Surat keluar adalah tanggapan atas surat masuk untuk menjalin hubungan timbal balik. Pembuatan konsep surat melibatkan penyusunan rencana penulisan surat oleh sekretaris. Konsep surat kemudian dicatat dalam buku agenda dan diketik sebelum diperiksa dan ditandatangani. Surat yang telah selesai kemudian dikirim kepada penerima dengan mencatatnya kembali dalam buku ekspedisi.

2.  Surat keluar adalah surat-surat yang
dikirimkan sebagai jawaban atau
tanggapan atas isi surat masuk yang
diterima dari organisasi ,kantor lain, atau
perorangan agar terjalin rangkaian
hubungan timbal balik yang serasi yang
berakibat menguntungkan kedua belah
pihak.

3.  Pembuatan Konsep surat adalah kegiatan membuat
rencana dan penyusunan penulisan surat –surat keluar.
Konsep surat dibuat dengan menggunakan lembar
konsep yang biasanya berbentuk folio ganda.
Konsep surat biasanya dibuat oleh sekretaris atau
bagian tata usaha dengan ide yang berasal dari
pimpinan atau kepala bagian atau kepala seksi.
Konsep surat tergantung kepada jenisnya;
Kalau surat bersifat rahasia maka yang membuat surat
otomatis yang mempunyai ide, bisa pimpinan atau yang
lainnya.

4.  Dari segi pembuatannya,konsep surat dapat
dibuat dengan dua sistem:
1. Sentralisasi: Pembuatan konsep surat dipusatkan
pada unit tertentu, yaitu bagian surat
menyurat(mail departement)
2. Desentralisasi: Pembuatana surat dibuat oleh
masing- masing bagian sesuai dengan kebutuhan
bagian.
 Dari segi pembuatnya , konsep surat dapat dibagi
menjadi dua jenis,yaitu:
1. Surat yang dibuat oleh atasan/pimpinan
2. Surat yang dibuat oleh konseptor

5.  Setelah konsep surat disetujui, kemudian dicatat ke dalam
buku agenda keluar atau buku verbal untuk memberi kode
atau nomor surat.
Contohnya: Nomor: 001/A/V/2009
001 : Nomor urut yang diambil dari buku agenda
A : Masalah keuangan( bersumber dari indeks yang
dipakai)
V : Menunjukkan bulan surat dibuat
2009: Menunjukkan tahun surat dibuat

6. Konsep surat yang telah mendapatkan persetujuan dan telah
mendapatkan kode atau nomor surat , kemudian diserahkan
kepada unit pengetikan.Oleh juru ketik , konsep surat diketik ke
dalam bentuk tertentu dengan baik dan rapi.
Dalam pengetikan surat ada hal-hal yang perlu diketahui ,yaitu:
a. Pemakaian surat
b. Bentuk-bentuk surat
c. Redaksi surat
Bentuk –bentuk surat yang biasa dipergunakan ada beberapa
macam,yaitu:
a. Bentuk surat full block style
b. Bentuk surat block style
c. Bentuk surat resmi block style
d. Bentuk surat hanging paragraph
e. Bentuk surat idented Style
f. Bentuk surat dinas

7. Pemeriksaan konsep surat harus dilakukan dengan teliti
sehingga konsep surat itu menjadi bentuk surat jadi , setelah
melalui koreksi kesalahan .Pemeriksaan konsep surat yang
telah di ketik dilakukan oleh:
a. Pengetik surat : Pemeriksaan dilakukan sebelum
diturunkan dari mesin atau setelah di cetak dengan komputer
sebelum diserahkan kepada pimpinan.
b. Konseptor : Setelah diperiksa juru ketik ,surat
diserahkan kembali kepada konseptor untuk diperiksa
c. Penanggung jawab Surat : Sebelum menanda tangani
surat ,penanggung jawab surat harus membaca dan
memeriksa surat terlebih dahulu.
d. Agendaris: Surat yang akan dibukukan harus pula di periksa
oleh agendaris

8.  Surat-Surat yang telah ditandatangani dan telah diberi
stempel harus dipisahkan.
 Surat yang asli dikirim ke alamat yang dituju dan tindasan
atau lembaran kedua disimpan sebagai arsip
 Untuk surat yang akan dikirim harus dilipat dengan rapi ke
dalam bentuk tertentu.Ada delapan macam car melipat
surat,yaitu:

9. 1. Lipatan Tunggal
2. Lipatan Ganda Sejajar
3. Lipatan baku
4. Lipatan baku rendah
5. Lipatan akordion
6. Lipatan akordion rendah
7. Lipatan model prancis
8. Lipatan model baron

10. Setelah selesai dilipat ,surat tersebut harus diberi sampul atau
amplop.Pada sampul harus dilengkapi dengan:
a. Alamat pengirim,bila tidak memakai kop surat
b. Nomor surat diketik dikiri atas di bawah kop surat
c. Cap dinas dibubuhkan pada amplop dibawah nomor
d. Stempel bebas bea atau prangko secukupnya.

11. Setelah penyampulan surat dan pencatatan kembali dalam
buku verbal ,surat siap untuk dikirim.Tugas seorang ekspedisi
adalah mengirimkan surat kepada instansi atau orang yang
dituju .Pengiriman surat dapat dilakukan dengan:
a. Dikirim langsung
b. Dikirim melalui pos
Pengiriman surat keluar terdiri dari dua macam:
a. Pengiriman surat intern : dalam sistem buku agenda
menggunakan buku ekspedisi intern
b. Pengiriman surat ekstern: menggunakan buku ekspedisi
ekstern

12. Surat yang asli dikirim ke alamat yang
dituju, sedangkan tindasan (lembar
kedua) disimpan menggunakan sistem
kearsipan yang dipakai oleh suatu
organisasi

13. Terima
kasih