Smau Firenze 2014 - Fatturazione Elettronica verso la PA: un primo passo per digitalizzare il Paese

www.osservatori.netMARAZZI - CATTANE | Workshop Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione 10 luglio 2014
Il Ciclo Ordine-Pagamento:
i diversi approcci alla Digitalizzazione
Conservazione
Sostitutiva
Fatturazione
Elettronica
Integrazione del Ciclo
Ordine-Pagamento
Conservazione dell’Attivo
Conservazione elettronica delle
fatture emesse verso i clienti,
sostituendo l’archiviazione
cartacea ai fini fiscali
Fatturazione Elettronica
Accordo tra partner di business
per lo scambio di fatture
generate, trasmesse e conservate
esclusivamente in elettronico
Ordine-Pagamento
Gli scambi documentali sono
sostituiti da interscambi di flussi
in formato elettronico strutturato
Digitalizzazione e
Conservazione del Passivo
Conservazione elettronica delle
fatture emesse dai fornitori,
sostituendo l’archiviazione
cartacea ai fini fiscali
Formato non strutturato:
le fatture sono file immagine (TIFF,
JPEG) non direttamente elaborabili
Formato strutturato:
le fatture contengono dati in formato
elettronico direttamente elaborabile
da applicazioni informatiche
Ordine-Fattura
Fattura-Pagamento
Completa Integrazione
e Dematerializzazione
I diversi modelli

Conservazione Sostitutiva
Ambito di progetto
Cliente
Sistema
Bancario
Fornitore
Ordine Consegna Fatturazione Pagamento
Allineamentodati
Progetti sviluppati internamente, che non richiedono di
relazionarsi con la controparte (clienti o fornitori)
!! Conservazione dell’attivo – Conservazione elettronica
delle fatture emesse verso i clienti, che sostituisce
l’archiviazione cartacea a fini fiscali
!! Conservazione del passivo – Conservazione elettronica
delle fatture ricevute dai fornitori (anche con scansione),
che sostituisce l’archiviazione cartacea a fini fiscali

Ambito di progetto
Cliente
Sistema
Bancario
Fornitore
Allineamentodati
Cliente
Sistema
Bancario
Fornitore
Allineamentodati
Ambito di progetto
Principali fonti di beneficio

Ambito di progetto
Cliente
Sistema
Bancario
Fornitore
Allineamentodati
Cliente
Sistema
Bancario
Fornitore
Allineamentodati
Ambito di progetto
Risparmio di
spazio, materiali

Cliente
Sistema
Bancario
Fornitore
Allineamentodati
Ambito di progetto
Risparmio di
spazio, materiali, costi di trasmissione
Beneficio
Tempo di
payback
Conservazione
dell’Attivo
Digitalizzazione
e Conservazione
del Passivo
BENEFICIO
I benefici e la redditività
1÷2 !/fattura
in genere < 1 anno
0,5÷1,2 !/fattura
in genere < 2 anni
Risparmio di spazio,
materiali

Ambito di progetto
Cliente
Sistema
Bancario
Fornitore
Ordine Consegna Pagamento
Allineamentodati
Progetti che richiedono un accordo tra partner commerciali
per lo scambio di fatture che vengono generate, emesse e
conservate esclusivamente in formato elettronico
!! In formato non strutturato: le fatture sono file immagine
(TIFF, JPEG) non direttamente elaborabili
!! In formato strutturato: le fatture contengono dati
direttamente elaborabili da applicazioni informatiche
Fatturazione

Ambito di progetto
Cliente
Sistema
Bancario
Fornitore
Allineamentodati
Fatturazione
Ambito di progetto
Cliente
Sistema
Bancario
Fornitore
Allineamentodati
Fatturazione

Ambito di progetto
Ambito di progetto
Cliente
Sistema
Bancario
Fornitore
Allineamentodati
Fatturazione
Risparmio di
Spazio, Trasmissione…
non strutturata …

Ambito di progetto
Ambito di progetto
Cliente
Sistema
Bancario
Fornitore
Allineamentodati
Fatturazione
Risparmio di
Spazio, Trasmissione…
non strutturata …
… e strutturata
… risparmio di costi di Manodopera e
incremento di produttività e qualità

Ambito di progetto
Ambito di progetto
Cliente
Sistema
Bancario
Fornitore
Allineamentodati
Fatturazione
Beneficio
Tempo di
payback
Fatturazione
Elettronica
non strutturata
Fatturazione
Elettronica
strutturata
BENEFICIO
1,8÷4 !/fattura
in genere < 2 anno
5,5÷8,2 !/fattura
in genere < 1 anno
Risparmio di
Spazio, Trasmissione
e Manodopera

Ambito di progetto
Ambito di progetto
Cliente
Sistema
Bancario
Fornitore
Allineamentodati
Fatturazione
Risparmio di
Spazio, Trasmissione
e Manodopera
Focus: relazione Imprese e PA
Ragioneria Generale dello Stato
FattureFatture
Ricevute-Notifiche Notifiche
FattureFatture
Ricevute
Notifiche Notifiche
Flusso informativo
per il Monitoraggio della
Finanza Pubblica
Intermediario
Sistema
di
Interscambio
(SdI)
Fornitore
Alfa
Fornitore
Beta
PA
Prevede l’invio di Fatture in formato elettronico strutturato
XML, il cosiddetto Tracciato FatturaPA. La relazione con la
PA avviene tramite il SdI, il quale provvede a eseguire
controlli formali sulle Fatture, recapitarle alle PA destinatarie
e veicolare informazioni circa l’esito della trasmissione

Fatturazione Elettronica verso la PA:
le principali domande e risposte
La raccolta delle 23 principali domande e risposte,
circostanziate e puntuali, emerse in occasione di un workshop
promosso dall’Osservatorio in collaborazione con l’Agenzia per l’Italia
Digitale: un momento fortemente interattivo, che ha visto un confronto
aperto e costruttivo fra tutti i partecipanti
Ne è derivato questo strumento di condivisione, finalizzato a favorire
il passaggio verso l’introduzione della Fatturazione Elettronica sia da
parte delle PA sia da parte delle imprese e dei professionisti che
forniscono beni e servizi alla PA stessa
A guidare sia l’incontro sia il documento è la ferma convinzione che ora
non si può prescindere dall’attivarsi con consapevolezza per poter FARE
BENE Fatturazione Elettronica, verso la PA ma non solo!
Disponibile
gratuitamente su
www.osservatori.net
Inquadra il QR Code
18. Come si applica l’obbligo di Fatturazione Elettronica verso la
PA ai fornitori esteri?
A oggi, i soggetti non residenti in Italia che agiscono da fornitori
della PA sono esclusi dall’obbligo di Fatturazione Elettronica. Si
rimanda, tuttavia, a un successivo Decreto la definizione delle
modalità di applicazione dell’obbligo di Fatturazione Elettronica
verso la PA anche per questi soggetti …
Un esempio di domanda a cui si da risposta:

Integrazione Ciclo Ordine-Pagamento
Ambito di progetto
Cliente
Fornitore
Progetti finalizzati a supportare lo scambio documentale tra
clienti e fornitori in formato elettronico strutturato
!! Integrazione del Ciclo Ordine-Fattura – scambio di
documenti del ciclo logistico-commerciale
!! Integrazione del Ciclo Fattura-Pagamento – scambio di
documenti del ciclo amministrativo-finanziario
!! Completa Integrazione e Dematerializzazione –
integrazione di tutte le fasi del ciclo con realizzazione
della Fatturazione Elettronica strutturata a norma di legge
Fatturazione
Sistema
Bancario
Allineamentodati

Ambito di progetto
Cliente
Fornitore
Fatturazione
Sistema
Bancario
Allineamentodati
Ambito di progetto
Cliente
Fornitore
Allineamentodati
Consegna PagamentoFatturazioneOrdine
Sistema
Bancario

Cliente
Fornitore
Fatturazione
Sistema
Bancario
Allineamentodati
Ambito di progetto
Cliente
Fornitore
Allineamentodati
Sistema
Bancario
Risparmio
di Manodopera, incremento di
produttività e qualità

Risparmio
Ambito di progetto
Ambito di progetto
Cliente
Fornitore
Allineamentodati
Sistema
Bancario
Beneficio
Tempo di
payback
Integrazione
Ciclo
Ordine-Pagamento
BENEFICIO
25÷65 !/ciclo
in genere < 1 anno
Risparmio

Avv. Annarita Ricci
Studio Legale Finocchiaro
Osservatori Digital Innovation
School of Management – Politecnico di Milano
Osservatorio Fatturazione Elettronica
Il quadro
giuridico-normativo
10 Luglio 2014

Avv. Annarita Ricci
www.studiolegaleﬁnocchiaro.it
www.blogstudiolegaleﬁnocchiaro.it
I processi di dematerializzazione

La dematerializzazione:
l’approccio del legislatore
italiano

L’approccio del legislatore
italiano
• Rapporto di equivalenza e non di identità fra documento
informatico e documento cartaceo
• il documento è ciò che rappresenta un fatto
• irrilevante è la materia di cui è costituito

L’approccio del legislatore
italiano
• Rapporto di equivalenza e non di identità fra ﬁrme
informatiche e sottoscrizione autografa

Nuovo concetto di ﬁrma
• Non necessariamente “sotto-scritta” e non più gesto
personalissimo dell’autore

Nuovo concetto di firma (2)
• Le firme informatiche non sono la sottoscrizione autografa, sono
come la sottoscrizione autografa
• La diversità ontologica degli strumenti costringe ad un differente
approccio
• Rapporto di equivalenza e non di identità fra firme informatiche e
sottoscrizione autografa quanto agli effetti giuridici

Il quadro normativo

Il quadro normativo vigente
• D.lgs. 7 marzo 2005, n. 82, “Codice dell’amministrazione
digitale”
• D.p.c.m. 22 febbraio 2013, “Regole tecniche in materia di
generazione, apposizione e verifica delle firme elettroniche
avanzate, qualificate e digitali, ai sensi degli articoli 20, comma 3,
24, comma 4, 28, comma 3, 32, comma 3, lettera b), 35,
comma 2, 36, comma 2, e 71”

Il quadro normativo vigente
• D.p.c.m. 3 aprile 2013
• “Regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai
sensi degli articoli 20, commi 3 e 5-bis, 23-ter, comma 4, 43,
commi 1 e 3, 44 , 44-bis e 71, comma 1, del Codice
dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82
del 2005”

Il quadro normativo
in prospettiva
• Proposta di regolamento del Parlamento Europeo e del Consiglio
(2012/0146) in materia di identiﬁcazione elettronica e servizi
ﬁduciari per le transazioni elettroniche nel mercato interno
• abrogherà la direttiva 1999/93/CE

Gli strumenti operativi

Documento informatico:
il valore giuridico
• il documento informatico assume differente efﬁcacia probatoria e
differente valore sostanziale a seconda della tipologia di ﬁrma
elettronica apposta

il necessario approccio
• è necessario quindi valutare
• se la ﬁrma sia necessaria
• quale sia la funzione della ﬁrma

il necessario approccio
• quale sia la ﬁrma necessaria, o consigliabile, in base a:
• funzione
• requisiti normativi
• costi
• impatto organizzativo

Le firme informatiche
• 4 firme +1
• firma elettronica
• firma elettronica avanzata
• firma qualificata
• firma digitale, tutte normate dal CAD
• + l’“acquisizione digitale della sottoscrizione autografa”
seguita dalla firma digitale dal notaio, prevista dalla l. notarile

Efﬁcacia probatoria e idoneità a
soddisfare il requisito della
forma scritta

Documento informatico senza
ﬁrma
• rinvio all’art. 2712 del codice civile (art. 23 quater)
• efﬁcacia probatoria delle riproduzioni meccaniche
• prova i fatti in esso rappresentati se non è disconosciuto

Giurisprudenza
• Cass. 11445/2001
• Cass. 9884/2005
• Cass. 13916/2007
• Trib. Roma 22/04/2008
• Trib. Roma 30/10/2008
• Cass. 6911/2009

Documento informatico con
firma elettronica
• efficacia probatoria e idoneità a soddisfare il requisito della forma
scritta liberamente valutabili in giudizio
• riferimento a caratteristiche oggettive di sicurezza, integrità,
qualità e immodificabilità

Giurisprudenza
• Trib. Mondovì 7/06/2004
• Trib. Verona 26/11/2005
• G.d.P. Pesaro 2/11/2004
• Trib. Ancona 09/04/2005
• Trib. Torino 12/02/2008
• Trib. Cassino 24/02/2009
• Trib. Prato 15/04/2011
• Trib. Catanzaro 30/04/2012

firma avanzata, qualificata e
digitale
• efficacia probatoria della scrittura privata (art. 2702 c.c.)
• idoneità a soddisfare il requisito della forma scritta, anche
se ...

firma elettronica avanzata
• solo per i contratti elencati dal n. 1 al n. 12 del codice civile cioè
per i contratti aventi ad oggetto beni immobili
• è richiesto che al documento sia apposta una firma qualificata o
digitale
• non è sufficiente la firma elettronica avanzata

firma elettronica avanzata
• per tutti “gli altri atti specialmente indicati dalla legge” che
richiedono la forma scritta a pena di nullità (n. 13 dell’art. 1350
del codice civile) può essere utilizzata anche la firma elettronica
avanzata, oltre a quella qualificata e digitale
• ad esempio: i contratti bancari (art. 117 del TUB)

Novità normative

Novità normative
• In materia di fatturazione elettronica
• Ministero dell’economia e delle ﬁnanze, decreto del 17 giugno
2014, “Modalità di assolvimento degli obblighi ﬁscali relativi ai
documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di
supporto, articolo 21, comma 5 del decreto legislativo n.
82/2005”
• Agenzia dell’Entrate, circolare 18/E del 24 giugno 2014, “IVA.
Ulteriori istruzioni in materia di fatturazione”

Novità normative
• d.m. del 17 giugno 2014
• stabilisce, attraverso rinvii alla disciplina generale, gli obblighi
da osservare nei processi di formazione e conservazione dei
documenti informatici rilevanti ai ﬁni tributari

Novità normative
• La circolare 18/E del 24 giugno 2014 dell’Agenzia dell’Entrate
fornisce chiarimenti
• sulla nozione di fattura elettronica
• sulla nozione di accettazione
• sulla conservazione

Novità normative
• Si conferma la possibilità di esternalizzare le fasi del processo
• ruolo essenziale del contratto di outsourcing

fine
www.studiolegalefinocchiaro.it
www.blogstudiolegalefinocchiaro.it

Daniele Marazzi
Davide Cattane
verso la PA: un primo passo
per digitalizzare il Paese
10 Luglio 2014

ignorare i segnali e
restare ancorati a
modelli gestionali e
modalità di relazione
tradizionali
farsi promotori del
cambiamento,
governando e
cavalcando l’onda
delle opportunità
aspettare che siano i
propri partner di
business e/o i propri
competitor a “indicare
la strada”
Dal “dilemma” fra Opportunità o Urgenza...
...alle possibili prospettive
Per le organizzazioni del nostro Paese si profilano tre possibili alternative

Base empirica
112
imprese
Base empirica
186
imprese
Logistica e
Trasporti
Utility
Altro
Bancario e
Assicurativo
Editoria
e Media
Turismo
Fashion
Metalmeccanico
Largo Consumo
Automotive
Arredamento
Chimico
Materiale
Elettrico
Altro
Elettrodomestici
25%
19%
11%
10%
8%
6%
4%
4%
3%
10%
21%
18%
12%12%
6%
31%
Farmaceutico
Base empirica
354
imprese
Service
Engineering and
Construction
Distribution
(B2b/B2c)
32%
53%
11%
4% Manufacturing
La voce delle imprese

I progetti di Digitalizzazione in Italia
I C-level coinvolti
Amministrazione
Finanza
e Controllo
Commerciale
e Marketing
IT e Sistemi
Informativi
Direzione
Centrale
Acquisti
Logistica e
Supply Chain
Produzione e
Operations
Base empirica: 723* C-level
* 17 C-level categorizzati
come “Altro Responsabile”
155
88
109
8576 36157

La «Big Picture» della Digitalizzazione
Processi
interni
Processi di
interfaccia
a Valle
Processi di
interfaccia
a Monte
!! Significativa parcellizzazione decisionale
!! Poco presenti figure trasversali come CIO e CEO
Limitata visione
d’insieme!

La «Big Picture» della Digitalizzazione
Processi
interni
Processi di
interfaccia
a Valle
Processi di
interfaccia
a Monte
0111010 0111010
ERP
Web
Telefono
email
Fax
Carta
[!]
EDI
EDI
Web
Telefono
email
Fax
Carta
[!]
Concentratore Multidelivery
GED e
Workflow
GED e
Workflow
CS Passivo CS Attivo
CS
Perché guardando l’organizzazione «ai raggi X»,
per processo supportato, i diversi progetti:
!! sono parte di un unico flusso concatenato
!! impattano su più Funzioni, in modo trasversale
Perché serve una
visione d’insieme?

La Ricetta per Digitalizzare
!! Digitalizzazione Processi di Acquisto
!! Portale Web verso i fornitori
!
"
!! Acquisizione Automatica delle Fatture Passive
!! Conservazione Sostitutiva Fatture Passive
!! Conservazione Sostitutiva DDT Passivi
!! Conservazione Sostitutiva Fatture Attive
!! Conservazione Sostitutiva Scritture Contabili
!! Conservazione Sostitutiva DDT Attivi
!! Fatturazione Attiva Multidelivery
!! EDI con clienti
!! Portale Web di eSelling
!! [...]
"
Commitment in abbondanza
Change Management q. b.
!! Workflow approvativi per le Fatture Passive
All’interno della «Big Picture» sono presenti diversi progetti:
gli «ingredienti» di una Ricetta che va preparata avendo ben chiaro
il risultato che si vuole ottenere
"
"

Dipende … dai benefici
Workflow approvativi per le Fatture Passive
Gestione Elettronica Documentale con
WorkFlow a supporto dei Processi di Acquisto
Conservazione Sostitutiva Fatture Attive
Fatturazione Attiva Multidelivery
Consegne con invio Despatch-Advice e ricezione
Receiving-Advice (al posto del DDT cartaceo)
Ricezione di un documento in formato digitale
strutturato
[...]
2,8!
!/ciclo
0,9! 3,6!
4,1! 12,6!
1,1! 2,3!
4,3! 9,7!
2,7! 6,4!
maxmin
Legenda:
SignificativiLimitati
Benefici annui
0,4!

Dipende … dalla complessità realizzativa
Benefici annui
Diffidenza verso il digitale da parte del personale
coinvolto
Numerosità del personale impattato dal progetto
Numerosità delle unità organizzative interne
coinvolte
Volumi documentali coinvolti
Necessità di intervenire su sistemi esistenti
Numerosità dei partner di business da coinvolgere
Presenza di documenti/informazioni rilevanti
da un punto di vista fiscale, civilistico o penale
. . .
AltaBassa
Elevata
Limitata
Complessità
realizzativa

Il modello della «Balanced Roadmap»
Elevata
Limitata
Complessità
realizzativa
Benefici annui
In base alle risorse e ai risultati attesi, è possibile delineare una roadmap di
adozione: passo dopo passo, in una chiara visione d’insieme

Qual è il messaggio più importante
da “portarsi a casa”?
Non servono
«supereroi» ...
... ma soggetti
«attivi»,
in grado di stimolare
il cambiamento
•! Che cosa significa essere imprese e PA digitali
•! Alcuni esempi emblematici di progetti di Digitalizzazione
•! Come approcciare la Digitalizzazione: esperienze a confronto
•! La voce dei protagonisti che hanno fatto, in imprese e PA
•! La Ricetta per Digitalizzare

Daniele Marazzi | daniele.marazzi@polimi.it
Davide Cattane | davide.cattane@polimi.it
verso la PA: un primo passo
per digitalizzare il Paese
10 Luglio 2014

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