pembuatan surat

1. TATA PERSURATAN

2. Surat
adalah sehelai kertas atau lebih yang digunakan
untuk berkomunikasi
adalah percakapan yang tertulis
adalah komunikasi tertulis
Sifat surat
Efektif : sesuai dengan sumber asli tanpa ada
penyingkatan dan istilah yang tidak dimengerti
Praktis: bisa memuat informasi panjang lebar
Ekonomis: biaya pembuatan dan pengiriman lebih
murah dibanding yang lain

3. Sarana komunikasi yang efektif, praktis dan ekonomis
Menjadi wakil dari pembuat surat dengan membawa
pesanatau informasi ke penerima
Dijadikan sebagai bahan bukti yang mempunyai
kekeuatan hukum
Menjadi sumber data yang dapat digunakan sebagai
informasi
Menjadi surat jaminan – surat gadai
Mengikat antara dua pihak – surat kontrak
Menjadi alat promosi
Menghemat waktu, tenaga dan biaya

4. Ringkas
Jelas – tidak boleh ada dua artia2s
Sederhana
Sopan

5. Surat berfungsi sebagai alat bukti tertulis
yang dapat menjadi sumber legalitas dalam
sengketa hukum.
Surat berfungsi sebagai alat pengingat.
Surat bisa dijadikan sebagai bukti historis
Dalam urusan kedinasan, surat berfungsi
pula sebagai pedoman kerja dalam bertugas
atau dalam melaksanakan kegiatan.
Surat berfungsi sebagai duta organisasi
yang mencerminkan keterpelajaran,
mentalitas, dan kewibawaan penulis.

6. Surat harus disusun dengan teknik yang benar
Bagian-bagian surat ditata dengan benar sesuai
pedoman
Diketik dengan betul dan jelas
Menggunkan kertas yang sesuai
Maksud surat harus dinyatakan secara ringkas,
jelas dan eksplisit
Penerima dapat memahami isinya
Pengirim dapat memperoleh jawaban seperti yang
dikehendaki
Bahasa yang digunakan adalah bahasa baku
sesuai dengan EYD

7. 1.Kepala surat
2.Tanggal surat
3.Nomor surat
4.Lampiran
5.Perihal/hal
6.Alamat dalam/alamat
tujuan
7.Salam pembuka
1. Isi surat, isi surat
terdiri dari :
a. kalimat pembuka
b. Isi surat yang
sebenarnya
c. kalimat penutup
2. Salam penutup
3. Nama organisasi
4. Tanda tangan dan
nama jelas
5. Jabatan
6. Lampiran
7. Inisial

8. BADAN PEMERIKSA KEUANGAN
REPUBLIK INDONESIA
PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PEGAWAI
Jalan Bina Warga 2, Kalibata Raya, Jakarta
Telepon (021) 79190864, 791960885, 79182720
Faksimile (021) 79190868
LOGO

9. Tanggal 25 Bulan Juni Tahun 2009
Bandung, 31-04-2009
25 Juni 2009
24 Des ’08
MANAKAH YANG BENAR?

10.  Digunakan untuk memberitahukan kepada
penerima surat bahwa ada sesuatu yang
disertakan bersama surat.
 Jika tidak ada sesuatu yang disertakan, kata
lampiran tidak perlu dicantumkan.
Contoh penulisan yang tidak tepat:
Lampiran: 5 (lima) lembar
Lampiran: Satu (1) berkas
Lampiran: -
Contoh penulisan yang tepat:
Lampiran: Lima lembar
Lampiran: Satu berkas

11. Fungsi:
1) Memberitahukan kepada penerima
surat tentang pokok masalah yang
ditulis di dalam surat.
2) Agar efektif, hal surat sebaiknya tidak
ditulis terlalu panjang, tetapi jelas dan
dapat mencakup seluruh isi surat.
Contoh penulisan yang tidak tepat:
Hal: Undangan untuk menghadiri Rakernas
tanggal 5 Juli 2008
Contoh penulisan yang tepat:
Hal: Undangan

12.  Berfungsi sebagai petunjuk langsung
mengenai pihak yang harus menerima
surat.
 Unsur alamat hendaknya ditulis lengkap
tidak disingkat.
Contoh penulisan yang tidak tepat:
Kepada Yth. Bapak Kepala Pusat Bahasa
Jln. Daksinapati Barat IV
Rawamangun
JAKARTA
Contoh penulisan yang tepat:
Yth. Kepala Pusat Bahasa
Jalan Daksinapati Barat IV
Rawamangun
Jakarta 13220

13. Bagian ini berfungsi untuk mengantarkan pembaca pada
permasalahan utama yang ditulis.
Fungsi utama paragraf pembuka adalah untuk
menghubungkan pikiran pembaca dengan pokok
masalah yang disampaikan.
Misalnya:
(1) Sehubungan dengan surat Saudara
No.05/1180/I/Bangda, tanggal 25 Juni 2008, kami beri
tahukan hal-hal berikut.
(2) Kami beri tahukan bahwa…
(3) Surat Saudara No. 005/1180/I/Bangda, tanggal 25
Juni 2008, sudah kami terima dengan baik.
Sehubungan dengan itu, kami beri tahukan bahwa…

14. 4) Sehubungan dengan surat Saudara tanggal 12
Desember 2009, Nomor 1415/K2/2009, tentang
syarat-syarat sayembara, kami beritahukan hal-
hal berikut.
5) Sesuai dengan pembicaraan kita minggu yang
lalu, bersama ini kami sampaikan kepada Saudara
daftar buku terbitan kami tahun 2009.
6) Berkenaan dengan surat Saudara tanggal 10
Agustus 2009, Nomor 162/TU/K/2009, tentang
penyuluhan kesehatan, kami beritahukan bahwa
….
7) Sehubungan dengan pertanyaan Anda tentang
arti kata bina graha melalui surat tanggal 9
Desember 2009, kami berikan jawaban sebagai
berikut.

15.  Perhatikan kalimat berikut ini (salah)
1. Menurut rencana, dalam pertemuan itu akan
dihadiri oleh para Kepala Bagian.
2. Membalas surat Bapak Nomor …, tanggal …,
tentang …, kami menaggapinya sebagai berikut.
3. Menunjuk surat Anda Nomor …, tanggal …,
tentang …, kami beritahukan bahwa ….
4. Menjawab surat Anda Nomor …, tanggal …,
tentang ..., penjelasan kami adalah sebagai
berikut.
5. Bersama ini kami mengundang Saudara dalam
rapat yang akan dilaksanakan ….

16.  Merupakan bagian inti dari sebuah surat.
 Berisi pokok persoalan yang ingin disampaikan.
 Pokok persoalan itu diharapkan memperoleh
tanggapan, jawaban, atau reaksi yang positif
sesuai dengan harapan penulis surat.
 Paragraf isi hendaknya hanya mengungkapkan
satu masalah.
 Jika ada dua masalah atau lebih, masing-masing
hendaknya diungkapkan dalam paragraf yang
berbeda.

17.  Merupakan bagian akhir dari sebuah surat.
 Berfungsi untuk menyatakan bahwa pembicaraan
sudah selesai.
 Biasanya mengungkapkan harapan dan ucapan
terima kasih.
Misalnya:
(1) Atas permintaan Saudara, kami ucapkan terima
kasih.
(2) Atas kesediaan Saudara, kami ucapkan terima
kasih.
(3) Atas perhatian dan kerja sama Bapak, kami
sampaikan terima kasih.
(4) Mudah-mudahan jawaban kami bermanfaat bagi
Saudara.

18. (1) Atas perhatiannya, diucapkan terima kasih.
(2) Demikian atas bantuan Saudara, kami
ucapkan terima kasih.
(3) Demikian harap maklum, dan atas
perhatian dan kerja samanya, diucapkan
terima kasih.
(4) Harap maklum adanya.
(5) Demikianlah harap menjadikan periksa.
(6) Demikian kami haturkan dan terima kasih.

19. Dicantumkan di pojok kanan bawah, tepatnya di
antara paragraf penutup dan tanda tangan
pengirim surat.
Salam ini dapat diibaratkan sebagai “ucapan
permisi” atau “pamitan” setelah seseorang
bertemu atau berkomunikasi dengan baik.
Fungsinya antara lain: menunjukkan rasa
hormatdan keakraban pengirim dan penerima
surat.
Misalnya:
Salam kami,
Hormat kami,
Salam takzim,
Wasalam,

20. TANDA TANGA
 Merupakan pelengkap surat dinas yang bersifat wajib
karena sebuah surat belum dapat dianggap sah jika
belum ditandatangani oleh pejabat yang berwenang.
 Untuk surat-surat dinas di Indonesia, tanda tangan
penulis surat lazimnya juga dilengkapi dengan cap
atau stempel instansinya sebagai penanda keresmian.
Jabatan
Tanda tangan
Drs.
Burhanuddin
Jabatan
Tanda tangan
Prof. Dr.M. Barokah,
M.Si.
NIP 132061473