Presented at the School of Hospital Management, Faculty of Medicine Ramathibodi Hospital, Mahidol University, Bangkok, Thailand on March 2, 2022

1. Meeting Management
นพ.นวนรรน ธีระอัมพรพันธุ์
2 มีนาคม 2565

2. Introduction
2003 M.D. (First-Class Honors)
2011 Ph.D. (Health Informatics), University of Minnesota
▪ รองคณบดีฝ่ายปฏิบัติการ (เลขานุการคณะกรรมการประจาคณะฯ)
▪ อาจารย์ ภาควิชาระบาดวิทยาคลินิกและชีวสถิติ
คณะแพทยศาสตร์โรงพยาบาลรามาธิบดี มหาวิทยาลัยมหิดล
▪ นักวิชาการด้านสารสนเทศสุขภาพ (Health Informatics)
Interests: Health IT for Quality of Care, Social Media, IT
Management, Security & Privacy
นพ.นวนรรน ธีระอัมพรพันธุ์

3. Outline
▪ วัตถุประสงค์ของการจัดการประชุม
▪ คุณสมบัติของการจัดการประชุมที่มีประสิทธิภาพ
▪ กระบวนการจัดการประชุม
▪ ก่อนประชุม
▪ ขณะประชุม
▪ หลังประชุม
▪ Special Case ของการประชุม
▪ รายงานการประชุม

4. อะไรคือวัตถุประสงค์ของการจัดการประชุม?

5. วัตถุประสงค์ของการจัดการประชุม
▪ เพื่อเป็นเวทีในการแจ้งข้อมูลข่าวสาร ปรึกษาหารือ เพื่อหาข้อสรุปใน
ประเด็นต่างๆ
▪ เพื่อรับทราบ พิจารณาอนุมัติ อนุญาต หรือให้ความเห็นชอบเรื่องที่มี
กฎระเบียบกาหนดไว้ว่าต้องดาเนินการผ่านที่ประชุม
▪ เพื่อเป็นเวทีติดตามงานของผู้เกี่ยวข้อง
▪ เพื่อทบทวนมติเดิมที่ที่ประชุมเคยกาหนดไว้
▪ อื่นๆ

6. อะไรคือคุณสมบัติของการจัดการประชุมที่มีประสิทธิภาพ?

7. คุณสมบัติของการจัดการประชุมที่มีประสิทธิภาพ?
▪ ได้สาระ (Informative)
▪ ได้งาน (Productive)
▪ ใช้เวลาคุ้มค่า มีประสิทธิภาพ (Efficient)
▪ ได้หารืออย่างรอบด้าน (Deliberative)
▪ มีบรรยากาศที่สร้างสรรค์ (Constructive)
▪ อื่นๆ

8. Class Exercise
▪ เราควรทาอย่างไรจึงจะมีการประชุมที่มี
ประสิทธิภาพ?

9. Effective Meeting Guidelines
Source: https://communicatingeu.com/articles/tips-for-running-effective-meetings/

10. Effective Meeting Guidelines
Source: https://www.researchgate.net/figure/Effective-meeting-management-process-Source_fig1_334170635

11. Effective Meeting Guidelines
Source: https://notifyme.tech/2019/03/11/how-to-conduct-effective-meetings/

12. Effective Meeting Guidelines
Source: https://smallbusiness.patriotsoftware.com/make-meetings-effective/

13. Effective Meeting Guidelines
Source: https://www.careercliff.com/running-effective-meetings/

14. ตัวอย่าง “Agile” Meeting
Source: https://agiledigest.com/agile-digest-tutorial-2/daily-scrum-call-stand-meeting_n/

15. กระบวนการจัดการประชุม: ก่อนประชุม
▪ องค์ประกอบและอานาจหน้าที่ของที่ประชุม (Meeting Constituents & Authority)
▪ ประธานการประชุม (Chair) และเลขานุการ + ทีมผู้ช่วยเลขานุการ (Secretariat)
▪ กาหนดการ/การนัดหมายการประชุม (Meeting Schedule)
▪ ระเบียบวาระ/วัตถุประสงค์ (Meeting Agendas/Objectives)
▪ การเชิญประชุม (Meeting Invitation)
▪ เอกสารประกอบการประชุม (Meeting Documents)
▪ ระเบียบวิธีการประชุม (Meeting Protocols)
▪ Housekeeping: สถานที่ อาหาร ระบบห้องประชุม ฯลฯ

16. องค์ประกอบ

17. วิธีการได้มา

18. วาระการดารงตาแหน่ง
และการพ้นจากตาแหน่ง

19. อานาจหน้าที่

20. บทบาทหน้าที่

21. การเชิญประชุม

22. ระเบียบวาระการประชุม

23. กระบวนการจัดการประชุม: ขณะประชุม
▪ องค์ประชุม (Quorum)
▪ ประธานการประชุม (Chair) และเลขานุการ + ฝ่ายเลขานุการ (Secretariat)
▪ การดาเนินการประชุมตามระเบียบวาระ (Meeting Conduct)
▪ การลงมติ และการออกเสียงลงคะแนน
▪ เอกสาร/สื่อประกอบการประชุม (Meeting Documents & Media)
▪ ระเบียบวิธีการประชุม (Meeting Protocols)
▪ การดูแลความเรียบร้อยในการประชุม (Overall Situation of the Meeting)
▪ การสนับสนุนการทาหน้าที่ของประธานการประชุม
▪ การบันทึกการประชุม (Notetaking & Recording)
▪ Housekeeping: สถานที่ อาหาร ระบบห้องประชุม ผู้เข้าร่วมประชุม ฯลฯ

24. สถานที่ประชุม
ประธานการประชุม
เครื่องที่ต่อกับ Projector
สาหรับนาเสนอ
คาถาม:
เลขานุการควรนั่งที่จุดใด?

25. สถานที่ประชุม
ประธานการประชุม เครื่องที่ต่อกับ Projector
สาหรับนาเสนอ
คาถาม:
เลขานุการควรนั่งที่จุดใด?

26. สถานที่ประชุม
ประธานการประชุม
เลขานุการ
รองประธาน

27. สถานที่ประชุม
ประธานการประชุม
เลขานุการ
ฝ่ายเลขานุการ
สามารถ Access เข้า
มาสื่อสารกับ
เลขานุการได้โดยง่าย

28. ฝ่ายเลขานุการ
เครื่องที่ใช้เป็น host และ
monitor ระบบการ
ประชุมออนไลน์
เครื่องที่ต่อกับ Projector
สาหรับนาเสนอ

29. ฝ่ายเลขานุการ
เครื่องที่ใช้ Monitor
ระบบการประชุมออนไลน์

30. องค์ประชุม (Quorum)

31. การลงมติ

32. Special Case ของการประชุม: การประชุมลับ
▪ ผู้เข้าร่วมประชุม
▪ การบันทึก/ไม่บันทึกการประชุม
▪ เอกสารประกอบการประชุม
▪ การจัดทารายงานการประชุม

33. Special Case ของการประชุม: การประชุมลับ

34. Special Case ของการประชุม: การประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์
▪ Totally Online หรือ Hybrid
▪ ช่องทางของการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์
▪ การจัดการระบบเสียง และมารยาทของผู้เข้าประชุม (Online Meeting Etiquette)
▪ ระบบสารองหากระบบหลักมีปัญหา
▪ ช่องทางการติดต่อ + การแก้ไขปัญหา กรณีมีข้อขัดข้องขณะประชุม
▪ การแสดงตนเพื่อเข้าร่วมการประชุม + การบันทึกรายชื่อผู้เข้าร่วมประชุม
▪ การตอบสนองต่อการยกมือ/ข้อความใน Chat/การเปิดไมค์ขอพูด/Reactions
▪ การจัดการกรณีที่เป็นการประชุมปิดหรือการประชุมลับ

35. การประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์
Source: https://www.etda.or.th/th/Our-Service/e-meeting/law.aspx

36. การประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์
Source: https://www.etda.or.th/th/Our-Service/e-meeting/standard.aspx

37. Special Case ของการประชุม: การประชุมที่มีการออกเสียงลงคะแนน
▪ ออกเสียงลงคะแนนโดยเปิดเผย หรือโดยวิธีลับ
▪ รูปแบบ/ช่องทางการออกเสียงลงคะแนน
▪ แบบฟอร์มเป็นเอกสารในรูปแบบกระดาษ (กรณีผู้เข้าร่วมในห้องประชุม)
▪ Online Form
▪ ความสอดคล้องกันของแบบฟอร์มแต่ละรูปแบบ
▪ การรักษาความลับของการออกเสียงลงคะแนน (กรณีโดยวิธีลับ)
▪ การป้องกันการออกเสียงลงคะแนนซ้า หรือโดยผู้ที่ไม่มีสิทธิออกเสียงลงคะแนน
▪ การนับคะแนน การตรวจสอบคะแนน การแจ้งผลการนับคะแนน
▪ การบันทึกผลการออกเสียงลงคะแนนในรายงานการประชุม

38. กระบวนการจัดการประชุม: หลังประชุม
▪ การสรุปมติที่ประชุม (Meeting Resolutions)/ข้อสรุปจากการประชุม
▪ การสรุป “การบ้าน” (Action Items) จากที่ประชุม และผู้รับผิดชอบ
▪ การส่งเอกสารประกอบการประชุมที่มีเพิ่มเติมหรือแก้ไข ให้ผู้เข้าร่วมประชุมย้อนหลัง
▪ การสื่อสารมติที่ประชุม/ข้อสรุป/การบ้านจากที่ประชุม ให้ผู้เกี่ยวข้อง
▪ การจัดทารายงานการประชุม
▪ การจัดเก็บรายงานการประชุม และฐานข้อมูลมติที่ประชุม
▪ การขอสาเนารายงานการประชุม/มติที่ประชุม
▪ การเบิกจ่ายเบี้ยประชุม/ค่าตอบแทนการประชุม

39. รายงานการประชุม

40. อะไรคือวัตถุประสงค์ของรายงานการประชุม?

41. วัตถุประสงค์ของรายงานการประชุม
▪ เพื่อจดบันทึกสิ่งที่ให้ข้อมูล/แสดงความเห็นในที่ประชุม และ
ข้อสรุปของที่ประชุม ไว้อ้างอิงภายหลัง
▪ เพื่อใช้เป็นเครื่องมือสื่อสารเนื้อหาและมติที่ประชุม/ข้อสรุปของ
ที่ประชุม
▪ เพื่อใช้ติดตามการดาเนินการตามมติที่ประชุม
▪ เพื่อใช้เป็นหลักฐานทางกฎหมาย กรณีจาเป็น

42. ตัวอย่างรายงาน
การประชุม

43. ตัวอย่าง Template รายงานการประชุม

44. ตัวอย่าง Template รายงานการประชุม

45. ตัวอย่าง Template รายงานการประชุม

46. ตัวอย่าง Template รายงานการประชุม