Download to read offline
Uploaded byINDAHMAWARNI1
PESAN BISNIS
Memo internal untuk seluruh karyawan memberitahukan libur nasional di bulan Februari 2021. Memo singkat menyatakan tanggal libur nasional dan meminta karyawan mempersiapkan diri untuk libur tersebut. Diakhiri dengan ucapan terima kasih.
More Related Content
PESAN BISNIS
- 1.
- 2. PESAN RUTIN Pengertian Pesan-pesanRutin adalahpesany ang berkaitan dengan ke giatan bisnissehari-hari yan g berulang, perlu dilak ukan atau dijawab secepat nya, Pesanrutin sangat beragam denganmenggunakan pendekatan langsung Pesan Rutin .Pesanrutin umumnyap endekdan sederhana
- 3. Perencanaan Pesan–Pesan Bisnis •Perencanaan pesan–pesan bisnis • Suatu langkah strategis bagi pencapaian tujuan suatu organisasi secara menyeluruh dan merupakan salah satu faktor keberhasilan komunikasi. Adalah
- 4. Pembuka 1 1. Nyatakan permintaanAnda secarasopan,tidakmenuntut dan personal spesifik dan tepat. 2. Jelaskandan berikan alasan pada permintaan Anda Isi 2 1. Beri alasan bahwa permintaan anda penting. 2. Jelaskan setiap potensi manfaat bila merespon permintaan anda. 3. Perincilahpermintaan yang komplekskedalam daftar permintaan. 4. Mintalah dilakukan tindakan spesifik Penutup 3 1. Informasikankontakyang dapat dihubungi untuk memenuhipermintaanAnda 2. Ekspresikanrasa terimakasih Anda 3. Nyatakan dengan jelas setiap tenggat waktu permintaanAnda. (Bovee & Thill, 2007) StrategiAgar Pesan-pesan Rutin Menjadi Efektif
- 5. KEUNGGULAN Meningkatkanpemahamansecara komprehensif(menyeluruh)ketika pertama kali membacasuatu pesan. Menekankanpadahasilsuatu analisisyang telah anda lakukan. + + + Menghemat waktu bagi pembaca karena merekadapat segera mengetahuiapa maksud pesan t ersebut dan juga dapat memutuskan segera pada bagian manayang perlu memperolehperhatian dan yang tidak perlu pehatian seksama. Orang cenderung menyampaikan suatu pesan berdasarkan cara be rfikirnya - - Kesulitan untuk mengubah pola p ikir yang cenderung “to the point” , hal ini terkait dengan pola pendidikan sebelumnya yang telah diajarkan sebelumnay a. KELEMAHAN
- 6. BENTUK-BENTUK PERMINTAAN RUTIN •Permintaan untukpihak internal. Biasanya permintaan pihak internal dikomunikasikan secara lisan, namundapat juga dalam bentuk tertulis. Bentukpermintaan rutin dalam bentuk tertulis yang paling umumdipakai oleh pihak internal adalah memo. • Permintaan untukpihak eksternal Permintaaninformasi kepihak eksternal dapat berupa pesanan,klaim, permohonankredit dan undangan. Apabila permintaan dilakukan sebagai tanggapan atas suatuiklan, maka perlu dicantumkaninformasi mengenai dimana dan kapan iklan dibaca atau dilihat.
- 7. STRATEGI PERMINTAAN PESAN-PESAN RUTIN Untukmenulis pesan-pesan rutin, mulailah dengan pernyataan ide pokok dengan mengemukakan secara tegas apa yang diinginkan. Usahakan pernyataan awal lebih spesifik, sehingga mudah dipahami oleh pembaca. Selanjutnya, ikuti penjelasan yang rinci tentang bagaimana dan apa permintaan pesan-pesan rutin yang dikehendaki. Selain itu pada bagian pertengahan dari pesan rutin, perlu disampaikan permintaaan yang dapat menarik perhatian pembaca sebelum penjelasanyang lebih rinci disampaikan dalam penulisan pesanrutin. Pendekatan untuk bagian pertengahan dari permintaan rutin adalah denagan pendekatan T anya jawab (ask quetions approach), seperti meminta informasi tentang spesifikasi produk, harga produk, sistem pengiriman produk, cara pembayaran produk, pemberian garansi, ukuran produk, warna produk dan apa manfaat dan kegunaan produk. Pada bagian akhir, kemukakan pernyataan yang ramah, apresiasi/penghargaan dan tindakan khusus yang kita inginkan. Untuk memudahkan respons pembaca, maka akan lebih kalau dicantumkaninformasi yang dapat dihubunhisegera seperti alamat kantor atau nomor.
- 8. Permintaan Informasi Rutin 1. PermintaandidalamOrganisasi Beberapa pesan permintaan dapat dibuat lebih permanen dalam bentuk tertulis, seperti memo. Memo dalam bentuk tertulis akan dapat menghemat waktu dan membantu audiens mengetahui secara tepat apa yang diinginkan. Pengiriman memo dapat dilakukan antara karyawan dengan karyawan, antara pimpinan dengan karyawan, antara pimpinan dengan supervisoratau antarasupervisor dengan karyawan. Bentuk ini dimulai dengan pernyataan yang jelas mengenai alasan penulisan, kemudian diikuti denganpenjelasan yang lebih mendalam dan diakhiri dengan tindakan yang dikehendaki. 2. PermintaanKeluarOrganisasi Sebagai seorang pelaku bisnis, tentunya kita perlu berkomunikasi dengan para pelanggan, pemasok dan perusahaan lain untuk berbagai keperluan bisnis yang akan digunakan untuk memperoleh informasi. Disamping itu, kita bisa memberi respons terhadap iklan yang dipasang disuatu surat kabar. Dalam hal ini perlu kita perhatikan tiga hal, yaitu : (1) dimana kita membaca iklan tersebut (nama surat kabar, halaman, tanggal, hari, bulan, tahun, (2) jelaskan apa yang kita inginkan atau maksudkan, (3) cantumkan alamat kita yang jelas dan lengkap untukbalasan sirat kita tersebut.
- 9. Pesan-Pesan Positif Pesanpositif adalahpesan-pesan bisnis yang memberikan kesan menyenangkan kepada pihak lain, yang meliputi goodnews dan goodwill Pengorganisasian permintaan pesan rutin dan positif menggunakanpendekatan langsung (deduktif ). • Pesankabar baik (good news) suratyang menginformasikankabar baik atau berita yang menyenangkan. Contohgoodnews: Kenaikangaji, Lamaranpekerjaan dikabulkan, Promosi jabatan, Tunjanganhari raya (THR)newstentang Produk, Pemberiandiskon,Layananpurna jual ,Garansi, Persetujuan kredit • Goodwill suatu perasaan positif yang dapat mendorong orang untuk menjaga hubungan bisnis. Pelaku bisnis dapat mendorong hubungan baik dengan berbagai pihak, seperti pelanggan, pemasok atau pelaku bisnis lainnya dengan penyampaian pesan-pesa secara bersahabat yang secara tak langgusng berkaitan dengan tujuan bisnis.
- 10. Strategi Penulisan Pesan-PesanPositif komponenpenting dalam penulisan pesan-pesan positif Ketika sedang merespons secara positif penyampaian pesan-pesa n good news dan goodwill, seseorang dapat menggunakan pendekatan langsung (direct approach). Hal itu dilakukan karena pembaca pada umumnyatertarik atas apa yang ingin disampaikan. Ide-ide pokok yang jelas Penjelasan rinci Penutup surat
- 11. Bad news adalahberita yang tidak menyenangkan yang diterima oleh organisasi, perusahaanmaupuninstansi. • Oleh karena itu bad newsharus ditanggapi secara bijaksana oleh setiap organisasi perusahaan, bahkaninstansi tertentu. BAD NEWS
- 12. Strategi Pengorganisasian Pesan-pesan BadNews Ketika memberikan tanggapan atas keluhan pelanggan mengomunikasikan permasalahan tentang pesanan, atau memberitahukan perubahan kebijakan perusahaan yang dapat memperngaruhi citra organisasi bisnis secara negatif, ada tiga yang perlu diperhatikan ya itu: (1) Penyampaian bad-news, (2) Penerimaanpesantersebut, (3) Menjaga good will sebaik mungkindengan audiens. Strategi Pengorganisasian Pesan-pesan Bad News 1. MenciptakanAudience-Centered T one 2. MemilihPendekatanOrganisasional
- 13. Nada atau intonasidalam menyampaikanBad-New s mampu memberikankontribusi yang cukuppenting bagi efektivitas penyampaian pesan-pesanbisnisy ang didukung dengan tiga tujuansecaraspesifik : a. Membantuaudiensmengerti bahwa bad news menggambarkansuatukeputusanyang tegas. b. Membantuaudiensmengerti bahwa keputusanitu adil. c. Membantuaudiensagar tetap memberikangoodwill bagi perusahaan • Ada dua pendekatan organisasional yang dapat diterapkan dalam menyampaikan pesan- pesan yang kurang menyenangkan bagi audiens (Bad-News), yaitu Perencanaan T ak Langsung dan Perencanaan Langsung. a. PerencanaanT akLangsung • Merupakan pendekatan yang familiar atau lazim digunakan untuk penulisan pesan-pesan yang mempunyai dampak kurang menyenangkan kepada audiens.Dalam pendekatan • organisasional perencanaan tak langsung terdapat 4 bagian pe nting yaitu : 1. Pembuka(pernyataan netral). 2. Alasan ( Penjelasanlogis). 3. Bad news( Nyatakan bad news ). 4. Penutup( Positif,bersahabat, dan menyenangkan). •b. Perencanaan Langsung • Suatu pesan yang kurang menyenangkan yang di organisir melalui perencanaan langsungakan diawali dengan suatu pernyataan bad news, selanjutnya diikuti dengan berbagai alasan yang mendukungnya,dan diakhiri denganpenutupyangbersahabat. 1. MenciptakanAudience-Centered T one 2. MemilihPendekatanOrganisasional
- 14. Mengkomunikasikan Informasi Dan Jawa banNegatif Dalam dunia bisnis, seringkali memberikan jawaban langsung sebagai bentuk penolakan, atau ketidaksetujuan terhadap sesuatu, menjadi hambatan dalam berkomunikasi. 1. Bad-NewsTentang Produk Ketika anda ingin menyampaikan Bad-News tentang produk, pertanyaannya adalah pendekatan mana yang akan dipilih: Pendekatan langsung atau Pendekatan tak l angsung. 2. PenolakanKerja Sama Apabila seseorang meminta informasi atau partisipasi dalam suatu kegiatan tertentu, sementara itu anda tidak dapat memenuhi permintaan, anda dapat menggunakan pendekatan langsungatau tidak langsung. 3. Penolakan Undangan Bila harusmengatakan“Tidak” atas suatuundanganteman bisnis,anda dapat menggunakanpendekatan organisasional, pendekatan langsungdan pendekatan tak langsung.
- 15. Penyampaian Bad-News KePelanggan Bad-News tentang Pesanan Tidak Memenuhi Pesanan Mengganti Produk PenolakanSuratPengaduan dan Keluhan
- 16.
- 17. CONTOH KASUS LATIHAN MEMBUATMEMORANDUM BUATLAH MEMO INTERNAL UNTUK SELURUH KARYAWAN MENGENAI LIBUR NASIONAL DI BULAN FEBRUARI 2021