Downloaded 135 times
![PPT Bahan Sosialisasi PermenPANRB Pengelolaan Kinerja PNS_16 03 22[1]-Copy.pdf](https://cdn.slidesharecdn.com/ss_thumbnails/pptbahansosialisasipermenpanrbpengelolaankinerjapns1603221-copy-230808005320-36059ca8-thumbnail.jpg?width=640&height=640&fit=bounds)
PRESENTASI AKSI PERUBAHAN.pptx
- 1. PENINGKATAN KUALITAS PENGELOLAANWARKAH PERTIMBANGAN TEKNIS PERTANAHAN MENGGUNAKAN GOOGLE DRIVE PADA KANTOR PERTANAHAN KABUPATEN KEEROM ANGKATAN I PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS PUSAT PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA KEMENTERIAN AGRARIA DAN TATA RUANG/BADAN PERTANAHAN NASIONAL TAHUN 2022 RANCANGAN AKSI PERUBAHAN NAMA : ESTHER NATALIA SULLE, S.H., M.M. NIP : 198112242005022001 NO. ABSEN : 10 JABATAN : KEPALA SEKSI PENATAAN DAN PERBERDAYAAN UNIT KERJA : KANTOR PERTANAHAN KABUPATEN KEEROM
- 2. LATAR BELAKANG MASALAH 1 Sulitnyapencarian atau tidak ditemukannya warkah pada Seksi Penataan dan Pemberdayaan ketika ada masalah yang berkaitan dengan pelaksanaan perizinan dan perubahan penggunaan tanah 2 Kondisi warkah PTP yang ada saat ini adalah rawan untuk tercecer atau bahkan hilang karena selama ini penyimpanan warkahnya terdapat di dalam ruangan Kepala Seksi Penataan dan Pemberdayaan. 3 Belum tersedianya Pengelolaan warkah digital secara praktis yang mempergunakan media internet yang bisa didapatkan secara mudah baik secara gratis (freeware) ataupun berbayar.
- 3. TUJUAN AKSI PERUBAHAN IMPACT JANGKAPANJANG “Peningkatan pelayanan administrasi pada Seksi Penataan dan Pemberdayaan yang tersaji secara digital” Dapat di capai melalui kegiatan sebagai berikut: 1. Pengarsipan warkah PTP secara digital 2. Tertib administrasi pertanahan JANGKA MENENGAH “Peningkatan pelayanan pada Seksi Penataan dan Pemberdayaan” Dapat di capai melalui kegiatan sebagai berikut: 1. Pengarsipan warkah PTP secara digital 2. Tertib administrasi pertanahan 3. Pemanfaatan warkah PTP secara digital 4. Kantor Pertanahan Kabupaten Keerom memiliki fasilitas penyimpanan data (Google Drive yang berbayar) sehingga keamanan data dapat lebih terjaga JANGKA PENDEK “Tersedianya warkah PTP secara digital pada Kantor Pertanahan Kabupaten Keerom” Dapat di capai melalui kegiatan sebagai berikut: 1. Pengarsipan warkah PTP secara digital 2. Tertib administrasi pertanahan
- 4. M A NF A A T E K S T E R N A L Mendukung agenda pelaksanaan reformasi birokrasi dan transformasi digital di Kementerian ATR/BPN Sebagai database digital dalam pengelolaan warkah PTP sehingga memudahkan pihak lain dalam rangka pelaporan untuk monitoring dan evaluasi M A N F A A T I N T E R N A L Meningkatnya kinerja organisasi dalam memberikan pelayanan terkait pemberian Pertimbangan Teknis Pertanahan Memberikan kemudahan dalam mengakses warkah PTP pada Seksi Penataan dan Pemberdayaan Terwujudnya efektivitas dan efisiensi dalam proses kegiatan dan pelaporan pada Seksi Penataan dan Pemberdayaan MANFAAT AKSI PERUBAHAN
- 5. PENETAPAN MASALAH UTAMAMENGGUNAKAN METODE USG RANGKING KEDUA RANGKING KETIGA RANGKING PERTAMA Belum tercapainya target bidang PTP setiap tahun Kurangnya informasi kepada masyarakat dan badan usaha tentang PTP Belum tersedianya pengarsipan warkah PTP secara digital No. Isu Strategis/Masalah Nilai To tal Rang king U S G 1. Belum tercapainya target bidang PTP setiap tahun 4 3 4 11 II 2. Kurangnya informasi kepada masyarakat dan badan usaha tentang PTP 3 4 3 10 III 3. Belum tersedianya pengarsipan warkah PTP secara digital 4 4 4 12 I
- 6. A K AR P E N Y E B A B M A S A L A H MENGGUNAKAN DIAGRAM FISHBONE MANUSIA METODE MESIN MATERIAL ANGGARAN SDM yang belum optimal dalam penggunaan teknologi yang tersedia 1. Pengarsipan yang masih konvensional 2. Selama ini warkah PTP masih tersimpan dalam ruangan Kasi P2 1. Pengelolaan warka masih manual (fisik) 2. Terbatas nya scanner 3. Belum digunakan Google Drive 4. Belum tersedianya eksternal drive dengan memory besar 1. Warkah PTP yang belum tersedia secara digital 2. WarkahPTP yang belum tersimpan secara rapi dan baik Tidak tersediamya anggaran pembelian media internet berbayar
- 7. DESKRIPSI INOVASI Kemudian warkahPTP konvensional akan di proses labeling dan penataan pada lemari arsip. Membuat database pada google drive dan meng- upload ke dalam database. Warkah PTP yang akan diinventarisasi berdasarkan jenis dan tahun layanan Melakukan scanning terhadap semua warkah PTP yang terdapat dalam ruangan Kepala Seksi Penataan dan Pemberdayaan. 2. INVENTARISASI 3. SCANNING 4. LABELING DAN P E N A T A A N Pada tahap awal, akan dilaksanakan identifikasi warkah PTP 1. IDENTIFIKASI 5. DATABASE
- 8.
- 9. TAHAPAN KEGIATAN RAP No TahapanKegiatan April Tgl. Mei Tgl. Penanggung Jawab Output 1 2 3 4 1 2 3 4 1 Persiapan Pembentukan Tim Kerja 4 April Kepala Seksi P2 SK Tim Rapat Tim Kerja 6 April Kepala Seksi P2 Notulen Rapat 2 Pelaksanaan a. Identifikasi warkah PTP; 11 April Tim Kerja Daftar warkah PTP b. Inventarisasi warkah PTP berdasarkan jenis dan tahun layanan; 12 April Tim Kerja Dokumen data c. Scan warkah PTP; 13-20 April Tim Kerja Hasil scan warkah PTP (softfile) d. Penataan warkah PTP pada lemari arsip; 21 April Tim Kerja Jumlah warkah PTP yang telah tertata e. Pembuatan database pada google drive dan entry data 21 -22 April Tim Kerja Data warkah berformat .pdf 3 Monitoring a. Inventarisasi 12 April Kepala Seksi P2 Dokumen monev b. Scan warkah PTP 20 April Kepala Seksi P2 Dokumen laporan c. Pembuatan database 22 April Kepala Seksi P2 Laporan Aksi Perubahan J A D W A L K E G I A T A N
- 10. SUMBER DAYA (PETADAN PEMANFAATAN) PEMETAAN STAKEHOLDER JEJARING KERJA STAKEHOLDER RANCANGAN AKSI PERUBAHAN BAGAN TIM KERJA RANCANGAN AKSI PERUBAHAN
- 11. RINCIAN ANGGARAN BIAYA(RAB) KEGIATAN LAYANAN DATA DAN INFORMASI KANTOR PERTANAHAN KABUPATEN KEEROM TAHUN ANGGARAN 2022 Kementerian/Lembaga : Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional Unit Eselon II/III : Kantor Wilayah Badan Pertanahan Nasional Provinsi Papua/Kantor Pertanahan Kabupaten Keerom Program : Program Dukungan Manajemen Klasifikasi Rincian Output : Layanan Dukungan Manajemen Internal Rincian Output : Layanan Data dan Informasi Volume : 1 Satuan Ukur : Layanan Biaya : Rp. 58.961.000,- KODE PROGRAM/ AKTIVITAS/ KRO/ RO/ KOMPONEN/ SUBKOMP/ DETIL PERHITUNGAN TAHUN 2022 VOLUME HARGA SATUAN JUMLAH BIAYA 5527.EBA Layanan Dukungan Manajemen Internal 5527.EBA.963 Layanan Data dan Informasi 1.0 Layanan 1,620,000 051 Pengadaan Paket Data Internet 1,620,000 A TANPA SUB KOMPONEN 1,620,000 521111 Belanja Keperluan Perkantoran 1,620,000 (KPPN.063-Jayapura ) - Biaya Paket Data dan Komunikasi 1.0 PKT 1,620,000 1,620,000 Arso, 2022 Kuasa Pengguna Anggaran/ Kepala Kantor Pertanahan Kabupaten Keerom, SITI GERHANA,SH NIP. 19720131 199603 2001 BIAYA
- 12. MANAJEMEN PENGENDALIAN MUTUPEKERJAAN No. Kriteria Deskripsi Hubungan Indikator keberhasilan 1 Fokus pelanggan Fokus pada pelanggan Transformasi Digital Tersedianya database 2 Leadership pemimpin disemua level organisasi harus Mempunyai kesatuan tujuan dan arah Motivasi dan mengarahkan serta menjadi role model Berhasilnya kegiatan digitalisasi data penataan 3 Keterlibatan orang tidak ada pegawai yang pekerjaannya dianggap tidak penting oleh organisasi Integritas untuk mencapai target sesuai waktu Selesainya Kegiatan sampai dengan jangka waktu offclass 4 Pendekatan proses Mempercayai bahwa suatu hasil dapat menjadi lebih efektif dan efisien, ketika kegiatan-kegiatan yang dikelola menjadi suatuproses yang saling terkait dan berfungsi sebagai sistem yang koheren Tahapan proses dapat dilaksanakan secara Maksimal Kerangka Acuan Kerja dan dokumentasi proses 5 Perbaikan bereaksi terhadap perubahan yang terjadi baik dalam kondisi internal dan eksternal organisasi, serta dapat menciptakan peluang baru Output Digitalisasi dapat dikembangkan untuk menjawab area bermasalah Lainnya Menggunakan aplikasi yang telah tersedia untuk menjawab manfaat jangka menengah dan jangka panjang 6 Pengambilan Keputusan Berdasarkan Bukti setiap organisasi dalam mengambil keputusan harus berdasarkan hasil dari analisis dan evaluasi data dan informasi. Data output proses dapat dipakai sebagai salah satu variable pengambilan Kebijakan Output yang didapatkan selama pelaksanaan 7 Manajemen Relasional Mengelola hubungan dengan berbagai pihak Yang Berkepentingan Monitoring evaluasi Partisipasi seluruh stakeholders yang terlibat
- 13. SOP Pelayanan Publik(sesuai rencana aksi) Standar Operasional Prosedur NO. AKTIVITAS PELAKSANA MUTU BAKU Pengguna Informasi Penanggung Jawab Warkah Kelengkapan Waktu Output Keterangan 1 Melapor kepada Penanggung Jawab Warkah Buku Kunjungan 5 menit Buku kunjungan Pengguna Informasi hanya internal kantor. Bila dari pemerintah, swasta maupun perorangan tata caranya harus sesuai Permen ATR/BPN No.32/2021 2 Meminta Pengguna Informasi untuk mengisi buku kunjungan Buku Kunjungan 5 menit Buku kunjungan 3 Mengisi buku kunjungan dan menyerahkan Kembali kepada Penanggung Jawab Warkah Buku Kunjungan 5 menit Buku kunjungan yang telah di isi 4 Memberikan akses/izin kepada Pengguna Informasi untuk menelusur jajaran koleksi Buku Kunjungan yang telah di isi 5 menit Pemberian akses/izin menelusuri warkah 5 Menelusur ke jajaran koleksi dan dapat menelusur informasi yang mereka butuhkan. Jika ingin melakukan peminjaman: Jika YA (ingin melakukan pinjaman) = melapor ke Penanggung Jawab Warkah untuk mengisi bukti pinjaman Jika TIDAK = melapor ke Penanggung Jawab Warkah dan meninggalkan ruangan Tidak Ya Pemberian akses/izin menelusuri warkah 30 menit Pemberian akses/izin menelusuri warkah 6 Memberikan bukti peminjaman kepada Pengguna Informasi sebagai bukti telah menerima pelayanan dan menyerahkan warkah yang dibutuhkan Pemberian akses/izin menelusuri warkah 20 menit Buku peminjaman warkah 7 Menerima warkah yang memuat informasi yang dibutuhkan Bukti peminjaman warkah 5 ment Bukti peminjaman warkah 8 Meninggalkan ruang warkah Bukti peminjaman warkah 5 menit Bukti peminjaman warkah 9 Melakukan dokumentasi hasil kegiatan Bukti peminjaman warkah 10 menit Dokumentasi hasil kegiata
- 14. LAPORAN AKSI PERUBAHAN 1.Deskripsi Proses Kepemimpinan a. Membangun Integritas a) Pengelolaan Budaya Layanan b) Pengelolaan Tim 2. Deskripsi Hasil Kepemimpinan a. Capaian Tahapan Inovasi b. Capaian dalam Perbaikan Sistem Pelayanan c. Manfaat Aksi Perubahan 3.Keberlanjutan Aksi Perubahan a. Legalitas Penerapan Inovasi b. Perencanaan Keberlanjutan Inovasi
- 15. Untuk mewujudkan haltersebut, maka Kantor Pertanahan Kabupaten Keerom khususnya pada Seksi Penataan dan Pemberdayaan dalam melaksanakan Aksi Perubahan ini dituntut untuk menciptakan integritas yang telah dilaksanakan dengan menandatangani Pakta Integritas Membangun Integritas
- 16. P e ng e l o l a a n B u d a y a P e l a y a n a n 1 2 3 Memetakan beberapa permasalaha n yang ada pada Seksi Penataan dan Pemberdaya an Rapat Peningkatan Budaya Kerja Menganalisa permasalahan sesuai dengan beberapa kriteria yang telah dibahas pada bab sebelumnya Penyelesaian masalah dengan terukur dapat dipertanggun gjawabkan Membangun database warkah secara digital 4
- 17. Dalam pencapaian targetyang diinginkan dalam rencana proyek perubahan, maka sangat diperlukan membangun tim yang efektif dan efisien, sehingga perlu ditunjuk dan dibentuk tim dari stakeholder internal sebagai anggota. Untuk menunjang berhasilnya project leader dalam melaksanakan aksi perubahan harus dibentuk dengan Surat Keputusan Kepala Kantor Pertanahan Kabupaten Keerom Nomor 30/SK-91.11.UP.04.05/IV/2022, tanggal 04 April 2022 yang ditindaklanjuti dengan menggelar Rapat Tim Kerja dengan Nomor Surat Undangan 211/UND- 91.11.UP.04.05/IV/2022 pada tanggal 05 April 2022. Pengelolaan Tim
- 18. P e la k s a n a a n warkah PTP dari Tahun 2017 sampai Tahun 2022 diidentifikasi maka semua data tersebut akan diinventarisasi berdasarkan jenis dan tahun layanan. Kemudian warkah PTP tersebut akan dilakukan digitalisasi Selanjutnya melakukan scanning terhadap semua warkah PTP untuk dialihkan dari bentuk manual ke bentuk digital dengan kata lain pada tahapan ini transformasi digital kita laksanakan secara cepat dan terukur dengan mekanisme penerapan teknologi informasi P e r s i a p a n project leader menghadap Kepala Kantor Pertanahan Kabupaten Keerom selaku mentor untuk melapor sekaligus konsultasi dan koordinasi pelaksanaan implementasi aksi perubahan ini. langkah selanjutnya project leader membuat konsep surat keputusan sekaligus menyusun anggota tim. Kemudian dilaksanakan rapat dengan tim kerja yang akan membantu dalam melaksanakan aksi perubahan juga untuk merumuskan rencana/teknis pelaksanaan tahapan kegiatan dan waktu pelaksanaan Kemudian warkah PTP konvensional akan di proses labeling dan penataan pada lemari arsip Ca paia n Ta ha pa n Inova si Setelah dilakukan disimpan dan di tata pada lemari arsip dilanjutkan dengan membuat database pada google drive dan meng-upload ke dalam database
- 19. 2 . IN V E N TA R I S A S I WA R K A H P T P 3. SCANNING 4 . L A B E L I N G D A N PENATAAN WARKAH PTP 1. IDENTIFIKASi W A R K A H P T P I 5. DATABASE
- 20.
- 21. Capaian Perbaikan Pelayanan Capaian Dalam PerbaikanSistem Inovasi No. Indikator Perbaikan Kualitas Pelayanan Sebelum Inovasi Setelah Inovasi 1 Kesederhanaan Proses masih manual Proses secara digital sehingga lebih mudah 2 Kejelasan Sulit dan lama ketika masyarakat atau seksi lain membutuhkan data Tercapainya Aplikasi layanan pertanahan yang efisien dan cepat 3 Kepastian dan tepat waktu Tidak ada ketepatan waktu proses mencari warkah perizinan dan kapan akan ditemukan Lebih pasti dan tepat waktu karena user cukup masuk pada database untuk melacak arsip secara digital. 4 Keamanan Tidak ada kontrol terhadap akses dan penyimpanan warkah Dengan aplikasi ada pembatasan untuk mengakses data digital
- 22. M A NF A A T E K S T E R N A L Mendukung agenda pelaksanaan reformasi birokrasi dan transformasi digital di Kementerian ATR/BPN Sebagai database digital dalam pengelolaan warkah PTP sehingga memudahkan pihak lain dalam rangka pelaporan untuk monitoring dan evaluasi M A N F A A T I N T E R N A L Meningkatnya kinerja organisasi dalam memberikan pelayanan terkait pemberian Pertimbangan Teknis Pertanahan Memberikan kemudahan dalam mengakses warkah PTP pada Seksi Penataan dan Pemberdayaan Terwujudnya efektivitas dan efisiensi dalam proses kegiatan dan pelaporan pada Seksi Penataan dan Pemberdayaan MANFAAT AKSI PERUBAHAN
- 23. Legalitas Penerapan Inovasi Undang-UndangNomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan Undang Undang Nomor 43 Tahun 2009 Peraturan Pemerintah Nomor 21 Tahun 2021 Tentang Penyelenggaraan Penataan Ruang Peraturan Menteri Agraria dan Tata Ruang/Kepala Badan Pertanahan Nasional Nomor 12 Tahun 2021 Tentang Pertimbangan Teknis Pertanahan; Peraturan Menteri Agraria dan Tata Ruang/Kepala Badan Pertanahan Nasional Nomor 13 Tahun 2021 Tentang Pelaksanaan Kesesuaian Kegiatan Pemanfaatan Ruang dan Sinkronisasi Program Pemanfaatan Ruang
- 24. Perencanaan Keberlanjutan Inovasi Denganadanya pernyataan dukungan tersebut diharapkan aksi perubahan Peningkatan Kualitas Pengelolaan Warkah Pertimbangan Teknis Pertanahan Menggunakan Google Drive Pada Kantor Pertanahan Kabupaten Keerom dapat berjalan secara baik dan terus menerus Adanya pernyataan dukungan terhadap pelaksanaan aksi perubahan dari Kantor Pertanahan Kabupaten Keerom Keberhasilan dalam pelaksanaan aksi perubahan tentang Peningkatan Kualitas Pengelolaan Warkah Pertimbangan Teknis Pertanahan Menggunakan Google Drive Pada Kantor Pertanahan Kabupaten Keerom, tidak bisa berjalan secara maksimal tanpa ada dukungan dari semua anggota tim kerja aksi perubahan
- 25. TERIMA KASIH ANGKATAN IPELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS PUSAT PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA KEMENTERIAN AGRARIA DAN TATA RUANG/BADAN PERTANAHAN NASIONAL TAHUN 2022