Indicom presenta il servizio di gestione delle note spese: un servizio completo per piccole, medie e grandi Imprese alla ricerca di un processo innovativo di gestione delle note spese che consenta loro di abbattere i costi interni , guadagnare efficienza e garantire il totale rispetto delle policy aziendali. Moltissime aziende devono gestire ogni mese un numero consistente di note spese: per processare un numero così elevato di documenti che vanno controllati, validati e contabilizzati, l’azienda dovrebbe dedicare le sue risorse interne ad attività a basso valore aggiunto. Molto spesso l’approccio più consolidato è quello di verificare le note spese a campione: questo implica un elevato margine di errore ed il mancato controllo di tutte le eventuali anomalie. Affidare l’attività in outsourcing consente invece una verifica sistematica di tutte le note spese, l’individuazione della totalità delle anomalie e la definizione di strategie finalizzate all’implementazione di best practices. Indicom è in grado di svolgere efficacemente tutte le fasi del processo di gestione delle note spese: – Ricezione del giustificativo dal dipendente e preparazione dei documenti – Produzione della nota spesa e controllo in base alle policy aziendali – Gestione delle anomalie riscontrate e validazione – Contabilizzazione della nota spesa – Individuazione di giustificativi esteri e/o italiani idonei ai fini IVA – Comunicazione al reparto HR degli importi da rimborsare e da riportare nel cedolino – Conservazione a Norma per 10 anni – Esibizione a Norma online su portale dedicato Per rispondere efficacemente alle molteplici esigenze dei Clienti, Indicom ha previsto due modalità di ricezione dei giustificativi. La prima modalità prevede la ricezione dei giustificativi in forma cartacea, la preparazione dei documenti e la successiva scansione. La seconda modalità, più innovativa, consente l’invio delle foto dei giustificativi in tempo reale direttamente dallo smartphone del dipendente tramite App dedicata. In entrambi i casi l’estrazione dei dati dai giustificativi avviene con tecnologia OCR “intelligente”e le immagini dei giustificativi sono disponibili in tempo reale la consultazione sul portale online InWeb.

1. GESTIONE DELLE
NOTE SPESE

2. CHI SIAMO
Indicom Group – Via Carnevali 39, 20158 Milano - Tel. +39 0233002805 – www.indicom.it
Indicom Group è Partner tecnologico di riferimento per Imprese,
Associazioni di Categoria e Studi di Professionisti che supporta
con servizi di Information Management e Back Office
Amministrativo in outsourcing
Supportiamo quotidianamente i nostri
Clienti nel raggiungimento
dell’efficienza operativa ed economica
ricercata, ottimizzando i processi in
essere e riducendo l'utilizzo della carta.
L’esternalizzazione delle attività a basso valore aggiunto e l’accesso a tecnologie
ed esperienza, senza la necessità di investimenti massivi, consentono il
conseguimento di risparmi significativi e maggiore competitività.
Tecnologie all’avanguardia ed esperienza amministrativa pluriennale, unite alle
certificazioni ISO:9001 - ISO/IEC: 27001 e alla certificazione AgID, garantiscono ai
nostri Clienti performance e standard di servizio elevati.
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3. + 2.500
+ 60
+ 3.000.000
+ 25.000.000
+ 15 anni
4 sedi
Clienti
Risorse specializzate
Fatture fornitori gestite annualmente
Pagine conservate a norma annualmente
Esperienza nel Business Process Outsourcing
Produttive/commerciali in Italia
+ 300.000 Fatture elettroniche gestite nel 2016
I NOSTRI NUMERI
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4. I NOSTRI CLIENTI: L’ESIGENZA
Una gestione con smartphone app dedicata in grado di velocizzare i tempi, abbattere il margine
di errore e semplificare il processo di gestione della nota spesa anche per il dipendente.
Piccole, medie e grandi Imprese alla ricerca di un processo innovativo di gestione delle
note spese che consenta di abbattere i costi interni , guadagnare efficienza e garantire il
totale rispetto delle policy aziendali.
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5. Pagamento
Fotografia giustificativo con
applicazione smartphone dedicata
(ricevuta, scontrino cassa e POS, ecc.)
Indicom estrae
i dati dai giustificativi
con tecnologia OCR
«intelligente»
Feedback al dipendente: riepilogo dettagli
spese inserite, immagini allegate e stato della
nota spesa
Archiviazione immagine
per consultazione web
da portale Indicom
o tramite mobile
Produzione
nota spese sintetica e
analitica
Indicom invia al Cliente un report
mensile relativo alle note spese
gestite
Generazione
Sospeso e Gestione
Anomalie
Check con
Line Manager
Indicom effettua un check rigoroso
sul rispetto delle policy aziendali
Invio ad Amministrazione
Cliente per la chiusura
della nota spese
Conservazione
Digitale a Norma
IndicomApprovazione
X
DIPENDENTE
LA GESTIONE DELLE NOTE SPESE
INDICOM
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IL SERVIZIO
Il dipendente, dopo aver effettuato il pagamento, scatta una
foto al giustificativo utilizzando l’applicazione fornita da
Indicom e completa manualmente alcuni campi (titolo,
valuta, descrizione, missione, categoria di spesa).
L’applicazione invia l’immagine al server Indicom in tempo
reale e fornisce una vista di riepilogo al dipendente dei dati
e dell’immagine trasmessa.
Indicom, attraverso tecnologie di riconoscimento ottico
avanzate, effettua l’estrazione dei dati dall’immagine del
giustificativo.
Contemporaneamente l’immagine del giustificativo è
disponibile sul portale online di Indicom e sul dispositivo
mobile del Line Manager.
A partire dai dati estratti con
tecnologia OCR intelligente viene
costruita la Nota Spesa, sulla quale
viene effettuato un rigoroso check
al fine di verificarne l’aderenza alle
policy aziendali del Cliente.
Nel caso in cui la Nota Spesa sia
conforme alle policy aziendali viene
trasmessa all’Amministrazione del
Cliente per la chiusura e registrazione.
Nel caso in cui vi siano voci di spesa
non previste dalle policy viene segnalata
l’anomalia al Line Manager così da
essere gestita e risolta.
Le Note Spese registrate
dall’Amministrazione vengono
infine conservate digitalmente a
norma da Indicom, che assume il
ruolo di Responsabile della
Conservazione, redige il Manuale
della Conservazione e fornisce al
Cliente le credenziali personali per
l’esibizione a norma online sul
portale dedicato.
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7. I VANTAGGI
Totale controllo e
conformità alle
policy aziendali
Abbattimento dei tempi di
gestione e della possibilità di errori
Razionalizzazione e
riallocazione delle risorse interne
Performance
ottimali e misurabili
garantite dagli SLA
Abbattimento del rischio di
rimborso di spese non
giustificate
Maggior efficienza nel processo di
validazione e liquidazione della
nota spesa
Ottimizzazione
dell’attività di
recupero dell’IVA
Riduzione della complessità
legata alla gestione
cartacea e relativi costi
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Intrastat e
bolle
doganali
Conservazione
a norma
Gestione
delle note
Spese
Archiviazione
ottica
Riconciliazione
degli incassi
Archiviazione
cartacea
PEC
management
Call Center
Firma
grafometrica
avanzata
Gestione del
ciclo passivo
Gestione dei
contratti
Fatturazione
elettronica
PA e B2B
Data entry
specializzato Postalizzazione
massiva
LA NOSTRA PROPOSTA DI OUTSOURCING
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9. ALCUNE REFERENZE
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10. CONTATTI
Indicom Group – Via Carnevali 39, 20158 Milano - Tel. +39 0233002805 – www.indicom.it10
Alessandro De Finis
+39 392 9443581
Sales Manager
alessandro.definis@indicom.it
http://bit.ly/alessandrodefinis
Valentina Maniglio
+39 347 6214234
Sales Manager Centro Nord
valentina.maniglio@indicom.it
http://bit.ly/valentina-maniglio
Silvia La Spina
+39 3279835032
Sales Executive
silvia.laspina@indicom.it
http://bit.ly/silvia_laspina