Nhận viết luận văn Đại học , thạc sĩ - Zalo: 0917.193.864 Tham khảo bảng giá dịch vụ viết bài tại: vietbaocaothuctap.net Download luận văn đồ án tốt nghiệp với đề tài: Công tác soạn thảo và quản lý văn bản tại Văn phòng UBND phường Tân Thới Hòa, cho các bạn làm luận văn tham khảo 20497

1. 1
HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ - HÀNH CHÍNH
QUỐC GIA HỒ CHÍ MINH
HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
ĐỀ TÀI: CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI VĂN
PHÒNG UBND PHƯỜNG TÂN THỚI HÒA – QUẬN TÂN PHÚ
Họ và tên: TRẦN PHẠM LAN ANH
Lớp: KS9-TC77
Khóa học: 2009-2014
Cơ quan thực tập: UBND Phường Tân Thới Hòa– Q.Tân Phú
Thời gian thực tập: 28/5-26/6/2014
Giảng viên hướng dẫn: ThS/GVC NGUYỄN THẾ TÀI
TP. Hồ Chí Minh, tháng 5 năm 2014

2. 2
NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
Tp Hồ Chí Minh, Ngày Tháng Năm 2014

3. 3
LỜI CẢM ƠN

Em xin chân thành cảm ơn toàn thể quý Thầy Cô Học viện hành chính quốc gia
đã tận tình chỉ bảo, truyền đạt kiến thức cho em trong suốt những năm qua. Đó chính
là cơ sở, tiền đề vững chắc giúp em tự tin bước vào thực tế để tìm hiểu và học hỏi
nhiều hơn.
Tiếp đến, em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến Thầy hướng dẫn: Thạc sĩ
Nguyễn Thế Tài đã hết lòng quan tâm, giúp đỡ, hướng dẫn để em có những định
hướng đúng đắn trong suốt thời gian thực hiện bài báo cáo.
Em cũng xin chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo UBND phường Tân Thới Hòa
cùng toàn thể các cô chú, các anh chị đang công tác nơi đây đã nhiệt tình giúp đỡ, tạo
điều kiện để em hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao trong suốt thời gian thực tập vừa
qua.
Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn những tình cảm tốt đẹp mà mọi người
đã dành cho em. Em xin hứa sẽ cố gắng hơn nữa trong học tập và công tác sau này để
không phụ lòng mọi người đã tin tưởng và giúp đỡ em.
Em xin chân thành cảm ơn.
Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 26 tháng 6 năm 2014
Sinh viên
Trần Phạm Lan Anh

4. 4
MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU...........................................................................................................................1
Chương 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VĂN THƯ, LƯU TRỮ .....................................................1
1.1. Nghiệp vụ văn thư .........................................................................................................1
1.1.1. Khái niệm văn thư ............................................................................. 1
1.1.2. Vị trí, ý nghĩa và tác dụng của công tác văn thư ...................................... 1
1.2. Khái niệm về công tác lưu trữ và một số khía niệm cơ bản trong công tác lưu
trữ .........................................................................................................................................4
1.2.1. Các khái niệm.................................................................................... 4
1.2.2. Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ.................................................................. 5
1.2.3. Chức năng của công tác lưu trữ............................................................ 6
1.2.4. Nội dung của công tác lưu trữ:............................................................. 6
1.2.5. Tính chất của công tác lưu trữ:............................................................. 7
Chương 2 : THỰC TRẠNG CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA ỦY
BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG TÂN THỚI HÒA................................................................9
2.1 Giới thiệu về cơ quan....................................................................................................9
2.1.1. Giới thiệu tổng quan........................................................................... 9
2.1.2. Tổ chức ............................................................................................ 9
2.1.3. Nhân sự .......................................................................................... 10
2.1.4. Chức năng, nhiệm vụ........................................................................ 10
2.2. Thực trạng của công tác văn thư, lưu trữ của Ủy ban nhân dân phường Tân Thới
Hòa.............................................................................................................................................9
2.2.1. Nghiệp vụ công tác văn thư tại UBND phường Tân Thới Hòa ................ 11
2.2.1.1. Nội dung của công tác văn thư tại UBND phường................................... 11
2.2.1.2. Yêu cầu của công tác văn thư tại UBND phường...................................... 11
2.2.1.3. Hình thức tổ chức công tác văn thư UBND phường................................ 11
2.2.1.4. Các nguyên tắc giải quyết và quản lý văn bản đến, văn bản đi, văn bản
nội bộ, văn bản mật và khẩn tại UBND phường...................................................... 13
2.2.1.5. Quy trình giải quyết và quản lý đối với văn bản đến văn bản đi, văn bản
nội bộ "mật" và khẩn ở UBND phường.................................................................... 14
2.2.1.6. Công cụ để quản lý công văn giấy tờ UBND phường............................... 17

5. 5
2.2.1.7. Nguyên tắc đóng dấu tại UBND phường................................................... 17
2.2.1.8. Công tác lập hồ sơ tại UBND phường ....................................................... 18
2.2.1.9. Cách sắp xếp các tài liệu trong uỷ ban phường......................................... 18
2.2.1.10. Cách sao văn bản ở UBND phường......................................................... 19
2.2.1.11. Các loại hồ sơ ............................................................................................... 19
2.2.1.1.12. Chế độ nép lưu hồ sơ tại UB.................................................................. 19
2.2.1.13. Các yếu tố tác động đến hiệu quả hoạt động của bộ phận văn thư....... 20
2.2. Nghiệp vụ lưu trữ........................................................................................................... 21
2.2.1. Nguyên tắc quản lý công tác lưu trữ ở UB ............................................. 21
2.2.2. Các khâu nghiệp vụ lưu trữ.................................................................. 21
2.2.3. Công tác lưu trữ tại UB phường ........................................................... 22
Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC
VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG TÂN THỚI HÒA . 24
3.1 Một số giải pháp nhằm nâng cao công tác văn thư, lưu trữ của Ủy ban nhân dân
phường Tân Thới Hòa........................................................................................................... 24
3.1.1. Thực hiện tốt công tác kiểm tra và xử lý văn bản vi phạm pháp luật; tăng
cường thanh tra, kiểm tra công tác văn thư ..................................................... 24
3.1.2. Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ công chức làm công tác soạn thảo và quản lý văn
bản ...................................................................................................... 24
3.2. Kiến nghị......................................................................................................................... 25
KẾT LUẬN............................................................................................................................ 27

6. LỜI MỞ ĐẦU
Việt Nam đang trong tiến trình xây dựng và phát triển nền kinh tế hàng hoá
nhiều thành phần vận hành theo cơ chế thị trường có sự quản lý của nhà nước, theo
định hướng xã hội chủ nghĩa. Sự nghiệp đổi mới đã và đang mang lại những thành
tựu to lớn về chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội, an ninh quốc phòng, trật tự an toàn
xã hội, đang tạo ra được những tiền đồ mới, đưa Việt Nam bước sang thời kỳ phát
triển – thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá. Từ khi tiến hành công cuộc đổi mới
đến nay thực tế Việt Nam đã dành được những thành tựu đáng kể về kinh tế, văn
hoá, xã hội, về quản lý nước, về trình độ của mỗi cán bộ công chức. Nhưng trước
những xu thế thách thức cuả thời đại mới đòi hỏi việc đổi mới trong các cơ quan, đơn
vị đặc biệt là trong các cơ quan quản lý nhà nước cần phải được đẩy mạnh hơn nữa.
Bước sang thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá, đã tạo ra những chuyển
biến mọi mặt trong nền kinh tế xã hội. Các đợn vị hành chính sự nghiệp cũng
như các doanh nghiệp gặp không ít khó khăn, vướng mắc do những yều cầu phát
sinh, đặc biệt là vấn đề quản lý mà trong đó công tác văn thư – lưu trữ cũng đóng
một vai trò hết sức quan trọng. Để hoạt động có hiệu quả thì bất cứ một cơ quan nào
cũng không thể không coi trọng công tác này. Bởi nó không chỉ là phương tiện cần
thiết để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý trong quá trình hoạt động của cơ
quan đơn vị mà còn là điều kiện đảm bảo cho các cơ quan đơn vị thực hiện tốt công
việc quản lý, điều hành theo đúng chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn được giao và
theo đúng pháp luật. Nó đảm bảo việc cung cấp thông tin một cách đầy đủ, chính xác,
kịp thời phục vụ cho hoạt động của cơ quan, đơn vị đạt hiệu quả cao hơn.
Qua thời gian thực tập ở UBND phường Tân Thới Hòa em đã có dịp tìm hiểu về
công tác văn thư, lưu trữ ở UBND phường Tân Thới Hòa. Do đó, em đã chọn đề tài
“Công tác soạn thảo và quản lý văn bản tại Văn phòng UBND phường Tân Thới
Hòa ”. Đây cũng là một vấn đề đang được quan tâm tại UBND phường Tân Thới Hòa
và có một vai trò quan trọng đối với công tác lãnh đạo, điều hành và quản lý của
UBND phường. Do đó em cố gắng hoàn thành hoàn chỉnh báo cáo thực tập này với
tinh thần nghiêm túc nhằm đảm bảo được yêu cầu của học viện trong quá trình thực
tập ở UBND phường Tân Thới Hòa .

7. KẾ HOẠCH THỰC TẬP
Cơ quan thực tập : UBND phường Tân Thới Hòa – quận Tân Phú
Thời gian thực tập : 28/5/2014 đến ngày 26/6/2014
Quá trình thực tập
Kế hoạch thực tập
Thời
gian
Mục tiêu Công việc thực hiện
Tuần 1 - Hiều sơ lược UBND
phường Tân Thới Hòa.
- Quá trình hình thành,
cơ cấu tổ chức, quy định
cơ quan….
- Tiếp xúc và làm quen
với các anh chị trong cơ
quan
- Đọc các tài liệu về cơ quan trên website, các
tài liệu để hiểu rõ hơn về UBND Tân Thới
Hòa
- Quan sát công việc của các nhân viên cơ
quan.
Tuần 2 - Hiểu về quyền hạn,
trách nhiệm của phòng
thực tập
- Nắm bắt và trau dồi
tốt các kỹ năng nghề
nghiệp, các công việc cơ
bản của một nhân viên
văn phòng
- Bắt đầu làm quen với các công việc như: sắp
xếp giấy tờ,photo,in tài liệu.
- Tiếp xúc ban đầu với các công việc thường
ngày về soạn thảo và xử lý văn bản
Tuần 3 - Chủ động hơn trong
công việc, khẳng định
năng lực của bản thân.
- Học hỏi những kỹ
năng quản trị, kiến thức
về soạn thảo văn bản
trong thực tiễn
-Chú ý quan sát ,học hỏi các anh chị đồng
nghiệp trong các nghiệp vụ thực tiễn về soạn
thảo văn bản
- Chủ động tiếp cận công việc và sẵn sàng hỗ
trợ cán bộ nhân viên cơ quan để có thể hoàn
thành các công việc chung.
Tuần 4 - Hoàn thiện báo cáo
thực tập.
-Tham khảo ý kiến các anh chị trong phòng về
bài báo cáo
- Hoàn thiện và xin đánh giá của cơ quan
- Đánh giá sự thay đổi của bản thân từ đầu kỳ
thực tập cho đến nay, điểm mạnh, điểm yếu
như thế nào.

8. 1
Chương 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VĂN THƯ, LƯU TRỮ
1.1. Nghiệp vụ văn thư
1.1.1. Khái niệm văn thư
Công văn, giấy tờ là một trong những phương tiện quan trọng và cần thiết
đối với hoạt động quản lý Nhà nước, do đó việc làm công văn giấy tờ và quản lý
chúng là hai công tác không thể thiếu được trong hoạt động đó. Những hoạt
động đó cần được tuân thủ theo chế độ chặt chẽ, nghiêm ngặt trên cơ sở quy định của
pháp luật về công tác văn thư, tức là quy định về toàn bộ các công việc của cơ quan
quản lý hành chính Nhà nước về xây dựng và quản lý văn bản, giải quyết văn bản
trong mọi hoạt động của mình.Tuy nhiên, hiện nay vẫn tồn tại các khuynh hướng
khác nhau trong quan niệm về công tác này.
- Công tác văn thư là công tác tổ chức giải quyết và quản lý công văn giấy tờ
trong các cơ quan, tức là công tác này gồm hai nội dung chủ yếu sau: tổ chức quản
lý văn bản và tổ chức giải quyết văn bản.
- Công tác văn thư là toàn bộ các công việc xây dựng văn bản (soạn thảo và ban
hành văn bản) trong các cơ quan và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản trong các
cơ quan.
Theo công văn của Cục lưu trữ Nhà nước số 55 – CV/TCCB ngày 01/03/1991
về việc hướng dẫn thực hiện Quyết định 24 – CT của Chủ tịch Hội đồng Bộ
trưởng thì: “Công tác văn thư là toàn bộ quá trình xây dựng và ban hành văn bản,
quá trình quản lý và phục vụ cho yêu cầu quản lý của các cơ quan. Mục đích chính
của công tác văn thư là đảm bảo thông tin cho quá trình quản lý. Những tài liệu
văn kiện được soạn thảo, quản lý và sử dụng theo các nguyên tắc của văn thư là
phương tiện thiết yếu bảo đảm cho hoạt dộng của các cơ quan có hiệu quả”.
1.1.2. Vị trí, ý nghĩa và tác dụng của công tác văn thư
a. Vị trí
Công tác văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý nói
chung. Trong văn phòng, công tác văn thư là nội dung quan trọng chiếm phần
lớn nội dung của văn phòng. Công tác văn thư là nội dung không thể thiếu, một mắt
xích trong guồng máy hoạt động quản lý của cơ quan, đơn vị.
Hiện nay công tác văn thư có vai trò quan trọng trong việc thực hiện Nghị

9. 2
quyết Trung ương 8 (khoá 7) về cải cách nền hành chính quốc gia mà trước hết là
cải cách thủ tục hành chính.
b. Ý nghĩa và tác dụng của công tác văn thư
- Công tác văn thư góp phần không nhỏ trong việc duy trì hoạt động và ổn
định của các cơ quan, đơn vị. Đối tượng chủ yếu của công tác văn thư là tài liệu,
công văn, giấy tờ, chúng được ban hành cho phù hợp với đặc điểm của từng cơ
quan, đơn vị. Tổ chức khoa học công tác văn thư sẽ đảm bảo thông tin cần thiết
phục vụ các hoạt động của cơ quan.
- Công tác văn thư có nhiều ý nghĩa quan trọng, tuy nhiên có thể khái quát
thành những điểm chủ yếu sau:
+ Công tác văn thư yêu cầu một cách kịp thời chính xác những thông tin cần
thiết phục vụ công tác lãnh đạo của Đảng, và quản lý của Nhà nước, là sợi dây liên hệ
giữa Đảng, Nhà nước với quần chúng nhân dân và giữa các cơ quan, tổ chức với
nhau. Đồng thời, công tác văn thư nếu được thực hiện tốt sẽ tạo điều kiện bảo vệ
được bí mật của của đảng và nhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ, góp
phần cải cách thủ tục hành chính trong cơ quan Nhà nước.
+ Làm tốt công tác văn thư giúp cho việc giải quyết công việc của cơ quan
được nhanh chóng, chính xác, chất lượng, đúng đường lối chính sách chế độ. Đồng
thời giúp cho việc quản lý, kiểm tra công việc trong các cơ quan đơn vị được chặt chẽ.
+ Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần tiết kiệm được công sức, nguyênvật liệu
làm văn bản và trang thiết bị dụng cụ trong quá trình xây dựng và ban hành văn bản.
- Công tác văn thư góp phần giữ gìn những hồ sơ tài liệu có giá trị về mọi
lĩnh vực để phục vụ cho việc tra cứu, giải quyết các công việc trước mắt. Đồng thời
tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ.
c. Yêu cầu của công tác văn thư
Đứng trước đòi hỏi của hoạt động quản lý Nhà nước, công tác văn thư ở các
cơ quan, đơn vị trong quá trình thực hiện các nội dung của công văn, giấy tờ phải
đảm bảo những yều cầu hết sức cơ bản. Thể hiện việc đáp ứng các đòi hỏi về nhu càu
quản lý Nhà nước ở từng lĩnh vực, khía cạnh của cuộc sống, từ đó công tác văn thư có
những yêu cầu cơ bản sau:
 Yêu cầu nhanh chóng.
- Quá trình quản lý công việc của cơ quan phụ thuộc rất nhiều vào việc xây dựng

10. 3
văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản. Do đó, xây dựng văn bản nhanh
chóng, giải quyết văn bản kịp thời sẽ góp phần vào việc giải quyết nhanh mọi công
việc của cơ quan.
- Nội dung mỗi văn bản đều chứa đựng một sự việc nhất định, nếu giải quyết
văn bản chậm làm giảm tiến độ giải quyết công việc chung của mỗi cơ quan, đồng
thời làm giảm ý nghĩa những sự việc được nêu ra trong mỗi văn bản.
 Yêu cầu chính xác
Trong quá trình thực hiện, yều cầu chính xác đòi hỏi công tác văn thư phải đảm
bảo các yêu cầu sau:
- Chính xác về nội dung văn bản tức là nội dung văn bản phải chính xác tuyệt
đối về mặt pháp lý, dẫn chứng hoặc trích dẫn ở văn bản phải hoàn toàn chính xác và
số liệu phải đầy đủ, chứng cứ rõ ràng.
- Chính xác về thể thức văn bản, văn bản ban hành phải có đầy đủ các yếu tố
do Nhà nước quy định, mẫu trình bày phải theo đúng tiêu chuẩn Nhà nước ban
hành.
- Chính xác về các khâu, kĩ thuật, nghiệp vụ: yêu cầu về tính chính xác phải
được quán triệt một cách đầy đủ trong các khâu nghiệp vụ như đánh máy văn bản,
đăng ký và chuyển giao văn bản. Yêu cầu chính xác còn phải được thể hiện trong
việc thực hiện đúng các chế độ quy định của Nhà nước.
 Yêu cầu bí mật
- Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan, có nhiều vấn đề thuộc
phạm vi bí mật của cơ quan, bí mật của Nhà nước. Vì vậy, trong quá trình tiến
hành xây dựng văn bản và tổ chức giải quyết văn bản phải đảm bảo giữ gìn bí mật.
- Khi lựa chọn cán bộ văn thư phải quán triệt tinh thần giữ gìn bí mật của cơ
quan. Về khía cạnh nhất định, yêu cầu bí mật trong công tác văn thư còn phải thể
hiện ở việc giữ gìn bí mật nội dung những công việc mới chỉ được bàn bạc chưa
được đưa thành các quyết định chính thức của các cơ quan hoặc chưa được ban hành
thành văn bản.
1.1.3. Nội dung công tác văn thư:
Công tác văn thư bao gồm những nhóm công việc chủ yếu sau xây dựng và ban
hành văn bản, trong đó đảm bảo các nguyên tắc và tiêu chuẩn khoa học về:
+ Thể thức các loại văn bản.

11. 4
+ Hệ thống văn bản và thẩm quyền ban hành từng loại văn bản.
+ Qui trình xây dựng bản thảo, từ khi mới khởi thảo, sửa chữa đến duyệt bản
thảo.
+ Đánh máy, sao in và nhân bản.
+ Nguyên tắc ký, đóng dấu và ban hành văn bản.
+ Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản trong hoạt động của cơ quan.
+ Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến.
+ Tổ chức chuyển giao văn bản đi.
+ Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản nội bộ, văn bản mật.
+ Tổ chức công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ.
+ Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu:
Nội dung công tác này bao gồm các quy định về đóng dấu các văn bản và quản
lý con dấu của cơ quan. Các con dấu được bảo quản và sử dụng tại phòng văn thư,
cán bộ văn thư chỉ đóng dấu vào văn bản khi đã có đầy đủ các chữ ký của thủ trưởng
cơ quan hoặc trưởng phó phòng, ban, đơn vị khi đã kiểm tra và xác minh đúng về thể
thức và nội dung. Dấu được đóng đúng quy định của Nhà nước, trùm lên 1/3 đến1/4
chữ ký về phía bên trái. Việc bảo quản con dấu được giao cho cán bộ văn thư cất
giữ trong tủ có khoá an toàn. Tránh va chạm mạnh làm biến dạng condấu.
1.2. Khái niệm về công tác lưu trữ và một số khía niệm cơ bản trong công tác
lưu trữ
1.2.1. Các khái niệm
a. Công tác lưu trữ
Là quá trình hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản an toàn và sử dụng
có hiệu quả tài liệu lưu trữ.
b. Phông lưu trữ
Là toàn bộ khối tài liệu hoàn chỉnh hình thành trong quá trình hoạt động của
một cơ quan, một tổ chức hay một cá nhân, có ý nghĩa chính trị, kinh tế, khoa học,
văn hoá, lịch sử và các ý nghĩa khác, được thu thập và bảo quản trong một cơ sở
lưu trữ nhất định. Cơ quan hoặc cá nhân có đầy đủ những yếu tố đảm bảo tính độc lập
trong quá trình tồn tại của mình tạo nên phông lưu trữ gọi là đơn vị hình thành phông.
c. Phông lưu trữ Quốc gia
Là toàn bộ khối tài liệu lưu trữ của một quốc gia có giá trị chính trị, kinh tế,

12. 5
văn hoá… không phân biệt thời gian, kỹ thuật, vật liệu chế tác, được bảo quản trong
các kho lưu trữ Nhà nước.
d. Tài liệu lưu trữ
Là những vật mang tin dưới dạng giấy, vải… được hình thành trong quá trình
hoạt động của các cơ quan, các cá nhân tiêu biểu, có ý nghĩa khác được bảo quản
trong các kho lưu trữ nhất định.
1.2.2. Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ
Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa rất lớn về chính trị, kinh tế, xã hội…
Ý nghĩa chính trị ở bất kỳ quốc gia nào và ở bất kỳ thời đại nào đều có ý thức sử
dụng tài liệu lưu trữ để bảo vệ quyền lợi của quốc gia mình.
Ý nghĩa kinh tế
Một số lượng lớn tài liệu lưu trữ là tài liệu phản ánh tình hình kinh tế. Nguồn tài
liệu này cung cấp những thông tin quá khứ rất có giá trị, phục vụ việc xây dựng các
quy hoạch, kế hoạch phát triển kinh tế được hoàn chỉnh.
Tài liệu lưu trữ phản ánh sự thật khách quan, nếu được tổng hợp có hệ thống còn
giúp việc nghiên cứu và tìm ra các quy luật phát triển của tự nhiên và xã hội nhằm
phục vụ các mục đích của con người.
Ý nghĩa văn hoá
Tài liệu lưu trữ phản ánh thành quả lao động sáng tạo về vật chất và tinh thần, phản
ánh nhận thức về xã hội và tự nhiên của một dân tộc qua các thời kỳ lịch sử. Tài
liệu lưu trữ là di sản văn hoá đặc biệt của dân tộc. Cùng với các lợi ích của di sản
văn hoá khác, tài liệu lưu trữ có vai trò và ý nghĩa to lớn đối với công cuộc bảo vệ và
phát triển văn hoá Việt Nam.
Ý nghĩa lịch sử
Tài liệu lưu trữ bao giờ cũng gắn liền và phản ánh một cách trung thực quá trình hoạt
động của một con người, một cơ quan và của cả xã hội. Vì thế, tài liệu lưu trữ là một tư
liệuquý giá nhất, chân thực nhất để nghiên cứu lịch sử.
Ý nghĩa khoa học
Tài liệu lưu trữ ghi lại quá trình hoạt động của xã hội, của cơ quan và cá nhân trong
các lĩnh vực, đồng thời ghi lại những công trình nghiên cứu khoa học, các phát minh
sang chế nên tài liệu lưu trữ phục vụ cho việc kế thừa những thành tựu khoa học công
nghệ đãcó, giúp cho khoa học công nghệ phát triển mạnh mẽ

13. 6
Ý nghĩa thực tiễn
Trong thực tế hoạt động của các cơ quan quản lý Nhà nước, tài liệu lưu trữ phục vụ
công tác hàng ngày. Tài liệu lưu trữ là nguồn cung cấp những thông tin quan trọng
trong quá khứ, phục vụ cho việc ra những quyết định quản lý trong cơ quan quản lý
Nhà nước.
1.2.3. Chức năng của công tác lưu trữ
Hiện nay ở nước ta, công tác lưu trữ được hiểu là việc lựa chọn, giữ lại và tổ chức khoa
học những văn bản, tư liệu có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của
cơ quan, cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu thông tin khi cần thiết. Công tác lưu trữ
là một việc làm không thể thiếu trong hoạt động quản lý của bộ máy Nhà nước. Côngtác
lưu trữ có hai chức năng cơ bản sau:
Tổ chức bảo quản hoàn chỉnh và an toàn Phông lưu trữ Quốc gia.
Tổ chức khai thác sử dụng phục vụ các mục đích quản lý xã hội nghiên cứu
khoa học và nhu cầu chính đáng của công dân.
Hai chức năng này có liên quan chặt chẽ với nhau. Thực hiện tốt chức năng thứ
nhất sẽ tạo tiền đề vật chất chủ yếu để thực hiện chức năng thứ hai.
1.2.4. Nội dung của công tác lưu trữ:
Để thực hiện những chức năng cơ bản trên, công tác lưu trữ phảỉ đảm bảo các nội
dung sau:
- Phân loại tài liệu lưu trữ là sự phân chia tài liệu thành các nhóm tạo điều kiện
thuận lợi cho bảo quản và tổ chức sử dụng.
- Đánh giá tài liệu lưu trữ: Là sự nghiên cứu lựa chọn những tài liệu có giá trị để
đưa vào bảo quản trong các cơ sở lưu trữ và tiêu dùng những tài liệu đã hết giá trị. -
Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là sự nghiên cứu để sắp xếp tài liệu một cách khoa học, tạo
điều kiện thuận lợi cho bảo quản và tổ chức sử dụng.
- Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ
Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ là một nội dung được tiến hành thường xuyên
nhằm từng bước hoàn thiện Phông lưu trữ Quốc gia nói chung và từng phông lưu trữ
cụ thể nói riêng. Thu thập, bổ sung bao gồm giai đoạn thu thập tài liệu để giải quyết
xong từ văn thư vào lưu trữ hiện hành của cơ quan và thu thập tài liệu lưu trữ hiện
hành vào lưu trữ lịch sử. Trong quá trình thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ, người ta
đặc biệt chú ý sưu tầm những tài liệu có xuất xứ cá nhân, tài liệu còn nằm rải rác ở

14. 7
bảo tàng, thư viện hay trong nhân dân vì nhiều khi những tài liệu này rất có giá trị.
- Bảo quản, bảo vệ tài liệu lưu trữ
Bảo quản tài liệu lưu trữ là quá trình áp dụng các biện pháp xử lý kỹ thuật
nhằm kéo dài tuổi thọ, chống hư hại đối với tài liệu lưu trữ. Kỹ thuật bảo quản tài
liệu lưu trữ phải được đặc biệt coi trọng để tránh những tác động xấu làm giảm tuổi
thọ của tài liệu. Mặt khác, nội dung của tài liệu lưu trữ chứa đựng những thông tin
bí mật về chính trị, quốc phòng và an ninh quốc gia nên việc bảo quản tài liệu lưu
trữ không chỉ chú trọng đến góc độ vật lý của tài liệu mà còn phải sử dụng các biện
pháp ngăn chặn việc đánh cắp thông tin trong tài liệu và sự phá hoại tài liệu lưu trữ.
Nội dung bảo quản tài liệu lưu trữ tập trung chủ yếu là việc xây dựng, cải tạo kho lưu
trỡ, xử lý kỹ thuật bảo quản và việc tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ.
- Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
Đây là nhiệm vụ rất quan trọng của các cơ quan, tổ chức lưu trữ. Về nguyên
tắc, tài liệu lưu trữ không chỉ bảo quản đóng kín mà chúng chỉ có ý nghĩa khi được
khai thác phục vụ cho toàn xã hội. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là mục đích cuối
cùng của công tác lưu trữ. Nội dung chủ yếu của việc sử dụng tàI liệu lưu trữ là tổ
chức phòng đọc phục vụ độc giả làm công tác tra cứu, công bố, giới thiệu trưng bày
triển lãm tài liệu lưu trữ.
1.2.5. Tính chất của công tác lưu trữ:
- Tính chất khoa học:
Tính chất khoa học của công tác lưu trữ được thể hiện nổi bật qua việc nghiên
cứu tìm ra các quy luật hoạt động xã hội được phản ánh vào tài liệu lưu trữ để thực
hiện các nội dung chuyên môn của công tác lưu trữ như phân loại, xác định giá trị,
bổ sung và thu thập tài liệu, xây dựng hệ thống công cụ tra cứu khoa học, tổ chức sử
dụng tài liệu lưu trữ…
Mỗi qui trình nghiệp vụ lưu trữ của mỗi loại hình tài liệu lưu trữ đều có những
đặc thù của nó. Khoa học lưu trữ phải tìm tòi phát hiện ra đặc điểm cụ thể của từng
loại hình tài liệu lưu trữ và đề ra một cách chính xác cách tổ chức khoa học cho từng
loại hình tài liệu.
Khoa học lưu trữ phải nghiên cứu kế thừa các kết quả ngiên cứu khoa học
của các ngành khác để áp dụng hữu hiệu vào các khâu nghiệp vụ lưu trữ. Những
thành tựu của toán học, tin học, hoá học, sinh học…đang được nghiên cứu để bảo

15. 8
quản an toàn tài liệu lưu trữ, đồng thời thông tin một cách nhanh chóng, chính xác
nội dung tài liệu lưu trữ phục vụ cho việc nghiên cứu.
Để quản lý thống nhất các lĩnh vực nghiệp vụ lưu trữ, công tác tiêu chuẩn hoá
trong lưu trữ cũng phải nghiên cứu một cách đầy đủ. Các tiêu chuẩn nhà kho bảo
quản an toàn cho từng loại hình tài liệu là những vân đề đang đặt ra cho công tác
tiêu chuẩn hoá của ngành.
- Tính cơ mật:
Về lý thuyết, tài liệu lưu trữ chủ yếu có giá trị lịch sử. Tài liệu này phải được sử
dụng rộng rãi phục vụ nghiên cứu lịch sử, giúp cho mọi hoạt động xã hội.Tuy nhiên,
một số tài liệu lưu trữ vẫn còn chứa đựng nhiều nội dung thuộc về bí mật quốc gia, do
đó kẻ thù tìm mọi thủ đoạn, âm mưu để đánh cắp các bí mật quốc gia trong tài liệu
lưu trữ. Vì vậy các nguyên tắc, chế độ trong công tác lưu trữ phải thể hiện đầy đủ
tính chất bảo vệ các nội dung cơ mật của tài liệu, cán bộ lưu trữ phải là những người
giác ngộ quyền lợi giai cấp vô sản, quyền lợi dân tộc, luôn cảnh giác cách mạng, có ý
thức tổ chức kỷ luật, chấp hành nghiêm chỉnh các quy chế bảo mật tài liệu lưu trữ
của Đảng và Nhà nước.

16. 9
Chương 2 : THỰC TRẠNG CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA ỦY
BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG TÂN THỚI HÒA
2.1 Giới thiệu về cơ quan
2.1.1. Giới thiệu tổng quan
Ủy ban nhân dân (UBND) phường Tân Thới Hòa, quận Tân Phú được chia tách
từ phường 20, quận Tân Phú ngày 02 tháng 12 năm 2003, có diện tích 114,76 ha, được
cơ cấu thành 05 khu phố với 62 tổ dân phố.
Địa điểm trụ sở: Số 72 Lũy Bán Bích, phường Tân Thới Hòa, quận Tân Phú,
thành phố Hồ Chí Minh.
2.1.2. Tổ chức
UBND phường Tân Thới Hòa tổ chức theo nguyên tắc tập trung dân chủ, lãnh đạo
tập thể đi đôi với phát huy trách nhiệm cá nhân của từng thành viên UBND phường,
thảo luận tập thể và quyết định theo đa số. UBND phường phát huy quyền làm chủ của
nhân dân, tăng cường pháp chế XHCN, ngăn ngừa và chống các biểu hiện quan liêu,
vô trách nhiệm, hách dịch, cửa quyền, tham nhũng, lãng phí và các biều hiện tiêu cực
khác trong cơ quan, cán bộ, viên chức Nhà nước và trong bộ máy chính quyền địa
phương, chủ động; sáng tạo thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình. Xây dựng và
phát triển thành phố về nhiều mặt nhằm phục vụ lợi ích thiết thực của nhân dân.
Cơ cấu tổ chức của UBND phường Tân Thới Hòa gồm 1 Chủ tịch, 2 Phó Chủ tịch
và các phòng ban chuyên môn trực thuộc (11 phòng ban) theo biểu đồ 2.1.
UBND phường Tân Thới Hòa làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, đảm
bảo phát huy vai trò lãnh đạo của tập thể UBND; đồng thời đề cao trách nhiệm cá nhân
của Chủ tịch, Phó Chủ tịch và Ủy viên UBND phường. Do đó, với cơ cấu tổ chức của
mình UBND phường cố gắng phát huy vai trò, trách nhiệm của mỗi phòng, ban trong
UBND nhằm giải quyết công việc đúng phạm vi trách nhiệm, đúng thẩm quyền; bảo
đảm sự lãnh đạo của Thành ủy, sự giám sát của Hội đồng nhân dân thành phố và sự
chỉ đạo, điều hành của cơ quan nhà nước cấp trên.

17. 10
Biểu đồ 2.1. Cơ cấu tổ chức UBND phường Tân Thới Hòa
2.1.3. Nhân sự
- Tổng số cán bộ công nhân viên của phường là 47 người trong đó trình độ đại học và
trên đại học chiếm 59.5%, dưới đại học gồm 40.4%
- Hầu hết cán bộ nhân viên đều có trình độ trung cấp trở lên, am hiểu chuyên
môn nghiệp vụ.
Bảng 2.1: Cơ cấu lao động trong phường
Tổng
Theo trình độ học vấn Theo độ tuổi
< Đại
học
Đại
học
>Đại học <30 31-
50
>50
Số lao
động
47 19 27 1 11 24 12
Tỷ lệ % 100 40.4 57.4 2.1 23.4 51.1 25.5
(Nguồn: UBND phường)
2.1.4. Nhiệm v, quyền hạn

18. 11
Ủy ban nhân dân phường thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn quy định tại các
khoản 3, 4, 5 Điều 111; các khoản 1, 2, 4 Điều 112; các khoản 2, 3, 4 Điều 113; các
điều 114, 115, 116, 117 và các khoản 2, 3, 4 Điều 118 của Luật tổ chức Hội đồng nhân
dân và Ủy ban nhân dân, các quy định khác của pháp luật có liên quan và các nhiệm
vụ, quyền hạn sau đây:
1. Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Ủy ban nhân
dân Quận phê duyệt; tổ chức thực hiện kế hoạch sau khi được phê duyệt.
2. Lập dự toán ngân sách nhà nước trên địa bàn phường, dự toán thu, chi ngân
sách, báo cáo Ủy ban nhân dân Quận quyết định,
Căn cứ vào dự toán ngân sách phường được giao, quyết định cụ thể dự toán thu
ngân sách nhà nước trên địa bàn, dự toán thu, chi ngân sách và phân bổ dự toán ngân
sách, điều chỉnh ngân sách trong trường hợp cần thiết, quyết định các chủ trương, biện
pháp triển khai thực hiện ngân sách và báo cáo Ủy ban nhân dân Quận kết quả phân bổ
và giao dự toán ngân sách phường.
Lập quyết toán thu, chi ngân sách phường báo cáo Ủy ban nhân dân Quận phê
duyệt.
3. Tổ chức thực hiện thống nhất kế hoạch phát triển kinh tế xã hội và quy hoạch
đô thị, xây dựng nếp sống văn minh đô thị, phòng chống các tệ nạn xã hội. giữ gìn trật
tự vệ sinh, sạch đẹp khu phố, lòng đường, lề đường, trật tự công cộng và cảnh quan đô
thị trên địa bàn.
4. Phối hợp với Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam phường thành lập Tổ bầu
cử đại biểu Quốc hội, Tổ bầu cử đại biểu Hội đồng nhân dân; tổ chức thực hiện việc
bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân dân thành phố theo quy định của
pháp luật.
2.2. Thực trạng của công tác văn thư, lưu trữ của Ủy ban nhân dân phường Tân
Thới Hòa
2.2.1. Nghiệp vụ công tác văn thư tại UBND phường Tân Thới Hòa
2.2.1.1. Nội dung của công tác văn thư tại UBND phường
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho
công tác quản lý bao gồm toàn bộ các công việc như: xây dựng và ban hành văn bản,
tổ chức quản lý và giải quyết văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của cơ
quan.

19. 12
Nội dung cụ thể của công tác văn thư bao gồm:
Quá trình xây dựng và ban hành văn bản của UBND phường ban hành là các
loại văn bản phục vụ cho hoạt động quản lý ở cấp phường theo pháp luật quy định
UBND phường Tân Thới Hòa được ban hành 02 văn bản.
+ Văn bản pháp quy và văn bản áp dụng văn bản quy phạm pháp luật
+ Văn bản quản lý hành chính thông thường
Các phòng ban trực thuộc phường Tân Thới Hòa không có thẩm quyền ban
hành văn bản quản lý Nhà nước, mà chỉ có quyền ban hành các văn bản hành chính
thông thường để giải quyết các công việc chuyên môn theo chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn được giao. Mọi hoạt động của UBND phường Tân Thới Hòa đều do dân và
vì dân bao trùm lên toàn bộ các lĩnh vực trong toàn phường và được phân ra thành
nhiều phòng ban theo các lĩnh vực cụ thể. Khối lượng văn bản làm ra tương đối nhiều
vì vậy việc đảm bảo các yêu cầu trong quá trình soạn thảo văn bản quản lý Nhà nước
là hết sức quan trọng và cần thiết.
2.2.1.2. Yêu cầu của công tác văn thư tại UBND phường
Công tác văn thư các cơ quan nói chung và ở UBND phường nói riêng phải
đảm bảo được các yêu cầu nhanh chóng, chính xác là bí mật và hiện đại quá trình giải
quyết công việc ở UBND phường phụ thuộc vào việc xây dựng văn bản và tổ chức
quản lý giải quyết văn bản ở cơ quan đó. Vì vậy khi xây dựng văn bản cần phải nhanh
chóng, giải quyết kịp thời mọi công việc trong cơ quan. Nếu giải quyết văn bản chậm
sẽ giảm tiến độ giải quyết công việc chung của cơ quan và đồng thời làm giảm ý nghĩa
của những sự việc được nêu ra trong văn bản. Khi xây dựng văn bản và ban hành ra
cũng cần phải chính xác, chính xác về nội dung, thể thức và các khâu nghiệp vụ. Nhất
là nội dung văn bản phải tuyệt đối chính xác, chính xác về mặt pháp lý, các dẫn chứng
và trích dẫn ở văn bản phải hoàn toàn tuyệt đối chính xác, số liệu cũng đầy đủ, chứng
từ rõ ràng và khi ban hành văn bản phải có đầy đủ các thành phần do Nhà nước quy
định theo mẫu trình đúng tiêu chuẩn yêu cầu chính xác phải được quán triệt một cách
đầy đủ trong các khâu như: đánh máy văn bản, đăng ký văn bản…
Trong nội dung văn bản, văn bản đi của cơ quan có rất niều vấn đề thuộc phạm
vi bí mật của cơ quan Nhà nước. Do đó mà từ việc xây dựng văn bản, tổ chức quản lý,
bố trí phòng làm việc của cán bộ văn thư trong cơ quan phải đảm bảo yêu cầu đã được
quy định trong pháp lệnh, bảo vệ bí mật quốc gia của hội đồng Nhà nước và quy chế

20. 13
bảo vệ bí mật của Hội đồng bộ trưởng. Việc thực hiện những nội dung cụ thể của công
tác văn thư gắn liền với việc sử dụng các phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại.
Vì vậy việc thực hiện đại hoá công tác văn thư đã trở thành một trong những tiền đề
đảm bảo cho công tác quản lý Nhà nước nói chung và UBND phường nói riêng.
2.2.1.3. Hình thức tổ chức công tác văn thư UBND phường
Ở các cơ quan, đơn vị đều có các hình thức tổ chức văn thư riêng và hiện nay ở
nước ta có 3 hình thức tổ chức văn thư mà các cơ quan thường áp dụng:
- Tổ chức công tác văn thư theo hình thức phân tán
- Tổ chức công tác văn the theo hình hức hỗn hợp
- Và tổ chức công tác văn thư theo hình thức tập trung
Tuỳ theo chức năng, nhiệm vụ, vị trí, phạm vi thẩm quyền của cơ quan, khối
lượng văn bản, số lượng và đặc điểm của các đơn vị trực thuộc cơ quan mà hình thức
tổ chức công tác văn thư phù hợp với cơ quan mình. Tại UBND phường Tân Thới Hòa
đã áp dụng hình thức tổ chức công tác văn thư theo hình thức phân tán vì UBND
phường là cơ quan có cơ cấu tổ chức, quy mô lớn, số lượng văn bản nhiều, giấy tờ
nhiều nên công tác chuyên môn về công tác văn thư đều phải phân ra ở các phòng ban
thuộc UBND phường. Vậy đây là hình thức hợp lý hơn so với 2 hình thức trên.
2.2.1.4. Các nguyên tắc giải quyết và quản lý văn bản đến, văn bản đi, văn bản nội
bộ, văn bản mật và khẩn tại UBND phường
Hàng ngày tại văn phòng UBND phường đều có rất nhiều loại văn bản khác
nhau. Lúc thì nhận được các loại văn bản mật, văn bản nội bộ của cơ quan, văn bản
của cơ quan ban hành ra gửi đi. Vì vậy mà mỗi loại văn bản phải có cách giải quyết và
quản lý riêng
a. Với văn bản đi thì nguyên tắc giải quyết và quản lý văn bản đi như sau:
Văn bản đi của cơ quan thực chất là công cụ điều hành quản lý trong quá trình
thực hiện chức năng và nhiệm vụ quyền hạn được giao vì vậy việc tổ chức quản lý văn
bản đi phải đảm bảo chính xác kịp thời tiết kiệm và theo đúng quy trình mà Nhà nước
quy định gồm (6 quy trình) chỉ có như vậy các văn bản do cơ quan làm ra mới có tác
dụng thiết thực đối với mỗi cơ quan để tổ chức văn bản đi được thống nhất theo
nguyên tắc chung đều phải được tập chung về bộ phận văn thư cơ quan.
b. Đối với văn bản đến UBND phường thì lại có cách giải quyết và quản lý
khác.

21. 14
Tất cả các văn bản đến UBND phường đòi hỏi phải được cơ quan giải quyết và
quản lý kịp thời, chính xác và thống nhất. Tất cả các văn bản đến đều phải qua phòng
văn thư đồng thời văn thư phải chuyển qua Trưởng phòng để trưởng phòng xem xét và
phân loại văn bản. Do đó nó chuyển xuống phòng văn thư để quản lý đăng ký vào sổ
và đóng dấu đến. Khi đó mới chuyển có thủ trưởng cơ quan, đơn vị cá nhân và các
phòng ban trực thuộc UB.
c. Còn đối với văn bản nội bộ của UBND phường
Vì đây là các văn bản do UBND phường ban hành ra gửi cho các bộ phận trong
cơ quan nhằm ghi lại, truyền đạt thông tin và trao đổi công việc của UBND phường
nên khi xử lý văn bản nội bộ cũng phải nhanh chóng kịp thời và giải quyết theo đúng
thủ tục, quy định của cơ quan.
d. Nguyên tắc giải quyết và quản lý đối với văn bản "mật" ở UBND phường
Việc giải quyết và quản lý đối với các văn bản "mật" ở các cơ quan nói chung
và UBND phường nói riêng đều phải đảm bảo tính bí mật. Nên từ việc soạn thảo, in
đến việc vận chuyển tài liệu này đều phải đảm bảo bí mật, nếu để tiết lé ra bên ngoài
sẽ ảnh hưởng đến hoạt động của cơ quan.
Còn đối với văn bản "mật" văn bản mật của cơ quan số lượng văn bản mật rất ít
nên được quản lý và vào sổ riêng một quyển từ năm 2012 - 2013
Nhìn chung nguyên tắc giải quyết và quản lý văn bản ở UBND phường là đúng
với yêu cầu
2.2.1.5. Quy trình giải quyết và quản lý đối với văn bản đến văn bản đi, văn bản nội
bộ "mật" và khẩn ở UBND phường
Mỗi loại văn bản trên thì có mỗi quy trình giải quyết và quản lý cụ thể khác
nhau.
 Đối với văn bản đến UBND phường thì quy trình giải quyết quản lý như sau:
Gồm có 8 quy trình
1. Tiếp nhận văn bản
2. Kiểm tra phân loại và bóc bì văn bản
3. Ghi số đến, ngày đến và đóng dấu đến
4. Vào số đăng ký văn bản đến
5. Trình văn bản
6. Chuyển giao văn bản

22. 15
7. Giải quyết và theo dõi tiến độ giải quyết văn bản
8. Sao văn bản
Mỗi quy trình có một nội dung cụ thể
Về nguyên tắc, tất cả các văn bản đến UBND phường phải tập trung ơ bộ phận
văn thư để giải quyết. Ngoài ác văn bản chính của UB, văn thư còn nhận các văn bản
khác đơn khiếu nại, đơn đề nghị, tố cáo… của các cá nhân và tập thể. Tất cả đều được
giải quyết và xem xét một cách thận trọng
2. Kiểm tra phân loại và bóc bì văn bản
Kiểm tra xem văn bản đi có đúng địa chỉ hay không, xem văn bản đã bị bóc
chưa. Nếu không đúng địa chỉ thì gửi lại nơi gửi. Sau đó phân loại văn bản. Loại bóc
bì đói với các văn bản gửi cho cơ quan và loại không bóc bì như: sách báo, tạp chí, thư
riêng… Bóc bì văn bản là một công việc đơn giản. Nhưng khi bóc cần lưu ý đối với
văn bản khẩn thì bóc trước khi bóc bì không nên đánh mất địa chỉ và dấu bưu điện đối
chiếu số văn bản ghi ở ngoài bìa, với số lượng ở bên trong bao bì…
3. Ghi số đến, ngày đến và đóng dấu đến
Số đến và ngày đến của văn bản phải khớp với số ngày vào sổ đăng ký số đến
và ngày đến của văn bản phải được đánh liên tiếp từ số 01 từ ngày 01/01 đến ngày
cuối cùng trong một năm có thể dùng riêng hoặc dùng chung tuy các cơ quan còn đối
với tất cả các văn bản đến được vào riêng một quyển sổ. Đóng dấu đến văn bản đến
đóng bằng mực đỏ và sau đó là mẫu dấu đến của UBND phường.
UBND PHƯỜNG TÂN THỚI HÒA
ĐẾN
Số……………….
Ngày……………
4. Vào sổ đăng ký văn bản đến
Tất cả các văn bản đến đều được đăng ký ở phòng văn thư và mỗi văn bản chỉ
được đăng ký 1 lần.
5. Trình văn bản lên thủ trưởng cơ quan
Ở UB phường khi đăng ký vào sổ cán bộ văn thư trình lên thủ trưởng cơ quan
để xin ý kiến giải quyết. Nếu văn bản thuộc trách nhiệm của thủ trưởng cơ quan thì cơ
quan giải quyết. Nếu thuộc các bộ phận, đơn vị hay UB thì cán bộ văn thư phường cho
bộ phận đơn vị đó.

23. 16
6. Chuyển giao văn bản đến
Việc chuyển giao văn bản đến đều phải đúng địa chỉ gửi trực tiếp cho đối
tượng, văn bản đến ngày nào thì phải chuyển giao ngày đó. Đối với những văn bản
nhiều người tham gia giải quyết thì đưa lần lượt từng cá nhân giải quyết và sau đó giữ
lại bản chính.
7. Giải quyết và theo dõi tiến độ giải quyết văn bản
Giải quyết và theo dõi tiến độ giải quyết văn bản đến gồm có các công việc
như: phân loại, bóc bì, kiểm tra, ghi số đến ngày đến, đóng dấu, vào sổ đăng ký, trình
văn bản. Việc theo dõi tiến độ giải quyết văn bản đến là một công việc rất quan trọng ở
cơ quan trong việc thực hiện chức năng điều hành, quản lý ở UB.
8. Sao văn bản
Đây là quy trình cuối cùng của việc giải quyết và quản lý văn bản đến trong
thực tế hoạt động quản lý điều hành ở các cơ quan nói chung và UB nói riêng là cần
thiết phải sao in văn bản đến thành nhiều bản sao văn bản có 3 cách sao: sao nguyên
bản chính, sao lục và trích sao tuỳ vào mức độ quan trọng của văn bản đến mà UBND
phường thường dùng cách sao lục văn bản là nhiều.
b. Đối với văn bản đi thì quy trình tổ chức và giải quyết gồm có 6 quy trình.
1. Trình văn bản
2. Xem lại thể thức, ghi số ngày tháng văn bản đi
3. Ký và đóng dấu văn bản
4. Đăng ký vào sổ văn bản đi
5. Chuyển giao văn bản đi.
6. Sắp xếp bảo quản và phục vụ sử dụng bản lưu
Nội dung cụ thể của một quy trình
1. Trình văn bản
Khi soạn thảo văn bản song thì cán bộ văn thư trình văn bản lên thủ trưởng cơ
quan ký. Quá trình ký văn bản xảy ra hai trường hợp.
- Đối với những lần văn bản có nội dung không phức tạp như: giấy mời, thông
báo… thì khi soạn thảo văn bản sang chỉ cần trình lên thủ trưởng ký là đủ.
- Nhưng với những văn bản có nội dung phức tạp như kế hoạch dự án… thì khi
trình lên thủ trưởng cơ quan nhất thiết phải có hồ sơ trình kỳ.
2. Xem lại thể thức, ghi số, ngày tháng văn bản đi

24. 17
Là việc soát lại lần mới tất cả các yếu tố các thể thức văn bản theo quy định
hiện hành. Những văn bản không đủ thể thức phải sửa lại ngay trước khi chuyển giao
văn bản và việc ghi số ngày tháng văn bản là bắt buộc mỗi văn bản đi đánh số một số
riêng.
3. Ký và đóng dấu văn bản đi
Ký là thẩm quyền của thủ trưởng cơ quan, con dấu là nhiệm vụ của văn thư
4. Đăng ký sổ văn bản đi
Đây là một công việc bắt buộc khi chuyển giao văn bản đến các đối tượng có
liên quan. Việc đăng ký này giúp cho việc tra tìm văn bản thuận tiện đồng thời còn cho
biết trong một năm ở UB đã ban hành ra bao nhiêu văn bản. Tất cả các văn bản đi đều
phải đăng ký vào sổ theo in sẵn, rõ ràng và đầy đủ.
2.2.1.6. Công cụ để quản lý công văn giấy tờ UBND phường
Như máy vi tính, sổ đăng ký văn bản, cặp dây, tói đựng tài liệu… mỗi công cụ
đó đều có những thuận lợi và hạn chế. Như máy vi tính có ưu điểm là chứa đựng được
nhiều thông tin hơn, việc đăng ký tra tìm nhanh, vừa đa dạng vừa chính xác bên cạnh
những cái ưu điểm còn có những nhược điểm khi mất điện thì không thể truy cập được
và cũng dễ mất các thông tin đó điểm hạn chế của máy vi tính… còn có các công cụ
như: sổ đăng ký văn bản, cặp dây, tói đựng tài liệu thì sử dụng đơn giản hơn. Việc tìm
kiểm tra tìm thuận lợi hơn nhưng lại rất thuận lợi hơn.
2.2.1.7. Nguyên tắc đóng dấu tại UBND phường
Dấu là thành phần đảm bảo tính chân thực và hợp pháp của văn bản. Một văn
bản nếu thuế dấu thì văn bản đó chưa hợp pháp. Vì vậy mà là yếu tố quan trọng trong
thành phần của một văn bản nhìn vào dấu ta có thể phân biệt được quyền lực của cơ
quan đó. Khi cán bộ văn thư được giao nhiệm vụ giữ dấu và đóng dấu thì khi đóng dấu
phải tuân theo nguyên tắc.
1. Nội dung con dấu phải trùng với tên cơ quan ban hành văn bản
2. Không được đóng dấu vào văn bản mà khi chưa có chữ ký mà chỉ được đóng
lên các văn bản khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền.
3. Không được đóng dấu vào các văn bản không hợp lệ, không được đóng dấu
khống chỉ.
4. Dấu chỉ được đóng rõ nét lên các văn bản và chiếm 1/3 –> 1/4 chữ ký
nghiêng về phía tay trái.

25. 18
5. Mực dấu thống nhất chung mực màu do Bộ Công an quy định dấu chỉ được
dùng vào các văn bản do cơ quan làm ra.
6. Trường hợp các văn bản dự thảo, phụ lục thì đóng dấu treo hoặc dấu giáp lai.
7. Chỉ người được giữ dấu mới đựơc đóng vào các văn bản giấy tờ
8. Trường hợp đóng dấu hoặc dấu ngược thì đóng lại song bên cạnh hoặc huỷ
bỏ văn bản đó.
Vì dấu rất quan trọng nên việc bảo quản và sử dụng con dấu cũng rất cần thiết
và phải được cán bộ văn thư chú ý
2.2.1.8. Công tác lập hồ sơ tại UBND phường
Công tác lập hồ sơ tại VB là do nhân viên văn thư chịu trách nhiệm lập các hồ
sơ, mỗi loại hồ sơ tài liệu được đựng trong một tờ bìa riêng chứa đựng các tài liệu từ
đầu năm đến cuối năm. Các tài liệu được sắp xếp theo thứ tự, đánh số theo trình tự
quản lý văn bản ghi tiêu đề vào bìa mỗi hồ sơ theo nội dung tài liệu trong hồ sơ. Việc
lập hồ sơ là công việc rất quan trọng và là khấu cuối cùng của nghiệp vụ văn thư lập
hồ sơ giúp cho việc tra tìm nhanh chóng các tài liệu làm căn cứ chính xác để giải quyết
công việc kịp thời hiệu quả. Đồng thời lập hồ sơ còn góp phần giữ gìn được bí mật của
Đảng, Nhà nước và cơ quan. Việc lập hồ sơ còn tạo điều kiện tốt cho công tác lưu trữ
phục vụ cho việc nghiên cứu trước mắt và lâu dài. Xây dựng nền nếp khoa học trong
công tác lưu trữ.
2.2.1.9. Cách sắp xếp các tài liệu trong uỷ ban phường
Việc sắp xếp các tài liệu là điều rất cần thiết và tuỳ vào từng loại văn bản mà cơ
quan có cách sắp xếp sao cho phù hợp. Thông thường có cách sắp xếp sau:
- Sắp xếp văn bản theo thứ tự thời gian
Thời gian là ngày tháng năm ban hành văn bản, tài liệu sắp xếp theo thứ tự thời
gian là văn bản nào có ngày tháng năm sớm thì xếp trước và ngược lại cách sắp xếp
này thường áp dụng để sắp xếp các hồ sơ vấn đề, vụ việc mà mỗi vấn đề vụ vịêc là một
đơn vị bảo quản hoặc áp dụng để sắp xếp các hỗ trợ nguyên tắc.
- Sắp xếp theo số của văn bản
Căn cứ vào số thứ tự của mỗi văn bản để có cách sắp xếp văn bản, tài liệu có số
nhỏ thì xếp trước, số lớn thì xếp sau. Cách sắp xếp này thường sắp xếp đối với những
văn bản có tên loại như Nghị định, Nghị quyết, thông tư…
- Sắp xếp theo tên loại văn bản

26. 19
Văn bản quy phạm pháp luật xếp trước, văn bản hành chính thông thường xếp
sau, sau đó đến văn bản chuyên môn nghiệp vụ và văn bản kỹ thuật.
- Sắp xếp theo quy trình giải quyết công việc
Là quy trình đi từ phát sinh, phát triển đến kết thúc vấn đề những văn bản nào
mang tính chất đề xuất, đặt vấn đề thì xếp trước giải quyết vấn đề xếp sau cùng.
- Sắp xếp theo mức độ quan trọng của văn bản và mức độ quan trọng của tác
giả ban hành.
+ Sắp xếp theo mức độ quan trọng của văn bản: Văn bản nào có mức độ quan
trọng nhất thì xếp trước, loại ít quan trọng thì xếp sau: Hiến pháp, luật, bộ luật, pháp
lệnh.
+ Sắp xếp theo mức độ quan trọng của tác giả ban hành tức là văn bản nào có
tác giả quan trọng thì xếp trước văn bản ít quan trọng xếp sau: Như chính phủ xếp
trước các bộ các tỉnh xếp trước phường
- Sắp xếp theo vấn đề chữ cái
Trong một hồ sơ có nhiều tên địa phương hoặc tên người thì sắp xếp theo vần
chữ cái A, B, C…
2.2.1.10. Cách sao văn bản ở UBND phường
Trong thực tế hoạt động quản lý điều hành của các cơ quan nói chung và ở UB
nói riêng cần thiết phải sao in văn bản thành nhiều bản. Sao văn bản thông thường có
ba cách sao: sao nguyên bản chính, sao lục và trích sao. Nhưng ở UB hiện nay thường
áp dụng hình thức sao lục là chính
2.2.1.11. Các loại hồ sơ
Ở UB có rất nhiều loại hồ sơ khác nhau nhưng chủ yếu có 4 loại sau. Đó là hồ
sơ công việc, hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ nhân sự và hồ sơ trình duyệt mỗi hồ sơ có thể là
một hoặc nhiều tập, mỗi tập gọi là một đơn vị bảo quản và mỗi đơn vị bảo quản được
đặt trong một tờ bìa.
Việc sắp xếp và bảo quản tài liệu nhìn chung là đã phù hợp với các yêu cầu
từng loại hồ sơ. Các hồ sơ này đã được cán bộ văn thư bảo quản trong các tủ cẩn thận.
2.2.1.1.12. Chế độ nép lưu hồ sơ tại UB
Hàng năm ở UB có rất nhiều loại hồ sơ khác nhau. Sau một năm kể từ khi công
việc kết thúc, các đơn vị chuẩn bị tài liệu để nép vào lưu trữ cơ quan.Việc nép lưu hồ
sơ là một trong những công việc của công tác văn thư được thực hiện theo quy định

27. 20
của Nhà nước nhằm bảo quản tài liệu có giá trị và tạo điều kiện cho việc tra cứu, sử
dụng tài liệu chế độ nép lưu tại UB nhìn chung là đã đạt yêu cầu
2.2.1.13. Các yếu tố tác động đến hiệu quả hoạt động của bộ phận văn thư
Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều hành công
việc của các cơ quan đơn vị. Hiệu quả hoạt động quản lý của các cơ quan tổ chức một
phần phụ thuộc vào công tác văn thư làm tốt hay không tốt. Yếu tố tác động đến bộ
phận văn thư gồm hai yếu tố, yếu tố khách quan và yếu tố chủ quan.
+ Yếu tố khách quan chính là cơ sở vật chất, với các trang thiết bị máy móc:
như máy tính, fax, máy photo, điện thoại, bàn ghế, tủ đựng tài liệu… và sự quan tâm
của thủ trưởng cơ quan đói với cán bộ văn thư rồi không gian làm việc tất cả điều ảnh
hưởng đến hoạt động của bộ phạn văn thư, cơ sở vật chất được trang thiết bị đầy đủ sẽ
giúp cho cán bộ văn thư giải quyết được các công việc một cách nhanh chóng hơn. Và
sự quan tâm của thủ tướng với cán bộ văn thư sẽ là nguồn động viên rất lớn về tinh
thần giúp đỡ họ hoàn thành tốt công việc.
+ Yếu tố chủ quan trong hoạt động của cơ quan công tác văn thư bao gồm nhiều
nội dung khác nhau đòi hỏi cán bộ văn thư phải đảm nhiệm tốt mọi công việc được
giao. Muốn làm tốt các công việc thì người cán bộ văn thư phải nắm về lý luận nghiệp
vụ chuyên môn của mình, về lý luận, nghiệp vụ và kỹ năng thực hành phải thành thạo.
Có như vậy khi giải quyết công việc mới nhanh chóng chính xác được. Bên cạnh
những lý luận, chuyên môn người cán bộ văn thư còn phải hiểu biết về một số nghiệp
vụ cơ bản khác để hỗ trợ cho nghiệp vụ chuyên môn của mình. Người cán bộ văn thư
phải luôn luôn có ý thức, nâng cao tay nghề, yêu công việc mình đang làm.
Nhận xét về văn thư ở UBND phường
- Văn bản đi, đến của phường luôn được quản lý chặt chẽ theo Thông tư số
07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ bố trí 01 cán bộ chuyên trách công
tác văn thư, lưu trữ thường xuyên cập nhật trên máy vi tính bằng chương trình Excel;
Chương trình Lotus Note, phần mềm gửi nhận văn bản điện tử của quận.
- Về công tác soạn thảo văn bản: phường thực hiện theo đúng Thông tư số
01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn kỹ thuật trình bày
văn bản hành chính.
- Đồng thời UBND đã ban hành Quyết định số 01/QĐ-UBND ngày 04/01/2011
về ban hành Quy định tiếp nhận, luân chuyển, xử lý và ban hành văn bản của Ủy ban

28. 21
nhân dân phường Tân Thới Hòa; Công văn số 209/UBND ngày 13/6/2011 về việc
hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
- Công tác quản lý và sử dụng con dấu: UBND phường phân công cán bộ văn
thư có trách nhiệm quản lý, sử dụng con dấu theo quy định hiện hành của pháp luật.
2.2. Nghiệp vụ lưu trữ
2.2.1. Nguyên tắc quản lý công tác lưu trữ ở UB
Ở nước ta tài liệu lưu trữ được xem là tài sản chung của toàn dân do Nhà nước
quản lý theo nguyên tắc tập trung thống nhất. Nguyên tắc này được thể hiện ở hai mặt.
- Toàn bộ tài liệu lưu trữ được lập thành phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam và
được bảo quản trong mạng lưới các phòng, kho lưu trữ Trung ương đến cơ sở do Nhà
nước thống nhất quản lý.
- Mét hệ thống các cơ quan tài liệu bao gồm các cơ quan quản lý các kho lưu
trữ được thành lập để quản lý và chỉ đạo thống nhất về nghiệp vụ lưu trữ.
Nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất của lưu trữ đang từng bước được thực
hiện ở các cơ quan nói chung nhưng việc áp dụng nguyên tắc này ở các cơ quan nói
chung và uỷ ban phường nói riêng vẫn còn gặp nhiều khó khăn. Tập trung không có
nghĩa là đem tất cả tài liệu về trung ương bảo quản và phân cấp cho các kho bảo quản
tạo mạng lưới từ trung ương tới địa phương.
2.2.2. Các khâu nghiệp vụ lưu trữ
- Phân loại tài liệu lưu trữ
- Xác định giá trị tài liệu
- Thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ
- Thống kê tài liệu
- Chỉnh lý tài liệu
- Công cụ tra cứu
- Bảo quản tài liệu
Các khâu nghiệp vụ lưu trữ lại có mối quan hệ với nhau khâu nọ hỗ trợ khâu
kia, bổ sung cho nhau. Để xác định giá trị các tài liệu thì phải phân loại tài liệu do thu
thập được thì mới tiến hành được phân loại tài liệu và ngựơc lại vì vậy giữa các khâu
nghiệp vụ lưu trữ có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, không thể tách rời.

29. 22
2.2.3. Công tác lưu trữ tại UBND phường
- UBND phường thường xuyên tổ chức tuyên truyền, phổ biến Luật Lưu trữ
theo Quyết định số 5131/QĐ-UBND ngày 04/10/2012 của UBND thành phố phê duyệt
Kế hoạch triển khai thi hành Luật Lưu trữ, Thông tư số 14/2011/TT-BNV của Bộ Nội
vụ quy định quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Hội đồng nhân dân
và Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn trong cán bộ, công chức tại các cuộc họp định
kỳ cơ quan.
- Hàng năm, UBND phường đều xây dựng và triển khai các Chương trình về
công tác văn thư, lưu trữ.
- Ban hành Quyết định số 25/QĐ-UBND ngày 14/02/2012 về việc ban hành
Quy chế công tác văn thư, lưu trữ phường Tân Thới Hòa;
- Ban hành Quyết định số 287/QĐ-UBND ngày 08/8/2013 về việc ban hành
Bảng thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động Ủy ban nhân dân phường
Tân Thới Hòa.
- Hiện UBND phường có 03 kho lưu trữ, tất cả đều có nội quy sử dụng kho lưu
trữ; trang bị đầy đủ dụng cụ phòng cháy chữa cháy thường xuyên vệ sinh kho theo
định kỳ hàng quý và cập nhật tài liệu theo đúng quy định.
- Công tác lưu trữ được Thường trực UBND phường quan tâm và chú trọng,
đặc biệt là công tác lập hồ sơ, chỉnh lý tài liệu và tổ chức giao nộp tài liệu vào lưu trữ
cơ quan và bố trí kho lưu trữ tài liệu:
+ Năm 2008, được sự đồng ý của Thường trực UBND quận, UBND phường đã
ký hợp đồng với đơn vị chuyên môn có chức năng chỉnh lý để thực hiện chỉnh lý 02
kho (125m/giá tài liệu) với tổng diện tích 9m2, gồm văn bản đi và đến của Văn phòng
UBND phường, hồ sơ Địa chính nhà đất – xây dựng, Tư pháp – Hộ tịch – Chứng thực.
+ Ngoài ra được sự quan tâm của Thường trực Đảng ủy – UBND phường tạo
điều kiện trong công tác lưu trữ đã mở rộng thêm 01 kho với diện tích 3m2, do đó
UBND phường tiếp tục thực hiện tự chỉnh lý và sắp xếp hồ sơ Tài chính - Kế toán và
Lao động - Thương binh và Xã hội hoàn chỉnh 1,5 m/giá tài liệu.
+ Các bộ phận của phường thực hiện tốt chế độ lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ lưu
trữ của đúng quy định kết thúc sau một năm làm việc. Đến nay phường thực hiện
chỉnh lý hồ sơ và sắp xếp hồ sơ đưa vào kho lưu trữ.

30. 23
+ UBND phường thực hiện tiêu hủy tài liệu đúng quy định, đến nay các hồ sơ
lưu trữ được bảo quản tốt, sắp xếp ngăn nắp, khoa học thuận lợi cho việc tra cứu hồ sơ
khi cần thiết.
- Phường có ban hành các biểu mẫu khai thác tài liệu hồ sơ lưu trữ cho cán bộ,
công chức của cơ quan khi có nhu cầu nghiên cứu văn bản phục vụ cho công tác
chuyên môn.
Hồ sơ công văn đi đến từ năm 2012 - 2014
Nội dung Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014
Công văn đi 2272 2545 998
Công văn đến 2424 2778 1116
Tổng số hồ sơ lưu trữ
Hiện UBND phường đã thực hiện chỉnh lý hồ sơ lưu trữ được 35.014 hồ sơ, quy
ra mét giá tài liệu là 146,6 mét

31. 24
Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO CÔNG
TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN
PHƯỜNG TÂN THỚI HÒA
3.1 Một số giải pháp nhằm nâng cao công tác văn thư, lưu trữ của Ủy ban nhân
dân phường Tân Thới Hòa
3.1.1. Thực hiện tốt công tác kiểm tra và xử lý văn bản vi phạm pháp luật; tăng
cường thanh tra, kiểm tra công tác văn thư
Công tác kiểm tra và xử lý văn bản vi phạm pháp luật: Mục đích của công tác này
nhằm phát hiện những văn bản có nội dung trái pháp luật để kịp thời đình chỉ việc thi
hành, sửa đổi, hủy bỏ hoặc bãi bỏ văn bản, đảm bảo tính hợp hiến, hợp pháp và thống
nhất của hệ thống pháp luật. Đồng thời, kiến nghị cơ quan, người có thẩm quyền xác
định trách nhiệm của cơ quan, người có thẩm quyền đã ban hành văn bản.
Các văn bản hành chính thông thường chủ yếu là công cụ truyền đạt các thông tin
quản lý tại Văn phòng nói riêng và của UBND phường nói chung nên đảm bảo tính
chuẩn xác của các văn bản này sẽ đảm bảo cho thông tin được truyền đạt một cách trọn
vẹn, chính xác và có hiệu quả. Việc kiểm tra và xử lý các văn bản này khi có dấu hiệu
vi phạm pháp luật hoặc không thống nhất và tuân theo các quy định khác của cấp trên
là rất quan trọng tạo ra tính thống nhất, chính xác và khách quan trong hoạt động quản
lý. Nội dung kiểm tra chủ yếu là kiểm tra nội dung, thẩm quyền, thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản.
Tăng cường thanh tra, kiểm tra công tác văn thư: quá trình quản lý văn bản cũng
cần được coi trong, quan tâm một cách đúng mực. Việc thanh tra, kiểm tra công tác
văn thư nhằm đảm bảo tính khách quan khi phát hiện những sai trái của văn thư trong
thực hiện công tác quản lý văn bản của mình. Thanh tra, kiểm tra sẽ nâng cao hơn nữa
trách nhiệm, tinh thần làm việc của bộ phận văn thư, như vậy sẽ thúc đẩy tính hiệu
quả, khả thi của việc quản lý văn bản trong cơ quan.
3.1.2. Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ công chức làm công tác soạn thảo và quản lý văn
bản
Đối với cơ quan, đơn vị quản lý và sử dụng cán bộ, công chức làm công tác soạn
thảo và quản lý văn bản : cần phải xây dựng kế hoạch tập huấn, bồi dưỡng, cử cán bộ
đi đào tạo về chuyên môn, nghiệp vụ công tác văn bản với những hình thức phong

32. 25
phú, hiệu quả, tiết kiệm nhằm đáp ứng yêu cầu của hoạt động soạn thảo và quản lý văn
bản của cơ quan, đơn vị mình. Cần phải có chế độ khuyến khích, ưu đãi đối với đội
ngũ cán bộ công chức này, có chính sách hỗ trợ kịp thời và thỏa đáng về kinh phí cũng
như thiết bị kỹ thuật, cơ sở vật chất phục vụ công tác soạn thảo và quản lý văn bản của
cán bộ công chức.
Đối với cán bộ công chức làm công tác soạn thảo và quản lý văn bản: cần phải cập
nhật liên tục những thông tin, quy định mới nhất về công tác soạn thảo, quản lý văn
bản của các cơ quan nhà nước cấp trên, tuân thủ các nguyên tắc, quy định của pháp
luật hiện hành. Bên cạnh đó không ngừng tăng cường trách nhiệm của cán bộ công
chức nhằm phát huy những tích cực và hạn chế trong công tác của mình.
Để đảm bảo tốt các giải pháp mà báo cáo đã nêu ở trên, đòi hỏi UBND phường Tân
Thới Hòa phải tăng cường hơn nữa về hỗ trợ kinh phí cho công tác soạn thảo và quản
lý văn bản tại Văn phòng UBND. Đồng thời đầu tư trang bị và nâng cấp các thiết bị và
nâng cấp các thiết bị kỹ thuật như: thiết bị phục vụ cho việc soạn thảo văn bản; thiết bị
để nhân bản; thiết bị phục vụ cho việc quản lý lưu trữ văn bản; thiết bị tìm kiếm văn
bản nhằm đáp ứng yêu cầu của công cuộc đổi mới và yêu cầu quản lý của thực tiễn xã
hội.
3.2. Kiến nghị
Hiện nay phòng văn thư qua tìm hiểu, tôi nhận thấy nhân viên văn thư còn
kiêm nhiệm nhiều công việc. Ngoài công việc nhận công văn đến, photo các tài liệu
còn đảm nhận cả việc mua sắm các văn phòng phẩm cho văn phòng và cho các
phòng ban khác. Vì vậy nên bố trí thêm người hoặc phân bổ đều công việc cho các
nhân viên khác.
- Tiếp tục hoàn chỉnh tổ chức công tác văn thư – lưu trữ. Tổ chức thực hiện
tốt các đợt kiểm tra rà soát văn bản theo chủ trương chung. Thực hiện nghiêm túc
quy chế công tác công văn giấy tờ và lưu trữ. Bố trí thêm cán bộ có trình độ chuyên
môn vào bộ phận này. Để cập nhật hoá hồ sơ vào hệ thống máy tính đòi hỏi phải có
nhân viên giỏi về lĩnh vực máy tính.
- Phát huy hiệu quả của trang thiết bị văn phòng, nhất là máy tính. Máy tính
không chỉ là phương tiện soạn thảo văn bản mà còn có nhiều tác dụng khác. Hiện
nay tin học đã được ứng dụng vào công tác văn thư trong việc; soạn thảo và in ấn
văn bản, quản lý văn bản, chuyển giao và tra tìm văn bản phục vụ cho việc sử

33. 26
dụng. Vì vậy việc khai thác ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ tốt hơn cho việc
tra cứu tài liệu tiết kiệm thời gian.
- Để góp phần làm tốt công tác văn thư và không ngừng đưa công tác văn
thư vào nề nếp, ngoài việc tổ chức tốt các khâu nghiệp vụ còn phải tổ chức hợp
lý, khoa học nơi làm việc.
- Phòng làm việc của nhân viên văn thư là nơi thường xuyên giao dịch, trao
đổi, liên hệ công tác cho nên được coi như là bộ mặt của một cơ quan. Vì thế cần sắp
xếp các phương tiện và dụng cụ làm việc trật tự, ngăn nắp, khoa học thuận lợi cho
công tác.
- Cần chú ý đến môi trường làm việc, ánh sáng, màu sắc, điều kiện làm việc.
Văn phòng là nơi tiếp nhận thông tin, lưu trữ hồ sơ, tài liệu quan trọng của công ty.
Do đó cần bố trí thuận tiện cho việc giao dịch, phù hợp với tính chất của công việc
cũng như bảo quản được tài liệu mật không để thông tin tiến lộ ra bên ngoài.

34. 27
KẾT LUẬN
Công tác văn thư lưu trữ được tổ chức tốt góp phần tạo nên sự thành công
của cơ quan bởi nó thật sự cần thiết, không thể thiếu được. Với chức năng thu thập,
tổng hợp thông tin về mọi lĩnh vực công tác văn thư lưu trữ nhằm cung cấp thông
tin cho lãnh đạo đưa ra được các quyết định đúng đắn, kịp thời.
Quá trình thực tập vừa qua, được sự góp ý của Thầy giáo hướng dẫn và sự
chỉ bảo của cán bộ nhân viên cơ quan cùng với lý luận đã được học trong trường
và thực tế trong đợt thực tập này đã giúp em thấy được rõ hơn tầm quan trọng
của công tác văn phòng đặc biệt là công tác văn thư – lưu trữ. Không những thế em
còn hiểu được chức năng, nhiệm vụ của văn phòng, những công việc mà một cán bộ
văn phòng tương lai như chúng em phải làm trong khi nếu chỉ nghiên cứu lý luận
chung em còn bỡ ngỡ chưa hiểu được một cách sâu sắc. Tuy nhiên, do giới hạn về bài
viết, thời gian và hiểu biết về lý luận cũng như thực tiễn còn hạn chế nên báo cáo
thực tập chuyên đề chắc chắn sẽ không tránh khỏi những thiếu sót. Em mong muốn
nhận được sự góp ý của các thầy, các cô để bản báo cáo của em được tốt hơn. Một lần
nữa, em xin chân thành cảm ơn thầy giáo hướng dẫn cùng ban lãnh đạo và cán bộ
UBND phường Tân Thới Hòa đã giúp em hoàn thành báo cáo thực tập chuyên đề
này.