Roadmap dan Pengantar Sistem e-Audit LPSE

1. www.bpkp.go.id
Roadmap dan Pengantar
Sistem e-Audit LPSE/
Audit Trail
(Oleh: Rudy M. Harahap)
Pertemuan Koordinasi ke-4 LPSE Nasional,
31 Maret 2010
Visi: Auditor Presiden yang responsif, interaktif, dan
terpercaya untuk mewujudkan akuntabilitas keuangan
negara yang berkualitas
© 2010 BPKP

2. Pengembangan Sistem Audit LPSE (e-Audit)/Audit Trail www.bpkp.go.id
Pengantar
 Beberapa instansi publik di Indonesia telah mengimplementasikan
sistem pengadaan berbasis teknologi informasi (e-Procurement) atau
Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE).
 Implementasi LPSE telah memberikan tantangan baru bagi dunia
auditing.
 Alat bantu audit:
– Modul di LPSE (e-Audit); atau
– Alat bantu generik (seperti ACL atau IDEA)

3. Pengembangan Sistem Audit LPSE (e-Audit)/Audit Trail www.bpkp.go.id
e-Procurement effect on future audit approach (1)
 The transition to digital processes:
– The need to undertake an efficiency drive with the assistance of digitalisation.
– Digitalisation will give rise to the demand that auditors' knowledge of IT is
strengthened in order to be able to use and handle the new tools and methods.
 Methods:
– Audit in a digital environment cannot be performed in the same manner as in one
that is paper-based.
– It will give rise to the demand for auditing procedures and concepts to be
amended, so that auditing reveals the new risks adequately.

4. Pengembangan Sistem Audit LPSE (e-Audit)/Audit Trail www.bpkp.go.id
e-Procurement effect on future audit approach (2)
 Qualifications:
– The audit of general IT controls and IT-based user systems will in future constitute
a much greater element of systems auditing and require more hours and
personnel with both auditing and IT skills.
 Resources:
– Auditing of the individual client will consume greater resources, whilst on the
other, the tendency is that there will be fewer clients to audit.
Sumber: National Audit Office, Denmark, 2004

5. Pengembangan Sistem Audit LPSE (e-Audit)/Audit Trail www.bpkp.go.id
Potential internal barriers to e-Procurement
Stakeholder Group Interest in e- Potential Concern
Procurement
Probity and Inability to provide an
transparency audit trail
Value for money Financial loss caused
Audit by system errors
Minimisation of Separation of duties
financial loss (e.g.
through
fraud, overpayments
and bankruptcy of
suppliers)
Sumber: National e-Procurement Project,UK, 2004

6. Pengembangan Sistem Audit LPSE (e-Audit)/Audit Trail www.bpkp.go.id
Audit Trail Sistem
European Commission, diakses 28 Maret 2010
http://ec.europa.eu/idabc/eprocdemos/open/animation_audit_trail.html

7. Pengembangan Sistem Audit LPSE (e-Audit)/Audit Trail www.bpkp.go.id
Pengantar Sistem e-Audit
 Tujuan:
– Untuk membantu profesi audit dalam melakukan audit pengadaan.
 Pengguna:
– Auditor internal
– Auditor eksternal
 Karakteristik:
– Peserta lelang, panitia, PPK, dan pengguna anggaran akan berinteraksi langsung
dengan perangkat teknologi informasi dalam (keseluruhan) proses pengadaan.
– Auditor tidak lagi melakukan audit secara manual, tetapi secara elektronik, dengan
alat bantu.
 Pengembangan:
– Kerja sama LKPP dengan BPKP

8. Pengembangan Sistem Audit LPSE (e-Audit)/Audit Trail www.bpkp.go.id
Persyaratan Umum
 Modul audit harus memungkinkan auditor untuk melakukan audit:
– Selama proses pengadaan (on the spot/real time); atau
– Setelah proses pengadaan (post audit).
 Audit on the spot/real time:
– Setiap transaksi yang terjadi di LPSE harus disimpan ke dalam suatu log.
– Beberapa log yang penting secara reguler dikirim sebagai reminder ke auditor
internal terkait.
– Berdasarkan reminder tersebut, auditor internal akan melakukan akses ke log dan
membaca hal-hal yang memerlukan perhatiannya.
– Dalam hal tertentu, dimungkinkan bagi auditor internal untuk memberikan advice
atau warning secara online kepada panitia pengadaan dan PPK.
– Auditor internal tidak dapat menghentikan proses pengadaan melalui alat bantu.
Pihak yang dapat menghentikan proses pengadaan adalah PPK.

9. Pengembangan Sistem Audit LPSE (e-Audit)/Audit Trail www.bpkp.go.id
Persyaratan Umum
 Post audit:
– Modul harus memungkinkan auditor mengakses keseluruhan database transaksi
pengadaan, termasuk log akses ke database.
– Setiap transaksi yang terjadi di LPSE harus disimpan dalam suatu log.
– Log ini harus dirancang sedemikian rupa sehingga tidak dapat disalahgunakan oleh
Administrator Sistem.
– Setiap upaya penghapusan log ini harus meminta persetujuan dari internal auditor
dan di-record alasannya.
– Setiap penghapusan terhadap log harus disimpan dalam suatu record tabel
transaksi tertentu sehingga jika terdapat kasus hukum di kemudian hari dapat
dipertanggungjawabkan.

10. Pengembangan Sistem Audit LPSE (e-Audit)/Audit Trail www.bpkp.go.id
Fasilitas Sistem e-Audit
 Fasilitas yang memungkinkan auditor untuk melakukan lazimnya fungsi-
fungsi audit, seperti, tetapi tidak terbatas, membandingkan antara
data/informasi tertentu dengan data/informasi lainnya.
 Fasilitas yang memungkinkan auditor mengambil data dari database
LPSE, kemudian menyimpannya ke dalam database tertentu untuk
kepentingan audit, memasukkan data dari lapangan ke database, dan
melakukan fungsi-fungsi sebagaimana lazimnya suatu kegiatan audit.
Sistem
LPSE E-Audit
Lain
Sistem LPSE
Copy

11. Pengembangan Sistem Audit LPSE (e-Audit)/Audit Trail www.bpkp.go.id
Data Audit dari Lapangan
 Data Umum Kontrak (Nomor, Tanggal, Nilai Rp/Valas, Nama Kegiatan,
Tahun Anggaran)
 Sumber Dana (APBN (Rupiah Murni)/APBN (PHLN)/Hibah LN, APBD,
Dana Mandiri, dan/atau Lainnya) dalam bentuk Rp/Valas
 Pejabat/Pegawai Negeri/BUMN/BUMD/BUL yang Terkait (Nama,
NIP/NRP, Jabatan, Nama Lembaga/Badan)
 Realisasi Keuangan
 Informasi Pemblokiran Dana
 Pencapaian Target Penyelesaian
 Pajak dan Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP)
 Dan Lain-Lain

12. Pengembangan Sistem Audit LPSE (e-Audit)/Audit Trail www.bpkp.go.id
Fasilitas Sistem e-Audit
 Fasilitas yang memungkinkan adanya kolaborasi antara auditor dengan
auditee dalam proses audit sehingga beberapa hal yang tidak jelas
dapat dikomunikasikan dan didokumentasikan.
 Fasilitas yang memungkinkan auditor menyampaikan summary dan
informasi-informasi hasil audit yang penting ditindaklanjuti oleh
auditee. Beberapa summary adalah sebagai berikut:
– Temuan Hasil Audit Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (Nomor, Kode Temuan,
Nama Temuan, Uraian Temuan, Nilai Temuan, Kriteria, Penyebab, Akibat)
– Rekomendasi (Nomor, Kode Rekomendasi, Nama Rekomendasi, Uraian
Rekomendasi)
– Tanggapan Objek
– Hal-hal yang perlu diperhatikan lainnya (Nomor, Uraian)

13. Pengembangan Sistem Audit LPSE (e-Audit)/Audit Trail www.bpkp.go.id
Fasilitas Sistem e-Audit
 Fasilitas yang memungkinkan auditee menyampaikan tindak-lanjut
hasil audit sehingga auditor dapat memonitor tindak-lanjut temuan
audit.
 Fasilitas yang memungkinkan disajikannya summary hal-hal yang
terkait dengan audit untuk kepentingan penyusunan kebijakan
pengadaan selanjutnya dan untuk kepentingan peningkatan kapasitas
auditor.

14. Pengembangan Sistem Audit LPSE (e-Audit)/Audit Trail www.bpkp.go.id
Fasilitas Tambahan
 Sistem e-Audit harus dapat menyimpan data auditor yang
menggunakan LPSE untuk kepentingan pelacakan dan peningkatan
kapasitas auditor.
 Beberapa data tersebut adalah:
– Kode/nama lembaga audit
– Kode/nama lembaga/satuan Kerja yang diaudit
– Nama paket yang diaudit
– Identitas surat tugas (nomor, tanggal)
– Tim audit (NIP, nama, peran)
– Tanggal audit (tanggal mulai, tanggal selesai)
– Lingkup audit

15. Pengembangan Sistem Audit LPSE (e-Audit)/Audit Trail www.bpkp.go.id
Framework Pengembangan Share
Knowledge
Base
Use
Audit
Findings
BPKP
Audit
Review
Procurement Process
GIA
National Internal
Audit IT Based
Audit Reporting
Report Procurement
System
Process (e-
Procurement)
Policy
Policy
Policy
•GIA: Government Internal Auditor Recommendation
• National Internal Audit Reporting System (NIARS) adalah Presiden
inisiatif yang dikembangkan BPKP untuk menjalankan
amanat Pasal 54 PP 60/2008. NIARS adalah bagian dari
LKPP
President Accountability Systems (PASS)

16. Pengembangan Sistem Audit LPSE (e-Audit)/Audit Trail www.bpkp.go.id
Roadmap Pengembangan Sistem e-Audit (Visi 2020)
Auditor dapat
memproses dan
Auditor terlibatmengintegrasikan
dalam proses database LPSE
Auditor dapat pengadaan dengan sistem
memproses sebagai early lain, seperti
database dari warning/ sistem keuangan
LPSE dan adviser (2019-2020)
Auditor dapat sumber lain
mengakses (2016-2018)
informasi untuk(2012-2015)
kepentingan audit
(2009-2011)

17. Pengembangan Sistem Audit LPSE (e-Audit)/Audit Trail www.bpkp.go.id
Next Strategic Initiatives
 The transition to digital processes
– The establishment of one or more official e-mail addresses at authority,
institutional, departmental and/or employee level
– The implementation of a policy for new procedures and routines surrounding the
receiving and sending of e-mails so that employees use, register and process e-
mails professionally
– Ensuring that IT security meets new demands, including that back-up, firewall,
etc., are able to cope with internal data only being available electronically
– Strengthening IT organisation and technology
– Communicating the transition process to employees in the organisation
– Communicating the institution's amended guidelines for digital communication to
external cooperation partners.

18. Pengembangan Sistem Audit LPSE (e-Audit)/Audit Trail www.bpkp.go.id
Next Strategic Initiatives
 Methods
– The internal IT function is strengthened, enabling the sole processing of digital
information – for example, mail servers, firewalls, and security will assume a much
more important role than before.
– Development of new auditing methods and tools
– Identification of what new technologies can be used internally in new concepts,
e.g. statistical random tests and specially developed applications.

19. Pengembangan Sistem Audit LPSE (e-Audit)/Audit Trail www.bpkp.go.id
Next Strategic Initiatives
 Qualifications
– Training in how a digital environment is audited
– Training in use of the new tools
– Ongoing further training as a result of technology – with the client and internally –
constantly changing
– Project days for the whole organisation focused on adapting attitudes
– Strengthening internal IT so that organisation and technology can cope with data
only being available in digital format
– Organisational changes and restructuring in order to suit the new tasks.
 Resources
– Large-scale managerial awareness of exploiting the opportunities of
improvements in efficiency by planning new auditing methods.
Sumber: National Audit Office, Denmark, 2004

20. Pengembangan Sistem Audit LPSE (e-Audit)/Audit Trail www.bpkp.go.id
TERIMA KASIH