Aksi perubahan

1. PENINGKATAN KUALITAS PENGELOLAAN WARKAH PERTIMBANGAN
TEKNIS PERTANAHAN MENGGUNAKAN GOOGLE DRIVE PADA
KANTOR PERTANAHAN KABUPATEN KEEROM
ANGKATAN I PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS
PUSAT PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA
KEMENTERIAN AGRARIA DAN TATA RUANG/BADAN PERTANAHAN NASIONAL
TAHUN 2022
RANCANGAN AKSI PERUBAHAN
NAMA : ESTHER NATALIA SULLE, S.H., M.M.
NIP : 198112242005022001
NO. ABSEN : 10
JABATAN : KEPALA SEKSI PENATAAN DAN PERBERDAYAAN
UNIT KERJA : KANTOR PERTANAHAN KABUPATEN KEEROM

2. LATAR BELAKANG MASALAH
1
Sulitnya pencarian atau tidak ditemukannya
warkah pada Seksi Penataan dan
Pemberdayaan ketika ada masalah yang
berkaitan dengan pelaksanaan perizinan dan
perubahan penggunaan tanah
2
Kondisi warkah PTP yang ada saat ini
adalah rawan untuk tercecer atau bahkan
hilang karena selama ini penyimpanan
warkahnya terdapat di dalam ruangan
Kepala Seksi Penataan dan Pemberdayaan.
3
Belum tersedianya Pengelolaan warkah
digital secara praktis yang mempergunakan
media internet yang bisa didapatkan secara
mudah baik secara gratis (freeware)
ataupun berbayar.

3. TUJUAN AKSI PERUBAHAN
IMPACT
JANGKA PANJANG
“Peningkatan pelayanan administrasi pada Seksi Penataan dan Pemberdayaan yang tersaji secara digital”
Dapat di capai melalui kegiatan sebagai berikut:
1. Pengarsipan warkah PTP secara digital
2. Tertib administrasi pertanahan
JANGKA MENENGAH
“Peningkatan pelayanan pada Seksi Penataan
dan Pemberdayaan”
Dapat di capai melalui kegiatan sebagai berikut:
1. Pengarsipan warkah PTP secara digital
2. Tertib administrasi pertanahan
3. Pemanfaatan warkah PTP secara digital
4. Kantor Pertanahan Kabupaten Keerom
memiliki fasilitas penyimpanan data (Google
Drive yang berbayar) sehingga keamanan
data dapat lebih terjaga
JANGKA PENDEK
“Tersedianya warkah PTP secara digital pada
Kantor Pertanahan Kabupaten Keerom”
Dapat di capai melalui kegiatan sebagai berikut:
1. Pengarsipan warkah PTP secara digital
2. Tertib administrasi pertanahan

4. M A N F A A T
E K S T E R N A L
Mendukung agenda pelaksanaan reformasi birokrasi dan
transformasi digital di Kementerian ATR/BPN
Sebagai database digital dalam pengelolaan warkah PTP
sehingga memudahkan pihak lain dalam rangka
pelaporan untuk monitoring dan evaluasi
M A N F A A T
I N T E R N A L
Meningkatnya kinerja organisasi dalam
memberikan pelayanan terkait pemberian
Pertimbangan Teknis Pertanahan
Memberikan kemudahan dalam mengakses warkah PTP
pada Seksi Penataan dan Pemberdayaan
Terwujudnya efektivitas dan efisiensi dalam proses kegiatan
dan pelaporan pada Seksi Penataan dan Pemberdayaan
MANFAAT AKSI PERUBAHAN

5. PENETAPAN MASALAH UTAMA MENGGUNAKAN METODE USG
RANGKING KEDUA RANGKING KETIGA
RANGKING
PERTAMA
Belum tercapainya target
bidang PTP setiap tahun
Kurangnya informasi kepada
masyarakat dan badan usaha
tentang PTP
Belum tersedianya pengarsipan
warkah PTP secara digital
No. Isu Strategis/Masalah Nilai To
tal
Rang
king
U S G
1. Belum tercapainya target bidang PTP setiap tahun 4 3 4 11 II
2. Kurangnya informasi kepada masyarakat dan badan usaha tentang
PTP
3 4 3 10 III
3. Belum tersedianya pengarsipan warkah PTP secara digital 4 4 4 12 I

6. A K A R P E N Y E B A B M A S A L A H
MENGGUNAKAN DIAGRAM FISHBONE
MANUSIA METODE MESIN MATERIAL ANGGARAN
SDM yang
belum optimal
dalam
penggunaan
teknologi yang
tersedia
1. Pengarsipan yang
masih
konvensional
2. Selama ini warkah
PTP masih
tersimpan dalam
ruangan Kasi P2
1. Pengelolaan warka
masih manual (fisik)
2. Terbatas nya scanner
3. Belum digunakan
Google Drive
4. Belum tersedianya
eksternal drive dengan
memory besar
1. Warkah PTP yang
belum tersedia secara
digital
2. WarkahPTP yang
belum tersimpan
secara rapi dan baik
Tidak tersediamya
anggaran
pembelian media
internet berbayar

7. DESKRIPSI INOVASI
Kemudian warkah PTP konvensional
akan di proses labeling dan penataan
pada lemari arsip.
Membuat database pada google drive dan meng-
upload ke dalam database.
Warkah PTP yang akan diinventarisasi
berdasarkan jenis dan tahun layanan
Melakukan scanning terhadap semua warkah
PTP yang terdapat dalam ruangan Kepala Seksi
Penataan dan Pemberdayaan.
2. INVENTARISASI 3. SCANNING
4. LABELING DAN
P E N A T A A N
Pada tahap awal, akan
dilaksanakan identifikasi warkah
PTP
1. IDENTIFIKASI
5. DATABASE

8. CANVAS INOVASI

9. TAHAPAN KEGIATAN RAP
No
Tahapan Kegiatan
April Tgl. Mei
Tgl. Penanggung Jawab Output
1 2 3 4 1 2 3 4
1 Persiapan
Pembentukan Tim Kerja 4 April Kepala Seksi P2 SK Tim
Rapat Tim Kerja 6 April Kepala Seksi P2 Notulen Rapat
2 Pelaksanaan
a. Identifikasi warkah PTP; 11 April Tim Kerja Daftar warkah PTP
b. Inventarisasi warkah PTP berdasarkan jenis dan
tahun layanan;
12 April Tim Kerja Dokumen data
c. Scan warkah PTP; 13-20 April Tim Kerja Hasil scan warkah PTP
(softfile)
d. Penataan warkah PTP pada lemari arsip; 21 April Tim Kerja Jumlah warkah PTP yang
telah tertata
e. Pembuatan database pada google drive dan entry
data
21 -22 April Tim Kerja Data warkah berformat
.pdf
3 Monitoring
a. Inventarisasi 12 April Kepala Seksi P2 Dokumen monev
b. Scan warkah PTP 20 April Kepala Seksi P2 Dokumen laporan
c. Pembuatan database 22 April Kepala Seksi P2 Laporan Aksi Perubahan
J
A
D
W
A
L
K
E
G
I
A
T
A
N

10. SUMBER DAYA (PETA DAN PEMANFAATAN)
PEMETAAN STAKEHOLDER
JEJARING KERJA STAKEHOLDER
RANCANGAN AKSI PERUBAHAN
BAGAN TIM KERJA RANCANGAN
AKSI PERUBAHAN

11. RINCIAN ANGGARAN BIAYA (RAB)
KEGIATAN LAYANAN DATA DAN INFORMASI KANTOR PERTANAHAN KABUPATEN KEEROM
TAHUN ANGGARAN 2022
Kementerian/Lembaga : Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional
Unit Eselon II/III : Kantor Wilayah Badan Pertanahan Nasional Provinsi Papua/Kantor Pertanahan Kabupaten Keerom
Program : Program Dukungan Manajemen
Klasifikasi Rincian Output : Layanan Dukungan Manajemen Internal
Rincian Output : Layanan Data dan Informasi
Volume : 1
Satuan Ukur : Layanan
Biaya :
Rp.
58.961.000,-
KODE
PROGRAM/ AKTIVITAS/ KRO/ RO/
KOMPONEN/ SUBKOMP/ DETIL
PERHITUNGAN TAHUN 2022
VOLUME HARGA SATUAN JUMLAH BIAYA
5527.EBA Layanan Dukungan Manajemen Internal
5527.EBA.963 Layanan Data dan Informasi
1.0
Layanan
1,620,000
051 Pengadaan Paket Data Internet 1,620,000
A TANPA SUB KOMPONEN 1,620,000
521111 Belanja Keperluan Perkantoran 1,620,000
(KPPN.063-Jayapura )
- Biaya Paket Data dan Komunikasi 1.0 PKT 1,620,000 1,620,000
Arso, 2022
Kuasa Pengguna Anggaran/
Kepala Kantor Pertanahan
Kabupaten Keerom,
SITI GERHANA,SH
NIP. 19720131 199603 2001
BIAYA

12. MANAJEMEN PENGENDALIAN MUTU PEKERJAAN
No. Kriteria Deskripsi Hubungan Indikator keberhasilan
1 Fokus pelanggan Fokus pada pelanggan Transformasi Digital Tersedianya database
2 Leadership
pemimpin disemua level organisasi harus Mempunyai kesatuan tujuan
dan arah
Motivasi dan mengarahkan
serta menjadi role model
Berhasilnya kegiatan digitalisasi data
penataan
3 Keterlibatan orang
tidak ada pegawai yang pekerjaannya dianggap tidak penting oleh
organisasi
Integritas untuk mencapai
target sesuai
waktu
Selesainya Kegiatan sampai dengan
jangka waktu offclass
4 Pendekatan proses
Mempercayai bahwa suatu hasil dapat menjadi lebih efektif dan
efisien, ketika kegiatan-kegiatan yang dikelola menjadi suatuproses
yang saling terkait dan berfungsi sebagai sistem yang koheren
Tahapan proses dapat
dilaksanakan secara
Maksimal
Kerangka Acuan Kerja dan dokumentasi
proses
5 Perbaikan
bereaksi terhadap perubahan yang terjadi baik dalam kondisi internal
dan eksternal organisasi, serta dapat menciptakan peluang baru
Output Digitalisasi dapat
dikembangkan untuk
menjawab area bermasalah
Lainnya
Menggunakan aplikasi yang telah
tersedia untuk menjawab manfaat
jangka menengah dan jangka panjang
6
Pengambilan
Keputusan
Berdasarkan
Bukti
setiap organisasi dalam mengambil keputusan harus berdasarkan hasil
dari analisis dan evaluasi data dan informasi.
Data output proses dapat
dipakai sebagai salah
satu variable pengambilan
Kebijakan
Output yang didapatkan selama
pelaksanaan
7 Manajemen Relasional
Mengelola hubungan dengan berbagai pihak
Yang Berkepentingan
Monitoring evaluasi
Partisipasi seluruh stakeholders yang
terlibat

13. SOP Pelayanan Publik (sesuai rencana aksi)
Standar
Operasional
Prosedur
NO. AKTIVITAS
PELAKSANA MUTU BAKU
Pengguna
Informasi
Penanggung Jawab
Warkah
Kelengkapan Waktu Output Keterangan
1 Melapor kepada Penanggung Jawab Warkah Buku Kunjungan 5 menit Buku kunjungan Pengguna Informasi
hanya internal kantor.
Bila dari pemerintah,
swasta maupun
perorangan tata caranya
harus sesuai Permen
ATR/BPN No.32/2021
2 Meminta Pengguna Informasi untuk mengisi buku
kunjungan
Buku Kunjungan 5 menit Buku kunjungan
3 Mengisi buku kunjungan dan menyerahkan
Kembali kepada Penanggung Jawab Warkah
Buku Kunjungan 5 menit Buku kunjungan yang
telah di isi
4 Memberikan akses/izin kepada Pengguna
Informasi untuk menelusur jajaran koleksi
Buku Kunjungan yang
telah di isi
5 menit Pemberian akses/izin
menelusuri warkah
5 Menelusur ke jajaran koleksi dan dapat menelusur
informasi yang mereka butuhkan.
Jika ingin melakukan peminjaman:
Jika YA (ingin melakukan pinjaman) = melapor ke
Penanggung Jawab Warkah untuk mengisi bukti
pinjaman
Jika TIDAK = melapor ke Penanggung Jawab
Warkah dan meninggalkan ruangan
Tidak Ya
Pemberian akses/izin
menelusuri warkah
30 menit Pemberian akses/izin
menelusuri warkah
6 Memberikan bukti peminjaman kepada
Pengguna Informasi sebagai bukti telah
menerima pelayanan dan menyerahkan
warkah yang dibutuhkan
Pemberian
akses/izin
menelusuri warkah
20 menit Buku peminjaman
warkah
7 Menerima warkah yang memuat informasi
yang dibutuhkan
Bukti peminjaman
warkah
5 ment Bukti peminjaman
warkah
8 Meninggalkan ruang warkah Bukti peminjaman
warkah
5 menit Bukti peminjaman
warkah
9 Melakukan dokumentasi hasil kegiatan Bukti peminjaman
warkah
10 menit Dokumentasi hasil
kegiata

14. LAPORAN AKSI PERUBAHAN
1. Deskripsi Proses
Kepemimpinan
a. Membangun Integritas
a) Pengelolaan Budaya Layanan
b) Pengelolaan Tim
2. Deskripsi Hasil
Kepemimpinan
a. Capaian Tahapan Inovasi
b. Capaian dalam Perbaikan
Sistem Pelayanan
c. Manfaat Aksi Perubahan
3.Keberlanjutan Aksi
Perubahan
a. Legalitas Penerapan Inovasi
b. Perencanaan Keberlanjutan
Inovasi

15. Untuk mewujudkan hal tersebut, maka Kantor
Pertanahan Kabupaten Keerom khususnya pada
Seksi Penataan dan Pemberdayaan dalam
melaksanakan Aksi Perubahan ini dituntut untuk
menciptakan integritas yang telah dilaksanakan
dengan menandatangani Pakta Integritas
Membangun Integritas

16. P e n g e l o l a a n B u d a y a
P e l a y a n a n
1 2 3
Memetakan
beberapa
permasalaha
n yang ada
pada Seksi
Penataan
dan
Pemberdaya
an
Rapat Peningkatan Budaya Kerja
Menganalisa
permasalahan
sesuai dengan
beberapa
kriteria yang
telah dibahas
pada bab
sebelumnya
Penyelesaian
masalah
dengan
terukur dapat
dipertanggun
gjawabkan
Membangun
database
warkah secara
digital
4

17. Dalam pencapaian target yang diinginkan dalam
rencana proyek perubahan, maka sangat diperlukan
membangun tim yang efektif dan efisien, sehingga
perlu ditunjuk dan dibentuk tim dari stakeholder
internal sebagai anggota. Untuk menunjang
berhasilnya project leader dalam melaksanakan aksi
perubahan harus dibentuk dengan Surat Keputusan
Kepala Kantor Pertanahan Kabupaten Keerom Nomor
30/SK-91.11.UP.04.05/IV/2022, tanggal 04 April 2022
yang ditindaklanjuti dengan menggelar Rapat Tim
Kerja dengan Nomor Surat Undangan 211/UND-
91.11.UP.04.05/IV/2022 pada tanggal 05 April 2022.
Pengelolaan Tim

18. P e l a k s a n a a n
warkah PTP dari Tahun 2017 sampai Tahun 2022 diidentifikasi maka
semua data tersebut akan diinventarisasi berdasarkan jenis dan tahun
layanan. Kemudian warkah PTP tersebut akan dilakukan digitalisasi
Selanjutnya melakukan scanning terhadap semua warkah PTP untuk
dialihkan dari bentuk manual ke bentuk digital dengan kata lain pada
tahapan ini transformasi digital kita laksanakan secara cepat dan
terukur dengan mekanisme penerapan teknologi informasi
P e r s i a p a n
project leader menghadap Kepala Kantor Pertanahan
Kabupaten Keerom selaku mentor untuk melapor
sekaligus konsultasi dan koordinasi pelaksanaan
implementasi aksi perubahan ini.
langkah selanjutnya project leader membuat konsep surat keputusan
sekaligus menyusun anggota tim. Kemudian dilaksanakan rapat
dengan tim kerja yang akan membantu dalam melaksanakan aksi
perubahan juga untuk merumuskan rencana/teknis pelaksanaan
tahapan kegiatan dan waktu pelaksanaan Kemudian warkah PTP konvensional akan di proses labeling
dan penataan pada lemari arsip
Ca paia n Ta ha pa n Inova si
Setelah dilakukan disimpan dan di tata pada lemari arsip dilanjutkan
dengan membuat database pada google drive dan meng-upload ke
dalam database

19. 2 . I N V E N TA R I S A S I WA R K A H P T P 3. SCANNING
4 . L A B E L I N G D A N
PENATAAN WARKAH PTP
1. IDENTIFIKASi
W A R K A H P T P I
5. DATABASE

20. Capaian
Tahapan
Inovasi

21. Capaian
Perbaikan
Pelayanan
Capaian Dalam Perbaikan Sistem Inovasi
No.
Indikator Perbaikan
Kualitas Pelayanan
Sebelum Inovasi Setelah Inovasi
1 Kesederhanaan Proses masih manual Proses secara digital
sehingga lebih mudah
2 Kejelasan Sulit dan lama ketika
masyarakat atau seksi lain
membutuhkan data
Tercapainya Aplikasi
layanan pertanahan yang
efisien dan cepat
3 Kepastian dan tepat waktu Tidak ada ketepatan waktu
proses mencari warkah
perizinan dan kapan akan
ditemukan
Lebih pasti dan tepat
waktu karena user cukup
masuk pada database
untuk melacak arsip secara
digital.
4 Keamanan Tidak ada kontrol terhadap
akses dan penyimpanan
warkah
Dengan aplikasi ada
pembatasan untuk
mengakses data digital

22. M A N F A A T
E K S T E R N A L
Mendukung agenda pelaksanaan reformasi birokrasi dan
transformasi digital di Kementerian ATR/BPN
Sebagai database digital dalam pengelolaan warkah PTP
sehingga memudahkan pihak lain dalam rangka
pelaporan untuk monitoring dan evaluasi
M A N F A A T
I N T E R N A L
Meningkatnya kinerja organisasi dalam
memberikan pelayanan terkait pemberian
Pertimbangan Teknis Pertanahan
Memberikan kemudahan dalam mengakses warkah PTP
pada Seksi Penataan dan Pemberdayaan
Terwujudnya efektivitas dan efisiensi dalam proses kegiatan
dan pelaporan pada Seksi Penataan dan Pemberdayaan
MANFAAT AKSI PERUBAHAN

23. Legalitas Penerapan Inovasi
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan
Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan Undang
Undang Nomor 43 Tahun 2009
Peraturan Pemerintah Nomor 21 Tahun 2021 Tentang Penyelenggaraan
Penataan Ruang
Peraturan Menteri Agraria dan Tata Ruang/Kepala Badan
Pertanahan Nasional Nomor 12 Tahun 2021 Tentang Pertimbangan
Teknis Pertanahan;
Peraturan Menteri Agraria dan Tata Ruang/Kepala Badan
Pertanahan Nasional Nomor 13 Tahun 2021 Tentang Pelaksanaan
Kesesuaian Kegiatan Pemanfaatan Ruang dan Sinkronisasi
Program Pemanfaatan Ruang

24. Perencanaan Keberlanjutan Inovasi
Dengan adanya pernyataan dukungan tersebut diharapkan aksi perubahan Peningkatan Kualitas
Pengelolaan Warkah Pertimbangan Teknis Pertanahan Menggunakan Google Drive Pada Kantor
Pertanahan Kabupaten Keerom dapat berjalan secara baik dan terus menerus
Adanya pernyataan dukungan terhadap
pelaksanaan aksi perubahan dari Kantor
Pertanahan Kabupaten Keerom
Keberhasilan dalam pelaksanaan aksi
perubahan tentang Peningkatan Kualitas
Pengelolaan Warkah Pertimbangan Teknis
Pertanahan Menggunakan Google Drive Pada
Kantor Pertanahan Kabupaten Keerom, tidak
bisa berjalan secara maksimal tanpa ada
dukungan dari semua anggota tim kerja aksi
perubahan

25. TERIMA KASIH
ANGKATAN I PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS
PUSAT PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA
KEMENTERIAN AGRARIA DAN TATA RUANG/BADAN PERTANAHAN NASIONAL
TAHUN 2022