7 поводов перейти на систему электронного документооборота. Повышайте эффективность вместе с СЭД iTs-Office.

1. Эффект практического применения
системы электронного документооборота
Роман Галинский
Начальник отдела продаж
Компания «ИНТЕРСОФТ»

2. Документ – инструмент коммуникаций внутри компании
Организационно распорядительные
документы (ОРД):
•Приказы
•Распоряжения
Руководитель
•Указания
•Постановления
•Протоколы совещаний
•Решения и прочие
Внутренние документы:
•Служебные записки
•Докладные записки
•Планы
•Отчеты
•Инструкции
•Заявки
•Бюджеты
Сотрудник Сотрудник
•Ведомости и прочие

3. Документ – инструмент коммуникаций с внешним миром
Внешняя корреспонденция:
•Письма
•Коммерческие предложения
•Уведомления
Сотрудник Руководитель Сотрудник •Сопроводительные письма
•Запрос
•Прочее
Торговые документы:
•Договора
•Контракты ВЭД
•Доп.соглашения
•Протоколы
•Прочее
Контрагенты

4. Жизненный путь документа

5. Статистика: бумажные документы
6% документов теряется
80% из них никогда не находятся
1 документ дублируется в среднем 20 раз.
Затраты рабочего времени на обработку:
Секретарь - 75%
Руководитель - 45%
Сотрудник - 30%
На согласование, утверждение - 60%
На поиск - 80%
Источник: Siemens Business Services

6. 7 поводов перейти на электронный документооборот
Структурирование информации
В электронном виде любая информация
сортируется легче.
Информация располагается в строго определенном
порядке.
К нулю сводятся временные затраты при поиске и
сортировке информации.
Бизнес процессы прозрачны, легко определяются
узкие места.
Приведение документов и бизнес-процессов к
стандартам ISO.

7. 7 поводов перейти на электронный документооборот
Быстрый поиск
В электронном виде документы всегда
под рукой.
Исследования Prisewaterhouse Coopers
при бумажном документообороте:
6,5% документов теряется
3,5% документов перепутаны
11% и выше – сложно найти
Яркий пример: Фиджи – признавши
потерю Декларации независимости от
Англии, после 5 лет поиска запросили
копию у правительства
Великобритании

8. 7 поводов перейти на электронный документооборот
Страховка в чрезвычайных ситуациях
Яркий пример:
4 августа 2008 г. в Управлении земельных
ресурсов Днепропетровска возник пожар, который
сжег 360 кв.м. площади помещений и уничтожил архив
бумажных документов.
Электронная база УЗР не пострадала. На сервере
сохранилась вся информация по государственному
земельному кадастру.

9. 7 поводов перейти на электронный документооборот
Конфиденциальность
В электронном виде, разграничить доступ
к конфиденциальной информации проще.
СЭД имеет:
Механизм аутентификации
Цифровые подписи
Многоуровневое разграничение доступа к
информации согласно должностным
инструкциям
Шифрование данных при передаче

10. 7 поводов перейти на электронный документооборот
Сближение отделов, служб
Информация хранится централизовано в одном
месте.
СЭД регламентирует доступ к информации
создавая единое информационное пространство
Ускоряются документопотоки между
структурными подразделениями
Комфортная работа вне физического офиса
(поддержка мобильных сотрудников)
Коллективная работа географически отдаленных
подразделений.
Глобальный доступ к информации в режиме 24/7.

11. 7 поводов перейти на электронный документооборот
Экономия ресурсов
Статистика: при бумажном документообороте,
30% рабочего времени тратится на поиск и
передвижение документов, при переходе на
электронный документооборот этот показатель
равняется 10%.
Экономия средств фонда оплаты труда:
100 чел * 2000 грн./мес.*20%=40 000 грн./мес.
480 000 грн./год
Дополнительная экономия:
•канцелярия
•расходные материалы
•курьерская доставка

12. 7 поводов перейти на электронный документооборот
Привлечение инвестиций
Унификация бизнес процессов
Автоматизированный контроль соблюдения
регламентов бизнес-процессов
Прозрачность управления
Улучшение экономических показателей
Инвестиционная привлекательность.

13. Модули СЭД

14. Модуль «Канцелярия» предназначен для автоматизации процессов создания, обработки и
хранения входящих и исходящих документов.
Основные возможности
•ведение единого электронного журнала внешней корреспонденции организации;
•гибкое разграничение доступа к информации;
•ввод электронных документов в систему при помощи шаблонов и сканирования документов;
•автоматическое заполнение электронной карточки документа;
•контроль дублирования документов;
•гибкая регистрация всех типов документов;
•сквозная регистрация документов несколькими отделами;
•создание, отправка и контроль резолюций;
•организация связей между электронными документами, резолюциями;
•анализ истории обработки документов;
•постановка документов на контроль;
•мониторинг контрольных дат;
•управление большими архивами документов;
•интеграция с электронной почтой.
Результат использования
•единое информационное пространство для обработки внешней корреспонденции;
•документы не теряются;
•информация легкодоступна из любой географической точки;
•пользователи видят и могут работать только с теми документами, доступ к которым регламентирован должностными
инструкциями.

15. Модуль «Документы» предназначен для создания и регистрации организациионно - распорядительной
документации и других внутренних документов.
Основные возможности
• подготовка проектов документов;
• гибкие маршруты согласования;
• групповая работа с проектом документа (версионность);
• гибкое разграничение доступа к информации;
• ввод электронных документов в систему при помощи шаблонов и сканирования документов;
• автоматическое заполнение электронной карточки документа;
• контроль дублирования документов;
• гибкая регистрация всех типов документов, с автоматическим присвоением регистрационного
номера различной сложности;
• ведение единого электронного журнала внутренних документов организации;
• сквозная регистрация документов несколькими отделами;
• создание, отправка и контроль резолюций;
• организация связей между электронными документами, резолюциями;
• анализ истории обработки документов;
• постановка документов на контроль;
• мониторинг контрольных дат;
• управление большими архивами документов.
Результат использования
• ускорение управленческого документопотока организации;
• документы не теряются;
• быстрый доступ к истории создания и обработки документов;
• автоматизированный контроль исполнения документов.

16. Модуль «Договоры» позволяет вести учет существующих договоров, осуществлять планирование и
контроль этапов по договорам.
Основные возможности
• единый реестр (электронный журнал) договоров;
• разграничение доступа к документам;
• автоматическое заполнение карточек типовых документов (использование шаблонов);
• создание связей с другими электронными документами, в т.ч. и из других модулей СЭД iTs-Office;
• контроль дублирования документов;
• согласование договоров по маршрутам - последовательное, параллельное;
• фиксирование этапов по договору;
• создание событий и заблаговременное оповещение об их наступлении;
• настраиваемые правила хранения договоров;
• средства оперативного поиска документов;
• средства удобной и мгновенной сортировки информации в необходимых разрезах;
• мониторинг и контроль исполнения обязательств по договору.
Результат использования
• единое информационное пространство для коллективной работы с договорами организации;
• сотрудники видят и могут работать только с теми документами, к которым имеют доступ;
• договора легко находятся и удобно сортируются в необходимых разрезах;
• получение целостной картины о договорной деятельности организации;
• доступ к истории создания и обработки договоров;
• быстрое согласование проектов договоров без привязки к географическому месту нахождения
рецензентов.

17. Модуль «Контакты» предназначен для решения задач эффективного управления процессом
взаимоотношений организации с ее потенциальными заказчиками, существующими клиентами,
партнерами и с другими контрагентами.
Основные возможности
•единое информационное пространство для сотрудников отделов сбыта и маркетинга, и всех
заинтересованных лиц;
•учет всех контрагентов с сортировкой по статусам, критериям, специализации и прочее;
•планирование и регистрация контактов с контрагентами;
•автоматизированный контроль за ходом взаимоотношений;
•хронология взаимодействия с клиентами;
•планирование и проведение маркетинговых мероприятий;
•сортировка и анализ информации в различных разрезах.
Модуль «Совещания» предназначен для автоматизации процессов подготовки и проведения
совещаний руководства всех уровней.
Возможности модуля
•формирование повестки дня;
•автоматическая рассылка приглашений участникам, обратная связь;
•формирование поручений по повесткам дня (подготовить доклад);
•автоматическое формирование протокола на фирменном бланке организации;
•формирование поручений по резолюциям;
•автоматическая рассылка уведомлений по поручениям;
•автоматизированный контроль исполнения поручений (по повесткам и резолюциям).

18. Модуль «Контроль и анализ исполнительской дисциплины» предназначен для выдачи заданий и
поручений, а также для анализ их выполнения.
Основные возможности
•постановка задач сотрудникам;
•связанные поручения;
•автоматизированный контроль сроков исполнения;
•оповещение участников процесса;
•анализ исполнительской дисциплины;
•централизованное хранение информации о всех задачах и поручениях как по документам так и без основания;
•гибкая настройка разграничения доступа к информации;
•сортировка информации в общем разрезе жизненного цикла поручения;
•статистика по исполнительской дисциплине
В системе электронного документооборота iTs-Office существует возможность использования заранее созданных шаблонов
карточек поручений - это позволяет руководителям и пользователям СЭД iTs-Office унифицировать работу с однотипными
заданиями, поручениями.
Результаты использования модуля «Контроль и анализ исполнительской дисциплины»
Для руководителей:
•решения выполняются качественно и своевременно;
•повышается уровень исполнительской дисциплины;
•прозрачное управление организацией.
Для исполнителей:
•напоминание о текущих поручениях;
•автоматизированный контроль сроков.
•Использование системы электронного документооборота iTs-Office повышает уровень исполнительской дисциплины в
организации, а соответственно и управление организацией в целом.

19. Модуль «Заявки на оплату» предназначен для согласования заявок на оплату товаров и услуг,
формирования и утверждения плана платежей, контроля выполнения бюджета.
Основные возможности
•планирование бюджета
• по периодам (год, полугодие, квартал, месяц)
• по подразделениям (центрам учета)
• по классификаторам (статьям дохода/затрат)
•выполнение бюджета
• по периодам (год, полугодие, квартал, месяц)
• по подразделениям (центрам учета)
• по классификаторам (статьям дохода/затрат)
•определение прогнозируемых затрат.
•определение плановых затрат.
•определение фактических затрат.
•группировка заказов при помощи планов платежей.
•учет тендерных договоров.
Результат использования
• единое информационное пространство для работы с финансовыми потоками организации;
• коллективная работа, географически распределенная работа с информацией;
• оперативный доступ к информации из любой точки;
• разграничение доступа к информации, согласно должностным инструкциям;
• безопасный обмен важной управленческой информацией (5-ти уровневая защита, использование
механизмов шифрования и электронной цифровой подписи);
• прозрачность и эффективное управление финансовыми потоками организации.

20. Модуль «Кадры» позволяет вести учет кадровой деятельности, осуществлять мониторинг штатного
расписания, занимаемых вакансий, оклады сотрудников, личные данные, стаж в отрасли и многое
другое.
Основные возможности
•ведение штатного расписания;
•мониторинг доступных вакансий;
•мониторинг штатных единиц по отделам;
•мониторинг замещений (добавление/удаление);
•расчет окладов (профессии, дополнительные признаки);
•учет стажа сотрудников (общий/в отрасли);
•учет доплат сотрудникам;
•мониторинг профессий по предприятию (код, название, категория, коэффициент, дополнительное значение);
•ведение личных карточек сотрудников (реквизиты, образование, трудовая деятельность, семья, выслуга лет, добавляемые
признаки, замещения);
•построение отчетности (штатное расписание, расстановка, должностные оклады, штатная книга).
Модуль «Знания» предназначен для накопления и распространения разнородной корпоративной
информации, корпоративного опыта по различным направлениям деятельности предприятия.
Основные возможности
•учет и хранение
• нормативной документации
• информационно справочной документации
• регламентов, должностных инструкций
• маркетинговой документации
• и прочая плохо структурированная информация (документы, медиа файлы, чертежи и прочее)
•мониторинг актуальности «Знаний»

21. Модуль «Портфель проектов» предназначен для управления портфелями проектов компании,
позволяет получать подробную информацию по проекту.
Основные возможности
•иерархическое представление всех проектов организации;
•формирование и регистрация проектов;
•фиксация связей со всеми документами, поручениями, согласованиями, а также совещаниями имеющими
отношение к проекту;
•возможность отслеживания хода проекта поэтапно;
•оперативное оповещение ответственных пользователей о событиях по этапам и проектам;
•формирование статистической и аналитической отчетности различной сложности.
Результат использования
•централизованное хранение информации по всем проектам организации;
•единое информационное пространство для коллективной работы;
•документы по проекту не теряются, легко находятся;
•оперативный и разграниченный доступ к документам;
•прозрачность процесса формирования портфеля проектов;
•отбор в портфель наиболее эффективных проектов для компании;
•увязывание портфеля проектов со стратегией развития компании;
•эффективное управление портфелем проектов на этапе реализации.

22. Модуль «Контроль проверок» предназначен для управления задачами контроля над плановыми
проверками организации всевозможными проверяющими органами.
Модуль «Командировки» предназначен для структурированного хранения информации о
командировках сотрудников организации.
Модуль «Фирменные бланки» предназначен для формирования и хранения информации о фирменных
бланках предприятия в структурированном виде.
Модуль «Учет рабочего времени» предназначен для регистрации и контроля времени выхода
сотрудников на работу. Модуль может быть интегрирован с системой табельного учета организации.
Модуль «Инвентаризация ИТ» предназначен для учета и контроля использования компьютерной техники в
организации. В модуле предусмотрена возможность проводить инвентаризацию и планировать
технические осмотры техники специалистами службы Информационных технологий.

23. Механизмы

24. Простой и понятный интерфейс

25. Простой и понятный интерфейс

26. Встроенный web интерфейс

27. Эффект практического применения СЭД iTs-Office

28. Стоимость СЭД iTs-Office

29. Методология внедрения

30. 12 лет успешной работы на рынке ИТ
Основные направления деятельности:
 Разработка систем коллективной работы и электронного документооборота (СЭД)
 Комплексные решения по автоматизации управления предприятием (ERP)
 Решение задач службы технической поддержки (service-desk)
 Поставка ПО вендоров
 Заказные разработки
Тиражные продукты компании:
iTs-Office – автоматизация документооборота и бизнес-процессов.
iTs-ScanDoc – сканирование документов с последующим импортом в СЭД iTs-Office.
iTs-Pager – оповещение пользователя о задачах (в почте или в СЭД iTs-Office).
iTs-Aspam – антиспам для почтовых серверов Domino.
iTs-STP – управление процессом сопровождения и технической поддержки (service-desk).
iTs-Report LN – генератор сложных отчетов (СУБД Domino)
Специалисты компании имеют богатый опыт разработки, внедрения и сопровождения
информационных систем управления.

31. Некоторые клиенты компании

32. Роман Галинский
062 381-04-06
050 347-70-87
rgalinskiy@its.dn.ua