Panduan sederhana mengenai tata kelola software eprints.

1. Panduan Sederhana Eprints
Dwi Fajar Saputra (dfsptra@gmail.com)
Pendahuluan:
Pada panduan ini menggunakan software eprints versi 3.3.15 dengan web server apache2 serta OS
nya ubuntu 14.04. Lebih lanjut akan dijelaskan tentang cara operasionalkan eprints seperti memulai,
mengelola dokumen yang akan disimpan, mengatur bagian header, mengatur user administrator, dll.
Diperuntukkan bagi para administrator/ yang tertarik pada eprints dan disajikan sebagian besar
menggunakan interface dari eprints sehingga diharapkan dapat mudah dipahami.
Memulai Menggunakan Eprints:
1. Pastikan eprints telah terinstal di PC/laptop anda.
2. Pastikan apache2 sebagai server telah terinstal di PC/laptop anda.
3. Lakukan perintah/command dibawah ini untuk aktifkan eprints
doe@doe-UL30VT:~$ sudo a2ensite eprints
[sudo] password for doe:
Site eprints already enabled
4. Kemudian aktifkan web server apache2 dengan perintah
doe@doe-UL30VT:~$ sudo apache2ctl start
AH00558: apache2: Could not reliably determine the server's fully qualified domain name, using
127.0.1.1. Set the 'ServerName' directive globally to suppress this message
httpd (pid 3126) already running
5. Bila telah selesai mengikuti langkah sebelumnya, maka buka browser anda dan ketikkan sesuai
dengan penamaan domain yang anda gunakan hingga muncul tampilan depan dari eprints :
6. Selanjutnya masuk sebagai admin dari eprints dengan cara klik login (pojok kiri atas) dan
ketikkan Username dan Password sesuai yang diberikan sewaktu konfigurasi awal. Bila sampai
tahap itu berjalan dengan baik, maka anda dapat langsung menggunakan eprints.

2. Mengenal Beragam Fitur Eprints:
Manage Deposit
Fitur yang berfungsi untuk proses entri data dokumen/materi. Dokumen yang dapat diproses antara
lain article, book section, monograph, conference or workshop item, dll.
Manage Records
Fitur yang berfungsi untuk mengatur beberapa bagian yang tersedia di eprints, antara lain files,
imports, subjects, dll. Tujuannya berguna menambah/mengedit dari detil masing-masing bagian
yang telah tersimpan dan ditampilkan pada fitur manage records.

3. Profile
Fitur untuk informasi detil dari administrator/pengelola eprints. Ada 2 hal yang dapat dikelola/lihat
pada fitur ini adalah details dan history. Detil yaitu informasi lebih jelas dari pengelola antara lain
username yang dipakai, email address, dll. History yaitu catatan sejarah apa saja yang telah
dilakukan oleh pengelola.
Saved Searches
Fitur untuk admin agar mengetahui hasil pencarian dari user yang telah disimpan oleh ybs. Namun
ybs harus memiliki akun masuk sebagai user terlebih dahulu.

4. Review
Fitur untuk hasil koleksi yang akan direview oleh reviewer, sebelumnya telah diproses metadata
pada fitur manage deposit.
Admin
Fitur untuk para administrator eprints yang berfungsi sebagai bagian konfigurasi pengelolaan
eprints secara menyeluruh. Terdapat 3 bagian utama yaitu editorial tools (alat bantu pecarian
koleksi), system tools (laman untuk pengelolaan sistem), config tools (bagian untuk konfigurasi
antar sistem yang tersedia di eprints).

5. Edit Page Phrases
Fitur untuk laman alur file yang akan digunakan oleh administrator.
Mengelola Dokumen di Eprints:
1. Pastikan anda telah login sebagai administrator.
2. Awal mula untuk mengelola dokumen di eprints, silahkan anda klik manage deposit.
3. Kemudian klik new item.
4. Eprints akan menampilkan laman type sebagai permulaan untuk mengelola dokumen. Secara
garis besar tahapannya adalah
Type → Upload → Details → Subjects → Deposit
Type
Laman untuk memilih dokumen apa yang akan dikelola lebih lanjut. Dokumen yang tersedia antara
lain article, book section, monograph, book, conforence or workshop item, thesis dll. Setelah anda
memilih dokumen yang akan disimpan, maka akan berpengaruh didalam setiap kolom yang akan
diisi karena setiap dokumen memiliki kolom pengisian metadata yang berbeda.
Upload
Laman ini untuk unggah file elektronik dari dokumen yang akan disimpan.
Details
Laman metadata (wakil dari dokumen) yang disediakan untuk diisi oleh administrator. Laman ini
juga berisikan kolom-kolom yang memudahkan pengguna dalam mendeskripsikan isi dari
dokumen. Kolom yang wajib diisi dengan ditandai bintang. Semakin lengkap pengisian kolom akan
lebih mempermudah proses temu balik informasi.

6. Subject
Laman untuk memilih subjek agar dapat mewakili isi dari dokumen yang disimpan.
Deposit
Laman yang digunakan untuk memudahkan administrator ketika akan depositkan dokumen ke
pihak editor atau menyimpannya terlebih dahulu. Bila pilih deposit, akan muncul 3 opsi yaitu :
move to repository : bila telah sesuai dengan standar dapat klik ini, dan dokumen akan masuk
sebagai deposit repositori dari sistem, return item (with notification) : bila dokumen ada yang
kurang lengkap, maka akan diinfokan kepada pemilik dokumen, remove item (with notification) :
bila dokumen salah kirim/ tidak sesuai dengan kebijakan administrator. Berikut tampilan dokumen
yang didepositkan kedalam sistem :
5. Setelah itu jika dokumen tersebut tidak ingin dipublikasikan maka pilih retire item, dan remove
item untuk dihapus dari sistem namun jika ingin di review kembali maka pilih move to review
dengan demikian dokumen untuk sementara waktu tidak dipublikasikan dihalaman depan dari
eprints sampai proses review berjalan dengan baik.
Berikut tampilan hasil pencarian dari dokumen yang sebelumnya telah didepositkan:

7. Mengenal Fitur Template Publik Eprints:
Logo
Bagian yang digunakan untuk penempatan logo instansi dan berfungsi sebagai laman otomatis
kembali ke home/domain utama eprints.
Navbar Menu
Bagian atas/header dari eprints yang terdiri dari laman statis seperti home, about (laman informasi
tentang software eprints), browse (laman browsing konten/koleksi yang tersedia didalam sistem).

8. Akses Masuk
Bagian dari eprints yang digunakan untuk akses masuk administrator serta akses untuk menambah
akun pengguna di eprints.
Box Pencarian
Bagian yang dapat digunakan sebagai sarana pencarian koleksi di eprints.

9. Identitas Instansi
Bagian dari template publik yang menjelaskan informasi dari instansi pengelola eprints.
Feed
Bagian yang dapat dimanfaatkan untuk pengiriman/ pertukaran data/metadata konten eprints.

10. Laman Depan
Laman untuk menelusur koleksi dan informasi terkait sistem serta kebijakan yang ditentukan oleh
pengelola/ administrator eprints.
OAI – PMH
Bagian bawah/footer dari eprints yang menjelaskan informasi terkait URL OAI-PMH. URL tersebut
dapat digunakan secara langsung karena developer telah mengaktifkannya terlebih dahulu.

11. Langkah Kustom Eprints Sederhana:
Kustom Navbar Menu
Merubah penamaan dari navbar menu bawaan dari eprints. Sebelumnya menggunakan Bahasa
Inggris, akan dirubah menjadi Bahasa Indonesia.
1. Login sebagai administrator
2. Klik admin
3. Klik phrase editor
4. Cari kolom :
template/navigation:about = Tulisan “About” dikolom dapat dirubah menjadi Tentang en/system
template/navigation:browse = “Tulisan “Browse” dikolom dapat dirubah menjadi Pencarian en/system
template/navigation:home = “Tulisan “Home” dikolom dapat dirubah menjadi Beranda en/system
5. Lakukan simpan pada masing-masing kolom.
6. Lakukan restart pada server apache2.
Hasilnya dapat dilihat seperti gambar dibawah ini:

12. Kustom Logo
Merubah logo dari default logo eprints menjadi logo instansi anda.
1. Login sebagai administrator
2. Klik home
3. Klik edit page
4. Arahkan ke change/upload images
5. Klik browse dan pilih logo yang akan digunakan. Pastikan diberi nama pada file logo yaitu
sitelogo dan berformat .PNG
6. Lakukan restart pada server apache2.
Hasilnya dapat dilihat pada gambar dibawah ini:
Namun pada gambar tersebut, besarnya logo belum ditentukan sehingga hasilnya kurang menarik.
Untuk praktisnya, silahkan simpan terlebih dahulu logo bawaan dari eprints dan sesuaikan kapasitas
imagenya. Letak image ada di usr/share/eprints3/archives/[repoID]/html/en/images
Merubah Penamaan Subject
Dalam eprints, subject terbagi menjadi 2 macam yakni Subjek/Topik dari setiap koleksi dan
Instansi/Departemen yang mengelola koleksi tsb.
1. Login sebagai administrator
2. Klik admin
3. Klik config.tools
4. Klik edit subject, kemudian klik keterangan University yang ada dibawah nama LOC.
5. Pada contoh akan dirubah penamaan Faculty of Medicine, Health and Life Sciences menjadi
Fakultas Kedokteran, Kesehatan dan Ilmu Kehidupan.

13. 6. Rubah penamaan pada kolom Name di Subject Name.
7. Kemudian klik save changes. Hasilnya akan muncul seperti gambar dibawah ini :
Menambah Subject
1. Login sebagai administrator
2. Klik admin
3. Klik config.tools
4. Klik edit subject
5. Create Subject ID String. Contoh RO untuk menambahkan subject Obgyin. Seperti pada gambar
dibawah ini:
Hasilnya akan muncul keterangan Untitled subject #RO.
6. Kemudian beri penamaan pada subject name menjadi RO Obgyin.
7. Lalu lakukan proses simpan.
Merubah Icon
1. Buka folder root dari eprints dan dapatkan beragam icon pada alur berikut
usr/share/eprints3/archives/[repoID]/html/en/style/images/fileicons
2. Kemudian sesuaikan kapasitas dan format image-nya.

14. Merubah Halaman Depan
1. Buka folder root dari eprints dan dapatkan beragam file redaksional seperti information.title,
information.page, dan information.html di alur berikut usr/share/eprints3/archives/[repoID]/html/en/
2. Pastikan anda telah melakukan instalasi text editor.
3. Buka file information.page dengan text editor dan ubah sesuai kebutuhan anda. Sebaiknya anda
sebelum melakukan perubahan memliki bahan pemrograman html atau mengerti bahasa
pemrograman html terlebih dahulu. Seperti contoh pada gambar berikut ini :
Merubah Warna Navbar Menu
1. Buka folder root dari eprints dan dapatkan file .css pada alur berikut
usr/share/eprints3/lib/static/style/auto/
2. Pastikan anda telah melakukan instalasi text editor.
3. Tentukan file mana yang akan anda ubah file .cssnya dan pastikan anda mengetahui letak relasi
antar file dengan antar muka yang diubah. Pada navbar menu dapat diubah file colors.css Hasilnya
dapat dilihat seperti gambar berikut ini :

15. Langkah Mendapatkan Dokumen Unggah:
1. Buka folder root dari eprints dan dapatkan dokumen unggah pada alur berikut
usr/share/eprints3/archives/[repoID]/documents/disk0/00/00/00/
2. Kemudian pada sistem akan membagi menjadi 7 bagian antara lain :
-. File dengan penamaan asli.
-. Versi lightbox.jpg
-. Versi preview.jpg
-. Versi medium.jpg
-. Versi small.jpg
-. Indexcode.txt dari file yang telah tersimpan.
-. Revision/versi xml
Hal tersebut terbagi-bagi dikarenakan menyesuaikan dengan sistem yang telah dikembangkan pada
eprints.
Langkah Melakukan Backup Data:
1. Pastikan anda memiliki akses ke database server.
2. Buka dibrowser dan ketik localhost/phpmyadmin
3. Pilih database yang digunakan.
4. Klik export dan pilih format .sql kemudian klik go.
Langkah Menambah User:
1. Login sebagai administrator.
2. Klik admin.
3. Klik system tools.
4. Klik create user.
5. Berikan penamaan bagi user yang akan ditambahkan.
6. Tentukan tipe usernya. Sebagai catatan terdapat 3 hak akses pengguna di eprints yaitu
a. User :
- upload dan download data yang akan dipublish menjadi koleksi
b. Editor :
- upload dan download data yang akan dipublish menjadi koleksi
- mempublish dan mereview data yang diupload user
- menghapus atau mengembalikan data kepada user yang bersangkutan
c. Administrator :
- upload dan download data yang akan dipublish menjadi koleksi
- mempublish dan mereview data yang diupload user
- menghapus atau mengembalikan data kepada user yang bersangkutan
- akses menyeluruh pada sistem eprints
7. Tentukan roles yang diberikan kepada user baru.
8. Tentukan account details yang berisi email, aturan mengenai email dan password.
9. Tentukan personal details yang merupakan identitas diri dari user yang ditambah.
10. Klik save
Hasil yang telah berhasil akan muncul seperti gambar dibawah ini :

16. Langkah Pertukaran Data di Eprints (Studi Kasus Indonesia Onesearch):
1. Pastikan anda memiliki hak sebagai system administrator dari server eprints yang digunakan.
2. Cek OAI URL yang akan dijadikan jembatan pertukaran data dengan server Indonesia
Onesearch. Pastikan telah on seperti gambar dibawah ini :
3. Lakukan proses registrasi pada portal onesearch.id dan sematkan OAI URLnya seperti ini http://
[domaineprints]/cgi/oai2?verb=ListRecords&metadataPrefix=oai_dc
4. Kemudian tim reviewer akan melakukan proses review dan jika berhasil akan diinfokan melalui
email user.