מצורפת-מצגת-לגבי-ניהול-פרויקטים-לשימושכם

1. ‫ניהול פרויקטים‬
‫איציק הברברג , ‪PMP‬‬

2. ‫מטרת ההדרכה‬
‫• הרחבת הידע לגבי ניהול הפרויקטים‬
‫• טיפים לניהול פרויקטים‬
‫• שיפור ביצועי ארגון ע"י התמקצעות בפרויקטים‬

3. ‫מהו פרויקט ?‬
‫• פרויקט = מאמץ זמני ליצירת שירות או מוצר ייחודי‬
‫• יש לשים לב להבדל בין תחזוקה לפרויקט‬
‫• יש לשים לב שפרויקט מוגבל בזמן‬

4. ‫בעלי העניין בפרויקט ?‬
‫בעלי העניין הם הגורמים המעורבים ומשפיעים על‬ ‫•‬
‫הפרויקט‬
‫לעיתים יש "התנגשות" בין בעלי עניין שונים‬ ‫•‬
‫יש לתעדף פתרונות לטובת הלקוח הסופי (הצרכן )‬ ‫•‬
‫שאמור ליהנות מהתוצאות‬
‫ניהול בעלי העניין חייב להיות פרו-אקטיבי‬ ‫•‬
‫חובה לגלות את בעלי העניין ולשלבם להצלחת הפרויקט‬ ‫•‬

5. ‫מיהם בעלי העניין ?‬
‫• בעלי העניין הם :‬
‫מנהל הפרויקט‬ ‫–‬
‫לקוח‬ ‫–‬
‫הבעלים‬ ‫–‬
‫ספונסר‬ ‫–‬
‫צוות‬ ‫–‬
‫צרכן‬ ‫–‬
‫סביבה‬ ‫–‬
‫יזם , ספק , קבלן , בעל הממון ועוד‬ ‫–‬

6. ‫ניהול פרויקטים‬
‫• סט כלים , ידע , שיטות וטכניקות לעמידה בדרישות של‬
‫בעלי העניין ובציפיות‬

7. ‫מבנה הפרויקט‬
‫• פרויקט בנוי בשלבים‬
‫• כול שלב צריך לכלול תוצר שניתן למדוד‬
‫• בסיום כול שלב יש לקבוע האם הסתיים בהצלחה‬

8. ‫מבנה ה"חיים" של הפרויקט‬
‫• העלויות וניצול כוח האדם נמוך בתחילת הפרויקט ועולים במהלך‬
‫שלבי הפרויקט‬
‫• הסבירות להצלחת הפרויקט גדלה ככול שמתקדמים בשלבי‬
‫הפרויקט‬

9. ‫תכונות מנהל הפרויקט‬
‫מנהיגות (כיוון , משאבים, הנעה)‬ ‫•‬
‫תקשורת פתוחה ומובנת‬ ‫•‬
‫יכולות מו"מ מתקדמות להגעה להסכמה‬ ‫•‬
‫יכולות לפתור בעיות (זיהוי בעיית שורש ופתרונות אפשריים)‬ ‫•‬
‫השפעה על הארגון‬ ‫•‬
‫פרו-אקטיבי‬ ‫•‬

10. ‫מבנה ארגוני‬
‫– פונקציונאלי – מבנה קלאסי של ארגון , עובד כפוף למנהל מקצועי‬
‫– פרויקטאלי – עובדים כפופים למנהל פרויקט בלבד‬
‫• יעילות ארגונית –אין שייכות לצוות‬
‫• נאמנות –חוסר מקצועיות‬
‫• תקשורת אפקטיבית –כפילות בצוותים וחוסר יעילות משאבים‬
‫– מטריציוני – לכול עובד שני מנהלים מקצועי וניהולי (מנהל פרויקט)‬
‫מנהל פרויקט מנהל –יותר מבוס אחד‬ ‫•‬
‫יותר תמיכה –יותר מסובך לבקר‬ ‫•‬
‫יעילות בשיבוץ משאבים –קושי בשיבוץ‬ ‫•‬
‫שיתוף מידע –תחרות על עדיפות‬ ‫•‬
‫תיאום – תהליכים ונהלים‬ ‫•‬
‫כולם באותו מיקום –פוטנציאל לויכוחים‬ ‫•‬

11. ‫שלבי הפרויקט‬
‫ייזום – ייזום הפרויקט‬ ‫•‬
‫תכנון – בניית תוכנית עבודה לפרויקט‬ ‫•‬
‫ביצוע – תיאום משאבים ליישום הפרויקט‬ ‫•‬
‫בקרה – וידוא עמידה בתוכנית והשגת היעדים‬ ‫•‬
‫סיום – קבלת אישור השלמת הפרויקט‬ ‫•‬

12. ‫שלבי הפרויקט המשך‬
‫• ניתן לבצע חלק מהשלבים במקביל‬
‫• שלב מקדים מכין את התשתית לשלב הבא‬
‫• במידה ומתגלה כשל בשלב יש לחזור ולבדוק את תוצרי‬
‫השלב המקדים‬

13. ‫משולש ה"זהב"‬
‫• רק %62 מצליחים לעמוד בהצלחה במשולש ה"זהב"‬

14. ‫איש קשר ראשי מול הלקוח‬
Tech
experts
Installation
Help
Desk
Support
‫לקוח‬
Logistics
‫מנהל פרויקט‬ ‫מנהל פרויקט‬
Customer
‫מטעם הלקוח‬
QA
System
Engineer

15. ‫שלבי הפרויקט‬
‫ישיבות מעקב השלב‬
‫סטאטוס סיכונים הקריטי ישיבת‬ ‫בדיקות‬
‫התנעה בניית‬ ‫הגשת קבלה‬
‫צוות‬ ‫תיעוד‬ ‫אישור‬
‫פרויקט‬ ‫מהלקוח‬
‫סיום הפקת לסיום‬
‫משאבים‬
‫מינוי‬
‫מנהל‬ ‫לקחים‬
‫פרויקט‬ ‫פרויקט‬
‫בקרה‬
‫העברה‬
‫התנעה‬ ‫תכנון‬ ‫ביצוע‬ ‫סיום‬
‫לשירות‬

16. ‫התנעת הפרויקט‬
‫מידע היסטורי הנו המפתח לכול תהליך תכנון , סיכונים‬ ‫•‬
‫ועוד‬
‫בתהליך הייזום והתכנון יש חשיבות רבה לתקשר את‬ ‫•‬
‫הפרויקט‬
‫מומלץ להוציא הודעה על פתיחת פרויקט‬ ‫•‬
‫יש לאתר את כלל גורמי המפתח ובעלי העניין בפרויקט‬ ‫•‬
‫יש לקיים ישיבת התנעה לפרויקט‬ ‫•‬
‫יש לגבש ולבנות את צוות הפרויקט‬ ‫•‬

17. ‫תכנון לו"ז‬
‫יש לרשום את המשימות השונות‬ ‫•‬
‫יש לקבוע זמן מקובל לכול משימה 6/)‪)P + 4M + O‬‬ ‫•‬
‫יש לקבוע סדר קדימויות‬ ‫•‬
‫יש לאתר את הנתיב הקריטי‬ ‫•‬
‫יש לבחון האם כול המשאבים זמינים‬ ‫•‬
‫יש לבצע מעקב שוטף אחר התקדמות הלו"ז‬ ‫•‬
‫יש לבצע מהלכים מתקנים‬ ‫•‬
‫קיצור לו"ז : ‪ , Fast Tracking‬תוספת משאבים , ‪LAG‬‬ ‫•‬

18. ‫תכנון תכולה‬
‫צוות הפרויקט צריך להיות שותף לתכנון‬ ‫•‬
‫תכנון ברמה גבוהה יוביל לתוצאות טובות יותר ולהצלחה‬ ‫•‬
‫יש לבנות תכנון על לפרויקט (‪)High Level Design‬‬ ‫•‬
‫מקובל לבנות מסמך חלוקת אחריות (‪)Scope Of Work‬‬ ‫•‬
‫לאחר השלמת תכנון על יש לגשת לתכנון פרטני (‪)LLD‬‬ ‫•‬
‫יש להכין תוכנית פרטניות למעברים‬ ‫•‬
‫יש לתכנן חזרה לאחור בשלבים , כיצד ומתי לבצע‬ ‫•‬

19. ‫תכנון פיננסי‬
‫יש להיעזר במידע היסטורי לגבי פרויקטים דומים‬ ‫•‬
‫תכנון ‪ Bottom Up‬יהיה יותר מדויק , אך לוקח יותר זמן‬ ‫•‬
‫יש לשקלל סיכון בתכנון ולשמר עתודות במידה וניתן‬ ‫•‬
‫יש לשים לב ששינוי בתכולה/באיכות/בלו"ז משפיע‬ ‫•‬
‫יש לבחון שיטות להגדלת רווחיות (יעילות,בונוסים)‬ ‫•‬
‫יש לבחון האם לרכוש/לעשות בעצמנו‬ ‫•‬
‫יש לקיים מו"מ על העלות מול קבלנים‬ ‫•‬
‫%52 מהכישלון בפרויקטים נובע מתכנון פיננסי שגוי‬ ‫•‬

20. ‫תכנון הפרויקט‬
‫• יש לוודא בקרה אחר התוצרים השונים כולל מסמך‬
‫בדיקות (‪)Acceptance Test Procedure‬‬
‫• יש לתכנן את צורת התקשורת עם כלל בעלי העניין‬
‫השונים כולל דוא"ל,שיחות,פגישות,ועידות ועוד‬

23. ‫סיכונים‬
‫יש לזהות סיכונים אשר עלולים להוות איום/הזדמנות‬ ‫•‬
‫בפרויקט‬
‫יש לאתר סיכונים לאור לקחי עבר והנחות יסוד בפרויקט‬ ‫•‬
‫יש לבצע הערכה של כול סיכון וסיכון‬ ‫•‬
‫יש לשקול כיצד לפעול עם כול סיכון :‬ ‫•‬
‫האם לקבל ?‬ ‫–‬
‫להכין תוכנית מגירה ?‬ ‫–‬
‫האם לעקוף ?‬ ‫–‬
‫האם לרכוש ביטוח ?‬ ‫–‬

24. ‫סיכונים‬
‫יש לבצע מעקב קבוע אחר סיכונים ולנסות לאתר סיכונים‬ ‫•‬
‫לכול אורך שלבי הפרויקט‬
‫קיים כלי שנקרא ‪ Post Mortem‬שמסייע לאיתור סיכונים‬ ‫•‬
‫חישוב ציון לשבירות מבוצע ע"י הכפלה של‬ ‫•‬
‫סבירות ‪ X‬השפעה‬
‫לרוב מקובל לנהל עד 21-01 סיכונים עיקריים‬ ‫•‬

25. ‫ביצוע‬
‫השלב שבו מירב העלות והמשאבים מושקעים‬ ‫•‬
‫יש להפיץ מידע לכלל הגורמים‬ ‫•‬
‫יש לבחון את ביצועי הצוות/קבלנים ועוד‬ ‫•‬
‫יש לוודא עמידה בתכולה שנקבעה‬ ‫•‬
‫יש לקיים ישיבות סטאטוס וועדות היגוי‬ ‫•‬
‫יש לפתח את צוות הפרויקט‬ ‫•‬
‫יש להפיץ מידע ולשתף בעלי עניין‬ ‫•‬

26. ‫בקרה‬
‫יש לבצע בקרה על-מנת לעמוד בתכנון‬ ‫•‬
‫יש לשמר ‪BASELINE‬‬ ‫•‬
‫יש ליזום התאמות ותיקונים במידת הצורך‬ ‫•‬
‫יש לבחון את איכות התוצרים‬ ‫•‬
‫יש ליזום גישה פרו-אקטיבית‬ ‫•‬
‫במידה ונדרש שינוי יש לקבל אישור ולהפיץ תוכנית לכול‬ ‫•‬
‫יש לבחון את שביעות רצון בעלי העניין (סקר לדוגמא)‬ ‫•‬
‫יש לבחון את הסיכונים וכן לנסות לאתר חדשים‬ ‫•‬
‫יש להקפיד על הלו"ז של הפרויקט והעלות‬ ‫•‬

27. ‫סיום הפרויקט‬
‫יש לבצע סגירה ניהולית של חוזים , העברה לשירות ועוד‬ ‫•‬
‫יש להגיש תיעוד סופי‬ ‫•‬
‫יש לבצע סקרי שביעות רצון‬ ‫•‬
‫יש לבצע הפקת לקחים – חשוב ביותר‬ ‫•‬
‫יש לשחרר את צוות הפרויקט ולהודות לו‬ ‫•‬
‫יש לחגוג הצלחות‬ ‫•‬
‫פרסום ‪PR‬‬ ‫•‬

28. ‫דגשים נוספים‬
‫יש לבחון קבלה ואישור של כול פרויקט‬ ‫•‬
‫מומלץ להשתמש במסמכי ‪TEMPLATE‬‬ ‫•‬
‫היות ותקשורת הנה קריטית יש להקפיד לוודא שכול‬ ‫•‬
‫מסר עובר בשלמותו לצד השני‬
‫מטרת הפרויקט הנה לשמר את היחסים בין הגופים‬ ‫•‬
‫יש לשמר כללי אתיקה מקובלים‬ ‫•‬
‫יש לשים דגש על הפקת לקחים‬ ‫•‬

29. ‫תודה‬