Dokumen tersebut membahas tentang pengertian prosedur dan prosedur operasional standar (POS), simbol-simbol yang digunakan dalam POS administrasi pemerintahan, jenis-jenis POS berdasarkan sifat kegiatan, prinsip-prinsip penyusunan POS, dan tahapan penyusunan POS.

1. Anindita Kusumawardani

2. 1. Sebutkan pengertian prosedur dan Prosedur
Operasional Standar (POS) !
2. Sebutkan dan jelaskan 5 simbol-simbol
yang digunakan dalam SOP AP (Standar
Operasional Prosedur) Administrasi
Pemerintahan !
3. Sebutkan dan jelaskan ciri-ciri jenis-jenis
POS berdasarkan sifat kegiatan !
4. Sebutkan prinsip-prinsip penyusunan POS !
5. Sebutkan dan jelaskan tahapan penyusunan
POS !

3. 1. Menjelaskan Pengertian Prosedur dan Prosedur
Operasi Standar
2. Menjelaskan Simbol-Simbol Prosedur Operasi
Standar
3. Menjelaskan Jenis-Jenis POS dalam Administrasi
Perkantoran
4. Menjelaskan Prinsip-Prinsip Penyusunan POS
5. Menjelaskan Teknik Penyusunan POS

4.  Menurut Muhammad Ali (2000 : 325) “Prosedur adalah tata
cara kerja atau cara menjalankan suatu pekerjaan”.
 Menurut Amin Widjaja (1995 : 83) “Prosedur adalah
sekumpulan bagian yang saling berkaitan misalnya :
orang, jaringan gudang yang harus dilayani dengan cara
yang tertentu oleh sejumlah pabrik dan pada gilirannya
akan mengirimkan pelanggan menurut proses tertentu”
 Menurut Kamaruddin (1992 : 836 – 837) “Prosedur pada
dasarnya adalah suatu susunan yang teratur dari kegiatan
yang berhubungan satu sama lainnya dan prosedur-
prosedur yang berkaitan melaksanakan dan memudahkan
kegiatan utama dari suatu organisasi”. Sedangkan
pengertian prosedur menurut Ismail masya (1994 : 74)
mengatakan bahwa “Prosedur adalah suatu rangkaian
tugas-tugas yang saling berhubungan yang merupakan
urutan-urutan menurut waktu dan tata cara tertentu untuk
melaksanakan suatu pekerjaan yang dilaksanakan
berulang-ulang”.

5.  Berdasarkan pendapat beberapa ahli di atas
maka dapat disimpulkan yang dimaksud
dengan PROSEDUR adalah suatu tata cara
kerja atau kegiatan untuk menyelesaikan
pekerjaan dengan urutan waktu dan
memiliki pola kerja yang tetap yang telah
ditentukan.

6. Prosedur operasi standar (Bahasa Inggris:
standard operating procedure, SOP) atau
kadang disingkat POS, adalah serangkaian
instruksi tertulis yang dibakukan mengenai
berbagai proses penyelenggaraan aktivitas
organisasi, bagaimana dan kapan harus
dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan.
Hal ini mencakup hal-hal dari operasi yang
memiliki suatu prosedur pasti atau
terstandardisasi, tanpa kehilangan
keefektifannya. Setiap sistem manajemen
kualitas yang baik selalu didasari oleh POS.

7. 1. William wand donald dan Paul H. Schwartz
SOP adalah perumusan dari prosedur yang
digunakan secara berulang-ulang dalam ukuran
yang spesifik atau sebagai suatu contoh yang
berisi cara mengerjakan sesuatu.
2. Gareth R. Jones
SOP merupakan bagian dari peraturan tertulis yang
membantu mengontrol perilaku anggota
organisasi.
3. Istyadi Insani
SOP adalah petunjuk tertulis yang menggambarkan
dengan tepat tahapan pelaksanaan tugas,
pekerjaan, atau kegiatan

8. 4. Tjipto Atmoko
SOP merupakan suatu pedoman atau acuan untuk
melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan
fungsi dan alat penilaian kinerja instansi
pemerintah berdasarkan indikator teknis,
administratif, dan prosedural sesuai tata kerja,
prosedur kerja, dan sistem kerja pada unit keja
yang bersangkutan.
5. International Organization for Standardization
(ISO) 2001 tentang manajemen mutu
SOP merupakan kehidupan dari sistem manajemen
yang berfungsi sebagai pedoman, prosedur, dan
instruksi kerja.

9.  SOP
 SOP Administrasi Pemerintah
 SOP Administratif
 SOP teknis

10. 1. Karyawan dapat bekerja dengan konsisten
pada setiap unit kerjanya
2. Karyawan dapat mengetahui peran dan
fungsinya pada setiap posisi dalam
organisasi atau perusahaan dengan benar
3. Memperjelas alur tugas, wewenang, dan
tanggung jawab setiap karyawan
4. Melindungi perusahaan dan karyawan dari
kesalahan operasional jalannya organisasi
5. Menghindari kesalahan, kegagalan,
keraguan, duplikasi dan inefisiensi

11.  Memperjelas dan melancarkan pekerjaan dari setiap unit
kerja sesuai prosedur kerja
 Karayawan lebih disiplin, mandiri, konsisten dalam
bekerja, dan tidak tergantung kepada pimpinan
 Sebagai landasan hukum jika terjadi kesalahan atau
penyimpangan dalam melaksanakan tugas
 Karyawan lebih percaya diri dan mandiri sehingga tahu apa
yg harus dikerjakan tanpa harus ada intervensi dari
pimpinan
 Membantu evaluasi setiap proses operasional perusahaan
 Acuan tertulis dalam menetapkan kebijakan perusahaan
 Pedoman untuk mengambil keputusan dan validasi
rangkaian kegiatan dalam organisasi

12. Standar Operasional Prosedur (SOP) pada organisasi
di luar lembaga pemerintahan umumnya mengenal
simbol-simbol SOP yang lazim digunakan sesuai
"best practice" yang umum. Namun untuk instansi
atau lembaga pemerintahan hanya mengenal 5
macam simbol yaitu:

13. 1. SOP berdasarkan sifat kegiatan
a. SOP Teknis
b. SOP Administratif
2. POS menurut cakupan dan besaran kegiatan
a. SOP Makro
b. SOP Mikro
3. SOP Menurut Cakupan dan Kelengkapan Kegiatan
a. SOP Final
b. SOP Parsial
4. SOP Manurut Cakupan dan Jenis Kegiatan
a. SOP Generik
b. SOP Spesifik

14. 1. Kemudahan dan kejelasan
2. Efisiensi dan efektivitas
3. Keselarasan
4. Keterukuran
5. Dinamis
6. Berorientasi
7. Kepatuhan hukum
8. Kepastian hukum

15. Prosedur penyusunan SOP merupakan sebuah siklus, yang dimulai dari
penilaian kebutuhan SOP (SOP Need Assessment), pengembangan SOP (SOP
Development), penerapan SOP (SOP Implementation), hingga monitoring dan
evaluasi SOP (SOP Monitoring and Evaluation) dan jika dari hasil evaluasi
perlu dilakukan penyempurnaan ataupun pembuatan SOP yang baru, maka
proses dimulai kembali dari tahapan penilaian kebutuhan SOP
A. Penilaian
Kebutuhan SOP
B. Pengembangan
SOP
C.
Penerapan
SOP
D.
Monitoring
dan Evaluasi
Penerapan
SOP

16. Secara rinci tahapan penyusunan SOP melalui
proses sebagai berikut: