוח בארגון שלך!
5 הצעדים לשיפור חווית לקוח בארגון שלך!5 הצעדים לשיפור חווית לקוח בארגון שלך!
5 הצעדים לשיפור חווית לקוח בארגון שלך!
Michal Wolfman מיכל וולפמן
 
מציאות ברשת
מציאות ברשתמציאות ברשת
מציאות ברשת
iTalent
 
Bridging the strategy execution gap
Bridging the strategy execution gapBridging the strategy execution gap
Bridging the strategy execution gap
Yoram Raviv
 
ניהול ידע במערכי שירות כנס ניהול ידע
ניהול ידע במערכי שירות כנס ניהול ידעניהול ידע במערכי שירות כנס ניהול ידע
ניהול ידע במערכי שירות כנס ניהול ידעERGOIsrael
 
מעבר ממוצרים לפתרונות 110413
מעבר ממוצרים לפתרונות 110413מעבר ממוצרים לפתרונות 110413
מעבר ממוצרים לפתרונות 110413Mitzuv
 
פרופיל חברה - אוטוריטה
פרופיל חברה - אוטוריטהפרופיל חברה - אוטוריטה
פרופיל חברה - אוטוריטהGuy Ben-Nun
 
לאוהב העובד כיצרן ערך
לאוהב   העובד כיצרן ערךלאוהב   העובד כיצרן ערך
לאוהב העובד כיצרן ערךthemarker
 
עמותת נובה - תיק ידע יחידת מו"פ בעמותה
עמותת נובה - תיק ידע יחידת מו"פ בעמותהעמותת נובה - תיק ידע יחידת מו"פ בעמותה
עמותת נובה - תיק ידע יחידת מו"פ בעמותה
NOVA
 

Similar to Outsourcing of helpdesk (20)

Outsourcing the helpdesk
Outsourcing the helpdeskOutsourcing the helpdesk
Outsourcing the helpdesk
 
Print layout
Print layoutPrint layout
Print layout
 
Building our team with great agile games
Building our team with great agile gamesBuilding our team with great agile games
Building our team with great agile games
 
ילקוט כלים - ניהול ידע
ילקוט כלים - ניהול ידעילקוט כלים - ניהול ידע
ילקוט כלים - ניהול ידע
 
10 הדיברות למנמר שרוצה להצליח.ppt v1
10 הדיברות למנמר שרוצה להצליח.ppt v110 הדיברות למנמר שרוצה להצליח.ppt v1
10 הדיברות למנמר שרוצה להצליח.ppt v1
 
10 הדיברות למנמר שרוצה להצליח.Ppt V1
10 הדיברות למנמר שרוצה להצליח.Ppt V110 הדיברות למנמר שרוצה להצליח.Ppt V1
10 הדיברות למנמר שרוצה להצליח.Ppt V1
 
201009 Regulation As Lever
201009 Regulation As Lever201009 Regulation As Lever
201009 Regulation As Lever
 
מצוינות תפעולי כללי
מצוינות תפעולי כללימצוינות תפעולי כללי
מצוינות תפעולי כללי
 
בחירת שיטת ההדרכה כנס ההדרכה יוני 2010
בחירת שיטת ההדרכה   כנס ההדרכה יוני 2010בחירת שיטת ההדרכה   כנס ההדרכה יוני 2010
בחירת שיטת ההדרכה כנס ההדרכה יוני 2010
 
CRM & Social CRM
CRM & Social CRMCRM & Social CRM
CRM & Social CRM
 
פרק ראשון
פרק ראשוןפרק ראשון
פרק ראשון
 
פרק ראשון 2
פרק ראשון 2פרק ראשון 2
פרק ראשון 2
 
5 הצעדים לשיפור חווית לקוח בארגון שלך!
5 הצעדים לשיפור חווית לקוח בארגון שלך!5 הצעדים לשיפור חווית לקוח בארגון שלך!
5 הצעדים לשיפור חווית לקוח בארגון שלך!
 
מציאות ברשת
מציאות ברשתמציאות ברשת
מציאות ברשת
 
Bridging the strategy execution gap
Bridging the strategy execution gapBridging the strategy execution gap
Bridging the strategy execution gap
 
ניהול ידע במערכי שירות כנס ניהול ידע
ניהול ידע במערכי שירות כנס ניהול ידעניהול ידע במערכי שירות כנס ניהול ידע
ניהול ידע במערכי שירות כנס ניהול ידע
 
מעבר ממוצרים לפתרונות 110413
מעבר ממוצרים לפתרונות 110413מעבר ממוצרים לפתרונות 110413
מעבר ממוצרים לפתרונות 110413
 
פרופיל חברה - אוטוריטה
פרופיל חברה - אוטוריטהפרופיל חברה - אוטוריטה
פרופיל חברה - אוטוריטה
 
לאוהב העובד כיצרן ערך
לאוהב   העובד כיצרן ערךלאוהב   העובד כיצרן ערך
לאוהב העובד כיצרן ערך
 
עמותת נובה - תיק ידע יחידת מו"פ בעמותה
עמותת נובה - תיק ידע יחידת מו"פ בעמותהעמותת נובה - תיק ידע יחידת מו"פ בעמותה
עמותת נובה - תיק ידע יחידת מו"פ בעמותה
 

Outsourcing of helpdesk

  • 1. ‫סגור‬ ‫פורמט להדפסה‬ ‫0102/80/91 53:55:61‬ ‫‪http://www.calltec.co.il‬‬ ‫‪Outsourcing the Helpdesk‬‬ ‫היבטים שונים‬ ‫מהו ‪ – Outsource‬הגדרה‬ ‫1.‬ ‫מיקור חוץ )‪ (Outsourcing‬הוא שימוש אסטרטגי במשאבים חיצוניים לביצוע פעולות‬ ‫שעד כה בוצעו על ידי עובדי הארגון ובמשאביו. הוא אסטרטגיה בה ארגון מתקשר חוזית‬ ‫עם חברה המבצעת במקצוענות וביעילות את מתן השירותים הנדרשים, והופכת בכך‬ ‫לשותף עסקי של הארגון.‬ ‫1.1.במה שונה ‪ O/S‬מצורות העסקה אחרות‬ ‫ארגונים תמיד העסיקו כח אדם חיצוני לביצוע פעולות נדרשות אשר לא היה ביכולתם לבצע על ידי עובדי‬ ‫הארגון, עקב ידע לא קיים, עומס בביצוע פעולות אחרות חשובות יותר, או פעילות עונתית לפרקי זמן‬ ‫מוגדרים.‬ ‫העסקת כח אדם חיצוני לארגון בשיטת מיקור החוץ, משמעותה העברת האחריות והבעלות של אותה‬ ‫פעילות לידי ספק חיצוני שזוהי התמחותו. הפעלת חוזה התקשרות ביניהם מבוצע באמצעות אמנת שירות,‬ ‫המבטיחה יעילות, מקצוענות ועלויות נמוכות בדרך כלל יותר מאלה של הארגון המעסיק.‬ ‫השותפות העסקית מבוססת על יכולת אותה מביא הספק, שזוהי פעילות הליבה שלו ועל כן היא יעילה‬ ‫ומקצועית יותר.‬ ‫מדוע ארגון מבצע ‪O/S‬‬ ‫2.‬ ‫אף אחד לא יכול לעשות הכל טוב מאד כל הזמן. במאה ה-12 יעילות לבד כבר אינה מספיקה. הדרך‬ ‫להתיעל, היא להעסיק צד ג’ לפעולות שבעבר בוצעו על ידי הארגון. חלק מעובדי הארגון עוברים להיות‬ ‫עובדי הספק ומבטיחים בכך את שימור הידע הארגוני.‬ ‫מיקור חוץ הינו יותר מהתקשרות ארוכת טווח של העסקת כח אדם על ידי ספק חיצוני ויותר מהעסקת כח‬ ‫אדם המקל על עומסים תקופתיים, מיקור חוץ זוהי שותפות עסקית, הספק הופך להיות חלק מהביזנס של‬ ‫הארגון.‬ ‫‪ O/S‬יכול לכלול סוגים שונים של פעילויות כמו: תחזוקת רשת, ניהול ‪ ,Helpdesk‬ניהול אתרים‬ ‫מרוחקים, ניהול אפליקציה יעודית, הדרכות, יעוץ, ניהול והפעלת כל יחידת המחשב. בנוסף יכול ה-‪O/S‬‬ ‫להתבצע בצורה מלאה או חלקית, בביצוע משימות תקופתיות כמו מעבר למערכת חדשה, שדרוג מערכת‬ ‫הפעלה ועוד. מאמר זה מתיחס רק לפעילות ה-‪helpdesk‬‬ ‫1.2.מדוע ארגון מוציא את פעילות ה-‪ HD‬ל- ‪?O/S‬‬ ‫הסיבות בגללן ירצה ארגון להוציא את פעילות ה-‪ HD‬לספק חיצוני רבות ומגוונות וכוללות:‬ ‫•הוזלת עלויות והתייעלות‬
  • 2. ‫•העלאת רמת השירות הניתנת לעובדי הארגון‬ ‫•הקטנת כמות תקני כח אדם במצבת הארגון‬ ‫•קריסה של מערך תמיכה קיים המבוסס על עובדי הארגון‬ ‫•חוסר יכולת עובדי המוקד להתחדש ולהתאים את עצמם לשינויים שהשוק מכתיב‬ ‫•שחיקה גבוהה של עובדים‬ ‫•היעדר אופק קריירה של עבודת התמיכה‬ ‫•ליבת הידע של הספק היא עבודת התמיכה. הוא מביא איתו שיטות ומתודולוגיות שאינן‬ ‫מצויות בארגון.‬ ‫•רצון של הארגון להוריד מעצמו את כאב הראש של תמיכה בלקוחות לטובת ניצול כח האדם‬ ‫לטיפול בנושאים שהם הליבה העסקית של הארגון בו הם עובדים‬ ‫•סביבת העבודה של מערכות המחשוב בארגון היא סביבה המבוססת על מוצרי מדף‬ ‫סטנדרטיים והידע הנדרש לתמיכה, הוא ידע שאינו ייחודי ובשל כך זמין‬ ‫2.2.מהם הסימנים המאותתים לארגון שכדאי לשקול את דרך ה-‪O/S‬‬ ‫•חלוקת זמן לא נכונה של אנשי הפיתוח, הגוזלת מהם זמן רב מדי לתמיכה על חשבון פיתוח‬ ‫הדור הבא של מערכות הארגון‬ ‫•היעדר זמן וחוסר יכולת לשלוט ולנתח את התנהגות מערכת התמיכה הפנימית, המונע פתרון‬ ‫בעיות מהשורש ומניעתן, יכולת קבלת החלטות כתוצאה מהבנת מגמות מערכת התמיכה‬ ‫•צרכי התמיכה משתנים בתדירות גבוהה ו/או עונתיים, יכולת ההתגמשות והעבודה בשיטת‬ ‫האקורדיון, טובה ומתאימה יותר לספק חיצוני‬ ‫•חסרון קבוע בכח אדם מקצועי, תחלופה גבוהה וקשיים בגיוסים והכשרות שוטפים‬ ‫•דרישות הארגון הם למתן שירות מסביב לשעון )7‪ (24X‬בעוד שאין ביכולתו לספק שירות‬ ‫זה. כיסוי שעות פעילות בשעות שהן מעבר לשעות העבודה הרגילות, הם יתרונותיו של ספק‬ ‫מיקור החוץ‬ ‫•לקוחות הארגון שהם המממנים בפועל את מרכז התמיכה אינם שבעי רצון מרמה ואיכות‬ ‫הישרות הניתן להם ותובעים החלפתו בכח אדם חיצוני‬ ‫•מערכת יחסים בה אין הארגון מסוגל לשרת את עצמו בשל מערכות יחסים, היכרות ארוכת‬ ‫שנים ופוליטיקות פנים ארגוניות, הם סיבות המניעות ארגונים למחשבה בכיוון של ‪O/S‬‬ ‫3.2.נקודות הדורשות מודעות בהוצאת פעילות התמיכה ל- ‪OS‬‬ ‫מספר נושאים הדורשים מחשבה ובחינה טרם קבלת החלטה בנושא:‬ ‫אובדן שליטה – באם פעילות התמיכה בלקוחות הארגון הינה על המסלול הקריטי עסקי של הארגון, הוא‬ ‫ירצה לבחון את המשמעות של העברת פעילות זו לגורם חיצוני.‬ ‫הוצאה ראשונית גבוהה – לעיתים נדרש הארגון לבצע השקעות הן בטכנולוגיה והן בכח אדם כתנאי‬ ‫ליכולתו להוציא את פעילות התמיכה החוצה, השקעות אלה לא תמיד זמינות ויכולות להשפיע על ההחלטה‬ ‫אם מוציאים פעילות זו לספק חיצוני או לא.‬ ‫קשיים ב"העברת המקל" לספק חיצוני – לעיתים ההשקעה בהעברת הידע הנדרשת, קשה כיוון שאין‬ ‫תיעוד ואין ידע מובנה בארגון העשוי להקל על קליטת הספק החיצוני‬ ‫אובדן הקשר עם לקוחות הארגון – ארגונים מסויימים מתקשים בניתוק קשר התמיכה עם הלקוחות, קשר‬ ‫אשר משאיר אותם עם חיישנים טובים של תחושות השטח בכל נושאי סביבת המחשוב עליה הם עובדים.‬ ‫מידע מסווג – ארגונים מסוימים חשים שאינם יכולים לתת גישה למאגרי המידע של הארגון גם לאנשים‬ ‫שאינם עובדי הארגון כיוון שמידע זה מסווג )בטחונית, רפואית, כלכלית וכד’(.‬ ‫4.2.מדדי הצלחה‬
  • 3. ‫מה יחשב להצלחה בפעילות המוקד על ידי ספק חיצוני? מהם ה-‪ CSF‬המושגים על ידי מיקור החוץ?‬ ‫מהם המדדים אותם מציב הארגון הנחשבים כהצלחה?‬ ‫עמידה ביעדי השירות‬ ‫העלאת רמה ואיכות השירות הניתנת לעובדי הארגון הם אחד מסממני הצלחת המשימה. שירות יעיל‬ ‫מאפשר לעובדי הארגון לבצע את פעילותם המקצועית ביתר יעילות ובפחות הפרעות.‬ ‫הוזלת עלויות‬ ‫היכולת לתת שירות לעובדי הארגון בעלויות נמוכות יותר‬ ‫שביעות רצון עובדים‬ ‫העלאת שביעות רצון עובדי הארגון מרמת השירות הניתנות להם על ידי הספק, הינה מדד הצלחה, אשר‬ ‫מוביל לתפוקות גבוהות יותר בעבודתם.‬ ‫תרבות ארגונית של הספק‬ ‫תרבות ארגונית של הספק המתאימה לתרבות הארגונית של מקבל השירות, תיחשב גם היא להצלחה.‬ ‫אמנת השירות )‪ (SLA‬כמרכיב בחוזה ההתקשרות‬ ‫3.‬ ‫מספר נקודות המחייבות תשומת לב בבניית אמנת השירות עם הספק:‬ ‫•שים לב לפרטים‬ ‫‪o‬כל ערפול מוליך לאי הבנות וויכוחים‬ ‫•הגדר את מדדי האמנה בבהירות ובחדות‬ ‫‪o‬המדדים אינם אוניברסליים אלא חייבים להבנות לתוך ארגון אותו הם‬ ‫משרתים‬ ‫•הגדר פרק זמן של התארגנות למדידה‬ ‫‪o‬המדידה חייבת להיות מדויקת ובלתי מתפשרת‬ ‫•הגדר במדויק את מחויבות הארגון‬ ‫ראה מאמר בנושא אמנת השירות.‬ ‫מספר עצות לשלב המימוש‬ ‫4.‬ ‫שירות איננו פרויקט רגיל עם תאריך התחלה, תאריך סיום ותוצרים מוחשיים, שירות הוא פרויקט‬ ‫מתמשך אשר תוצריו מוגדרים ומותאמים לצרכי השירות ויכולים להתבטא בעליית שביעות רצון, בעליית‬ ‫תפוקות העובדים במקצוענות וביעילות. אלה צריכים להשתפר באופן הדרגתי.‬ ‫שירות הוא נקודת התחלה בה אנו מציבים רף של יעדים ומעלים את הרף כל העת בהתאם לצרכי הארגון‬ ‫ויכולתנו לספק צרכים אלה. מכאן שבניית מערך תמיכה פנימי מחייב התארגנות שונה מהתארגנות‬ ‫לפרויקט פיתוח תוכנה למשל.‬ ‫טרם תחילת הפרויקט – בדוק‬ ‫•הימצאותו של מסמך )חתום על ידי נציג הארגון( המגדיר במפורט את אחריות הספק‬ ‫וגבולות הפרויקט‬ ‫•הגדרות מדויקות של תוצרים בפרויקט, לוחות זמנים, מועדי תשלום, ביצוע פעולות מתקנות‬ ‫וכד’ של כל אחד מהצדדים‬
  • 4. ‫•תכנית עבודה מפורטת הן לתקופת המעבר והן לעלייה לאוויר של הפרויקט‬ ‫•נקודות ניהול ובקרה של מנהל הפרויקט מצד הספק‬ ‫•קיום פגישות מעקב במועדים קבועים ומחייבים של צוותי הפרויקט משני הצדדים‬ ‫מיקום פיזי של המוקד‬ ‫לכאורה, אנו עשויים לחשוב שמיקום המוקד אינו חשוב, כי הרי היום מקימים מרכזי שירות גם בהודו.‬ ‫יחד עם זאת, אני סבורה שמרכז תמיכה של מערכות מידע אינו כמרכז שירות של חברה פלונית‬ ‫ללקוחותיה החיצוניים, מן הבחינה שמרכז תמיכה הוא לב ליבה של יחידת ‪ IT‬בארגון, הזרוע התפעולית‬ ‫שירותית שלה, ובשל כך מחוייב להיות ממוקם בסמוך למקום בו יושבת הנהלת ‪.IT‬‬ ‫לסיכום:‬ ‫ההחלטה על מעבר למיקור חוץ של מרכז התמיכה בארגון, אינה החלטה פשוטה, הנושא צריך להישקל‬ ‫בכבוד ראש, יש לשים על המאזניים את הצרכים הרלוונטיים של אותו ארגון, את ההישגים והתועלות‬ ‫העשויים להיות מושגים כאשר את השירות הפנימי ייתן ספק חיצוני שזוהי התמחותו העיקרית. מנגד, יש‬ ‫לבחון את נקודות הכשל האפשריות, את הסיכונים ואת נקודות החולשה, ובעיקר את העובדה שצעד כזה‬ ‫הינו כמעט צעד של "אל-חזור".‬