Pemilihan saluran komunikasi dan media yang tepat sangat penting dalam penyampaian pesan bisnis yang efektif. Dokumen ini membahas tentang saluran komunikasi lisan dan tertulis, serta media yang sesuai untuk masing-masing saluran. Saluran lisan lebih tepat digunakan jika dibutuhkan umpan balik langsung, sedangkan saluran tertulis lebih baik untuk pesan yang terperinci dan kompleks."

1. PERENCANAAN DAN
PENGORGANISASIAN PESAN
BISNIS:
Pemilihan Saluran
Komunikasi dan Media

2. 7.1. PEMILIHAN SALURAN KOMUNIKASI DAN MEDIA
Saluran Komunikasi Lisan,
dapat dipergunakan apabila:
• Diperlukan umpan balik secara langsung dari penerima.
• Pesan relatif sederhana dan mudah dimengerti.
• Tidak memerlukan catatan permanen.
• Penerima dapat dikumpulkan dengan mudah dan ekonomis.
• Ingin mendorong interaksi untuk pemecahan masalah dan pengambilan
keputusan.

3. Saluran lisan terbaik apabila Saluran Tertulis Terbaik Apabila
1. Anda menginginkan umpan balik
langsung dari penerima
1. Anda tidak memerlukann umpan balik
langsung
2. Pesan ana relatif sederhana dan
mudah diterima
2. Pesan terinci, kompleks dan
memerlukan perencanaan seksama
3. Anda tidak memerlukan catatan
permanen.
3. Anda membutuhkan catatan
permanen yang dapat dibuktikan
4. Anda dapat mengumpulkan pendengar
dengan mudah dan ekonomis
4. Anda mencoba menjangkau penerima
dalam jumlah banyak dan tersebar secara
geografis
5. Anda ingin mendorong interaksi utk
memecahkan masalah atau mencapai
keputusan
5. Anda ingin meminimalkan distorsi yg
terjadi jiika pesan disampaikan secara
lisan dari oang ke orang.

4. S a l u r a n M e d i a
a. Lisan
Percakapan langsung, telepon,
Interview, pertemuan
kecil,seminar,teleconference,
Workshop, program pelatihan,
Pidato, presentasi.
b. Tertulis Surat, Memo, Laporan,
proposal,fax, e-mail,

5. • Saluran Komunikasi Tertulis
• Tepat dipergunakan bila:
• Tidak diperlukan umpan balik secara langsung dari
penerima.
• Pesan terinci dan kompleks.
• Memerlukan perencanaan yang seksama.
• Memerlukan catatan permanen.
• Penerima dalam jumlah banyak.
• Penerima sulit dijangkau karena tersebar secara geografis.
• Ingin meminimalkan peluang distorsi.

6. • Media pada saluran
Lisan:
• Percakapan tatap muka
(pidato, rapat, seminar,
konferensi).
• Telepon, voice mail
• Radio, Televisi, Komputer
• Pita audio dan video
• Teleconference
• Video Conference
• Media pada saluran
Tertulis:
• Surat, Memo, Laporan,
Proposal.
• Electronic Mail (e-mail).
• Telepon (SMS)
• Komputer
• Faks
• Telegram
• Pos Biasa dan Khusus

7. 7.2. PENGORGANISASIAN PESAN
• Pengorganisasian pesan erat kaitannya dengan penyusunan kata,
kalimat, dan paragraf.
• Pesan diorganisasikan dengan baik, bila kata, kalimat, dan paragraf
yang digunakan adalah sederhana, mudah dimengerti, dan dapat
dilaksanakan.
• Sebaliknya bila pesan tidak diorganisir dengan baik maka pesan tidak
dapat mencapai sasaran dan respon audien tidak seperti yang
diharapkan

8. Setelah merencanakan pesan, langkah
selanjutnya menuangkan pesan tsb.
Khususnya dalam bentuk tulisan, dapat pula
diterapkan untuk komunikasi lisan. Dimulai
dengan menyusun kata2, kalimat, paragraf serta
menentukan ilustrasi dan keterangan yang dapat
membantu mengekspresikan ide pokok.
PENGORGANISASIAN
PESAN-PESAN BISNIS

9. PENTINGNYA ORGANISASI PESAN YANG BAIK
1. Pengorganisasian pesan yang baik membantu
penerima memahami pesan anda
Sekarang bacalah kutipan surat di bawah ini yang bermaksud meminta informasi
terinci mengenai sebuah hotel untuk mematangkan rencana penyelenggaraan
konferensi :
Saya memimpin komite perencanaan konferensi tahunan kami dan
mempertimbangkan hotel Anda sebagai salah satu tempat
penyelenggaraan. Saya mengetahui bahwa musim panas adalah
musim yang sibuk bagi hotel, tetapi kami bertekad untuk
mengadakan konferensi di musim panas karena masalah
penjadwalan. Apakah hotel Anda dapat menampung 350 orang tamu
selama emapt malam ? Apakah Anda mempunyai tiga ruang rapat
yang besar sehingga kami dapat mengadakan pelatihan paralel ?
Bagaimana dengan fasilitas tempat makan ? Disamping itu ada
pemikiran mengenai pelayanan antar jemput dari dan ke bandara.

10. Untuk mencapai pengorganisasian yang baik
diperlukan tiga langkah yaitu:
1. Menetapkan ide/gagasan pokok.
2. Mengelompokkan ide/gagasan
3. Memutuskan pola/pendekatan urutan gagasan.
(Dewi, 2007:66)
Cara pengorganisasian pesan

11. Menetapkan Ide Pokok
 Semua pesan bisnis memiliki tujuan umum dan tujuan khusus.
 Subyek yang luas atau topik dari setiap pesan bisnis dipadatkan menjadi
satu ide pokok – yaitu pernyataan spesifik mengenai topik pesan. (lihat
gambar 4.1)
 Bila pesannya panjang dan kompleks maka perlu dibuat outline yang
berfungsi:
 Membayangkan hubungan antara bagian yang satu dengan bagian lainnya.
 Menuntun penyampaian ide-ide secara lebih sistematis, efisien dan efektif.
 Susunan suatu outline digolongkan menjadi.
 Ide pokok yaitu yang menjadi inti/tema sentral pesan
 Poin pendukung, sebagai ide pendukung ide pokok
 Ilustrasi yang berupa bukti-bukti yang berhasil dikumpulkan.

12. TujuanUmum Tujuan Khusus Topik Ide Pokok
Memberi
informasi
Memberitahu cara
membuat berkas klaim
asuransi
Klaim asuransi Penyimpanan berkas yang tepat
akan menghemat waktu dan
uang perusahaan
Membujuk Meminta Manajer
menyetujui kenaikan
anggaran litbang
Anggaran
litbang
Para pesaing membelanja-kan
dana yang lebih banyak untuk
litbang daripada perusahaan kita
Kolaborasi Menghimpun ide-ide
untuk sistem insentif
yangmeng-kaitkan gaji
dengan laba.
Pembayaran
insentif
Mengkaitkan gaji dengan laba,
memotivasi karyawan dan
mengurangi kompen-sasi di
tahun-tahun sulit.
Mendefinisikan Topik dan Ide Pokok
Sumber: Bovee & Thill. (2007:148) Komunikasi Bisnis

13. Mengelompokkan Ide
Ide pokok umumnya didukung oleh beberapa ide pendukung.
 Dalam menyiapkan pesan yang panjang dan kompleks maka perlu dibuat
outline yang berfungsi:
 Membayangkan hubungan antara bagian yang satu dengan bagian lainnya.
 Menuntun penyampaian ide-ide secara lebih sistematis, efisien dan efektif.
 Susunan suatu outline digolongkan menjadi.
 Ide pokok yaitu yang menjadi inti/tema sentral pesan
 Poin pendukung, sebagai ide pendukung ide pokok
 Ilustrasi yang berupa bukti-bukti yang berhasil dikumpulkan.

14. Memilih Pendekatan
 Setelah mendefinisan ide, langkah berikutnya adalah menentukan
urutan yang akan digunakan dalam penyajian ide.
 Terdapat dua pendekatan yang dapat digunakan yaitu:
1. Pendekatan langsung atau deduktif
 Dimana ide pokok ditempatkan di bagian awal diikuti ide-ide
pendukung berupa argumentasi atau bukti-bukti.
 Pendekatan ini digunakan bila audiens diperkirakan akan
bereaksi positip atau menyenangkan saat menerima pesan.
2. Pendekatan tak langsung atau induktif
 Argumentasi atau bukti-bukti pendukung disajikan di awal lalu
diikuti ide pokok
 Pendekatan ini digunakan bila audiens diperkirakan bereaksi
negatif atau tidak menyenangkan saat menerima pesan

15. Pendekatan langsung Pendekatan tidak langsung
Reaksi
penerima
Ingin sekali/terta-
rik/senang/netral
Tidak senang Tidak tertarik/ tidak
mau
Pembukaan
pesan
Memulai dengan ide
pokok, permintaan,
atau berita baik
Mulaidgpernyataannetral
sbg transisi ke alasan
untuk berita buruk
Mulai dg pernyataan
ataupertanyaanyg
dapat menarik
perhatian
Isi pesan Berikan detail-detail
yang perlu
Berikanalasan untuk
menjelaskan jawabannegatif.
Sampaikanberitaburukdan
berikansaranpositif
Bangkitkan minat
penerima . Bangun
keinginan utk
mengikuti
Penutupan
pesan
Tutup komentar yang
menyenangkan
Tutup dengan ramah Mintalah utk me-
lakukan tindakan
Memilih Antara Pendekatan Langsung dan Tidak Langsung.

16. Berdasarkan kemungkinan reaksi audiens, terdapat empat bentuk organisasi pesan
1. Permintaan Langsung (Direct request)
 Yaitu pesan bisnis dalam bentuk surat atau memo yang penyampaian nya langsung
pada poin yang dituju.
 Tipe ini lebih cocok bila audien diperkirakan tertarik (msl penawaran produk baru)
dan sebaiknya menggunakan pendekatan langsung
2. Pesan rutin, good news atau good will
 Pesan rutin adalah pesan yang disampaikan secara rutin
 Good news atau good will adalah berita baik (msl penurunan harga) yang
menimbulkan reaksi menyenangkan dari penerima. Cocok menggunakan pendekatan
langsung
3. Pesan bad news
 Yaitu pesan-pesan yang tidak menyenangkan dan berpotensi menimbulkan
kekecewaan (msl penolakan lamaran kerja, penolakan kredit). Sebaiknya pakai
pendekatan tidak langsung
4. Pesan persuasif
 Yaitu pesan yang bertujuan membujuk, karena penerima diperkirakan tidak tertarik
pada pesan tersebut. Cocok pakai pendekatan tidak langsung

17. 7.3. MEMFORMULASIKAN PESAN BISNIS
• Memformulasikan pesan adalah proses penyusunan naskah bisnis.
• Dalam penyusunan naskah untuk pertama kali, yang perlu mendapat
perhatian adalah menentukan gaya dan nada.
• Gaya adalah cara menggunakan kata-kata, kalimat dan paragrap untuk
mencapai nada atau kesan secara keseluruhan.
• Gaya dapat diubah-ubah untuk menciptakan nada yang sesuai dengan
peristiwa.

18. Pemilihan Kata Yang Tepat
• Dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis baik secara lisan maupun
tertulis perlu memperhatikan hal-hal yang berikut;
a. Gunakan kata yang familier/dikenal, dan lazim digunakan dan sesuai
dengan pendidikan dan pengalaman audiens
b. Pilih kata-kata yang singkat dalam menyampaikan pesan bisnis
c. Hindari kata-kata yang bermakna ganda dan multitafsir.

19. Membuat Kalimat yang Efektif
• Kalimat harus disusun secara sadar dan sengaja untuk mencapai daya informasi
yang tepat dan baik
• Terdapat tiga jenis kalimat yaitu;
• Kalimat sederhana, yaitu kalimat yang hanya memiliki satu induk kalimat (satu subyek dan
satu predikat)
• Kalimat majemuk, yaitu berisi dua atau lebih klausa independen, dan dihubungkan kata
penghubug spt dan, atau, tetapi
• Kalimat kompleks, yaitu berisi sebuah klausa independen dan satu atau lebih klausa
dependen sbg anak kalimat.
• Jika memiliki dua ide yang memiliki tingkat kepentingan sama gunakan kalimat
majemuk atau penggabungan kedua kalimat sederhana.
• Jika salah satu ide memiliki tingkat kepentingan yang lebih rendah, maka
gunakan kalimat kompleks.

20. Merevisi Pesan Bisnis
•Pesan bisnis yang efektif, untuk bisa sampai di tangan
penerima pesan dan mendapat respons yang diharapkan
membutuhkan beberapa tahapan proses pembuatan, yaitu:
*Perencanaan pesan,
*Pengorganisasian pesan, dan
•Revisi pesan
*Revisi pesan berhubungan dengan:
*Keterampilan revisi pesan-pesan bisnis
*Membuat kalimat yang efektif
*Mengembangkan paragraf

21. Revisi Pesan Bisnis (Tertulis)
1. Penyuntingan Pesan (Editing)
Proses penulisan pesan bisnis tertulis diawali dengan penulisan draf,
kemudian ditelaah ulang (review) dan diperbaiki lagi baik dari sudut isi,
maupun gaya bahasa yang digunakan, organisasi dan formatnya
 Mengevaluasi isi dan organisasi pesan, diawali dengan membaca secara cepat
(skimming) dengan memusatkan perhatian pada isi, organisasi, dan format
pesan.
 Meninjau ulang gaya dan kemudahan pembacaan

22. 2. Menulis /membaca ulang pesan
• Hindari tanpa melakukan penulisan ulang dan mengirim
dokumen pada saat terakhir dibutuhkan
• Ketika menulis ulang perhatian pada setiap kata dan kalimat.
• Kata/ungkapan yang tidak perlu sebaiknya dihapus
3. Memproduksi pesan yang menarik dan efektif
• Pemakaian desain yang konsisten untuk elemen desain yang
muncul berulang spt; marjin,jenis huruf, keseimbanganruang
antara teks, gambar dsb
• Sederhana, tidak terlalu banyak elemen desain, atau terlalu
banyak sentuhan dekoratif.
.

23. 4. Mencetak dan mendistribusikan pesan
• Lewat print preview di layar komputer sudah WYSWYG (What You See is What
You Get) namun pastikan margin, nomor halaman, gambar, margin sdh benar.
• Setelah dicetak baru distribusikan Memilih kata-kata yang benar dan juga
efektif.
5. Menggunakan kata-kata fungsional dan kata-kata isi dengan benar.
• Kata-kata fungsional mengekspresikan hubungan dan hanya mempunyai satu
arti dalam setiap konteks penggunaannya – melputi kata penghubung, kata
depan, kata sandang, dan kata ganti.
• Kata-kata isi, adalah kata-kata yang bersifat multi demensi – meliputi kata
benda, kata kerja, kata sifat dan kata keterangan.

24. Hal-hal yang menyebabkan
pesan- pesan tidak terorganisasi :
Bertele-tele
Memasukkan bahan-bahan
yang tidak relevan
Menyajikan ide-ide secara tidak logis
Informasi penting kadangkala tidak
tercakup dalam pembahasan.

25. PENTINGNYA ORGANISASI PESAN YANG BAIK
1. Pengorganisasian pesan yang baik membantu
penerima memahami pesan anda
Sekarang bacalah kutipan surat di bawah ini yang bermaksud meminta informasi terinci
mengenai sebuah hotel untuk mematangkan rencana penyelenggaraan konferensi :
Saya memimpin komite perencanaan konferensi tahunan kami dan
mempertimbangkan hotel Anda sebagai salah satu tempat
penyelenggaraan. Saya mengetahui bahwa musim panas adalah musim
yang sibuk bagi hotel, tetapi kami bertekad untuk mengadakan konferensi
di musim panas karena masalah penjadwalan. Apakah hotel Anda dapat
menampung 350 orang tamu selama emapt malam ? Apakah Anda
mempunyai tiga ruang rapat yang besar sehingga kami dapat mengadakan
pelatihan paralel ? Bagaimana dengan fasilitas tempat makan ? Disamping
itu ada pemikiran mengenai pelayanan antar jemput dari dan ke bandara.

26. Meyusun Pesan
Mengendalikan Gaya ddan Nada
Gaya adalah: cara Anda menggunakan kata-kata untuk mencapai
nada (tone) tertentu,atau kesan keseluruhan.
Dapat dipilih beberapa gaya baik dalam penyusunan kalimat
maupun penggunaan kata-kata, untuk menunjukkan apakah
pesan yang dikirim bersifat personal atau umum, kedengaran
memaksa atau pasif.

27. Hindarilah bahasa ketinggalan zaman dan
berlebihan
Ketinggalan Zaman Mutakhir
In due course (batas
waktu yang ditetapkan).
Permit to say that
(ijinkan saya untuk
mengatakan bahwa ..)
Kindly advise (tolong
kabarkan)
Today/hari ini, ”tomorrow/
besok
Permission is not necessary,
just say what you wish/ijin
tidak diperlukan, utarakan
saja yang Anda ingin
katakan
Please let us know (beri
tahu kami)

28. Susunan suatu outline secara garis
besar terdiri dari tiga tahap:
Pengorganisasian Pesan-pesan melalui
outline
Mulailah dengan ide pokok
Nyatakan poin-poin pendukung
yang penting
Ilustrasi dengna bukti-bukti

29. Untuk menentukan urutan penyampaian materi ,
ada dua pendekatan yg dpt digunakan, yaitu :
Cara menentukan Urutan dengan rencana
Organisasional
Pendekatan langsung (Direct Approach) ; pendekatan
deduktif.
Ide pokok muncul paling awal kmd diikuti dengan
bukti-bukti pendukung
Pendekatan tak langsung (Indirect Approach) ;
Pendekatan induktif
Bukti2 muncul terlebih dahulu kemudian diikuti
dg ide pokoknya.

30. Good News : Penurunan harga, disetujuinya
pemohonan kredit Goodwill :
Ucapan selamat (Congratulations)
Penghargaan (Messages of Appreciation)
Ucapan duka cita (condolence)
Ucapan salam (greetings)

31. Langkah berikutnya adalah menentukan rencana organisasional yg
paling cocok.
• Pendekatan Langsung (Direct Approach)
• Jenis /tipe pesan bisnis adalah
1. Direct Request
• Untuk pihak intrnal :
Memo
• Untuk pihak ekstrnal :
- Pesanan (order) - Kredit
- Klaim (aduan) - Undangan

32. Gunakan Nada Percakapan
• Dewasa ini komunikator bisnis pada umumnya menggunakan
nada percakapan yang terdengar praktis tanpa terlalu formal dan
membosankan.
• Tetapi perlu diingat untuk menghindari hal-hal berikut :
• Keintiman
• Humor
• Berkhotbah dan Sombong

33. Daripada Menggunakan
Lebih Baik
Menggunakan
- Untuk membantu kami
memproses pesanan ini,
kami harus meminta satu
lagi salinan permintaan
- Untuk memenuhi pesanan
Anda dengan cepat, tolong
kirimkan satu salinan
permintaan lagi.
- Dengan bangga kami
mengumumkan jadwal
penerbangan kami yang
baru dari Atlanta ke New
York
- Sekarang setiap jam Anda
dapat terbang dari
Antlanta ke New York
Gunakan Sikap ” Anda”

34. Pendekatan tdk Langsung
(Indirect Approach)
1. Pesan Buruk (Bad News)
2. Pesan persuasif
==o0o==

35. SEKIAN DAN TERIMA KASIH