Dokumen ini menjelaskan tentang kemampuan standar yang diperlukan bagi pengelola acara profesional, mencakup aspek komunikasi, kerjasama tim, kesehatan dan keselamatan kerja, serta manajemen event. Para pengelola diharapkan dapat beradaptasi di lingkungan yang berbeda, serta memiliki kemampuan dalam penggunaan teknologi dan penyusunan dokumen bisnis. Keahlian ini bertujuan untuk meningkatkan daya saing dalam industri yang semakin kompetitif di era global.

1. 1
KEMAMPUAN STANDAR PENGELOLA ADILAKSANA ACARA
[Professional Event Organizer]
Disajikan oleh
Drs. Noersal Samad, MA
Daftar Isi
1. Bekerja sama dengan sesama karyawan dan berkomunikasi dengan teman sekerja serta
para langganan.
A. Berkomunikasi di tempat kerja

2. 2
B. Memberi bantuan kepada pengguna jasa
C. Menjaga penampilan diri
D. Bekerja dalam kelompok
2. Bekerja dalam lingkungan yang berbeda
A. Berkomunikasi dengan pengguna jasa dan teman sekerja yang berlatar belakang
yang berbeda.
B. Menangani kesalahpahaman karena perbedaan budaya
3. Mempersiapkan dan menerapkan peraturan dan program pelatihan kesehatan,
keselamatan dan keamanan kerja.
A. Menyiapkan informasi tentang kesehatan, keselamatan dan keamanan kerja (K3).

3. 3
B. Mengkoordinasikan untuk berpartisipasi dalam pelaksanaan program kesehatan,
keselamatan dan keamanan (K3)
C. Menerapkan dan memantau prosedur pengendalian bahaya dan risikonya.
D. Memprogramkan dan memantau program K3.
E. Memelihara catatan-catatan penting mengenai K3
F. Menerapkan prosedur K3 di tempat kerja.
G. Menangani situasi darurat.
H. Menjaga penampilan diri
I. Memberikan umpan balik tentang K3
4. Mencari informasi di bidang pariwisata
A. Mengidentifikasi dan memilah sumber-sumber informasi di bidang pariwisata secara

4. 4
cermat.
B. Memperbarui pengetahuan di bidang industri pariwisata.
5. Berkomunikasi melalui telepon.
A. Menjawab telepon
6. Melaksanakan system dan prosedur ketatausahaan
A. Memproses dokumen kantor
B. Membuat konsep surat sederhana
C. Menggunakan system pemeliharaan dokumen

5. 5
7. Keahlian menggunakan data computer
A. Membuka file
B. Menelusuri dan memperbaiki data
C. Jaringan tersambung
D. Menutup file
8. Menghasilkan dokumen dengan menggunakan computer
A. Membuka file baru pada computer
B. Membuat dokumen dari teks tertulis atau lisan
C. Memanggil dan meremajakan data
D. Mencetak dan menyampaikan dokumen
E. Menyimpan, mengeluarkan dan menutup

6. 6
9. Melaksanakan transaksi keuangan
A. Memperoleh bukti penerimaan dan pembayaran
B. Menghapus data dari register/terminal
C. Verifikasi pemasukan data
10. Mampu berkomunikasi secara professional dengan bahasa asing
A. Bahasa Inggris
B. Bahasa Jepang
C. Bahasa Mandarin
11. Menguasai dan menerapkan pengetahuan umum sesuai dengan bidang profesinya
A. Menguasai Ilmu Bumi dan unsure-unsur budaya suku bangsa

7. 7
B. Mengidentifikasi daerah tempat pelaksanaan dan fasilitas acara atraksi, fasilitas
dan produk wisata yang ada sebagai penunjang
C. Lokasi dan identifikasi informasi pariwisata
12. Menyediakan, menginterpretasikan dan menyampaikan informasi mengenai produk
A. Menghimpun informasi dari teman sekerja dan mitra usaha pada waktu yang tepat
B. Memasukkan data dalam system inventaris
C. Pembahasan inventaris produk
D. Menediakan informasi produk
13. Menghitung dan menentukan harga jual
A. Menghitung biaya produk dan pelayanan serta menentukan harga jual

8. 8
B. Menghitung harga jual
C. Memparbarui dan menyesuaikan harga jual
D. Mengalokasikan biaya-biaya tak terduga
14. Memesan dan mengkoordinasikan jasa-jasa pemasok
A. Identifikasi permintaan pemesanan
B. Permintaan jasa
C. Mencatat dan merekonfirmasi permintaan jasa
D. Perubahan pemesanan dan persiapan akhir yang pasti
E. Menyiapkan umpan balik kepada pemasok

9. 9
15. melakukan dan memantau proses registrasi peserta acara
A. Proses pendaftaran
B. Memantau registrasi
C. Menuntaskan pendaftaran dan memproduksi bahan-bahan acara
16. Mengkoordinasikan registrasi peserta dan tamu
A. Menyiapkan registrasi
B. Menyiapkan tempat registrasi
17. Mampu mengarahka anggota tim dalam ketrampilan kerja
A. Mempersiapkan bahan-bahan untuk pengarahan
B. Mengarahkan teman sekerja dalam melakukan pekerjaannya

10. 10
C. Tindak lanjut dari pengarahan yang diberikan
18. Memantau pelaksanaan pekerjaan
A. Memantau dan memperbaiki pelaksanaan tugas di tempat kerja
B. Merencanakan pegaturan alur pekerjaan
C. Memelihara pencatatan di tempat kerja
D. Pemecahan masalah dan pengambilan keputusan
19. Memimpin dan mengatur tenaga kerja
A. Menjadi contoh yang baik dalam bekerja bertingkah laku
B. Meningkatkan kekompakan tim yang siap untuk bekerja sama secara terpadu

11. 11
20. Mengatur keanekaragam di tempat kerja
A. Menimbulkan rasa saling menghirmati antara rekan sekerja
B. Memperkuat tim yang siap bekerja sama secara terpadu
C. Mengelola hasil kerja tim
21. Mengatur keuangan berdasarkan anggaran
A. Mengalokasikan mata anggaran dalam anggaran
B. Memantau aktifitas keuangan dibandingkan dengan anggaran
C. Mengidentifikasi dan menilai langkah-langkah yang diambil
D. Membuat statistic keuangan dengan lengkap

12. 12
22. Mempersiapkan dokumen bisnis
A. menentukan dokumen yang diperlukan
B. Melakukan penelitian
C. Mempersiapkan dokumen
D. Menindaklanjuti dokumen
23. Mengembangkan dan menerapkan rencana operasi
A. Mengembangkan dan menerapkan rencana operasional
B. Mencatat dan memantau rencana operasional
C. Melakukan penilaian dan pengawasan berkesinambungan

13. 13
24. Memelihara kesehatan,keselamatan dan keamanan kerja (K3)
A. Melaksanakan dan memeliahra K3 di lingkungan kerja
B. Mengelola K3
C. Mengidentifikasi dan memantau kemungkinan terjadinya risiko/bahaya
D. Melaksanakan dan mengorganisasikan prosedur penanganan bahaya/kecelakaan
25. Mempersiapkan dan memantau anggaran
A. Mempersiapkan informasi anggaran
B. Mempersiapkan anggaran
C. Memantau dan mengkaji ulang anggaran

14. 14
26. Mengikuti perkembangan hukum yang terjadi
A. Melakukan penelitian peraturan dan perundangan yang diperlukan
B. Memenuhi persyaratan yang ditentukan undang-undang dan peraturan
C. Mempunyai pengetahuan tentang peraturan dan perundangan mutakhir
27. Merencanakan dan mengelola pertemuan dan acara
A. Merencanakan dan mempersiapkan pertemuan
B. Memimpin pertemuan
C. Menindaklanjuti hasil pertemuan
28. Melakukan dan membina hubungan bisnis
A. Menciptakan dan membina hubungan bisnis

15. 15
B. Melakukan negosiasi
C. Membuat perjanjian bisnis secara formal
D. Membuat dan menetapkan hubungan bisnis
29. Merencanakan dan mengembangkan usulan dan penawaran pelaksanaan pertemuan dan
acara (MICE/Event)
A. Memahami uraian
B. Mengembangkan usulan dan penawaran secara rinci
C. Mengembangkan materi usulan dan penawaran
30. Menyusun program konferensi
A. Menemukenali tujuan konferensi

16. 16
B. Merancang acara konferensi
C. Menuntaskan rincian acara
31. Meningkatkan dan menerapkan system dan prosedur pengelolaan
A. Menemukenali cara dan system persyaratan
B. Mengembangkan system dan prosedur
C. Pemantauan dan pengkajian ulang system dan prosedur
32. Mengelola proyek
A. Merencanakan proyek
B. Mengatur dan memonitor proyek
C. Mengevaluasi proyek

17. 17
33. Menyediakan jasa manajemen Pertemuan dan Acara di tempat
A. Menyiapkan manajemen lapangan
B. Mengatur persiapan pertemuan
C. Pemantauan jalannya pertemuan
D. Mengatur perincian pertemuan
34. Mengembangkan dan mengelola strategi pemasaran Pertemuan dan Acara di tempat
A. Menganalisa pasar
B. Menyiapkan strategi pasar
C. Melaksanakan dan memantau kegiatan pemasaran
D. Mengadakan evaluasi selam kegiatan berlangsung

18. 18
35. Merencanakan dan melaksanakan publikasi Pertemuan dan Acara
A. Penetapan jumlah peserta yang akan dicapai berdasarkan sasaraan
B. Persiapan bahan publikasi
C. Mempersiapkan calon pembicara
36. Merencanakan dan melaksanakan penghimpunan data
A. Menemukenali penyandang dana yang potensial
B. Menyiapkan bahan dan mempresentasikannya
37. Merencanakan dan melaksanakan penghimpunan sponsor

19. 19
38. Mengelola kegiatan keuangan
A. Mengembangkan pendekatan atas pengelolaan keuangan
B. Mengembangkan dan memantau system dan prosedur keuangan
C. Menyiapkan dan memantau tata buku (akunting) perusahaan
D. Membuat penentuan harga
E. Memantau kinerja keuangan
F.Memperkirakan kebutuhan keuangan proyek khusus
G. Membuat usulan keuangan proyek keuangan khusus
H. Menyiapkan laporan keuangan
39. Menerapkan rencana bisnis
A. Menyiapkan rencana bisnis

20. 20
B. Melaksanakan perencanaan bisnis
C. Memantau hasil perencanaan bisnis
KEMAMPUAN STANDAR PENGELOLA ADILAKSANA ACARA
(Professional Event Organizer)
Para pengelola usaha jasa “ACARA” (Event Organizer) wajib memiliki kemampuan standar internasional.
Mereka baru bisa memenangkan persaingan yang ketat diantara sesame pengelola adilaksana, yang
beroperasi tanpa mengenal batas wilayah suatu Negara dalam millennium ketiga, apabila mereka benar-
benar mengaplikasikan semua kemampuan yang akan diuraikan di bawah ini.

21. 21
(01)Bekerja sama dengan sesama karyawan dan berkomunikasi dengan teman sekerja serta para
langganan.
[A] Berkomunikasi di tempat kerja:
1. Berkomunikasi dengan teman sekerja dan pengguna jasa secara terbuka, professional dan ramah
dengan bahasa yang baik dan benar.
2. Penggunaan bahasa isyarat/body language secara tepat.
3. Pergaulan (interaksi) berdasarkan pengetahuan Lintas Budaya (Cross Culture) suku dan bahasa
yang dihadapinya.
4. Pengidentifikasian kemungkinan terjadinya kesalahpahaman dan mencari pemecahannya dengan
bantuan teman sekerja apabila diperlukan.
[B] Memberi bantuan kepada pengguna jasa
1. Pengidentifikasian dengan tepat harapan dan kebutuhan(needs and wants) pengguna jasa termasuk
hal-hal yang khusus dan menyiapkan produk yang diminta.
2. Berkomunikasi dengan pengguna jasa dengan ramah dan sopan.

22. 22
3. Pemenuhan permintaan dan kebutuhan pengguna jasa secara tepat waktu.
4. Pengidentifikasian peluang peningkatan mutu pelayanan.
5. Tanggap terhadap ketidakpuasan pengguna jasa dan mengambil langkah-langkah pemecahan
sesuai dengan prosedur perusahaan.
6. Penanganan keluhan pengguna jasa secara positif, hati-hati dan sopan.
7. Penanganan keluhan oleh karyawan yang tepat agar ditindaklanjuti dengan segera.
[C] Menjaga penampilan diri
1. Penampilan diri secara baik dengan mempertimbangkan tempat kerja, kesehatan, kesopanan dan
dampak terhadap para pengguna jasa yang beraneka ragam, serasi dan sesuai dengan fungsi
sesungguhnya.
[D] Bekerja dalam kelompok
1. Pemberian kepercayaan dan dukungan kepada orang lain, serta saling menghormati sesame
anggota kelompok dalam kegiatan sehari-hari.
2. Tenggang rasa terhadap perbedaan budaya.

23. 23
3. Pemahaman tujuan kelompok bersama dengan rekan sekerja.
4. Identifikasi, prioritas dan penyelesaian tugas-tugas individu dalam waktu yang sudah ditentukan.
5. Permintaan bantuan dari kelompok lain bila diperlukan.
6. Penawaran bantuan kepada teman kerja untuk mencapai tujuan/sasaran kerja.
7. Informasi umpan balik dari anggota kelompok lain.
8. Perubahan tanggung jawab individu didiskusikan guna memperbaiki hasil kerja.
[02] Bekerja dalam lingkungan yang berbeda.
[A] Berkomunikasi dengan pengguna jasa dan teman sekerja yang berlatar belakang yang berbeda.
1.Perlakuan dan penghargaan terhadap pengguna jasa dan teman sekerja dari kelompok budaya yang
berbeda secara sopan dan hati-hati.
2.Pertimbangan perbedaan budaya dalam berkomunikasi secara verbal dan Non-verbal.
3.Bila ada hambatan bahasa, digunakan bahasa isyarat atau kata-kata yang sederhana.
4.Berusaha mencari bantuan dari teman sekerja, buku-buku acuan atau dari luar organisasi/perubahan
bila diperlukan.

24. 24
[B] Menangani kesalahpahaman karena perbedaan budaya
1. Pengidentifikasian hal-hal yang dapat menimbulkan pertentangan atau kesalahfahaman di tempat
kerja.
2. Penjelasan mengenai masalah/kesulitan-kesulitan kepada orang yang tepat dan mencari bantuan
pemecahanya dari pimpinan kelompok.
3. Pertimbangan atas kemungkinan timbulnya masalah akibat perbedaan budaya dan berusaha
mengatasinya bila terjadi kesalahfahaman.
4. Hal-hal dan masalah yang timbul diserahkan kepada pimpinan kelompok atau penyelia untuk
ditindaklanjuti menurut semestinya.
[03]Mempersiapkan dan menerapkan peraturan dan program pelatihan keselamatan, kesehatan
dan keamanan kerja.
[A] Menyiapkan informasi tentang kesehatan, keselamatan dan
keamanan kerja.

25. 25
1.Penyampaian informasi yang relevan kepada karyawan secara jelas dan akurat.
2.Penyampaian informasi khusus mengenai kesehatan, keselamatan dan keamanan kepada karyawan
secara jelas dan akurat.
3.Seluruh informasi mengenai K3 selalu dalam keadaan siap untuk digunakan oleh karyawan.
[B] Mengkoordinasikan staff untuk berpartisipasi dalam pelaksanaan program kesehatan, keselamatan
dan keamanan kerja.
1.Pemberian kesempatan kepada karyawan untuk membantu penanganan kesehatan, keselamatan dan
keamanan kerja.
2.Penyelesaian issue/masalah yang terjadi atau menyampaikannya kepada orang yang tepat untuk
ditindaklanjuti.
[C] Menerapkan dan memantau prosedur pengendalian bahaya dan risikonya.
1.Pelaporan risiko dan keadaan bahaya ditempat kerja apabila diketemukan.
2.Penerapan dan pemantauan prosedur pengendalian bhaya sesuai keperluan dan peraturan
perusahaan.

26. 26
3.Ketidaksesuaian dalam pengendalian bhaya secepatnya dikenali dan disampaikan kepada orang
yang tepat.
[D] Memprogramkan dan memantau program pelatihan K3
1. Pengidentifikasian kebutuhan pelatihan secara akurat berdasarkan pemantauan mutakhir.
2. Pengaturan pelaksanaan program pelatihan dilakukan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan.
3. Pemantauan keefektifitasan pelatihan guna penyesuaian/penyempurnaan.
[E] Memelihara catatan-catatan penting mengenai K3
1. Pembuatan catatan-catatan penting secara akurat, mudah dipahami dan disimpan sesuai prosedur.
2. Penggunaan data dan informasi untuk pemberian masukan kepada pihak manajemen.
[F] Menerapkan prosedur keselamatan, kesehatan dan keamanan (K3) di tempat kerja.
1.Pelaksanaan secara seksama prosedur K3 sesuai dengan peraturan dan asuransi perusahaan yang
berlaku.

27. 27
2.Pengidentifikasian dan pelaporan kelemahan prosedur K3.
3.Pelaporan kepada orang yang tepat apabila ada hal-hal atau tindakan yang mencurigakan.
[G] Menangani situasi darurat
1. Tanggap terhadap situasi darurat dan mengambil tindakan sesuai dengan tanggung jawab masing-
masing.
2. Penanganan keadaan darurat dengan tepat sesuai dengan prosedur perusahaan.
3. Pemanfaatan bantuan dari rekan sekerja dan/atau yang berwenang sesuai kebutuhan.
4. Laporan secara rinci keadaan darurat sesuai dengan kebijaksanaan perusahaan.
[H] Menjaga penampilan diri
1. Penampilan diri disesuaikan dengan lingkungan kesehatan dan keamanan keraj, termasuk
didalamnya cara berbusana dan rias diri.
[I] Memberikan umpan balik tentang K3

28. 28
1. Pengidentifikasian hal-hal yang memerlukan perhatian dengan tepat dan disampaikan kepada
orang yang berwenang.
[04]Mencari informasi di bidang pariwisata
[A] Mengidentifikasi danmemilah sumber-sumber informasi di bidang pariwisata secara cermat.
1. Penghimpunan informasi di bidang industri pariwisata, termasuk informasi ekonomi, social,
pangsa pasar, hubungan timbal balik, lingkungan hidup, peluang karir, peran dan tanggung jawab,
organisasi, manajemen waktu dan jaminan mutu bertujuan untuk membantu kerja yang efisien dan
efektif.
2. Pemilahan informasi khusus.
3. Penerapan informasi secara tepat dalam kegiatan sehari-hari.
4. Peningkatan pengetahuan industri pariwisata.
[B] Memperbarui pengetahuan di bidang industri pariwisata

29. 29
1. Pemanfaatan hasil penelitian formal dan informal untuk peningkatan pengetahuan umum di bidang
pariwisata.
2. Pengetahuan yang telah ditingkatkan diinformasikan kepada pengguan jasa dan rekan sekerja
sebagaimana mestinya dalam setiap kegiatan sehari-hari.
[05]Berkomunikasi melalui telepon
[A] Menjawab telepon
1. Penanganan telepon dengan segera, jelas dan sopan sesuai standar.
2. Penawaran bantuan kepada penelepon dengan ramah.
3. Pengulangan dengan jelas untuk memastikan kesamaan arti.
4. Penyambungan telepon kepada orang yang dituju.
5. Segala bentuk permintaan dicatat dan disampaikan kepada yang bersangkutan dengan segera
untuk ditindaklanjuti menurut semestinya.
6. Bila memungkinkan, peluang untuk mempromosikan pelayanan dan produk supaya dimanfaatkan

30. 30
7. Pelaporan dengan segera telepon yang mencurigakan kepada orang yang berwenang sesuai
prosedur perusahaan/organisasi.
[06]Melaksanakan sistem dan prosedur ketatausahaan
[A] Memproses dokumen kantor.
1. Pemrosesan dokumen sesuai dengan prosedur dalam batas waktu yang ditentukan.
2. Penggunaan peralatan kantor secara benar untuk kepentingan kantor.
3. Pelaporan kerusakan peralatan kantor.
[B] Membuat konsep surat sederhana
1. Penulisan surat secara jelas dengan bahasa yang baik dan benar ( sesuai dengan kaidah-kaidah
bahasa).
2. Isi surat diperiksa ulang secara teliti sebelum dikirim.