Software Project Management - Pengenalan Manajemen Proyek

SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom
Pengenalan Manajemen Proyek
TIPS
Dudy Fathan Ali, S.Kom (DFA)
2016
CEP - CCIT
Fakultas Teknik Universitas Indonesia

Kegagalan Proyek Teknologi Informasi

Tapi, 70% Proyek TI di Indonesia mengalami kegagalan (Majalah Swa)

How the customer
explained it
How the project
leader understood it

How the analyst
designed it
How the customer
was billed

How the
programmer wrote it
What the customer
really needed

Keuntungan Penggunaan Manajemen Proyek
o Pengawasan yang lebih baik untuk segi keuangan secara fisik
dan pada sumber daya manusia.
o Meningkatkan relasi pelanggan.
o Waktu pengembangan yang lebih singkat.
o Biaya yang lebih rendah.
o Kualitas yang lebih tinggi dan meningkatkan keandalan
o Menaikkan keuntungan
o Meningkatkan produktivitas
o Koordinasi internal lebih baik
o Meningkatkan moral kerja (mengurangi stres)

Proyek dan Management Proyek
Proyek adalah usaha atau pekerjaan sementara yang dilakukan untuk
membuat sebuah produk, menghasilkan jasa atau hasil yang unik.
~ PMBOK Guide (2004)
Proyek adalah usaha terkoordinasi, menggunakan kombinasi manusia,
teknik, administrasi dan keuangan, dalam rangka mencapai tujuan yang
spesifik dalam jangka waktu tertentu.
~ Graham McLeod & Derek Smith (2001)
Catatan :
Dalam suatu proyek, ada suatu kepastian dimulai dan selesai, entah karena semua tujuan
atau sasaran sudah tercapai atau karena terpaksa diakhiri karena satu atau lain hal.
Definisi Proyek

Definisi Proyek
Sifat / Atribut Suatu Proyek :
o Memiliki tujuan yang unik
o Bersifat sementara
o Dibangun berdasarkan Progressive Elaboration (dilaksanakan
serta dikendalikan)
o Membutuhkan sumber daya yang bisa berasal dari berbagai
area
o Harus memiliki satu pelanggan utama atau sponsor
o Melibatkan ketidakpastian

Definisi Proyek
Apa yang bisa dihasilkan dari suatu Proyek?
1. Sebuah Produk
o Menjadi produk hasil ataupun menjadi komponen pengembangan
produk lain
2. Kemampuan untuk menghasilkan jasa
o Contoh : Fungsi bisnis yang mendukung produksi atau distribusi
3. Sebuah hasil berupa dokumen
o Contoh : Proyek penelitian yang menghasilkan pengetahuan untuk
menentukan pasar atau sebuah proses baru yang menguntungkan
masyarakat

Kendala Dalam Proyek
1. Ruang Lingkup
o Mendefinisikan apa yang
termasuk dalam pekerjaan
proyek
2. Waktu
o Mendefinisikan waktu yang
dibutuhkan untuk
menyelesaikan proyek
3. Biaya
o Mendefinisikan dana yang
dibutuhkan untuk
menyelesaikan proyek

Definisi Manajemen Proyek
Manajemen proyek adalah penerapan pengetahuan, keahlian, alat-
alat, dan teknik untuk aktivitas proyek untuk memenuhi
persyaratan proyek.
~ PMBOK Guide (2004)
Fase yang tersedia dalam Manajemen Proyek :
1. Fase Pengenalan
2. Fase Perencanaan
3. Fase Pelaksanaan
4. Fase Pengawasan dan Kontrol
5. Fase Penyelesaian

Definisi Manajemen Proyek
Cakupan Pengelolaan Suatu Proyek
Mengenali Permintaan
Menangani Kebutuhan
Menyeimbangkan Kendala
Relasi antara faktor-faktor ini adalah jika salah satu faktor berubah, paling tidak
ada satu faktor yang terpengaruh.

Sembilan Area Pengetahuan Manajemen Proyek
1. Scope Management
2. Time Management
3. Cost Management
4. Quality Management
5. Human Resource
Management
6. Communication
Management
7. Risk Management
8. Procurement Management
9. Integration Management

Alat-Alat dan Teknik dalam Manajemen Proyek
1. Project Charter
2. Scope Statement
3. WBS (Scope)
4. Gantt Charts
5. Network Diagrams
6. Critical Path Analysis
7. Critical Chain Scheduling
8. Cost Estimation
9. Earned Value Management (Cost)

Contoh Gantt
Chart

Network Diagram (1958)

Peran Manajer Proyek
o Manajer proyek adalah seseorang yang ditugaskan oleh perusahaan untuk mencapai
tujuan proyek.
o Memiliki tugas yang berbeda dari manajer fungsional atau manajer operasional.
Karakter Yang Harus Dimiliki Manajer Proyek
1. Pengetahuan
o Seorang manajer proyek harus menguasai hal manajemen proyek.
2. Kinerja
o Seorang manajer harus dapat mengaplikasian seluruh pengetahuan yang
dimilikinya ke dalam manajemen proyek
3. Kepribadian
o Seorang manajer harus berperilaku baik dalam menjalankan tugasnya, termasuk
memiliki sikap dan jiwa kepemimpinan.

Untuk mencapai tujuan proyek, manajer proyek harus:
Mengidentifikasi kebutuhan proyek
Membangun dan mendefinisikan tujuan
proyek dengan jelas
Mengadaptasi spesifikasi, perencanaan, dan
pendekatan dari berbagai pertimbangan
Perlu diingat bahwa 97%
proyek yang sukses
dipimpin oleh manajer
proyek yang
berpengalaman.

Komunikasi
Organisasi
Team-Building
Kepemimpinan
Teknologi
Keterampilan yang harus dimiliki oleh seorang Manajer Proyek :

Faktor Lingkungan Perusahaan
o Faktor-faktor lingkungan perusahaan adalah faktor-faktor yang mendukung
suksesnya sebuah proyek, baik itu dari dalam perusahaan maupun dari luar
perusahaan.
o Faktor-faktor ini dapat meningkatkan atau malah menghambat jalannya
proyek
Budaya
Perusahaan
Struktur
Perusahaan
Standarisasi
Kualitas
Infrastruktur
Sumber Daya
Manusia
Kondisi
Pasar Iklim Politik Etc..
Faktor-faktor yang mempengaruhi :

Pihak yang terlibat (Project Stakeholders)
Nama Stakeholders Definisi
Sponsor Proyek Perorangan atau grup yang menyediakan sumber daya
keuangan, baik secara tunai atau lainnya, untuk sebuah
proyek
Manajer Program Manajer yang bertanggung jawab dalam mengelola proyek-
proyek terkait untuk memperoleh manfaat dari proyek-
proyek yang sudah ada
Manajer Proyek Seseorang yang ditunjuk oleh perusahaan terkait untuk
mencapai tujuan proyek
Anggota Tim Proyek Sumber daya manusia untuk suatu proyek yang akan
dikerjakan dan memiliki tanggung jawab yang tinggi pada
posisinya masing-masing
Stakeholders adalah orang-orang atau pihak-pihak yang secara aktif terlibat didalam
sebuah proyek

Nama Stakeholders Definisi
Staf Pendukung Sumber daya manusia yang membantu dalam proses-proses
yang berlangsung pada pelaksanaan proyek
Client/User Perorangan/perusahaan yang akan menggunakan produk
atau hasil dari sebuah proyek
Pemasok Pihak yang menyalurkan bahan baku kepada perusahaan-
perusahan guna memperoses produksinya untuk
menghasikan produk akhir.
Manager Portofolio Manajer yang bertanggung-jawab untuk sekumpulan proyek
atau program pada jajaran tingkat tinggi dalam perusahan
Stakeholders adalah orang-orang atau pihak-pihak yang secara aktif terlibat didalam
sebuah proyek

Perkembangan Manajemen Proyek
o Secara Fisik (Project Management Office)
o Mengumpulkan, mengatur dan menggabungkan data proyek untuk
seluruh perusahaan
o Mengembangkan dan memelihara templates untuk dokumen-dokumen
proyek.
o Membangun atau mengkoordinasi pelatihan di berbagai topik
manajemen proyek.
o Membuat dan menyediakan jalur karir resmi untuk para manajer
proyek.
o Menyediakan jasa konsultasi manajemen proyek
o Secara Teknologi (Software Management Proyek)
o Low-end Tools (kurang dari $200)
o Mid-range Tools ($200 - $500)
o High-end Tools (lisensi per pengguna)

Perkembangan Manajemen Proyek
Contoh tools manajemen proyek untuk perusahaan

Siklus Hidup Manajemen Proyek
Tiga peraga bola untuk manajemen sistem

Karakteristik Siklus Hidup Proyek
1. Dilakukan secara berurutan
2. Level biaya dan sumber daya di awal adalah rendah kemudian
memuncak dan akhirnya menurun di akhir proyek
3. Level ketidakpastian dan resiko berada paling tinggi pada awal
proyek
4. Keterlibatan stakeholders untuk menentukan produk akhir dari
sebuah proyek berada paling besar di awal proyek, berkaitan
dengan biaya perubahan yang makin meningkat di akhir proyek

Beberapa variable berimbas pada jadwal perencanaan

Fase Proyek
Fase-fase proyek adalah pembagian dalam sebuah proyek agar proyek dapat
diselesaikan secara efektif. Fase-fase dalam proyek biasanya diselesaikan secara
berurutan, terkadang dapat mendahului satu sama lain dibeberapa situasi.

Fase Proyek
3 Dasar Tipe Relasi Fase ke Fase
1. Sequential Relationship (Hubungan Berurutan)
o Fase yang berikutnya hanya dikerjakan setelah fase yang sebelumnya
sudah selesai.
2. Overlapping Relationship (Hubungan Saling Mendahului)
o Fase yang berikutnya dimulai ketika fase yang sebelumnya hampir
selesai.
3. Iterative Relationship (Hubungan Berulang)
o Hanya satu fase yang direncanakan, kemudian dengan berjalannya fase
yang pertama ini, perencanaan fase-fase berikutnya turut dikerjakan.

Perusahaan
Rangka Struktural (Structural Frame) Rangka SDM (Human Resource Frame)
Rangka ini menekankan pada struktur
perusahaan (umumnya digambarkan dengan
bagan perusahaan). Berfokus pada
kelompok-kelompok dan tanggung
jawabnya. Sangat rasional dan berfokus pada
koordinasi dan pengendalian.
Rangka ini berfokus pada keharmonisan
antara kebutuhan-kebutuhan perusahaan
dan kebutuhan-kebutuhan “orangnya”.
Kelemahan rangka ini adalah rentan
terhadap “konflik kepentingan” pribadi atau
kelompok.
Rangka Politik (Political Frame) Rangka Simbolik (Symbolic Frame)
Rangka ini mengasumsikan perusahaan
sebagai kumpulan berbagai individu dan
kelompok yang memiliki kepentingan yang
beragam. Masalah utama dari rangka ini
adalah konflik dan kekuasaan.
Berfokus pada simbol dan makna. Apa
makna dari sebuah peristiwa di dalam
perusahaan merupakan hal yang lebih
penting dibandingkan apa yang benar-benar
terjadi. Contoh: bagaimana cara seseorang
berpakaian? Biasanya sangat erat kaitannya
dengan budaya perusahaan tersebut.
Rangka-rangka dalam pemahaman perusahaan

Struktur Perusahaan
3 Struktur dasar perusahaan:
o Functional
o Project
o Matrix

Pentingnya Manajemen Stakeholders
Manajer proyek harus meluangkan waktu untuk mengidentifikasi, memahami,
dan menjaga hubungan antara semua stakeholders proyek.
Komitment manajemen tingkat atas sangatlah dibutuhkan karena :
o Beberapa studi membuktikan bahwa komitmen manajemen tingkat atas adalah
salah satu kunci keberhasilan sebuah proyek
o Manajemen tingkat atas dapat membantu manajer proyek mengamankan sumber
daya yang memadai, mendapatkan persetujuan untuk kebutuhan proyek yang unik
pada waktu yang tepat, mendapat kerja sama dari orang-orang diseluruh
perusahaan, dan belajar bagaimana menjadi seorang pemimpin yang lebih baik.
o Standar dan pedoman membantu manajer proyek untuk lebih efektif.
o Manajemen senior dapat mendorong penggunaan bentuk standar dan perangkat
lunak untuk manajemen proyek, pengembangan dan penggunaan pedomana
untuk menulis rancangan proyek.

Latihan Mandiri
1. Jelaskan faktor-faktor yang mempengaruhi kegagalan proyek teknologi
informasi.
2. Sebutkan faktor-faktor yang mempengaruhi keberhasilan suatu proyek.
3. Sebutkan dan jelaskan keuntungan dari penggunaan manajemen proyek.
4. Sebutkan dan jelaskan 3 kendala sekaligus faktur penentu kualitas yang
biasanya dialami oleh setiap proyek.
5. Sebutkan dan jelaskan masing-masing fase yang ada dalam manajemen
proyek.
6. Sebutkan keterampilan yang harus dimiliki oleh seorang Manajer Proyek dan
jelaskan mengapa keterampilan tersebut menjadi penting untuk dimiliki.
7. Sebutkan pihak-pihak yang secara aktif terlibat didalam sebuah proyek
beserta definisinya.
Jawaban diketik di MS Word dengan mencantumkan nama dan kelas, dan dikumpulkan
dalam bentuk PDF.

Terima Kasih
Dudy Fathan Ali S.Kom
dudy.fathan@eng.ui.ac.id

Software Project Management - Pengenalan Manajemen Proyek

More Related Content

What's hot

Viewers also liked

Similar to Software Project Management - Pengenalan Manajemen Proyek

More from Dudy Ali

Software Project Management - Pengenalan Manajemen Proyek

Editor's Notes