In deze presentatie geef ik de medewerkers archief van CODA een beeld van de manier waarop Regionaal Archief Tilburg in de afgelopen jaren bezig is geweest op het gebied van websiteontwikkeling ensocial media. Tenslotte een kort inkijkje in de nieuwe strategische keuzes en een voorproefje van het concept van de nieuwe website.

1. Wie ben ik?
Luud de Brouwer
Projectleider Regionaal Archief Tilburg
19 november 2013 - Werkconferentie Nieuwe Functionaliteiten website CODA Archief

2. SPOORBOEKJE
•De digitale revolutie
•Gebruik van Web 2.0 en Social Media
•Belang van gratis informatie
•Belang van Open Data
•Publieksparticipatie
•Een nieuwe website?

3. DE DIGITALE REVOLUTIE

4. De samenleving digitaliseert in rap tempo

5. De samenleving digitaliseert in rap tempo

6. OLD SKOOL

7. NEW SCHOOL

8. Blijven we toekijken
of doen we mee?

9. Kenmerken web 2.0
Communityvorming
Personalisatie
Socialisatie
Participatie
Rolverandering

10. De digitale of virtuele studiezaal is er al!

11. Informatiebalie
Indexen
Depot
Kennisbank
Cursussen

12. WIKIPEDIA

13. nl.wikipedia.org

14. nl.wikipedia.org

15. nl.wikipedia.org
15

16. nl.wikipedia.org
16

18. FACEBOOK

23. 23

24. YOUTUBE

29. WEBLOGS

34. SOCIAL MEDIA

35. http://www.youtube.com/watch?v=Q8pyNHz6Pr0

36. SOCIAL MEDIA
• Het gebruik van social media neemt nog steeds toe.
• Geschikt om informatie te delen.
• Niet gepushed vanuit de eigen dienst maar vrienden
informeren elkaar. (=effectiever)
• Informatie achter een betaalpoort beperkt het delen van
die informatie via social media.

38. NIET VOOR NIETS GRATIS

39. In principe is informatie van de
overheid gratis beschikbaar
Archiefwet
De archiefbescheiden die in een archiefbewaarplaats
berusten zijn, behoudens het bepaalde in de artikelen 15,
16 en 17, openbaar. Ieder is, behoudens de beperkingen
die voortvloeien uit het in die artikelen bepaalde, bevoegd
die archiefbescheiden kosteloos te raadplegen en daarvan
of daaruit afbeeldingen, afschriften, uittreksels en
bewerkingen te maken of op zijn kosten te doen maken.
http://wetten.overheid.nl/BWBR0007376/geldigheidsdatum_04-11-2012

40. Durven kiezen
KIES VOOR GRATIS
Het is geen vanzelfsprekendheid
Het vraagt om investeringen
Het vereist bewustzijn over de gevolgen
Het gaat tegen de stroom in

41. Open Data

42. Open Data
De Nederlandse overheid bevordert de beschikbaarheid
van Open Data; het actief en herbruikbaar aanbieden van
openbare overheidsinformatie, bijvoorbeeld via het Open
Dataportaal data.overheid.nl.
Deze overheidsdata kunnen - meestal na verrijking door
marktpartijen - commerciële waarde krijgen en daarmee
bijdragen aan economische groei. Meer en meer landen
bieden overheidsdata vrij toegankelijk aan.
Bron: Data.overheid.nl

43. Open Data

44. Verbinden van informatie
• Informatie is digitaal goed te verbinden.
• Eenmaal opslaan, veel keer gebruiken (b.v. embed).
• Controle over de primaire bron.
• Hogere ranking in zoekmachines.
• Makkelijk aansluiten bij (inter)nationale portals.

45. http://www.regionaalarchieftilburg.nl/wiki/Heikese_kerk

50. http://www.regionaalarchieftilburg.nl/wiki/Brouwer,_Joannes_de

51. http://www.regionaalarchieftilburg.nl/zoeken-in-databases/genealogie/inzien-van-

52. PUBLIEKSPARTICIPATIE
Kiezen, delen en vermenigvuldigen
Het inzetten van vrijwilligers bij het beter
toegankelijk en vindbaar maken van informatie

53. Gebruikersparticipatie
=
Tweerichtingsverkeer

54. Valkuilen?
– Deze manier van werken vraagt veranderingen
van medewerkers
– Loslaten, niet meer alles zelf (willen) doen
– Kennis delen met anderen, vrijwilligers, soms
lager, soms hoger opgeleid
– Helpen, aanwezig zijn, organiseren
– Reageren, niet alleen vakinhoudelijk, maar ook
op sociaal vlak
– Techniek gaat teveel overheersen
– Niet durven experimenteren, bang voor
mislukking of kritiek

55. EXPERIMENTEER!
Project Charterbank

56. EXPERIMENTEER!

57. EXPERIMENTEER!

58. Waarom doen mensen mee?
Groeiende groep grijze genieters

59. Waarom doen mensen mee?
Motivatie: (gebaseerd op onderzoek in USA)
– uitdaging
– jezelf ontwikkelen
– iets bijdragen
video hierover: http://www.archief20.org/video/niet-alles-is-te-koop-voor

60. WAT MOET ER IN DE ORGANISATIE VERANDEREN?

61. Kern van het verhaal:
INFORMATIEVERRIJKING
Betere toegankelijkheid
Betere vindbaarheid

62. INFORMATIEVERRIJKING door:
1. Samenwerken
•Met andere archiefdiensten, bedrijven, instellingen, gemeenten
•Met collega’s.

63. INFORMATIEVERRIJKING door:
2. Participeren
• Gebruikers zowel in de studiezaal als online verleiden om mee te helpen onze
producten (inventarissen, indexen, beschrijvingen e.d.) te verbeteren.
• Gebruik maken van vrijwilligers
• Opzetten van community s in projecten die leiden tot beter toegankelijke
informatie.

64. INFORMATIEVERRIJKING door:
3. Kennis delen
• Deelnemen aan studiedagen, congressen, niet alleen als
actieve, meepratende deelnemer maar ook als presentator
• Deelnemen aan online community s, bloggen op ons
weblog, actief, initiërend, aanwezig zijn en je laten horen.
• Geven van cursussen / trainingen / voordrachten binnen en buiten het
Regionaal Archief Tilburg.
• Deelnemen aan gebruikersoverleg en andere overlegvormen waar wij kunnen
leren en anderen van ons kunnen leren.

65. Als je niet kunt delen…
…kun je ook niet vermenigvuldigen

66. Als je niet kunt delen…
…kun je ook niet vermenigvuldigen
Informatie delen
=
Informatie ontvangen
=
Informatie vermenigvuldigen

67. Regionaal Archief Tilburg

68. Omslag in dienstverlening

69. Van papier …

70. … naar digitaal

71. Voordelen van online informatie
Voor de archiefdienst:
Groter bereik.
Laagdrempelig.
•
•
Voor de gebruiker:
Minder kosten (tijd en geld).
Geen beperking in mobiliteit.
24/7 beschikbaar zonder extra kosten.
De toename van bereik en beschikbaarstelling van
archiefbronnen hadden we nooit binnen de fysieke
beperkingen van de studiezaal kunnen realiseren.
•
•
•

72. Toekomst overheidsinformatie
Middellange termijn: (0 tot 5 jaar)
De overheid wordt digitaal
Vervroegde overbrenging?
Nieuwe openbaarheidstermijnen?
•
•
•
Hoe gaan we daar dan mee om?
Realtime Digitale Dienstverlening is dan een must.
•
Door nu die nieuwe diensten aan te bieden kunnen we als
archieven ons ontwikkelen als een goede partner voor
gemeenten op het gebied van digitale dienstverlening.

73. Toekomst overheidsinformatie
Lange termijn: (over 5 jaar en verder)
Toenemende substitutie.
Vraag om digitale levering wordt een eis.
•
•
Dan is het tijd voor nieuwe keuzes:
Goedkopere locatie.
Fysiek bezoek op afspraak.
De organisatie kan zich verspreiden door de stad op
plekken die er toe doen, bv. universiteitscampus.
•
•
•

74. DE FEITEN
Steeds meer bezoekers zijn digitaal vaardig, ook ouderen
Internettoegang in Nederland hoogste van de wereld (hoogwaardig,
snel)
Internetgebruik in Nederland wijd verspreid

75. DE HARDE CIJFERS
Bezoekcijfers
Website
bezoeken uniek
Onderzoekerscentrum
bezoeken uniek
2007
2008
2009
2010
2011
2012
300.000
335.000
367.000
360.000
380.000
297.000
3.722
3.343
3.299
2.821
2.758
2.793
Personeel
118.000
122.000
121.000
92.000
36 uur (1)
874
814
725
708
724
783
160 uur (5)

76. DE HARDE CIJFERS
E-mails ontvangen:
2006 – 1603
2007 – 1716
2008 – 2500
2009 – 3241
2010 – 4311
2011 – 7456
2012 – 8036

79. REGIONAAL ARCHIEF TILBURG

80. b

81. VAN 20 JAAR NAAR 3 DAGEN
strategische notitie Regionaal Archief Tilburg

82. MISSIE
• Regionaal Archief Tilburg wil de informatie die het beheert beter
toegankelijk maken, beschikbaar stellen en (met derden) verrijken;
• Het archief zoekt daarom proactief naar participatie en
samenwerking met gemeenten, instellingen, verenigingen en
gebruikers;
• De werkzaamheden en output zullen in toenemende mate in een
digitale vorm gestalte krijgen zowel als data- en als serviceprovider;
• Het archief adviseert archiefvormers over het beheer, toegankelijk
maken en beschikbaar stellen van duurzame digitale informatie;
• Het archief zoekt actief samenwerking op al haar werkterreinen
teneinde haar eigen kwaliteiten maximaal te kunnen benutten;
• Het archief werkt voor gemeenten, burgers en onderzoekers;
• Klant en medewerker staan centraal bij de verdere ontwikkeling van
de organisatie.

83. STRATEGISCHE KEUZES

84. STRATEGISCHE KEUZES
1. Maximaal digitaal, minimaal fysiek

85. STRATEGISCHE KEUZES
2. Versneld digitaliseren papieren archief

86. STRATEGISCHE KEUZES
3. Adviesrol voor DVO-gemeenten op gebied van Edepot/DIV/DIM snel versterken

87. STRATEGISCHE KEUZES
4. Samen waar het kan, alleen waar het moet

88. STRATEGISCHE KEUZES
5. Goede focus aanbrengen op de erfgoedkant, enkele
aansprekende projecten blijven doen

89. STRATEGISCHE KEUZES
6. E-dienstverlening (met nadrukkelijk aandacht voor
digitale aanwezigheid)

90. STRATEGISCHE KEUZES
7. Acquisitie van particuliere archieven minimaliseren

91. EEN NIEUWE WEBSITE

92. EEN NIEUWE WEBSITE
Uitgangspunten:
•Manage the task not the content
•Less is more
•Keep it simple and straightforard (KISS)
•Show, don’t tell.

95. Hartelijk dank voor jullie aandacht!