De presentatie van 'Zaakgericht werken, doel of middel' door Peter Marx

1. Digitaal Zaakgericht Werken
Peter Marx
Directeur bedrijfsmiddelen & organisatie
en burgers & Samenleving

2. Even voorstellen
• Peter Marx
• Directielid Gemeente Roermond
• Ambtelijk opdrachtgever DZGW
• En… sinds 3 juni live met DZGW

3. Doel van deze sessie
Primair: Duidelijk maken wat de
organisatiebrede invoering van
Zaakgericht Werken betekent.
Secundair: Aanbevelingen geven en
valkuilen beschrijven bij de
invoering van Zaakgericht Werken
27-11-2014

4. Inhoud
• Achtergrond
• Onze ambitie
• Het project
• Geleerde lessen (au!)
• Vragen en discussie

5. Inhoud
• Achtergrond
• Onze ambitie
• Het project
• Geleerde lessen (au!)
• Vragen en discussie

6. Roermond eind 2013
• Excellente dienstverlening
• KCC met enkele producten
• Centrale en decentrale
archieven
• Lid van het
samenwerkingsverband Dimpact

7. Inhoud
• Achtergrond
• Onze ambitie
• Het project
• Geleerde lessen (au!)
• Vragen en discussie

8. Herziening strategie:
‘versnelling DZGW’
• Eerst fundament leggen voor
doorontwikkeling
• Organisatiebrede implementatie van
digitaal Zaakgericht Werken
• Uitbouwen KCC
• Procesoptimalisatie
• Verdere integratie met backoffice

9. Dus: eerst investeren…
Fase 1: fundament Fase 2: break even Fase 3: Oogst
… voor DZGW kan renderen.

10. Wat betekent dit?
Fase 1:
• Er komt een centraal gemeentesysteem
voor poststromen, digitale behandeling en
archivering. Voor iedereen!
• Alle dienstverlenende processen
(‘zaaktypen’) worden gedigitaliseerd (400+)
• Geen papieren post meer op de afdeling!
• DZGW wordt ‘dun’ ingericht. Dus met
behoud van de eigen backoffice systemen.
• De hele organisatie krijgt training.

11. Inhoud
• Achtergrond
• Onze ambitie
• Het project
• Geleerde lessen (au!)
• Vragen en discussie

12. Projectstrategie
• Gebaseerd op veranderkundige aanpak
• Strategie van de ‘vriendelijke bulldozer’
• Zorgvuldige voorbereiding
• Uitrol op basis van een bewezen draaiboek
• Actief betrekken van de organisatie bij de invoering
• Gebruik makend van (praktijk)standaarden
• Brede en effectieve communicatie
• Big bang livegang: in één keer van de bestaande
situatie naar de nieuwe
• Strakke projectsturing en gedetailleerde planning

13. Hoofdlijnenplanning
okt nov dec jan feb maart apr mei jun jul aug sep
Voorbereiding
Uitvoering
• gemeenschappelijke
werkwijze
• zaaktype inventarisatie
• systeeminrichting
• uitrol
Training
Nazorg
• problemen oplossen
• nascholen
• inventarisatie
doorontwikkeling
• in beheername
• afsluiten project
Planning doorontw.
Doorontwikkeling
• procesverbetering
• digitalisering
• dienstverlening

14. Inhoud
• Achtergrond
• Onze ambitie
• Het project
• Geleerde lessen (au!)
• Vragen en discussie

15. Aanbevelingen
• Hang project ‘apart’ op
• Stuur project strak aan
• Nazorg is cruciaal
• Hou rekening met beheer
• Betrek organisatie (ambassadeurs)
• Benoem het ‘eigenaarsschap’
• Hou de rug recht (ook naar MT!)

16. Leidinggevenden zijn
‘eigenaar’ en ook
ambassadeur!
• Zorg voor hulp
• Benadruk de doorontwikkeling
• Geef ruimte voor onzekerheid
• Speel grote bezwaren door

17. Nazorg
• Directe problemen oplossen
• Nascholen medewerkers
• Aanvullende instructies opstellen
• Rondje langs de afdelingen
– Directe verbeterpunten
– Inventarisatie doorontwikkeling
– Vragen beantwoorden
– Evalueren

18. Doorontwikkeling
Thema’s & voorbeelden
 Procesverbetering
 Procesondersteuning, E-formulieren,
mandatering
 Digitalisering
 Sjablonen, digitale ondertekening
 KCC
 Vraagbeantwoording, intake
 Organisatie
 Veranderende rol DIV, verandering rol
secretariaten

19. Belangrijke basis voor
doorontwikkeling
• Ondersteuning digitaal
zaakgericht werken door E-suite
op orde (prioritering aanpassingen op
korte termijn)
• Planmatige doorontwikkeling E-suite
(is onderdeel van contract met Atos)

20. Kernboodschap
De invoering van Zaakgericht Werken
is geen
ICT traject, maar een
Verandertraject!
27-11-2014

21. Vragen?

22. Back Up Slides:
Relatie met de kernwaarden
Een nieuwe manier van werken:
• Eén systeem, één generiek proces, één digitaal dossier.
• Iedereen gaat straks op dezelfde manier om met (aan)vragen
• Digitaal is leidend: geen papieren stukken meer door de organisatie
• De dossiervorming vindt digitaal in één centraal systeem plaats
• Dienstverlening en communicatie verloopt kanaalonafhankelijk
• Behandelaars zijn ‘integraal verantwoordelijk’ voor de zaak
• Alle dossiers zijn open benaderbaar door collega’s (tenzij…)
• Het resultaat van de zaakbehandeling is de maatstaf (niet het werk)