Download to read offline
Materi Diklat Arsip Dinamis_PENYUSUTAN_ZOOM.pptx
- 1.
- 2. DEFINISI Penyusutan Arsipadalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan Arsip Inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.
- 3. R. LINGKUP Pemindahan ArsipInaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan; Pemusnahan arsip yang telah habis retensinya dan tidak memiliki nilai guna dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; dan Penyerahan Arsip Statis oleh Pencipta Arsip kepada Lembaga Kearsipan.
- 4. A. Pemindahan Arsip Inaktif Prosedur kegiatan •Penyeleksian Arsip Inaktif; • Penataan Arsip Inaktif; dan • Pembuatan daftar Arsip Inaktif.
- 5. A.1. Penyeleksian Arsip Inaktif Penyeleksian ArsipInaktif dilakukan melalui JRA dengan cara melihat pada kolom retensi aktif. Dalam hal retensi aktifnya telah habis atau terlampaui, maka arsip tersebut telah memasuki masa inaktif atau frekuensi penggunaan arsip yang telah menurun (ditandai dengan penggunaan kurang dari 5 (lima) kali dalam setahun).
- 6. A.2 Penataan Arsip Inaktif PenataanArsip Inaktif dilakukan berdasarkan asas asal usul dan asas aturan asli Penataan Arsip Inaktif pada Unit Pengolah/Unit Kerja dilaksanakan melalui kegiatan: • a. pengaturan fisik arsip; • b. pengolahan informasi arsip; dan • c. penyusunan daftar Arsip Inaktif.
- 7. A.3. PEMBUATAN DAFTAR Pencipta Arsip menyusundaftar Arsip Inaktif yang dipindahkan dan ditandatangani oleh pimpinan Unit Pengolah/Unit Kerja selaku yang memindahkan arsip dan Unit Kearsipan di lingkungan Pencipta Arsip selaku penerima arsip atau pejabat yang diberi kewenangan. Daftar Arsip Inaktif menjadi bagian dari Berita Acara Pemindahan Arsip
- 8. B. PEMUSNAHAN ARSIP Prosedur pemusnahan arsipoleh Pencipta Arsip melalui tahapan sebagai berikut: • Pembentukan Panitia Penilai Arsip; • Penyeleksian Arsip; • Pembuatan Daftar Arsip Usul Musnah; • Penilaian Arsip; • Permintaan Persetujuan Pemusnahan; • Penetapan Arsip yang Akan Dimusnahkan; dan • Pelaksanaan Pemusnahan Arsip
- 9. B.1. Pembentukan Panitia Penilai Arsip Panitia penilaiarsip sekurang-kurangnya memenuhi unsur • pimpinan Unit Kearsipan sebagai ketua merangkap anggota; • pimpinan Unit Pengolah yang arsipnya akan dimusnahkan sebagai anggota; dan • Arsiparis sebagai anggota.
- 10. B.2 Penyeleksian Arsip Dalam hal PenciptaArsip belum memiliki JRA, dalam melaksanakan pemusnahan arsip mengikuti tahapan prosedur pemusnahan arsip dan setelah mendapat persetujuan Kepala ANRI. Dalam hal retensi inaktifnya telah habis atau terlampaui dan pada kolom keterangan dinyatakan musnah, maka arsip tersebut dapat dikategorikan sebagai arsip usul musnah. Penyeleksian arsip dilakukan oleh panitia penilai arsip melalui JRA dengan cara melihat pada kolom retensi inaktif dan pada kolom keterangan dinyatakan musnah.
- 11. B.3 Pembuatan Daftar Arsip Usul Musnah a.Hasil penyeleksian arsip dituangkan dalam daftar arsip usul musnah. b. Daftar arsip usul musnah sekurang- kurangnya berisi: 1) nomor, 2) jenis arsip, 3) tahun, 4) jumlah, 5) tingkat perkembangan, 6) dan keterangan
- 12.
- 13. B.5. Permintaan Persetujuan Pemusnahan LEMBAGANEGARA Pemusnahan arsip di lingkungan lembaga negara harus mendapatkan persetujuan tertulis dari Kepala ANRI PROV, KAB/KOTA/BUMN/BUMD/PTN Pemusnahan arsip di lingkungan pemerintahan daerah provinsi, kab/kota, BUMN/BUMD, PTN yang memiliki retensi sekurang- kurangnya 10 (sepuluh) tahun harus mendapatkan persetujuan tertulis dari Kepala ANRI Pemusnahan arsip di lingkungan pemerintahan daerah provinsi, Kab/Kota, BUMN/BUMD, PTN yang memiliki retensi dibawah 10 (sepuluh) tahun harus mendapatkan persetujuan tertulis dari gubernur, bupati/walikota, Pimp. BUMN/BUMD, Rektor JIKA TANPA JRA Dalam hal pemusnahan arsip tanpa JRA harus mendapatkan persetujuan dari Kepala ANRI tanpa membedakan retensinya
- 14. B.6. Penetapan Arsip yang Akan Dimusnahkan PimpinanPencipta Arsip mengeluarkan penetapan terhadap arsip yang akan dimusnahkan dengan mengacu pada persetujuan tertulis dari Kepala ANRI/gubernur/bupati/walikota/rektor sesuai wilayah kewenangannya
- 15. B.7. Pelaksanaan Pemusnahan Arsip a. dilakukan secaratotal sehingga fisik dan informasi arsip musnah dan tidak dapat dikenali; b. disaksikan oleh sekurang-kurangnya 2 (dua) pejabat dari unit kerja bidang hukum dan/atau unit kerja pengawasan dari lingkungan Pencipta Arsip yang bersangkutan; c. disertai penandatanganan berita acara yang memuat daftar arsip yang dimusnahkan.
- 16. ARSIP YANG TERCIPTA DARI KEGIATAN PEMUSNAHAN 1.keputusan pembentukan panitia pemusnahan arsip; 2. notulen rapat penitia penilai pemusnahan arsip pada saat melakukan penilaian; 3. surat pertimbangan dari panitia penilai kepada pimpinan Pencipta Arsip yang menyatakan bahwa arsip yang diusulkan musnah dan telah memenuhi syarat untuk dimusnahkan; 4. surat persetujuan pemusnahan arsip dari Kepala ANRI untuk pemusnahan arsip yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 tahun; 5. keputusan pimpinan Pencipta Arsip tentang penetapan pelaksanaan pemusnahan arsip. 6. berita acara pemusnahan arsip 7. daftar arsip yang dimusnahkan
- 17. C. PENYERAHAN ARSIP STATIS 1. Penyeleksiandan Pembuatan Daftar Arsip Usul Serah; 2. Penilaian; 3. Pemberitahuan Penyerahan Arsip Statis; 4. Verifikasi dan Persetujuan. 5. Penetapan Arsip yang Akan Diserahkan; dan 6. Pelaksanaaan Serah Terima Arsip Statis.
- 18. C.1. Penyeleksian dan Pembuatan Daftar Arsip Usul Serah a.Penyeleksian Arsip Statis dilakukan melalui JRA dengan cara melihat pada kolom retensi inaktif dan pada kolom keterangan yang dinyatakan permanen. b. Dalam hal retensi inaktifnya telah habis atau terlampaui dan pada kolom keterangan dinyatakan permanen, maka arsip tersebut telah memasuki masa arsip usul serah. c. Hasil penyeleksian arsip dituangkan dalam daftar arsip usul serah.
- 19. C.2. Penilaian 1. Panitia penilaimelakukan penilaian terhadap daftar arsip usul serah dengan melakukan verifikasi secara langsung terhadap fisik arsip. 2. Hasil penilaian dituangkan dalam pertimbangan tertulis oleh panitia penilai arsip.
- 20. C.3. Pemberitahuan Penyerahan Arsip Statis a. Pemberitahuanakan menyerahkan Arsip Statis oleh pimpinan Pencipta Arsip kepada Kepala Lembaga Kearsipan sesuai wilayah kewenangannya disertai dengan pernyataan dari pimpinan Pencipta Arsip bahwa arsip yang diserahkan autentik, terpercaya, utuh, dan dapat digunakan. b. Proses pemberitahuan penyerahan Arsip Statis harus memenuhi persyaratan sebagai berikut: 1) menyampaikan surat permohonan penyerahan Arsip Statis dari pimpinan Pencipta Arsip kepada Kepala Lembaga Kearsipan sesuai wilayah kewenangannya. 2) menyampaikan daftar arsip usul serah; dan 3) menyampaikan surat pertimbangan oleh panitia penilai arsip.
- 21. C.4. Verifikasi danPersetujuan Kepala Lembaga Kearsipan sesuai wilayah kewenangannya melakukan verifikasi daftar arsip usul serah berdasarkan permohonan penyerahan Arsip Statis dari Pencipta Arsip. Kepala Lembaga Kearsipan sesuai wilayah kewenangannya dapat memberikan rekomendasi atas hasil verifikasi daftar arsip usul serah terhadap arsip yang diterima atau ditolak kepada Pencipta Arsip. Kepala Lembaga Kearsipan sesuai wilayah kewenangannya memberikan persetujuan atas daftar arsip usul serah dari Pencipta Arsip
- 22. C.5. Penetapan Arsip yang Akan Diserahkan PimpinanPencipta Arsip mengeluarkan penetapan terhadap arsip yang akan diserahkan kepada Lembaga Kearsipan sesuai wilayah kewenangannya dengan mengacu pada persetujuan dari Kepala Lembaga Kearsipan.
- 23. C.6. Pelaksanaaan Serah Terima Arsip Statis. Pelaksanaaan serah terima Arsip Statis oleh pimpinan Pencipta Arsip kepada Kepala Lembaga Kearsipan dengan disertai berita acara, daftar arsip usul serah dan fisik arsip yang akan diserahkan.