Recommended
More Related Content
Featured
Featured (20)
เทคนิคการประชุม Ppt
- 2. เทคนิคการประชุม : วิธีการ ประชุมอย่างมีประสิทธิผล (Effective Meeting) หากการ ประชุมทุกครั้งถ้าดำาเนินไปอย่างไม่ ถูกวิธี ก็จะทำาให้การประชุมไม่ บรรลุความสำาเร็จ ดังนั้น ผู้บรรยายจึงขอนำา เสนอหัวข้อสำาคัญเพื่อ เป็นการเสริมสร้างประสิทธิผลของ
- 3. เทคนิคการประชุมแบบ มืออาชีพ มีบทสำาคัญอยู่ 6 บท ดังนี้บทที่ 1 : เริ่มต้นด้วย 8 คำาถาม บทที่ 2 : การประชุม 5 ประเภท บทที่ 3 : ขั้นตอนการประชุม บทที่ 4 : บทบาทการเป็นผู้นำา การประชุมบทที่ 5 : บทบาทผู้เข้าร่วม ประชุมที่ดีบทที่ 6 : บทบาทของผู้บันทึกผล การประชุม
- 4. บทที่ 1 เริ่มต้นด้วย 8คำาถาม ก่อนที่ท่านจะได้ติดตามสาระของ เทคนิคการประชุมอย่างมีประสิทธิผล โดยละเอียด เคยมีคำาถาม 8 ข้อ ซึ่ง เป็นการสำารวจความคิดเห็นของนัก ธุรกิจในสหรัฐอเมริกา สำาหรับท่านที่สนใจ ท่านสามารถ จะลองตอบแบบสอบถาม และตรวจ สอบเปรียบเทียบ คำาตอบของท่านกับ
- 5. ……คำาถาม ..จาก ( The Journal of Management Development, Vol. 10, No.1 ) 1) กับแนวโน้มที่องค์กรต่าง ๆ จะมี ขนาดเล็กลง กระบวนงานมีความ กระชับมากขึ้น และมีความสลับซับ “ ”ซ้อนน้อยลงเข้าทำานอง จิ๋วแต่แจ๋ว แล้วจะเป็นผลให้ค่อย ๆ หมดความ จำาเป็นในการประชุมลง และผู้นำายุค ใหม่ก็จะใช้เวลาไปกับการประชุมลด น้อยลงด้วยหรือไม่
- 6. 2) หัวหน้างานที่บริหารการประชุมได้ดี ก่อให้เกิดเป็นการประชุมที่มี ประสิทธิภาพและประสิทธิผล จะมี ความก้าวหน้าในงานมากกว่าคนอื่น หรือไม่ (คำาตอบของท่าน) ………………………………………... 3) การที่ประธานที่ประชุมมีความ สามารถเฉพาะตัวในการบริหารกลุ่มผู้ที่ เข้าร่วมประชุมให้อยู่ในกฎ กติกา และมารยาทของการประชุมที่ดีได้นั้น ถือว่าเขาทำาหน้าที่ได้สมบูรณ์แล้วหรือ ไม่
- 7. 4) ประธานที่ประชุมควรมีประสบการณ์ ในงานกี่ปี จึงจะสามารถนำาประชุมและ ใช้เวลาในการประชุมได้อย่างมี ประสิทธิภาพ (คำาตอบของท่าน) ………………………………………... 5) ประธานที่ประชุมที่ทำางานอยู่ในสาย งานใด (บริหารทั่วไป บริหารการผลิต บัญชีและการเงิน และบริหารการ ตลาด) น่าจะมีความสามารถในการ บริหารการประชุมได้ดีที่สุด (คำาตอบของท่าน โปรดเรียง ลำาดับ) 1. ……………………………………………… ……….
- 8. 6) เจ้าหน้าที่ในฝ่ายทรัพยากรบุคคล ดู จะรักษาเวลาในการมาเข้าร่วมประชุม ตรงตามเวลามากกว่าเจ้าหน้าที่จาก ฝ่ายอื่น ๆ จริงหรือไม่ (คำาตอบของ ท่าน) ………………………………………... 7) การจัดให้มีการประชุมนอกสถานที่ จะมีประสิทธิผลสูงกว่าการจัดภายใน องค์กรจริงหรือไม่ (คำาตอบของท่าน) ………………………………………... 8) ภายใต้เจตนารมณ์ที่จะเริ่มประชุม และยุติการประชุมให้ตรงต่อเวลา แต่ ในความเป็นจริงกลับเริ่มประชุมได้ช้า กว่ากำาหนดการไป 15 นาที และเวลา เลิกประชุมก็ยืดออกไปอีก 15 นาทีด้วย เช่นกัน แล้วอะไรจะเกิดขึ้น
- 9. 1) ไม่เป็นความเป็นจริง มีแต่จะเท่าเดิม หรือมากขึ้น เนื่องจากใน การปฏิรูปองค์กร จะเป็นผลให้เกิดรูป แบบของการทำางานเป็นทีมมากขึ้นมา แทน ซึ่งทีมงานต่าง ๆ เหล่านี้จะต้องมี หัวหน้าทีมและ ลูกทีม ที่จำาเป็นต้องมีการประชุมเป็น หัวใจสำาคัญ นอกจากนี้แล้ว ใน ระหว่างทีมงานต่าง ๆ ก็ยังคงต้องอาศัย คำาตอบ ของนักธุรกิจใน สหรัฐอเมริกา
- 10. 2) “ ”มีผู้ตอบว่า ถูกต้อง ถึง 80 เปอร์เซ็นต์ของจำานวนผู้ตอบทั้งหมด ด้วยเหตุผลประกอบที่ว่า หัวหน้างาน คนนั้นเสมือนเป็นผู้ที่มีประสิทธิผลสูง มี การประสานงาน ประสานความคิด มอบหมายงาน และติดตามความ ก้าวหน้าของงานผ่านกระบวนการ และเทคนิคในการประชุม เป็นผลให้ งานจำานวนมากชิ้นนั้นสำาเร็จลุล่วงใน เวลาที่รวดเร็วขึ้น
- 11. 3) ถูกต้องเพียงบางส่วน ในความเป็น จริงนั้น การเตรียมการก่อนการประชุม (Planning & reparation) ต่างหากที่ จะมีความสำาคัญมากกว่าบทบาทของ ตัวผู้นำาการประชุม โดยประสิทธิผล ของการประชุมจะเกิดขึ้นจาก :- ๏ วัตถุประสงค์ของการประชุมที่ กำาหนดไว้อย่างชัดเจน ๏ กำาหนดเวลาของแต่ละวาระที่จะประชุมกัน ๏ ความคาดหวังที่จะมีผลในทาง ปฏิบัติอย่างใดอย่างหนึ่ง
- 12. 4) คำาตอบที่ได้แบ่งออกเป็น 3 กลุ่ม คือ ผู้ตอบเห็นว่า ๏ ผู้นำาประชุมที่มีอายุงานมากกว่า 20 ปี จะสามารถนำาประชุมได้ โดยใช้ เวลาอย่างมีประสิทธิภาพ 66 % ๏ ผู้นำาประชุมที่มีอายุงานระหว่าง10 - 20 ปี จะสามารถ นำาประชุมได้ โดยใช้เวลาอย่างมี ประสิทธิภาพ 64 % ๏ ผู้นำาประชุมที่มีอายุงานน้อยกว่า 10 ปี จะสามารถ นำาประชุมได้ โดยใช้เวลาอย่างมี ประสิทธิภาพ 69 % โดยสรุป ก็คือ จะค่อนข้างใกล้
- 13. 5) สายบริหารการผลิตและบริหารทั่วไป จะสามารถบริหารการประชุมได้ดีที่สุด เนื่องจากสามารถเตรียมการก่อนการ ประชุมได้เรียบร้อย มีการเขียน วัตถุประสงค์และวาระการประชุมได้ อย่างชัดเจน มีเทคนิคในการดำาเนิน การประชุมที่ดีกว่า สามารถสรุปผล การประชุมได้ดีกว่าสายงานอื่น ๆ 6) ไม่เป็นความจริง กลุ่มที่ตรงเวลา มากที่สุด คือ คนในภาคอุตสาหกรรม การผลิต คงเป็นเพราะระบบงาน และ ระบบเครื่องอุปกรณ์ที่พวกเขาเผชิญอยู่ ทุกวันนั้น เป็นเครื่องสอนให้เกิด จิตสำานึกในเรื่องการรักษาเวลาได้เป็น
- 14. 7) ในจำานวนผู้ที่ตอบทุก ๆ 11 คน จะ “ ”ตอบว่า ใช่ ถึง 10 คน ซึ่งน่าจะมี เหตุผลมาจากการจะไปประชุมนอก สถานที่ทำางานนั้นต้องมีการเตรียมการ และมีการวางแผนอย่างดี รวมทั้งจะไม่ เกิดการถูกขัดจังหวะจากงานประจำาอีก ด้วย8) ประสิทธิภาพและประสิทธิผลของ การประชุม จะตกตำ่าลงทันที ผู้เข้า ร่วมประชุมอาจมีนัดหมายอื่นรออยู่ อาจเกิดความกระวนกระวายใจขึ้นได้ โดยรวมแล้วก็เท่ากับว่าเป็นสัญญาณ เตือนของการบริการการประชุมที่ล้ม
- 15. คำาถาม - คำาตอบ จากการสำารวจข้าง ต้นนี้ พอจะสรุปประเด็นสำาคัญ ๆ ได้ว่า ๏ การประชุมที่มีประสิทธิผล จะ เป็นปัจจัยแห่งความสำาเร็จขององค์กร ในยุคใหม่ ๏ ประธานที่ประชุมหรือผู้นำาประชุมจำาเป็นต้องมีเทคนิค มีการวางแผนและมีการเตรียมการล่วง หน้าที่ดี ซึ่งมีความสำาคัญ มากกว่าประสบการณ์ในการทำางาน และสายงานที่สังกัด ๏ ความก้าวหน้าและความสำาเร็จ องกิจกรรมที่ทีมงาน รับผิดชอบจะขึ้นอยู่กับประสิทธิผลของ การประชุม การมอบหมาย
- 16. ๏ อายุงานและประสบการณ์ใน การทำางาน ไม่ได้เป็น อุปสรรคต่อการบริหารการประชุม ให้ มีประสิทธิผลแต่อย่างใด นักบริหารรุ่นใหม่อายุงานเฉลี่ย ประมาณ 10 ปี ก็สามารถทำาหน้าที่ ได้อย่างดี
- 17. บทที่ 2 การประชุม 5ประเภท 1. การประชุมเพื่อแจ้ง ข้อมูลข่าวสาร2. การประชุมเพื่อเร่งเร้าจูงใจ และประกาศเกียรติคุณ3. การประชุมเพื่อร่วม กันคิดสร้างสรรค์4. การประชุมเพื่อร่วม กันตัดสินใจ5. การประชุมเพื่อสอน งานและฝึกอบรม
- 18. 1. การประชุมเพื่อแจ้งข้อมูล ข่าวสาร เป็นการประชุมเพื่อทำาความเข้าใจในความ เปลี่ยนแปลงต่าง ๆ ขององค์กร นโยบายเป้า หมาย และกลยุทธ์ต่าง ๆ รวมถึงวิธีปฏิบัติและ ระเบียบต่าง ๆ ดังนั้น จึงต้องมีการจัดกลุ่มผู้ เข้าประชุมให้สอดคล้องเหมาะสมกับเรื่องที่ จะแจ้งให้ทราบ
- 19. 2 . การประชุมเพื่อเร่งเร้า จูงใจและประกาศเกียรติคุณ การประชุมเพื่อเร่งเร้าจูงใจและ ประกาศผลสำาเร็จของงานเป็นสิ่งสำาคัญใน ยามที่องค์กรต้องการรวบรวมพลัง ความมุ่ง มั่นทุ่มเทของพนักงาน การประชุมใหญ่ที่มีผู้ เข้าร่วมประชุมหลายร้อยคนควรดำาเนินการ ดังนี้ ตั้งชื่อการประชุมนี้ให้น่าสนใจ ถ้ามีงบประมาณเพียงพอที่จะไปจัดที่ต่าง จังหวัด ก็ยิ่งได้บรรยากาศ
- 20. 3. การประชุมเพื่อร่วมกันคิด สร้างสรรค์ การประชุมประเภทนี้เป็นการประชุมที่ องค์กรต่าง ๆ ปฏิบัติกันอยู่อย่างสมำ่าเสมอ และประยุกต์ใช้ได้กับทุก ๆ ระดับของการ ทำางาน การร่วมกันคิดสร้างสรรค์โดยการ ประชุมนี้อาจมีวัตถุประสงค์ได้หลากหลาย เช่น เพื่อร่วมกันวิเคราะห์และหา แนวทางแก้ไขปัญหา เพื่อระดมความคิด (Brainstorming) ในการพัฒนา ผลิตภัณฑ์
- 21. 4. การประชุมเพื่อร่วมกัน ตัดสินใจ การประชุมในลักษณะนี้ส่วนใหญ่จะเป็น เรื่องที่มีความสำาคัญต่อองค์กรไม่ว่าจะ เป็นการตัดสินใจแก้ปัญหา กำาหนดกลยุทธ์ หรือกำาหนดเป้าหมาย ซึ่งองค์ประชุมจะต้อง ประกอบด้วยผู้นำาประชุมที่เป็นผู้บริหารระดับ สูง หรือผู้นำาองค์กร และสมาชิกผู้เข้าร่วม ประชุมก็จะต้องเป็นผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้อง และมี อำานาจการตัดสินใจสั่งการในระดับหน่วย งานผู้ปฏิบัติงาน (User Department)
- 22. 5. การประชุมเพื่อสอนงาน และฝึกอบรม ในการเปลี่ยนแปลงวิธีการทำางาน หรือติด ตั้งระบบงานใหม่ เช่น การนำาระบบ คอมพิวเตอร์เข้าไปใช้นั้น จำาเป็นต้องมีการ ฝึกอบรมให้เข้าใจขั้นตอน และวิธีการใช้ เครื่องอุปกรณ์ต่าง ๆ อย่างถ่องแท้ จึงจะช่วย ให้การส่งมอบระบบเป็นไปโดยราบรื่น การประชุมประเภทนี้จะเสียทั้งเวลาและค่า ใช้จ่ายในอัตราที่สูง ซึ่งผู้บริหารจะต้อง เข้าใจในความจำาเป็นอย่างแท้จริง
- 23. สรุปการประชุมทั้ง 5 ประเภท จะเห็นได้ว่า การประชุมทั้ง 5 ประเภท นี้มี ความสำาคัญเป็นอย่างยิ่งต่อการบริหารงานใน ทุก ๆ องค์กร และสามารถแยกได้เป็นกลุ่ม ตามความคล้ายคลึงกันของการเตรียมการ และการดำาเนินการในการประชุม ดังนี้ กลุ่มแรก : ได้แก่ การประชุมเพื่อร่วมกันคิด สร้างสรรค์ และการประชุมเพื่อร่วมกันตัดสิน ใจ กลุ่มที่สอง : ได้แก่ การประชุมเพื่อแจ้งข้อ
- 26. การดำาเนินการประชุม การประชุมที่บรรลุผลสำาเร็จมี 8 ขั้นตอน 1. การประชุมต้องเกิดจาก ความต้องการที่แท้จริง 2. ค่าเป้าหมายสำาหรับการ ประชุม 3. ให้กลุ่มเป็นผู้กำาหนดการ ตัดสินใจ 4. ดำาเนินการตามตารางเวลา 5. ให้ความสนใจกับสิ่งสำาคัญ
- 28. บทบาทในการประชุม 1. ผู้ดำาเนินการประชุม (Facilitator) 2. ผู้บันทึกผลการประชุม (Note-taker) 3. ผู้บันทึกในกระดาน (Whiteboard Note-keeper) 4. ผู้รักษาเวลา (Time- keeper)
- 29. บทที่ 4 บทบาทการเป็นผู้นำาการประชุม บุคลิกภาพส่วนตัวของ ประธานที่ประชุม เทคนิคและวิธีการต่าง ๆ ที่ ใช้ในการประชุม วิธีการจัดการกับตัวป่วนใน ที่ประชุม แบบทดสอบการบริหารการ ประชุมให้มี ประสิทธิผล คุณประโยชน์ของการ ประชุมที่เป็นเลิศ
- 30. มีความยุติธรรมในการให้โอกาสแก่สมาชิกผู้ เข้าร่วมประชุมทุกคนได้แสดงความคิดเห็น โดยเสรี มีความมั่นใจในตนเอง โดยศึกษาราย ละเอียดของหนังสือเชิญประชุมและ กำาหนดการประชุม รวมถึงวาระการประชุม มาเป็นอย่างดี และมั่นใจว่าจะสามารถบริหาร การประชุมให้แก่สมาชิกที่เข้าร่วมประชุม เต็มใจที่จะมีส่วนร่วมในกาประชุมครั้งนี้ บุคลิกภาพส่วนตัวของ ประธานที่ประชุม
- 31. เทคนิคและวิธีการต่าง ๆ ที่ใช้ ในการประชุม ช่วงเปิดการประชุม 1. เปิดการประชุมให้ตรงเวลา 2. กล่าวต้อนรับผู้เข้าร่วมประชุม เพื่อสร้างบรรยากาศ 3. กล่าวถึงวัตถุประสงค์ของการ ประชุมและกำาหนด พร้อมวาระต่าง ๆ 4. กล่าวแนะนำาผู้เข้าร่วมประชุม ทุกคน 5. กล่าวขอความร่วมมือในการ
- 32. คุณประโยชน์ของการประชุม ที่เป็นเลิศ 1.) ประหยัดเวลาและได้ผลสรุปที่ดี ผู้นำาประชุมที่ดีจะช่วยลดความขัดแย้ง และ ความเห็นที่ไม่ลงรอยกัน อันเนื่องมาจากรูปแบบ และวิธการคิด (Mental Models) ของแต่ละ คนที่แตกต่าง 2.) สร้างความกระตือรือร้น และสร้างเสริมพลัง ของความร่วมมือ การประชุมที่มีประสิทธิผล จะเป็นวิธีการหนึ่ง ที่ผู้ร่วมประชุมได้มีโอกาสเรียนรู้ร่วมกัน (Team Learning) ในเรื่องการคิดวิเคราะห์และตัดสิน ใจรวมถึงการแก้ปัญหาต่างๆ และยังทำาให้เกิด กระบวนการทำางานอย่างเป็นระบบ โดยเฉพาะ อย่างยิ่งเมื่อผู้นำาประชุมสามารถนำาประชุมได้
- 33. 3.) เป็นการระดมพลังความคิด พลังความคิดจากผู้เข้าร่วมประชุม จะถูก นำาเสนอต่อที่ประชุมหรือไม่ ก็อยู่ที่บทบาท ของผู้นำาประชุมเป็นสำาคัญ หากมีการปล่อย ให้บุคคลเพียง 2-3 คน ยึดที่ประชุมเป็นเวที แล้ว คนอื่น ๆ อาจจะละความสนใจจากการ ร่วมคิดไปได้ 4.) การทำางานเป็นทีม การเข้าร่วมประชุมนั้นในทางจิตวิทยาถือ ได้ว่าเป็นการตอกยำ้าเอกลักษณ์ขององค์กร ในลักษณะของการเป็นทีมงานเดียวกัน ทำาให้เกิดความสามัคคี 5.) สถานการณ์สร้างผู้นำา ในการประชุมนั้นที่มีประสิทธิผล เราจะได้
- 34. ข้อชวนคิด : การใช้วิธีการเชิง ระบบ แนวคิดในการบริหารยุคใหม่ที่กล่าวขวัญ ถึงกันเป็นอย่างมาก ก็คือ การพัฒนา องค์การแห่งการเรียนรู้ ซึ่งจะต้องอาศัยองค์ ประกอบที่สำาคัญ 3 ประการ คือ การเรียนรู้ร่วมกันเป็นทีม (Team Learning) ซึ่งใช้เทคนิคการประชุมอย่างถูก วิธี และมีประสิทธิผล ก็เป็นปัจจัยสู่ความ สำาเร็จ การมีภาวะผู้นำา (Leadership) โดย ผู้นำาในทุก ๆ ระดับจะต้องเป็นทั้งผู้ออกแบบ (Designer) ครูผู้สอน (Teacher) และผู้ คอยช่วยเหลือ (Steward)
- 35. ก่อนการเข้าร่วมประชุมทุกครั้ง สมาชิกผู้เข้า ร่วมประชุมจะต้องเตรียมตัว โดยการศึกษา ถึงวัตถุประสงค์และวาระการประชุมที่ได้แนบ ไปกับหนังสือเชิญประชุม และกำาหนดการ ประชุม พร้อมทั้งต้องจัดเตรียมรายละเอียด ข้อมูลเพิ่มเติม หรือคิดวิเคราะห์ตามวาระต่าง ๆ เป็นการล่วงหน้า บทที่ 5 บทบาทผู้เข้าร่วมประชุมที่ดี
- 36. บัญญัติ 10 ประการ สิ่งที่ผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนจะต้องตระหนัก ไว้ตลอดเวลา ก็คือ กติกา และมารยาทใน การประชุม ซึ่งมีประเด็นที่สำาคัญ ๆ ดังนี้ 1) ต้องมาเข้าร่วมประชุมให้ทันเวลา 2) ต้องนำาสำาเนารายงานกาประชุมครั้งนี้ แล้ว และกำาหนดการ ประชุมครั้งใหม่ พร้อมเอกสาร ประกอบ (ถ้ามี) 3) กรณีมาถึงก่อนเวลา ก็ควรรอในห้อง
- 37. 4) เมื่อต้องการจะพูดเรื่องชี้แจง ก็ ควรยกมือขึ้นขออนุญาตต่อประธานในที่ ประชุม และเมื่อได้รับอนุญาตแล้วจึงพูด ได้ 5) อภิปราย หรือชี้แจงต่อที่ประชุม ด้วยวาจากสุภาพ ไม่ก้าวร้าว มีใจความ กระชับ ชัดเจน และมีเหตุมีผลเสมอ 6) การนำาเสนอ การอภิปรายและ ชี้แจงทุกครั้ง จะเป็นการเสนอต่อท่าน ประธาน จึงไม่ควรมีการจับกลุ่มคุยกันเอง การจับคู่อภิปรายกันเองนั้น นอกจากจะ ไม่ให้เกียรติต่อประธานที่ประชุมแล้ว ยัง เป็นการสูญเสียความต่อเนื่องของวาระที่
- 38. 7) เก็บรักษาความลับในที่ประชุมไว้ไม่ แพร่งพรายออกไป เพราะผู้ที่มีสิทธิและ อำานาจต่อการเปิดเผยผลการประชุมนี้น่าจะ อยู่ที่ตัวประธานเป็นสำาคัญ 8) ไม่นำาเครื่องอุปกรณ์สื่อสารใด ๆ เช่น โทรศัพท์มือถือ ที่ส่งเสียงดังเข้าไปใน ห้องประชุม เพราะจะส่งเสียงรบกวนสมาธิ ที่ประชุม และถือได้ว่าไม่เคารพต่อที่ประชุม อีกด้วย 9) มีความพยายามที่จะร่วมกันคิด วิเคราะห์อย่างหลากหลายและหาทางแก้ไข ปัญหา รวมถึงกล้าที่จะนำาเสนอและตัดสินใจ ต่อ ที่ประชุม 10) หากที่ประชุมมีมติด้วยเสียงส่วน
- 40. โดยส่วนใหญ่แล้ว ผู้บันทึกผล การประชุมและจัดทำารายงานการ ประชุม มักจะเป็นบุคคลเดียวกันกับผู้ ที่ทำาการวางแผน และกำาหนดราย ละเอียดของการประชุมร่วมกับผู้นำา การประชุมหรือประธานที่ประชุม ใน กรณีที่เป็นรูปแบบของคณะทำางาน หรือคณะอนุกรรมการ ก็อาจมีการ เรียกตำาแหน่งนี้ว่า เป็น “เลขานุการคณะทำางาน หรือ ”เลขานุการคณะอนุกรรมการ ก็ได้
- 41. กิจกรรมก่อนการประชุม 1. กำาหนดวัตถุประสงค์ของการ ประชุม 2. เรียนเชิญประธานที่ประชุม 3. กำาหนดตัวผู้ที่ควรเข้าร่วม ประชุม 4. กำาหนดวาระจัดทำาหนังสือ เชิญประชุม 5. จัดทำากำาหนดการของการ ประชุม (Meeting Agenda)
- 42. กิจกรรมระหว่างการ ประชุม 1. จดบันทึกผลของการประชุม 2. เขียนสรุปประเด็นต่าง ๆ บน กระดานเขียน (White Board) หรือ แผ่นพลิก (Flip Chart) 3. ประสานงานกับหน่วยงานด้าน อาคารสถานที่ (ถ้ามี) เพื่อให้การ ประชุมดำาเนินไปโดยราบรื่น ทั้งใน เรื่องของการควบคุมเครื่องปรับ อากาศ (อุณหภูมิที่เหมาะสมในแต่ละ
- 43. กิจกรรมภายหลังการ ประชุม 1. จัดทำารายงานการประชุม เพื่อนำาเสนอให้ประธานที่ประชุมลง นามคู่กับผู้บันทึกผลการประชุม แล้ว แจกจ่ายไปยังผู้เข้าประชุมทุกคน ภายใน 48 ชั่วโมงหลังสิ้นสุดการ ประชุม 2. รายงานการประชุมนั้น ต้องมี ใจความสำาคัญครบถ้วน ถูกต้องตาม ความเป็นจริง สั้น และกระชับ
- 45. 2. จดบันทึก จดบันทึกประเด็นที่สำาคัญ และผลการตัดสินใจ โดยต้องระบุให้ ได้ว่า วัตถุประสงค์สำาคัญของการ อภิปรายคืออะไร ? ข้อมูลไหนที่ สำาคัญ? และมุ่งความสนใจไปที่การ ตัดสินใจนั้น ๆ พร้อมทั้งกล่าวทวนผล การตัดสินใจด้วยเพื่อความถูกต้อง นอกจากนี้หากคุณพบว่าประเด็นไหน ไม่ชัดเจนก็ควรถามแก่ที่ประชุมด้วย 3. เขียนรายงานการประชุม ต้องมีชื่อการประชุม